Gestion Documental

Video: Nación, estado y gobierno
https://www.youtube.com/watch?v=LYaHq4SFh5w
https://www.funcionpublica.gov.co/gestion-documental
Gestión Documental
Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación,
teniendo en cuenta están actividades a continuación se publican los Instrumentos
Archivísticos implementados en el Departamento Administrativo de Función Pública, en
cumplimiento de la Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos" y demás disposiciones
emitidas por el Archivo General de la Nación – AGN.
Actos Administrativos Gestión Documental
A continuación se encuentran actos administrativo referentes a la Gestión Documental del
Departamento Administrativo de la Función Pública:
 Acuerdo 012 de 1998 "Por el cual se aprueba la Tabla de Retención Documental

presentada por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP"
ante el Archivo General de la Nación.
 Resolución 596 de 04 de agosto de 2016 "Por medio de la cual se aprueba la

actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) del Departamento
Administrativo de la Función Pública"
 Resolución 536 de 2017 " Por el cual se aprueban las Tablas de Valoración
Documental ( TVD) del Departamento Administrativo de Servicio Civil ( Hoy
Departamento Administrativo de la Función Publica ) y el Fondo Nacional de
Bienestar Social.
Conservación de Archivos
Sistema Integrado de Conservación-SIC
Cuadro de clasificación documental
Cuadro de Clasificación Documental
Eliminación Documental
En cumplimiento del parágrafo del artículo 25 del Decreto 2578 de 2012 y el artículo
15 del Acuerdo 004 de 2013, en esta sección se publican los inventarios de la
documentación que ha cumplido con el tiempo de retención establecido en la Tabla de
Retención Documental y son objeto de eliminación.
Inventario Eliminación Planillas de Correspondencia 2002 al 2004 Publicado

03/12/2013
Inventario Eliminación Planillas de Correspondencia 2005 y 2006 Publicado
03/12/2013
Inventario Eliminación Consecutivo de Correspondencia 1997 y 2000 Publicado
03/12/2013
Inventario Eliminación Consecutivo de Correspondencia 2001 Publicado 03/12/2013
Inventario Eliminación Planillas de Correspondencia 2007 Publicado 07/01/2014
Inventario Eliminación Consecutivo de Correspondencia 2002 Publicado 25/07/2014
Inventario Eliminación Consecutivos de Correspondencia 2002 validado publicado
12/09/2014
Acta de Eliminación 001 de 2014 - Publicado 14/01/2014
Acta de Eliminación 002 de 2014 - Publicado 30/04/2014
Acta de Eliminación 003 de 2014 - publicado 13/11/14
Conforme a lo dispuesto en el Acuerdo No 004 del 30 de abril de 2019 del Archivo
General de la Nación (Artículo 22) y en cumplimiento a la demás normatividad
expedida por dicha Entidad, el Departamento Administrativo de la Función Pública
procede a publicar el inventario documental de las series y subseries documentales,
que de acuerdo a las Tablas de Retención Documental han cumplido su tiempo de
retención y que en consecuencia pueden ser eliminadas; contando sesenta (60) días a
partir del día 5 de junio de 2019.
Inventario Eliminación Documental
Esquema de publicación de Información

Esquema de publicación de Información
Inventario Documental Archivo Central

Inventarios documentales del Archivo Central del Departamento Administrativo de la
Función Pública:
Inventario Documental Archivo Central
Plan Institucional de Archivos - PINAR
Plan Institucional de Archivos - PINAR
Política de Gestión Documental
Política de Gestión Documental
Las políticas de operación del Proceso de Gestión Documental y de Contenidos están
contempladas en la caracterización del proceso, procedimientos asociados, guías y
manuales dando cumplimiento a la normativa vigente sobre la adecuada gestión
documental, referenciada en las directrices del Archivo General de la Nación y
articuladas con la Ley de transparencia y acceso a la información, la Seguridad de la
información, las directrices de Gobierno en línea y los requisitos del Modelo Estándar
de Control Interno y la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Se da
cumplimiento a la normatividad con la Elaboración del Programa de Gestión
Documental y de Contenidos Institucional, el cual se aprueba en Comité Institucional
de Desarrollo Administrativo.
Programa de Gestión Documental
Programa de Gestión Documental
Acta 004 Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Numeral seis (6).
Actualización del Programa de Gestión Documental.
Publicaciones Históricas DASC – DAFP
Carta Administrativa 1968 - Enero
Carta Administrativa 1968- Febrero
Carta Administrativa 1968- Marzo
Carta Administrativa 1968- Abril
Carta Administrativa 1968- Mayo
Carta Administrativa 1968- Junio
Carta Administrativa 1968- Julio
Carta Administrativa 1968- Agosto
Carta Administrativa 1968- Septiembre
Carta Administrativa 1968- Octubre

