DOCUMENTOS

I. Definición:
Tradicionalmente la doctrina a elaborado definiciones acerca del concepto “documento”,
las cuales no han sido muy acertadas pues incluyen características que no son propias del
mismo, o se refieren a subcategorias del mismo, sin dar así definiciones satisfactorias.
Siguiendo a Carnelutti el doctrinante Jairo Parra Quijano da una propuesta que parece ser
afortunada y completa en lo referente a la definición de documento:
¨DOCUMENTO ES TODA COSA CAPAZ DE REPRESENTAR UN HECHO O UNA
MANIFESTACION DEL PENSAMIENTO”.
II. Representación:
Para que el objeto pueda llamarse documento, debe representar un hecho cualquiera o una
manifestación del pensamiento, ya que si el documento solo se representa a si mismo sin
representar nada mas, no es documento. El documento debe representar algo distinto a si
mismo pero la representación debe estar contenida en el. Por demás la representación debe
ser siempre inmediata.
III. El documento como objeto y su materia:
El documento en primer lugar como objeto debe ser perceptible por los sentidos y sujeto de
las leyes pertinentes. En segundo lugar, el documento puede estar soportado en cualquier
material que sea capaz de representar.
IV. Funciones jurídicas del documento:
Las funciones jurídicas del documento se pueden dividir en dos dependiendo del momento
en que se presentan, así:
a) Una de carácter extraprocesal; de naturaleza sustancial y solemne.
b) Y otra de carácter procesal y probatorio; ya como elemento para la existencia o
como elemento ad probationem.
V. Diferencias entre documento y testimonio:

Testimonio:
 Este no es esencial para la existencia
de ningún acto.
 El juez presencia su formación.
 Proviene de las partes o terceros
 Solo hechos pasados. La psiquis del
hombre es donde están los hechos.
 Es un acto.

Documento:
 Los hechos están plasmados en
cualquier material.
 Hechos pasados, presentes o futuros.
 Es una cosa.
 El documento puede ser requisito
para la existencia.
 El juez no presencia su formación.
 Proviene solo de terceros
 VI. Documento y acto documentado:
Hace referencia a dos casos en concreto. Uno primero cuando el documento es meramente
representativo, caso en el cual no son separables el acto representado y el documento. Y
segundo cuando el acto es declarativo, caso en el cual los dos elementos son separables,
caso típico de este es la escritura pública, la cual contiene declaraciones de voluntad las
cuales pueden ser separadas de la misma y estar incursas de manera individual en causales
de nulidad. O contrario censu, la escritura pública puede ser nula, aun cuando las
estipulaciones que contenga sean totalmente validas.

VII. Aportación del documento al proceso:

i) Presentación por la parte interesada. Hace principal referencia a la presentación

de la demanda, la contestación, los incidentes, las excepciones y demás
oportunidades procesales en las cuales es pertinente aportar documentos. En lo
referente a procesal civil y laboral es necesario aportar los documentos con la
presentación de la demanda, no siendo si en lo contencioso administrativo,
donde solo vasta nombrar las pruebas que se pretenden hacer valer.
ii) Aportación que se logra mediante pedimento del juez. Tanto en civil como en
administrativo la parte puede indicar al juez que documento no le ha sido
posible conseguir, además de la oficina publica donde se encuentra, para que
este ordene a la misma allegar copia del documento solicitado (art. 78 C.P.C., art
139 C.C.A.).
iii) Documento incorporado mediante diligencia de inspección judicial. En lo
referente a este tema es indispensable tener en cuenta que en primer lugar, el
documento se debe recibir mediante se practica la diligencia, en segundo, que la
recepción puede ser por petición de parte a de oficio por el juez. Y tercero, que
el documento sea pertinente y por tanto se refiera a los hechos objetos de la
inspección.

DOCUMENTO PÚBLICO Y DOCUMENTO PRIVADO.

Conforme al artículo 251 del C. de P.C., es documento público el otorgado por el

funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Si es un escrito, se
denomina instrumento, y cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha
sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública. Los demás son
documentos privados.

