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Código: CF-P03-F02
MONTERÍA
INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD Versión: 001
ESPECIAL Página 1 de 27
Montería, 2015
CONTRALORÍA MUNICIPAL DE
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1. CARTA DE CONCLUSIONES............................................................... 4
2 CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO............................... 5
3 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA...................................................... 5
4 ANALISIS DE RESPUESTA E INFORME PRELIMINAR…................. 23
5 RELACION DE HALLAZGOS..................................................... 25
6 CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLZGOS.......................... 27
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Doctora
LILA ESQUIVEL RUBIO
Curadora
CONTROL DE GESTION
3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
3.1.1.3 Legalidad
CURADOR
1 INGENIERO ESTRUCTURAL
1 ARQUITECTO
1 ABOGADO
1 INGENIERO DE SISTEMAS
1 AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1 ASESOR CONTABLE
1 ASESOR TECNICO
Por tanto el porcentaje de avance otorgado a esta acción correctiva es del 50%,
entiéndase que la Curaduría aún tiene vigente el cumplimiento de su plan de
mejoramiento hasta el 31 de diciembre del año en corriente.
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Hojas De Vida
1. observación administrativa
CALIFICACION
ITEM 2011 2012 2013 2014
EVALUADO
CALIDAD DEL
SERVICIO
EXCELENTE EXCELENTE EXCELENTE EXCELENTE
SISTEMAS DE
ARCHIVO
EXCELENTE EXCELENTE EXCELENTE EXCELENTE
SISTEMAS DE
TRASMISION DE EXCELENTE EXCELENTE EXCELENTE EXCELENTE
DATOS
CUMPLIMINETO
OPRTUNO DE EXCELENTE EXCELENTE EXCELENTE EXCELENTE
OBLIGACIONES
Fuente: oficio remitido por la secretaria de planeación municipal de manpowergroup de fecha de 23 de febrero de 2015
Sin embargo, se observa que esta actas solo las firma el secretario de planeación
municipal contraviniendo lo establecido en el artículo sexto del reglamento de la
comisión de curadurías urbanas que establece: actas (…) que las actas deberán
ser firmadas por todos los miembros de las asistentes al mismo, lo anterior puede
deberse una presunta inobservancia en las disposiones contenidas en el
reglamento adoptado por la Alcaldía de Montería lo que puede generar una
presunto incumplimiento de normas. (Cursiva propias)
Artículo 21. Documentos. Toda solicitud de Licencia urbanística deberá acompañarse de los
siguientes documentos:
1. Copia del certificado de libertad y tradición del inmueble o inmuebles objeto de la solicitud,
cuya fecha de expedición no sea superior a un mes antes de la fecha de la solicitud.
Cuando el predio no se haya desenglobado se podrá aportar el certificado del predio de
mayor extensión.
3. Copia del documento de identidad del solicitante cuando se trate de personas naturales o
certificado de existencia y representación legal, cuya fecha de expedición no sea superior a
un mes, cuando se trate de personas jurídicas.
5. Copia del documento o declaración privada del impuesto predial del último año en relación
con el inmueble o inmuebles objeto de la solicitud, donde figure la nomenclatura
alfanumérica o identificación del predio. Este requisito no se exigirá cuando exista otro
documento oficial con base en el cual se pueda establecer la dirección del predio objeto de
solicitud.
1. Plano topográfico del predio, predios o parte del predio objeto de la solicitud, firmado
por el o los profesionales responsables, en el cual se indique el área, los linderos y
todas las reservas, secciones viales, afectaciones y limitaciones urbanísticas
debidamente amojonadas y con indicación de coordenadas, el cual servirá de base
para la presentación del proyecto y será elaborado de conformidad con lo definido en el
Plan de Ordenamiento Territorial, los instrumentos que lo desarrollen y complementen
y demás información pública disponible.
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En todo caso, las obras de mitigación deberán ser ejecutadas por el urbanizador
responsable o, en su defecto, por el titular durante la vigencia de la licencia.
