CLIENTES FORTOX S.A.

Clientes del sector residencial

La propiedad horizontal, condominios, unidades o conjuntos residenciales son
preferidos a la hora de adquirir una solución habitacional, por diversas razones
como lo son la privacidad, la tranquilidad, la comodidad y sobre todo la
seguridad. Debido a esto y a los altos índices de robos e intrusión a las unidades
residenciales, este sector opta cada vez más por incorporar sistemas de
seguridad tanto física como tecnológica, por el movimiento diario que llevan estos
ciudadanos y su vida agitada. Se tienen la necesidad de crear e implementar
estrategias de seguridad para controlar el acceso a sus instalaciones, y conocer
quién se encuentra en el interior de la residencia, esto es importante para brindar
la protección a los residentes o visitantes y sus bienes, evitando eventuales
situaciones que eviten garantizar un ambiente más tranquilo y seguro.
Fortox se enfoca en clientes privados y conoce las necesidades de este sector,
por ende ofrece diversos servicios integrales, asesorando continuamente los
solicitantes del servicio y/o copropietarios. Para disminuir riesgos esta empresa
evalúa la viabilidad financiera de sus clientes, por esto se requiere que las
unidades residenciales a la cual se presta el servicio pertenezcan a un estrato
socioeconómico superior a 4.
Actualmente conforman el grupo de clientes Fortox más de 200 condominios,
conjuntos y unidades residenciales.

Clientes del sector comercial

El sector comercial es uno de los más grandes del país. Está conformado por
pequeñas, medianas y grandes empresas que le aportan una fuerte dinámica a la
economía nacional.
El sector, demanda servicios de seguridad bastante específicos, estos se vuelven
clave para proteger los negocios ante diferentes actos delictivos (hurto de
mercancías, falsos vendedores, estafa, contrabando y extorsión a comerciantes).
Fortox realiza un acompañamiento para proveer servicios seguridad a este
sector, teniendo en cuenta que se debe contar con un acompañamiento las 24
horas, algunos por medio de cámaras, otros con alarmas e inclusive personal de
seguridad.

La compañía Fortox, presta servicios siempre y cuando la empresa beneficiaria le

ofrezca viabilidad financiera a Fortox y no represente un riesgo para la marca; es
decir el prestador de servicio de seguridad (Fortox) no atiende la demanda de
seguridad en moteles, casinos, ni en protección a dineros bancarios (en términos
de entidad financiera), porque representan un riesgo y sus costos son bastante
elevados.
Clientes industriales.
Las grandes y medianas empresas conforman estos clientes, encargados de la
elaboración masiva de productos. Teniendo en cuenta que el sector productivo
hace parte de la gran economía de Colombia. Dichas empresas se ubican en
zonas o parques industriales, o también dentro de las ciudades, pero deben de
acogerse a las medidas y normas que regulan su funcionamiento.
En este tipo de organizaciones el uso de la seguridad ha evolucionado de forma
importante involucrando métodos técnicos para gestionar y controlar los riesgos
de la seguridad física, informática y seguridad industrial.

Para este sector se tiene una gran experiencia en la prestación de servicios de:
vigilantes, consultoría, escoltas de ejecutivos, escoltas de producto, seguridad
canina y seguridad eléctrica.

Protege:
Industria de alimentos, bebidas, textiles, cementeras, vidrieras, químicos,
aluminio, llantas, cauchos, productos farmacéuticos, papel petróleo, acero, hierro
y productos mecánicos entre otros.

MATRIZ RACI: SERVICIO DE SEGURIDAD FÍSICA EN RESIDENCIAS

R - Responsable
A - Aprobador
C - Consultado
I – Informado
 MercadeoSecretaria de
Jefe de Operaciones.

Analista de selección

Analista de seguridad

Jefe comercial

Operaciones
Director de
Supervisor

Guarda
Cliente
ROLES

Física
N° ACTIVIDAD
1 El cliente decide contactar a la empresa R
2 Toma de datos básicos del cliente R
3 Agendar cita para la visita al cliente A R
4 Preparación de los documentos que se llevaran a la visita R
5 Escuchar las necesidades del cliente R
6 Evaluación de los riesgos en la instalación del cliente y su entorno. R C A
7 Brindar asesoría al cliente. C R A
8 Realizar propuestas al cliente de acuerdo a lo que este necesita y solicita C R A I
9 Negociación de los precios y servicios A R C I
10 Toma de decisión por parte del cliente R A I
11 Firma del contrato I R A
12 Selección del personal de acuerdo al perfil que exige el cliente C R A
13 Presentación del personal al cliente para su aprobación A R I I
Recepción formal del área de monitoreo y descanso dentro de la instalación del cliente, al
14 C R I
guarda.
15 El JO realiza la entrega y explicación de las consignas a los guardas I R I
16 Presentación de la empresa y guardas a la comunidad de la residencia I A R
17 Inicio de funciones por parte de los guardas R
Visita del supervisor al guarda en el lugar de trabajo para evaluación del desempeño y atención
18 A R
de PQRS
19 I C A R
Entrega de informe de novedades por parte del guarda al cliente y jefe de operaciones
20 I A R
Reporte de visitas del puesto de trabajo por parte del Supervisor

21 R C C I
Informe de actividades al Jefe de Operaciones y administración de la residencia
IDENTIFICACIÓN DE CARGOS:
FORTOX SECURITY GROUP.