VALOR PROBATORIO DEL DOCUMENTO PRIVADO.

El documento privado autentico tiene el mismo valor probatorio que los públicos, tanto
entre quienes lo suscribieron o crearon y sus causahabientes, como respecto de terceros.
La fecha del documento privado autentico es la que figura en el y quien pretenda demostrar
que es otra, debe tachar el documento de falso y demostrar tal condición.

El documento privado auténtico es oponible a terceros, siempre que tenga fecha cierta y
que esté otorgado, además, por persona distinta a quien lo aduce, en el proceso, como
prueba.

AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS.

Hace referencia a al artículo 11 de la Ley 446 de 1998, que regula el fenómeno de la

autenticidad.
“Autenticidad de los documentos. En todos los procesos, los documentos privados
presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial con fines
probatorios, se reputarán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni
autenticación, todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relación con los documentos
emanados de terceros”.

En resumen, en la norma encontramos:

1. Que se aplica a todos los procesos.
2. que se refiere a los documentos privados presentados por las partes.
3. para ser incorporados a un expediente judicial.
4. con fines probatorios.
5. que en esas condiciones os documentos se reputan auténticos, sin necesidad de
presentación personal ni autenticación.

La norma no nos ahorra la firma sino la autenticación o la presentación personal incluso, si

el documento es representativo, como una fotografía, debe agregarse un escrito en el que el
interesado asevere ser suya y en que reconozca la firma con que autorice dicha afirmación.

SUSTENTO DE LA PRESUNCIÓN DE AUTENTICIDAD.

El artículo 83 de la constitución política reza: “las actuaciones de los particulares y de las

autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en
todas las gestiones que aquellos adelanten ante estas”.

En efecto, si un documento trae aparejada la presunción de autenticidad por ministerio de la

ley material, como sucede con los títulos valores, al ser aportado a un proceso no pierde ni
adquiere nada por ese aspecto, pero no sucede lo mismo con relación a los documentos que
no la traen aparejada cuando se aportan al proceso, ya que la reputación de auténticos, surge
de la imputación que la parte aportante hace de la autoría. Esta facultad de atribuir autoría,
tiene una correspondencia en el cuidado y la diligencia que se debe tener para hacerla.

Esa facultad obliga al que hace la imputación, a que, en el evento de tacha de falsedad del
documento, colabore en el descubrimiento de la verdad. Colaboración que si no se brinda,
se tendrá como indicio (art. 249 del C. de P.C.) en contra del aportante del documento.

DOCUMENTOS A LOS CUALES ALCANZA LA PRESUNCIÓN DE AUTENTICIDAD.

¿La presunción establecida en el artículo citado, es para todos los documentos o solo para
los suscritos y manuscritos?

Podemos pensar en dos posiciones:

1. Solo se presumirán auténticos los documentos privados manuscritos y suscritos,
pero no los que no tengan esos signos de individualidad. Dentro de esta concepción
se encuentra ubicada la Corte Suprema de Justicia, Sala Laboral. En su criterio, el
artículo 269 C. de P.C., exija el reconocimiento expreso para que pueda ser
apreciado un instrumento que no ha sido firmado, ni manuscrito por la parte contra
quien se presenta.
2. La de quienes consideran que el art. 11 de la Ley 446 de 1998, se refiere a todos los
documentos enunciados en artículo 251. Al respecto considera la doctrina que “si la
ley no distingue, al intérprete no le está dado hacer diferenciaciones, es una antigua
regla de la hermenéutica que este caso tiene cabal aplicación, debido a que si el
artículo 11 de la Ley 446 de 1998 no diferencia entre documentos originales y en
copia, firmados o sin firmar, manuscritos y realizados por medios mecánicos, no es
adecuado interpretar que debemos entender que opera únicamente para originales o
los que están manuscritos o firmados y menos basados en normas que precisamente
la ley vino a derogar”

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.

Documento: “toda cosa capaz de representar un hecho cualquiera o una manifestación del
pensamiento” video, disco, donde se encuentra la declaración representación.

