Guía Técnica RUC®

Acciones correctivas y preventivas

HERRAMIENTAS
PARA LA ACCIÓN

Programa de acompañamiento a
Contratistas

Consejo Colombiano de Seguridad

2019
CONTENIDO

definiciones ................................................................................................................................ 2
NOMBRE DEL TEMA A DESARROLLAR ........................... Error! Bookmark not defined.
REQUISITOS GENERALES ................................................................................................. 5
ASPECTOS TÉCNICOS ..................................................................................................... 5
METODOLOGIA ................................................................................................................ 9
ORIENTACIONES Y BUENAS PRACTICAS ................................................................ 11
APRENDER HACIENDO ....................................................................................................... 12
EJEMPLO. Estructura y contenido de XYZ (Ejemplo Política de SSTA) .............. Error!
Bookmark not defined.
GUIA ORIENTATIVA (ANEXOS) ................................................................................... 13
RETO PON A PRUEBA TU CONOCIMIENTO (VERDADERO O FALSO) ................ 15
DEFINICIONES

A continuación, se establecen las definiciones necesarias para esclarecer el contenido de la

guía.

ACCIÓN PREVENTIVA: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no

conformidad potencial u otra situación potencial no deseable (Decreto 1072 de 2015 Libro
2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6).

ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación no deseable (Decreto 1072 de 2015 Libro 2, Parte 2, Título 4,
Capítulo 6).

ACCIÓN DE MEJORA: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo SG-SST, para lograr mejoras en el desempeño de la organización en
seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política (Decreto 1072 de
2015 Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6).

MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para mejorar el desempeño (ISO 45001:2018).

PROACTIVIDAD: Actitud en la que el sujeto u organización asume el pleno control de su

conducta de modo activo, lo que implica la toma de iniciativa en el desarrollo de acciones
creativas y audaces para generar mejoras, haciendo prevalecer la libertad de elección
sobre las circunstancias del contexto. La proactividad no significa sólo tomar la iniciativa,
sino asumir la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan, decidir en cada momento
lo que queremos hacer y cómo lo vamos a hacer

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (para
mayor información consultar la Guía Técnica Colombiana GTC-ISO/TR 10013).

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

PARTE INTERESADA: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o
afectado por el desempeño en seguridad y salud en el trabajo de una organización

De aquí para arriba están en Guia RUC

Ciclo PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo a
través de los siguientes pasos:

Planificar: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los trabajadores,

encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden mejorar y
determinando ideas para solucionar esos problemas.

Hacer: Implementación de las medidas planificadas.

Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están consiguiend o

los resultados deseados.

Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la seguridad
y salud de los trabajadores.
Palabra: Descripción 1

MEJORA CONTINUA EN LAS ORG ANIZACIONE S

El Sistema de gestión de la seguridad y

salud en el trabajo (SG-SSTA) consiste en
el desarrollo de un proceso lógico y por
etapas, basado en la mejora continua y
que incluye la política, la organización, la
planificación, la aplicación, la evaluación,
la auditoría y las acciones de mejora con el
objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y
controlar los riesgos que puedan afectar la
seguridad y la salud en el trabajo y el
medio ambiente

Identificador de imagen: https://www.adpreven.es/wp-content/uploads/2013/08/auditorias-

de-prevenci%C3%B3n.jpg

Para lograr que esto sea una realidad en las organizaciones y trascienda a sus partes
interesadas debemos familiarizarnos con el siguiente termino: mejora continua

¿QUÉ ES?
Proceso recurrente de
optimización del Sistema de
Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo y
ambiente, para lograr mejoras
en el desempeño en este
campo, de forma coherente
con la política de Seguridad y
Salud en el Trabajo y medio
ambiente (SSTA) de la
organización.
BENEFICIOS
•Empresas más productivas
•Resultados cada vez más
eficaces
•Aumento de la motivación de
los equipos de trabajo Identificador de imagen:
•Reducción de costos https://images.app.goo.gl/sw8KUuH8x7MUXPYx8

•Optimización de procesos

1 Fuente
•Errores minimizados
•Cierre de brechas (apoyo al
cumplimiento legal en aras de
evitar multar o sanciones por
incumplimientos asociados a
temas de SSTA)

Para lograr esa mejora continua las organizaciones deben tener claro que el establecimiento
de acciones correctivas y preventivas en los diferentes procesos, áreas y actividades es un
insumo importante, recordemos que existen diferentes tipos de acciones:

