ENSAYO CONCEPTOS BASICOS DE LA LEGISLACION

DOCUMENTAL
Son las normas impuestas por el Archivo General de la Nación y la
constitución política que hacen que una entidad jurídica responda y
cumpla los estatutos más sencillos para la gestión documental
Se manejan unas leyes acordes a cada necesidad de salvaguardar
la Documentación en una empresa y al mismo tiempo dar respuesta
a las diferentes oficinas y personas que lo necesiten para la toma
de decisiones.
Ley 594 de 2000
«Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones, establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado, comprende
a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades
privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos
regulados por la presente ley.»
Ley 23 de 1981
«Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos
Nos. 33, 34, 35. Regula archivos de las historias clínicas.»
Ley 23 de 1982
«Artículo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Decreto
1369/89 y Decreto 2145/85)»
Ley 80 de 1989
«Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece
el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.»
Ley 31de 1992
«Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de
documentos del Banco de la República.»
Artículo 8
Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas
culturales y naturales de la Nación. Artículo 15. ´Todas las personas
tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen
nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual
modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de
datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
De acuerdo con los objetivos estratégicos de la superintendencia de
notariado y registro es necesario iniciar un programa de
señalización dirigido a los funcionarios de la entidad con el fin de
que conozcan la actual legislación archivística importante por su
contenido administrativo y fiscal y su incidencia en el manejo de
documentos activos e históricos esta normatividad se constituye en
un medio eficaz para lograr los propósitos de celeridad y
transparencia del estado porque nos da los lineamientos para la
toma de decisiones acerca de la permanencia y conservación de
información registrada en documentos de diversos soportes la
documentación que producimos y las dependencias oficiales
pertenecen a la nación interesan a la sociedad y se convierten en el
principal testimonio histórico del país por lo tanto el grupo de
archivo y correspondencia consciente de su compromiso de divulgar
al interior de la entidad algunos conceptos básicos del que hacer
archivístico y parte de la actual legislación preparo en conjunto en la
división de publicaciones el siguiente material que esperamos sea
de utilidad para el manejo de los archivos de gestión y la aplicación
de las tablas de retención documental que ya como se conocen
fueron adoptadas mediante la resolución 0649 del 23 de febrero de
2002
FINES DE LOS ARCHIVOS
El principal objetivo de los archivos consiste en disponer de una
documentacion organizada de tal forma que la historia institucional
sea recuperable para el uso de la administracin y del servicio al
ciudadano y se constituya en fuente de la historia por lo mismo los
archivos haran suyos los fines esenciales del estado en particular
los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los
principios derechos y deberes consagrados en la constitucion y los
de facilitar la participacion de la comunidad y el control del
ciudadano en las desiciones que los afecten en los terminos
previstos por la ley
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Los archivos son importantes para la administraciuon y la cultura
porque los documentos que los conforman son imprescindibles para
la toma de desiciones basadas en antecedentes pasada su vigencia
estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural
y de la identidad nacional
RESPONSABILIDAD
Los servidores publicos son responsables de la organización
conservacion uso y manejo de los documentos los particulares son
responsables ante las autoridades por el uso de los mismos
ADMINISTRACION Y ACCESO
Es una obligacion del estado la administracion de los archivos
publicos y un derecho de los ciudadanos es el acceso a los mismos
salvo la excepciones que establezca la ley
FUNCION DE LOS ARCHIVOS
Los archivos en un estado de derecho cumplen una funcion
probatoria garantizadora y perpetuadora
CONCEPTOS BASICOS
ARCHIVOS
Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha forma y soporte
material acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad publica o privada en el transcurso de su gestion
conservados respetando auqel orden para servir como testimonio e
informacion a la persona o institucion que los produce y a los
ciudadanos o como fuente de la historia
ARCHIVO PUBLICO
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se deriven de la prestacion de un servicio publico por
entidades privadas
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO
Aquel que por su valor para la historia la investigacion la ciencia o la
cultura es de interes publico y declarado como tal por el legislador
ARCHIVO TOTAL
Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital produccion o recepcion distribucion
consulta retencion almacenamiento preservacion y disposicion final
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapa sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
produccion o recepcion en la oficina y su conservacion temporal
hasta su eliminacion o integracion a un archivo permanente
PRODUCCION DOCUMENTAL
Recepcion o generacion de documentos en una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones
CONSULTA DE DOCUMENTOS
Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y
de los ciudadanos en general a consultar la informacion contenida
en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos
RETENCION DE DOCUMENTOS
Es el plazo en terminos de tiempo que los documentos deben
permanecer en el archivo de gestion o en el archivo central tal como
se consigna en la tabla de retencion documental
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
Deposito de los documentos en estanteria cajas archivadores
legajos etc para su conservacion y con fin de ser extraidos
posteriormente para su utilizacion
PRESERVACION O CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los
documentos pueden ser preventivas o de intervencion directa
DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS
Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades con
miras a su conservacion temporal permanente o a su eliminacion