El escrito cuando se firma, alerta a la persona de las consecuencias de lo que hace.

El continente es el soporte o maquina informática donde está almacenado o archivado. Y el

contenido puede ser declarativo o representativo (un escrito o en forma oral), para ser
visualizado requiere pantallas para percibirlo.

Percepción: tiene cuerpo, contiene mensaje en lenguaje electrónico, está escrito en código
determinado, tiene grafía.

La diferencia sustancial con el documento tradicional es que a este se puede acceder de

forma directa mientras que el lenguaje electrónico requiere traducción usando aparatos.
Firma manuscrita. Entendido de la autenticidad y la imputación de la autoría y aceptación
de contenido.
Firma electrónica: hay 2 clases.
1. Firma simple: es el conjunto de datos electrónicos para identificar el autor, como la
firma manual digitalizada de la persona.
2. Firma digital y cifrada: art 2 ley 527/99. Se necesita tener claros estos conceptos:
 Criptografía: es la técnica dirigida a la ocultación o disimulación de la
información.
  Cifrado: es la transformación de datos a una forma incomprensible sin clave.
 Descifrado: transformación de la información cifrada a la forma
comprensible.
Para verificar el documento de debe mirar la autenticidad, la integridad y la
confidencialidad, la criptografía brinda las herramientas necesarias para verificarlas: la
integridad y la autenticidad a través de la firma digital y la confidencialidad a través del
cifrado.

MÉTODOS DE CIFRADO:

1. Criptografía de clave secreta: también llamada simétrica, necesita una clase para
cifrar y descifrar un mensaje.
2. Criptografía de clave publica: o asimétrica, minimiza el riesgo de envió de las
claves secretas. Son dos calves relacionadas, una es conocida y la otra es privada.

La corte constitucional en sentencia C023/98 declaro exequibles el numeral 2 del art 254
del CPC y el numeral 3 del art 268 del mismo código.
Considero aplicable y exigible el art 25 del decreto 2651/91 solo a los originales mas no a
las copias.

La corte suprema de justicia en sala laboral, dijo que los documentos presentados sin
distinguir si son originales o reproducciones se reputaran auténticos a la excepción expresa
de los poderes otorgados a representantes judiciales y a los documentos emanados de
terceros

Documentos emanados de terceros ART 277 CPC

Naturaleza dispositiva o simplemente representativa: A demanda a B y este aporta un
documento donde J le vende un bien objeto de la pretensión de A, este documento puede
ser apreciado como prueba siempre y cuando cumpla con los requisitos del art 252 del
CPC, es decir que sea reconocido ante notario o un juez.
Simplemente declarativo art 2 ley 446/98

Existe un documento en el que consta una declaración que no ha sido recibida por un
órgano jurisdiccional, pero puede ser apreciado sin necesidad de ratificación salvo que parte
contraria a la aportante lo solicite.
VALOR PROBATORIO DE LOS DOCUMENTOS ROTOS, ENMENDADOS,
SUPLANTADOS O ALTERADOS.

Cuando el documento original o copia aparece con tachaduras se distinguen 3 hipótesis:

1. Si han sido salvados por medio de notas puestas al margen o al fin y firmadas por
las mismas partes del documento o por el funcionario que haya expedido la copia.
El documento goza de pleno valor probatorio como si no hubiera pasado nada.
2. Si no aparece esa salvedad, lo interlineado o la parte que carece de valor probatorio,
pero lo demás tiene eficacia probatoria.
3. Si la alteración no salvada comprende parte sustancial del documento, no tiene valor
en parte alguno, a menos que la no defectuosa alcance a servir como principio de
 prueba por escrito. No se requiere alegar la falsedad, ni probarla, para rechazar el
documento en el último caso.

Si documento está roto o destruido parcialmente el juez lo apreciara con base en las reglas
de la sana crítica.

No se distingue si esa rotura o destrucción fue extraña a la intención del interesado o por
culpa de este, mucho menos se exige prueba de ausencia de culpa por fuerza mayor o caso
fortuito.