ACCION Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

CORRECTIVA
detectada u otra situación no deseable
ACCION Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no
PREVENTIVA
conformidad potencial u otra situación potencial no deseable
ACCION DE Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y
MEJORA
Salud en el Trabajo y ambiente SG-SSTA, para lograr mejoras en el
desempeño de la organización en seguridad y la salud en el trabajo,
ambiente de forma coherente con su política
A continuación, revisemos algunos ejemplos de acciones correctivas, preventivas y de
mejora:

ACCION CORRECTIVA ACCION PREVENTIVA ACCION DE MEJORA

Observaciones
Una no conformidad Recomendaciones
identificadas en una
detectada en auditoria. identificadas en auditoria
auditoría.

Indicadores de gestión y Análisis de datos en Indicadores de gestión y

de proceso con SSTA que indiquen de proceso con
resultados tendencias a problemas resultados satisfactorios
insatisfactorios potenciales pero mejorables

Resultados Sugerencias de
Debilidades reportadas
insatisfactorios en la mejoramiento de
del SG-SSTA
revisión por la dirección trabajadores

Resultados
Debilidad reportada en
insatisfactorios en la Propuestas de
los programas de gestión
autoevaluación del SG- mejoramiento al SG-SST
de riesgos
SST

Propuesta de mejora a los

Incumplimiento a Nuevos requisitos
programas de promoción
requisitos legales legales, proyectos de ley
y prevención en SST A
 Etapas para la solución de problemas de acciones correctivas y preventivas

xxxxxx

REQUISITOS GENERALES

ASPECTOS TÉCNICOS
En este numeral de la Guía del RUC el uno de los debes es establecer un procedimiento de
acciones correctivas y preventivas para manejar las no conformidades reales o potenciales que
puedan influir en una desviación del sistema y para garantizar la eficacia de cualquier acción
correctiva que se tome, al momento de estructurar el procedimiento tenga en cuenta:

OBJETIVO: Es importante describir brevemente el objetivo al implementar el procedimiento

ejemplo “Establecer la metodología para determinar, implementar, hacer seguimiento y
controlar las acciones necesarias para eliminar las causas de no conformidades reales y/o
potenciales que se pueden presentar y así mejorar continuamente el desempeño del Sistema
Integrado de Gestión (SIG)”

ALCANCE: Podría citarse como ejemplo: “Aplica a todas las no conformidades, acciones
correctivas, preventivas y oportunidades de mejora que surjan debido a la existencia de una
no conformidad en los diferentes procesos del SIG”

RESPONSABLES: Defina las responsabilidades a todos los niveles ejemplo: alta gerencia,
líderes de las áreas, trabajadores, COPASST y/o vigía

DEFINICIONES: Cite las que estén relacionadas con el tema se puede apoyar en el glosario
de definiciones que está en la Guía.

METODOLOGÍA: Definir claramente cuál va a ser la que la organización va a implementar

recuerde que en este elemento de la Guía no se define una metodología existen diversas, su
organización debe escoger una específica y/o adaptar la que más se ajuste a sus necesidades.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Acá es importante que se describa las acciones de

donde pueden derivarse o surgir, las acciones correctivas y/o preventivas, algunos de ellos
pueden ser:

 Resultados de las inspecciones y observación de tareas.

  Investigación de incidentes y accidentes de trabajo, ambientales enfermedades
laborales
 Auditorías internas y externas (acá se incluye la del (ccs) y el análisis de las actas de
inconsistencia en caso de que se levante)

NOTA 1: La Guía del RUC se rige por el reglamento unificado del ruc código OAUPE008 REV
12 el cual establece las actas de inconsistencias en su Artículo 9º LITERAL EJ. En caso de que
en el proceso de valoración se identifique inconsistencias en algunos de los documentos,
reportes o información suministrada por la firma contratista, el auditor levantará un acta de la
inconsistencia la cual debe ser firmada por el representante de la empresa durante la visita. El
auditor encargado se llevará una copia de los documentos correspondientes para presentar el
caso ante el Comité Operativo

 Sugerencias de los empleados.

 Revisión por la alta dirección.
 Cambios en los procedimientos
 Cambios en los métodos de trabajo
 Monitoreo de indicadores
 Monitoreos ambientales
 Requerimientos de tipo legal entes externos autoridad ambiental, ministerio de trabajo,
secretaria de salud (esto depende de la actividad económica de la organización).

