Código:

MEDUSA PRODUCCIONES EVENTOS Y ESPECTACULOS S.A.S.

PR-01
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL Fecha:
TRABAJO 15 / Ago / 2018
ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y CONSERVACIÓN DE Versión:
DOCUMENTOS 01

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO

Versión 01, fecha de actualización: 15 de Agosto de 2018

DOCUMENTO CONTROLADO

ELABORÓ APROBÓ
Genny Patricia Quiñonez Diaz Maira Alejandra Campos Ortiz
Coordinadora SG-SST Gerente
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CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del cambio Fecha Versión No.

Emisión inicial 15 de Agosto de 2018 01

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TRABAJO 15 / Ago / 2018
ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y CONSERVACIÓN DE Versión:
DOCUMENTOS 01

1. OBJETIVO:

Establecer los lineamientos para el control de los documentos y registros que hacen parte
del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, esto es elaboración, revisión,
actualización y control, así como asegurar que permanezcan legibles, disponibles para su
uso y fácilmente recuperable.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para la elaboración y control de los documentos que hacen
parte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de MEDUSA
PRODUCCIONES EVENTOS Y ESPECTACULOS S.A.S.

3. REFERENCIA NORMATIVA:

Decreto 1072 de 2015 – Decreto único reglamentario del sector trabajo, Libro 2 Parte 2,
Titulo 4, Capitulo 6 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

4. TERMINOS Y DEFINICIONES:

☞ Actualizar: Modificar un documento para adecuarlo a las necesidades del momento.

☞ Aprobar: Actividad que consiste en declarar un documento apropiado para el

cumplimiento del marco regulatorio, el direccionamiento de la organización y el
cumplimiento de los objetivos de la organización. Constituye autorización para
divulgar e iniciar su aplicación garantizando el suministro de los recursos requeridos
para su aplicación.

☞ Copia Controlada: Documento expedido con el fin de garantizar que el usuario que la
posee, dispone de la actualización vigente y en caso de actualización del documento,
recibirá la última versión del documento en forma oportuna.

☞ Copia No Controlada: Copia expedida de manera informal de un documento y a las

cuales no se les hace ningún tipo de seguimiento. Por tal motivo no es obligación del
emisor del documento, cuando este sea el caso (impresos por usuarios), actualizar la
copia impresa del recipiente.
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☞ Documento: Información y su medio de soporte, entendiéndose por información y

datos que poseen significado.

☞ Documentos externos: Aquellos generados por organismos externos a la MEDUSA

PRODUCCIONES EVENTOS Y ESPECTACULOS S.A.S. y/o que establecen compromisos
que deben cumplir o normas que se utilizan para el desarrollo de sus actividades
relacionadas con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

☞ Especificación: Documento que establece requisitos. Una especificación puede estar

relacionada con actividades, con productos o requisitos legales.

☞ Formato: Documento usado para registrar datos resultantes de un proceso o actividad.

Un formato se convierte en registro cuando se ingresan datos en él.

☞ Gestión documental: Proceso mediante el cual se realiza de una manera eficiente,

eficaz y efectiva el manejo, organización y control de la documentación producida y
recibida por una organización (en medio físico o magnético), desde su origen hasta su
destino final, con el fin de facilitar su elaboración, trámite, utilización y conservación.

☞ Guía: Documento que ayuda a desarrollar una labor.

☞ Instructivo: Documento operativo que describe los pasos necesarios para desarrollar y
registrar tareas. Pueden detallar materiales, equipos, documentación u otros recursos
a ser utilizados.

☞ Listado maestro de documentos: Es el inventario actualizado de los documentos del

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

☞ Manual: Conjunto de políticas y normas que regulan el desarrollo de un tema general.

☞ SG-SST: Sigla que define Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

☞ Referencia Normativa: Sistema documental que busca reglamentar la forma cómo se

dirige y controla la organización y/o establecer las reglas a las que se deben ajustar las
conductas, tareas o actividades. Está conformado por normas tales como: políticas,
manuales, procedimientos y otros documentos que pueden ser de aplicación en toda la
organización o en un área específica.

