La función de aprovisionamiento: u n i d a d

1
u n i d a d
La función de
aprovisionamiento
SUMARIO
■ El aprovisionamiento: concepto y objetivos
■ La función de aprovisionamiento
■ Necesidades e importancia
del aprovisionamiento
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OBJETIVOS
·· Definir la función de aprovisionamiento.
·· Describir un plan de aprovisionamiento.
·· Analizar la implicación de los diferentes
departamentos de la empresa en el
aprovisionamiento.
·· Valorar la importancia de una gestión de
aprovisionamiento eficiente.
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Unidad 1 - La función de aprovisionamiento 7
1 >> El aprovisionamiento
Todas las empresas, independientemente de su tipo, tamaño y actividad a
la que se dediquen, precisan materiales para desarrollar sus actividades.
Por lo tanto, en toda empresa es necesario llevar a cabo algún sistema
capaz de abastecerla de los materiales precisos. Ese sistema es lo que se co-
noce en el lenguaje empresarial como aprovisionamiento.
1.1 > Concepto de aprovisionamiento

El aprovisionamiento es el proceso que, de forma eficiente,
lleva a cabo una empresa para garantizarse la disponibilidad
de los productos y servicios externos precisos para el desarrollo Reaprovisionamiento
de su actividad y, por tanto, para el logro de sus objetivos La garantía de que la empresa dispondrá
estratégicos. de todo aquello que necesite ha de ser
permanente en el tiempo, por tanto, el
Del análisis de esta definición se obtienen las siguientes ideas: proceso de aprovisionamiento es continuo
– Es un proceso, por lo tanto consta de un conjunto de actividades orde- y las operaciones de aprovisionamiento
nadas con un objetivo concreto. que se repiten se denominan reaprovi-
– Es eficiente, por lo que debe ser una función rentable en sí misma. sionamiento.
– Garantiza la disponibilidad de todos los productos y servicios necesarios.

Se entiende entonces que debe encargarse de todo el abastecimiento de
la empresa.
– Es una función estratégica, ya que está directamente relacionada con los
objetivos estratégicos de la empresa.
Para identificar las actividades que componen el aprovisionamiento es con-
veniente analizar el propio proceso, formado por la siguiente secuencia:
Proceso de aprovisionamiento
Etapa Descripción
Comunicación de cada departamento de las necesidades de material para su

Identificación de necesidades
funcionamiento.
Selección de las fuentes de Búsqueda de los proveedores adecuados para realizar las compras o recompras
aprovisionamiento necesarias para el aprovisionamiento.
Realización del pedido, control de la recepción de los materiales y validación de la

Gestión de compras
operación para que se proceda al correspondiente pago.
Realización y control de las operaciones de almacenaje de las mercancías, así como

Gestión de stocks
de las entradas y salidas de materiales de los diferentes almacenes de la empresa.
Valoración del logro de los objetivos del proceso de aprovisionamiento y control del
Evaluación y control
correcto desarrollo de las actividades de acuerdo a lo previsto.
Actividades propuestas
1·· El aprovisionamiento es una función básica en la empresa como lo es la producción. Señala las relaciones
que se pueden establecer entre estas dos funciones empresariales.
8
1.2 > Objetivos del aprovisionamiento

Se puede decir que el objetivo general del aprovisionamiento consiste en
lograr que el producto o servicio esté disponible cuando se necesite, en el
lugar preciso, con la calidad adecuada, en la cantidad necesaria y en el
plazo oportuno, al menor coste posible.
Este objetivo general, que supone la principal finalidad del aprovisiona-
miento, se puede completar con los siguientes objetivos específicos del
aprovisionamiento:
– Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, suministros y ser-
vicios necesarios para el funcionamiento de la empresa.
– Mantener las inversiones en existencias.
– Reducir las pérdidas de existencias al nivel mínimo posible.
– Mantener unas normas de calidad adecuadas a la estrategia empresarial.
– Buscar, encontrar, mantener y gestionar proveedores idóneos.
– Normalizar los procesos de adquisición de mercancías.
– Comprar los elementos y servicios necesarios al precio más bajo posible.
– Mantener la posición competitiva de la empresa en el mercado.
– Lograr la eficiencia en la función de aprovisionamiento, consiguiendo
los objetivos propuestos con el mínimo coste posible.
La consecución de estos objetivos, que han de evaluarse de forma indepen-
diente, hace que se logre la finalidad del aprovisionamiento.
Casos prácticos 1
Buenas prácticas en aprovisionamiento

