UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

FACULTAD DE TECNOLOGÍA DE LA CONSTRUCCIÓN

Programa Institucional UNI-Juigalpa

Asignatura: Administración de obra.

Docente: Ing. Lázaro José González Herrera
UNIDAD I: Introducción
LAS ORGANIZACIONES Y LA NECESIDAD DE ADMINISTRARLAS
A lo largo de la mayor parte de nuestra existencia pertenecemos a una organización
u otra; una universidad, un' equipo deportivo, un grupo musical o teatral, una
organización religiosa o civil, un cuerpo de las fuerzas armadas o una empresa.
Algunas organizaciones, como el ejército y las grandes corporaciones, tienen una
estructura muy formal. Otras, como un equipo de baloncesto de barrio, tienen una
estructura más informal. Sin embargo, todas las organizaciones, sean formales o
informales, están compuestas y reunidas por un grupo de personas que busca los
beneficios de trabajar juntas con el propósito de alcanzar una meta común. Por
consiguiente, un elemento básico de toda organización es su meta o propósito.* La
meta puede cambiar -ganar el campeonato de liga, entretener al público, vender un
producto-, pero sin una meta, ninguna organización tendría razón de ser.
Además, .todas las organizaciones tienen un programa o método para alcanzar las
metas; es decir, un plan. El plan puede referirse al ejercicio de las habilidades para
un juego, a ensayar cierto número de veces antes de cada actuación, o a fabricar y
anunciar un producto. Sea como fuere, sin un plan de lo que debe hacer una
organización, ninguna podrá ser muy efectiva.
Las organizaciones también deben adquirir y asignar los recursos que necesitan
para alcanzar sus metas. Quizá necesiten contar con una cancha de juego o 'una
sala de ensayos, o deban presupuestar dinero para sueldos. Todas las
organizaciones dependen de otras organizaciones para obtener los recursos que
necesitan. Un equipo no puede jugar si no cuenta con los elementos necesarios; de
igual manera, los fabricantes deben tener contratos con los proveedores. Por
ejemplo, Natalie Anderson depende de los artistas gráficos que diseñan textos, de
los especialistas que desarrollan los medios, etc.
ADMINISTRACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES.
La administración consiste en darle forma, de manera consciente y constante, a las
organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el
encargo de servirles para alcanzar sus metas. Estas personas se llaman gerentes.
Los gerentes -entrenadores, directores, ejecutivos de ventas- tal vez resulten más
evidentes en unas organizaciones que en otras, pero si éstas no tienen una
administración eficaz, es probable que fracasen.
Este libro trata de cómo se administran las organizaciones. En concreto, de cómo
los gerentes pueden servir mejor a sus organizaciones para establecer y alcanzar
metas. El libro se referirá a las llamadas organizaciones formales -por ejemplo,
negocios, organizaciones religiosas, oficinas de gobierno y hospitales-, que ofrecen
bienes o servicios a sus consumidores o clientes, y a sus miembros, la oportunidad
de hacer una carrera. Empero, los gerentes de todas las organizaciones, sin
importar cuán formales o informales sean, tienen la misma responsabilidad básica:
servir para que otros miembros de la organización establezcan y alcancen una serie
de metas y objetivos.
En este proceso, los gerentes pueden marcar el tono, influyendo en la actitud que
adoptan los empleados ante su trabajo. Por ejemplo, en Southwest Airlines, Herb
Kelleher, el ejecutivo máximo, ha conseguido formar un equipo leal y comprometido,
gracias a tres valores: 1) El trabajo debe ser divertido ... puede ser como un juego
... disfrútalo; 2) El trabajo es importante ... no lo eches a perder con demasiada
seriedad, y 3) Las personas son importantes ... cada una de ellas constituye una
diferencia.
POR QUÉ ESTUDIAR ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIONES
Las organizaciones forman parte de las noticias y de nuestra conversación todos
los días. Por ejemplo, el 11 y 12 de septiembre de 1993, los titulares de The New
York Times contenían innumerables referencias a organizaciones:
• Los libros infantiles de Random House se perfilan hacia las computadoras
personales
• Microsoft cobrará la asistencia técnica
• La NASA está preparando otro lanzamiento de un transbordador
