SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA

EVIDENCIA:
CASO PIO PIO Y MAS PIO

PRESENTADO POR:
ANDRES FELIPE CRUZ CUELLAR
NELA LUZ MARTINEZ MADERA

19 DE SEPTIEMBRE DE 2019
 CONTENIDO

INTRODUCCION

OBJETIVOS

1. DIAGNÓSTICO ACERCA DE LAS FALLAS PRESENTES EN CADA UNA DE LAS ÁREAS

MOSTRADAS EN EL CASO PROPUESTO PARA LA EVIDENCIA.

2. POSIBLES SOLUCIONES.

3. RECOMENDACION DEL USO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.

CONCLUSION

CIBERGRAFIA
 INTRODUCCION

Las fallas en los procesos de las compañías no son evitables, por alguna causal se

presenta algún inconveniente que entorpece los objetivos planeados para un tiempo

determinado, a razón de esto se debe tener la capacidad para dar pronta respuesta

y solución con el fin de evitar que se prolongue a peores y mucho menos a que

provoque el retiro de un cliente. A continuación, se presenta un diagnóstico sobre

la problemática que está atravesando una compañía, y que si no resuelve la

situación podría conllevarla al cierre definitivo.

 OBJETIVOS

GENERAL:

Diagnosticar los motivos de la problemática de la compañía y brindar una

solución a cada uno de ellos.

ESPECIFICOS:

 Destacar las principales fallas de los procesos.

 Analizar cada situación y redactar un plan de acción.

 Recomendar herramientas de las Tic’s que permitan optimizar los procesos.

EVIDENCIA 4: PROPUESTA “CASO PIO PIO Y MÁS PIO”

1. DIAGNÓSTICO ACERCA DE LAS FALLAS PRESENTES EN CADA UNA

DE LAS ÁREAS MOSTRADAS EN EL CASO PROPUESTO.

La empresa pio pio y más pio, deja ver a simple vista una serie de anomalías y

problemas producto de su desorganización.

Analizando el caso se pueden describir las fallas de mayor consideración y que por

su gravedad pueden llevar a la quiebra de la empresa.

Para empezar, la empresa esta incumpliendo a los clientes tanto con los horarios

de entrega como con los pedidos pues como lo redacta el analista de procesos,

suele pasar que n se entrego el pedido, que llegaron tarde y ya no lo quieren recibir

o que llego una parte primero en un carro y luego la otra parte, estas son claras

situaciones que inconforman a los clientes que para quitarse esa pesadilla pueden

acudir a otro proveedor y así evitarse estos inconvenientes.

No hay un flujo de información y operación efectiva, lo que provoca que cuando se

presenta la novedad uno busca el problema de la falla en el otro, no envían la

información de los pedidos concretos y con tiempo al área de producción para que

estos sepan cuanto deben producir, para así tener el inventario suficiente para la

demanda de los pedidos. También pasa que el inventario que tienen registrado en

sistema no coincide con el físico o en ocasiones coincide, pero resulta que la

mercancía ya está separada para despachar a otro cliente y el de inventario no sabe

eso, así que da informe de que si hay la mercancía para él despacho y al final como

no es así, le terminan incumpliendo a cliente, todo esto porque hay una falta de

comunicación efectiva entre las diferentes áreas.

También es evidente que no tienen un plan bien estructurado para las rutas de

entregas, lo genera contratiempos y devolución de pedidos, en ocasiones no

facturan el pedido como lo solicitaron o se debe facturar, ocasionando que el cliente

no quiera recibir y por lo tanto mas demora en la ruta de entrega mientras solucionan

el inconveniente, no clasifican los clientes que tardan menos en recibir de los que

requieren de mas tiempo y a raíz de esto se les incumple a todos. Pasa también

que los operadores de entrega desacatan la orden de dar prioridad a x cliente y

entregan como a ellos les parece, no acatan la información que se les da, generan

aún más disgusto tato en el cliente como en los superiores.

Hay también una falla en el área de producción, pues no están siendo eficiente con

la demanda, al parecer por falta de personal y porque no tienen el dato de la

cantidad de pedios que han sido solicitados para ellos saber cuánto deben producir.

Por último, no se respetan las directrices del jefe.

En síntesis, básicamente estas son las situaciones que generan el caos en la

compañía pio pio y más pio.