Después de esto es importante que se describa donde se va a reportar, acá las organizaciones
deben contemplar una metodología (ver sección de metodologías sugeridas en esta guía) que
permita eliminar la causa raíz.

La empresa deberá asegurarse de documentar y soportar el plan de acción que ha sido definido,
además de verificar que ha sido efectivo, es necesario definir un formato (ver anexo 1 de esta
Guía) y garantizar contar con todos los registros y /o acciones asociados tanto al plan de acción
como a la eficacia que garanticen evidenciar trazablemente el resultado obtenido por la
organización.

TIP: Es importante tener en cuenta

https://www.rnib.org.uk/sites/default/files/Lightbulb.jpg
Ejemplo: acá trate de una manera sencilla explicarlo
lo siguiente cuando la acción
correctiva y la acción preventiva
identifican peligros en SSTA nuevos
o que han cambiado, o la necesidad
de controles nuevos o modificados,
el procedimiento debe exigir que las
acciones propuestas sean revisadas
a través del proceso de valoración
del riesgo antes de su
implementación.

“En el área de pinturas se evidencia almacenamiento inadecuado de escombros producto de

las adecuaciones constructivas del área de torno”

Imaginémonos que no teníamos identificado, evaluado ni controlado dentro de nuestra matriz

de peligros y riesgos y aspectos e impactos ambientales la generación de escombros, porque
no es una actividad rutinaria de la organización, pero de este almacenamiento inadecuado
pueden surgir varias cosas:

Un accidente locativo
Costos adicionales que no estaban contemplados dentro de la disposición de residuos porque
solo teníamos contemplada los costos por entrega de x tipo de residuos y no de este

Este tipo de cosas son las que solicita la Guía del RUC que se analicen mediante esta valoración

Mediante este esquema podemos ver de manera mas sencilla cual seria la estructura a tener
en cuenta:

3.1 si al realizar el análisis de

causas se detecta:
identifican peligros en SSTA
nuevos o que han cambiado,
o la necesidad de controles
nuevos o modificados, se
debe hacer valoración del
riesgo antes de su
implementación

https://thumbs.dreamstime.com/z/gesti%C3%B3n-
planeamiento-tiempo-y-de-tarea-eficaces-
estrategia-empresarial-la-organizaci%C3%B3n-
109207428.jpg
Otro punto importante es la verificación
de la eficacia de las acciones
correctivas y preventivas la verificación
consiste en revisar y asegurarse de que
el problema presentado no se volvió a
presentar, por tanto, se debe tomar una
muestra del tema a revisar y dejar
registro de la muestra tomada.
En algunos casos se puede observar la
eficacia de la acción de forma
simultánea con la verificación del
cumplimiento del plan de acción, en
otros casos, se requiere efectuar
monitoreo periódico si por ejemplo la
NC fue porque se incumplió un
indicador, cuando vaya a verificar se
toma los resultados de los últimos tres
meses y se verifica que la meta se haya
cumplido, que tenga una tendencia
favorable.
Es muy importante dejar registro de la
evidencia que se obtuvo para verificar la
eficacia y no simplemente decir "si fue
eficaz".

La organización debe asegurar que cualquier cambio necesario que surja de la acción correctiva
y de la preventiva se incluya en la documentación del SG-SSTA.

Después de esto es importante divulgar los resultados de las acciones correctivas y preventivas
a las partes interesadas (sean internas y/o externas) y dejar evidencia de esto.

REQUERIMIENTOS ADICIONALES DE LA GUIA DEL RUC(esto esta puntualmente en este

numeral)

Al momento de ejecutar la auditoria del RUC ante el consejo colombiano de seguridad, debe
tener en cuenta que de las no conformidades detectadas se debe realizar el análisis y
seguimiento y definir un plan de acción para el cierre de la totalidad de las mismas, acorde lo
define el procedimiento interno de su organización.

