MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ESPINAR - CUSCO

DIRECTIVA PARA CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS CUYOS MONTOS SEAN

IGUALES O MENORES A 8 UITS, DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE LA ESPINAR

I. FINALIDAD.
La presente directiva normará los procedimientos administrativos para la atención de
requerimientos de bienes y servicios contemplados en el literal a) del Artículo 5° de la
Ley de Contrataciones del Estado, Ley N° 30225 modificado por el Decreto Legislativo
N° 1444, que requieran los Órganos, Unidades Orgánicas y dependencias de la
Municipalidad Provincial de la Convención.
II. OBJETIVO.

Establecer directrices claras que hagan previsibles los resultados de una gestión
eficiente de los servicios que brinda la Unidad de Abastecimiento en la Gestión de las
contrataciones, con el debido procedimiento, celeridad, razonabilidad, simplicidad y
bajo los Principios que rigen las contrataciones como es libertad de concurrencia,
igualdad de trato, transparencia, publicidad, eficacia y eficiencia, competencia, vigencia
tecnológica, sostenibilidad ambiental y social; y equidad, que contribuyan al logro de
los resultados y la generación del valor publico bajo la cadena del abastecimiento.

III. BASE LEGAL

 Constitución Política del Perú
 Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades
 Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
 Decreto Supremo N° 304-2012-EF, Aprueban Texto Único Ordenado de la Ley N° 28411,
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, y sus modificatorias.
 Ley del Presupuesto del Sector Público para caja ejercicio anual.
 Ley N° 28716- Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
 Ley N° 30225- Ley de Contrataciones del Estado, modificado por el D. Leg. N° 1444
 Decreto Supremo N° 344-2018-EF -Reglamento de la Ley N° 30225 Ley de
Contrataciones del Estado.
 Decreto Legislativo N° 1272 que Modifica la Ley N° 27444 de Procedimiento
Administrativo General y deroga la Ley N° 29060, Ley del Silencio Administrativo.
 Directivas y Pronunciamientos emitidos por el Organismo Supervisor de las
Contrataciones del Estado - OSCE vigentes.
 Decreto Legislativo N° 1439 Sistema Nacional de Abastecimiento
 Ley N° 27658 Ley del Marco de Modernización de la Gestión del Estado.

IV. DISPOSICIONES GENERALES:

4.1 Las contrataciones iguales o inferiores a ocho (08) Unidades Impositivas Tributarias -
UIT son aquellas que se realizan mediante acciones directas, no encontrándose sujetas
al cumplimiento de lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento, de conformidad con lo señalado en el literal a) del Artículo 5° de la Ley de
Contrataciones del Estado Ley N° 30225 modificado por el Decreto Legislativo N° 1444,
sin perjuicio de la Supervisión del Organismo Supervisor de las Contrataciones del
Estado – OSCE, estando exceptuadas de realizar el procedimiento de selección. Lo
señalado no es aplicable para los bienes y servicios incluidos en el Catalogo Electrónico
de Acuerdo Marco.
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4.2 La Unidad de Abastecimiento tiene como función la adquisición de bienes o prestación

de servicios y la gestión administrativa del contrato, que involucra el trámite del
perfeccionamiento, los actuados que deriven de éste, aplicación de penalidades, entre
otras actividades de índole administrativo procedimental.
4.3 El área usuaria es responsable de formular y definir con precisión los requerimientos
de bienes y servicios según cuadro de necesidades y deberán sujetarse a los criterios
de razonabilidad y objetividad los cuales serán coherentes con la contratación en
función a las metas y objetivos programados, de presentarse modificaciones no
sustanciales éstas deberán ser debidamente justificadas, de incluir necesidades
adicionales y/o imprevisibles o de situación de emergencia deberán ser modificadas el
Cuadro de Necesidades y aprobadas por la oficina de Planificación.
4.4 Los Requerimientos deben ser formulados por la necesidad anual o total conforme a
su programación y/o cuadro de necesidades, consolidando y agrupando según criterios
de afinidad, familia, grupo de bienes o servicios a fin de evitar el fraccionamiento.
4.5 Está terminantemente prohibido el fraccionamiento, siendo de su directa
responsabilidad del área usuaria.
4.6 La Supervisión de la ejecución del contrato compete al área usuaria
4.7 Todo proveedor para contratar con la Municipalidad por montos superiores a una (01)
UIT, deberá contar obligatoriamente con inscripción vigente en el Registro Nacional de
Proveedores (RNP), en el capítulo que corresponda.

V. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
5.1 DE LA ELABORACION DEL REQUERIMIENTO
5.1.1 REQUERIMIENTO
5.1.1.1 Es el documento generado en el módulo de requerimiento SIADEG Gubernamental,
por el Área Usuaria, quien solicita la contratación de un determinado bien y/o servicio, para
cumplir con sus objetivos y metas.
5.1.1.2 El área usuaria estima y cuantifica sus necesidades de bienes y servicios (general y
consultoría) en función de sus actividades (Cuadro de Necesidades) y el monto de asignación
presupuestaria anual, documento que deberá definir con precisión las características de los
bienes o servicios a contratar, adicionalmente deberán incluir algunas exigencias previstas
en las leyes, reglamentos, normas metrológicas y/o sanitarias que regulen el objeto de la
contratación, para tal efecto el requerimiento deberá contener de manera obligatoria lo
siguiente:
 Fecha de emisión, Dependencia Solicitante, Nombre del Solicitante.
 Fuente de Financiamiento, cadena funcional y clasificador de gasto
 Cantidad, Unidad de Medida y descripción utilizando el catalogo único de bienes,
servicios y obras CUBSO y otro de estar en uso.
 Valor Estimado según expediente técnico o estructura de costos elaborado por el
área usuaria.
 En el caso de proyectos de inversión y actividades de mantenimiento, los
requerimientos deben autenticarse con firma y sello del Residente de obra,
Inspector de obra y Gerencia de Línea, Presupuesto en lo que corresponda.
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 En el caso de Áreas Orgánicas, los requerimientos para actividades deben

autenticarse con sello y firma del área usuaria (solicitante), Jefe de Unidad o
inmediato, Gerencia de Línea y/o Gerencia de Administración, Oficina de
Planeamiento y Presupuesto.
 En caso de bienes sofisticados como equipos de cómputo y derivados, maquinaria,
servicios de internet, implementación de programas o software, etc., deberá contar
con el sello y firma del responsable del área técnica quien deberá definir las
Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia, ficha del bien patrimonial de
ser el caso.
5.1.1.3 Quedará establecido como fecha de recepción de requerimiento hasta el día
QUINCE HABIL DE CADA MES, y la recepción de requerimiento será en el horario de 08:00 a
10:00 am, no se admitirá requerimientos extemporáneos, salvo excepciones, debidamente
autorizado por Gerencia de Administración (V°B° requerimiento).

5.1.2 FORMALIDADES PARA LA PRESENTACION DEL REQUERIMIENTO

5.1.2.1 Los requerimientos deberán ser presentados en tres (03) juegos por el Área Usuaria,
adjuntando obligatoriamente lo siguiente:

 Especificaciones Técnicas en caso de Bienes (Con firma y sello del Residente y

Supervisor, y/o Área Usuaria). Formato Anexo 01
 Términos de Referencia en Servicios (Con firma y sello del Residente y Supervisor,
y/o Área Usuaria). Formato Anexo 02
 Las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia deben ir, acompañado de
una copia del presupuesto analítico, copia de la programación de adquisición y/o cuadro de
necesidades según corresponda debidamente firmado por el Área usuaria y la oficina de
Planeamiento, la Certificación presupuestal según corresponda, plan de trabajo, informes
o resoluciones de aprobación presupuestal que justifique el requerimiento, asi como los
anexos (modelos, imágenes, diseños, etc de corresponder.
 Las características técnicas deberán sujetarse a criterios objetivos, congruentes,
razonables y proporcionales con el objeto de la contratación (bien, servicio, consultoría)
requerida y su costo total que justifique la finalidad publica de la contratación, por tanto se
deberá evitar incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento solo favorezca a un
determinado sector del mercado o a ciertos proveedores, de modo que no se afecte la
concurrencia de la pluralidad de postores.
 Previa a la recepción del requerimiento se verificará que los requerimientos
cumplan con las condiciones establecidas en los párrafos precedentes, así como que toda
aquella información adicional relevante, haya sido correctamente consignada en el
requerimiento y/o sustentada.
 En los casos que las prestaciones de diversa naturaleza que incluyan bienes y
servicios o viceversa, el objeto de la contratación se determina en función a la prestación
de mayor incidencia porcentual en el costo, detallando en el clasificador de gasto y las
características técnicas de cada uno de ellos.
5.2 DE LA COTIZACION
5.2.1 Del Formato
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Los Formatos de Cotización deberán contener la siguiente información:

 Nombre o Razón Social
 RUC
 Dirección o domicilio fiscal (de consignar una dirección s/n no sera admitida)
 Teléfono Fijo o celular
 Correo Electrónico
 Cuenta CCI
 Cantidad
 Unidad de Medida
 Descripción del bien o servicio
 Precio Unitario (si borrones ni enmendaduras)
 Precio Total
 Validez de la Oferta
 Impuestos de Ley (IGV-Exoneración)
 Plazo de Entrega
 Fecha. Firma y sello del proveedor
5.2.2 Procedimiento.
5.2.2.1 Con la formalización del requerimiento la Coordinadora de Contrataciones dispondrá la
realización de la indagación de precios o estudio de mercado con la cual se dará inicio al
proceso de contratación de bienes y servicios.
5.2.2.2 El responsable de la cotización será el único autorizado de efectuar las cotizaciones
mediante la solicitud de cotización o similares (comunicación escrita, correo electrónico, a
través de la página web – cotizaciones en línea) o mediante notificación personal, debiendo
contarse con mecanismos para confirmar la fecha de entrega y recepción de la solicitud
(solicitud de acuse de correo electrónico oficial de Abastecimiento), así como la fecha de
recepción de la cotización en físico que envíen los proveedores el cual será en mesa de
partes de la Unidad de Abastecimiento, respetando los principios de transparencia y
veracidad.
5.2.2.3 Las cotizaciones deberán ser efectuadas a personas Naturales o Jurídicas, para lo cual, se
debe tener en cuenta los respectivos rubros especialidades experiencias y plazos de los
proveedores dedicados al objeto de la contratación y las cotizaciones se efectuarán en un
plazo no mayor a tres (03) días hábiles, consecuentemente las cotizaciones presentadas
fuera de plazo se dará por anulado sin lugar a reclamo, salvo situaciones particulares
debidamente justificadas. Si los proveedores devuelven antes de la fecha de vencimiento
del plazo de cotización en el número adecuado se procederá a la apertura y la elaboración
del Cuadro Comparativo.
5.2.2.4 La cotización puede efectuarse a través de una invitación si es que el proveedor es único
debidamente justificado por la responsable o no se haya encontrado proveedor que cumpla
las condiciones fijadas en los términos de referencia – TDR. y/o Especificaciones Técnicas –
EE.TT.
5.2.2.5 Las cotizaciones mayores a tres (03) UIT hasta ocho (08) UIT deberán ser requeridas de
manera presencial o a través de la página cotizaciones en – Línea, (página web) debiendo
considerarse las primeras tres cotizaciones según hora de registro y/o acogerlas las
cotizaciones en físico lo que ocurra primero.
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5.2.2.6 La administración de las cotizaciones en línea estará a cargo de la responsable de

cotizaciones, debiendo imprimir según registro y hora solo las propuestas de los primeros
03 proveedores, de haber observaciones y no satisfaga lo requerido se requerirá la siguiente
y así hasta cubrir lo requerido en precio, plazo y calidad.
5.2.2.7 La cotización debe ser formulada por el proveedor considerando que todos los datos estén
debidamente consignados, asegurándose que los que los precios, plazos, calidad ofertados
entre otros, sean los que el mercado establece, de presentarse cualquier información
inexacta o errores numéricos o de sumas, borrones, enmendaduras, estas serán
descalificadas.
5.2.2.8 Las cotizaciones se realizarán de la siguiente manera y ser devueltas en un sobre cerrado,
por mesa de partes de la Unidad de Abastecimiento, teniendo en cuenta el siguiente rango:
BIENES SERVICIOS
HASTA 1 UIT 01 COTIZACION HASTA 1 UIT 01 COTIZACION
> a 1 A 03 UIT 02 COTIZACIONES > a 1 A 03 UIT 02 COTIZACIONES
> a 03 A 08 UIT 03 COTIZACIONES > a 03 A 08 UIT 03 COTIZACIONES

5.2.2.9 El proveedor adjuntará al formato de cotización lo siguiente:

 Copia del documento Nacional de Identidad – DNI
 Declaración Jurada
 Declaración Jurada
 Ficha RUC Activo y habido con respecto al rubro de su actividad
 RNP (en caso de ser mayor a 01 UIT) vigente
 Vigencia de Poder de ser persona Jurídica - vigente
 Autorizaciones, Licencias, acreditaciones entre otros (según rubro)
5.2.2.10 Es de obligatoria presentación para el proveedor de Servicios (locación) todos los
indicados en el párrafo anterior, además del Currículum Vitae no documentado al momento
de cotizar y Curriculum Vitae documentado para el ganador y acreditar experiencia en la
rama (servicios especializados) conforme a los TDR.
5.2.2.11 Los Gastos por servicios básicos como agua y energía eléctrica no requiere de
cotizaciones bastará con anexar el requerimiento y los comprobantes de pago Sunat,
debiendo de centralizarse dichos gastos en la Dirección de Administración para luego a
través de un Memorándum disponer la Certificación presupuestal por el costo del servicio y
posterior emisión de la Orden de Servicio.
5.2.2.12 De presentarse observaciones en la etapa de cotizaciones la coordinadora de
contrataciones correrá traslado al área usuaria para su absolución, plazo que no debe
exceder de dos días hábiles, hasta su recepción de las mismas.

Adicionalmente deberá adjuntar a las cotizaciones copia simple de la siguiente información de ser
el caso:

5.2.2.13 ALQUILER DE VEHICULOS

 Documento Nacional de Identidad – DNI
 Tarjeta de Propiedad
 Boleta Informativa SUNARP Vigente
 Certificado Policial de identificación vehicular emitido por la DIROVE – Vigente
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 Certificado de Inspección Técnica Vehicular – Vigente (vehículos con una antigüedad de 03