I. IDENTIFICACION DEL CARGO

TITULO DEL CARGO Guarda

DEPENDENCIA Operaciones

SUPERIOR JERARQUICO Supervisor / jefe de operaciones

PERSONAL A CARGO Ninguno

MODALIDAD DEL CONTRATO Contrato fijo a un (1) año

FORMA DE PAGO Quincenal.

JORNADA LABORAL 48 horas semanales en horarios

que pueden ser variables.

II. RESUMEN DEL CARGO

Efectuar el control permanente del área custodiada

Verificar la entrada y salida de personas, vehículos, bienes y/o activos del
sitio custodiado.
Brindar seguridad y protección a las personas que se encuentran en ésta y
a los bienes bajo su vigilancia.
 IV. PRINCIPALES AREAS DE RESPONSABILIDAD

ACCIONES RESULTADO FINAL FORMAS DE MEDIR

PRINCIPALES Y DE ESPERADO (PARA QUE EL LOGRO (COMO
APOYO (QUE HACE) LO HACE) VERIFICARLO)
Identificar factoresSe realiza para tener laRegistro de los hechos
generadores de riesgos, enposibilidad de controlar ypropios del puesto de
el puesto de trabajo y en elde atacar los riesgos, quetrabajo durante la
área custodiada. pueden dificultar laprestación del servicio de
correcta ejecución y puestaseguridad.
en marcha de la prestación
del servicio. . N de incidentes
presenyados

Registrar en ordenTener conocimiento de loCumplimiento de las

cronológico los aspectosacontecido en el puesto deconsignas.
relevantes de la prestacióntrabajo.
del servicio Manejo de la minuta y
documentos del puesto
Vigilar la funcionalidad deSe realiza para verificar laInducción al personal
los equipos de seguridadfuncionalidad de lasoperativo con respecto a la
tecnológica dispuestos enayudas de seguridadcorrecta funcionalidad de
las instalaciones delelectrónicas. equipos electrónicos.
cliente, y reportar a quien Revisión permanente de
corresponda si presentan los elemento de seguridad
algún daño, cuando electrónica.
aplique.
Reporte de los daños
Ejercer el controlSe realiza con el fin deSe verifica a través del
permanente sobre lasproteger a las personasseguimiento de las
puertas y/o áreas deque residen en el lugar enpersonas y los bienes
físicos, empleando
acceso que le seanel que trabajan.
sistemas de seguridad
asignadas para suEvitar la comisión de actoselectrónica y rondas al
custodia. delictivos o infracciones alinterior del establecimiento.
interior de la residencia.

Verificar en el relevo ySe realiza con el fin deLa verificación de esta

durante la prestación delestar informado de lasfunción se realiza mediante
servicio el estado desituaciones que se hanla revisión de registros de
puertas, ventanas,presentado antes de tomarlos hechos que hallan
iluminación, salidas deel puesto, y para verificar lasucedido durante el cambio
emergencia y áreas quecorrecta funcionalidad dede puesto.
estén bajo su custodia. todos los elementos
propios del servicio. Evaluación y revisión de
todos los elementos para
la prestación del servicio.
Observar o impedir segúnIdentificar las personas que Informando a los
sea el caso la entrada oingresen al inmueble y residentes por medio del
estadía de personaspara proteger la integridad citófono, la identidad de
extrañas que llegan al áreade los residentes. la(s) persona(s) que
quieran ingresar y
custodiada. esperando el permiso
para el ingreso de estos
individuos. O en su efecto
esperar la autorización del
ingreso de artículos.

Fijar la atención sobreSe hace para asegurar Revisión permanente de

cualquier hecho que setodos los aspectos que todo aquello que deberá
salga de lo normal y tomar puedan perjudicar la ser corregido y que puede
causar inconvenientes
las acciones preventivas yprestación del servicio de
durante el servicio.
correctivas del caso. seguridad física. Registro en la minuta de
los hechos que deban ser
corregidos y que se deben
prevenir.

Mantener informado alSe realiza con el fin de darSe hace a través del
Supervisor y si esa conocer al jefe inmediato,registro de los
necesario al Jefe detodos los aspectosinconvenientes que se
Operaciones de todas lasacontecidos en lapresentan durante la
novedades y/oprestación del servicio. prestación del servicio,
irregularidades durante la dicho registro se realizara a
prestación del servicio. través de la minuta.

Constatar antes deSe realiza para corroborarEl guarda que va a

entregar el puesto de queque la persona queentregar el lugar de trabajo,
quien lo releva pertenezcaofrecerá el servicio dedebe solicitar la
a Fortox y se encuentre enseguridad pertenezcadocumentación apropiada
condiciones aptas pararealmente a la compañía,a quien llegue. De no ser
prestar el servicio. evitando inconvenientesasí, deberá informar a la
legales a Fortox. empresa para las acciones
pertinentes y envió del
relevo respectivo.
Cumplir las demás Para dar cumplimiento a Con los índices de
funciones propias del cargotodos los requisitos desempeño que se realiza
y las que le asigne su jefe establecidos por la anualmente para que el
Jefe inmediato conozca
inmediato. compañía.
cómo fue su labor durante
ese año.
 VI. RELACIONES DE TRABAJO

RELACIONES INTERNAS NATURALEZA O PROPOSITO

(CON QUIEN) (PARA QUE)
Entrena a los guardas de seguridad
supervisor: en el servicio que prestan y cualquier
procedimiento de la seguridad del
puesto del servicio.
Motiva, instruye y orienta a los
Cada que ocurre un suceso
jefe de operaciones importante con la seguridad de los
clientes, se genera una
comunicación con el guarda para
conocer que sucedió y que se puede
hacer al respecto

analista de procesos junior Ayuda a los guardas cada que

necesitan apoyo y en el sistema

auxiliar de almacén: Provee los recursos e insumos

necesarios a los guardas para la
correcta prestación del servicio de
seguridad (uniforme, linterna, placa,
radio, etc.)

