PROCEDIMIENTO CONTROL DE Código:

DOCUMENTOS FA-P-SG-018

Grupo Empresarial “FABRESCO”

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS

CARGO NOMBRE FIRMA FECHA

Jefe Mantenimiento Walter Céspedes López

ELABORADO POR:
Líder Mantenimiento Edgar A. Navarro Puchulan

Gerente General Carlos A. Escobar Talledo

Julio 2019
REVISADO POR:
Gerente Administrativa Marcy F. Osorio Castañeda

Gerente General Carlos A. Escobar Talledo

APROBADO POR:
Gerente Administrativa Marcy F. Osorio Castañeda
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTO

1. OBJETIVO

Establecer los parámetros generales para la elaboración de documentos, su codificación, emisión,

revisión, aprobación, modificación, actualización, control de cambios, distribución, eliminación, manejo e
identificación de documentos obsoletos, en el marco de los Sistemas de Gestión establecidos en el Grupo
Empresarial, con el fin de facilitar su presentación, utilización y disposición final.

2. ALCANCE

El procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que han adoptado Sistemas
de Gestión en el Grupo Empresarial Fabresco

3. RESPONSABILIDADES:

El presente procedimiento se dará a conocer a las personas que están relacionadas directamente con la
actividad de documentación del Sistema de Gestión Integral de la organización. Es responsabilidad del
Coordinador del SIG distribuir, almacenar y realizar cualquier cambio al original de este procedimiento. El
Coordinador del sistema es responsable de velar por la administración y actualización de este documento
en el medio físico y digital, el cual se encontrará en la red interna y almacenados en archivos en el área
administrativa

4. DOCUMENTO DE REFERENCIA:

- Norma ISO 45001 inciso 7.5.3. Seguridad y Salud en el Trabajo

- Decreto Supremo 050-2012-TR
- Ley 29783 Art 28. Registros del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

5. DEFINICIONES

Aprobación: verificación que se hace al documento elaborado para confirmar si su contenido cumple con
los requerimientos de la norma ISO 45001, si corresponde a la política y a los objetivos de salud y
seguridad de la organización. También se confirma si lo expresado en el contenido es realizable con los
recursos actuales o con recursos que se pueden suministrar a corto plazo para su aplicación.

Copia controlada: Son copias de todos aquellos documentos sujetos al control de su tenencia una vez
aprobados.

Copia no controlada: Son copias de aquellos documentos que se emiten ante solicitud de una
dependencia o usuario y que eximen al emisor de la responsabilidad del control de actualización.

Distribución: Entrega del documento a una persona que lo requiera para cualquier actividad relacionada
con sus funciones.

Documento: Información y su medio de soporte. Incluye: manuales, procedimientos formatos e

instructivos ya sean internos o externos.

Documento Obsoleto: Documento que no está vigente ya que existe una nueva versión.
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Elaboración: Es la composición escrita que junto con la digitación permite diseñar un documento.

Instructivo: es un documento opcional de la organización, en él se describen de forma detallada las

actividades a realizar, que por su complejidad no son explicadas en los procedimientos o para facilitar su
compresión deben ser aclaradas específicamente

Listado Maestro: registro que indica el código, título, versión, fecha vigencia y poseedores de las copias
controladas de un documento.

Manual: Es el documento que contiene una descripción precisa de la organización, en él se especifica de

forma clara y coherente la estructura de la organización, sus directrices y se determinan los elementos
principales de la organización como son: el organigrama, el mapa y la caracterización de los procesos
entre otros.

Plan de calidad: Es el documento que describe el conjunto de actividades a realizar en un proyecto para
alcanzar el objetivo que la organización asume, contendrá una clara descripción de objetivos, alcance,
actividades, responsabilidad, documentación de referencia, métodos de evaluación y un cronograma.

Procedimiento: Es un documento que describe la secuencia de pasos necesarios para asegurar la

correcta ejecución de las actividades. En general, un procedimiento define "qué se debe hacer", "quién lo
debe hacer", "cómo" y "con qué registros" se debe realizar.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas

Revisión: Etapa que comprende la verificación que lo escrito corresponde con lo establecido.

Versión: término utilizado para indicar el estado de evolución de los documentos con base en el número
de actualizaciones que ha tenido anteriormente.

6. GENERALIDADES

A continuación se encuentra la información necesaria para la elaboración, creación, revisión, aprobación,

actualización, anulación, distribución, control y almacenamiento de la documentación del Sistema de
Gestión, define las actividades relacionadas con la estructuración y control de los siguientes documentos:
manuales, procedimientos formatos e instructivos de tipo interno.