·· La empresa Metales y Piedras, SA necesita adquirir varias herramientas para el departamento de manteni-
miento de maquinaria. Esta empresa quiere realizar un sistema de buenas prácticas en aprovisionamiento, es
decir, seguir de forma lógica el proceso de aprovisionamiento. ¿Cuáles son los departamentos de la empresa
implicados en este proceso?
Solución ·· En el aprovisionamiento cada departamento tiene diferentes tareas, así:

– El departamento de mantenimiento deberá identificar las necesidades de herramientas.
– El departamento de compras deberá seleccionar las fuentes de aprovisionamiento y realizar la compra.
– El almacén deberá gestionar la entrada y anotación de la mercancía adquirida antes de entregársela al de-
partamento de mantenimiento.
– El departamento de compras deberá realizar la evaluación de todo el proceso.
2·· Los objetivos del aprovisionamiento han de cumplirse al final del proceso, pero cada uno de ellos tiene
una incidencia mayor en una determinada etapa de dicho proceso de aprovisionamiento. Señala la etapa en la
que mayor incidencia tiene cada uno de los objetivos.
2 >> La función de aprovisionamiento

La función de aprovisionamiento trata de conjugar dos criterios básicos:
– Un criterio técnico que consiste en mantener las existencias lo más
altas posibles de modo que impidan cualquier retraso en la fabricación
o comercialización de productos.
– Un criterio económico-financiero que trata de minimizar el coste del
aprovisionamiento y mantenimiento de las existencias.
Para compatibilizar estos dos criterios la función de aprovisionamiento se
puede cumplir de tres formas diferentes:
Recursos para la función de
– Aprovisionamiento esporádico: consiste en aprovisionarse en el aprovisionamiento
momento en que hacen falta las mercancías, de forma que no es preciso Numerosos estudios señalan que las em-
almacenar. El problema de resolver el aprovisionamiento de esta forma presas dedican, como media, entre el
es que supone una fuerte dependencia de los proveedores y un riesgo 35% y el 40% de sus recursos a financiar
cierto de desabastecimiento. Prima el criterio económico sobre el técnico. la función de aprovisionamiento.
– Aprovisionamiento sincronizado con la producción: denominado
método justo a tiempo, que se analizará más adelante, establece fechas
exactas para las entregas de los proveedores de forma que no sea preciso
almacenar. Requiere un control muy riguroso de las funciones de apro-
visionamiento, producción y comercialización, y pretende equilibrar los
criterios técnico y económico.
– Mantenimiento de un determinado stock de seguridad: en este caso
la empresa tiene siempre un número mínimo de existencias almacena-
das, de tal forma que no se puedan producir retrasos en las funciones
productiva y comercial. El problema es que supone costes de almace-
naje. Prima el criterio técnico.
Sea cual sea la forma elegida es necesario que la función de aprovisiona-
miento esté completamente asumida por todos los departamentos de la
empresa que tienen responsabilidad sobre ella.
2.1 > El aprovisionamiento en la empresa

El desarrollo de la función de aprovisiona-
miento requiere que esta se integre en el
Dirección Departamento
sistema organizativo de la empresa de
de producción de compras
forma coherente.
La forma en que se integra depende de
diferentes factores empresariales: tipo de Dirección Departamento de
comercial logística
actividad, tamaño de la empresa, criterios
organizativos, etc. La mayoría de las DIRECCIÓN
medianas y grandes empresas se organizan GENERAL Dirección Departamento de
de forma departamental y, en ese sistema administrativa comercialización
organizativo, la función de aprovisiona-
miento la realiza el departamento de
compras, que es uno de los que dependen Dirección de
recursos humanos
de la dirección comercial de la empresa.
El organigrama de la derecha muestra la
El departamento de compras dentro del organigrama de una empresa.
ubicación del departamento de compras.
10
Las funciones que debe desarrollar el departamento de compras, en depen-

