PLAN DE FORMACION POR COMPETENCIAS A LA EMPRESA LAP SAS

INTRODUCCION

Una vez realizado el proceso de inducción y reinduccion a los viejos y nuevos empleados de la
empresa LAP SAS, pasamos a desarrollar el siguiente paso que es llevar a cabo un PLAN DE
FORMACION POR COMPETENCIAS (PFPC), para los trabajadores de la empresa antes mencionada,
donde, evidenciaremos unos puntos clave para su elaboración con el fin de alcanzar las metas y
objetivos propuestos por la organización, para así, lograr unos beneficios que serán de gran
utilidad tanto para la empresa como, para los colaboradores internos de la empresa LAP SAS.

Además empezaremos por conocer los distintos problemas que se vienen acrecentando en las
distintas áreas de la empresa LAP SAS, para ello, utilizaremos un diagnostico de la empresa para
saber cuál es la actualidad de la misma. Empecemos

Como parte fundamental del proceso de planificar un PLAN DE FORMACION POR COMPETENCIAS,
nos debemos enfocar en su actualidad a través de un diagnostico organizacional

Partiendo de la base ¿QUE ES UN PLAN DE FORMACION POR COMPETENCIAS? es el conjunto de

acciones destinadas a mejorar las cualidades y habilidades de los empleados de una organización,
con el objetivo de seguir siendo competitiva, incluso mejorar la productividad empresarial.

OBJETIVOS DEL PLAN DE FORMACION POR COMPETENCIAS

 Solucionar diferencias de los trabajadores en su puesto de trabajo

 Mejorar las aptitudes de los trabajadores
 Aumentar el rendimiento de la empresa
 Traer nuevas oportunidades para los trabajadores y la organización
 Mejora la calidad de vida laboral
 Aporta nuevos conocimientos a la plantilla de trabajo
 Cambia las actitudes de los empleados
 Crea trabajadores polivalentes con diferentes habilidades
 Crea mayor satisfacción personal de cada trabajador

ANALISIS DE LA ORGANIZACIÓN TOTAL (sistema organizacional)

En esta parte del proceso del PLAN DE FORMACION POR COMPETENCIAS, la empresa LAP SAS,
debe tener claro los objetivos trazados a largo plazo (5 años), que conforman una filosofía de la
formación, es decir, que la misión, visión, y valores, sus recursos, la distribución de estos en la
consecución de los objetivos estratégicos, así como el estudio del ambiente socioeconómico y
tecnológico. En este punto la empresa LAP, debe hacer énfasis si se deben estudiar todos los
factores que intervienen en la formación: planes, fuerza laboral, eficiencia organizacional, clima,
cultura y otros, que orientarían al plan de formación. Dentro de este análisis desarrollado a través
del diagnostico se pudo observar que los empleados tienen un alto grado de desconocimientos en
ciertas competencias y habilidades que hacen que la empresa sufra consecuencias graves dentro
del mercado.

ANALISIS DE LOS RECURSOS HUMANOS (sistema de entrenamiento)

En este nivel se busca identificar si las personas tienen las competencias técnicas de (conocimiento
especifico para el cargo) y personales (habilidades blandas para gestionar el cargo) para llevar a
cabo las actividades actuales y futuras de la organización. Existen unas variables para conseguir un
buen análisis como:

 Número de empleados necesarios en cada cargo

 Nivel de calificación para cada puesto de trabajo
 Nivel de conocimiento exigido por el trabajo
 Actitud de cada empleado para la gestión de su cargo
 Nivel de desempeño cualitativo y cuantitativo por empleado
 Habilidades y conocimientos específicos y genéricos
 Potencial de cada empleado dentro de la organización
 Tiempo de entrenamiento para alcanzar el nivel esperado

Analizar estos aspectos, permitirá a la organización cerrar las brechas entre los que las personas
hoy son capaces de ofrecer y lo que deben dar en el escenario competitivo, dentro de un periodo
definido y con uno recursos previstos

ANALISIS DE LAS OPERACIONES Y TAREAS (sistema de adquisición de habilidades)