7. DESARROLLO

7.1 CONDICIONES GENERALES

Para el adecuado manejo y control de los documentos y registros Institucionales se tendrán en cuenta las
siguientes consideraciones:

 Quien elabora un documento, no podrá revisar y/o aprobar el documento.

 Corresponde al auxiliar de Gestión documental asegurar el trámite adecuado de las solicitudes

de elaboración, modificación o eliminación de documentos.
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 Para las solicitudes de aprobación de documentos por elaboración, modificación o eliminación,

tener en cuenta la simplificación (eliminación de actividades que no agregan valor) y las
oportunidades de mejora, para el proceso y/o subproceso al que este asociado el documento.

 Es responsabilidad del coordinador del SIG, socializar la documentación vigente a sus respectivos
supervisores en los Campus y a su vez estos, realizarán la socialización al personal participante
en el uso de los mismos.

 Los lineamientos establecidos por Gestión Documental para el manejo de correspondencia y

comunicaciones, de los documentos administrativos, para la de organización de archivos, la
digitalización de documentos, y los demás que le sean aprobados para uso institucional por las
autoridades competentes, son de cumplimiento de los procesos del Sistema de Gestión.

 Gestión documental debe asegurar que los procesos y/o subprocesos cuenten con los
documentos aprobados, actualizados; controlar que los obsoletos no estén en circulación,
informar los nuevos documentos elaborados a los líderes de proceso y/o subproceso y
establecer los mecanismos que permitan verificar el uso adecuado de los mismos.

 La documentación de los Sistemas de Gestión, está registrada en el Listado Maestro de

Documentos, y su acceso, estará controlado por el coordinador del SIG, según los cuales
podrá realizar consultas, solicitar modificación o eliminación, revisión o aprobación.

 Se debe insertar la marca de agua “COPIA CONTROLADA” a los documentos sobre los cuales
existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.
De lo contrario, insertar marca de agua con la expresión “COPIA NO CONTROLADA”.

 Es responsabilidad del supervisor de seguridad del área o proceso y del líder
encargado del uso del documento, verificar que se utilice la versión vigente. El utilizar
documentos desactualizados puede ocasionar desvíos al objetivo de un proceso.

 El supervisor de seguridad de área debe controlar los documentos externos, garantizar

el uso adecuado de las versiones e informar a Gestión Documental de las novedades,
para proceder a realizar las actualizaciones correspondientes.

 Cuando en un documento se consolide información, actividades o responsabilidades

concernientes a varios procesos o subprocesos, el líder que identifique la necesidad de
ajustar los conceptos allí relacionados, deberá informar al responsable del documento
las modificaciones correspondientes para garantizar su oportuna actualización.

 El líder nacional del proceso debe revisar mínimo una vez al año los documentos del
proceso o subproceso con el fin de verificar su pertinencia y realizar las actualizaciones
necesarias.
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Para la elaboración de manuales, procedimientos e instructivos relacionados con el Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se deberá tener en cuenta los siguientes parámetros:

El encabezado de cada página deberá incluir el logo del Grupo Empresarial Fabresco, debajo del logo
se hará alusión a Grupo Empresarial seguido del nombre en comillas y las pagina web empresarial;
el encabezado contendrá el nombre, debajo SISTEMA DE GESTION (normativa que se está
implementando), código, revisión.

LOGO DE EL GRUPO
EMPRESARIAL NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO

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CONTROL DOCUMENTARIO FA-P-SG-018

Grupo Empresarial
“FABRESCO” SISTEMA DE GESTION Revisión: 01
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NOMBRE DEL GRUPO NORMATIVA REVISION

EMPRESARIALY
PAGINA WEB
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Todos los documentos iniciarán con la portada, esta contendrá el encabezado de página y el nombre
del documento centrado en letra tipo ARIAL y una tabla que valida la elaboración revisión y aprobación
del documento como control del mismo firmado por personal autorizado

NOMBRE DEL DOCUMENTO

CARGO NOMBRE FIRMA FECHA

ELABORADO POR:

Julio 2019
REVISADO POR:

APROBADO POR:

Los contenidos de manuales y procedimientos deberán tener la siguiente estructura:

1.- Una portada, contendrá el encabezado y el nombre del documento en letra ARIAL.
2.- Tabla de Contenido.
3.- Objetivo (propósito por el cual se elabora el documento).
4.- Alcance (A qué procesos afectará el documento).
5.- Responsabilidad y autoridad (las personas a las cuales se dará a conocer el documento y quién
será el responsable de su aplicación y control).
6.- Documentos de referencia (normatividad en la que se basará el procedimiento)
7.- Definiciones (lista de palabras ordenadas que contienen su definición)
9.- Generalidades: incluye la descripción del proceso a documentar, se pueden utilizar metodologías
variadas, independientemente del nivel de detalle, su complejidad dependerá del nivel de habilidad y
formación del personal que lleva a cabo las actividades. Es necesario determinar: ¿qué debe
hacerse?, ¿por quién?, ¿Cuándo? y los registros necesarios. El documento podrá contener un
flujograma.
10.- Desarrollo: Los registros relacionados con las actividades descritas en el procedimiento

La estructura de instructivos de trabajo puede variar con respecto a lo establecido para

manuales y procedimientos documentados en esté procedimiento.

Los formatos elaborados por el Grupo Empresarial Fabresco, deberá contener como mínimo:

1. Encabezado.
2. Fecha.
3. Campos de control o registro.
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7.1 Parámetros para la codificación de documentos y formatos.

Cuando se elabore un documento o formato se debe codificar así:

El primer y segundo carácter alfabético indica al Grupo Empresarial separado por guion (-)
El tercero representa el tipo de documento (puede variar la cantidad entre 2 a 3 caracteres según al
proceso al que pertenece.
El cuarto y quinto indican Sistema de Gestión.
Y luego se tiene un carácter numérico consecutivo del documento dentro del proceso.
A continuación se presenta un ejemplo de la codificación del presente documento.

Código del documento: FA-P-SG-018

“Fabresco (FA) - Tipo de Documento (P) – Sistema de Gestion (SG) - Consecutivo documento (018)”

Para asignar correctamente el código a cada documento se deberá seguir la siguiente nomenclatura:

Nº DE
CARÁCTER SIMBOLIZA DETERMINA
CARÁCTER

2 FA Grupo Empresarial FABRESCO Grupo al que pertenece

I Instructivo
1
p Procedimientos
MA Manual
NO Normas
PL Plan
2
PR Programa
Tipo de documento
RE Formato
RG Registro
MOF Manuales de Organización y Funciones
OBJ Objetivo
3
ORG Organigrama
POL Política

2 SG Sistema de Gestión Sistema al que pertenece

# 01 Versión Consecutivo
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7.3 Jerarquía de la documentación.

La estructura documental del Sistema de Gestión está definida en el Manual de Seguridad y Salud
en el Trabajo FA-MA-SG-004. El nivel jerárquico de los documentos se puede observar en la siguiente
figura.

Manual de Seguridad y Salud

en el Trabajo FA-MA-SG-004

Control de Documentos
Control de Registros
Auditoria Interna
Control de No Conformidades
Acciones Correctivas y Preventiva
DOCUMENTOS
EXTERNOS
Planes

Procedimientos
operativos

Instructivos
Formatos
Registros

ALMACENAMIENTO
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7.4 Actividades para la creación, aprobación y actualización de los documentos.

Cualquier colaborador del Grupo Empresarial Fabresco que identifique la necesidad de crear, actualizar
o anular algún documento o formato perteneciente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo, deberá informar al supervisor SST del área respectiva, quien determinara si se aprueba o no la
petición, haciendo las correspondientes observaciones. En caso de ser rechazada la petición, se dará fin
a la creación o cambio en el documento. Cuando la petición sea aprobada, se procede a levantar la
información necesaria (es importante que el personal involucrado participe en esta actividad). Luego el
supervisor SST de área deberá informar al Coordinador de SST los cambios solicitados para que este
último diligencie el formato.

Para la anulación de los documentos es necesario consultar a los involucrados, para confirmar que el
documento puede ser eliminado. El documento a cambiar o anular será almacenado en medio impreso
y/o digitado por un período de 1 año. Esté documento deberá ser recogido e identificado con la marca de
DOCUMENTO OBSOLETO, para prevenir el uso inadecuado. Estos documentos podrán ser consultados
al Coordinador de SST quien manejara la información de manera digital en carpeta históricos o
impresos.

Definido y corregido el documento, el Coordinador de SST procede a dar codificación y cambio de versión.
El documento deberá ser entregado al responsable de revisión y aprobación, el cual informará las
correcciones que encuentre. Luego de corregir las novedades encontradas el documento deberá ser
aprobado.

En la tabla que aparece a continuación se determina la responsabilidad en la revisión y aprobación de los

documentos con relación a la jerarquía documental.
Las actividades de revisión y aprobación de los documentos se evidencian mediante nombres y firmas.