Carta Administrativa 1968 - Diciembre
Carta Administrativa 1969 - Enero
Carta Administrativa 1969 - Agosto
Carta Administrativa 1969- Noviembre
Carta Administrativa 1969 - Noviembre
Carta Administrativa 1969- Noviembre (2)
Carta Administrativa 1969 - Diciembre (2)
Carta Administrativa 1970- Enero

Carta Administrativa 1970-Mayo
Carta Administrativa 1970- Diciembre

Carta Administrativa 1792-Septiembre
Carta Administrativa 1972 -Octubre

Carta Administrativa 1973 -Marzo
Carta Administrativa 1973 -Abril
Carta Administrativa 1973- Mayo- Junio
Carta Administrativa 1975- Julio-Agosto

Carta Administrativa 1976- Enero-Febrero-Marzo
Carta Administrativa 1977- Enero-Febrero-Marzo
Carta Administrativa 1977- Septiembre- Octubre
Carta Administrativa - Decreto 1577 de 1979
Carta Administrativa 1979- Enero- Febrero
Carta Administrativa 1979- Marzo- Abril
Carta Administrativa 1979- Mayo - Junio
Carta Administrativa 1979- Julio - Agosto
Carta Administrativa 1979- Septiembre - Octubre
Carta Administrativa 1979- Noviembre - Diciembre
Carta Administrativa 1980- Enero - Febrero
Carta Administrativa 1980 - Marzo - Abril

Carta Administrativa 1980- Septiembre - octubre
Carta Administrativa 1980- Noviembre- Diciembre
Carta Administrativa 1981- Marzo- Abril
Cata Administrativa 1981 - Mayo- Junio
Carta Administrativa 1981 - Julio - Agosto
Carta Administrativa 1981 - Septiembre - Octubre
Carta Administrativa 1981 - Noviembre - Diciembre
Carta Administrativa 1982- Marzo - Abril
Carta Administrativa 1982- Noviembre Edición extraordinaria

Carta Administrativa 1984- Políticas de Capacitación

Carta Administrativa 1987 -Marzo - Abril
Carta Administrativa 1987 - Mayo -Junio
Carta Administrativa 1987 - Julio- Agosto
Carta Administrativa 1988 - Enero - Febrero
Carta Administrativa 1988 - Marzo - Abril
Carta Administrativa 1988 - Mayo - Junio

Carta Administrativa 1991- Noviembre- Diciembre
Carta Administrativa 1992- Marzo -Abril
Carta Administrativa 1992- Julio- Agosto
Carta Administrativa 1993- Enero- Febrero

Carta Administrativa 1993- Mayo-Junio
Carta Administrativa 1993- Julio- Agosto
Carta Administrativa 1994- Enero - Marzo
Carta Administrativa 1994- Abril - Junio
Carta Administrativa 1994- Octubre 1995- Marzo
Carta Administrativa 2003- Agosto- Septiembre
Carta Administrativa 2004- Enero - Marzo


Registro de Activos de Información
Registro de Activos de Información
Actualización del Programa de Gestión Documental. Se encuentra incluído en el
Numeral 6. "Lineamientos para los procesos del Programa de Gestión Documental". En
el Proceso de Planeación, la Administración Documental cuenta con el instrumento de
Registro de Activos de Información.
Registro de Publicaciones
Registro de Publicaciones
1.MECANISMOS DE CONTACTO
1.1 Mecanismos para la atención al ciudadano.
1.1.1 Espacios físicos.
1.1.2 Teléfonos fijos y móviles, líneas gratuitas y fax.
1.1.3 Correo electrónico institucional.
1.1.4 Correo físico o postal.
1.1.5 Formulario electrónico de Peticiones, Solicitudes, Quejas, Reclamos y Denuncias.
1.2 Localización física, horarios y días de atención al público.