dencia directa de la dirección comercial de la empresa, son:
– Asegurar la existencia de proveedores fiables y competitivos.
– Garantizar que el aprovisionamiento responde de forma coherente a las
Puntos críticos de la función necesidades de la empresa.
de aprovisionamiento – Realizar todas las compras en las condiciones más ventajosas posibles
Para aprovisionarse con eficacia, las em- para la empresa.
presas deben tener en cuenta los si- – Colaborar en la gestión de stocks para que sea eficiente.
guientes factores: – Relacionarse de forma fluida y eficaz con el resto de los departamentos
– Los objetivos estratégicos de la em- de la empresa involucrados en el aprovisionamiento.
presa. – Controlar y evaluar todos los procesos de compra para mejorarlos y
– El tiempo y el espacio. dotarlos de mayor calidad.
– El coste económico.
Se ha puesto de manifiesto que una de las funciones principales del depar-
tamento de compras es llevar a cabo una relación fluida con el resto de
departamentos involucrados en la gestión del aprovisionamiento. En el
siguiente cuadro se señalan cuáles son esas relaciones:
Departamento Contenido
– Establecimiento de objetivos.
– Determinación de la forma de hacer.
Dirección comercial
– Definición del presupuesto.
– Compra de los productos necesarios para realizar la función de dirección comercial.
– Necesidad de productos para el desarrollo de la función de producción, tanto en
Dirección de producción
cantidad como en calidad y frecuencia de uso.
– Actualización de los registros de información y contabilidad.
Dirección administrativa – Órdenes para que se realicen los pagos de las compras.
– Compra de los productos necesarios para realizar la función administrativa.
Dirección de recursos – Petición de personas que desarrollen los puestos de trabajo necesarios.
humanos – Compra de los productos necesarios para realizar la función de recursos humanos.
– Conocimiento de los sistemas de almacenaje y transporte.

Logística – Información para la gestión de stocks.
– Compra de los productos necesarios para realizar la función logística.
– Información sobre la necesidad de productos para la venta.
Comercialización
– Compra de los productos necesarios para realizar la función de comercialización.
Este sistema organizativo responde a un sistema de aprovisionamiento de

gestión centralizada, que consiste en que sea un solo departamento el que
realice todas las compras de la empresa. Este manual se desarrolla sobre la
visión centralizada de la gestión del aprovisionamiento, pero es preciso
señalar que existen otras alternativas para realizar esta gestión, que son:
– Descentralizada: cada uno de los departamentos se encarga de realizar
sus propias compras, por lo que el departamento de compras no existe.
Se utiliza cuando las divisiones de la empresa son muy especializadas y
sus necesidades de aprovisionamiento también.
– Matricial: la empresa adquiere todos los productos que necesita a unos
pocos proveedores especializados en cada zona geográfica en la que
opera. Es una especie de gestión centralizada por regiones. Se utiliza en
empresas multinacionales.
La aplicación práctica de las tres estructuras organizativas anteriores (cen-

tralizada, descentralizada y matricial) no suele ser excluyente, es más, en
la mayoría de los casos la organización del aprovisionamiento en las em-
presas responde a una estructura mixta que toma de cada modelo aquello
que más le conviene.
Casos prácticos 2
Ventajas y desventajas del aprovisionamiento centralizado

·· Como se ha dicho, existen tres alternativas de gestión del aprovisionamiento: centralizada, descentralizada
y matricial.
La gestión matricial está pensada para grandes empresas multinacionales. Este libro, sin embargo, analiza el
sistema centralizado. Para entenderlo mejor es necesario determinar cuáles son las ventajas y desventajas de
este sistema en comparación con el descentralizado.
Solución ·· Las ventajas y desventajas del sistema centralizado comparándolo con el descentralizado se pre-
sentan en el siguiente cuadro.
Sistema Ventajas Inconvenientes
– Control global del – Proceso más largo, por lo que el

aprovisionamiento. tiempo necesario para las
– Menores costes, ya que es compras es mayor.
Centralizado necesario hacer menos pedidos. – Necesidad del apoyo de expertos
– Consolidación de compras. en compras de productos
– Mejores precios por volumen de sofisticados.
compras.
– Proceso de compra más corto. – Control parcial del