Para que parte alterada tenga eficacia probatoria es preciso demostrar cuál era el texto
original del documento y ello puede resulta de un concepto técnico de peritos, testimonios
de quienes lo hayan reconocido y puedan recordad su texto, o de confesión.
Puede suplirse el documento perdido, con el certificado de la oficina de registro o con copia
de otra copia que se encuentre en poder de la parte contraria o de un tercero y a falta de lo
anterior con un principio de prueba escrita y testimonios.

El Código de comercio en el ARTÍCULO 44. <PROCEDIMIENTO EN CASO DE

PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS REGISTRADOS - VALOR
PROBATORIO>. En caso de pérdida o de destrucción de un documento registrado podrá
suplirse con un certificado de la cámara de comercio en donde hubiere sido inscrito, en el
que se insertará el texto que se conserve. El documento así suplido tendrá el mismo valor
probatorio del original en cuanto a las estipulaciones o hechos que consten en el certificado.

Lo dispuesto en este artículo no se aplicará a los libros registrados.

Esto rige para toda clase de procesos

IMPUGNACION Y DESCONOCIMIENTO DE DOCUMENTOS

Documentos Privados no auténticos

Se presentan cuatro hipótesis:

1. Primera hipótesis:
Se trata del documento privado auténtico (adquirida por la presentación al proceso), que se
encuentra firmado o suscrito y el cual se aduce en contra del presunto autor, afirmando lo
anterior, este puede tacharlo de falso.

2. Segunda hipótesis:
Se trata del documento privado auténtico (autenticidad del documento antes de entrar al
proceso), la persona contra la cual se aduce puede tacharlo de falso.

3. Tercera hipótesis:
El documento adquiere autenticidad por presentarse al proceso art.11 de la Ley 446/98. Se
presenta como prueba en el proceso afirmándose haber sido suscrito o manuscrito por el
causante de las personas contra las cuales se aduce, inc.2 art. 289 C.P.C.

4. Cuarta hipótesis:
Documento privado de conformidad con la Ley material, se presume auténtico, es
presentado al proceso afirmándose haber sido firmado por el causante, hay que tacharlo de
falso. Trae aparejada la presunción.

RECONOCIMIENTO

Artículo 252 del Decreto 1400/ 1970 en el tema de autenticidad “Es auténtico un
documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha firmado o elaborado”

Artículo 252 del Decreto 2282/ 1989 reformado dice:

“Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado,
manuscrito o firmado.

Articulo 269 C.P.C. explica que los documentos no firmados, ni manuscritos, pero
elaborados pueden llegar a ser auténticos, estableciéndose por medio de los
reconocimientos o por cualquier medio probatorio. Se puede utilizar cualquier tipo de
reconocimiento, valiéndonos del principio de Buena Fe art. 83 C.P. y en la solidaridad.

RECONOCIMIENTO DE DOCUMENTO

Clases de reconocimiento

 Reconocimiento expreso:
Se hace en forma clara, patente, especificada, puede ser espontánea o provocada art. 272,
273 y 296 C.P.C, por citación judicial o a solicitud de las partes.

 Reconocimiento ficto:
Articulo 274 C.P.C.

 Reconocimiento tácito:
Para este tipo de reconocimiento se tienen dos supuestos:

1)- Que se aporte un documento y que se afirme estar suscrito, haber sido manuscrito, por
la parte contra la cual se opone, el documento se tiene por auténtico y el guardar silencio
ratifica esa autenticidad.
2)- Cuando se trata de un documento sin signo de individualidad, la persona contra la cual
se opone puede desconocerlo y el aportante le incumbe probar la elaboración jurídica para
el reconocimiento.

 Reconocimiento implícito:
Cuando una parte aporta al proceso un documento privado, reconoce con ello su
autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad.

 Reconocimiento por inscripción:

Articulo 252 C.P.C. es auténtico cuando fue inscrito en un registro público a petición de
quien lo firmó.

