EL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN

Un presupuesto es una herramienta de gestión donde se cuantifican

pronósticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio. Esta
herramienta permite planificar, coordinar y controlar las operaciones
de las empresas, pero no siempre es entendida en la práctica de la
misma manera en las compañías.

El presupuesto no tendría que ser algo impuesto, incomprensible

y que restringe en lo que se necesita gastar e invertir. No ha de
entenderse como algo que exige nuevos clientes y mercados y sobre lo
que se tiene que rendir cuentas. No debe percibirse como un elemento
que resta tiempo a las actividades propias y que restringe el margen
de maniobra. Y, sin embargo, muchas empresas siguen teniendo este
concepto de presupuesto y lo aplican en la práctica de su día a día.
La herramienta de presupuesto es:
 Referencia
 Esqueleto interno
 Organiza recursos
 Propone eficiencias y productividad
 Orienta el corto al largo
 Mide resultados
 Posibilita el análisis de desviaciones
 Simulación del futuro
 Aflora excesos y necesidades
 Plantea metas y traza caminos hacia ellas
 Coordina esfuerzos
 Relaciona negocios y soporte
La empresa y cada uno de los responsables del presupuesto han
de organizar los recursos y fijar de antemano unos
ingresos para imaginar el futuro. El presupuesto obliga a pensar en
los productos, los clientes, los canales de distribución, etc. Además,
esta herramienta permite contrastar con los resultados
cuantitativos obtenidos a medida que avanza el ejercicio.
Cada uno de los responsables del presupuesto ha de organizar
los recursos y fijar de antemano unos ingresos para imaginar el
futuro
El presupuesto ayuda a pensar en el futuro y saber qué es lo que se va
a ingresar y gastar en un área determinada de la empresa o en la
compañía en su conjunto. Gracias a él se hace posible la comparación
de lo real y de lo presupuestado. Su actualización se realiza durante
el año y siempre cuenta con la ayuda del controller.
Este elemento ayuda al correcto empleo de los recursos y al
cumplimiento de la eficiencia requerida por la empresa. La imaginación
del futuro pasa por esta herramienta de gestión.
 EL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN Y

CONTROL EMPRESARIAL
El presupuesto permite mantener ordenados los gastos realizados por
la empresa, por lo que los presupuestos permiten ayudar a minimizar
el riesgo en las operaciones que realiza la empresa, asignándose sumas
de dinero a cada concepto (partida) o función que realiza la empresa,
en función a la planificación de ingresos. Además permiten ordenar los
“centros de costo” que integran la gestión financiera de la empresa, y
brindar una herramienta de gestión para controlar los resultados
financieros y operativos.
La finalidad de los presupuestos es determinar de forma racional, la
forma más adecuada de asignar y utilizar los recursos
económicos, determinando en forma anticipada el origen y el destino
de los recursos de la empresa. El presupuesto debe ser lo
suficientemente flexible para admitir variaciones en las condiciones de
operación, generación de recursos, y asignación de gastos, sobre todo
porque en la mayoría de casos se trabaja en base a costos e ingresos
estimados.
El control presupuestario es una de las funciones del departamento
financiero, consiste en un proceso de monitorear qué es lo que se viene
realizando, comparando los gastos efectuados con los montos
presupuestados (planificados) en un lapso de tiempo determinado.
Dentro del proceso de planificación empresarial, la dirección de la
empresa designa los recursos que han de emplearse para lograr
alcanzar los objetivos planteados, así mismo establece como se van a
utilizar dichos recursos. Siendo los presupuestos el medio para
conseguir un uso eficiente y adecuado de los recursos económicos de
la empresa. Por lo general el presupuesto cubre un rango de 12 meses,
por lo que requiere una elaboración anual, sin embargo una
planificación a largo plazo (3 ó 5 años) permitirá manejar una política
provisional más general y sujeta a revisiones periódicas.
El presupuesto también es una herramienta para proyectar o
planificar los ingresos de la empresa, en cantidad y en fecha,
pudiéndose fijar desviaciones o límites de flexibilidad entre los
resultados esperados y los obtenidos. Así mismo los presupuestos
pueden utilizar otras unidades diferentes a la monetaria, por ejemplo:
unidades, kilogramos, litros, horas hombre, etc., en función de que
artículo o asunto se esté presupuestando.
El presupuesto es único para cada empresa, se basa por ejemplo en
factores internos (financiación, inversiones, utilidades esperadas,
cultura empresarial, etc.), factores de mercado (competencia, sector,
productos, etc.), factores externos (situación política, tecnología
disponible, economía del país, etc.).
Dentro de la organización se puede contar con diversos presupuestos,
acorde a las funciones o áreas funcionales, así podemos tener
presupuesto de ventas, de producción, de compras, de recursos
humanos, de infraestructura, de distribución, etc.
Por lo general la elaboración del presupuesto toma como base el
comportamiento del presupuesto del período anterior, considerando
las modificaciones y correcciones que correspondan con la nueva
planificación para el período en curso. En caso que no se tenga
información “histórica” para tomar como base, se debe partir “de cero”,
para lo cual se debe especificar cada partida presupuestal, indicando y
sustentando cada asignación presupuestal por parte de cada jefe de
área.

DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO EMPRESARIAL Y MODALIDADES

El presupuesto de una empresa es un plan que recoge todas las

operaciones y recursos para lograr los objetivos marcados, expresado
en términos monetarios. Queramos o no, el presupuesto de
una empresa es algo a tener muy en cuenta a la hora de realizar
cualquier acción. Marcar un presupuesto es adelantarse al futuro para
evitar contratiempos o problemas.

Cuando se hace un presupuesto se está planeando lo que se quiere en

un futuro y el dinero que se va a invertir en ello. De esta manera se
debe especificar cada gasto que va a producirse en cada acción
establecida. Cuando, por ejemplo, se hace un viaje de empresa, no
sólo se debe especificar el coste del viaje en sí, sino también se ha de
contemplar el alojamiento, las comidas, los desplazamientos, etc. de
esta forma, desde el primer momento, se conoce el importe total de la
acción y es posible hacer una previsión de lo que se puede y no se
puede gastar en el resto.

Para que un presupuesto sea completo, debe crearse lo que se llama

un presupuesto maestro, que es el principal, en el que se incluyen
todas las áreas de la empresa para tener una visión global de los gastos
y ganancias de la compañía. En este presupuesto se recogen todos los
gastos de los presupuestos de operación y el financiero.

Tipos de presupuesto empresarial

De operación: se compone de los gastos de las ventas y de los objetivos

de ventas fijados. Sirve para conocer cuánto se debe producir y cuánto
va a costar esa producción. Para ello, lo primero es conocer la materia
prima necesaria, y sus gastos, así como la mano de obra y su coste.
De esta manera se podrá conocer los gastos totales de producción y
también las ganancias estimativas, en función de los objetivos.
Financiero: este presupuesto es el efectivo con el que cuenta la
empresa y las inversiones que se podrán realizar. De esta manera se
sabrá si se puede mover el capital y cómo hacerlo de forma rentable.
Es la mejor manera de conocer la situación de una empresa.

PRESUPUESTOS COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN

Los presupuestos son herramientas que ayudan a coordinar el

departamento financiero y el área de ventas. En realidad, se puede
decir que son un detector de alarmas porque alertan sobre la existencia
de un posible “agujero”.

Por ejemplo, detectan si la empresa está vendiendo menos o si, aun

vendiendo lo mismo o similar, las nuevas estrategias de flexibilización
de los pagos que ha establecido (antes se cobraba al contado, ahora
en cómodos plazos), le han limitado la liquidez que necesitaba para
pagar la mercancía y, ello ha derivado en un serio problema financiero.
Es decir, por un lado, los presupuestos, ayudan a ver que algo no se
está haciendo como se debiera y, por otro, esta detección temprana de
problemas nos permite anticiparnos, y buscar rápidamente nuevas
fuentes de financiación.

Los presupuestos ayudan a que las áreas financieras y las de

operaciones trabajen de manera coordinada. Ahora bien, al
hablar de presupuestos debemos distinguir claramente dos
tipos de presupuestos: los contables y los de tesorería.

Los presupuestos contables, planifican las cuentas de gastos e

ingresos. Es decir, toma cada tipo de gasto (sueldos, amortizaciones,
compra de materia prima, aprovisionamiento…), representado siempre
por una cuenta contable, o de ingresos (venta de servicios, de
mercadería, de servicios extraordinarios…) y lo proyecta a futuro.

El control presupuestario es, sin embargo, una tarea que se le hace

difícil a las pymes, principalmente porque es complicado crear unos
presupuestos con criterio y en un tiempo razonable; y también porque
una vez creados, de poco sirven si no tenemos un control de
desviaciones en tiempo real. De aquí la importancia de las aplicaciones
informáticas profesionales. Grosso modo y sin entrar en detalle, lo
que debe aportar un programa de gestión de presupuestos
contables es la automatización de estos dos procesos:
la creación de los presupuestos, y el control de desviaciones.

Por una parte, las aplicaciones utilizan criterios, como por ejemplo la
revisión del histórico de los gastos; y sobre esa base, en función de la
tendencia que señale el contable, proyectarán el gasto a futuro.

Una vez que el contable ha presupuestado sus ingresos y sus gastos,

a medida que vayan pasando los meses podrá ir viendo y comparando
lo que pensó gastar e ingresar en cada partida y lo que realmente está
sucediendo. Un programa informático proporciona fácilmente esa
información relacionada con las desviaciones. Un elemento muy
importante a tener en cuenta en este punto es que toda esta
información se puede trasladar a nivel de cuentas de pérdidas y
ganancias, controlando así cada partida de cuentas de pérdidas y
ganancias.