2. POSIBLES SOLUCIONES

A. Como primera solución se plantea la gráfica de Gantt, el cual es muy útil

particularmente para las operaciones corrientes de cada día. Es un gráfico en dos

ejes, uno de los cuales representa el progreso del tiempo, y el otro, las tareas por

efectuar. En este caso lo aplicaremos para las etapas de los procesos mas

significantes que influyen en la logística y entrega de pedidos a clientes.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PRODUCCION

TOMA DE PEDIDOS

FACTURACION

ALISTAMIENTO

DESPACHO

INVENTARIO

Para que esta herramienta funcione cada una de las etapas debe estar cumplida en

un tiempo determinado, para esto se proponen los siguiente:

1. Para empezar el área de producción debe tener un stock de inventario

basado en la proyección de la demanda que se espera.

2. Se gestionan los pedidos. Este listado debe ser entregado al turno de la

noche para que procedan a hacer el picking, separación y facturación.

3. Al día siguiente de 5Am a 6Am se hace el cargue.

4. A las 6 Am los carros den salir a hacer las entregas. Estas harán de la

siguiente manera:
Como la empresa actualmente cuenta con 14 carros, 7 carros se dispondrán para

el canal moderno, pues estos clientes requieren de más tiempo de espera en los

recibos por los turnos de llegada, 5 carros para la entrega de Ta T, estos clientes

son numerosos, aproximadamente en un día se facturan unas 250 tiendas, pero a

diferencia de canal moderno estos reciben una vez llegan y los otros dos carros

entregaran casinos, colegios e independientes. Con esto se espera cubrir todos los

clientes pendientes del día, a un buen tiempo. Para el caso de clientes especiales,

con compromisos de entrega en una hora especifica se hará uso de los carros de la

ruta en cargada de colegios, casinos e independientes.

Este proceso se repetirá sistemáticamente dia a dia.

B. Se deben establecer los cargos y funciones especificas para las personas de

cada área y que cada uno responda por lo que le corresponde en tiempo oportuno.

JEFE DE PRODUCCION: supervisar todos los procesos que tengan que ver con la

transformación de la materia prima para obtener el producto terminado con

eficiencia y eficacia, debe delegar funciones específicas a cada uno de sus

operarios y que cada uno se dedique a lo que le corresponde y que al final del día

den informe de la producción que se obtuvo. Gestionar el abastecimiento con

antelación de los insumos para evitar paradas e la producción por falta de materia

prima, garantizar que haya un stock de inventario producido para satisfacer la

demanda

SUPERVISOR DE INVENTARIOS: Contabilizar los activos de la empresa, dando

un enfoque principal a lo que tiene que ver con inventario de mercancía, para así
dar respuestas asertivas ante la solicitud de un pedido, debe llevar un control

mediante programas sistemáticos que le permitan ingresar la cantidad de mercancía

física y que al restar un pedido le muestre el stock restante y verificar si esto es real

físicamente, debe notificar el jefe de producción, cual es el inventario con el que

cuenta para que este lo tenga en cuenta al momento de decidir cuanto más producir,

además instruir a su personal de apoyo a que hagan la correcta rotación, teniendo

en cuenta las PEPS, esto con el fin de evitar vencimientos.

JEFE DE LOGISTICA Y DISTRIBUCION: Este debe garantizar que los pedidos

sean entregados a tiempo, su misión es tener a los clientes satisfechos, no es tarea

fácil pero tampoco es imposible. debe garantizar que los pedidos queden separados

y alistados por el turno de la noche, a las 5am se debe entregar el listado de los

pedidos ya listos a facturación, vigilar que la facturación se haga correctamente, que

sea de acuerdo a los pedidos solicitados; una vez todo esta listo, procede al

despacho teniendo en cuenta el nuevo plan de rutas de entregas, estar atento a

cualquier novedad que se presente durante la entrega y dar respuesta y solución lo

más pronto posible.

DIRECTOR COMERCIAL: Este deberá estar a cargo de que los tres cargos

anteriores, sean eficientes y eficaces en lo que hacen para así poder lograr los

resultados, deberá programar capacitación para el personal para que cada vez sean

más competentes, deberá llevar el control y la contabilidad de las ventas y comparar

con las proyecciones establecidas, deberá pedir un informe mensual de cada una

de las áreas anteriores, para poder analizar cualquier cuello de botella que se este

presentado que este impidiendo la efectividad de los procesos, también para

analizar los resultados y ver si se están cumpliendo los objetivos y de no ser así

poder proceder a planes de acción que permitan superar el estancamiento.