• La M.T.A. propone la transferencia gratuita de autubús-metro para los usuarios
Es probable que sus charlas con amigos, familiares, compañeros de estudios o de
trabajo estén llenas de palabras sobre organizaciones, por ejemplo de
universidades, conjuntos musicales, equipos deportivos y empresas donde usted
trabaja.
En un mundo donde las organizaciones están por doquier, existen tres motivos
básicos para estudiarlas, así como para estudiar el ejercicio de la administración.
En cada uno de los casos -que abarca pasado, presente y futuro- las consecuencias
que producen las personas que colaboran en forma de organización, bajo la
conducción de gerentes, pueden tener mucho alcance.
VIVIR EN EL PRESENTE. En primera instancia, las organizaciones contribuyen al
nivel de vida presente de todas las personas del mundo. Todos dependemos de las
organizaciones, todos los días, para obtener nuestros alimentos, vivienda, ropa,
atención médica, comunicación, diversión y empleo. Por ejemplo, la Cruz Roja es
una organización que se dirige, primordialmente, al presente, pues ofrece ayuda a
grupos específicos de personas en el momento que la necesitan.
EDIFICAR EL FUTURO. En segunda, las organizaciones se perfilan hacia un futuro
deseable y sirven para que las personas también lo hagan. Los productos y las
aplicaciones nuevos aparecen como resultado del poder creativo que brota cuando
las personas trabajan reunidas en las organizaciones. Las organizaciones tienen
repercusiones -positivas o negativas- en la condición futura del entorno natural, en
la prevención y el tratamiento de enfermedades y en la guerra, en todo el mundo.
En este libro se hablará de una serie de organizaciones que están manejando su
preocupación por el futuro, tanto en sus productos, como en sus aplicaciones; por
ejemplo, Tom's de Maine que produce una línea de productos naturales para el aseo
personal, con empaques inocuos para el ambiente.
RECORDAR EL PASADO. En tercera instancia, las organizaciones sirven para
conectar a las personas con su pasado. Cabe decir que las organizaciones son
patrones de las relaciones humanas. Cada día que trabajamos con otras personas,
crece la historia de la organización y la nuestra. Con frecuencia, nos definimos en
términos de las organizaciones de las cuales hemos formado parte, sean escuelas,
equipos, grupos políticos o empresas. Además, las organizaciones llevan registros
de su historia, pues les conceden gran valor, y mantienen con vida las tradiciones
en nuestro recuerdo. Muchas veces, gracias a los registros y la historia de las
organizaciones podemos conocer el pasado.
ADMINISTRACIÓN, UNA ESPECIALIDAD QUE ABARCA EL TIEMPO Y LAS
RELACIONES HUMANAS.
La administración es una especialidad que trata de las cuestiones referentes al
tiempo y a las relaciones humanas que se presentan en las organizaciones ..
Acabamos de ver que las organizaciones afectan el pasado, el presente y el futuro.
Nuestra concepción del tiempo en las organizaciones consta de varios elementos:
l. La administración representa un intento por crear un futuro deseable, sin olvidar
el pasado y el presente.
2. La administración se ejercita en una época histórica concreta y es reflejo de ella.
3. La administración es un ejercicio cuyas consecuencias y repercusiones surgen
con el paso del tiempo.
La importancia de las relaciones humanas también entraña varios conceptos:
1. Los gerentes actúan mediante relaciones que son vías de dos sentidos; una de
las partes está sujeta a la influencia de la otra.
2. Los gerentes actúan mediante relaciones que tienen repercusiones que
involucran a otras personas, para bien o para mal.
3. Los gerentes hacen juegos malabares con muchas relaciones al mismo tiempo
Los gerentes piensan en el tiempo y las relaciones humanas constantemente, pero
usted también lo hace. Los años universitarios, sea cual fuere su edad, son una
etapa de la vida en la que usted contempla un futuro nuevo o renovado. También
son años en que usted puede establecer relaciones nuevas (o modificar las
existentes) con cónyuges, amigos, profesores y patrones. Como usted está
"viviendo" estos dos temas todos los días, al definir la administración como una
especialidad que trata del tiempo y las relaciones humanas, nos referimos a su
experiencia personal.

