Identificación ideas del Proyecto:

ESTUDIOS NECESARIOS PARA LA DEFINICIÓN DEL PROYECTO

Identificación de variables para los estudios de mercado, técnico

Descripción Actividades: Ya tengo una idea ahora que hacer?

En este punto se empieza con la definición de los productos o servicios que se

producirán o prestarán como resultado de los proyectos, así como determinar las
variables que se deben tener en cuenta para su desarrollo e implementación.

Actividad 1: Quién estaría interesado en utilizar o adquirir mi producto?

Partiendo del estudio del caso de Arturo (consultar ejes temáticos- gestión de
proyectos- Estudio), cada grupo deberá identificar los aspectos que se tuvieran en
cuenta para definir un estudio de mercados.

R/: Los aspectos que se deben tener en cuenta para un estudio de mercado es
identificar la deficiencia o necesidad insatisfecha en determinado área, región,
sector. Para ello es importante realizar el estudio de mercado cuyo objetivo de
estudio de mercado, es de analizar, determinar, y cuantificar la necesidad social
de disponer de cierto bien o servicio, y definir una estructura de producción (o de
prestación de servicio) y de comercialización, capaz de satisfacer esa necesidad
insatisfecha identificada previamente con alguna técnica o metodología. Por
ejemplo encuestas.

Como el objetivo del proyecto es el de generar una oferta que tienda a satisfacer
esa demanda, el estudio de mercado debe responder a tres preguntas básicas;
quien, cuanto, y a qué precios comprará o en qué condiciones la población
beneficiaria (objetivo) accederá al bien o servicio producido por el proyecto.

Es decir, se trata de determinar una demanda insatisfecha, tanto en términos

potenciales como efectivos, teniendo en cuenta la capacidad de esa población de
acceder al bien o servicio (capacidad de pago, compra o adquisición del servicio o
bien).

Dados los altos déficit en la satisfacción de ciertas necesidades básicas ciertos

sectores o grupos poblacionales (principales destinatarios del proyecto), el
problema central no consiste sólo en detectar la demanda insatisfecha, sino
también en caracterizar, dimensionar, evaluar y calificar esa demanda. Para el
caso esa demanda será la necesidad de tener una Gestión Documental
( Digitalziación, microfilmación, levantamiento de fondos acumulados, etc), de
acuerdo a una necesidad legal o administrativa.
Estaría interesado en adquirir mi bien o producto aquel sector o población que no
tenga cubierta una necesidad insatisfecha. Para el caso de la idea de proyecto
serian las personas jurídicas o empresas del sector público o privado inicialmente
en Bogotá, luego en otras ciudades intermedias gradualmente, donde hayan
instituciones, o entidades que por su carácter de tamaño, forma, requieren de los
servicios de gestión Documental, o por cumplimiento de una Norma o
requerimiento legal o administrativo lo necesiten realizar. Ejemplo. Para el sector
Publico Ley 594 de/2000; Ley general de Archivos. Norma NTCGP-1000.

2. De acuerdo con lo identificado en el caso y soportado en el documento "

estudio de mercados", se debe definir las variables necesarias para identificar el
mercado objetivo para su proyecto, se deberá sustentar cada variable con un
pequeño ejemplo.

R/: Las variables necesarias para el estudio de mercado serían:

Caracterización del producto o servicio

El objetivo de este paso es de definir con la mayor precisión posible el tipo de

producto o servicio que va a ser ofertado por el proyecto. Las especificaciones
técnicas nos ayudan a determinar la calidad del bien o servicio a ser ofrecido o
producido; a estimar los precios probables con mayor exactitud, y a brindar los
elementos de análisis necesarios para los estudios técnicos (especialmente las
alternativas tecnológicas) y financieros (especialmente costos), que deberán ser
desarrollados a continuación del estudio de mercado.

Identificación y especificación del producto principal y sus subproductos o del

servicio principal y sus servicios accesorios.
Ejemplo: Digitilación, microfilmación; Outsourcing documental. Recuperación de
fondos acumulados. Permitiendo optimizar el uso de los documentos, ahorro de
espacios, bodegaje, gastos operativos y administrativos. Facilita el control de los
documentos y están disponibles de forma inmediata y ordenada al usuario.

Identificación y especificación de los servicios sustitutivos o complementarios

disponibles en el mercado.

La definición original del producto efectuada en el estudio de mercado, no

necesariamente será la definitiva, sino que podrá ser sucesivamente ajustada a la
función de otros factores como costo de producción, tecnología disponible, tamaño
y localización de la planta productora( operativa), posibilidades de
almacenamiento y transporte, etc.