analista de selección: Se relaciona con el guarda en el

inicio del proceso de contratación
para realizar la selección de acuerdo
al perfil.
auxiliar de talento humano: Se relaciona con el guarda en el
inicio del proceso de contratación
para realizar las pruebas
psicotécnicas.
auxiliar de nómina: Le colabora al guarda cada que tiene
algún inconveniente con su nómina.
 RELACIONES EXTERNAS NATURALEZA O PROPOSITO
(CON QUIEN) (PARA QUE)
RESIDENTES El guarda se comunica con los
residentes cada que entran o salen
de su residencia; cada que debe
darles alguna encomienda o
información; o cuando van anunciar
a los visitantes
VISITANTES: Le brinda la información necesaria al
guarda para anunciar y registrar su
visita.

POLICIA: Cuando se presenta algún

acontecimiento que altere la
seguridad de los clientes y sus
bienes, los guardas se comunican
con la policía para la atención del
caso.

FISCALIA: Cuando el guarda estuvo presente en

algún acontecimiento que sea
investigado por esta institución, les
brinda toda la información del caso.
 VII. TOMA DE DECISIONES

Toma de decisiones oportunas frente Solución de problemas generales con

a situaciones que ponga en riesgo la los residentes.
seguridad y protección de las
personas y bienes que estén bajo su
vigilancia, y se deba actuar rápido
para evitar problemas o
repercusiones, como a la hora de
solicitar colaboración de la policía.
Informar respecto a los problemas en Cambios de turnos con compañeros
la dotación para la prestación del para la prestación del servicio.
servicio.

La implementa acciones correctivas Presentación personal.

que eviten la reaparición del mismo
problema

Presentar sugerencias para mejorar Acceso de visitantes a la residencia.

de la seguridad de la unidad.
 IX. PERFIL DEL CARGO

REQUISITOS GENERALES
EDUCACION:
El ocupante del cargo requiere tener estudios en educación secundaria y
Mínimo dos cursos de seguridad, el último debe estar vigente.

EXPERIENCIA:
Requiere al menos de doce (12) meses de experiencia en la prestación
del servicio en empresas de seguridad privada.

ENTRENAMIENTO:
Al menos una semana de entrenamiento en el puesto de trabajo.
HABILIDAD MANUAL:
Destrezas en el uso y manipulación de armas de fuego, en el uso de
equipos tecnológicos y capacidad de aplicación de técnicas de primeros
auxilios.
HABILIDAD MENTAL:
Para tomar decisiones, manejar situaciones críticas y resolver los
problemas que se presenten en el sitio donde presta el servicio de
seguridad.
RESPONSABILIDAD: El propósito de los guardas o vigilantes de seguridad
es efectuar el control permanente del área custodiada, verificando la
entrada y salida de personas, vehículos, bienes y/o activos del sitio
custodiado, para brindar seguridad y protección a las personas que se
encuentran en ésta y a los bienes bajo su vigilancia.

PERSONALIDAD:
Capacidad para trabajar en equipo, para adaptarse, ajustarse a las normas,
debe poseer buena comunicación, ser honesto y disciplinado.
Adecuadas relaciones interpersonales; toma de decisiones; observación;
destrezas en el uso y manipulación de armas de fuego; capacidad de aplicar
técnicas de primeros auxilios; conocimientos de leyes y capacidad de auto
control. Es necesario poseer una adecuada actitud de servicio, autocuidado,
serenidad, equilibrio mental y emocionalidad y vida familiar normal que no
altere su desempeño.

TRABAJO EN EQUIPO
Realizar el trabajo pensando siempre en función del bienestar
común.
Disposición y destreza para participar en la obtención de
resultados, comprendiendo la repercusión de las acciones que
se realizan exitosamente en conjunto. Disposición para
cooperar en su lugar de trabajo y unirse con otros individuos
cuando se requiera de su colaboración.
 I. IDENTIFICACION DEL CARGO

TITULO DEL CARGO Jefe de Operaciones.

DEPENDENCIA Gerencia.

SUPERIOR JERARQUICO Director de operaciones

PERSONAL A CARGO Coordinador de operaciones, supervisor,

guarda.

MODALIDAD DEL CONTRATO Término Indefinido.

FORMA DE PAGO Quincenal.

JORNADA LABORAL Mínimo 48 horas semanales en

horarios que pueden ser variables.

II. RESUMEN DEL CARGO

Velar por el cumplimiento de los requisitos y programas impuestos por la

compañía.

Supervisar y evalúa las actividades del personal a su cargo, para garantizar la

protección y seguridad de los colaboradores y sus clientes.

