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Le Concept d’archivage

 Proxit SA - 12 décembre 2001 / 1


Agenda

Quelques notions générales d’archivage de données

Le fonctionnement de l’archivage du système SAP

Les outils pour le stockage d’informations internes au système SAP

Les outils d’aide à l’archivage

Tâches d’un projet d’archivage

Questions

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Agenda

Quelques notions générales d’archivage de données

Le fonctionnement de l’archivage du système SAP

Les outils pour le stockage d’informations internes au système SAP

Les outils d’aide à l’archivage

Tâches d ’un projet d’archivage

Questions

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La définition d’archivage de données

L’archivage de données sert à éliminer les données dans la base


de données de systèmes informatiques qui ne sont plus nécessaires
en-ligne mais qui sont susceptibles d’être accédées à posteriori

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Les raisons pour l’archivage de données (I)

Raisons légales
Ø Imposées par la Loi, les Autorités ou les révisions
externes
Ø Les Grands Livres, Les Journaux de la Comptabilité Financière
Ø Les données liées au Personnel et leur Paie
Ø Les données liées aux Caisses de Pensions

Ø Imposées par les Statuts ou les révisions internes


Ø Plans d’investissements comme les Ordres Internes ou les Projets
Ø Tout document servant comme base légale pour des notions de
garanties comme les gammes, les nomenclatures ou les
procédures de contrôle
Ø Documents de vente ou d’achat

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Les raisons pour l’archivage de données (II)

Raisons techniques

Ø Imposées par des limites techniques


Ø Problèmes de performance induits par le traitement de larges
volumes de données
Ø Problèmes de volumétrie des disques pour le stockages de
données en-ligne
Ø Problèmes de temps de sauvetage et récupération des données
Ø Problèmes de volumétrie des bandes et place dans les juke-box

Ø Imposées par des limites organisationnelles


Ø Les données deviennes obsolètes ou ne correspondent plus aux
structures organisationnelles de l’entreprise
Ø Les données ne servent plus à l’entreprise ou leur valeur est
moindre

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Les requis d’un archivage de données (I)

Requis statutaires
Ø Les archives doivent être stockées sur des supports
externes non altérables
Ø Microfiches, papier, disques optiques

Ø Les archives doivent être accessibles dans les temps


requis
Ø Définis pour chaque objet d’archivage

Ø Les archives doivent être accessibles par des outils tiers,


indépendamment du système informatiques qui les a
créés
Ø Formats standards de type « bitmap » (BMP, TIFF, GIF, JPG) ou
codifications de type texte (ASCII/EBCID)
Ø Accessibles par les systèmes informatiques des Autorités
compétentes externes

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Les requis d’un archivage de données (II)

Requis d’indépendance
Ø Des architectures techniques du serveur
Ø Stockage et encodage des zones numériques et des zones de type
texte

Ø Des versions du système informatique


Ø Les structures des tables et le format des zones

Ø Des relations entre les données


Ø Les contraintes d’intégrité et les relations entre objets d’archivage
doivent être observées avant tout archivage
Ø Eventuelle réplication de données dépendantes dans les archives

Ø Des relations entre les structures organisationnelles


Ø Eventuelle réplication de données dépendantes dans les archives

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La donnée et l’information

Ø La donnée
Ø Objet informatique contenant des informations
Ø Stockée en différents formats dans des fichiers ou dans des tables
Ø Il en existe différents types tels que: les données de base, les données
organisationnelles, les données techniques, les données
transactionnelles et les documents

Ø L’information
Ø Les données qui intéressent l’entreprise
Ø Elle représente une ressource pour l’entreprise
Ø Elle a une longévité de plusieurs dizaines d’années

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Types d’informations

1
1. Disponible mais inutile L
Disponible
2. Nécessaire mais pas disponible L
5
3. Recherchée mais inutile L
Recherchée
4. Disponible et nécessaire mais inutilisée L
3
5. Disponible et recherché mais inutile K 4 7

6. Recherchée et nécessaire mais pas disponible K


7. Recherchée, nécessaire et disponible J 6

Nécessaire

Susceptible à l’archivage 2

Non-susceptible à l’archivage

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Commentaires sur les types d’informations

Le type 1 correspond aux informations obsolètes ou données


inutiles, donc susceptibles d’être éliminées

Les types 2,3,6 correspondent aux informations non disponibles, donc


d’aucun intérêt pour l’archivage

Les types 4,5 correspondent aux informations disponibles mais


inutilisées ou inutiles, donc susceptibles d’être facilement archivées

Le type 7 correspond aux informations opérationnelles, donc


susceptibles d’être archivées

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Types de systèmes d’information

Tableaux de bord Systèmes pour l’aide à la


condensés, Reporting prise de décision
d’aide à la prise de décision
Data Mining

Reporting, Cubes Systèmes d’informations


d’informations et tableaux
OLAP
de bord détaillés

Données de base, données Systèmes de gestion


transactionnelles, OLTP, OLAP d’entreprise (ERP)
documents et reporting

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Eviter la confusion

Ø L’archivage des documents originaux


Ø Les documents originaux transformés en documents électroniques par
le passage dans le scanner
Ø Les documents codifiés (PDF, ASCII, PostScript) en sortie de systèmes
informatiques, tels que les listes, les formulaires et les documents
Ø Les documents originaux sont archivés par des systèmes de gestion
électronique des documents (GED)
Ø Les documents originaux sont relus par des outils non-propriétaires

Ø L’archivage des données


Ø La construction d’objets d'archives par des outils spécifiques à un
progiciel ou à un système informatique
Ø Les objets archivés ne peuvent que être relus que par des outils
spécifiques

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L ’ADK (Archiving Development Kit)

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Le schéma d’archivage dans SAP