1. Para las modalidades de subdivisión rural y urbana, un plano del levantamiento topográfico
que refleje el estado de los predios antes y después de la subdivisión propuesta,
debidamente amojonado y alinderado según lo establecido en las normas vigentes y con
su respectivo cuadro de áreas.
2. Para la modalidad de reloteo, se deberá anexar el plano con base en el cual se urbanizaron
los predios objeto de solicitud y un plano que señale los predios resultantes de la división
propuesta, debidamente amojonado y alinderado según lo establecido en las normas vigentes,
con su respectivo cuadro de áreas.
1. Para las solicitudes de licencia clasificadas bajo las categorías III Medía Alta Complejidad y
IV Alta Complejidad de que trata el artículo 18 del presente decreto, copia de la memoria
de los cálculos y planos estructurales, de las memorias de diseño de los elementos no
estructurales y de estudios geotécnicos y de suelos que sirvan para determinar el
cumplimiento en estos aspectos del Reglamento Colombiano de Construcción
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a) Localización;
b) Plantas;
c) Alzados o cortes de la edificación relacionados con la vía pública o privada a escala formal.
Cuando el proyecto esté localizado en suelo inclinado, los cortes deberán indicar la inclinación real
del terreno;
d) Fachadas;
e) Planta de cubiertas;
f) Cuadro de áreas.
3. Si la solicitud de licencia se presenta ante una autoridad distinta a la que otorgó la licencia
original, se adjuntarán las licencias anteriores, o el instrumento que hiciera sus veces junto
con sus respectivos planos. Cuando estas no existan, se deberá gestionar el
reconocimiento de la existencia de edificaciones regulado por el Título II del presente
decreto. Esta disposición no será aplicable tratándose de solicitudes de licencia de
construcción en la modalidad de obra nueva.
4. Anteproyecto aprobado por el Ministerio de Cultura si se trata de bienes de interés cultural
de carácter nacional o por la entidad competente si se trata de bienes de interés cultural de
carácter departamental, municipal o distrital cuando el objeto de la licencia sea la
intervención de un bien de interés cultural, en los términos que se definen en las Leyes 397
de 1997 y 1185 de 2008 y el Decreto 763 de 2009 o en las normas que las modifiquen,
adicionen o complementen.
autorizando la ejecución de las obras solicitadas. Estas licencias deberán acoger lo establecido
en los respectivos reglamentos.
DOCUMENTOS SOPORTES
Autorización previa para desarrollar edificaciones en uno o varios predios. Modalidades: Obra nueva,
Ampliación, Adecuación, Modificación, Restauración, Reforzamiento estructural, Demolición y Cerramiento
DOCUMENTOS SOPORTES
Numero de Radicación 23001-2-14-0183
Fecha radicación solicitud 11 marzo 2014
Fecha de Aprobación 17 septiembre 2014
Fecha de Notificación 17 septiembre 2014
Fecha de Ejecutoria 18 septiembre 2014
Numero de Resolución de Licencias: 0686-2014
VERIFICACION DOCUMENTOS
ENTREGADO FALTANTES N/A
* Certificado de tradición y libertad Mat. Inmb. No X
* Formulario único de solicitud (Adoptado por el MAVDT) X
* Copia del documento de identidad del solicitante o certificado X
de existencia y Representación Legal
* Poder o autorización debidamente otorgado. X
* Copia del documento o declaración privada impuesto predial X
o documento oficial (dirección predio)
* Relación de la dirección de los predios colindantes al proyecto X
* Copia de tarjeta profesional X
* Fotocopia de escritura pública , sentencia o resolución X
* Copia memoria de cálculos y planos estructurales *(categoría X
III y IV)
* Copia elementos no estructurales *(categoría III y IV) X
* Memoria de estudios geotécnicos y de suelos *(categoría III y X
IV)
* Copia de planos estructurales * (únicamente categoría I y II) X
* Copia del proyecto arquitectónico X
* Licencias anteriores o la que haga sus veces y su respectivos X
planos solo si se presenta ante autoridad distinta a la licencia
original
* Anteproyecto aprobado por el ministerio de cultura o entidad X
competente, si es inmueble de interés cultural. Tratándose de
patrimonio arqueológico autorización de la entidad
competente.