años).
 SOAT – Vigente
 Licencia de Conducir para el manejo del vehículo, cuya categoría corresponda al tipo de
vehículo a operar – Vigente (en caso de que el alquiler sea con conductor)
 En caso de que la propiedad del vehículo exista un copropietario esta deberá otorgar el
poder documentado (original o autenticado) a fin de que el vehículo este facultado para
alquilar.
 Muy excepcionalmente en caso que proveedor no sea propietario del vehículo, deberá
adjuntar copia autenticada del Contrato de Alquiler vigente.
5.2.2.14 ALQUILER DE MAQUINARIA O EQUIPO
 Documento Nacional de Identidad – DNI
 Documento que acredite la propiedad de la maquinaria y/o equipo (Factura legalizada)
 Ficha Técnica de maquinaria – Vigente
 Póliza de Seguro de la Maquinaria y/o Equipo – Vigente
 Licencia de Conducir y/o Certificación de manejo de Maquinaria pesada, cuya categoría
corresponda a la maquinaria a operar – Vigente (en caso de que el alquiler sea con operador)
 Excepcionalmente (cuando en el mercado no se tenga disponible, por la urgencia) en caso
que el proveedor no sea propietario de la maquinaria o equipos, deberá adjuntar copia
autenticada del contrato de Alquiler – Vigente.
5.2.2.15 LOCACION DE SERVICIOS
 Copia del Documento Nacional de Identidad – DNI
 Declaración Jurada de no contar con antecedentes judiciales ni policiales
 Declaración Jurada de Nepotismo
 Currículo Vitae – documentado del ganador
 Experiencia (según TDR)
5.3 DEL CUADRO COMPARATIVO
5.3.1 Acciones previas
 El responsable de Cotizaciones organizará los sobres de cotizaciones, la apertura de sobres
estará a cargo de la coordinadora de Contrataciones y/o Jefe de Abastecimiento o Área
Usuaria, a fin de determinar la oferta correcta, verificando el cumplimiento a las EE.TT. o
TDR, como la calidad, plazo de entrega entre otros, adjudicándose hasta un máximo del
10% por variaciones respecto al valor estimado en el Requerimiento. Cuando superen este
monto del 10% de los precios establecidos se requerirá informe del área usuaria, y/o visto
bueno en la cotización favorable, oportunidad en el que el área usuaria deberá además de
verificar el cumplimiento de las EE.TT. ó TDR. De presentarse cotizaciones sofisticadas, de
especialidad se requerirá la participación del Área Usuaria o área especializada para la
determinación de la adjudicación.
 Luego las cotizaciones serán entregadas al responsable de Cuadro Comparativo quien
realizará la verificación y el control de precios en la etapa de elaboración del Cuadro
Comparativo y/u Otorgamiento de Buena Pro, que serán corroborados con la base de
datos (precios de bienes y servicios) que se obtiene del histórico de datos mantenido en
el Sistema SIADEG, para luego procederse al registro de la información e impresión del
Cuadro Comparativo y el Acta de Otorgamiento de Buena Pro
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 En caso de que emita una (1) Cotización, tanto en bienes y servicios, No será necesario la
elaboración del Cuadro Comparativo, pero si la elaboración del ACTA DE BUENA PRO.
 Cuando exista más de una (1) cotización se elaborará el Cuadro Comparativo respectivo y
Acta de Buena Pro.
 Los Cuadros Comparativos y el Acta de Buena Pro deben contener las firmas y sellos del
responsable de la elaboración de Cuadros Comparativos, Jefe de la Unidad de
Abastecimiento y Coordinador de Contrataciones.
 En caso de Actas de Buena Pro en contrataciones de bienes y servicios de naturaleza
especial sofisticada, este deberá ser validada por el Área Usuaria y/o de Especialidad.

5.4 DE LA CERTIFICACION DE CREDITO PRESUPUESTARIO

Para la emisión de la Certificación de Crédito presupuestario que garantiza la
disponibilidad de recursos y la fuente de financiamiento se emitirá de acuerdo al
Otorgamiento de la Buena Pro del Cuadro Comparativo, de acuerdo a lo normado en el
Instructivo para la emisión de Certificación de Crédito Presupuestario vigente a la fecha,
el cual deberá ser atendido en el plazo máximo de 02 días a través de la Nota de Crédito
Presupuestal o la Certificación presupuestal debidamente suscrita con firma completa de
la Unidad de Presupuesto, con el respectivo clasificador de gasto, fuente de
financiamiento y tipo de recurso.
Si durante el trámite regular se observe que no cuente con Marco Presupuestal necesario
en la Meta Presupuestaria, para fines de continuar con el Trámite de Certificación, la
Unidad de Abastecimiento comunicará por escrito al Área Usuaria, para que solicite la nota
modificatoria a la Unidad de Presupuesto, la cual deberá obtenerse en un plazo no mayor
de dos (02) días hábiles; para posteriormente ser entregado a la Unidad de
Abastecimiento.

5.5 EMISION DE LA ORDEN DE COMPRA, SERVICIO Y NOTIFICACION.

5.5.1 Una vez emitido el cuadro comparativo y otorgado la Buena Pro, y suscrito el contrato de ser el
caso, se emitirá la orden de compra u orden de servicio, 01 original 03 copias, la que será
suscrita por el jefe de la unidad de Abastecimiento y el Coordinador de Contrataciones.

 La orden de compra y de servicio deberá contener en forma expresa lo siguiente:

- Plazo de entrega y otros necesarios para su atención.

- Monto de la contratación, incluido impuestos, de acogerse a la Ley de la Amazonia deberá
acreditar dicho beneficio señalando el recuadro en la cotización.
- Lugar de entrega. Detalladamente.
- Cronograma de entrega de ser el caso.

 Una vez efectuado el compromiso anual y mensual en el SIAF-MEF, el responsable de tramite

documentario notificara la orden de compra o la orden de servicio al proveedor y área usuaria
vía correo electrónico o notificación física al proveedor en la Unidad de Abastecimiento, para
el seguimiento de la orden de acuerdo a las especificaciones técnicas o términos de referencia
de ser el caso.
 Notificada la orden de COMPRA se remitirá el expediente de contratación al área de almacén
central para la recepción y verificación de los bienes.
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 Suscrito el contrato y/o notificada la orden de SERVICIO se remitirá el expediente de

contratación al área usuaria para el cumplimiento y verificación del servicio solicitado.
 El responsable del registro SIAF mantendrá copia de la Orden de Compra y Servicio así como
las notificaciones, y el expediente deberá mantenerse su archivo de manera scaneada.

5.5.2 DEL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO.

 Las compras o servicios hasta 08 UITs se perfeccionara con la orden de compra y/o servicio
respectivamente, salvo requiera establecer condiciones especiales en la adquisición, por las
que se podrá perfeccionar adicionalmente con la suscripción de un contrato.
 Las adquisiciones de bienes con entregas periódicas o de suministro, como combustible,
agregados, cemento, fierros y otros, se perfeccionaran mediante la emisión de la Orden de
Compra en el que se fijaran las condiciones y cláusulas del Contrato planteada por el
Especialista legal por escrito, debiendo ser suscrita por el especialista legal y el proveedor.
 Para efectos de pagos por cada entregable las órdenes de compra y servicio deberán ser
presentadas autenticadas, previo informe de conformidad y valorización del área usuaria.
 Las adquisiciones de bienes con entregas periódicas o de suministro, como combustible,
agregados, cemento, fierros y otros, se perfeccionaran mediante la suscripción de un
contrato, generándose una orden de compra por cada entrega, suministro o servicio
prestado, previo informe y valorización del área usuaria.
 La Contratación de Servicios en el que contemple entregables y/o pagos periódicos como
alquiler de camionetas, maquinaria pesada, equipos menores entre otros, se perfeccionaran
con la emisión de la Orden de Servicio en el que se fijaran las condiciones y cláusulas
contractuales planteada por el Especialista legal, debiendo ser suscrita por el Especialista
legal y el proveedor, para cada pago presentarán la copia autenticada de la Orden de
Servicio.
 Aquellas que revienten complejidad como consultorías especializadas, locación de servicios,
se perfeccionaran con la suscripción de un contrato generándose una orden de servicio en
original por cada servicio prestado, previo informe del área usuaria.
 La Contratación de Servicios en el que contemple entregables y/o pagos periódicos según
complejidad se perfeccionaran mediante la suscripción de un contrato consultorías
especializadas alquiler de camionetas y maquinaria pesada generándose una orden de
servicio en original por cada suministro o servicio prestado, previo informe del área usuaria

5.6 DE LA RECEPCION Y CONFORMIDAD DE BIENES.

 La recepción y conformidad es responsabilidad del área usuaria, quien debe de verificar,

dependiendo de la naturaleza de la adquisición, calidad, cantidad y cumplimiento de las
condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias.
 En la recepción de bienes el responsable o encargado de almacén central recibe los bienes
o suministro contratados, teniendo a la vista los documentos (Orden de Compra- Guía de
Internamiento y/o Guía de remisión), cargo de recepción de la Orden de Compra- Guía de
Internamiento por el proveedor, comprobante de pago (autorizado por SUNAT), orden de
compra y/o contrato de adquisición, este último cuando corresponda, debiendo efectuar la
verificación cuantitativa y cualitativa los bienes a internarse en el orden correspondiente,
en un plazo no mayor de 03 días calendarios.
 De existir observaciones en los bienes entregados que no cumplan manifiestamente con las
características o condiciones ofrecidas (Especificaciones Técnicas), consignar las mismas en
el acta correspondiente las cuales no serán recepcionada por el responsable o encargado
de almacén central, el cual debe ser comunicado al proveedor, indicando claramente las
observaciones, otorgándole un plazo para subsanar no menor de 02 días ni mayor de 10
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días calendarios, dependiendo de la complejidad; de incumplirse los plazos establecidos se