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Les caractéristiques de l ’ADK (I)

Ø Sécurité
Ø Par le décalage entre les phases d’archivage et d’épuration

Ø Par la possibilité d’archiver parallèlement sur des supports externes

Ø Compression de données
Ø Jusqu’à un facteur 5 pour les tables transparentes

Ø Les informations sont accessibles après l’archivage


Ø Lecture directe d’un objet dans l’archive

Ø Analyse séquentielle dans l’archive des objets

Ø Rechargement possible pour certains objets

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Les caractéristiques de l ’ADK (II)

Ø Conversion des archives


Ø Automatique lors de la lecture des archives

Ø Adaptation de la structure, des zones, des types et des formats

Ø Intégration de supports externes


Ø CMS (Content Management Service) qui remplace l’ArchiveLink

Ø HMS (Hierarchical Storage Management)

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La procédure d’archivage

1. L’archivage

2. Archivage
externe

3. L’épuration
4. Réorganisation physique des index
5: Réorganisation physique des tables ou Tablespaces
6. Recréation des statistiques pour les CBO

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Les caractéristiques

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Outils d’agrégation et réplication

Le composant DART (Data Retention Tool) permet de répliquer toute


donnée de SAP R/3 et de faire du reporting; conforme aux normes
internationales de révision (Rev. Proc. 98-25 by ASUG Tax Interest Group)

Les systèmes d’information dans SAP R/3 permettent l’agrégation des


données transactionnelles

Le système BW permet le stockage de données transactionnelles


dans des objets ODS (Operational Data Store)

Le système BW permet une agrégation des données transactionnelles


dans des Cubes d’Informations

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Questions

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Les outils

Ø Archiving Information System


Ø Génère des recherches dans les archives

Ø Permet de définir des catalogues de zones qui servent à la recherche

Ø Si actif, lors de l’opération d’épuration les catalogues sont saisis

Ø Les archives sont recherchées dans les catalogues grâce à un outil

Ø Outil d’analyse de tables (transaction TAANA)


Ø Permet de déterminer l’occurrence des données organisationnelles
dans les tables contenues dans les objets d’archivage

Ø Outils d’analyse des tables dans des objets d’archivage


Ø Référence croisée pour les tables dans des objets d’archivage

Ø Détermination de l’espace utilisé par les tables d’un objet


d’archivage selon les statistiques de la base de données ou par
analyse directe de celle-ci

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Questions

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1. Identifier les besoins en archivage

Ø Analyse des informations qui sont soumises à des contraintes


légale ou statutaires d’archivage
Ø Les informations doivent souvent être archivées dans des formats
lisibles par des outils indépendants de tout progiciel non-standard
Ø Le type de support est souvent déterminé, ou néanmoins demande de ne
pas être modifiable

Ø Analyse des informations qui sont nécessaires selon des


besoins dictés par la révision interne ou par l’entreprise
Ø Pièces justificatives, procédures de contrôle de qualité, documents
identifiant des normes de garantie
Ø Documents identifiant des investissements à long terme

Ø Analyse des données inutiles ou des informations obsolètes


Ø Données techniques (IDOC, WorkItems, Logs)
Ø Données d’organisations obsolètes

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2. Identifier les problèmes techniques

Ø Analyse des informations qui demandent de grosses


ressources en espace disque
Ø Données transactionnelles et documents
Ø Les écritures techniques

Ø Analyse des problèmes de performance induits par des


grosses volumétries
Ø Problèmes opérationnels avec le système transactionnel
Ø Problèmes de reporting dûs à une agrégation perpétuelle des données
Ø Problèmes techniques inhérents à l’exploitation des données tels que:
les sauvegardes, les reprises et la charge des réseaux

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2. Identifier les objets d’archivage

Ø Analyse d’outils de création de listes et formulaires


Ø Documents originaux
Ø Problèmes de révision

Ø Analyse des tables susceptibles d’être archivées


Ø Grosses tables
Ø Applications qui expérimentent des problèmes de performance

Ø Identifier les informations qui seraient susceptibles d’être


agrégées
Ø Réplication de ces données dans des systèmes externes

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3. Prototype d’archivage

Ø Etudier les objets d’archivage


Ø Sur des systèmes d'intégration
Ø Avec des données représentatives

Ø Vérifier les possibilités de relecture ou rechargements à partir


des archives
Ø Lecture directe d’un objet
Ø Lecture séquentielle

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3. Le type de support pour les archives

Ø Etudier les types de supports pour les archives


Ø Attention aux temps d’accès aux archives
Ø Attention à la sécurité et à la confidentialité des données
Ø Attention à la pérennité de stockage

Ø Vérifier l’organisation pour la gestion des archives


Ø Définir les responsabilités dans et hors SAP
Ø Définir les responsabilités chez les représentants des données et
modules (« data owners »)

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3. Paramètres d’archivage

Ø Les périodes de rétention


Ø Pour les objets en-ligne
Ø Pour les archives

Ø Types et fréquences d’accès aux archives


Ø Lectures séquentielles ou directes
Ø Accès fréquents ou sporadiques
Ø Temps d’accès aux archives

Ø Critères de recherche d’objets archivés


Ø Clés et critères de recherche
Ø Outils de recherche

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Règles de l’archivage

Il ne faut pas archiver des données qui elles seules contiennent


une information spécifique

Il ne faut pas archiver des données qui servent à construire des


informations

Il ne faut pas archiver des informations qui servent à la


reconstruction d’autres informations

Les données trop détaillées peuvent souvent être agrégées


et stockées pour donner des informations dans d’autres systèmes

Il ne faut pas archiver à tout prix: les bases de données


supportent de grosses volumétries à des coûts acceptables

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Fin

Merci de votre attention!

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