 Reconocimiento por atestación:

Decreto 960/ 1970 desarrolla este tipo de reconocimiento art. 68, 69, 70, 71, 72.

Articulo 68. “Quienes hayan suscrito un documento privado podrán acudir ante el notario
para que éste autorice el reconocimiento que hagan sus firmas y del contenido de aquél. En
este caso se procederá a extender una diligencia en el mismo documento o en hoja
adicional, en que se expresen el nombre e identificaciones de los comparecientes; la
declaración de estos de que las firmas son suyas y el contenido del documento es cierto, y
el lugar y la fecha de la diligencia, que terminará con las firmas de los declarantes y del
notario, quien, además, estampará el sello de la notaría”.

DILIGENCIA PARA PROVOCAR EL RECONOCIMIENTO

1. PROCEDIMIENTO:

a) Legitimación para solicitarlo:

Cualquier persona que tenga interés en el documento y que lo presente, puede solicitar que
se cite a otra para que, con ella, se surta reconocimiento.

b) Anexos:
A la solicitud para provocar el reconocimiento, sea procesal o extraprocesal, se acompaña
el documento original, copia al carbón, fotocopia, y cuando se cita al mandatario, la prueba
del mandato.

c) A quien se cita:
Se solicita la citación de la parte cuyos datos obran en el proceso, y en el evento en que sea
extraprocesal, debe indicarse la persona, su domicilio y el lugar donde puede ser notificada.

d) A quiénes se puede citar para el reconocimiento:

El párrafo 1 del artículo 272 del C.P.C., preceptúa:
“El que presente un documento privado en original o reproducción mecánica, podrá pedir
su reconocimiento por el autor, sus herederos, un mandatario con facultades para obligar al
mandante exactos de la misma índole o el representante de la persona jurídica a quien se
atribuye”

e) Decreto de la diligencia:
El juez señala fecha y hora para que tenga lugar la diligencia y el sito donde se realizará, el
que normalmente debe ser el despacho del juzgado; sin embargo, cuando se trata de una
persona detenida o impedida físicamente para comparecer a dicha dependencia, puede
llevarse a cabo en otro sitio, verbigracia, en la casa de habitación del citado, en le lugar en
que se encuentre recluido, etc.

f) Notificación de la realización de la diligencia:

Si se decreta dentro del proceso, la notificación a las partes se hará por medio de
estado, a los terceros se les notificará en la forma señalada en los numerales 1 y 2 del
artículo 320 del C.P.C. Si es extraproceso, el interesado podrá pedir que se cite a las
personas indicadas en el artículo 272; estas deben ser notificadas en forma persona, salvo
cuando se trate del reconocimiento de documentos que como diligencia anticipada se
solicita en los procesos ejecutivos; en este único es caso posible emplazar a la parte citada
(inciso final del artículo 301 del C.P.C.)

g) Juramento:
La declaración debe ser recibida previa la solemnidad del juramento (promisorio). Si la
persona reconoce el documento sin habérsele tomado juramento, la diligencia de todas
maneras es válida. En el evento en que, por el contrario, no la reconozca, en el mismo
supuesto, la diligencia es inexistente y hay que realizarla nuevamente. No es válido que
después de la diligencia se le recibe juramento.

h) Que se le pregunta:
a. Si está firmado, si la firma es suya.
b. Si está manuscrito, si fue escrito por ella.
c. Si hay una grabación, si la voz es suya.

i) Diligencia de reconocimiento realizada extraproceso:

Surtida esta se entregara actuación original al solicitante.

j) Firmas:
Terminada la diligencia, procederá a firmarla, el juez, el secretario y demás intervinientes.

k) No comparecencia:
Cuando el citado no comparece, el juez realiza la diligencia dejando constancia de dicha
ausencia.

l) Negativa a prestar juramento:

Cuando el citado comparece, pero se niega a prestar juramento o da respuestas evasivas, el
funcionario debe presentar una amonestación, para que se dé el reconocimiento.

m) Desconocimiento del documento:

Cuando la persona desconoce el documento, al aportante le incube probar la elaboración
jurídica para el reconocimiento.