Jerarquía Responsable de:

Tipo de documento
Documental Revisión Aprobación
1º Manual Gerente Administrativo Gerente Administrativo
Gerente General Gerente General
2º Procedimiento obligatorio Gerente Administrativo Gerente Administrativo
Gerente General Gerente General
3º Plan de SST Gerente Administrativo Gerente Administrativo
Gerente General Gerente General
Coordinador de SST
4º Procedimiento operativo Gerente Administrativo Gerente Administrativo
Gerente General Gerente General
Jefe de Mantenimiento Jefe de Mantenimiento
5º Instructivo y formato Gerente Administrativo Gerente Administrativo
Gerente General Gerente General
Jefe de Mantenimiento Jefe de Mantenimiento
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7.5 Actividades para el control, distribución y almacenamiento de los documentos.

Teniendo en cuenta las funciones de los integrantes de cada proceso, el Coordinador de SST definirá los
responsables del cuidado, tenencia y control de los documentos en medio físico, ya que los documentos
en medio digital estarán controlados en la red interna de la Empresa
Luego el Coordinador de SST procederá a distribuir el documento en medio físico.
Para asegurar que la versión apropiada del documento está en el sitio indicado cualquier documento
interno en medio impreso que sean distribuidos, deberá llevar la marca de COPIA CONTROLADA.

El Coordinador de SST es responsable del control y deberá tener el documento original, al entregar la
nueva versión de una copia controlada en medio físico, el poseedor deberá devolver la versión obsoleta.
Los documentos que se ubiquen en la red interna de la Empresa serán responsabilidad del Coordinador
de SST, estos documentos llevaran la marca de DOCUMENTO NO CONTROLADO y estarán protegidos
con una clave de seguridad para que no sean modificados. La legibilidad y facilidad para la identificación
de documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se asegura con la aplicación
de los numerales 7.1 y 7.2 del presente procedimiento, adicionalmente el Coordinador de SST verificara
periódicamente el estado de los documentos.

El orden de la documentación se asegurará por medio de la correcta identificación y trazabilidad por parte
de la persona responsable de su conocimiento, aplicación y almacenamiento durante el desarrollo de los
procesos. El acceso a la documentación en medio digital sólo estará disponible para los usuarios con
permiso de acceso a la red de la Empresa.
Se realizará una copia de seguridad mensual de la documentación del Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo.

Los documentos utilizados por el Sistema de Gestión de la Calidad deberán ser revisados y actualizados
al menos una vez al año.

7.6. Generalidades de la documentación.

Para su identificación los documentos externos deberán llevar una marca de DOCUMENTO EXTERNO.
El control será responsabilidad del supervisor de cada área, al igual que el diligenciamiento y actualización
de documentos externos de su área o proceso. El Coordinador de SST será el responsable que todos los
documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo aplicables a determinada
actividad estén disponibles y actualizados en los lugares adecuados para su correcto uso.
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CREACIÓN, APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

FA-XX-XX
Coordinador de SIG

FA – XX-XX

FA – XX - XX

Coordinador de SIG

ARCHIVO
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CONTROL, DISTRIBUCIÓN Y ALMACENAMIENTO

FA-XXX-XX
Coordinador de SIG

ARCHIVO
DIGITAL
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7.7 REGISTROS RELACIONADOS.

FT-AGC-01 Listado maestro de documentos internos.
FT-AGC-02 Listado maestro de documentos externos.
FT-AGC-04 Solicitud para la creación o cambio de documentos.
FT-AGC-05 Listado de distribución de documentos.

SIMBOLOGÍA UTILIZADA
Nº IDEOGRAMA SIGNIFICADO INTERPRETACIÓN

Se utiliza para determinar el

1 Comienzo
inicio de una serie de actividades

Representa una actividad que

2 Actividad
debe ejecutar

Simboliza el formato que deberá

3 Formato / Registro
4 Decisión
5 FIN Fin
6 Marca
7 Archivo
8 Red
9 Documento físico
10 Clave
ser diligenciado
Se utiliza para representar el
camino que se puede tomar con
una determinada decisión
Representa el fin de una
actividad o de un proceso
determinado
Simboliza una marca o sello en
la documentación
Representa la actividad de
conformación y ejecución del
archivo histórico
Simboliza la documentación
contenida mediante la red.
Se utiliza para representar el
documento en medio físico
Representa una clave de acceso

Simboliza al usuario de la
11 Usuario electrónico
Intranet
Representa la realización de una
12 Copia Digital
Copia magnética.

8. FECHA DE LA PRÓXIMA ACTUALIZACION.

ESTE PROCEDIMIENTO DEBERÁ SER ACTUALIZADO EN JULIO DEL 2020.