* Copia del acta del órgano competente de administración de X
propiedad horizontal o documento que haga sus veces,
autorizando la intervención cuando se trate de ampliación,
adecuación, modificación, reforzamiento estructural o
demolición.
* Plano del levantamiento arquitectónico de la construcción X
existente
Autorización previa para desarrollar edificaciones en uno o varios predios. Modalidades: Obra nueva,
Ampliación, Adecuación, Modificación, Restauración, Reforzamiento estructural, Demolición y Cerramiento
DOCUMENTOS SOPORTES
Numero de Radicación 23001-2-13-0937
Fecha radicación solicitud 19 diciembre 2013
Fecha de Aprobación 13 febrero 2014
Fecha de Notificación 20 febrero 2014
Fecha de Ejecutoria 20 febrero 2014
Numero de Resolución de Licencias: 0104-2014
VERIFICACION DOCUMENTOS
ENTREGADO FALTANTES N/A
* Certificado de tradición y libertad Mat. Inmb. No X
* Formulario único de solicitud (Adoptado por el MAVDT) X
* Copia del documento de identidad del solicitante o certificado X
de existencia y Representación Legal
* Poder o autorización debidamente otorgado. X
* Copia del documento o declaración privada impuesto predial X
o documento oficial (dirección predio)
* Relación de la dirección de los predios colindantes al proyecto X
* Copia de tarjeta profesional X
* Fotocopia de escritura pública , sentencia o resolución X
* Copia memoria de cálculos y planos estructurales *(categoría X
III y IV)
* Copia elementos no estructurales *(categoría III y IV) X
* Memoria de estudios geotécnicos y de suelos *(categoría III y x
IV)
* Copia de planos estructurales * (únicamente categoría I y II) X
* Copia del proyecto arquitectónico X
DOCUMENTOS SOPORTES
Numero de Radicación 23001-2-14-0044
Fecha radicación solicitud 29 enero 2014
Fecha de Aprobación 25 marzo 2014
Fecha de Notificación 26 marzo 2014
Fecha de Ejecutoria 27 marzo 2014
Numero de Resolución de Licencias: 0220-2014
VERIFICACION DOCUMENTOS
ENTREGADO FALTANTES N/A
* Certificado de tradición y libertad Mat. Inmb. No X
* Formulario único de solicitud (Adoptado por el MAVDT) X
* Copia del documento de identidad del solicitante o certificado X
de existencia y Representación Legal
* Poder o autorización debidamente otorgado. x
* Copia del documento o declaración privada impuesto predial X
o documento oficial (dirección predio)
* Relación de la dirección de los predios colindantes al proyecto X
* Copia de tarjeta profesional X
* Fotocopia de escritura pública , sentencia o resolución X
* Copia memoria de cálculos y planos estructurales *(categoría X
III y IV)
* Copia elementos no estructurales *(categoría III y IV) x
* Memoria de estudios geotécnicos y de suelos *(categoría III y x
IV)
* Copia de planos estructurales * (únicamente categoría I y II)
* Copia del proyecto arquitectónico X
Autorización previa para desarrollar edificaciones en uno o varios predios. Modalidades: Obra nueva,
Ampliación, Adecuación, Modificación, Restauración, Reforzamiento estructural, Demolición y Cerramiento
DOCUMENTOS SOPORTES
Numero de Radicación 23001-2-13-0578
Fecha radicación solicitud 6 septiembre 2013
Fecha de Aprobación 27 mayo 2014
Fecha de Notificación 28 mayo 2014
Fecha de Ejecutoria 29 mayo 2014
Numero de Resolución de Licencias: 0367-2014
VERIFICACION DOCUMENTOS
ENTREGADO FALTANTES N/A
* Certificado de tradición y libertad Mat. Inmb. No X
* Formulario único de solicitud (Adoptado por el MAVDT) X
* Copia del documento de identidad del solicitante o certificado X
de existencia y Representación Legal
* Poder o autorización debidamente otorgado. x
* Copia del documento o declaración privada impuesto predial X