Por ejemplo: Sustuir el manejo de fondos acumulados que siempre se hace, como
lo único sin tener un orden técnico de la información y cierto. Por un archivo
técnicamente ordenado y controlado, optimizando usos de la información,
espacios es decir recursos.

Caracterización del área del mercado

El área de mercado, tanto en lo relacionado a sus características geográficas,
como sociales, económicas y demográficas, a determinar nos ayudan a determinar
con mayor precisión la potencialidad del mercado, y eventualmente incorporar
mecanismos para selectivizar o intencionalizar la oferta de bienes o servicios a
aquellos grupos sociales que más lo necesitan.

Población consumidora y/o beneficiaria: contingente actual, tasa de crecimiento,

estructura, distribución por grupos de edad, sexo y capacidad de pago, dispersión
geográfica y tendencias y cambios operados en la estructura económica en los
últimos años. Empresas industriales y sociales del Estado, empresas del sector
privado productivo, comercio, etc.
En Bogotá inicialmente por crecimiento demográfico es una ciudad en crecimiento
que demanda de mas bienes y/o servicios en la medida que ghay mayor
crecimiento industrial, comercial e institucional.

b) Ámbito del Mercado:

I) Si el destino de la producción es el mercado externo, indicar las países a
los que se piensa exportar; justificar el interés de los mismos por el producto;
señalar los convenios, acuerdos o tratados internacionales existentes; analizar las
series históricas de las importaciones realizadas por esos países; e indicar las
disposiciones nacionales que regulan la importancia de este tipo de bien.

(II) Para el mercado interno, indicar el ámbito a ser analizado (nacional,

regional, provincial y local), y la evolución de los indicadores de la población
consumidora señalados en a).

Para el caso el ámbito del mercado seria interno a nivel local y luego regional,
nacional gradualmente en forma escalonada y de acuerdo al comportamiento de
mercado, posibilidad de crecimiento y desarrollo a futuro habría la probabilidad de
incursionar en el mercado externo.- Pues los archivos son hoy por hoy
importantes para muchas organizaciones sin importar fronteras.

(III) Para un mercado combinado (interno y externo), estimar las cuotas o

porcentajes de la producción a ser absorbidos por cada uno (estructura del
consumo), siguiendo las indicaciones señaladas para ( I ) y ( II).
e) Ingresos: fuentes y estructura actual de los ingresos y tases de crecimiento de
los ingresos y tasas de crecimiento de los mismos.
b) Factores limitantes de la producción y posibilidades de alterabilidad de los
mismos económicos, sociales, tecnológicos, culturales, institucionales, físicos,
etc.).
Comportamiento de la demanda. Los factores limitantes sería los costos de la
tecnología utilizada, equipos de alta gama y generación en el mercado. Las
condiciones geopolíticas del país o región o el crecimiento de la economía.
3. De acuerdo con las potencialidades identificadas en la región, y tomando con
ejemplo el caso de Arturo, se definen los posibles consumidores del producto,
definiendo los factores identificados y las características del publico objetivo. Por
ejemplo la Comunidad del municipio, Grupo de empresarios, la empresa XYZ, el
Sena, la comunidad en genera

R/: Para el caso la población objetivo está a nivel local y regional para empresas
del sector Público y de servicios; del sector privado que desarrollen cualquier tipo
de actividad comercial.

Comportamiento de la Demanda
El análisis de la demanda en un estudio de mercado, debe contener cuatro partes
fundamentales:

a) Evolución histórica del consumo

b) Cuantificación de las tendencias y determinación de la demanda insatisfecha
histórica
c) Determinación y justificación de los supuestos para proyectar la demanda futura
d) Determinación de la demanda futura
Evolución histórica del consumo
Consiste en recopilar y sistematizar las series estadísticas básicas de consumo,
con el fin de detectar las tendencias predominantes del mismo. Para ello, es
necesario manejar los siguientes conceptos:

Consumo aparente (CA): Es la suma de producción nacional, regional o local"

según el caso (P) más las importaciones (M),. Menos las exportaciones (X).
CA = P + M - X

Consumo Real (CR): es la suma del CA más el consumo de los stocks (S)
disponibles. CR = CA + S

Consumo ideal (CI): es aplicable para el caso de lo bienes y servicios de primera

necesidad (por ejemplo alimentos o servicios sanitarios ) que se encuentra
recomendado por organismos especializados, a partir de determinados
indicadores por cápita.

El consumo ideal (CI) será entonces el producto de ese determinado indicador de

consumo recomendado (r) (por ejemplo X lts. de leche/habitante/año), por la
población consumidora (PC) de ese bien en un determinado espacio geográfico
(país, región, provincia, etc.)