En este nivel se analizan los requisitos (descripción y perfil del cargo) que pide la posición (cargo)
para ser gestionada de forma exitosa. Este análisis servirá para determinar las habilidades,
conocimientos, aptitudes, actitudes y experiencia, necesarios para desempeñarse en un cargo

Aspectos para evaluar:

Patrones de desempeño para la tarea

Identificación de proceso, procedimientos y tareas que hace en el cargo
Como desempeñar cada tarea para cumplir estándares del cargo
Habilidades, conocimientos, actitudes para el desempeño del cargo

Este análisis nos permite identificar dentro de la empresa LAP SAS, las brechas que hay entre las
cualidades y capacidades de las personas y los requerimientos del cargo, que se pueden
complementar con un proceso de formación o entrenamiento

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA CAPACITACION (LAP SAS)

Hay dos preguntas esenciales que se deben formular los lideres de gestión humana: ¿Cuáles son
nuestras necesidades de capacitación) y (que deseamos lograr por medio de nuestros esfuerzos en
el DRH? Los objetivos pueden ser muy estrechos si están limitados a la capacidad de supervisión
del Gerente. O pueden ser lo suficientemente amplios para incluir la capacidad de todos los
supervisores de línea y demás fuente revisadas (evaluación de desempeño, metas estratégicas del
negocio, cambios en tareas, entre otros). Saber lo que la organización necesita requiere de un
estudio serio y confiable, liderado por el área de GESTION DE TALENTO HUMANO, haciendo uso
de los diferentes métodos y técnicas

TECNICAS PARA INVENTARIAR NECESIDAES DE FORMACION

El inventario de necesidades de entrenamiento es una responsabilidad de línea y una función de

STAFF: corresponde al administrador de línea detectar los problemas provocados por la carencia
de entrenamiento. A él le competen todas las decisiones referentes al entrenamiento, bien sea
que utilice o no los servicios de asesoría prestado por especialistas en entrenamiento.

La responsabilidad de entrenar al personal y convertirlo en apto para el cargo a desempeñar, es

una función del líder funcional, cuyo apoyo recae el área de GESTION DEL TALENTO HUMANO

EL PLAN DE FORMACION POR COMPETENCIAS CONSTA DE 4 FASES

Que son:

o Diagnostico y Análisis de la situación

o Diseño del plan de Acción por Competencias
o Implementación de la Formación
o Evaluación de Resultado

DIAGNOSTICO Y ANALISIS DE LA SITUACION EMPRESA LAP SAS

Una vez realizada la matriz FODA a la empresa pudimos detectar o comprobar la actualidad de la
misma para ello recolectamos información por medio de esta herramienta de planificación
estratégica lo cual, nos indicas que hay unas debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas
dentro de la empresa LAP SAS que son:

FORTALEZAS

La alta demanda de los productos masivos de alimentos y de aseo

Liderazgo por parte del gerente general
La flexibilidad para los cambios empresariales de parte de su gerente general
Infraestructura adecuada para el negocio

OPRTUNIDADES

o Las herramientas administrativas para generar los cambios pertinentes en la

empresa
o Los distintos procesos y herramientas tecnológicas existentes en el mercado
o El fácil acceso a créditos financieros para suplir las necesidades económicas
 o La alta demanda de trabajadores con capacidades intelectuales, actitudes,
aptitudes, físicas, que nos brinda el mercado laboral

DEBILIDADES

 Falta de líderes en las distintas áreas de la empresa

 No existe un manual de funciones
 Los canales de comunicación no son los más óptimos
 El talento humano no recibe capacitaciones
 Existe una desmotivación por parte de los empleados
 No hay sentido de pertenencia hacia la empresa por parte de los trabajadores
 Parte del talento humano no apto para los cargos establecidos dentro de la organización