Dar apoyo, asesoría, consejo y capacitación a los empleados encargados de la

prestación del servicio a los clientes.
 IV. PRINCIPALES AREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONE
S FINAL
PRINCIPALES Y DE
APOYO (QUE
HACE)
Apoyar al Analista de
Seguridad Física.
Identificar y valorar los
riesgos de acuerdo a las
políticas establecidas por
la compañía.
Elaborar
recomendaciones de
seguridad.
Realizar la validación
técnica del sistema de
seguridad propuesta para
la protección del cliente.
Actualizar el análisis de
riesgos de los clientes, de
acuerdo a sus
especificaciones y
procedimientos de la
compañía.
Elaborar las consignas
generales, particulares y
especiales del cliente.
Realizar socialización de
las consignas del puesto
RESULTADO FORMAS DE MEDIR
EL LOGRO (COMO
ESPERADO (PARA VERIFICARLO)
QUE LO HACE)
Planificar y coordinar Su verificación se realiza
las actividades para el de acuerdo al número de
diseño del sistema de propuestas diseñadas para
seguridad, de clientes el sistema de seguridad de
potenciales. cada cliente.
Diseñar el sistema de Se verifica comparando el
seguridad y análisis de número de riesgos
riesgos identificados versus las
correspondiente. acciones establecidas para
su tratamiento.
Disminuir y/o controlar Numero de Informes de
los riesgos recomendaciones de
identificados, en las seguridad firmados por el
visitas realizadas. cliente y jefe de
operaciones, mínimo 3 al
año.
Proponer acciones de Informe mensual de
mejora, que permitan, validación del servicio, que
que las instalaciones contienen indicadores que
del cliente sean más validan la mejora.
seguras.
Identificar nuevos Informe del análisis de
riegos a los que el riesgos firmado por el
cliente está expuesto cliente y el Jefe de
para tomar acciones y operaciones. Uno
mitigarlos. anualmente.
Establecer las Consignas del servicio,
especificaciones del firmadas por el jefe de
servicio, requeridas operaciones y el cliente.
para la correcta Que se evalúan con
protección del cliente. indicadores que miden las
novedades.
Debida ejecución de Consignas del servicio,
las actividades firmadas por el jefe de
de trabajo, al personal
operativo asignado.
Analizar los resultados de
oportunidad y satisfacción
del cliente para identificar,
las causas de las quejas y
problemas de servicio.
Realizar entrevistas
técnicas a los candidatos,
de acuerdo con una
necesidad especifica.
Planear los comités de
seguridad con el
representante del cliente.
Cumplir las demás
funciones propias del
cargo y las que le asigne
su jefe inmediato.
laborales por parte de operaciones y los guardas.
los guardas, para dar Que se evalúan con
cumplimiento a las indicadores que miden las
especificaciones del novedades.
cliente.
Con el fin de diseñar Numero de planes de
planes de estabilización, que
mejoramiento, según permiten generar acciones
las causas detectadas. para atacar las causas de
las quejas de cada cliente y
el análisis semestral de las
quejas que contiene
indicadores de frecuencia y
grado de impacto al cliente.
Escoger el personal Pruebas técnicas de los
idóneo, que cumpla en guardas seleccionados,
gran medida con el junto con una prueba
perfil que solicita el poligráfica que arroja
cliente. índices de aptitud y actitud.
Para establecer la Numero de reuniones con
fecha y los temas a la junta de la unidad en el
tratar en la reunión. año, firmadas por el
representante del cliente y
el Jefe de Operaciones.
Para dar cumplimiento Con los índices de
a todos los requisitos desempeño que se realiza
establecidos por la anualmente para que el
compañía. Jefe inmediato conozca
cómo fue su labor durante
ese año.
 VI. RELACIONES DE TRABAJO

RELACIONES NATURALEZA O PROPOSITO

INTERNAS (PARA QUE)
(CON Cooperan para la generación de los planes
de acción, para dar respuesta a los riesgos
Analista de riesgos detectados por el jefe de operaciones y el
analista detalla con mayor rigurosidad para
informar al Jefe de posibles ajustes de
seguridad que se deban hacer.
Para dar seguimiento al cumplimiento de los
requerimientos hechos por los clientes y
confirmas que los Jefes de Operaciones
cumplan con el tratamiento debido antes que
Analista de procesos Junior-
se venza tal requerimiento.
Fidelización.

Con las encuestas realizadas por este

Analista de procesos Junior-
Medición.
Programador.
Analista de Facturación.
Analista de Talento Humano.
analista el JO conocerá la percepción del
servicio en el periodo inmediatamente
anterior, lo que le permitirá saber qué
aspectos debe tratar. Y le otorga al analista
información básica como estado de la
residencia, nombre y teléfono de contacto.
Comunica al Jefe de Operaciones la
programación de los guardas y supervisores
semanalmente o los cambios que el Jefe
requiere de los mismos.
El Jefe de Operaciones se comunica con este
Analista cuando existen novedades o
cambios en el servicio del cliente por lo que
la facturación se ve afectada también y el
analista le informa cuando el cliente está en
mora.
El analista de talento humano con el Jefe de
Operaciones cuando este requiere de
capacitaciones especiales a los Guardas que
ofrecen sus servicios a un cliente en
específico o cuando el Analista le ofrece
capacitaciones para la mejora de servicio o
retroalimentación.
 El Jefe de Operaciones se comunica con el
Analista Jurídico en los casos en que se
presentan los siniestros que afectan a los
clientes para llevar a cabo las acciones
Analista Jurídico.
debidas y en los casos en que llaman a
descargos a los colaboradores bajo su cargo.
El analista debe informar la situación de
ambos.
Siendo este su jefe inmediato, el jefe de
operaciones debe comunicarle los procesos
Director de Operaciones. de instalación de los clientes nuevos y
novedades con los clientes que actualmente
maneja. El Director en ciertos casos debe
otorgar apoyo y retroalimentación a los Jefes
según sea el caso.
RELACIONES NATURALEZA O PROPOSITO
EXTERNAS (PARA QUE)
Constante comunicación para dar atención a
las PQRS generadas durante la prestación
Administrador de la residencia. del servicio, conocer los niveles de
satisfacción y otorgar todos los informes
necesarios, con el fin de mejorar la calidad
del mismo.
Expone los riesgos de la situación actual de
la residencia y las medidas de acción que se
Asamblea. están tomado para su mitigación, junto con la
atención de las PQRS.