– Expertos en los productos que es aprovisionamiento.
necesario comprar. – Repetición de operaciones en los
Descentralizado
diversos departamentos.
– Mayor coste del
aprovisionamiento
3·· En la función de aprovisionamiento participan diferentes departamentos de la empresa relacionándose

entre sí. Señala las relaciones que se establecen entre los departamentos de compras, de comercialización y
de logística.
4·· Analiza las tres formas diferentes de aprovisionamiento y señala la relación que existe entre ellas y los
costes que supone para una empresa el almacenaje de mercancías.
5·· Una pequeña empresa que no estaba departamentalizada ha crecido lo suficiente como para cambiar su
organización y crear los siguientes departamentos: de producción, comercial y administrativo. ¿En cuál de
estos departamentos debe incluir la función de aprovisionamiento? Justifica la respuesta.
12
2.2 > Importancia del aprovisionamiento

La función de aprovisionamiento es una de las que más valor generan a la
empresa, lo que la convierte en una de las funciones más importantes.
Ahora bien, para que la importancia del aprovisionamiento sea real, este
debe ser eficiente. Para ello se ha de centrar en los siguientes puntos:
– Colaboración con los proveedores.
– Diseño y aplicación de estrategias de compras basadas en la tecnología
y la experiencia.
– Implementación de la calidad en los procesos de compra.
– Optimización de la gestión de stocks.
La observancia de estos puntos produce beneficios en varios aspectos de la
empresa:
– Beneficios económicos: la gestión del aprovisionamiento eficiente logra
reducir costes en los materiales. De esta forma, la empresa aumenta su
margen de maniobra, lo que puede utilizar para obtener:
• Aumento del beneficio.
• Reducción de los costes.
• Aumento de la calidad.
• Mantenimiento de la ventaja competitiva.
– Beneficios en las relaciones: uno de los pilares fundamentales de la
gestión del aprovisionamiento es la relación de confianza con los pro-
veedores. Este tipo de relación representa las siguientes ventajas para la
empresa:
• Garantía de suministro.
• Información de primera mano sobre los mercados de materias primas
y bienes de equipo.
• Mayor información del personal de la empresa.
– Beneficios técnicos: el aprovisionamiento eficiente lleva a la adquisi-
ción de los productos más adecuados para cada uno de los procesos en
Peso económico los que se utilizan. Esto puede generar las siguientes utilidades para la
del aprovisionamiento
empresa:
En la mayor parte de las empresas el

• Implementación de procesos de calidad al reducir los errores.
aprovisionamiento supone más de un
• Producción eficiente al reducir la cantidad de residuos en el proceso
tercio de los ingresos totales, por lo que
de fabricación.
el peso económico de esta función es
considerable. Teniendo en cuenta todo lo anterior, se puede decir que el aprovisiona-
miento es una de las funciones básicas de la empresa, y que en la gestión
del aprovisionamiento radican muchas de las posibilidades de éxito del
negocio.
6·· El aprovisionamiento eficiente incluye, entre otras consideraciones, la necesidad de un sistema eficaz de
colaboración con los proveedores. Señala los beneficios económicos y de relaciones que le puede producir a la
empresa la colaboración con proveedores.
3 >> Las necesidades de aprovisionamiento

Para que la función de aprovisionamiento de una empresa sea eficiente es
preciso dar respuesta a cuatro cuestiones fundamentales: ¿qué comprar?,
¿cuándo comprar?, ¿a quién comprar? y ¿cómo comprar?
La respuesta a estas preguntas debe estar basada en las necesidades de la
empresa, de forma que cada una de ellas implique la toma de decisiones
estratégicas y operativas adecuadas para la satisfacción de las necesidades
descritas en la siguiente tabla:
Las necesidades de aprovisionamiento