procede de manera inmediata sin mayor trámite a la resolución total o parcial del contrato
y/o orden de compra, todo ello sin perjuicio de aplicar el castigo respectivo de no volver a
cotizarse en los siguientes 12 meses restantes, debiendo comunicar el área de Almacén y/o
Área Usuaria respecto a los hechos.
 El área usuaria deberá devolver el expediente de la orden de compra con el informe de
conformidad en el plazo mínimo de tres (03) días calendario y un máximo de cinco (05)
calendarios de recepcionada del Área de Almacén, cualquier demora en la emisión del
informe de conformidad que conlleve a reclamo de los proveedores el pago de intereses,
será de absoluta responsabilidad del área usuaria.
 El funcionario responsable del área usuaria o el funcionario designado para este, deberá
firmar y sellar el pedido de comprobante de salida –PECOSA y retirar los bienes de almacén
central dentro de los tres (03) días calendarios del internamiento de los bienes. Como
resultado de la devolución de saldos de obra u proyecto se generara las notas de entregas
de almacén (NEA) a fin de formalizar su internamiento y distribución al área usuaria, en
casos de transferencia.
 En caso se trate de bienes sofisticados la conformidad está sujeta al informe técnico que
emita el área técnica, especialista en la materia, lo cual debe ser solicitado por el
responsable o encargado de almacén central en un plazo no mayor a 02 días calendarios de
recibido el bien, señalando los criterios técnicos empleados en la evaluación y en caso de
observaciones o incumplimiento debe sustentar dicha condición.
 Si el contratista interna los bienes fuera de plazo establecido. El responsable o encargado
de almacén central deberá de informar dicha situación al momento de emitir el informe de
recepción de bienes y cumplimiento de plazo a la oficina de abastecimiento, el mismo que
se debe de corroborar con el informe del área usuaria, a fin que se proceda a la aplicación
de penalidades correspondientes.

5.7 DE LA RECEPCION Y CONFORMIDAD DE SERVICIO.

 En el caso de servicios los productos obtenidos por la prestación de un servicio deben ser
presentados, mediante carta del proveedor dirigido al área usuaria, para la revisión y
validación de las condiciones establecidas en los términos de referencia por mesa de partes
de la Entidad.
 De existir observaciones en los servicios prestados el área usuaria deberá informar a su
inmediato superior, según corresponda, a más tardar dentro de los 02 días calendarios para
la notificación formal al contratista.
 El área usuaria consigna en el documento de observaciones el plazo en que el proveedor
debe cumplir con subsanarlas, el cual no podrá ser menor de dos 02 ni mayor a die 10 días
calendarios dependiendo de la complejidad del servicio, tratándose de consultorías el plazo
para subsanar no puede ser menor de 05 días ni mayor a 20 días calendarios, pese al plazo
otorgado, el contratista no cumple a cabalidad con la subsanación, el área usuaria solicitara
a la oficina de abastecimiento resolver el contrato ya sea parcial o total y/o anular la orden
de servicio (solo en caso de no haberse notificado).
 la conformidad de la prestación de los servicios es otorgada en un plazo máximo de 05 días
hábiles afectado el servicio, dicha conformidad es otorgada por el funcionario responsable
del área usuaria, el cual deberá ser de manera detallada especificando de manera expresa
el servicio que se ha prestado, el costo del servicio y la finalidad del gasto público.
 El área usuaria consigna en una sola oportunidad la totalidad de observaciones. Queda
prohibido remitir observaciones parciales o incompletas; salvo aquella que resulten del
levantamiento de observaciones ya informadas o provenientes de vicios ocultos, bajo
responsabilidad del funcionario encargado del área usuaria.
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 El área usuaria técnica especializada debe emitir informe técnico en un plazo no mayor a 05
días calendarios siguientes a la recepción de la solicitud del área usuaria, señalando
expresamente los criterios técnicos empleados en la evaluación y en caso de observaciones
o incumplimiento deberá sustentar dicha condición.
 El área usuaria debe de sellar y firmar el INFORME DE CONFORMIDAD del servicio y remitirlo
formalmente a la Dirección de Administración en un plazo no mayor de dos 05 días
calendarios de prestado el servicio, cualquier demora en la emisión del informe de
conformidad que conlleve a reclamo de los proveedores el pago de intereses, será de
absoluta responsabilidad del área usuaria.
 Si el contratista presto los servicios fuera del plazo establecido, el área usuaria debe
informar dicha condición a la oficina de abastecimiento, bajo responsabilidad, a efectos de
aplicar las penalidades que corresponda.

5.8 DE LAS PENALIDADES.

 Si el contratista incurre en retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto

del contrato, el área de Almacén Central o el Área usuaria comunicara el incumplimiento
del plazo de entrega a la Unidad de Abastecimiento.
 El procedimiento para la aplicación de penalidad bajo responsabilidad se inicia con el
informe del Área de Almacén o Área Usuaria del cumplimiento del plazo de entrega del bien
o prestación del servicio, ante el incumplimiento por parte del contratista, quien
corresponda deberá informar a la Unidad de Abastecimiento a fin de que se efectúe la
aplicación del cálculo de penalidad por mora por cada día de atraso, hasta por un monto
máximo equivalente al diez por ciento (10 %) del monto total de la Orden de Compra y/o
Servicio la misma que será deducida de los pagos a cuenta o pago final.

El cálculo de penalidad se efectuara de acuerdo a la formula siguiente:

Penalidad Diaria = 0.10 x Monto

F x Plazo en Días

Dónde:

F= 0.25 para plazos mayores a 60 días

F= 0.40 para plazos menores o iguales a 60 días.

El responsable de calcular penalidades es el especialista legal de la Unidad de

Abastecimiento.

5.9 IMPEDIMENTOS DEL PROVEEDOR.

 Están impedidos de contratar el conyugue, conviviente o los parientes hasta el segundo

grado consanguinidad y/o de afinidad de los funcionarios y servidores que participan en el
proceso de contratación.
 El Coordinador de Contrataciones se encargara de verificar si el proveedor se encuentra
impedido para contratar con el estado, a través de la inserción de la Declaración Jurada
respectiva por parte del proveedor.

5.10 PUBLICACION EN EL SEACE DE LAS ORDENES DE SERVICIO Y COMPRA.

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 Toda orden de servicio y compra deberá ser registrada en el Sistema Electrónico de

Contrataciones del Estado (SEACE), dentro de los primeros diez (10) días hábiles, de los
documentos que hayan sido generados durante el mes anterior, para lo cual deberá tener
en cuenta lo contemplado en la normativa de contrataciones, en cumplimiento del Principio
de Publicidad.

5.11 DEL DEVENGADO.

 La unidad de abastecimiento, una vez obtenida la conformidad según la presente directiva

y adjuntando con el documento contable (FACTURA, BOLETA, RECIBO POR HONORARIOS)
con el informe de la coordinación de almacén sobre el cumplimiento en caso corresponda,
remitirá a la Unidad de Contabilidad el expediente administrativo completo para su trámite
de fase devengado.

5.12 DEL GIRADO Y PAGADO.

 La Unidad de Tesorería tiene como responsabilidad de la Fase del Girado y pagado en el

SIAF, dicha Unidad elaborara el comprobante de pago, suscribiéndola con la Dirección de
Administración y Contabilidad respectivamente, procede al depósito electrónico (CCI) y lo
suscribe conjuntamente con el funcionario autorizado para tal efecto.
 La Unidad de Tesorería es la responsable de efectuar las detracciones y retenciones de Ley
exigidas por la normatividad vigente, así mismo coordina las acciones correspondientes para
el cumplimiento de las mismas, así mismo es responsable de la custodia de los
comprobantes de pago que contienen las órdenes de compra y servicio, los cuales deberá
ser archivados en forma cronológica.

5.13 CUSTODIA DE EXPEDIENTES DE CONTRATACION.

 La Unidad de Tesorería, bajo responsabilidad tendrá a su cargo la custodia del expediente

administrativo con todos los documentos adjuntos que se consigna en la presente directiva.

5.14 ORGANO RESPONSABLE DE LA APLICACIÓN DE LA DIRECTIVA.

 Son responsables de su aplicación todas las Gerencias de línea, direcciones y jefes de

unidades de la Municipalidad Provincial de la Convención.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

Primera: no podrá elaborarse requerimientos que impliquen fraccionamiento en la compra de

bienes y servicios, bajo responsabilidad administrativa del área usuaria.