AMENAZAS

 La competencia
 Las normas, políticas y leyes estatales
 La inseguridad

ANALISIS DE LAS NECESIDADES Y SITUACION DE LA EMPRESA LAP SAS

 No saber cuándo es un cierre de ventas

 No manejar programas de office
 Tener dificultad para dirigirse al publico
 Desconocer los elementos que componen el servicio al cliente
 No saber distribuir el tiempo para sus labores cotidianas
 No saber diferenciar entre los distintos procesos llevados a cabo en la empresa
 No saber de dónde salen los resultados

NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO Y FORMACION (LAP SAS)

 Observación directa del trabajo y sus ejecutores

 Aplicación de cuestionarios
 Solicitud de supervisores y lideres
 Entrevistas estructuradas o semi-estructuradas con líderes y supervisores

Supervisores

 Reuniones interdepartamentales
Otras fuentes de información de necesidades de formación

 Informe de resultados de evaluación en periodo de prueba

 Evaluación de desempeño
 Cambios de procesos y procedimientos por ocasión de trabajo
 Resultados generales en función de los objetivos estratégicos
 Análisis de la descripción y perfiles de cargos

Informe general de resultados corporativos

Además se deben tener en cuenta las necesidades futuras, por esto es indispensable que GESTION
DE TALENTO HUMANO, este alineada con la estrategia del negocio. De tal forma que pueda
anticipar los nuevos entrenamientos para dar respuesta a nuevas necesidades tanto de productos
como de servicios. Entre ellos (Chiavenato) cita aspectos tales como:

 Expansión o reducción de la empresa

 Reducción en el número de empleados
 Cambios y métodos de trabajo
 Sustituciones o movimientos de personal
 Ausencias o licencias de personal
 Expansión de dos negocios
 Modernización de métodos y técnicas de trabajo
 `problemas presentados en las diferentes líneas de productos
 Baja productividad
 Devoluciones y quejas de los clientes (internos o externos)
 Problemas de comunicación o relacionamiento
 Gastos excesivos
 Desperdicios de tiempo o materia prima

Forma, método y plan de capacitación o entrenamiento (lap sas)

Se definen una vez realizado el diagnostico de la necesidades de formación. Esto implica el análisis
sistemático de la información recogida y la planeación para atender dichas necesidades, en tal
sentido debe preguntar

¿Cuál es la necesidad? ¿En donde ocurre? ¿Qué tipo de entrenamiento se debe brindar? ¿A cuánto
personas está dirigido? ¿Es común a un área o cargo? ¿Cuál es la prioridad para iniciar el proceso?
¿La necesidad es permanente o es coyuntural? ¿Cuál es el tiempo disponible para tal
entrenamiento? ¿Cuál es el costo de tal entrenamiento? ¿Cuáles son los recursos (internos y
externos) disponibles para suplir la necesidad? Quien o quienes pueden impartir la formación?

En suma (Chiavenato) mención que este inventario debe suministrar la siguiente información.

¿Qué debe enseñarse? ¿Quién debe aprender? ¿Cuándo debe enseñarse? ¿Dónde debe
enseñarse? ¿Cómo debe enseñarse? ¿Quién debe enseñar?
El análisis de la situación obtenido de la empresa nos arroja que los empleados no están
desarrollando sus actividades acordes con lo planificado y que hay fallas en la estructura
organizacional para ello, se requiere de un PLAN DE FORMACION POR COMPETENCIAS, que nos
dará indicios sobre cómo manejar dicha situación, donde la junta directiva apoyando al área de
TALENTO HUMANO, realizara una estrategia para obtener información sobre las necesidades de
formación que están teniendo sus colaboradores internos de LAP SAS.

Utilizando la herramienta de un (PFPC), es necesario conocer cuáles son los niveles de

conocimiento y habilidades de la empresa y por ende la de los trabajadores, y que es lo que
necesita para ser una empresa competitiva y eficiente en cuanto a su misión y visión

DISEÑO DEL PLAN DE FORMACION POR COMPETENCIAS

A raíz del PLAN DE FORMACION POR COMPETENCIAS, de la situación se debe plantear una
estrategia de formación que permita que los empleados cumplan con los requisitos exigidos en su
puesto de trabajo. Debemos tener en cuenta la adquisición de conocimiento, desarrollo, actitudes
y las nuevas habilidades necesarias. A viendo obtenido información pasamos a llevar a cabo un
plan de acción que nos permita realizar una estrategia sobre el (PFPC).