También en este modelo de evaluación de contratistas se tienen los siguientes requerimientos:

a. Se hará entrega al finalizar el proceso del

b. La empresa contratista debe enviar al
mismo tiempo el plan de acción a su
contratante de acuerdo con lo informado en
la carta de entrega de informe.
formato de planes de acción a las empresas
contratistas que su contratante así lo
requiera, los cuales deben ser diligenciados
y enviados al auditor del CCS dentro de los
10 días calendario siguientes a la auditoría,
quien los validará y emitirá un concepto de
conforme o no conforme para su devolución
en los tres días siguientes.
c. El CCS no se hace responsable de
posibles fallas de los contratistas cuando
cierran una No Conformidad (NC) aplicando

d. El auditor en la próxima auditoría puede
indicar que el plan de acción para las NC del
periodo anterior no es conforme a lo
establecido, dado que, por cambios propios
de la operación, el plan previsto no cumplió
eficazmente con su objetivo
el plan de acción revisado por el auditor del
CCS.
e. La no entrega del plan de acción en el
tiempo establecido se verá reflejado en la
calificación del numeral 4.3. en escenario A
en la próxima auditoría., en el momento de
entregar el plan de acción el auditor
designado enviara un correo de aceptación
esta es la evidencia que su organización
muestra en la siguiente evaluación del RUC

METODOLOGIA
Existen diversas metodologías para el análisis de las AC/AP recuerde que en este elemento la
Guía del ruc no define una metodología, su organización es autónoma en implementar la que
mejor se adapte a su operación, la clave de esta metodología es que le permita realizar un
análisis causal adecuado y que de verdad elimine la causa raíz.

METODO DESCRIPCIÓN

La técnica de los 5 porqués es un método basado en realizar preguntas

5 POR QUE´S para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema en
particular. Busca determinar la causa raíz de un defecto o problema
 METODO DESCRIPCIÓN

Método que permite definir cuál es el problema y no la solución, facilita la

focalización sobre las causas de un problema. Proviene de las siete
palabras en inglés

1. What / QUE?

Se trata de escribir una breve descripción del problema que se está

presentando, máximo 2 líneas.

2. When / CUANDO?:

¿Cuándo estamos viendo el problema? ¿En qué momento del día y/o del
proceso en cuestión?

3. Where / DONDE?

¿Dónde estamos viendo los problemas? (Línea / Máquina / Lugar); ¿En

5W + 2H qué parte/lugar del producto/proceso estamos viendo el problema?.

4. Who / QUIEN?

¿A quién le sucede? ¿El problema está relacionado con las habilidades de

las personas?

5. Why / POR QUE?

¿Por qué sucede el problema?

6. How / COMO?

¿Cómo se diferencia el problema del estado normal (óptimo)? ¿La

tendencia en la que aparece el problema es aleatoria o sigue un patrón?

7. How Much / CUANTO?

¿Cuántos problemas se dan en un día? ¿En una semana? ¿En un mes?

¿Cuánto dinero están implicando?

Técnica que describe una cadena de condiciones y eventos que culminan

Teoría Domino
en un accidente debido a cinco (5) factores secuenciales en la cual cada
-Causalidad de
factor influye sobre el siguiente :Ambiente social , falla del trabajador, acto
Perdidas del
inseguro junto con un riesgo físico o mecánico accidente y el daño o
ILCI
perdida

Llamado diagrama de Ishikawa o Diagrama de Espina de Pescado es una

representación gráfica que pretende mostrar la relación causal e hipotética
Diagrama de los diversos factores que pueden contribuir a un efecto o problema
causa - efecto determinado. No existen reglas sobre qué categorías o causas se deben
utilizar, pero las más comunes utilizadas por los equipos son los
materiales, métodos, máquinas, personas, y/o el medio.
 METODO DESCRIPCIÓN

Permite evidenciar las relaciones entre los hechos que han contribuido
en la producción del accidente.

La pregunta clave es "¿Qué tuvo que ocurrir para que este hecho se
Árbol de
produjera?". Se persigue reconstruir las circunstancias que había en el
causas
momento inmediatamente anterior al accidente y que permitieron o
posibilitaron la materialización del mismo.

El benchmarking es una técnica o herramienta de gestión que consiste en

tomar como referencia los mejores aspectos o prácticas de otras
empresas, ya sean competidoras directas o pertenecientes a otro sector
(y, en algunos casos, de otras áreas de la propia empresa), y adaptarlos a
la propia empresa agregándoles mejoras.
Básicamente existen tres tipos de benchmarking:
Benchmarking interno: aquél que se aplica dentro de una empresa; por
ejemplo, cuando se toma como referencia las prácticas utilizadas por una
determinada área de la empresa que, a diferencia de las otras, está
Benchmarking obteniendo muy buenos resultados.
Benchmarking competitivo: aquél que se aplica con empresas que son
competidoras directas; por ejemplo, cuando se toma como referencia las
prácticas de la competencia en donde esta nos supera.
Benchmarking funcional o genérico: aquél que se aplica con empresas que
podrían ser o no competidoras directas; por ejemplo, cuando se toma como
referencia las estrategias de una empresa que es líder en un sector
diferente al de la propia.
Es una buena metologia para acciones preventivas y/o oportunidades de
mejora.