Segunda: Quedan exceptuados de cotizaciones las publicaciones que se efectúan en el diario oficial
el Peruano u otros a nivel regional, los servicios notariales, servicios básicos y de mensajería.

Tercera: Los requerimientos de bienes y servicios que se encuentren en trámite, deberán adecuarse
a los procedimientos y plazos establecidos en la presente Directiva.

Cuarta: La contratación de bienes y servicios incluidos en el catálogo de Acuerdo Marco y los que se
realicen con cargo a fondo fijo por caja chica, se regulara a través de su propia normativa.
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Quinta: La Dirección de Administración, resolverá aquellos casos no previstos así como las
solicitudes de excepción que puedan suscitarse en adquisiciones y/o contrataciones. la misma que
emitirá su visto bueno y dispondrá la formalización a través de una Orden de Compra y/o Servicio
siempre que sean imprescindibles para el cumplimiento de objetivos y metas de la Gestión Edil,
debidamente justificados bajo responsabilidad directa del Área Usuaria.

Sexta: Cualquier acto contrario a las normas Reglamentarias de la Directiva Interna, será declarado
nulo, bajo responsabilidad del Funcionario o Servidor que hubiera infringido dicha Directiva.

Septima: todo lo no previsto en la presente será supletoriamente aplicado con la Ley y Reglamento
de Contrataciones en lo que corresponda.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.- Queda terminantemente prohibido que los Órganos y/o Unidades Orgánicas (área
usuaria) procedan directamente a la adquisición de bienes y/o servicios a nombre de la
Municipalidad Provincial de la Convención, sin cumplir con las disposiciones establecidas en la
presente Directiva, bajo responsabilidad, de cuyos resultados la Unidad de Abastecimiento no se
hará responsable ni verificará trámite alguno.

Segunda.- La presente directiva será aprobada mediante acto resolutivo y entrara en vigencia al día
siguiente de su aprobación, debiendo ser publicada en el portal web de la entidad así como cualquier
otro medio de comunicación masiva.

Tercera.- Para todo lo no previsto en la presente Directiva, supletoriamente será de aplicación lo

dispuesto en el Código Civil, la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

ANEXOS

Anexo N° 01 Requisitos de Orden de Compra y Servicio

Anexo N° 02 Formato de Especificaciones Técnicas.

Anexo N° 03 Formatos de Términos de Referencia (Servicios Generales).

Anexo N° 04 Formatos de Términos de Referencia (Servicios de Consultoría).

Anexo N° 05 Flujograma del Procedimiento

Anexo N° 06 Declaración Jurada, adicionalmente solo para las contrataciones de terceros

consultorías, asesorías y similares desarrollados por personas naturales.

Anexo N° 07: Formato de Acta de Conformidad de Servicios.

.
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ANEXO 01

REQUISITOS PARA LA ORDEN DE COMPRA < e IGUAL A 8 UIT (4,200)

N° REQUISITOS DESCRIPCION
 Debe contener las firmas y los respectivos sellos del Área usuaria o del solicitante, jefe de Área,
Gerente de Línea, Gerente de Administración, tratándose de obras/proyectos del Inspector y/o
Supervisor
 El requerimiento también deberá contener firma y sello del Jefe de Presupuesto de
disponibilidad presupuestal, identificando la fuente de financiamiento, el correcto uso del
clasificador de Gasto y Secuencia Funcional o Meta. Adjuntar copia del Presupuesto Analítico
1 REQUERIMIENTO
de Gastos Programado en el Expediente Técnico, Cuadro de Necesidades del periodo y
Especificaciones Tecnicas.
 Los Requerimientos de Inversión deben adjuntar la Certificación Presupuestal por el total del
techo presupuestal otorgado por la Oficina de Presupuesto. (se exceptua lña firma de
Presupuesto en el Requerimiento)
 Deberá contener la correcta descripción del producto.
 La Solicitud de Cotizaciones no deben tener borrones ni enmendaduras, en los precios unitarios
como en los precios totales, de cada uno de los bienes o productos.
 La fecha de la Solicitud de Cotizaciones debe ser posterior a la fecha de la hoja de
requerimiento y de la fecha de recepción de la Unidad de Abastecimiento.
 Las cotizaciones deberán tener las firmas del coordinador de Contrataciones, del Cotizador y
2 COTIZACIONES del Proveedor.
 El plazo de entrega no debe ser mayor a 03 días.
 Los documentos adjuntos a la cotización deberán ser con fecha de emisión igual o menor a la
de la fecha de cotización. (RNP, Ficha RUC) salvo levantamiento de observaciones.
 Los proveedores pueden adjuntar a sus cotizaciones cátalogos de sus productos con sus
especificaciones técnicas, garantía entre otros.
 La fecha del Cuadro Comparativo de Cotizaciones debe ser posterior a la Solicitud de
Cotizaciones.
 Debe tener las firmas, del Jefe de la Unidad de Abastecimiento, coordinador de Contrataciones,
y del responsable de la elaboración del Cuadro comparativo.
 En casos excepcionales cuando en el cuadro comparativo, no sea adjudicado el postor con
CUADRO mejor precio y gane uno con mayor precio por razones de especificaciones técnicas, se tendrá
3
COMPARATIVO que sustentar y justificar con un informe técnico por parte del área usuaria o Residente de obra
de dicha adjudicación.
 Debe contar con Certificación Presupuestal donde indique el tipo de recurso, fuente de
financiamiento, fecha de certificación.
 La certificación deberá realizarse de acuerdo al Presupuesto Analítico de Gastos Programado
en el Expediente Técnico.(Expediente actualizado)
 Deberá contener; La descripción del bien o producto, indicando con claridad, la cantidad, de los
precios unitarios o unidades de medida, los precios totales por cada producto, la marca del
producto, el Clasificador de Gasto correcto, N° y Nombre de La secuencia Funcional o Meta,
Nombre y N° de RUC del Proveedor, dirección de domicilio fiscal exacta de acuerdo a la ficha
RUC, Teléfono, correo electrónico, el plazo de entrega y el lugar de entrega de los bienes o
productos.
4 ORDEN DE COMPRA  Se registrara la cantidad y precios del cuadro comparativo.
 Debe tener las firmas respectivas, como del Jefe de la Unidad de Abastecimiento, coordinador
de Contrataciones, Jefe de Almacén Central, Gerente de Línea, Residente de Obra, Inspector
o Supervisor de obra como señal de conformidad.
 Debe contar con Certificación Presupuestal donde indique el tipo de recurso, fuente de
financiamiento
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 El Pedido - Comprobante de Salida (PECOSA), debe tener la fecha del día en que se entregaron
los bienes o materiales al área usuaria según guía de remisión y factura.
 La PECOSA debe ser fiel reflejo de la orden de compra (cantidad, unid. de medida, descripción,
marca, precio unitario y el total)
5 PECOSA
 La PECOSA debe indicar la descripción de los bienes y materiales que se dieron salida.
 La conformidad de la PECOSA se da con todas las firmas de los responsables (solicitante, Jefe
de Abastecimiento, Jefe de Almacén Central y el Recibí Conforme (Almacenero de obra/área
usuaria).
 La fecha de la Guía de remisión deberá ser igual o posterior a la fecha de Notificación de la
Orden de Compra.
 La descripción de los bienes o productos deben ser igual a la descripción de la Orden de
Compra, como en la cantidad, el Precio Unitario y Precio Total.
GUIA DE REMISION
6  Deberá contener las Firmas de los responsables que realizaron la recepción de los bienes o
DEL REMITENTE
productos, como Jefe del Área de Almacén Central, Residente de obra, Almacenera de obra
Jefes de Unidades, Divisiones, y otros de acuerdo al Área Usuaria.
 En caso de que el traslado bienes realizada del proveedor provenga fuera del ámbito de la
provincia deberá adjuntarse la Guía de Transporte.
 La factura consignara tres copias denominados; la primera USUARIO, la segunda SUNAT y la
tercera FACTURA NEGOCIABLE.
 La Factura debe indicar el N° de R.U.C, Dirección y nombre de la Entidad.
7 FACTURA  La Factura deberá indicar la fecha posterior a la emisión de la Orden de Compra, siendo igual
o después a la Guía de Remisión, descripción detallada de los bienes o productos indicando
cantidades precios Unitarios y precios totales.
 La Factura no debe tener enmendaduras (borrones ni superposición de escritura )

 El Informe de Conformidad debe ser dirigido al Jefe inmediato y/o Gerencia de Línea.
 El área usuaria (Jefe Inmediato, residente de obra, u otro funcionario que haga de su vez que
dará la conformidad, Indicando N°orden de compra, requerimiento, detallando el objeto de la
adquisición, fecha, monto, consignar el número de contrato de contener, nombre del proveedor,
RUC, cuenta CCI, especificando los bienes o productos que se recepcionaron, si se realizaron
las pruebas, las cantidades, fecha de recepción, N° de Factura, N° de orden de compra,
Secuencia Funcional o Meta y Clasificador de Gastos.
 El informe de Conformidad de Residente de obra, deberá tener el V°B° del Supervisor o
Inspector de obra. En cumplimiento Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15. y sus modificatorias.