Existe comunicación con la policía cuando se

presentan siniestros que afectan a los
Policía. clientes, instalación y/o sus bienes, y cuando
la policía da aviso de situaciones que atentan
contra el bienestar y paz de la residecia.
 VII. TOMA DE DECISIONES

AUTONOMAS NO AUTONOMAS
Autónomas No autónomas

El modo en que da solución a los planes Se debe realizar mínimo una visita al
de estabilización. mes, por cliente.

El tipo de comunicación que mantiene Generación y entrega de informes a su

con los residentes. cargo.
El horario que maneja para las visitas a Presentación personal.
los clientes.

Solución que da a los siniestros. Mezclar lo personal con lo laboral.

Equipo de trabajo.
Apoyo y dar facilidades para la mejora
continua de su equipo.
Debe mantener informado al cliente y
Director de Operaciones de las
novedades de la residencia.
Omitir casos en que la custodia del sitio
represente un alto nivel de peligro para
los guardas o afecte la imagen de la
empresa.

IX. PERFIL DEL CARGO

REQUISITOS GENERALES
EDUCACION:
El ocupante del cargo requiere ser profesional en Ingeniería Industrial,
Administración de Empresas o carreras afines.

EXPERIENCIA:
Mínimo 3 años de experiencia en cargos similares, relacionados con seguridad y/o gestión
del riesgo.
ENTRENAMIENTO:
Al menos una semana de entrenamiento en el puesto de trabajo.

HABILIDAD MANUAL:
Capacidad para manejar computadores y medios electrónicos.

HABILIDAD MENTAL:
Para tomar decisiones, manejar situaciones críticas y resolver los problemas que
se presenten en su área de trabajo y con la prestación del servicio a los clientes.
Habilidades de negociación, manejo del sistema de office, pensamiento sistémico y
Gestión de dirección.
 RESPONSABILIDAD:
Velar por el cumplimiento de los requisitos y programas impuestos por la compañía,
a la vez que supervisa y evalúa las actividades del personal a su cargo, para
garantizar la protección y seguridad de los colaboradores y sus clientes. Excelente
conocimiento y manejo del servicio que presta la empresa a los clientes
corporativos y ocasionales.

Tiene contactos permanentes con los clientes especialmente los institucionales, los
socios de la Empresa, los proveedores y con entidades externas.
PERSONALIDAD:
Debe poseer alto grado de Responsabilidad, compromiso, organización, liderazgo,
criterio, honestidad, capacidad para trabajar bajo presión, trabajo en equipo,
manejo de relaciones interpersonales, habilidades para la toma de decisiones,
manejo y solución de conflictos, comunicación, manejo de sistemas de información,
actitud de servicio, autocuidado y gestión de riesgos. Adecuadas habilidades de
negociación, deben resaltar aspectos emocionales tales como: Empatía,
confiabilidad, compromiso, optimismo, autodominio, adaptabilidad, confianza en sí
mismo, iniciativa, influencia.
TRABAJO EN EQUIPO
Trabajar en equipo con el personal del área y de las demás áreas de trabajo.
Establecer una relación de colaboración con los colaboradores de la Empresa
con el fin de mejorar las relaciones, optimizar el desempeño y prestar un
servicio excelente.
Coordinar las actividades a realizar con el personal del área y de las demás
áreas de la empresa.
Liderar e impulsar la retroalimentación de todos los miembros del equipo de
trabajo para optimizar el desempeño y crear un buen ambiente laboral que
propicie un excelente servicio.
 I. IDENTIFICACION DEL CARGO

TITULO DEL CARGO Supervisor

DEPENDENCIA Gerencia.

SUPERIOR JERARQUICO Jefe de operaciones

PERSONAL A CARGO Guardas de seguridad

MODALIDAD DEL CONTRATO Término Indefinido.

FORMA DE PAGO Quincenal.

JORNADA LABORAL Mínimo 48 horas semanales en

horarios de trabajo que pueden ser
variables.

II. RESUMEN DEL CARGO

Velar por la correcta y eficiente ejecución de las tareas cotidianas de

vigilancia.

Llevar a cabo un conjunto de misiones (Resultados) y preocuparse por la

forma en que esas misiones se desempeñan (Procesos).
 IV. PRINCIPALES AREAS DE RESPONSABILIDAD

RESULTADO FORMAS DE
ACCIONE FINAL MEDIR
S ESPERADO (PARA EL LOGRO (COMO
PRINCIPALES Y DE
QUE LO HACE) VERIFICARLO)
APOYO (QUE HACE)

Realizar seguimiento Para contribuir con su Verificando el número

del cumplimiento de los satisfacción y de requerimientos no
requerimientos del conservación. atendidos versus el
cliente. número de
requerimientos
resueltos.

Identificar los factores Para Controlar y Se verifica comparando

generadores de riesgo prevenir el riesgo de el número de riesgos
realizando las los puestos de su identificados versus las
respectivas zona. acciones establecidas
recomendaciones de de seguridad.
seguridad.

Realizar seguimiento al Para controlar el Numero de minutas e

cumplimiento de cumplimiento de las informes revisados y
consignas por parte de consignas. firmados.
los guardas.