LA TECNICA UTILIZADA PARA LAP SAS SERIA: (la observación directa de los trabajadores y sus
ejecutores)

Esta se llevara a cabo mediante la observación directa a las distintas áreas de la empresa y a cada
uno de los puestos de trabajo con sus ejecutores con el fin de afianzar a los trabajadores, para ello
también aplicaríamos la técnica de aplicación de cuestionario a los colaborares

Esta técnica va ser desarrollada por el jefe de RECURSOS HUMANO a toda la empresa y por parte
de los jefes de cada área a sus respectivos puestos de trabajo

Desarrollando una observación directa y un cuestionario (CAPACITACION)

Para la capacitación que obtendrán los trabajadores acerca de la distintas necesidades hallada en
el diagnostico se hace necesario que el equipo de talento humano se haga una serie de preguntas
¿Cuáles son nuestras necesidades de capacitación? Y ¿Qué deseamos lograr por medio de nuestro
esfuerzo en el desarrollo del recurso humano DRH). Los objetivos pueden ser muy estrechos si
están limitados a la capacidad de supervisión del gerente.

La estrategia a desarrollar en este punto seria hacer un proceso de selección de personal y

planificar una capacitación que conlleve unas directrices más eficaces hacia cada uno de los
trabajadores, en cuanto a conocimientos, habilidades, actitudes y destrezas para qué realicen sus
actividades con eficiencia y eficacia

Índice de ausentismo y rotación (turnover) del personal

IMPLEMENTACION DE LA FORMACION

Esta se centra en la parte más táctica y concreta de la formación empresarial. Se determina las
horas de formación, el momento en que se realizara, contenido, modalidad etc.

Acá cabe resaltar que se realizara un cronograma de actividades con todos los componentes de la
implementación del programa es decir, de la capacitación. En procura que sea rápida pero con
dinamismo se realizara 3 veces a la semana con una intensidad horaria de 2 por secciones

Cronograma de las necesidades de formación y capacitación de la empresa LAP SAS

Actividades Departamentos
Necesidades de Áreas
Formación y Días/ Horas
Secciones
Capacitación

Cierre de Ventas Área Comercial Mates 2

Manejo del Área de Venta y Jueves 2

Paquete de Almacén
Office

Habilidades para Área de Ventas y Viernes 2

Hablar en Servicio al Cliente
Publico

Servicio al Área Comercial y el Sábado horas

Cliente Call Center Adicionales
Remuneradas
2

Administrar el Todas las Áreas Martes

Tiempo
2
 Emprendimiento Todas las Áreas Jueves 2
y Estrategias de
Ventas

Informe de resultados

El informe general de resultados busca mostrar de forma clara, medible y certera, la necesidad
que tiene la organización de hacer una inversión en su capital humano, con base en el
levantamiento de las necesidades de formación.

Es necesario tener en cuenta los indicadores más relevantes para presentarlo a la alta dirección y
obtener así su aprobación.

Habilidades del Gestor

Es de vital importancia que una vez levantado el diagnostico de necesidades de formación, su

presentación sea convincente ante la línea directiva, para que su aprobación sea inmediata y total.
Es importante que el gestor de Talento Humano cuente con habilidades de comunicación para:

Escuchar cerrando las brechas que se presentan en la interpretación de la información que

reciba
Presentar información verídica, apoyada en las evidencias (cuestionarios, grabaciones,
requerimientos)
Concretar los asuntos que sean negociados dentro del informe de necesidades de
formación
Establecer presupuestos, plazos y responsables para la ejecución
Organización de eventos y control, tanto de la logística como del proceso administrativo
que implica el desarrollo de un plan de formación
Capacidad para definir indicadores que le permitan evaluar, de forma permanente, el
avance del plan de formación
Claridad para definir las acciones de mejora en el corto, mediano y largo plazo, que
beneficie el DRH