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Conviene precisar que las consultas que se presentan a esta Entidad, se resuelven de manera
general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las funciones conferidas en el ejercicio de las
atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del Estado colombiano,
expresamente señalada en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al
texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto,
de acuerdo con el asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndose en todo a las normas
vigentes sobre la materia.
El Decreto 1443 de 2014 “Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)”, en su artículo 13 reza lo
siguiente:
Artículo 13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros
y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y
accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST
tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias
clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista
en seguridad y salud en el trabajo. La conservación puede hacerse de forma electrónica
de conformidad con lo establecido en el presente decreto siempre y cuando se garantice
la preservación de la información.
Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mínimo de
veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:
1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como
los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores,
en caso que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a la
seguridad y salud en el trabajo;
Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un
sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad
vigente y las políticas de la empresa.
En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse única y
exclusivamente para el caso puntal de esta consulta y dentro de los parámetros establecidos en
el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
(Ley 1755 de 2015 - Ley 1437 de 2011).
Cordial saludo,
Anexos: N/A
Copia: N/A
Proyectó: Damaris Andrea Sánchez Rubiano – Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica Archivística
Revisó: N/A
Archivado en: 620.2.2 conceptos técnicos