Responder en el tiempo Para verificar la Numero de monitoreos

determinado por la ejecución y efectividad del sistema de
organización a la de los planes de seguridad electrónica
activación de protocolos acción. versus las visitas a los
de reacción. clientes de acuerdo al
plan

Elabora Para disminuir y Verificación de

recomendaciones de controlar los riesgos informes de riesgos.
seguridad. en el puesto.

Entrenar a los guardas. Para el adecuado Indicadores de

desempeño en sus desempeño alcanzadas
funciones. versus el desempeño
alcanzado

Trasladar armas y Para llevar un registro Reportes de “control de

material de intendencia del armamento y del armamento, equipos de
a los puestos. material de comunicación, material
intendencia. de intendencia”.
Elaborar el inventario de Llevar un registro de Reportes de instalación
la instalación del elementos entregados del servicio firmadas
servicio. y recibidos. por el jefe de
operaciones y los
guardas. Que se
evalúan con
indicadores que miden
la calidad del
inventario.

Verificar el Hacer mejora o Informes de

funcionamiento del cambio a tiempo, para mantenimiento de los
armamento, equipos de su eficiente bienes utilizados en la
comunicación y equipos funcionamiento prestación del servicio
de intendencia. versus los equipos
dañados.

Planear la supervisión Satisfacer los Informe de “supervisión

del servicio. requerimientos de los del servicio” versus
clientes y garantizar requerimientos del
las óptimas cliente.
condiciones del
servicio.

Coordinar y solucionar Saber la percepción Informes de

requerimientos del del cliente y lograr su conformidad del
cliente. fidelización. servicio y medición de
la percepción del
cliente.

Cumplir con las demás Mejora del patrón de Con los índices de
funciones del cargo y desempeño del equipo desempeño que se
los que le asigne el jefe de seguridad. realiza anualmente
inmediato. para que el Jefe
inmediato conozca
cómo fue su labor
durante ese año.
 VI. RELACIONES DE TRABAJO

RELACIONES INTERNAS NATURALEZA O PROPOSITO

(CON QUIEN) (PARA QUE)
Recibe alineamientos de trabajo,
presenta informes.
Jefe de operaciones

Llevar seguimiento y control en el

área requerida.

Guarda

Programador Resolver y atender oportunamente

las inquietudes, necesidades o
quejas del cliente.
RELACIONES EXTERNAS NATURALEZA O PROPOSITO
(CON QUIEN) (PARA QUE)
policía Coordinar apoyo

Administrador del conjunto Realizar continua inspección y

residencial verificación a través de video de
vigilancia.
Residentes Verificar como está operando el
puesto.
Junta directiva (presidente). Efectuar una reunión mensual, con
el fin de evaluar la prestación del
servicio, así como las quejas e
inquietudes que puede manifestar
los residentes.
 VII. TOMA DE DECISIONES

AUTONOMAS NO AUTONOMAS
Autonomía para resolver problemas.
Toma de acciones decisivas para
resolver problemas relacionados con
los guardas.

Implementación de accionesAutorización de continuidad o

correctas que eviten la reaparición definalización de contrato, en caso de
un mismo inconveniente. presentarse inconveniente con un
guarda.

Identificación anticipada de efectos

negativos de las acciones a realizar.

IX. PERFIL DEL CARGO

REQUISITOS GENERALES
EDUCACION:
El ocupante del cargo requiere una formación en educación formal:
Bachillerato completo (nivel mínimo de escolaridad).

EXPERIENCIA:
Requiere al menos de doce (12) meses de experiencia en trabajos a
fines en empresas de seguridad.

ENTRENAMIENTO:
Al menos una semana de entrenamiento en el puesto de trabajo.

HABILIDAD MANUAL:
Para el manejo de los computadores y aparatos electrónicos.

HABILIDAD MENTAL:
Para tomar decisiones, manejar situaciones críticas y resolver los
problemas que se presenten más estrictamente con los guardas y sus
lugares de trabajo.
 RESPONSABILIDAD:
Velar por la correcta y eficiente ejecución de las tareas cotidianas de
vigilancia. El supervisor no sólo tiene que llevar a cabo un conjunto de
misiones (Resultados), sino también preocuparse por la forma en que esas
misiones se desempeñan (Procesos).

PERSONALIDAD:
Alto grado de Responsabilidad, compromiso, organización, liderazgo,
criterio, honestidad, capacidad para trabajar bajo presión, trabajo en equipo,
manejo de relaciones interpersonales, habilidades para la toma de
decisiones, manejo y solución de conflictos, comunicación, manejo de
sistemas de información, actitud de servicio, autocuidado, seguridad y
gestión de riesgos.
Buenas relaciones humanas en el ejercicio de su rol de manera proactiva y
responsable, Observación, Conocimiento y ajuste a las leyes, maneja una
comunicación fluida con las personas que interactúa, Comprende la
importancia de su ocupación e interpreta los principios, valores,
Responsabilidades y compromisos éticos como imprescindibles en su labor
de supervisor, liderazgo, toma de decisiones y manejo de crisis.

 Emocionales:
o Empatía, confiabilidad, compromiso, optimismo,
TRABAJO EN EQUIPO
Realizar el trabajo pensando siempre en función de equipo.
Establecer una relación de colaboración con los colaboradores de la
Empresa (guardas) y con los demás individuos, para optimizar el
desempeño y prestar un servicio excelente, creando un ambiente adecuado
de trabajo.