EXHIBICION DE DOCUMENTOS.

El artículo 283 del C.P.C. establece una distinción, en lo referente a la exhibición de

documentos, al distinguir dos clases, los documentos privados, que a la luz de este artículo,
deben ser solicitados en el momento de solicitar pruebas, distinto a los documentos
públicos, los cuales tan solo se le solicitan a el funcionario que los tiene a su cargo.
Para solicitar los documentos, es indispensable cumplir ciertos requisitos, que representan
un modo de adquirirlos, tales requisitos son denominados necesarios, los cuales deben
cumplirse para obtener la información, ellos son; la afirmación de que los documentos se
encuentran en poder de quien se pide exhibirlo, de igual manera, se deben expresar lo
hechos que se pretendan demostrar con los documentos a exhibir, esto tiene estrecha
relación con el principio de pertinencia de la prueba, debido a la importancia que representa
al momento de existir la oposición a la exhibición de documentos por la contraparte.
Así mismo, se debe especificar qué clase de documento es, de que trata, para determinar si
es o no pertinente para demostrar los hechos que se pretendan hacer valer.

En el momento en el que se sepa que el documento se encuentra en poder de determinada

persona, pero que no se tenga la certeza total, la contraparte puede, probar que dicho
documento, se encuentra en su poder, ya sea con testimonios, o con otro documento que sea
prueba según la cual se demuestre la existencia del documento en poder de esa persona.

A la exhibición del documento, según el código de procedimiento civil, en su artículo 285,

la contraparte se puede oponer, en el termino de ejecutoria del auto que decrete dicha
exhibición, de ser así, el juez entrara a analizar los motivos de la oposición con el fin de
determinar la certeza de los mismo, de no hallarlos validos, ordenara la exhibición y lo más
grave, para la parte opositora tendrá por ciertos los hechos que se pretendían probar con la
exhibición de los documentos.

Los terceros no están obligados a mostrar los documentos cuando sean de su propiedad o de
reserva legal que les pueda causar perjuicio, sin embargo; el artículo 285 del C.P.C.
establece una multa para los terceros que se nieguen a exhibir los documentos debido a que
de esta actuación no pueden sacarse consecuencias probatorias.
Los documentos que se refieren a el estado civil de la personas, de acuerdo con la
jurisprudencial de la Corte Suprema de Justicia, en sentencia del 26 de Agosto de 1976,
deben ser inscritos en el respectivo registro civil, para que tengan efectiva vida jurídica y
produzcan los efectos para los cuales se constituyen, esto, debido a que el estado civil de la
personas, surge a raíz de hechos, actos o providencias que lo determinan, es decir; estos son
la fuente pero lo que produce sus efectos es el registro en el respectivo registro del estado
civil, verbigracia, cuando se registra la muerte de una persona, el hecho que lo determina es
la muerte, pero los efectos referentes a la herencia, y demás surgidos de tal hecho, tienen
eficacia a partir del respectivo registro del certificado de defunción.

ESCRITURA PÚBLICAS.

La escritura pública es un documento público en cuya formación interviene un notario, y el

cual debe cumplir ciertas etapas, así:

1. Recepción: percibir las declaraciones que hacen ante el notario los interesados.
2. Extensión: incorporación al documento de la versión escrita de lo declarado, es la
presentación del pensamiento de los declarantes o comparecientes.
3. Otorgamiento: asentimiento expreso que los interesados prestan al instrumento
extendido. El notario no permite la firma de ninguno de los comparecientes
mientras el instrumento no esté completo, anexos la totalidad los certificados y
documentos requeridos.
 PRUEBA DOCUMENTAL

Presentado por:
LUZ MIRELLA GIRALDO
SONIA LORENA SUAREZ
JORGE ANDRES MATEUS
VICTOR ALFONSO GARCIA
LORENA LONDOÑO GARCIA

UNIVERSIDAD DE CALDAS
FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y SOCIALES
PROGRAMA DE DERECHO