Cuestión Necesidades Puntos clave en la toma de decisiones
– Abastecimiento de productos y servicios para el – Cantidad de producto.
¿Qué comprar?
normal funcionamiento de la empresa. – Calidad de los productos.
– Rentabilidad de la función de aprovisionamiento. – Periodicidad de las compras.
¿Cuándo comprar? – Disposición de la cantidad de producto – Sistemas de almacenaje.
necesaria en el momento preciso. – Cantidad de producto por cada compra.
– Garantía de calidad de productos. – Fuentes de información sobre
¿A quién comprar? – Garantía de entrega en tiempo y forma. proveedores.
– Precio. – Criterios de selección de proveedores.
– Eficiencia en los procesos empresariales. – Proceso de compra.
¿Cómo comprar?
– Financiación de las compras. – Formas de pago.
Para satisfacer las necesidades mencionadas es preciso que el sistema de

información de la empresa permita una comunicación fluida entre los
diversos departamentos implicados en la función de aprovisionamiento.
Casos prácticos 3
Necesidades de información en el aprovisionamiento

·· Entre las diferentes necesidades de aprovisionamiento existen una serie de necesidades de información
externa. ¿Cuáles son?
Solución ·· Las necesidades de información externa se centran en la respuesta a dos cuestiones:

– ¿Qué comprar? Es necesario sondear el mercado para determinar el tipo de producto que se ajusta a las ne-
cesidades de la empresa.
– ¿A quién comprar? Existen numerosas fuentes externas donde encontrar información sobre los posibles pro-
veedores: publicaciones, análisis de la competencia, publicidad, asociaciones empresariales, etc.
7·· Analiza las necesidades de aprovisionamiento y relaciona cada una de sus cuatro cuestiones básicas con
los objetivos de la función de aprovisionamiento.
14
4 >> El plan de aprovisionamiento

El aprovisionamiento, junto con el resto de las funciones empresariales,
debe llevarse a cabo de forma coherente y ordenada o, lo que es lo mismo,
mediante el desarrollo de un plan específico.
El plan de aprovisionamiento es el documento de trabajo escrito,
ordenado y definido para un periodo concreto cuyo objetivo
final es la elaboración e implementación del programa de com-
pras que responda a las necesidades de la empresa.
Analizando esta definición se pueden extraer las siguientes conclusiones
respecto al plan de aprovisionamiento:
– Es un programa detallado de acciones que persiguen unos objetivos con-
cretos.
– Se realiza para un periodo determinado, habitualmente un año.
– Se elabora a partir del estudio de las necesidades de la empresa y de la
aplicación de los objetivos estratégicos.
– Como todo plan, debe controlarse su implementación y deben evaluarse
sus resultados para tratar de mejorar en el siguiente plan que se realice.
Las fuentes de información para realizar el plan de aprovisionamiento,
El diseño de las actividades logísticas de como ya se ha indicado, son las que contienen las necesidades de la
transporte y almacenaje son puntos empresa o, lo que es lo mismo, el resto de planes de la empresa: produc-
básicos de un plan de aprovisionamiento
eficiente. ción, recursos humanos, marketing, etc.
El plan de aprovisionamiento debe contener lo reflejado a continuación:
Análisis previo
– Estimación de los objetivos estratégicos de la empresa
– Valoración del plan anterior de aprovisionamiento
– Estudio del resto de planes de la empresa para determinar las necesidades
Redacción del plan

– Establecimiento de objetivos operativos a corto plazo
– Definición de estrategias para determinar los sistemas de aprovisiona-

miento, los criterios de almacenaje y la gestión de stocks
Puesta en marcha
– Desarrollo del proceso de compra
– Aplicación de los modelos apropiados de gestión de stocks
– Utilización de las tecnologías de la información y la comunicación
Valoración y control
– Control del proceso para verificar que se ha realizado de acuerdo a lo
previsto
– Aplicación de parámetros de calidad para no cometer errores
– Valoración económica de los resultados obtenidos
Contenido del plan de aprovisionamiento.
5 >> Las TIC en el aprovisionamiento