.
 ESTRUCTURA

- Dotación guarda:

 Radio
 Batería
 Arma de fuego con su respectiva munición
 Bolillo
 Linterna
 Capa
 Botas
 Uniforme

- Dotación del puesto de trabajo:

 Minuta: libro para relacionar diariamente lo que ocurre en el lugar de

trabajo.
 Manejo de los equipos electrónicos del lugar de trabajo: cámaras de
seguridad, celulares, alarmas, sensores, entre otros.

- Elementos propios de la empresa:

 Equipos de oficina
 Contratos
 Bases de datos y aplicaciones: OSIRIS
 Oficinas de la empresa
 Patrulla o moto del supervisor
 Certificaciones.
 Placa de identificación del guarda
 Talento humano

- Estructura tecnológica:

 Página Web: Pagina interactiva, tiene un diseño web responsivo, lo que le

permite adaptarse muy bien a cualquier dispositivo.
 Certificaciones:

 Certificación de la Gestión de la Calidad ISO9001:2008:

Norma para disponer de un buen sistema de gestión de calidad, que se
centra en todos los elementos de administración de calidad con los que
una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita
administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios.

 Certificación del Sistema de Control y Seguridad, BACS:

Su principio general es la buena administración y está diseñada para
desarrollar un sistema eficaz y favorecer la integración de la gestión en
control y seguridad, comprometiendo a toda la organización bajo una
filosofía de seguridad, prevención, responsabilidad y ética.

 Certificación OHSAS 18001, 2007.Certificación de sistemas de seguridad

y salud ocupacional:
El fin principal de la OHSAS es ayudar a las empresas a protegerse a ella
misma y a sus empleados. Certificación OHSAS 18001, certificada por la
Icontec, es un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, el
cual ayuda a la compañía a identificar, evaluar, administrar y gestionar la
salud en el trabajo y los riesgos laborales de sus trabajadores,
proveedores y visitantes. Fortox necesita demostrar que sus negocios se
gestionan con eficacia y responsabilidad y que pueden prestar un servicio
seguro sin grandes tiempos de inactividad originados por accidentes o
contratiempos relacionados con el trabajo.
 Certificación de Sistemas de Salud Laboral y medio Ambiente:
La importancia de esta certificación para la compañía es que ayuda a
obtener beneficios económicos con las administradoras de riesgos.
Además, en el manejo de los asuntos relacionados con la calidad y la
productividad a nivel nacional e internacional. Garantiza a la empresa la
reducción de los problemas de incapacidades, accidentes y la
preservación de la salud de los trabajadores y de la comunidad, el
mejoramiento de la seguridad, la conservación del medio ambiente,
inclinarse por la continuidad del negocio de nuestros clientes, con un
enfoque socialmente responsable.
 Certificación como garante en Derechos Humanos:
Fortox capacitó a guardas, escoltas y supervisores en principios de no
discriminación y los derechos fundamentales a la igualdad, dignidad
humana y libre desarrollo de la personalidad. Respetar los Derechos
Humanos ya no es un lujo, sino una necesidad, una prioridad para poder
competir de una manera leal y legal. Esta certificación ofrece una base
para que la empresa se responsabilice de respetar los derechos humanos
y como consecuencia den pasos en pos de garantizar que sus acciones
no infringen los derechos humanos, lo cual les permitirá alcanzar una
forma de legitimidad social para operar siendo sostenibles con sus
trabajadores, con sus accionistas, con el medio ambiente y la sociedad en
general, para que el personal de la empresa tenga conocimiento de esta
problemática y se conviertan en agentes promotores de cambio en el
respeto de los derechos humanos.

 certificación del sistema de seguridad para la cadena de suministro ISO

28000:2007:

Gran parte de las organizaciones dependen, de alguna manera, de cadenas de

suministro para garantizar la continuidad de los negocios, tanto que ellas se
vuelven vulnerables si los abastecimientos fueran interrumpidos.

La norma ISO 28000 de gestión de seguridad de la cadena de suministro, otorga

un modelo valioso para la organización, referente a la identificación de riesgos de
seguridad, a la implementación de controles y de objetivos para mejorar
continuamente el desempeño de la gestión de seguridad y finalmente, facilitar la
rápida circulación de bienes en la cadena de suministro.

Para la compañía Fortox, contar con la certificación ISO 28000, les

permite brindar seguridad y confianza a sus clientes en las etapas propias
de almacenamiento y/o transporte en la cadena de suministro, protegiendo
la mercancía desde el momento en el que el usuario requiera y solicite el
servicio de gestión de seguridad. Así mismo esta norma posibilita el
análisis de la gestión de riesgos y permite la aplicación y herramientas de
controles, que permitan efectuar estudios y garantizar la continuidad del
modelo de aseguramiento integral de los riesgos.
 Certificación programa de verificación de proveedores (PVP), para la
seguridad de la cadena de suministro:

La certificación PVP permite evaluar el desempeño y cumplimiento de los

requisitos que en materia de seguridad se establecen con los actores de la
Cadena de Suministro, para Fortox esta certificación contribuye a la
prestación del servicio, porque permite la validación de la auditoria para
múltiples clientes, disminuyendo costos, brinda oportunidades comerciales
al ser identificado como un Asociado Seguro, genera de confianza ante
sus clientes y minimiza riesgos que puedan afectar los activos y
operaciones tanto propios como de las empresas a quienes presta el
servicio.
 SOFTWARE OSIRIS

Es la plataforma madre que permite la gestión de todos los procedimientos que

maneja la empresa de forma clara y rápida. La plataforma consta de 13 módulos,
y 8 opciones adicionales que permiten una fácil interacción para el colaborador,
los administradores del sistema son los Especialistas de proyectos y el Jefe de
tecnología informática. Existen restricciones para el acceso a los módulos, cada
colaborador tiene tienen un nivel de interacción y acceso a los módulos de
acuerdo al puesto que tiene, y todos los colaboradores tienen acceso a las 8
herramientas.

