CONFECCIONES SA PROCEDIMIENTO CONTROL DE LA INFORMACIÓN

DOCUMENTADA
Elaboró Danis Alberto Romero

Revisó Fulanito de Tal Sistema de Gestión de Calidad - SGC

Aprobó Pepito Perez

TABLA DE CONTENIDO

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO ........................................................ 2

1.1 OBJETIVO .............................................................................................................................. 2
1.2 ALCANCE............................................................................................................................... 2
1.3 DEFINICIONES ...................................................................................................................... 2
2. CONDICIONES GENERALES ............................................................................................... 4
2.1 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN ....................................................................................... 4
2.2 REVISIÓN Y APROBACIÓN.......................................................................................... 5
2.3 IDENTIFICACIÓN ............................................................................................................ 5
2.4 DIVULGACIÓN ................................................................................................................. 7
3. CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................................... 8

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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

1.1 OBJETIVO
Proporcionar las instrucciones para la Creación, Actualización y Control de la
Información Documentada eficaz y eficiente, proporcionar evidencia de la
conformidad con los requisitos del Sistema Integrado de Gestión.

1.2 ALCANCE
El procedimiento aplica para toda la información documentada del Sistema
Integrado de Gestión de la empresa Confecciones SA.

La información documentada SOBRE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

DETERMINADA.

 Las requeridas por éstas normas como necesarias para dar evidencia de su
cumplimiento;
 La información documentada que la organización determina como necesaria
para la eficacia del Sistema Integrado de Gestión

1.3 DEFINICIONES

Almacenamiento: Poner o guardar en archivo de tal forma que se reduzca al

mínimo el riesgo de deterioro, daño o pérdida, además registrar información en la
memoria de un ordenador.

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Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la

adecuación del documento revisado previamente.

Código: corresponde a la denominación alfanumérica asignada a la información

documentada del SIG que permite su identificación y control.

Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación,

procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser
papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.

Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la

realización de un proceso o actividad.

Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias

de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la
documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar
información específica para orientar una o varias actividades, recursos y
responsables entre otros aspectos.

Identificación: Los documentos pueden ser identificados con Nombre y/o Código,
logo.

Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se

puede extraer lo que se desea realizar del procedimiento.

Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y

externamente acerca del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa
Confecciones S.A.

Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la

empresa Confecciones S.A.

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Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para

generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar,

desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un
proceso que da como resultado final un producto o un servicio.

Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el

documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema.

Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento.

2. CONDICIONES GENERALES

2.1 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse

de que lo siguiente sea apropiado:

a) La identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de

referencia);
b) Los verbos deberán ser escritos en infinitivo en la descripción del
procedimiento.
c) El formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios
de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
d) La revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

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2.2 REVISIÓN Y APROBACIÓN

Para la revisión y aprobación de los documentos del Sistema de Gestión de la

Calidad de la empresa Confecciones SA, está a cargo del ingeniero de calidad.

Cuando haya novedades y/o se apruebe una nueva versión, el ingeniero de calidad
actualizará el documento en el sistema implementado y lo divulgará a través del
Proceso Comunicaciones, quedando la fecha de modificación en éste, para que se
pueda visualizar los cambios.

Todos los documentos APROBADOS por el Sistema de Integrado de Gestión,

deberán ser almacenados por la Oficina Asesora de Gestión de Calidad.

El ingeniero de calidad es el responsable de mantener un LISTADO MAESTRO DE

INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE PROCESOS, el cual será actualizado según
la última versión emitida y aprobada.

2.3 IDENTIFICACIÓN

Encabezado: Presente en la parte superior de las hojas del documento y está

constituido por:

LOGO TITULO DEL FORMATO CODIGO: C

A B VERSIÓN: D

A. Logotipo de la entidad: Debe estar ubicado en la esquina superior izquierda

del documento y debe incluir el NIT.

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B. Título del documento: Nombre de identificación del documento.

C. Código del documento: Número de identificación del documento generado

por el ingeniero de calidad encargado.

D. Versión: Versión actual del documento.

Pie de Página: Está identificado con la codificación del documento y el número de

página del documento.

Confecciones SA define el siguiente sistema de codificación para los documentos

del Sistema Integrado de Gestión.

Carácter 1: Describe el nombre de la empresa CO Confecciones SA.

Carácter 2: Designa tipo de documento:

TIPO DE
SIGLA
DOCUMENTO
MC Manual de calidad
CA Caracterizaciones
PR Procedimientos
IN Instructivos

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MA Manuales
FO Formatos
PL Plan

Caracteres 3: Designa el número consecutivo del documento este siempre debe

comenzar con el 01 y la codificación va por proceso. Entre los diferentes tipos de
caracteres va un guion que los separa. Ejemplo: Caracterización del proceso de
Gestión de calidad: CO-CA-01.

2.4 DIVULGACIÓN

Se considera válida cualquier forma de divulgación que cumpla con el siguiente

objetivo:

 Que las personas que participan en el proceso conozcan y dominen la

manera en que se llevarán a cabo las actividades y responsabilidades
establecidas en la información documentada.

 Toda la información documentada elaborada debe ser difundida a las

personas que participan en su ejecución.

 La información documentada será difundida a través del portal institucional y

a través de correo electrónico corporativo a los involucrados en el proceso.

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3. CONTROL DE CAMBIOS

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