o documento oficial (dirección predio)
* Relación de la dirección de los predios colindantes al proyecto X
* Copia de tarjeta profesional X
* Fotocopia de escritura pública , sentencia o resolución X
Con respecto al pago de expensas por concepto de cargo variable se observó que
el pago de la licencia 550-2014 a nombre de la empresa PROMOTORA DEL
SINU LIMITADA, en la modalidad de Modificación - Aprobación De Planos, este
pago fue realizado el 30 de agosto de 2014 y la resolución de aprobación de
licencia fue otorgada el 05 de Agosto de 2014, así mismo la licencia 424-2014 a
nombre de la empresa PROMOTORA DEL SINU LIMITADA, en la modalidad de
Modificación - Aprobación De Planos, este pago fue realizado el 30 de junio de
2014 y la resolución de aprobación de licencia fue otorgada el 20 de junio de 2014,
lo que quiere decir que se incumple con la normatividad correspondiente, más
específicamente lo establecido en el Decreto 1469 de 2010 en su Artículo 117, el
cual establece el previo pago de impuestos , gravámenes, tasas, participaciones, o
contribuciones como requisito esencial y obligatorio para la liquidación del cargo
variable, así también dentro de este mismo término se deberán cancelar al
curador urbano el cargo de expensas correspondientes para la expedición de la
licencia.
3. Observación Administrativa
4. Observación Administrativa
5. Observación Administrativa
Artículo 116. Expensas por los trámites ante los curadores urbanos. Las expensas percibidas por
los curadores urbanos se destinarán a cubrir los gastos que demande la prestación del servicio,
incluyendo el pago de su grupo interdisciplinario de apoyo y la remuneración del curador urbano.
En todo caso, a partir de la expedición del presente decreto, el curador urbano deberá reflejar en
su contabilidad qué porcentaje de los ingresos provenientes de la liquidación del cargo variable
"Cv" de que trata el numeral 2 del artículo 118 del presente decreto, corresponde a:
Parágrafo 1°. El pago al curador urbano del cargo fijo "Cf" establecido en el numeral 1 del
artículo 118 del presente decreto siempre se destinará a cubrir los gastos que demande la
prestación del servicio.
Parágrafo 2°. Las expensas reguladas en el presente decreto son únicas y serán liquidadas
por el curador urbano y pagadas a este por el solicitante del trámite o la licencia, de
conformidad con los términos que se establecen en los artículos siguientes.
Parágrafo 3°. En ningún caso, los curadores urbanos podrán incluir dentro de los gastos para
la prestación del servicio, el pago de honorarios a su favor distintos de lo que les corresponde a
título de remuneración según lo señalado en el presente artículo.
Parágrafo 4°. En ningún caso las autoridades municipales o distritales encargadas del estudio,
trámite y expedición de las licencias están autorizadas para hacer cobros de expensas.
Pago de IVA
Otros
6. Observación Administrativa
1. OBSERVACIONES ADMINISTRATIVAS
LEGALIDAD
1. Durante la ejecución de la auditoria se revisaron las hojas de vida del personal vinculado en la vigencia
Condición 2014 en las cuales se evidenció falencias en la documentación, falta de verificación de antecedentes,
Descripción copia de tarjetas profesionales de arquitectos y contadora, copia del contrato o tipo vinculación laboral, lo
de la que presuntamente puede deberse a desorganización del proceso de gestión de talento humano y puede
situación
irregular
generar presuntamente vinculación de personal no idóneo para la realización de las actividades misionales
encontrada de la Curaduría.