1.3 Correo electrónico para notificaciones judiciales.
1.4 Políticas de seguridad de la información del sitio web y protección de datos

personales.
1.5 Directorio Web de Dependencias.
2.INFORMACIÓN DE INTERÉS
2.1 Publicación de datos abiertos.
2.2 Estudios, investigaciones y otras publicaciones.
2.3 Convocatorias.
2.4 Preguntas frecuentes.
2.5 Glosario.
2.6 Noticias
2.6.1 Boletín Sirvo a mi País.
2.7 Calendario de actividades.
2.8 Función Pública para Niños.
2.9. Portafolio de servicios de Función Pública

2.9.1. Carta de trato digno a la ciudadanía.
2.9.2. Ayudas para la navegación en nuestro sitio web.
2.9.3. Niveles de Servicio.
2.9.4. Formatos.
3. ESTRUCTURA ORGÁNICA Y TALENTO HUMANO
3.1 Misión y visión
3.2 Funciones y deberes
3.2.1 Funciones por Área
3.3 Presentación Función Pública
3.4 Procesos y procedimientos para la toma de decisiones
3.4.1 Mapa de Procesos
3.4.2 Caracterización de procesos
3.4.3 Publicaciones
3.4.4 Guías
3.5 Organigrama
3.6 Directorio de información de servidores públicos, empleados y contratistas
3.6.1 Servidores Directivos
3.6.2 Directorio completo de servidores y contratistas
3.6.3 Escalas Salariales (Decreto 218 del 12 de febrero de 2016)
3.7 Directorio de entidades (Sector Función Pública)
3.7.1 Escuela Superior de Administración Pública
3.8 Directorio de agremiaciones, asociaciones y otros grupos de interés
3.9 Ofertas de empleo
3.10. Actos Administratvos.
4. NORMATIVA
4.1 Normativa que regula la Entidad.
4.1.1 Decreto Único Reglamentario 1083 de 2015.
4.2 Constitución Política de Colombia.
4.3 Actos Legislativos.
4.4 Gestor Normativo Función Pública (Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares).

4.5 Proyectos Normativos de la Función Pública.
5. PRESUPUESTO
5.1 Presupuesto general
5.2 Ejecución presupuestal histórica anual
5.3 Estados financieros
6. PLANEACIÓN
6.1 Políticas, lineamientos y manuales.

6.1.1 Políticas de operación Institucional.
6.1.2 Políticas de Seguridad de la Información
6.1.3 Manuales.
6.1.3.1 Código de Integridad
6.1.3.2 Manual de operaciones y de calidad

6.1.3.3 Manual de Contratación.
6.1.3.4 Manual de Funciones y Competencias
6.1.3.5 Manual de Estructura del Estado Colombiano.
6.1.4 Planes estratégicos.
6.1.4.1 Plan estratégico sectorial.
6.1.4.2 Plan estratégico institucional.
6.1.4.3 Plan de Acción.
6.1.5 Plan de Rendición de cuentas.
6.1.6 Plan de Servicio al ciudadano.
6.1.7 Plan Anti trámites.
6.1.8 Plan Anticorrupción y de atención al Ciudadano.
6.1.9 Plan Institucional de Capacitación, Bienestar e Incentivos, seguridad en el

trabajo
6.2 Plan de Gasto público
6.3 Programas y proyectos en ejecución
6.4 Metas, objetivos e indicadores de gestión y/o desempeño (Acuerdos de Gestión)
6.4.1 Indicadores
6.5 Participación en la formulación de políticas
6.5.1 Medios presenciales y electrónicos
6.5.2 Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana
6.5.3 Documentos en consulta ciudadana
6.5.4 Convocatorias y Consulta Ciudadana
6.6 Informes de empalme
7. CONTROL
7.1 Informes de gestión, evaluación y auditoría
7.1.1 Mapa de Riesgos Institucionales