DESEMPEÑO GERENCIAL Y ORGANIZACIONAL

La administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que
las organizaciones le sirven a las personas que afectan. El éxito que puede tener la
organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones
sociales depende, en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan
debidamente su trabajo, es probable que la organización alcance sus metas.
La buena actuación de los gerentes -el desempeño gerencial- es tema de muchos
debates, análisis y confusiones en Estados Unidos y muchos otros países.4 Ocurre
lo mismo con el desempeño organizacional; es decir, el grado en que las
organizaciones cumplen con su trabajo. 5 Por consiguiente, analizaremos muchos
conceptos y criterios para evaluar a los gerentes y a las organizaciones.
EFICIENCIA Y EFICACIA
La base de muchas de estas explicaciones son dos conceptos presentados por
Peter Drucker, uno de los autores más reconocidos en el campo de la
administración: la eficiencia y la eficacia.' Drucker dice: eficiencia significa "hacer
correctamente las cosas" y eficacia significa "hacer las cosas correctas".
La eficiencia -la capacidad para hacer correctamente las cosas- es un concepto que
se refiere a "insumas-productos". Un gerente eficiente es el que obtiene productos,
o resultados, medidos con relación a los insumas (mano de obra, materiales y
tiempo) usados para lograrlos. Los gerentes que pueden reducir al mínimo los
costos de los recursos que se necesitan para alcanzar metas están actuando
eficientemente.
Por otra parte, la eficacia implica elegir las metas acertadas. Un gerente que elige
una meta equivocada -por decir algo, producir autos grandes cuando está creciendo
la demanda de autos pequeños- es un gerente ineficaz, aun cuando produzca autos
grandes con enorme eficiencia. Los gerentes de General Motors aprendieron esta
lección por las malas. En la década de 1970, cuando aumentó la demanda de autos
pequeños, que consumían poca gasolina, GM ignoró la competencia de los
japoneses y los alemanes, pensando que las tendencias eran una aberración y que
los estadounidenses, fieles a los productos nacionales, no seguirían comprando
autos extranjeros. Por tanto, siguieron produciendo autos grandes que consumían
mucha gasolina, y con ello perdieron mucho terreno ante la competencia de estos
nuevos rivales.
Ningún grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. De hecho, Drucker
afirma que la eficacia es la clave del éxito de una organización. Antes de dedicarnos
a hacer algo en forma eficiente, tenemos que estar seguros de que hemos
encontrado algo acertado para hacer.
PROCESO ADMINISTRATIVO
Desde finales del siglo XIX se acostumbra definir la administración en términos de
cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la
dirección y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en
términos generales sigue siendo el aceptado.10 Por tanto, cabe decir que la
administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las
actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los "demás
recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para
la organización.
Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la
administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes,
sean cuales fueren sus aptitutes o habilidades personales, desempeñan ciertas
actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean.
En la parte restante de esta sección, describiremos brevemente estas cuatro
actividades administrativas básicas, así como las relaciones y el tiempo que
involucran.
PLANIFICACIÓN
Planificar implica que los administradores piensan con antelación en sus metas y
acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en
corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen
los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Además, los planes son la guía para
que (1) la organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para
alcanzar sus objetivos; (2) los miembros de la organización desempeñen
actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos, y (3) el
avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que,
cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas.
El primer paso para planificar consiste en elegir las metas de la organización. A
continuación, se establecen metas* para cada una de las subunidades de la
organización; es decir, sus divisiones, departamentos, etc. Definidas éstas, se
establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemática. Sobra decir
que, al elegir objetivos y preparar programas, el gerente de mayor jerarquía analiza
su viabilidad, así como las posibilidades de que otros gerentes y empleados de la
organización los acepten.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la
planificación. La planificación produce una imagen de las circunstancias futuras
deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas,
etc. Por ejemplo, Natalie Anderson hace planes para el futuro cuando se encarga
de la campaña para promover el libro de Pankovsky, trabajo que entraña muchas
relaciones.
Los planes preparados por la alta dirección, que cargan con la responsabilidad de
la organización entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez años. En una
organización grande, por ejemplo una corporación multinacional como British
Petroleum, los planes pueden significar compromisos de miles de millones de
dólares. Por otra parte, los planes de partes concretas de la organización abarcan
plazos mucho más cortos. Por ejemplo, estos planes pueden referirse al trabajo del
día siguiente o para una junta de dos horas, que tendrá lugar la semana entrante.
En la parte tres se analizará la planificación con más detalle.
ORGANIZACIÓN
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los
recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que éstos puedan
alcanzar las metas de la organización.
Diferentes metas requieren diferentes estructuras. Por ejemplo, la organización que
pretende desarrollar programas de software para computadoras necesitará tina
estructura diferente a la que requiere un fabricante de pantalones vaqueros.
Producir un producto estandarizado, como un pantalón vaquero, requiere técnicas
eficientes para la línea de montaje, mientras que la producción de un programa de
software requiere la formación de equipos de profesionales, por ejemplo, analistas
de sistemas y programadores. Aunque estos profesionales deben interactuar con
eficacia, es imposible organizarlos como si fueran trabajadores de una línea de
montaje. Por tanto, los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a
sus metas y recursos, proceso conocido como diseño organizacional.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la
organización. La organización produce la estructura de las relaciones de una
organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes
futuros. Por ejemplo, Natalie Anderson coordina el trabajo de diferentes personas y
estructura el tiempo para organizar el proceso de producción del libro de Pankovsky.
Otro aspecto de las relaciones que es parte del organizar consiste en buscar a
personal nuevo para que se unan a la estructura de las relaciones. Esta búsqueda
se conoce como integración de personal. En la parte 4 se analizará la organización
con más detalle.
DIRECCIÓN
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas
esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la
dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con
cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de
convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los
pasos de la planificación y la organización. Los gerentes, al establecer el ambiente
adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.
CONTROL
Por último, el gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la
organización que, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas. Ésta es la
función de control de la administración, la cual entraña los siguientes elementos
básicos: (1) establecer estándares de desempeño; (2) medir los resultados
presentes; (3) comparar estos resultados con las normas establecidas, y (4) tomar
medidas correctivas cuando se detectan desviaciones. El gerente, gracias a la
función de control, puede mantener a la organización en el buen camino. Las
organizaciones están estableciendo, cada vez con mayor frecuencia, maneras de
incluir la calidad en la función de control.
Un enfoque que goza de gran popularidad, es la Administración de la Calidad Total
(ACT), la cual se analiza con más detenimiento en el capítulo 8. La ACT requiere
que la administración se concentre en la superación constante de todas las
operaciones, funciones y, sobre todo, de los procesos de trabajo. La satisfacción de
las necesidades del cliente es una preocupación primordial.12 Las relaciones y el
tiempo son fundamentales para las actividades del control. Los administradores
tienen que preocuparse por el control porque, con el tiempo, los efectos de las
relaciones organizadas no siempre resultan como se planearon.
PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA PRÁCTICA
Es más fácil entender un proceso tan complejo como la administración si se
descompone en partes y si se identifican las relaciones básicas entre cada una de
ellas. Este tipo de descripciones, llamadas modelos, han sido usadas por
estudiantes y practicantes de la administración desde hace muchos decenios. Un
modelo es una descripción usada para representar relaciones complejas en
términos fáciles de entender. De hecho, se usó un modelo -sin identificarlo como tal
cuando se dijo que las actividades centrales de la administración son planificar,
organizar, dirigir y controlar. Éstas representan cuatro formas de abordar las
relaciones formales que evolucionan con el tiempo. Sin embargo, las relaciones
descritas están mucho más entrelazadas de lo que implica el modelo. Por ejemplo,
dijimos que se usan estándares para evaluar y controlar las acciones de los
empleados, pero establecer estas normas forma parte inherente del proceso de la
planificación y es un factor integral para motivar y dirigir a los subordinados. Por otra
parte, las medidas correctivas que presentamos como una actividad de control,
muchas veces entrañan un ajuste de planes.