4. Existen en el mercado empresas o personas que ya estén ofreciendo el mismo

producto o servicio que deseo desarrollar? Los grupos preparen una lista de los
actuales proveedores del bien o servicio , es decir la competencia que tiene
identificada para los productos o servicios resultantes del proyecto , se poyarán
en consultas en internet, con sus compañeros o con expertos , que les permita
identificar las características y funcionalidades de los productos ofrecidos por su
competencia. Si no se encuentra competencia, deberán justificarla.

R/: En el mercado existen empresas que ofrecen muchos servicios en gestión

documental, administración, outsourcing, digitalización, microfilmación entre ellas:

Setecsa, S,A, Alpopular Filial del Banco Popular, Aurea S.A.S, compuservices jr
Ltda, Inteligencia Documental, Docudigital que ofrecen este tipo de servicios
conexos asi:
DocuDigital, una división de Foto Rudolf S.A., fue creada para suplir y cumplir de
forma eficiente y económica las necesidades de empresas que se encontraban
frustradas con las opciones de Archivística Digital que existían en el mercado.
DocuDigital fue fundada en el 2005 con un equipo multidisciplinario de expertos en
Archivistica, Escaneo, Procesos de OCR, servicios de backup, asesoría y
desarrollo de software. A raíz de esto, hemos logrado ofrecer en el mercado el
mejor portafolio de productos de Archivistica Digital en términos de compatibilidad,
estabilidad, seguridad y retorno a inversión. Tenemos un amplio portafolio de
clientes que van desde hoteles, corredores y abogados hasta empresas
importadoras y comercializadoras.

Actividad 2: Caracterización del producto

Que productos o servicios se podrán desarrollar?: El grupo deberá realizar una

lista en donde se identifiquen las opciones que considera podrán resultar del
desarrollo del objetivo del proyecto. Realice una breve descripción de las
características físicas, tenga en cuenta cómo Arturo definió las características de
sus productos.

R/: Para el caso la caracterización del producto o bien es el de gestión

documental, digitalización, microfilmación y los demás servicios conexos a la
archivística, estos se podrían ofrecer a menor costo que los tradicionales, pero con
calidad para que tenga mayor aceptación.

 Software: Instalación y prueba del software (ajuste de los aplicativos de

captura, consulta, entre otros).

PROCESOS DE LA DIGITALIZACION

 Instalación de Hardware: Instalación de la plataforma tecnológica requerida

para realizar la digitalización.
 Alistamiento: Preparación de los expedientes para su digitalización
(Desgrape, arreglo del físico, organización, entre otros).
 Digitalización: Es la fase durante la cual se llevan los documentos al
escáner y se obtienen las imágenes.

 Clasificación: Los documentos digitalizados son indexados por los criterios

establecidos en las fases anteriores.

 Control de Calidad: Antes de proceder a entregar las imágenes a consulta

se hará un control de calidad sobre las imágenes analizando su correcta
visualización y asignación de índices.

 Grabación a Disco: Es el paso final que acredita que las imágenes han sido
debidamente digitalizadas con la calidad requerida.

Microfilmación

Actividad 3: Producción

- Y cómo producirlo? Se realiza una breve descripción de cómo se está

produciendo actualmente el bien o servicio (apoyándose en internet para
identificar compañías que están realizando dicho producto o servicio) que se
espera colocar en el mercado con la ejecución del proyecto (tecnología utilizada)
para el desarrollo de esta pregunta, Cómo piensa producirlo ¿?

R/: Se piensa producir o desarrollar el bien o servicio por demanda, in Situ, es

decir en el sitio donde se requiera desarrollar la actividad, que generalmente es
en las instalaciones del cliente o consumidor que es el que requiere el servicio.

Se usaran escáneres de última gama, de alta resolución y equipos de

microfilmación de última generación, acordes a las necesidades de mercado y de
requerimientos también.

Actividad 4: Y Cuanto puedo cobrar?

- ¿Cómo definió Arturo el precio para sus productos ?. ¿Qué aspectos se deben
tener en cuenta para su definición ( Los grupos se apoyan a partir del análisis
del caso descripción del caso y los documentos relacionados con el estudio de
mercado).

- Para identificar el costo del producto, los grupos, deberán realizar la lista de
insumos, materiales que consideran se requieren para el desarrollo del producto o
servicio, para ellos podrán apoyarse en consultas en internet, con sus
compañeros y con el equipo de instructores, de manera que puedan identificar las
características y precios estimados.

