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LOGISTIQUE COMMANDE DE SERVICE Manuel Utilisateur : AMASIS STK–CS Version : 0.0 Date : 24

LOGISTIQUE COMMANDE DE SERVICE

Manuel Utilisateur : AMASIS

STK–CS

Version : 0.0

Date : 24 Novembre 2010

- Sommaire -

Versions AMASIS concernées

2

Table des modifications

2

Introduction : Commande de Service

3

Process : Commande de Service

5

Accès principal : Commande de Service

5

Pré Requis : Commande de Service

5

Paramètres des Commandes de Service

7

Services concernés

8

STK-CS-P1 Création d’une commande

9

STK-CS-P2 Réponses Fournisseur

13

Autres infos

15

Editions principales des CS

16

LOGISTIQUE COMMANDE DE SERVICE Manuel Utilisateur : AMASIS STK–CS Version : 0.0 Date : 24

LOGISTIQUE COMMANDE DE SERVICE

Manuel Utilisateur : AMASIS

STK–CS

Version : 0.0

Date : 24 Novembre 2010

Versions AMASIS concernées

Ce document est applicable aux versions A.M.A.S.I.S suivantes :

A.M.A.S.I.S V9.10

A.M.A.S.I.S V9.15

Table des modifications

VERSION

DATE

DESCRIPTION

V0.0

24/11/2010

Création du document

LOGISTIQUE COMMANDE DE SERVICE Manuel Utilisateur : AMASIS STK–CS Version : 0.0 Date : 24

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Date : 24 Novembre 2010

Introduction : Commande de Service

Cette procédure présente le processus complet à suivre sur A.M.A.S.I.S pour gérer toute demande de prestations non couvertes par d’autres fonctions natives telles que commandes d’achat, commandes de location etc…

Les commandes de services sont généralement utilisées pour :

- Location d’outillage ou de matériel « Sol » (grue, échafaudage, valise de test…)

- Location d’équipement auprès d’un tiers

- Commande d’équipement en avance (Advanced Service Exchange)

- Demande de sous-traitance.

(Advanced Service Exchange) - Demande de sous-traitance. Pour les échanges standards ou les locations

Pour les échanges standards ou les locations d’équipements ou d’outillage dont le P/N est référencé, il est cependant préférable d’utiliser les commandes de Location.

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Etats d’une commande de service :

Etat

Description

Commande non validée

Commande pré générée par une cotation par exemple, à compléter par l’utilisateur, ou commande comportant un message d’erreur

Commande validée

Commande ne comportant aucune erreur, et imprimée

Rien de livré, réponse reçue

Commande a eu une réponse fournisseur (c’est-à-dire au moins un poste a eu 1 réponse)

Livrée partiellement

Au moins un poste a été partiellement réceptionné

Livrée totalement non archivée

Commande dont la totalité des postes est réceptionnée

Annulée non archivée

Tous les postes de la commande ont la réponse fournisseur Annulé

postes de la commande ont la réponse fournisseur Annulé Une commande est considérée comme envoyée au

Une commande est considérée comme envoyée au fournisseur à partir du moment où elle apparaît avec le statut Editée

Une commande aura un statut général mais qui sera aussi déterminé par rapport aux états de ses items.

Etats des items d’une commande :

- Suite à la réception :

Etat

Description

Non livré

Aucune réception n’est effectuée

Annulé sans livraison

L’item est annulé avant sa livraison (via la réponse fournisseur), ce qui crée un mouvement d’historique correspondant.

Sous Douane

Le matériel est sous douane (saisie via la réponse fournisseur)

Partiellement livré

La demande a été satisfaite partiellement / le travail a été accompli en partie (saisie via la réponse fournisseur)

CS réceptionnée

La demande a été réceptionnée (saisie via la réponse fournisseur)

Totalement livré

La demande a été totalement satisfaite. Retour des pièces effectué (saisie via la réponse fournisseur)

- Suite à facturation :

Etat

Description

Non facturable

Commande incomplète ou portant un message d’erreur

Non facturé

Aucune facture créée pour la commande

Partiellement facturé

Quantité facturée < Quantité commandée

Totalement facturé

La quantité facturée correspond totalement à la quantité commandée.