Módulos:
- Correspondencia: Este módulo es administrado por la recepcionista de la
empresa, por este medio comunica a los colaboradores que se ha recibido un
paquete para ellos.
- Contratos Clientes: En este módulo se encuentran los contratos de los clientes
que ya están firmados o en proceso de revisión, a este módulo solo tiene acceso
los Analistas de Seguridad Física, Jefe Comercial, Jefe de Operaciones, Analista
Jurídico, Gerente Regional y General.

- Nómina: En este módulo se encuentra todo lo referente a los procesos de

nómina, prestaciones sociales, pagos, salarios, etc. de tanto los colaboradores
administrativos como los operativos. En esta plataforma se da solución a los
requerimientos referentes a este tema. Las personas que interactúan en este
módulo son todas las del are de nómina y de acuerdo a su cargo puede que
tengan restricciones.

- Turnos: Es el módulo que permite controlar las operaciones diarias y la

programación de los turnos del personal operativo, facilitando el cumplimiento a
los clientes. Contiene información como quien es el cliente el número de
colaboradores operativos que hay en sus instalaciones, el supervisor, jefe de
operaciones a cargo, el reporte de siniestros, etc. Posee una herramienta que
permite enviar un mensaje de texto a cada vigilante por novedades, o
información de turnos, Esta plataforma es manejada por los programadores y el
Jefe de programación.

- Siniestros: Este módulo es manejado por el área jurídica y por el Jefe de

Operaciones correspondiente, aquí es donde se gestiona o da manejo a los
casos en que se presentan daños o robos que afectan al cliente. También
contiene una trazabilidad de las situaciones que se le han presentado al cliente
por este tema.

- Jurídico: Aquí se da manejo a toda la situación legal e la empresa, se hacen

los llamados a descargos de tanto los colaboradores operativos o administrativos
y se registra toda la información correspondiente. Solo el área jurídica tiene
acceso.

- Talento humano: En este módulo se da todo el manejo de capacitaciones a los

colaboradores, información de los mismos, temas de contratación y selección,
resultados de exámenes de poligrafía, visitas domiciliarias, etc. El área
encargada es Talento Humano y el acceso a la información depende de su cargo.

- Gestión documental: Se maneja documentación privada de la empresa y solo

tienen acceso los directivos y el gerente.

- Anticipos y caja menor: Este módulo es el encargado de facilitar la

legalización de los viáticos de los colaboradores cuando estos viajan y de
efectuar los anticipos, su administrador es el Analista de contabilidad.

- Facturación: En este módulo se da todo el manejo de facturación y recaudo, lo

que se va a cobrar a los clientes y si se han realizado los pagos o no, solo tienen
acceso a este sistema los analistas y coordinador de recaudo y de facturación, y
el Director financiero.

- JDE: JD EDWARS es un aplicativo externo que facilita el manejo de cartera e

inventarios y tiene acceso el coordinador y analista de cartera y el Director
Financiero.

- RQM: Es el módulo que permite la generación de los requerimientos hechos por

los clientes para cada una de las áreas de la empresa, por lo que pueden ser de
cualquier tipo y subidos a través de los jefes de operaciones, coordinadores,
secretaria de mercadeo, analista jurídico, etc. En un comienzo tiene un árbol de
afinidades que consiste en una clasificación de los requerimientos (Por ejemplo
instalaciones de clientes nuevos, cotizaciones, llamados a descargo, quejas por
mal comportamiento de los guardas, etc. En el módulo se encuentra información
como cliente, sucursales, número de puestos, jefe de operaciones a cargo, si el
cliente posee servicios adicionales como seguridad electrónica, número de
hombres o guardas en cada sucursal, NIT, contacto, información de los usuarios
y muestra los requerimientos que han sido tratados para dar solución al cliente y
el progreso que se está danto con cada uno de los requerimientos actuales. A su
vez muestra un panorama nacional a través de estadísticas de los requerimientos
generados y tratados por cliente, ciudad, jefe de operaciones, área, etc. Su
administrador es el analista de procesos junior y también tiene acceso directo los
encargados de manejar los requerimientos de cada área como los jefes de
operaciones.

Herramientas:
- Políticas TI: Como su nombre lo indica están todas las políticas para el uso de
la herramienta y las PQRS a TI sobre el sistema.

- Fortox Security: Dirige al colaborador a la página pública de la empresa.

- Mi Fortox: Dirige al colaborador a la página de acceso privado solo para los

colaboradores de la empresa.

- Correo: Permite el acceso directo al correo del colaborador.

-SGE: En el Sistema de Gesto Empresarial el acceso se da de acuerdo a los

permisos del colaborador permite el acceso a información de la empresa como
procesos y procedimientos, certificaciones, perfiles de cargo e información
privada.

- FEIS: Dirige al colaborador al Fondo de Empleados de la compañía.

- Desprendibles Nómina: En caso de que el colaborador los requiera puede

acceder a ellos por este medio más fácilmente.

- TI Soporte: Permite enviar tickets a TI para la solución de problemas con los

equipos electrónicos o el sistema.

FOTOS