CONFORMIDAD DE LA ARTICULO 9º FORMALIZACION DEL GASTO DEVENGADO. Lo siguiente:

8
ORDEN DE COMPRA
9.1 El gasto Devengado se formaliza cuando se otorga la conformidad con alguno de los documentos
establecidos en el artículo precedente luego de haberse verificado, por parte del Área responsable, una de las
siguientes condiciones:

a) Recepción Satisfactoria de los Bienes.

b) La Prestación Satisfactoria de los Servicios.
c) El cumplimiento de los términos contractuales en los casos que contemplen adelantos, pagos contra
entrega o entregas periódicas de las prestaciones en la oportunidad u oportunidad establecida en las
bases o en el contrato;
9.2 El Gasto Devengado es registrado afectando en forma definitiva en la Específica del Gasto
comprometido, con lo cual queda reconocida la obligación de pago.
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REQUISITOS: ORDEN DE SERVICIO DIRECTA < e IGUAL A 8 UIT (4,200)

DESCRIPCION
 Debe tener las firmas y los respectivos sellos del Área usuaria o del solicitante, jefe de Área,
Gerente de Línea, Gerente de Administración, tratándose de obras/proyectos del Inspector
y/o Supervisor.
 El requerimiento también deberá contener firma y sello del Jefe de Presupuesto de
1 REQUERIMIENTO disponibilidad presupuestal, identificando la fuente de financiamiento, el correcto uso del
clasificador de Gasto y Secuencia Funcional o Meta.
 Adjuntar copia del Presupuesto Analítico de Gastos Programado en el Expediente Técnico,
Cuadro de Necesidad y Términos de Referencia.

 La Solicitud de Cotizaciones no deben tener borrones ni enmendaduras, en los precios

unitarios como en los precios totales, del servicio a solicitar.
 La fecha de la Solicitud de Cotizaciones debe ser posterior a la fecha de la hoja de
requerimiento y de la fecha de recepción de la Unidad de Abastecimiento.
 Las cotizaciones deberán tener las firmas del coordinador de Contrataciones, del Cotizador
y del Proveedor del Servicio.
2 COTIZACIONES
 Deberán acompañar copia de DNI, RNP (mayores a 1UIT 4,200), Declaración Jurada de
experiencia en la materia;
 En caso de alquiler de vehículos, maquinarias y otros adjuntar: tarjeta de propiedad, SOAT,
Certificado Policial de identificación vehicular, Boleta informativa, certificado de revisión
técnica para vehículos mayores a 3 años. Los mismos que deberán consignar como fecha
de emisión igual o anterior a la cotización.
 La fecha del Cuadro Comparativo de Cotizaciones debe ser posterior a la Solicitud de
Cotizaciones.
 Debe tener las firmas, del Jefe de la Unidad de Abastecimiento, del Coordinador de
Contrataciones, y del responsable de la elaboración del Cuadro comparativo.
 En casos excepcionales cuando en el cuadro comparativo, no sea adjudicado el postor con
mejor precio y gane uno con mayor precio al 10 % del Valor Estimado por razones de
3 CUADRO COMPARATIVO
cumplimiento a los TDR, se tendrá que sustentar y justificar con un informe técnico por parte
del área usuaria o Residente de obra de dicha adjudicación.
 Debe contar con Certificación Presupuestal donde indique el tipo de recurso, fuente de
financiamiento
 La certificación deberá realizarse de acuerdo al Presupuesto Analítico de Gastos
Programado en el Expediente Técnico.(Expediente actualizado)
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 Deberá contener; La descripción del servicio, indicando con claridad, la cantidad, la unidad
de medida, el precio unitario, el precio total, el Clasificador de Gasto correcto, N° y Nombre
de La secuencia Funcional o Meta, Nombre y N° de RUC del que brinda el servicio, de
acuerdo a la dirección o domicilio fiscal que muestra en la ficha RUC de la SUNAT, Teléfono
y correo electrónico.
 Debe tener las firmas respectivas, del Jefe de la Unidad de Abastecimiento, coordinador de
Contrataciones, firma del área usuaria como (Gerente de Línea, Jefe Inmediato, Residente
de Obra, Inspector o Supervisor de obra, en señal de conformidad.
 Ajuntar el documento que constituya el perfil Profesional de acuerdo al servicio requerido.
 En el caso de los servicios por Contratos de Locación de servicios, debe adjuntar informe al
Jefe inmediato de las labores realizadas, al mes que corresponde, Recibo por horarios
especificando el tipo de servicio y al mes correspondiente, fotocopia del contrato, fotocopia
de la retención de 4ta Categoría siempre en cuando sobrepase el monto del Recibo por
Honorarios los S/.1,500.00 Nuevo Soles o Cuando el trabajador independiente ha solicitado
la Suspensión de Retenciones de Cuarta Categoría y aún no supera el importe establecido
para cada año (Para el año 2019 quienes ganen hasta S/ 2,953.00 al mes estarán
4 ORDEN DE SERVICIO
exonerados del pago del IR ingresos anuales menores a S/. 35,436.00), las fotocopias tienen
que estar fedatados.
 En caso de servicios de consultoría, informe técnico del servicio brindado según TDR,
adjuntado documentación o producto resultante de la consultoría Ejm.(Entrega
documentada del producto por mesa de partes de la Entidad, expediente técnico, Expediente
de Liquidación, perfil de Proyecto etc.) además adjuntara curriculum vitae no documentado,
copia del Contrato fedatado, Recibo Por Honorario, factura, Boleta de venta de acuerdo del
servicio brindado.
 Para locación de Servicios de Asesores externos, se ajuntara carta presentado por mesa de
partes dirigido al Jefe Inmediato y V°. B° del mismo, indicando las labores realizadas durante
el mes, recibo por honorarios indicando el tipo de servicio brindado y al mes correspondiente,
además la fecha del Recibo por honorarios será al día de la fase del devengado.
 Si el servicio se presta según cronograma, evento, etapa, o por mes, la orden de servicio
debe elaborarse de manera integral, debiendo para cada proceso de Pago anexar copia
autenticada de la Orden de servicio con los antecedentes documentarios respectivos.

 Los partes diarios deben ser enumerados, foliados y firmados.

 Las fechas de los partes diarios del control de maquinarias o equipos, deben computarse a
partir del día siguiente de la Notificación de la Orden de Servicio o suscrito el contrato.
 Se deben presentar el Original donde debe indicar la descripción del trabajo realizado, las
horas maquina laboradas, la cantidad de combustible utilizado, las fechas y numeración de
5 PARTES DIARIOS los partes diarios debe estar en orden cronológico, deben tener las firmas y sellos del operario
de la maquinaria, del controlador de maquinaria, Residente de obra y supervisor o inspector
de obra, si es para fines administrativos con firma del conductor, todos visados por el jefe de
área y Dirección de Administración.
 Adjuntar resumen y/o valorización de los partes diarios.