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Process : Commande de Service

Plusieurs cas de figure peuvent être à l’origine d’une nouvelle commande de service :

Création manuelle

 

Création

depuis

une

Demande

d’Approvisionnement

(Voir

Doc

Demandes

d’approvisionnement)

Accès principal : Commande de Service

Module Logistique Menu Commandes Menu Service (CS)

Logistique ◊ Menu Commandes ◊ Menu Service (CS) Pré Requis : Commande de Service - L'utilisateur

Pré Requis : Commande de Service

- L'utilisateur doit avoir les autorisations d'accès à la gestion des Commandes de Service (cf. Menu Administration puis menu Gestion des Utilisateurs et des droits)

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: AMASIS STK–CS Version : 0.0 Date : 24 Novembre 2010 - Le code société et

- Le code société et le code magasin ont été définis, et le magasin est défini comme centre de logistique ayant la possibilité de créer des commandes. Le magasin destinataire existe et a la possibilité d’effectuer des Bons de Réception (cf. Menu Informations permanentes du module Commun, sous-menu Environnement et Lieux, sous-menu Société/Magasins/Services)

et Lieux , sous-menu Société/Magasins/Services ) - Le fournisseur est identifié en tant que tiers pouvant

- Le fournisseur est identifié en tant que tiers pouvant traiter des commandes de Service (cf. Menu Informations permanentes du module Commun, sous-menu Environnement et Lieux, sous-menu Tiers, Fournisseurs, Clients)

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: AMASIS STK–CS Version : 0.0 Date : 24 Novembre 2010 - Les devises sont définies,

- Les devises sont définies, et leur taux de change aussi à jour que possible (cf. Menu Informations permanentes du module Commun, sous-menu Finance & Comptabilité, sous- menu Devises)

- Les imputations comptables doivent être créées (cf. Menu Informations permanentes du module Commun, sous-menu Finance & Comptabilité, sous-menu Imputations comptables) Il est possible de pré assigner les imputations en fonction du type de commande, du P/N etc. (cf. Menu Informations permanentes du module Commun, sous-menu Finance & Comptabilité, sous-menu Imputation comptable par défaut)

Paramètres des Commandes de Service

Des paramètres généraux prédéfinis par l’Administrateur impactent la saisie de certaines informations d’une Commande de Service.

Pour accéder à ces paramètres en consultation, il suffit de sélectionner l’icône

.
.
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: AMASIS STK–CS Version : 0.0 Date : 24 Novembre 2010 Services concernés  Le Service

Services concernés

Le Service Comptabilité pour la création et mise à jour des devises et des imputations comptables.

Le Service Achats pour la génération et le suivi de toute commande

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STK-CS-P1 Création d’une commande

Pour créer une nouvelle Commande de Service :

-

commande Pour créer une nouvelle Commande de Service : - Cliquer sur l’icône ou en utilisant

Cliquer sur l’icône ou en utilisant la fonction F9 du clavier et on obtient l’écran ci- dessous que l’on doit renseigner :

obtient l’écran ci- dessous que l’on doit renseigner : La numérotation de la CS commencera par

La numérotation de la CS commencera par 5 et sera gérée directement par AMASIS. Le numéro de la commande de service est composé d’une 1 ère tranche sur 4 caractères et d’une 2 ème sur 8 chiffres. La 1 ère tranche, appelée tranche documentaire, sera fonction du lieu d’où est émise la commande, et est déterminée au moment de la création du magasin (cf. Doc Sociétés, magasins, services).