☞ Procedimiento: metodología que establece como un proceso específico debe

desempeñar sus actividades, definiendo para sus efectos los controles, responsables
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ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y CONSERVACIÓN DE Versión:
DOCUMENTOS 01

de desarrollar las actividades y los registros que se generan durante su ejecución.

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
☞ Programas: documentos que establecen el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo para lograr sus objetivos.

☞ Registro: Documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencias

de actividades desempeñadas.

☞ Responsable de la elaboración del documento: Profesional con el conocimiento y

experiencia para redactar el documento o procedimiento.

☞ Responsable de la revisión del documento: Profesional con autoridad y conocimiento

para validar un documento. Se encarga de revisar los documentos de su área de
trabajo.

☞ Responsable de la aprobación del documento: Profesional con la capacidad para

autorizar la utilización de un documento en el momento de su emisión.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:
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 Normalización de los documentos: todos los documentos que hagan parte del
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de MEDUSA
PRODUCCIONES EVENTOS Y ESPECTACULOS S.A.S. contaran con el siguiente
encabezado:

Nombre de Código de
Logo
la empresa identificación del
documento

MEDUSA PRODUCCIONES EVENTOS Y Código:

ESPECTACULOS S.A.S. PR-01
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y Fecha:
SALUD EN EL TRABAJO 15 / Ago / 2018

ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y Versión:

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 01

Nombre del Nombre del Actualización del Fecha de

sistema documento documento implementación
implementado del documento

 Elementos de control: Los elementos de control de los documentos son: el

número de la versión y la fecha de actualización, éstos se colocarán en la
portada del documento, con el fin de optimizar recursos de papel cuando se
requiera el o corrección de alguna página.

Dentro de los elementos de control tenemos la tabla 1, que ira ubicada en la

portada del documento con el fin que se relacione el nombre de la persona que
elaboro el documento, de igual forma el nombre de la persona que reviso y
aprobó el documento, con sus respectivos cargos.

ELABORÓ APROBO

La tabla 2 relaciona las novedades y cambios efectuados al documento.

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N° VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA

 Elaboración de formatos:

Código de
Logo Nombre de identificación del
la empresa documento

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F-15
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL Fecha:
TRABAJO 04 / Jun / 2018
Versión:
VERSION DEL TRABAJADOR ACCIDENTADO
01

Fecha de
Nombre del Nombre del Actualización del implementación
sistema documento documento del documento
implementado

6. CONTROL DE DOCUMENTOS:

 Elaboración, modificación o anulación de documentos: El encargado del

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo determinara la
conveniencia de crear, modificar o anular un documento, con el fin de
garantizar el cumplimiento de los requisitos de la documentación.

La redacción de un documento debe ser clara, precisa, breve, comprensible y

de ser posible con ilustraciones para reducir texto. La letra a utilizar no estará
estandarizada, sin embargo, debe ser una fuente no cursiva, no artística, legible
(Ej. Arial, Century Gothic o similares) y podrá variar de tamaño.

 Codificación de los documentos: los documentos del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo de la MEDUSA PRODUCCIONES EVENTOS Y
ESPECTACULOS S.A.S. de la siguiente forma:
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AA-BB

Donde AA hace referencia al tipo de documentos así:

Iníciales Tipo de documento

M Manual
PR Procedimiento
I Instructivo
F Formato
GU Guía
PT Protocolo
FI Ficha
P Programa

BB hace referencia al número consecutivo.

 Revisión y aprobación de los documentos: Los documentos y formatos del

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo son revisados y
actualizados como consecuencia de auditorías, por decisiones tomadas en
revisiones por la Alta Dirección, por el tratamiento de acciones correctivas y
preventivas o debido a mejoras identificadas en el desarrollo de las actividades.

Es responsabilidad del encargado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo, actualizar cada vez que se emita, modifique o anule un
documento, el listado maestro de registros.

