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La planificación también ayuda a los administradores o directivos a prever los cambios que
puedan producirse al ejecutar las acciones que se han programado. De esta forma se
puede reducir el impacto negativo de los cambios y maximizar sus beneficios.
Dependiendo de la naturaleza del trabajo, la planificación debe comenzar meses o incluso
años antes de ser ejecutado el plan de trabajo
NIVELES DE LA PLANIFICACIÓN
1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA.
2. PLANEACIÓN TÁCTICA.
Es la planificación que tiende a olvidarse en las organizaciones, ataca las fases intermedias que
deben llevarse a cabo para la consecución de los objetivos establecidos en la planificación
estratégica.
Admite subniveles, se puede hacer una planificación trimestral y dentro de esta otra mensual,
teniendo cuidado de no invadir el siguiente nivel de planificación.
Esta planificación se efectúa para llevar a cabo las diferentes tareas que forman parte de la
rutina de trabajo. Es aquella asignación previa de las tareas específicas a realizar en cada una
de las unidades de operación.
Su medida es la eficiencia.
Es importante tener claro que estos tres niveles de planificación son necesarios para alcanzar
los objetivos de la organización y además generan bienestar en los trabajadores y equipos de
trabajo que la componen.
Una de estas desarrolladas aisladamente de las otras dos generara a los trabajadores la
sensación de que su esfuerzo no tiene sentido o vislumbrará el objetivo de la organización
como una lejana ilusión. Son necesarias unas bases sentadas y el esfuerzo diario para alcanzar
la meta.
Una organización que no cuida estos tres niveles de planificación nunca podrá alcanzar sus
objetivos manteniendo un buen nivel de satisfacción en todos los miembros que la componen.
1.- Planificación a largo plazo o estratégica
Son los clásicos objetivos que se definen en los comités de dirección tipo «Este año debemos
lanzar nuestra nueva página» o «En el próximo año vamos a abrir el mercado asiático».
En este nivel de planificación definiremos objetivos como «Este mes hay que definir el diseño
de la página, el mes siguiente programaremos la primera versión, el tercer mes le añadiremos
nuevas funcionalidades y el cuarto mes haremos la implantación» o «En el primer trimestre del
año queremos cuatro tiendas en China».
Es evidente que este nivel de planificación admite subniveles. Se puede hacer una
planificación trimestral y dentro de esta una planificación trimestral, pero no es recomendable
bajar mucho más abajo o perderemos el foco e invadiremos el siguiente nivel de planificación.
Es la planificación que todos llevamos a cabo en nuestro día a día. Todos tenemos una agenda,
listas de tareas, sabemos más o menos a que se están dedicando nuestros compañeros de
trabajo en el día o a lo que se van a dedicar mañana. Hay que remarcar que este nivel de
planificación es relativamente fácil de aplicar, muy efectivo para la ejecución de tareas diarias
y que proporciona una gran sensación de avance, pero nunca es suficiente para que la
organización funcione correctamente. Normalmente tendrá dos subniveles de planificación:
un nivel diario en el que planificaremos que vamos a hacer a lo largo del día o al día siguiente y
un nivel semanal que nos permitirá ajustar nuestras tareas diarias a un contexto.
La experiencia me dice que estos tres niveles de planificación son imprescindibles no solo para
alcanzar los objetivos de la organización, sino también para el bienestar de los miembros que
la componen. Una buena planificación a corto plazo sin una planificación a largo plazo dara la
sensación a los trabajadores de que su esfuerzo diario no tiene sentido o una buena
planificación a largo plazo sin una organización a medio plazo hará que el objetivo de la
organización sea una lejana utopiá porque no se sientan las bases de las etapas que hay que
conquistar antes de alcanzar un la meta.
Una organización que no cuida estos tres niveles de planificación nunca podrá alcanzar sus
objetivos manteniendo un buen nivel de satisfacción en todos los miembros que la componen.
HERRAMIENTAS PARA LA FORMULACIÓN DE PLANES ESTRATEGICOS
De acuerdo a Münch Galindo, los tipos o métodos de planeación se dividen en tres categorías:
El acrónimo de FODA define cuatro conceptos que son fundamentales para la organización:
Oportunidades: Aspectos o situaciones que ofrece el medio y que son favorables para la
empresa.
Debilidades: Son de carácter interno ya que son los puntos débiles de la organización.
Amenazas: Son los obstáculos que se presentan a largo plazo que evitan el logro de los
objetivos organizacionales.
Diagramas de flujo
El diagrama de flujo o también diagrama de actividades es una manera de
representar gráficamente un algoritmo o un proceso de alguna naturaleza, a través
de una serie de pasos estructurados y vinculados que permiten su revisión como un
todo.
Objetivo
Es la definición clara de lo que se quiere alcanzar a corto, mediano y largo plazo.
Política
Es una guía básica para la acción, determina los límites generales dentro de los
cuales han de realizarse las actividades.
Gráficas de Gantt
es una herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un período
determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite
realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y,
además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario
general del proyecto.
Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se muestra en
un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias
de tiempo concretas.
Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una
tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace
del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma
paralela y se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de
controlar los costes y personal requeridos.
El método de Ruta crítica (equivalente a sus siglas en inglés CPM, Critical Path
Metod) es muy utilizado para el desarrollo y control de proyectos, su objetivo
principal es determinar la duración de un proyecto, entendiendo éste como una
secuencia de todas las actividades que están relacionadas entre sí, en donde cada
una tiene duraciones estimadas. (Investigación de operaciones.net, s.f.)
Esta técnica es utilizada para planear y llevar a cabo un control del tiempo acerca de
las actividades a desarrollar en un proyecto, asimismo, se determinan los costos que
se esperan para cada una de ellas. En la ruta crítica, solo se hace una estimación
probable del tiempo para cada actividad. (UNAM, 2014)
La red PERT (a veces llamada gráfico PERT) consta de los elementos siguientes:
Tareas (actividades o etapas), son representadas por una flecha. Se le asigna a cada una un
código y una duración, aunque la longitud de la flecha es independiente de la duración de la
tarea.
Etapas, inicio y final de cada tarea, cada tarea tiene una etapa en la que inicia y otra en la
que finaliza, generalmente están representadas por un círculo.
Tareas ficticias, son simbolizadas con una flecha punteada, que indica las limitaciones de las
cadenas de tareas entre ciertas etapas.