Description des champs

Responsable

Code de la personne qui a émis la commande Zone alphanumérique de 10 caractères

Numéro interne Permet d’attribuer un numéro interne à la commande. Il peut être Libre, Obligatoire ou Non saisissable en fonction des Paramètres des Commandes de Service

en fonction des Paramètres des Commandes de Service Zone alphanumérique de 20 caractères Date Zone obligatoire

Zone alphanumérique de 20 caractères

Date

Zone obligatoire qui correspond à la date d’émission de la commande

Demandeur Zones obligatoires qui correspondent au centre émetteur de la commande, la première zone donnant le code société, et la deuxième le code magasin. Doivent exister dans les Informations permanentes (cf. Doc Sociétés, magasins, services). La facture sera imputée à cette société/magasin.

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Livraison

Zone obligatoire qui correspond au lieu (magasin) où la commande doit être livrée (centre principal, escale…).

Tiers

Zone obligatoire qui correspond au code fournisseur à qui la commande a été envoyée. Doit exister dans les Informations permanentes (cf. Doc Sociétés, magasins, services) et être connu en temps que fournisseur de service

Adresse

Zone affichée donnant l’adresse du fournisseur.

Date limite

Date limite de livraison espérée pour l’ensemble des items de la commande.

Télex…

du

Référence et date du télex de la commande éventuellement envoyé au fournisseur.

Contact

Zone affichée donnant le nom du contact principal du fournisseur.

Téléphone

Zone affichée donnant le numéro de téléphone du contact choisi

E-mail

Zone affichée donnant l’adresse électronique du contact choisi

Transitaire

Code correspondant au transitaire. Doit exister dans les Informations permanentes (cf. Doc Tiers, fournisseurs, clients)

Frais d’approche Zone facultative correspondant au montant estimatif de passation de commande (frais de dossier, de transport…). La zone suivante permet de mettre le code devise approprié si différent de la devise de base (doit exister dans les Informations permanentes (cf. Doc Gestion des devises et taxes)

Mode de paiement

Zone facultative correspondant au mode de paiement convenu avec le fournisseur (30 jours, FOC, paiement anticipé…). Doit exister dans les Informations Permanentes Finance & Comptabilité Mode de paiement

Total

Montant HT

Zone affichée donnant le total HT des items de la commande

Total taxes

Zone affichée donnant le total des taxes à rajouter au montant HT pour l’ensemble de la commande

Montant TTC

Zone affichée donnant le total TTC des items de la commande

Montant supplémentaire Zone affichée donnant le total des coûts supplémentaires

- A la fin de la saisie des informations nécessaires, valider avec l’icône

.
.

On vient de créer l’entête de la commande de Service.

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Date : 24 Novembre 2010

: AMASIS STK–CS Version : 0.0 Date : 24 Novembre 2010 - Utiliser l’onglet « Détail

- Utiliser l’onglet « Détail » pour renseigner les P/N à commander.

- Cliquer sur « Détail » puis sur l’icône

commander. - Cliquer sur « Détail » puis sur l’icône de la partie du bas. Description

de la partie du bas.

sur « Détail » puis sur l’icône de la partie du bas. Description des champs Item

Description des champs

Item

Zone affichée correspondant à l’item de la CS

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Libellé cde

Zone de texte sur 27 lignes de 45 caractères

Date souhaitée

Date et heure auxquelles est souhaité le matériel

Prix unitaire Prix unitaire HT saisi ou provenant des prix catalogue de la fiche nomenclature si connu pour ce fournisseur, ou dernier prix d’achat de la fiche de stock si renseigné. Zone obligatoire sur 12 entiers et 4 décimales possibles selon la devise. + Devise pour l’item de la commande exprimé dans la devise de base (par défaut) ou saisi. Doit exister dans les Informations permanentes (cf. Doc Devises et taxes).

Remise

Pourcentage de remise consentie par le fournisseur Zone sur 3 entiers et 2 décimales.

Valeur totale HT

Zone affichée correspondant à la valeur hors taxe de l’item de la CS, remise déduite et dans la devise de base.

Taxes

Taxes appliquées (2 niveaux possibles). Doit exister dans les Informations permanentes (cf. Doc Devises et taxes) Zone obligatoire ou non selon paramétrage des CS.