Respuesta La entidad acepta la observación con el fin de llevar una mejor organización al interior de la oficina
de la
Entidad
LEGALIDAD
2. Mediante resolución número 0034 del 18 de abril de 2014 la alcaldía de Montería en cabeza de la
Condición secretaria de planeación municipal adopta el reglamento interno de la comisión de veeduría del municipio
Descripción de Montería, de acuerdo a lo dispuesto en los articulo 133 y 134 del decreto 1463 de 2010, derogados por
de la
los artículos 2.2.6.6.9.1 y 2.2.6.6.2 del decreto 1077 de 2015.
situación
irregular
encontrada De acuerdo a oficio número S.P.M 2012-2015 la secretaria de planeación municipal allego copia de las
actas del comité suscritas en la vigencia 2014 reportando dos actas de reuniones presenciales realizadas
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en las fechas del 20 de mayo y 25 de septiembre del 2014; en la cual se relacionan la asistencia del
secretario de planeación municipal, SCA, SCI, personera delegada, abogado y arquitecto de la secretaria
de planeación.
Respuesta La entidad manifiesta que no participa de las comisiones de veeduría, para lo cual el quipo auditor tiene claro esta
de la condición por lo que en el informe preliminar se resaltó que esta observación era para la secretaria de planeación
Entidad municipal la cual tiene la responsabilidad de su realización y funcionamiento.
Conclusión Teniendo en cuenta los soportes allegados a este despacho presentados por el sujeto de control, se concluye que la
OBSERVACION ADMINISTRATIVA SE MANTIENE Y SERA TRASLADADA A LA SECRETARIA DE PLANEACION
MUNICIPAL
LEGALIDAD
3. Con respecto al pago de expensas por concepto de cargo variable se observó que el pago de la licencia
Condición 550-2014 a nombre de la empresa PROMOTORA DEL SINU LIMITADA, en la modalidad de Modificación
Descripción
de la - Aprobación De Planos, este pago fue realizado el 30 de agosto de 2014 y la resolución de aprobación de
situación licencia fue otorgada el 04 de Agosto de 2014, lo que quiere decir que se incumple con la normatividad
irregular correspondiente
encontrada
Respuesta La entidad reconoce que hubo errores involuntarios humanos al momento de legalizar la información manual, para lo
de la cual realizara una revisión previa con miras a confirmar la información veraz en cada un de los documentos que
Entidad soportan los actos administrativos.
LEGALIDAD
4. Con respecto a los soportes de licencias correspondientes a los Nº 550-2014 y 967-2014 se ratifica que no
Condición están haciendo el adecuado uso del formato de liquidación implementado por la Curaduría II del municipio
Descripción
de la de Montería según el aplicativo que se tiene
situación
irregular
encontrada
Respuesta La entidad acepta la observación con el fin de llevar una mejor organización al interior de la oficina
de la
Entidad
LEGALIDAD
5. En desarrollo del proceso auditor se observó que los valores relacionados en el formato FCU17 no
Condición coinciden al momento de cruzar dicha información con los formatos de liquidaciones de expensas que
Descripción hacen parte del expediente de las licencias.
de la
situación
irregular
encontrada
Respuesta La entidad procederá a verificar el software de la curaduría para que no genere valores con decimales y los aproxime a
de la cifras enteras
Entidad
LEGALIDAD
6. Con base en la revisión y análisis de los expedientes solicitados a la curaduría urbana II, se evidencian los
Condición soportes por concepto de ingresos por expensas los cuales presentan inconsistencias debido a la forma
Descripción como está diseñado el formato de liquidación
de la
situación
irregular
encontrada
Respuesta La entidad manifiesta que se tendrá en cuenta esta observación para dejar constancia de esta información en medio
de la físico.