C. Otra solución que se propone es que haya una comunicación efectiva entre

clientes externos e internos, esta es la base para el buen funcionamiento de una

empresa, cuando no hay comunicación los objetivos y metas no son los mismos y

lo mas probable es que todos no vayan en la misma dirección. Se propone el

siguiente flujograma que tiene que ver con todas las áreas que afectan toda la parte

comercial de la compañía.

3. RECOMENDACION DEL USO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.

El uso de estas tecnologías le permitirá a la empresa una reducción de costos,

optimización de tiempo y recurso humano, mejora y calidad en los procesos,

mejoras en el flujo de información entre los actores de la misma, respuesta oportuna

a los tiempos de espera de los clientes, la convierte en una organización más

competente en el mercado, facilitan el intercambio de información continua entre los

diferentes procesos, pues, permiten el almacenamiento y transmisión de

información que posteriormente se convierte en la base para la toma de decisiones,

conllevan a la reducción de costos y a la mejora del flujo de bienes a través de la

cadena de suministro. Para esto la compañía debe ser consiente de que esto

implicaría un alto costo, capacitar al personal para el uso de estas y adaptar los

procesos a la forma sistematizada, sabiendo que valdrá la pena la inversión, pues

de esta manera lograrían los objetivos con más eficiencia.

Para mejorar sus tiempos de entregas le recomendamos el uso de algunas de las

TIC’s más comunes. Para el caso de la logística de entrada, lo que tiene que ver

con el suministro, se encuentra el EDI (Electronic Document Interchange), VMI

(Vendor Managed Inventory), CRP (Continuos Replenishment Program), el e-

procurement y e-surcan. Mientras para la logística interna se considera el ERP

(Enterprise Resource Planning), MRP I (Material Requeriment Planning), MRP II,

WMS (Warehouse Management System). Por último, para la logística de salida se

considera el TMS (Transportation Management System), EDI, EPC (Electronic

Product Code).

A continuación, para conocer mas sobre las funciones de cada se hará una breve

descripción.
  EDI (Electronic Data Interchange)

Es la transmisión electrónica de documentos comerciales normalizados entre

ordenadores, de modo que la información pueda ser procesada sin necesidad

de intervención manual.

 PROCUREMENT

Es una herramienta que permite automatizar los procesos tácticos y el flujo de

información asociados con el aprovisionamiento, automatiza el proceso de compras,

a través del software y de la tecnología de Internet, y mejora la relación entre

comprador y vendedor compartiendo información ágil y continua.

 ERP (Enterprise Resource Planning)

Es un programa de software concebido para gestionar de forma integrada las

funciones de la empresa. Para SAP, principal proveedor en el mundo de ERP, lo

define como una arquitectura de software empresarial que facilita e integra

información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos

humanos.

 WMS (Warehouse Management System)

Es un subsistema de información que ayuda en la administración del flujo del

producto y el manejo de las instalaciones en la red logística. Además, se considera

que controla las operaciones que alimentan de materia prima y componentes al

proceso de producción, y atiende las órdenes de pedidos de los clientes.

Comprende actividades como: Recepción, almacenamiento, administración de

inventarios, procesamiento de órdenes y cobros y preparación de pedidos.

 CÓDIGOS DE BARRAS

El código de barras es una herramienta que sirve para capturar información

relacionada con los números de identificación de artículos comerciales, unidades

logísticas y localizaciones de manera automática e inequívoca en cualquier punto

de la Red de Valor. Estos permiten un control de inventario más rápido y fiable, una

mejor planificación del transporte, producción y ventas, mejora en la identificación

de los productos y la gestión de los procesos de almacenamiento y picking.

 RFID (Radio Frequency Identification)

Son todas las tecnologías que usan como principio ondas de radio para identificar

productos de forma automática, esta involucra el uso de etiquetas especiales o

TAGS que emiten señales de radio a unos dispositivos llamados lectores,

encargados de recoger las señales

El RFID tiene gran potencial de uso, debido que facilita y minimiza el tiempo de la

identificación de productos, lo que facilita operaciones de ubicación y extracción de

productos en el almacén.

 PICK TO LIGHT Y PICK TO VOICE

Son sistemas de picking que no utilizan papeles, sino que se basan en redes

luminosas y sistemas de voz, respectivamente. Pick to Light tiene como componente

básico una serie de indicadores luminosos que guían al operario tanto en términos
de ubicaciones de picking, como cantidades a recoger, y una vez realizada la

operación pulsa un botón de confirmación y el stock se actualiza en tiempo real.