ICG

Imputation Comptable Générale. Doit exister dans les Informations permanentes (cf. Doc Imputations comptables). Zone obligatoire.

ICA

Imputation Comptable Analytique. Doit exister dans les Informations permanentes (cf. Doc Imputations comptables). Zone obligatoire.

Valeur totale TTC

Zone affichée correspondant à la valeur toutes taxes comprises de l’item de la commande, remise déduite et dans la devise de base

de la commande, remise déduite et dans la devise de base - Renseigner les informations (P/N,

- Renseigner les informations (P/N, qté, prix unitaire

)

sur l’item à commander sans oublier de

valider

unitaire ) sur l’item à commander sans oublier de valider , ce qui a pour effet

, ce qui a pour effet de remplir le tableau de gauche.

La validation de l’item nous fait passer sur la saisie du prochain. Si on souhaite finir la saisie, on clique

sur l’icône

Si on souhaite finir la saisie, on clique sur l’icône Lorsqu’un item de commande est en

Lorsqu’un item de commande est en erreur (Informations manquantes, erronés etc un icône apparaît devant la ligne concernée avec un message d’erreur

)

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: AMASIS STK–CS Version : 0.0 Date : 24 Novembre 2010 La création est possible en
: AMASIS STK–CS Version : 0.0 Date : 24 Novembre 2010 La création est possible en

La création est possible en copiant une commande déjà existante en utilisant l’icône

.
.

STK-CS-P2 Réponses Fournisseur

Les réponses fournisseur permettent de renseigner l’évolution du traitement de la commande dans le temps (phase de transit, de dédouanement…) de changer la date de livraison prévue.

Les commandes de service n’ayant pas de quantité gérée, leur état de réception et leur clôture se gèrent directement à partir des réponses fournisseur.

On se positionne sur l’onglet « Rép. Fournisseurs ». En fonction de la réponse, l’état de l’item de la commande va changer.

réponse, l’état de l’item de la commande va changer. Description des champs Fournisseur Zone affichée reprenant

Description des champs

Fournisseur

Zone affichée reprenant le code et le libellé du fournisseur auquel est adressé la CS.

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Quantité

Zone affichée reprenant la quantité commandée pour cet item

Réponse

Réponse du fournisseur. Voir tableau ci-dessous

Prévue le

Date de livraison prévue de la CS

N°LTA

Numéro de Lettre de Transport Aérien. Zone alphanumérique sur 20 caractères

Transitaire

Transitaire en charge du vol

Vol

Numéro du vol

Date vol

Date effective du vol

Heure vol

Heure de départ du vol

Heure disponibilité

Heure de disponibilité de la pièce

Importation

Information indiquant si la marchandise reçue est soumise à licence d’importation ou non Zone alphanumérique sur 10 caractères

si la marchandise reçue est soumise à licence d’importation ou non Zone alphanumérique sur 10 caractères
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Etat des items de commande en fonction de la réponse fournisseur :

Code

Réponse

Description

Statut item

A

ANNULE

Quantité non livrée est annulée auprès du fournisseur. Le poste de commande est soldé

Annulé sans livraison

D

DOUANE

Marchandise commandée est en cours de dédouanement

Sous Douane

   

La marchandise / service demandé(e) est

 

P

PARTIELLEMENT

SOLDE

partiellement arrivée / le travail demandé est partiellement accompli.

Partiellement livré

R

RECEPTIONNE

Les pièces louées sont arrivées / la demande de service a été satisfaite

CS Réceptionnée

S

SOLDE

La commande de service est totalement satisfaite (retour des pièces effectués)

Totalement livré

Autres infos

Onglet « BR / Factures » :

Permet de consulter la liste des bons de pièces pour retour et des factures saisies pour l’item de commande sélectionné.

factures saisies pour l’item de commande sélectionné. Onglet « Infos. Complémentaires » : Permet de consulter

Onglet « Infos. Complémentaires » :

Permet de consulter :

- la liste des DA liées à cet item de commande

- la demande de cotation à l’origine

- la proposition de réapprovisionnement à l’origine

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