Evidencia 3 Auditoria de las operaciones

PRESENTADO POR: KATTY SEVERICHE

PRESENTADO A: Lina Vidal

Octubre 2019
 Fecha de informe: 5/ 11/ 2019 Sistema Auditado: KS T-SHIRT
TIENDA ONLINE

Fecha de Auditoria: 27 y 28 de octubre Duración: 2 días

de 2019
Auditor líder: Auditores:
Katty severiche Katty severiche

No total de procesos:4

Resumen Ejecutivo
El siguiente informe de auditoría se encarga de evaluar las actividades de la
empresa KS T-SHIRT, cada una de los procesos de la organización son
auditados junto con los procedimientos y los resultados obtenidos por parte de
cada uno de las actividades realizadas. Los procesos de la organización están
definidos como:
 Proceso financiero: El objetivo principal es mantener las relaciones de las
partes interesadas de la organización y manejar el dinero de la empresa
producto de las ventas. Entre las actividades más relevantes tenemos: las
compras, mecanismo de pago con los proveedores y clientes y manejo del flujo
de caja.
 Proceso marketing: El objetivo principal es definir e implementar las
estrategias de marketing y mercadeo de la organización Entre las actividades
más relevantes tenemos: actividades de gestión en función de las 4 P del
mercadeo (producto, plaza, precio, publicidad y promoción. Diseñar estrategias
de fidelización con los clientes
 Proceso de ventas: el objetivo es mantener las ventas de la organización y
aumentar la proyección de las mismas establecida por las metas de la empresa.
Además de mantener una comunicación asertiva con los clientes.
 Proceso de logística: Mantener relaciones mutuamente beneficiosas con los
proveedores de servicios, realizar mantenimiento oportuno de los equipos y
maquinaria involucradas en el proceso, mantener la infraestructura y ambiente
de la organización. A lo largo de la auditoria se evidencia claramente acciones
de mejora en cada uno de los procesos de la organización, cada una de ellas
enfocadas hacia el mejoramiento continuo de la organización. El proceso de
auditoria Inicia con la elaboración del programa de auditorías internas de la
organización y finaliza con la elaboración del informe de auditoría.
2 objetivo de la Auditoria
El proceso de auditoria tiene como objetivo evaluar las actividades de
planificación, implementación y ejecución del Sistema de Gestión de marketing y
modelo de negocio online, además de verificar y evaluar el cumplimiento de los
objetivos de la organización y la eficacia en la implementación del Sistema de
Gestión del modelo de negocio online.
3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA
Proceso Auditado: En la organización se auditaron 4 procesos
 Gestión Financiera
 Gestión de marketing
 Gestión logística
 Gestión de ventas
Lugar donde se realizaron las actividades de auditoría: Oficinas principales
Persona entrevistada y cargo: Gerencia y líderes de cada uno de los procesos
4. Metodologías
Entre las metodologías utilizadas tenemos:
1. Aplicación de entrevistas a cada uno de los líderes de los procesos
2. Lista de chequeo, evaluación de cada uno de los requisitos del modelo de
negocio online
3. Diagnóstico de entrada estado de la organización 4. Diagnostico final y
comparación de resultados
5. HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
5.1 Análisis de los resultados
Proceso: Gestión financiera
Aspectos positivos (fortalezas):
 La proyección y planificación de las ventas se realizan según el procedimiento
establecido y las necesidades de la organización.
 El presupuesto de los gastos administrativos ha disminuido en un 10 % con
respecto al resultado del año anterior
 La organización mantiene un flujo de caja saludable
Oportunidades de mejora (riesgo):
 Fortalecer las relaciones públicas con otros medios de interés, crear espacios
determinados de integración.
 Sistematizar el recaudo del dinero proveniente de los pagos de los clientes
 Determinar el perfil de los proveedores de la organización
No conformidades:
 Debilidad en la planificación de las operaciones y la asignación de recursos
financieros: Se deberá realizar un plan operativo en donde se consignen las
actividades a llevar a cabo y el presupuesto económico de cada una de las
acciones a llevar a cabo para lograr los objetivos de la organización
 Incumplimiento de las normas que rigen en el estado con relación al negocio y
modelo de negocio online.
Proceso: Gestión de marketing
Aspectos positivos (fortalezas):
 La proyección y planificación de las ventas se realizan según el procedimiento
establecido y las necesidades de la organización.
 Los clientes de la empresa se mantienen.
Oportunidades de mejora (riesgo):
 Diseñar nuevas estrategias de comunicación con los clientes, establecer
canales de información e interacción articulada con los clientes de la empresa
 Sistematizar las operaciones de control,
 Dinamizar las operaciones de marketing
 Ampliar la capacidad de atracción de nuevos clientes, realizar labores más
específicas de fidelización
 Activar de manera intensa las estrategias de promoción y publicidad
No conformidades:
 El plan de mercadeo no ha sido actualizado, las actividades a llevar son
insuficiente con respecto a las ventas que se proyectan en la organización
 Los productos que se ofrecen se limitan a un sector determinado, es
recomendable ampliar la capacidad del portafolio de productos
 Las actividades de marketing no se han llevado a cabo según lo establecido
por el plan de mercadeo.
Proceso: Gestión logística
Aspectos positivos (fortalezas):
 La gestión de mantenimiento en la maquinaria y los equipos son oportunos
 La infraestructura de la organización es adecuada para los fines propuestos
Oportunidades de mejora (riesgo):
 Diseñar planes de control con relación a los proveedores externos
 Diseñar canales de comunicación con los clientes más eficientes
 Mejorar las plataformas académicas
 Mantener actualización de los conocimientos que ofrece la organización
No conformidades:
 El reporte de fallas y anomalías de maquinaria y equipos es ambiguo para el
modelo de negocio
 Los medios determinados para la consulta, descarga del material informativo
son limitados
 Los canales de información retrasan las actividades programadas.
Proceso: Gestión de ventas
Aspectos positivos (fortalezas):
 Las ventas de la organización se mantienen
 Los productos ofertados tienen mucha aceptación por parte de los clientes
 El precio de los productos es competitivo
Oportunidades de mejora (riesgo):
 Diseñar planes de ventas, estableciendo un mayor alcance de clientes y
posicionamiento de marca en el mercado
 Aprovechar el dinamismo del mercado, realizar análisis de mercado con el fin
de captar clientes con la capacidad de adquirir nuevos conocimientos
 Fortalecer relaciones con los clientes
No conformidades:
 El servicio al cliente es poco eficiente, las quejas y reclamos de algunos productos y
servicios ofertados por parte de la organización se determinan y son tratados de
manera regular.
 Las metas establecidas no son tentadoras, es decir la empresa no se reta a seguir
creciendo
6. RECOMENDACIONES DE LA AUDITORIA
En el informe de auditoría se encontraron en total 15 no conformidades y 18
oportunidades de mejora que nos permite analizar, evaluar y establecer las
acciones a seguir para fortalecer las falencias y fallas que se presenten dentro
de la empresa. Entre las acciones a llevar a cabo por parte de la organización se
recomienda lo siguiente:
 Capacitar a todo el personal de la empresa en cuanto a los objetivos de
calidad para facilitar su cumplimiento y para que se generen e implementen más
acciones de mejora que fortalezcan el modelo de negocio online
 Sistematizar las operaciones de la cadena de valor, asumiendo todas las
responsabilidades que implica el cambio
 Planificar las ventas, operaciones de la cadena de valor y las estrategias
marketing.
 Innovar continuamente en las tecnologías blandas de la organización
 Auditar los procesos de la organización periódicamente.
Firma Auditor: ______________________
Katty severiche