En la práctica, el proceso de administrar no entraña cuatro series de actividades

independientes, o ligeramente relacionadas, sino un grupo de funciones
interrelacionadas. La figura 1-1 presenta un modelo más completo de la
administración, porque las flechas que muestran las relaciones señalan todas en
dos direcciones. Planear, organizar, dirigir y controlar son los actos simultáneos e
interrelacionados que mantienen muy ocupados a gerentes.
LOS CATORCE PUNTOS DE DEMING
En ocasiones, las cuatro funciones de la administración se pueden identificar con
toda claridad en el ejercicio contemporáneo de la administración. Sin embargo,
muchas veces, hay que buscar abajo de la superficie para identificarlas en ciertas
actividades administrativas. Por ejemplo, analice los catorce puntos que propuso W.
Edwards Deming, uno de los líderes del movimiento en pro de la calidad, como
lineamiento para los mandos altos. ¿Puede usted identificar qué función o funciones
(planificación, organización, dirección o control) está tras cada uno de los puntos?
1. Conseguir constancia de propósito en mejorar los productos y servicios.
2. Adoptar la nueva filosofía.
3. Dejar de depender de las inspecciones masivas.
4. Acabar con la costumbre de otorgar negocios sólo con base en el precio.
5. Mejorar, en forma constante y permanente, el sistema de producción y de
servicios.
6. Instituir métodos modernos de capacitación en el trabajo.
7. Instituir el liderazgo.
s. Acabar con el miedo.
9. Abatir los obstáculos entre las áreas administrativas.
10. Eliminar los lemas, exhortos y objetivos destinados a los trabajadores.
11. Eliminar las cuotas numéricas.
12. Abatir los obstáculos que impiden enorgullecerse del trabajo.
13. Instituir un programa vigoroso para estudio y capacitación. 14. Tomar medidas
para lograr la transformación. 13
Por el memento, cabría destacar que si bien sus libros y sus artículos han
propugnado por una "cruzada en favor de la calidad" desde hace décadas, Deming
fue durante muchos años casi un desconocido en Estados Unidos, su propio país.