 MRP I y MRP II

El MRP I es una técnica para calcular la demanda interna y se considera como un

software para la planificación y control de la producción y las compras. Este suele

mejorar la eficiencia y eficacia de la logística interna debido que permite: analizar

los requisitos de componentes de cada producto, considerar el nivel de inventario

de cada uno ellos, tener en cuenta los lead times, emitir informes sobre elementos

a comprar o fabricar, en qué cantidad, cuándo se deben efectuar las órdenes de

producción o pedido y qué órdenes reprogramar o anular.

 TMS (Transportation Management System)

El TMS optimiza los recursos de transporte conciliando su menor coste con los

estándares necesarios de servicios al cliente, y los requisitos de los otros agentes

de la cadena de suministro, debido a que presenta una serie de alternativas de

modos de transporte, costos de fletes, tiempos esperados de cargue, etc. Este

Facilita el abastecimiento de servicios de transporte, mejora la planeación y

optimización de actividades de transporte, permite rastrear y dar seguimiento al

cargamento, permite la consolidación de cargas, cuando se tienen pedidos de

pequeño tamaño, lo cual permite la reducción de costos de transporte, y mejora en

la eficiencia del proceso, facilita la atención de reclamos y solicitudes de los clientes,

debido a que por medio de este sistema es posible realizar trazabilidad a los
cargamentos, por lo cual, si se presenta una inquietud o reclamo el sistema lo

resuelve casi automáticamente.

 CRM (Consumer Relationship Management)

El CRM o Administración de Relaciones con el Consumidor, es definido por

Microsoft, como una estrategia que permite a las empresas identificar, atraer y

retener a sus clientes. El CRM, cubre los procesos de mercadeo, ventas y servicio

al cliente. Este administra la información relacionada con los clientes y aumento de

su satisfacción, reducción de costos y mejora en la productividad debido a la

automatización de actividades

 ECR (Efficient Consumer Response)

ECR o Respuesta Eficiente al Consumidor es un modelo estratégico en el cuál

clientes y proveedores trabajan en forma conjunta para entregar el mayor valor

agregado al consumidor final. La Unión Europea, lo definió como el trabajo conjunto

de las empresas para satisfacer los deseos de los consumidores de manera

correcta, rápida y con bajo costo. El funcionamiento del ECR está basado en la

utilización de código de barras y el EDI, lo cual permite la identificación y

seguimiento a los productos, mejorar la trazabilidad y agilizar el intercambio de

información entre el cliente-proveedor.

 EPC (Electronic Product Code)

El EPC es un sistema que usa radiofrecuencia para la identificación automática de

productos de consumo, a través de la cadena de suministro. Este mejora el flujo de

la información en la cadena de suministro en tiempo real, lo que permite un

despacho rápido de productos y asegura disponibilidad de productos en el momento

y cantidad que el cliente lo desee, permite mejorar la trazabilidad y permite generar

valor.

 GPS (Global Position System)

El sistema de posicionamiento global (GPS) es un sistema de satélites utilizando

navegación que permite determinar la posición de un objeto con exactitud. La

aplicación del GPS en la cadena de suministro, se enfoca al monitoreo de cargas y

camiones, sus ventajas son la reducción de costos debido al mejor control a realizar

sobre la flota de transporte y aumento en la seguridad debido a la trazabilidad a los

productos.

Seria fabuloso que la empresa tuviera el alcance de implantar cada uno de estos

softwares, pero estos requieren de mucho dinero, así que de acuerdo a las

capacidades económicas los puede ir implantando poco a poco.

 CONCLUSION

Este estudio de caso nos deja como aprendizaje, que cuando en una compañía no

hay organización ni buena comunicación, los procesos no funcionan a cabalidad, ,

no se logran los objetivos propuestos y por lo tanto el incumplimiento a los clientes

quienes son la razón de ser de una empresa.

Por otra parte, se deja claro que se deben estandarizar las etapas y tiempos de

cada proceso, asignando responsabilidades a cada operario para que se haga la

entrega en los tiempos propuestos.

Actualmente también está el apoyo que ofrece la tecnología. Con la implementación

de algunos sistemas, los tiempos y recurso humano se pueden optimizar y obtener

en producto final con mas calidad mediante la sistematización de los procesos.

 CIBERGRAFIA

https://revistas.unal.edu.co/index.php/dyna/article/view/9551/11475