ORIENTACIONES Y BUENAS PRACTICAS

Esta evaluación es por escenarios en este cuadro se explica de manera sencilla:
 En este numeral las buenas prácticas están asociadas a la excelencia operativa
y/o numeral E, como, por ejemplo:

Si se evidencia que la gerencia participa de manera proactiva analizando las

causas de las no conformidades, generando y haciendo seguimiento directo al
cumplimiento de los planes de acción.se puede evidenciar por medio de los
registros que evidencien la participación, en el análisis de esta entrada en la
revisión gerencial y cuando el gerente presente la entrevista gerencial debe estar
familiarizado con estas acciones y la manera de como el participo.

la empresa que demuestre que del resultado del análisis se evalúa la viabilidad de
generar cambios significativos en el sistema y/o planes de acción estratégicos,
ejemplo: controles de ingeniería, implementación de nuevas tecnologías
ambientales entre otros, los cuales deben ser tratados en la revisión gerencial y
pasados por el procedimiento de gestión del cambio.
:

APRENDER HACIENDO

Guía orientativa No 1. Caso práctico. Identifico acciones de mejora

No se evidenció información documentada apropiada, como evidencia de la competencia, dado

que no fueron presentados durante la auditoría los soportes completos de 5 de 8 personas
analizadas en la muestra, incumpliendo lo definido en el numeral 2.4 de la Guía del RUC

de acuerdo con la no conformidad aquí descrita realice un análisis causal y establezca

plan de acción utilizando metologia de causa-efecto
GUIA ORIENTATIVA (ANEXOS)

FORMATO ACCIONES CORRECTIVAS , PREVENTIVAS Y DE MEJORA

No de acción Fecha de reporte
Acción
Tipo de Acción a Acción Acción de
Correctiv
implementar preventiva mejora
a
Descripción del Hallazgo:

Requisito que se incumple:

Proceso o área donde se genera

Persona que detecta Cargo
ORIGEN DEL HALLAZGO
Revisión Alta
Auditoría Interna Auditoría Externa
Dirección
Indicadores Revisión del SG-SST Solicitud
Inspección Otra (Cual)
ANÁLISIS DE CAUSAS
(Método Causa –Efecto)

Materiales

Mano de obra

Medio Ambiente

Maquinaria

Método

VALORACION DEL RIESGO

Acá dependiendo de lo que defina la organización en el procedimiento se puede hacer
esta valoración por medio de la identificación de peligros y riesgos, es decir si esta
acción me genero un riesgo y ya lo tenia identificado en la matriz de peligros y riesgos
como lo estoy valorando y como lo estoy controlando
Quienes participan en el análisis de causas
Nombre Cargo
FORMATO ACCIONES CORRECTIVAS , PREVENTIVAS Y DE MEJORA

Fecha del análisis:

ACCIONES PROPUESTAS
Respon Fecha de
No Acciones
sable Implementación

SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN

No Observaciones Eficaz Reviso Fecha

Conclusión:

CIERRE DE LA ACCIÓN
Hallazgo Cerrado (Implementado y efectivo) SI NO
Evidencias acá colocar lo que se evidencio y/o analizo
para garantizar la eficacia
SI
Requiere nueva acción NO
No.
Firma
Responsable del SG-SST
Líder de proceso
RETO PON A PRUEBA TU CONOCIMIENTO (VERDADERO O FALSO)

Seleccione cuál de las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas2:

” Seleccione cuál de las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas3:

1. Una acción correctiva, se relaciona con aquellas acciones para eliminar

o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad u otra situación potencial
no deseable. ( )

2. Toda empresa debe identificar, analizar y eliminar las causas de las

situaciones reales o potenciales no deseadas que puedan impactar la
SSTA en las áreas de trabajo o el SGSSTA ()

3. Las recomendaciones que emiten los grupos de apoyo al SGSSTA como

COPASST, brigada de emergencia, otros pueden dar origen a acciones
de no conformidades( )

4. Solo se debe verificar la eficacia de las acciones correctivas ( )

3 Respuestas : 1 ( F) ; 2 ( V) ; 3 ( F) ; 4 (F)