La evolución de la gestión y el avance de la tecnología permiten que el
aprovisionamiento sea mucho más eficiente con la aplicación de las tec-
nologías de la información y la comunicación (TIC).
El aprovisionamiento supone el manejo de gran cantidad de información
y la gestión de relaciones permanentes entre diferentes empresas, por lo
que requiere sistemas y aplicaciones que sean capaces de:
– Determinar las necesidades de aprovisionamiento de la empresa.
– Desarrollar el control documental y administrativo del proceso de compra.
– Gestionar de forma eficiente las relaciones con las empresas proveedoras.
Las soluciones que las tecnologías de la información y la comunicación
aportan para hacer más eficiente la función de aprovisionamiento se cen-
tran en dos aspectos diferentes:
– Gestión interna del proceso. Existen herramientas informáticas que
utiliza la empresa en su gestión interna que permiten realizar de forma
eficiente las siguientes operaciones: Aplicaciones informáticas de
facturación y aprovisionamiento
• Estimación de la demanda: ¿cuánto venderá la empresa?
En cuanto al aprovisionamiento, las apli-
• Cálculo de necesidades de aprovisionamiento: ¿cuánto y cuándo es
caciones informáticas de facturación y
preciso comprar?
aprovisionamiento realizan las siguientes
• Evaluación de proveedores: ¿qué proveedores ofrecen las mejores con- funciones:
diciones?
– Cálculo de la demanda.
• Gestión de stocks: ¿qué mercancía tiene la empresa en su poder y cuál
– Cálculo del stock actual.
es su valor económico?
– Generación automática de pedidos.
• Gestión administrativa de las compras: ¿cuáles son los documentos – Envío de pedidos mediante el correo
que es preciso generar para realizar las compras? electrónico.
Para esta gestión interna del proceso existen paquetes informáticos espe- – Control de los pedidos en marcha.
cíficos que, conectados con otros paquetes (contabilidad y facturación), – Ficheros de proveedores.
permiten una gestión administrativa integral del aprovisionamiento de
la empresa.
– Colaboración directa y automática entre cliente y proveedor. La uti-
lización de Internet para los negocios ha generado el llamado
e-procurement, que consiste en la utilización de la red para lograr la inte-

gración de los procesos de negocios entre compradores y vendedores,
con las siguientes ventajas:
• Identificación de nuevos proveedores para cada categoría de producto.
• Realización del proceso de compra completo a través de Internet.
• Intercambio de información relevante con los proveedores sobre la
evolución de los diferentes mercados.
• Disminución de costes de compra al evitar intercambios de documen-
tación y la participación de intermediarios.
• Disminución de costes de almacenaje al ahorrar tiempo en las trans-
acciones y en el envío de las mercancías.
Para implementar un sistema e-procurement es preciso que las empresas
implicadas, tanto los clientes como los proveedores, asuman un com-
promiso de colaboración leal por ambas partes, ya que comparten gran
cantidad de información.
16
Actividades finales
.: CONSOLIDACIÓN :.
1·· Señala las características más importantes del concepto de aprovisionamiento y describe un ejemplo para cada
una de ellas.
2·· Diferencia entre la función de aprovisionamiento y la gestión de compras, indicando la relación que existe entre
estas dos funciones empresariales.
3·· ¿Qué relación tiene la gestión de stocks con la función de aprovisionamiento?
4·· En la unidad se han descrito nueve objetivos para la función de aprovisionamiento. Señala, desde tu punto de
vista, cuáles son los cuatro más importantes. Justifica la respuesta.
5·· Define aprovisionamiento esporádico y aprovisionamiento sincronizado, señalando las diferencias más importantes
entre estos dos tipos de aprovisionamiento.
6·· Dibuja un esquema que contenga, de forma gráfica, las relaciones que existen entre el departamento de aprovi-
sionamiento y el resto de departamentos de la empresa.
7·· La implementación de calidad en los procesos de compras produce a la empresa beneficios económicos y
técnicos. Identifícalos, justificando la respuesta.
8·· Describe la importancia que tiene el aprovisionamiento en el logro de la buena calidad de los productos fabricados
por una empresa.
9·· Indica la relación que existe entre las necesidades de aprovisionamiento de una empresa y el contenido del plan
de aprovisionamiento de la misma.
10·· En la unidad se indican las ventajas del e-procurement. Analízalas y señala los inconvenientes que puede
generar la aplicación de este sistema de relación con los proveedores.
.: APLICACIÓN :.
1·· Una empresa que dedica su actividad a la fabricación de productos electrónicos para el automóvil quiere
contratar a un trabajador para que lleve a cabo la función de aprovisionamiento. Para determinar el perfil del puesto
de trabajo es preciso resolver las siguientes cuestiones:
a) ¿Qué objetivos debe lograr?
b) ¿Qué criterios deberá aplicar para realizar sus funciones?