7.2 Reportes de Control Interno
7.3 Planes de Mejoramiento
7.4 Entes de control
7.5 Información para población vulnerable
7.6 Defensa judicial
7.6.1 Notificaciones
8. CONTRATACIÓN
8.1 Información contractual
8.2 Informes de Ejecución de contratos
8.3 Manual de Contratación
8.4 Plan Anual de Adquisiciones
8.5 Contratos Adjudicados
8.6 Avisos de convocatoria
8.7 Procesos de Contratación en curso
9. TRÁMITES Y SERVICIOS
9.1 Trámites y servicios
10. INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA
10.1 Información Mínima Requerida a publicar artículos 9,10 y 11 de la Ley 1712 de

2014
10.2 Registro de Activos de información
10.3 Índice de Información Clasificada y Reservada
10.4 Esquema de Publicación de Información
10.5 Programa de gestión Documental
10.6 Tablas de Retención Documental
10.7 Registro de Publicaciones
10.8 Costos de Reproducción
10.9 Mecanismos para presentar Quejas y reclamos en relación con omisiones o

acciones del sujeto obligado
10.10 Informe de Peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la

información
10.11 Cuadro de Clasificación Documental
10.12 Gestión Documental

11 PUBLICACIÓN VOLUNTARIA DE DECLARACIONES DE BIENES Y RENTAS
11.1 Declaración voluntaria de Renta de la directora de la Función Pública Fernando

Antonio Grillo Rubiano
12 ENCUESTAS DE PERCEPCIÓN
12.1 Evaluación satisfacción del cliente
12.2 Resultados de las encuestas de satisfacción de Trámites, Servicios
12.3 Encuesta de Productos y Servicios
12.4 Encuesta de Percepción Ciudadana
12.5 Sondeo de Opinión

Tabla de Retención Documental 1998 a 2015
La Tabla de Retención Documental del Departamento Administrativo de la Función
Pública fue aprobada por el Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo 012 del
03 de diciembre de 1998.
El Departamento ha actualizado la Tabla de Retención Documental de acuerdo a los
cambios administrativos que se han presentado.
A Continuación se presentan las TRD de la Entidad:
Tabla de Retención Documental TRD - 1998

Tablas de Retención Documental 2016 a 2019
Las Tablas de Retención Documental del año 2016 fueron convalidas por el Archivo
General de la Nación, mediante oficio del 27 de diciembre de 2018.
Comunicado_Convalidación_Radicado_2-2018-16588
Resolución_596_2016_Aprobación_TRD
10000_Dirección general
10001_Grupo_Apoyo_Administrativo_Dirección General
10002_Grupo_Apoyo_Gestión_Meritocrática
10010_Oficina_Control_Interno
10020_Oficina_Asesora_Planeación
10021_Grupo_Mejoramiento_Institucional
10030_Oficina_Tecnologías_Información_Comunica
10031_Grupo_Servicios_Información
10032_Grupo_Servicios_Tecnología
10033_Grupo_Proyectos_Estratégicos_Tecnologías_Inf.
11000_Subdirección
11001_Grupo_Comunicaciones_Estratégicas
11100_Dirección_Gestión_Conocimiento
11200_Dirección_Desarrollo_Organizacional
11201_Grupo_Análisis_Políticas_Entidades_Públicas
11202_Grupo_Asesoría_Gestión_Entidades_Públicas
11300_Dirección_Gestión_Desempeño_Institucional
11301_Grupo_Análisis_Políticas_Gestión_Desempeño
11302_Grupo_Asesoría_Gestión_Desempeño_Insti.
11400_Dirección_Empleo_Público
11401_Grupo_Análisis_Políticas_Empleo_Público
11402_Grupo_Asesoría_Gestión_Empleo_Publico
11500_Dirección_Participación_Transparencia_Servicio
11501_Grupo_Análisis_Políticas_Participación
11502_Grupo_Asesoría_Gestión_Participación
11600_Dirección_Jurídica
11601_Grupo_Estudio_Apoyo_Formulación_Políticas
11602_Grupo_de_Asesoría_Conceptos_Relatoría
11603_Grupo_Defensa_Judicial
12000_Secretaria_General
12001_Grupo_Gestión_Humana
12002_Grupo_Gestión_Contractual
12003_Grupo_Gestión_Financiera
12004_Grupo_Servicio_Ciudadano_Institucional
12005_Grupo_Gestión_Administrativa
12006_Grupo_Gestión_Documental
Tablas de Valoración Documental
Las Tablas de Valoración Documental - TVD, del Departamento Administrativo del
Servicio Civil- DASC ( Hoy Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP
) y las del Fondo Nacional de Bienestar Social - FNBS, fueron convalidas por el Archivo
General de la Nación, mediante oficio del 14 de enero de 2019.
Comunicado_Convalidación_Radicado. 2-2019-00213.
Resolución_536_2017_Aprobación_TVD
Departamento_Administrativo_Servicio_Civil_Período_1
Fondo_Nacional_Bienestar_Social_Período_1
Transferencias Secundarias
Transferencia Secundaria año 2013
Índice de Información Clasificada y Reservada
Índice de Información Clasificada y Reservada