El nivel de proyección y de control de desviaciones, por lo tanto, no

solo es de ingresos y gastos sino también de cada línea de cuentas de
pérdidas y ganancias, lo que introduce en las empresas que utilicen
este sistema de planificación un control sistemático, muy potente y,
sobre todo, automatizado: primero para crear los presupuestos y,
segundo, para controlar las desviaciones tanto de gastos, como de
ingresos, como de partida de cuentas de pérdidas y ganancias.
Cualquier aplicativo tecnológico que permita estas dos cosas estará
aportando un valor incalculable a las áreas de contabilidad de las
empresas porque, sin ello, todo este proceso se demoraría demasiado
y sería prácticamente imposible llevarlo a cabo con niveles óptimos de
fiabilidad en los datos, dado que la probabilidad de error sería
francamente elevada.

Hasta aquí, la parte positiva de los presupuestos contables. Pero ¡ojo!

estas herramientas tienen también sus límites naturales. Un
control presupuestario no es completo si es solo contable. Y no es
completo, precisamente por las rigideces que acompañan a la propia
contabilidad como disciplina y que se resumen, básicamente en dos
puntos:
El control presupuestario se establece sobre la cuenta contable,
por lo que está sometido al corsé de la relación de cuentas
contables de la empresa.

Como se trata de un presupuesto contable hay que seguir el principio

del devengo. Es decir, un gasto o ingreso se registra en el momento
en el que se genera, y no cuando se empieza a cobrar o a pagar.

Para contrarrestar estos dos problemas las empresas deben

trabajar también con los presupuestos de tesorería, que aportan
una visión mucho más amplia y que permite liberarse de la tirantez del
corsé contable.

Los presupuestos de tesorería permiten definir libremente las partidas

de tesorería que se quieren controlar y presupuestar, esas que generan
movimiento del dinero; por ejemplo, el cobro a clientes, el pago a
proveedores, nóminas, impuestos, o cualquier otro concepto que se
quiera tener bajo control por generar flujos de entrada y salida de
dinero. Las planificaciones pueden hacerse mes a mes. El principio que
se utiliza para la confección de estos presupuestos ya no es el del
devengo sino el de caja, rompiendo así las barreras que establecían los
presupuestos contables: el “input” se hace en el momento en que está
previsto el movimiento de dinero, y se hace en las partidas que
libremente definimos.

Como en el caso anterior, a grandes rasgos, un sistema de gestión

informatizada de los presupuestos de tesorería permite automatizar el
presupuesto de cada partida. Pero también agiliza el control de las
desviaciones, ya que el análisis que hacen no es solo histórico, sino
que también permite hacer comparaciones a futuro. Es decir, que el
responsable financiero tendrá la posibilidad de anticiparse a los
posibles agujeros que se puedan producir y, con ello, tomar las
decisiones financieras con antelación suficiente como para no hacer
más grande el problema, es más, incluso, con la posibilidad de evitar
que se llegue a producir la incidencia. Los presupuestos de tesorería,
pues, miden las desviaciones a pasado y a futuro, con la mirada puesta
siempre en la Caja.
Y, además, todos estos “ejercicios” de planificación y control contable
y de tesorería podemos trasladarlos a nivel de centros de costes, por
ejemplo, si hablamos de una empresa de construcción, a cada una de
las obras que estén en ejecución, o si hablamos de una cadena de
supermercados, a cada una de sus tiendas. Hablamos entonces de la
contabilidad analítica, una disciplina que aporta grandes ventajas pero
que sigue sin ser demasiado utilizada en las pymes.

UN ANÁLISIS CONTEXTUALIZADO E INTEGRADO DE LOS DATOS

En cualquier caso, elaborar unos presupuestos, que es una

actividad prospectiva, requiere disponer de datos que permitan
cuantificar los resultados obtenidos en ejercicios anteriores. Es
necesario disponer de herramientas capaces de recabarlos y analizarlos
con el fin de sacar conclusiones a partir de informes que permitan a la
empresa calcular las desviaciones sobre las estimaciones iniciales (ya
sean en positivo o negativo), y cómo estas han influido en el
cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa.

Para hacer todo este trabajo las pymes suelen echar mano de hojas de
cálculo, pero emplear un ERP aporta un plus de agilidad y
exactitud en el manejo de la información. Además, permite
incorporar datos históricos de cada área de negocio, lo que facilita
realizar simulaciones que permitan predecir cómo los desajustes
presupuestarios pueden afectar a cada una a partir de experiencias
pasadas, y cómo la empresa se vería afectada en su totalidad a causa
de ello. Con esa información se puede realizar un prepuesto viable y,
lo que es más importante, tomar las decisiones adecuadas a la vista
de las desviaciones.

Al tratarse de soluciones integradas con el resto de procesos de

negocio, las plataformas ERP ayudan a poner en conjunto toda la
información disponible en la empresa (estimaciones de producción,
estimaciones de ventas, etc.), a calcular los ingresos esperados de las
ventas y a controlar el desfase habitual que se produzca tanto entre el
ingreso y el cobro como entre la inversión y el pago. Todo ello permite
a las organizaciones conocer la disponibilidad real de los recursos
financieros.