 La factura consignara tres copias denominados; la primera USUARIO, la segunda SUNAT y

la tercera FACTURA NEGOCIABLE.
 La Factura debe indicar el N° de R.U.C, Dirección y nombre de la Entidad.
 La fecha de la factura será posterior a la orden de servicio, no debe tener borrones ni
FACTURA, RECIBO POR
enmendaduras, la descripción del servicio, cantidad, precio unitario o unidad de medida y
6 HONORARIOS
precio total deben ser iguales a la Orden de Servicio y/o según conformidad otorgada
ELECTRONICO Y OTROS
debidamente valorizada.
 El Recibo por Honorario electrónico debe estar acompañado de la suspensión de renta de
cuarta categoría.
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 Dirigido a su jefe inmediato.

 El área usuaria (Jefe Inmediato, residente de obra, u otro funcionario que haga de su veces
que dará la conformidad indicando, nombre o razón social del que brinda el servicio, RUC,
CONFORMIDAD DE
7 cuenta CCI, número de la orden de servicio, objeto de la O/S, numero de Factura, Boleta de
SERVICIO
Venta o Recibo por Honorarios, Importe, especificando al mes al que corresponde el pago,
detalle del Plazo de Entrega, Secuencia Funcional o Meta y Especifica de Gasto.
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ANEXO N° 02

FORMATO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES

Unidad Orgánica:

Actividad:

Meta Presupuestaria:

ESPECIFICACIONES TECNICAS
I. DESCRIPCIÓN DEL BIEN Indicar la denominación del bien
II. UNIDAD DE MEDIDA Indicar la Unidad de medida del bien
III. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.
Detallar las características físicas y requisitos técnicos esenciales y de funcionamiento.

Cantidad Indicar la cantidad

Dimensiones
Tipo de material
Color
Otras características, que ayuden
a describir de manera detallada el
bien que se necesita adquirir
Indicar las dimensiones
Colocar tipo de material (sin alusión a marcas)
Indicar color (sin alusión a marcas)
Colocar otras características

IV FINALIDAD PUBLICA
V. LUGAR DE ENTREGA
VI. PLAZO DE ENTREGA
VII. CONFORMIDAD DEL BIEN
Consignar La finalidad pública para lo cual es requerida y consignar lugar donde Los bienes deben ser
entregados en el Almacén Central ó Periférico de la Municipalidad Distrital de Megantoni, Provincia de
La Convención y Departamento del Cusco, sito en …….en el horario de 8:00 a 17:00 horas."
Indicar el plazo de entrega en días, semanas, meses, etc. a partir del primer día hábil siguiente de
recibida la orden de compra. En caso de requerirse, entregas parciales del bien, la unidad orgánica
deberá señalar el plan de entrega, especificando las fechas en las que se realizarán cada una de ellas.
Importante: Indicar cuando corresponda, si el plazo está sujeto a la entrega de información, muestras u
otro insumo, o de la aprobación para la entrega del bien.
La conformidad estará a cargo del responsable o quien haga sus veces que solicitó el bien, la misma
que deberá ser otorgada en un plazo no mayor de cinco (02) días hábiles.

VIII. FORMA Y CONDICIONES Señalar si el pago es único o parcial, luego de la(s) entrega(s) y conformidad(es) de los bienes.
DE PAGO

IX. GARANTÍA (Solo en caso de Indicar el período de la garantía, las condiciones bajo las cuales se aplicará la garantía de los bienes, el
ser necesario) tiempo de respuesta del proveedor o algún otro punto específico al respecto

X. SERVICIOS CONEXOS (Opcional)

(Servicios requeridos para lograr la entrega o el cumplimiento total del bien. Aplicable principalmente para el requerimiento de
equipos)
INSTALACIÓN Y PUESTA EN Indicar si el proveedor deberá llevar a cabo servicios de pre-instalación; y señalar las pruebas que se
MARCHA llevarán a cabo u condiciones de aceptación del equipo si fuera el caso, una vez que se encuentre
instalado o funcionando en el lugar solicitado.
Indicar, además, que se deberá proveer para llevar a cabo las pruebas que sean necesarias.
En este caso coordinar con Unidad de Abastecimientos y Servicios Auxiliares con la Unidad de
Tecnologías de Información y Comunicación, según corresponda.
CAPACITACIÓN Indicar las condiciones específicas de capacitación para el uso del equipo solicitado, como lugar, número
de personas a capacitar, tiempo de capacitación, alcance de capacitación o algún otro que considere
necesario al respecto
Se recomienda, que este apartado se coordine con la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares
o con la Unidad de Tecnologías de Información y Comunicación, según corresponda.
SERVICIO DE MANTENIMIENTO Señalar las condiciones para aplicar el mantenimiento de los bienes solicitados y los períodos de
atención o algún punto específico al respecto. Se recomienda, que este apartado se coordine con la
Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares o con la Unidad de Tecnologías de Información y
Comunicación.
SERA NECESARIO EFECTUAR SI (X) o NO (X)
CONTRATO
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ANEXO N° 03

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EN GENERAL

UNIDAD ORGÁNICA:

ACTIVIDAD:

META PRESUPUESTARIA:

I. OBJETIVO DEL SERVICIO

Indicar cuál es el servicio requerido y para que se realice dicho servicio y/o justificar la necesidad de la contratación.

II. FINALIDAD DEL SERVICIO

Describir el interés público que se persigue satisfacer con la contratación

II. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

Describir en forma clara las actividades que realizará el proveedor señalando cualquier información que se considere relevante para ejecutar el
servicio o el modo en que este debe llevarse a cabo con indicación, en caso corresponda del material que se utilizará.

En caso de generar productos por escrito (informes u otro tipo de documentos), la unidad orgánica deberá enviar una copia de estos productos a
la Unidad de Abastecimientos y Servicios Auxiliares momento de otorgar la conformidad del servicio.

III. PLAZO DE EJECUCIÓN:

Indicar el tiempo de duración del servicio a contratar a partir del primer día hábil siguiente de la fecha de recepción de la Orden de Servicio o
suscrito el contrato.

De considerarse necesario colocar las condiciones especiales de ser el caso.

IV. CONFORMIDAD DEL SERVICIO

La conformidad de servicio estará a cargo del responsable o quien haga sus veces que solicito el servicio, la misma que deberá ser otorgada en
un plazo no mayor de cinco (02) días hábiles.

V. FORMA DE PAGO

Señalar si el pago será único al término de la prestación del servicio y la conformidad del mismo, o si se realizarán pagos parciales contra entrega
de los productos o resultados, en forma directamente proporcional del avance del servicio.

VI. PENALIDADES

Si el proveedor no cumple con las actividades encomendadas dentro del plazo estipulado, la Entidad le aplicará una penalidad por cada día de
atraso hasta por un monto máximo equivalente al 10% del monto de la Prestación. La penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de
acuerdo a la siguiente fórmula:

Penalidad diaria = 0.10xMonto FxPlazo en días

Para plazos menores o iguales a 60 días F=0.40

Para plazos mayores a 60 días F=0.25

La Entidad tiene derecho para exigir, además de la penalidad, el cumplimiento de la obligación.

CENTROS DE SERVICIO
Indicar si el servicio por garantía o mantenimiento será en el
punto de instalación o en los talleres del proveedor.
En este último caso, se deberá señalar la ubicación de los centros de servicios de
ser necesario.
Se recomienda, que este apartado se coordine con la Oficina de Abastecimiento y
Servicios Auxiliares o con la Unidad de Tecnologías de la Información y
Comunicación, según corresponda.
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NORMAS Indicar las normas nacionales o internacionales que deberán cumplir los bienes
que están solicitando de ser necesario.

SERA NECESARIO EFECTUAR CONTRATO SI (X) o NO (X)

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ANEXO N° 04

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE

CONSULTORÍA
UNIDAD ORGÁNICA

ACTIVIDAD:

META PRESUPUESTARIA.

I. ANTECEDENTES
Explicar o justificar la necesidad de la contratación de la consultoría y señalar el problema que se requiere solucionar.
II. OBJETIVOS
Señalar los objetivos de la consultoría.
III. ACTIVIDADES
Indicar y especificar cada una de las actividades que se espera que el consultor realice.
IV. PRODUCTOS
Señalar y especificar los productos que deberá entregar el consultor, si estos deben ser secuenciales o relacionados.