Actualización del Programa de Gestión Documental. Se encuentra incluído en el
Numeral 6. "Lineamientos para los procesos del Programa de Gestión Documental". En
el Proceso de Planeación, la Administración Documental cuenta con el instrumento de
Índice de Información Clasificada y Reservada.

Gestion Documental

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 Acuerdo 012 de 1998 "Por el cual se aprueba la Tabla de Retención Documental

 Resolución 596 de 04 de agosto de 2016 "Por medio de la cual se aprueba la

Inventario Eliminación Planillas de Correspondencia 2002 al 2004 Publicado

Esquema de publicación de Información

Inventario Documental Archivo Central

Carta Administrativa 1968- Febrero

Carta Administrativa 1968- Marzo

Carta Administrativa 1968- Abril

Carta Administrativa 1968- Mayo

Carta Administrativa 1968- Junio

Carta Administrativa 1968- Julio

Carta Administrativa 1968- Agosto

Carta Administrativa 1968- Septiembre

Carta Administrativa 1968- Octubre

Carta Administrativa 1969 - Enero

Carta Administrativa 1969- Mayo

Carta Administrativa 1969- Junio

Carta Administrativa 1969- Julio

Carta Administrativa 1969 - Agosto

Carta Administrativa 1969- Septiembre

Carta Administrativa 1969- Octubre

Carta Administrativa 1969- Noviembre

Carta Administrativa 1969 - Noviembre

Carta Administrativa 1969- Noviembre (2)

Carta Administrativa 1969 - Diciembre (2)

Carta Administrativa 1970- Enero

Carta Administrativa 1970- Febrero

Carta Administrativa 1970- Marzo

Carta Administrativa 1970-Mayo

Carta Administrativa 1970- Junio

Carta Administrativa 1970- Julio

Carta Administrativa 1970- Agosto

Carta Administrativa 1970- Septiembre

Carta Administrativa 1970- Octubre

Carta Administrativa 1970- Noviembre

Carta Administrativa 1970- Diciembre

Carta Administrativa 1971- Enero

Carta Administrativa 1971- Febrero

Carta Administrativa 1971- Marzo

Carta Administrativa 1971- Abril

Carta Administrativa 1971- Mayo

Carta Administrativa 1971- Junio

Carta Administrativa 1971- Septiembre

Carta Administrativa 1971- Octubre

Carta Administrativa 1971- Noviembre

Carta Administrativa 1971- Diciembre

Carta Administrativa 1972- Enero

Carta Administrativa 1972- Marzo

Carta Administrativa 1972- Abril

Carta Administrativa 1972- Mayo

Carta Administrativa 1972- Junio

Carta Administrativa 1972- Julio

Carta Administrativa 1972- Agosto

Carta Administrativa 1792-Septiembre

Carta Administrativa 1972 -Octubre

Carta Administrativa 1972- Noviembre

Carta Administrativa 1973- Enero

Carta Administrativa 1973- Febrero

Carta Administrativa 1973 -Marzo

Carta Administrativa 1973 -Abril

Carta Administrativa 1973- Mayo- Junio

Carta Administrativa 1973- Septiembre