Entidad
5. RELACION DE HALLAZGOS
LEGALIDAD
HALLAZGO No. 1
Condición Durante la ejecución de la auditoria se revisaron las hojas de vida del personal
vinculado en la vigencia 2014 en las cuales se evidenció falencias en la
Descripción de la documentación, falta de verificación de antecedentes, copia de tarjetas profesionales
situación irregular de arquitectos y contadora, copia del contrato o tipo vinculación laboral, lo que
encontrada. presuntamente puede deberse a desorganización del proceso de gestión de talento
humano y puede generar presuntamente vinculación de personal no idóneo para la
realización de las actividades misionales de la Curaduría.
Criterio Ley 909 de 2005
Causa Falta de controles en la organización de las historias laborales
Efecto Vinculación de personal sin la idoneidad y experiencia requerida
LEGALIDAD
HALLAZGO No. 2
Condición Mediante resolución número 0034 del 18 de abril de 2014 la alcaldía de Montería en
cabeza de la secretaria de planeación municipal adopta el reglamento interno de la
Descripción de la comisión de veeduría del municipio de Montería, de acuerdo a lo dispuesto en los
situación irregular articulo 133 y 134 del decreto 1463 de 2010, derogados por los artículos 2.2.6.6.9.1 y
encontrada. 2.2.6.6.2 del decreto 1077 de 2015.
HALLAZGO No. 3
Condición Con respecto al pago de expensas por concepto de cargo variable se observó que el
pago de la licencia 550-2014 a nombre de la empresa PROMOTORA DEL SINU
Descripción de la LIMITADA, en la modalidad de Modificación - Aprobación De Planos, este pago fue
situación irregular realizado el 30 de agosto de 2014 y la resolución de aprobación de licencia fue
encontrada. otorgada el 04 de Agosto de 2014, lo que quiere decir que se incumple con la
normatividad correspondiente
Criterio Decreto 1469 de 2010 en su Artículo 117, el cual establece el previo pago de
impuestos, gravámenes, tasas, participaciones, o contribuciones.
Causa Deficiencias en la aplicación del procedimiento relacionado con la expedición de
licencias.
Efecto Incumplimiento de disposiciones generales.
HALLAZGO No. 4
Condición Con respecto a los soportes de licencias correspondientes a los Nº 550-2014 y 967-
2014 se ratifica que no están haciendo el adecuado uso del formato de liquidación
Descripción de la implementado por la Curaduría II del municipio de Montería según el aplicativo que
situación irregular se tiene
encontrada.
Criterio Manual de Procedimientos adoptado por la Curaduría II de Montería, Flujograma de
Procesos respectivo.
Causa Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema
Efecto Ineficacia causada por el incumplimiento de Procedimientos.
HALLAZGO No. 5
Condición En desarrollo del proceso auditor se observó que los valores relacionados en el
formato FCU17 no coinciden al momento de cruzar dicha información con los
Descripción de la formatos de liquidaciones de expensas que hacen parte del expediente de las
situación irregular licencias.
encontrada.
Criterio Resolución N° 138-10 del 30 de septiembre de 2010 expedida por la Contraloría
Municipal de Montería
Causa Deficiencias en la aplicación del procedimiento relacionado con la Rendición de la
cuenta.
Efecto Incumplimiento de disposiciones generales.
HALLAZGO No. 6
Condición Con base en la revisión y análisis de los expedientes solicitados a la curaduría
urbana II, se evidencian los soportes por concepto de ingresos por expensas los
Descripción de la cuales presentan inconsistencias debido a la forma como está diseñado el formato de
situación irregular liquidación
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INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD Versión: 001
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encontrada.
Criterio Decreto 1469 de 2010 en su Artículo 116, referente a expensas por los trámites ante
los curadores urbanos.
Vigencia 2014
1. ADMINISTRATIVOS 6
2. DISCIPLINARIOS 0
3. PENALES 0
4. FISCALES 0
TOTALES 6
Auditor