V. DURACIÓN DE LA CONSULTORÍA:
Indicar claramente lo siguiente:
El tiempo de duración de la consultoría, si los productos e informes requieren que el consultor presente un cronograma
detallado de productos e informes, tal como se indica en el siguiente ejemplo:
PRODUCTOS ESPERADOS MESES
1 2 3 4 5
1 Producto 1
2 Producto 2
3 Producto 3
4 Producto 4
Informe de actividades
Indicar en el caso de que sea necesaria la estructura del informe, el número de ejemplares, el medio de almacenamiento,
así como los productos y documentos que deberán acompañase en los mismos.
VI. COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN DE LA CONSULTORÍA
Indicar con quien o quienes deberá coordinar sus actividades, quien lo supervisará y la autoridad competente de la
revisión y aprobación de los informes.
VII. CONFORMIDAD DEL SERVICIO
La conformidad de servicio estará a cargo del responsable o quien haga sus veces que solicitó el servicio, la misma
que deberá ser otorgada en un plazo no mayor de dos (02) días hábiles.
VIII. FORMA DE PAGO
Indicar la forma de pago y de ser el caso plantear la relación directa y los plazos de acuerdo al cronograma de entrega
de productos
IX. REQUISITOS DEL CONSULTOR Y/O FIRMA CONSULTORA
Si se trata de un consultor individual: Se deberá indicar: Formación académica.
Experiencia, indicando el área y los años de experiencia de ser necesario Indicar si se requiere experiencia internacional.
Habilidades o competencias específicas como, por ejemplo: idiomas, manejo de determinado software u otro.
Otros requisitos como: publicaciones, disponibilidad para viajar, entre otros.
Se debe incluir un rubro de penalidades en %, por entrega total fuera de plazo, incluir plazos para realizar observaciones
y para subsanar las mismas, en caso las hubiere.
X. RESULTADOS ESPERADOS
Tras la contratación de un servicio se espera satisfacer la necesidad para lo cual se contrató.

XI. NECESIDAD DE SUSCRIBIR CONTRATO

SI (X) o NO (X)
XII. PENALIDADES
Si el proveedor no cumple con las actividades encomendadas dentro del plazo estipulado, la Entidad le aplicará una
penalidad por cada día de atraso hasta por un monto máximo equivalente al 10% del monto de la Prestación. La
penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de acuerdo a la siguiente fórmula:
Penalidad diaria = 0.10xMonto
FxPlazo en días
Para plazos menores o ¡guales a 60 días F=0.40
Para plazos mayores a 60 días F=0.25
La Entidad tiene derecho para exigir, además de la penalidad, el cumplimiento de la obligación
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ANEXO N° 05
DIAGRAMA DE PROCESO - REQUERIMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE BIENES, SERVICIOS, CONSULTORÍAS CUYOS
MONTOS SEAN MENORES O IGUALES A 8 UITs
UNIDAD ORGANICA

Visado de Hoja de Requerimiento Verificar que el Otorgar y remitir el

Área usuaria Determinación de la Elaboración de Hoja de (Área usuaria, Gerencia Municipal, Levantar
Bien o Servicio informe de conformidad
necesidad para formular requerimiento en formato Gerencia de Administración, observaciones
el documento
cumpla con lo De Servicios
aprobado. Unidad de Presupuesto)
sustentatorio (TDR, ET) solicitado
GERENCIA DE ADMINISTRACION

SIADEG Verificación de Visto bueno a

Devolución
Gubernamental cumplimiento de conformidad
Requisitos

Autorización de
Requerimiento para su
¿Cumple con los
atención SI NO
requisitos?
UNIDAD DE ABASTECIMIENTOS Y

Elaboración
Otorgamiento de La Buena de Orden de Fase del compromiso
Verificación de Evaluación de Ofertas
para Elaboración de Pro Compra o SIAF -GL
documentos
SERVICIOS AUXILIARES

Cuadro Comparativo Servicio

Si presentan Dispone efectuar

Notificación de la
deficiencias en el Responsable y/o Cotizaciones Orden de Compra y/o
Requerimiento Especialista en Servicio al Proveedor
Adquisiciones adjudicado
PRESUPUESTO Y
ORDENAMIENTO
PLANEAMIENTO

Emitir Certificación
GERENCIA DE

TERRITORIAL

de Crédito
Presupuestal

Verificación de
bienes entregados
AREA DE ALMACEN

por el proveedor
NO

Conformidad de
recepción en la
orden de compra.
CONTABILIDAD

Recepciona, revisa y remite la orden de compra y/o servicio con

UNIDAD DE

sus antecedentes

Fase Devengado SIAF GL

SIAF
TESORERIA
UNIDAD DE

Fase Girado SIAF para el

pago.
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ANEXO N° 06

DECLARACIÓN JURADA (PARA LAS CONTRATACIONES DE TERCEROS CONSULTORÍAS, ASESORÍAS

Y SIMILARES DESARROLLADOS POR PERSONAS NATURALES) POR MONTOS IGUALES Ó
INFERIORES A 8 UITs

Señores:

UNIDAD DE ABASTECIMIENTOS DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE LA ESPINAR.

PRESENTE.-

De mi consideración:

La (El) que suscribe identificada (o) con DNI N° , con RUC N° habilitado, y con domicilio real y procesal
para todos sus efectos en Distrito …, Provincia … y Región …, declara bajo juramento, lo siguiente:

1. No tener impedimento para contratar con el Estado.

2. Conozco, acepto y me someto a las condiciones y procedimientos de la presente contratación.

3. Soy responsable de la veracidad de los documentos e información que presento a efectos de la

presente contratación.

4. Conozco y me someto a las sanciones contenidas en la Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado
su Reglamento D.S N° 350-2015-EF y sus respectivas modificatorias, Ley N° 27444 Ley de Procedimiento
Administrativo General, Código Civil y Código Penal, entre otras que correspondan.

5. Soy responsable de cualquier daño material o económico que pueda causar a la Entidad Edil o a
terceros en el desarrollo de mis actividades.

6. Cumpliré con la reserva confidencial de información a la que pueda acceder en cumplimiento de la

prestación del servicio.

7. No tener dentro de la Entidad Edil parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de
afinidad, por razón de matrimonio, unión de hecho o convivencia, que sean funcionarios, directivos,
servidores públicos y/o personal de confianza.

Espinar, ….. del … del 201…

……………………………………………………………..
NOMBRES Y APELLIDOS
DNI N°
RUC N°
DOMICILIO:
 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ESPINAR - CUSCO

ANEXO N° 06

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE MEGANTONI

OBRA/PROYECTO:

ACTA DE CONFORMIDAD DE SERVICIOS

En la Municipalidad Distrital de Megantoni, distrito de Echarati, siendo el dia del mes de del año 2018,
el........................................ otorga la conformidad según detalle, por el importe de .................................... afecto a la
obra/proyecto/actividad de:......................................................................a la secuencia funcional de
.................................................................... conforme a las normas y procedimientos de control, declarando bajo responsabilidad y
suscribendo al pie de la página.

ITEMS DATOS DEL CONTRATISTA DOCUMENTOS APRECIACIONES

1Numero de la O/S
2 Antededentes
3 Descripción del Objeto de la prestación

4 Finalidad
5 Fecha de la Orden de Servicio
6 Monto de la Orden de Servicio
7 Plazo de prestación del servicio
DATOS DEL CONTRATISTA
1 Razon Social/Nombre
2 RUC
3 Comprobante de pago/Sunat
4 Cuenta CCI N°
5 Entidad Financiera
ELEMENTOS DEMOSTRABLES PARA LA CONFORMIDAD
1 Carta con ingreso por mesa de partes
2 verificación de producto entregable
detalle de las pruebas realizadas pata otorgar
la conformidad
3 verificación de plazo de ejecución
4 Informe Técnico Area Usuaria
5 Importe a pagar
OTROS (evidencias fotograficas, listados,
6 pruebas, ejemplares, etc)
APROBADO POR:

V
AREA USUARIA INSPECTOR/SUPERVISOR GERENCIA DE LINEA
I
S
A
C
I
O
N