c) ¿Cómo se debe relacionar con el resto de las funciones de compra y venta de la empresa?
d) ¿Cuáles son los aspectos económicos más importantes que deberá tener en cuenta?
2·· Existen en el mercado una gran cantidad de aplicaciones para desarrollar totalmente la gestión comercial de la
empresa y, por tanto, el aprovisionamiento como parte de esta gestión.
Entra en la página http://tienda.sage.es de Internet. En el apartado Programas, que se encuentra en la parte
inferior, pincha Facturación y, a continuación, accede a la información sobre la versión FacturaPLus Elite. Analiza la
ficha y describe las funciones que desarrolla para gestionar el aprovisionamiento.
Caso final 4
Realización del plan de aprovisionamiento

·· La empresa de fabricación de productos de limpieza Fabrilga, SA debe confeccionar un nuevo plan de apro-
visionamiento para el próximo ejercicio económico.
La elaboración del plan requiere el desarrollo de una serie de tareas y la obtención de información de fuentes
concretas. Señala las tareas que es preciso desarrollar para realizar el plan de aprovisionamiento y las fuentes
de las que obtener la información necesaria.
Solución ·· Para desarrollar un plan de aprovisionamiento es preciso seguir el proceso que responde a la si-
guiente secuencia de preguntas: ¿cuál es la situación actual?, ¿cómo es la situación a la que se quiere llegar?
y ¿qué hay que hacer para lograrlo?
¿Cuál es la situación actual?
Hay que analizar la situación actual para determinar el punto de partida del plan. Para ello es preciso obtener
información sobre las necesidades de aprovisionamiento de la empresa, los objetivos estratégicos y la forma
de hacer las cosas, consultando las siguientes fuentes:
– Plan estratégico de la empresa, para conocer los objetivos estratégicos.
– Plan del periodo anterior, para detectar los posibles errores cometidos y desarrollar potenciales mejoras.
– Planes departamentales de la empresa, para conocer las necesidades de cada uno de los departamentos.
¿Cómo es la situación a la que se quiere llegar?
El objetivo es lograr un aprovisionamiento eficiente que minimice los costes de pedido y almacenaje poniendo
a disposición de la empresa los productos y servicios necesarios, en las cantidades y momentos precisos. Para
desarrollar esta parte del plan se han de consultar las siguientes fuentes de información:
– Plan de aprovisionamiento del periodo anterior, para determinar los materiales que son necesarios en cada
momento.
– Contabilidad de la empresa, para determinar los costes de pedido y almacenaje.
– Fuentes de información sobre proveedores, para determinar las condiciones de compra.
– Plan de logística, para conocer la distribución de los almacenes y su capacidad.
¿Qué hay que hacer para lograrlo?
Las acciones que es preciso desarrollar para lo-

grarlo están centradas en actuaciones sobre los
stocks y el proceso de venta. La información
precisa para ello está en las siguientes fuentes:
– Plan de aprovisionamiento del periodo ante-
rior.
– Base de datos de compras de la empresa,
donde se encuentran todos los procesos de
compra que se han realizado en los últimos
tiempos.
– Documentación del almacén y contabilidad de
la empresa, para conocer todo lo relativo a
los stocks de productos que tiene la empresa.
18
Ideas clave
Procedimiento eficiente que logra que