 Distribución y disposición de los documentos: en el formato Listado maestro de

documentos se conserva la relación de todos los documentos del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Los archivos originales de los documentos y formatos normalizados se

mantendrán de la siguiente manera:

 En medio digital identificados con el código y el nombre, la ubicación

será en carpetas por tipo de documento, de acuerdo en lo dispuesto en
el Listado maestro de documentos.
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 El archivo digital de los documentos y formatos originales deben ser

administrada por el encargado del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.

Cuando un documento es actualizado o anulado, se deberá recoger las copias

impresas obsoletas y reutilizarlas por la otra cara o reciclarlas, solo se conservará
la trazabilidad de los cambios a través de los originales de cada versión en medio
digital en una carpeta llamada “DOCUMENTOS OBSOLETOS”.

Si la copia del documento entregado fue realizada en presentación digital, se

informa al personal involucrado los cambios que se efectuaron y según se requiera
se entregará la nueva versión del documento.

7. CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS:

Los siguientes documentos y registros de seguridad y salud en el trabajo deben ser

conservados por un período mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en
que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:

1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como
los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores
que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición
a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo de la IPS o médico
correspondiente.

2. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de

los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en
el trabajo.

3. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad

y salud en el trabajo.

4. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

Estos registros se conservarán en medio magnético teniendo como respaldo copia de

seguridad de la información, adicionalmente se mantendrán algunos en medio físico en un
lugar que cuente con las condiciones de almacenamiento adecuado para su
conservación.
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8. REVISION PERIODICA DE LOS DOCUMENTOS:

Contando a partir de la fecha de emisión del presente procedimiento, todos los

documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo deben ser
revisados y actualizados cada vez que sea necesario.

Para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se tendrá en cuenta la

siguiente periodicidad en la revisión de los documentos:

1. La política de seguridad y salud en el trabajo deberá ser revisada como mínimo una
1 vez al año y de requerirse, actualizarla acorde con los cambios tanto en materia
de seguridad y salud en el trabajo como en la empresa.

2. El programa de capacitación en seguridad y salud en el trabajo, debe ser revisado

como mínimo una (1) vez al año, con la participación del Comité Paritario de
Seguridad y Salud en el Trabajo y la alta dirección de la empresa; con el fin de
identificar las acciones de mejora.

3. La identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos, debe ser

actualizada como mínimo una (1) vez al año o cuando ocurra un accidente de
trabajo mortal o un evento catastrófico o cuando se presenten cambios en los
procesos, en las instalaciones, en la maquinaria o en los equipos.

Además, se debe asegurar que los siguientes documentos se mantengan actualizados,

disponibles, redactados de manera clara y entendible por las personas que tienen que
aplicarlos o consultarlos y cuando sea necesario difundirse:

1. La política y los objetivos de la empresa en materia de seguridad y salud en el

trabajo firmados por el representante legal.
2. Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3. La identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los riesgos.
4. El informe de condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico de la
población trabajadora y según los lineamientos de los programas de vigilancia
epidemiológica en concordancia con los riesgos existentes en la organización.
5. El plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo, firmado por la alta
dirección y el encargado de seguridad y salud en el trabajo.
6. El programa de capacitación anual en seguridad y salud en el trabajo, así como de
su cumplimiento incluyendo soportes de inducción, reinducción y capacitaciones
de los trabajadores dependientes, contratistas y en misión.
7. Los procedimientos e instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo.
8. Registros de entrega de equipos y de elementos de protección personal.
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9. Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas cuando

aplique y demás instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo.
10. Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del Comité Paritario de
Seguridad y Salud en el Trabajo y las actas de sus reuniones y los soportes de sus
actuaciones.
11. Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y
enfermedades laborales de acuerdo a la normatividad vigente.
12. La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus
correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante
emergencias.
13. Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores,
incluidos los resultados de las mediciones ambientales y los perfiles de salud
arrojados por los monitoreos biológicos, si esto último aplica según priorización de
los riesgos.
14. Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, máquinas o equipos,
ejecutadas.
15. La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud en el Trabajo que le apliquen a la empresa.
16. Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.

9. RESPONSABLES:

 Encargo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

 Alta Dirección