Para cobrar se tendrá en cuenta lo siguiente:

CALCULO DE TIEMPOS
ESTUDIO ECONOMICO SERVICIOS DE ARCHIVO

CUADRO CALCULO PERSONAL REQUERIDO PARA DIGITALIZACIÓN

UNIDAD DE
DESCRIPCIÓN CANTIDAD
MEDIDA
Digitalización 2.283 Documentos
Tiempo proyectado digitalización 1 Meses
Documentos proyectados 2.283 folios
Duración Fase 1 Meses
Productividad diaria por persona 2.283 folios
Productividad Esperada al mes 2.283 folios
Productividad Mensual por persona 2.283 folios
Personal requerido 1 Personas

CALCULO DE PRODUCTIVIDAD DIARIA

ACTIVIDADES TIEMPO (MIN.)

* Se requiere un scaner de 60
Alistamiento de documentos
15 ppm
Captura de Imágenes 1
Indización 7
TOTAL ACTIVIDAD POR CARPETA 23
Imprevistos o variabilidad (20%) 4,6
TOTAL ACTIVIDAD POR CARPETA CON
27,6
VARIABILIDAD
TIEMPO PRODUCTIVO 420
PRODUCTIVIDAD DIARIA EN CARPETAS 15,2173913
FOLIOS PROMEDIO POR CARPETA A
150
DIGITALIZAR
FOLIOS TOTALES A DIGITALIZAR POR DIA 2282,608696

CALCULO DE ESPACIO DE ALMACENAMIENTO REQUERIDO

UNIDAD DE
DESCRIPCIÓN TAMAÑO
MEDIDA
TAMAÑO PAPEL OFICIO
Ancho 8,5 Pulgadas
Alto 13 Pulgadas
Profundidad 1 Bit
Resolución 200 dpi
ESPACIO REQUERIDO PARA UNA IMAGEN 552.500 bit
TOTAL IMÁGENES A CAPTURAR 2.283
ESPACIO REQUERIDO PARA EL PROYECTO 1.261.357.500 byte
1.231.794 kb
1.203 mb
1,174730714 gb
ESPACIO REQUERIDO PARA EL PROYECTO 0,058736536 gb
DIGITALIZACIÓN TIFF COMPRESION GRUPO
4
TOTAL CON VARIABLE DE CORRECCIÓN 0,07342067 gb
(25%)
CAPACIDAD ALMACENAMIENTO EN DVD 9 gb
DVD's requeridos 0,008157852 DVD
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO EN CD's 0,7 gb
CD's requeridos 0,104886671 CD
DISCRIMINACIÓN DE PRECIO UNITARIO POR SERVICIO PROYECTADO A ADQUIRIR

VALOR FOLIO CON COSTOS

INDIRECTOS
COSTOS
COSTO POR FOLIO DIGITALIZADO TOTALES $29,74

VALOR VALOR IMPUESTOS

DESCRIPCIÓN CANTIDAD
UNITARIO TOTAL (12%) $3,57
Personal Requerido 1 $29.733,33 $29.733,33 AIU (11%) $3,27
Alquiler Scanner 1 $33.333,33 $33.333,33 COSTO TOTAL $36,58
Alquiler Equipos 1 $3.333,33 $3.333,33 IVA 16% $5,85
Cd's de respaldo 1 $1.500,00 $1.500,00 VALOR TOTAL $42,44
SUBTOTAL $67.900,00
Productividad diaria 2.283
COSTO POR FOLIO
$29,74
DIGITALIZADO

También se realizaría cálculos por metros lineales para digitalización o

microfilmación, por contratación global, según volúmenes a procesar de
información.

Productos a entregar:
- Envío de Documento desde el espacio en plataforma que contenga el desarrollo
a los requerimientos propuestos para cada actividad.

- Publicación en el Blog del grupo- bitácora de los proyectos, los avances del día.
-¿Qué hice hoy?
-¿Comprendí lo que hice?
- ¿Qué dudas me quedaron.

R/: Entendí la formulación de la idea de proyecto siguiendo los pasos.

 Analizando el entorno, haciendo el planteamiento del problema
 Documentando la idea y haciendo un análisis.
 Formulo los objetivos: Estableciendo la viabilidad del proyecto

Para ello tengo en cuenta las variables:

 El nivel tecnológico usado.
 El área o público objetivo identificando la necesidad insatisfecha.
 Identifico las empresas que realizan el mismo o similar tipo de actividad o
servicio que voy a ofrecer.

 Analizo los costos de producción probables. Costos directos e indirectos.

 Utilizo unas técnicas o instrumentos para el estudio de mercado como las
encuestas a aplicar, esto para determinar las necesidades de mercado o
demanda en una población objetivo: Ejemplo: empresas medianas del
sector servicios e institucional en Bogotá, empresas medianas del sector
manufacturero Bogotá, Grandes empresas del sector publico y de servicios
Bogotá y otras ciudades.