Concepto la empresa disponga de todos los
productos y servicios que necesita
Identificación de necesidades
Selección de fuentes
Etapas Gestión de compras
Gestión de stocks
Evaluación y control
Técnico
Criterios de
funcionamiento
Económico-financiero
Esporádico
Tipos Sincronizado con la producción
Mantenimiento de stock de seguridad
Función desarrollada de forma global y con la implicación de todos los

departamentos de la empresa
APROVISIONAMIENTO
Centralizada
Formas de gestión Descentralizada
Matricial
Económica
Importancia para
En las relaciones
la empresa
Técnica
¿Qué comprar?
¿Cuándo comprar?
Necesidades que
cubre
¿A quién comprar?
¿Cómo comprar?
Se desarrolla de acuerdo a un plan concreto
Gestión interna
Aplicación de
TIC
Colaboración entre cliente y proveedor
Unidad 1 - La función de aprovisionamiento REVISTA ADMINISTRATIVA
Nuevo merc@do electrónico especi@liz@do

en l@ gestión del @provision@miento
egún se desprende del último “Informe sobre que se ha convertido en el vehículo
Ser
comercio electrónico en España a través de enti-
dades de medios de pago”, correspondiente al
1 trimestre de 2010, publicado por la CMT (Comi-
para evadir, o como poco aminorar,
los efectos de la actual crisis que
sufre el tejido empresarial de forma generalizada.
sión del Mercado de las Telecomunicaciones), el
En este sentido, el comercio y la industria están
volumen de negocio generado en Internet es de
generando negocio desde sus propias páginas web.
1 669,9 millones de euros, lo que supone un 34,8%
Pero también están cobrando especial importancia
más que en el mismo trimestre del año 2009.
los mercados electrónicos, también conocidos como
De este total de operaciones comerciales realizadas e-marketplaces (por su terminología en inglés), que
en España, 715,2 millones de euros pertenecen a vienen a desempeñar un papel similar a los centros
operaciones realizadas dentro del territorio nacional. de negocios o centros comerciales físicos.
Es factible presuponer que estas cifras son bastante Uno de estos mercados electrónicos que ha comen-
mayores, pues el informe solo engloba las operacio- zado a operar este año en España, es:
nes comerciales cuyo pago ha sido formalizado a
www.proveedoresdeespaña.com
través de una entidad bancaria, mediante tarjeta de
crédito, de débito o transferencia. Omite, por tanto, Este mercado electrónico se dirige al comercio entre
el resto de operaciones que fueron pagadas por otros empresas y está abierto a cualquier sector comercial
medios de pago, como puede ser contrarreembolsos, o industrial. Su principal característica, que le dife-
cheques o simplemente las que no fueron abonadas rencia del resto de sitios web dedicados al comercio
directamente a través de la página web. electrónico entre empresas, es que está enfocado en
la gestión de compras.
Lo que sí reflejan claramente estas cifras es
que la empresa española está apostando
fuertemente por el comercio electrónico, Fuente: www.bureaudeprensa.com
Actividades
Después de leer el artículo, responde a las siguientes preguntas:

1·· ¿Qué razones existen, desde tu punto de vista, para que el comercio por Internet haya aumentado consi-
derablemente en los últimos años?
2·· ¿Qué relación existe entre los mercados virtuales (e-marketplaces) y la aplicación del sistema de relaciones
e-procurement?

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1

1.1 > Concepto de aprovisionamiento

– Garantiza la disponibilidad de todos los productos y servicios necesarios.

Comunicación de cada departamento de las necesidades de material para su

aprovisionamiento necesarias para el aprovisionamiento.

Realización del pedido, control de la recepción de los materiales y validación de la

Realización y control de las operaciones de almacenaje de las mercancías, así como

1.2 > Objetivos del aprovisionamiento

Buenas prácticas en aprovisionamiento

Solución ·· En el aprovisionamiento cada departamento tiene diferentes tareas, así:

2 >> La función de aprovisionamiento

2.1 > El aprovisionamiento en la empresa

Las funciones que debe desarrollar el departamento de compras, en depen-

– Conocimiento de los sistemas de almacenaje y transporte.

– Compra de los productos necesarios para realizar la función de comercialización.

Este sistema organizativo responde a un sistema de aprovisionamiento de

La aplicación práctica de las tres estructuras organizativas anteriores (cen-

Ventajas y desventajas del aprovisionamiento centralizado

Sistema Ventajas Inconvenientes

– Control global del – Proceso más largo, por lo que el

– Proceso de compra más corto. – Control parcial del

3·· En la función de aprovisionamiento participan diferentes departamentos de la empresa relacionándose

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