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• Analyste du soutien
La fonction
Le représentant de l’assistance-clientèle est la personne qu’un utilisateur appelle lorsqu’elle rencontre un
problème avec:
• le matériel
• les logiciels
• les réseaux
• la formation
• l’installation
• les universités
Ils travaillent également au sein des sociétés qui fabriquent le matériel et conçoivent les logiciels. Un nombre
croissant de compagnies sont créées dans le seul but de fournir une assistance technique directe aux utilisateurs
de ces produits et aux clients de ces sociétés. Les représentants de l’assistance-clientèle constituent quasiment
tout leur effectif.
Les responsabilités
Lorsqu’un utilisateur vous appelle, vous lui poserez plusieurs questions concernant le problème qui le préoccupe.
Vous établirez un diagnostic et orienterez l’utilisateur vers une solution. Ces appels peuvent être rapides, mais ils
peuvent aussi quelquefois exiger la collaboration de plusieurs représentants en soutien technique.
Lorsque la solution est complexe, vous passerez en revue les différentes facettes du problème avec l’utilisateur,
en lui expliquant que vous le rappellerez plus tard avec une solution. Vous devrez alors décider si vous prenez le
problème en main ou si vous le confiez à un représentant de l’assistance-clientèle plus chevronné du centre de
soutien. Vous devrez quelquefois consulter le vendeur du produit ou l’organisme de maintenance concerné pour
certains problèmes très complexes. Votre objectif final est de proposer à l’utilisateur une solution lui permettant
de régler son problème.
Vous devrez consigner tous les appels reçus ainsi que chacune de vos réponses, car les centres de soutien à la
clientèle doivent pouvoir assurer le suivi des problèmes qui leur sont confiés. Dans le cadre de vos fonctions de
représentant de l’assistance-clientèle, vous devrez tenir des registres précis de chacun des appels que vous
recevrez. Vous pourrez en cela être aidé par des logiciels sophistiqués conçus à cet effet, et vous devrez donc
apprendre à les utiliser.
En plus de régler les problèmes immédiats des utilisateurs, vous devrez quelquefois assurer le suivi de leur
dossier et veiller à ce que les services qu’ils reçoivent correspondent à leurs besoins. Vous seriez alors
responsable de transmettre aux utilisateurs les informations suivantes:
Vous pouvez vous attendre à passer une grande partie de vos journées au téléphone, sachant que vous devrez
souvent faire face aux questions les plus inattendues. Vous ne pourrez jamais prédire l’humeur ou les réactions
d’un utilisateur, mais vous devrez toujours vous comporter comme un professionnel.
Cette description part du principe que la plupart de vos contacts avec les utilisateurs se feront par téléphone, ce
qui est habituellement le cas. De nombreux centres de soutien utilisent cependant aujourd’hui l’Internet et les
réseaux Intranet et Extranet pour dialoguer avec les utilisateurs, pour autant que l’ordinateur de l’utilisateur soit
en état de fonctionner, bien entendu. Vous recevrez également la visite de collègues ayant besoin de vos
conseils si vous travaillez dans un centre de soutien dont les locaux sont situés dans ceux-là même de la société.
Les défis
Vous avez déjà entendu parler de la colère au volant? Dans le monde des TI, on parle de la colère au téléphone.
Bien que la plupart des appels soient plaisants et courtois, un représentant de l’assistance-clientèle est parfois
victime d’abus verbaux de la part d’utilisateurs en colère. Vous apprendrez vite les stratégies nécessaires pour
surmonter ces difficultés et réussir. Restez toujours calme et ingénieux au cours de vos conversations, même si
la personne qui est à l’autre bout du fil vous hurle dans les oreilles.
La technologie avance à pas de géants, et vous devrez vous perfectionner régulièrement pour offrir un service de
qualité et mieux comprendre les besoins des utilisateurs. Les compétences:
• procéder par voie d’analyse et faire preuve de créativité pour résoudre un problème,
Tout comme les autres personnes travaillant devant un ordinateur, les représentants de l’assistance-clientèle
peuvent avoir la vue fatiguée, souffrir de maux de dos ou être victimes de douleurs aux poignets et aux mains.
• les réponses aux questions ordinaires des clients (problèmes de matériel et de logiciels, installations, etc.),
• le suivi des problèmes confiés à d’autres représentants et la préparation des rapports d’avancement à
transmettre aux clients concernés,
• la transmission aux utilisateurs d’informations sur les nouveaux systèmes, les actualisations de systèmes
existants, les problèmes de compatibilité, etc.,
Représentant de l’assistance-clientèle
Un représentant de l’assistance-clientèle travaille sans surveillance; il est quelquefois à la tête d’une équipe
chargée de résoudre un problème donné. Il est responsable de petits projets ou de certains composants de
projets de plus grande envergure. Ses responsabilités englobent les activités suivantes:
• les réponses aux questions complexes des clients (problèmes de matériel et de logiciels, installations, etc.),
• la transmission des cas les plus complexes et de tous les éléments connexes aux responsables qualifiés,
• la mesure du succès rencontré par le service offert aux clients et de l’indice de satisfaction de la clientèle,
• la définition des lignes directrices réglementant le centre de soutien,
• le suivi des problèmes et la transmission des rapports d’avancement aux clients concernés,
• la définition des priorités de l’équipe dont il a la charge et le suivi des problèmes non encore résolus,
• la vérification de la transmission aux utilisateurs d’informations sur les nouveaux systèmes, les actualisations de
systèmes existants, les problèmes de compatibilité, etc.,
• le contrôle de la qualité des opérations de maintenance menées par les sous-traitants et les vendeurs,
Directeur, assistance-clientèle
En tant que directeur d’un service d’assistance-clientèle, vous vous occuperez vraisemblablement de la
planification, de la réalisation et de la supervision de projets informatiques complexes. En plus d’être responsable
de votre personnel, vous serez chargé de la conception et de la mise en application de nouvelles méthodes et de
nouvelles procédures.
• l’établissement des normes de travail du centre de soutien, leur mise en application et le suivi de leur efficacité,
• la diffusion auprès des techniciens de documents illustrant les nouveaux systèmes, les actualisations de
systèmes existants, les problèmes de compatibilité, etc.,
• la prise en charge des problèmes importants n’ayant pas été résolus rapidement,
• la création de questionnaires permettant de déterminer les besoins des clients et du personnel, et la publication
des réponses aux sondages,
• l’analyse des appels et des réponses données aux utilisateurs, l’identification des problèmes et la
recommandation de solutions appropriées,
• l’examen des conversations difficiles entre les représentants et les utilisateurs, et la recommandation de solutions
aux comportements et aux réponses inappropriés.
L'éducation et la formation
La plupart des employeurs accordent la priorité aux candidats ayant une expérience spécifique dans le type
d’activité considéré. Vous augmenterez vos chances en participant à des programmes de bénévolat et à des
programmes de stages pratiques. Au cours de vos études, ne manquez aucune chance de parfaire vos
compétences en informatique.
Représentant de l’assistance-clientèle
En plus d’un diplôme universitaire ou collégial et d’une expérience spécifique dans le domaine considéré, vous
aurez besoin d’une expérience d’environ 2 ans dans le secteur des TI.
Directeur, assistance-clientèle
En plus d’un diplôme universitaire ou collégial et d’une expérience spécifique dans le domaine considéré, vous
aurez besoin d’une expérience de 6 à 8 ans dans le secteur des TI.