Tabularium

Asignatura: " Ordenación y Clasificación"

PROPUESTA DEL PLAN DE TRABAJO

Ordenación y Clasificación
O -Conocer y aplicar correctamente la terminología archivística.

B -Conocer y comprender los m‚todos y procedimientos

administrativos.
J
-Distinguir los tipos documentales que producen las entidades.
E
-Perfeccionar el vocabulario profesional y los conceptos
T empleados por la archivología en el marco de la Ordenación y
Clasificación en sus distintos niveles.
I
-Conocer los distintos elementos que intervienen en la
V Clasificación documental.

O -Conocer los Principios de la Ordenación.

S -Distinguir las distintas Unidades Clasificatorias del Fondo

Documental.

-Adquirir elementos de juicio sobre la labor que debe realizar el

archivero como consejero de la Organización de documentos
activos para efectivizar el servicio.
GRUPO 1.- Concepto de la Propuesta del término Archivería (no
UNO archivalía). Concepto del término documento en las
Ciencias de la Documentación. 2.- Ciclo Vital de los
documentos. Fase prearchivística: a: Gestación. Clase y
Tipo de Documentos que se producen. Originales y
Copias. Minutas. Formularios. Normalización. b: trámite,
métodos y procedimientos. Sistema de Información de
Expediente. Cursograma. flujograma. Diagrama de flujo
documental. diagrama funcional. Codificación
documental. 3.- La administración de documentos como
función Archivística. Actividad del Archivero.
GRUPO 1.- Principios de la Ordenación y la Clasificación. 2.-
Principio de Procedencia: Definición, antecedentes.
DOS Justificación teórica. Prácticas de fondos abiertos y
cerrados. 3.- Principio de Orden Original: Definición.
Aplicación.
GRUPO 1.- Clasificación. Concepto, definiciones. Estudios de
 TRES contenido. 2.- Objetivos y fines. 3.- Relación entre
Clasificación, Ordenación y actividad archivística. 4.-
Elementos de la Clasificación. Sistemas de Clasificación
documental. 7.- Unidades documentales, mayores,
intermedias y menores. Factores que la determinan. 8.-
Principios de la Clasificación. 9.- Planificación de la
Clasificación. La Clasificación y la organización del
conocimiento.
GRUPO 1.- Organización. Concepto y Fines. 2.- La Organización
física de documentos en archivos de Gestión. 3.- la
CUATRO Organización Unidades Documentales en archivos
centrales, intermedios, históricos. 4.- Sistemas de
Organización: Cronológico, alfabético, numérico, mixto.
Mapeo Documental. Mapeo de la Información.
GRUPO 1.- La producción del conocimiento. 2.- Sistemas
aplicados a los documentos de archivos. 3.- Metodología
CINCO documental y Aplicaciones.

PROPUESTA DE BIBLIOGRAFÍA BÁSICA PROVISORIA

Arévalo jordán, Víctor Hugo. Ordenación y Clasificación de los documentos de

Archivo. Primera edición virtual y en papel. Ediciones del sur. Octubre de 2003.
Impreso en Buenos Aires. Argentina.

Schellenberg, T.: Archivos Modernos. Principios y técnicas. Traducción y ediciones por

Manuel carrera Stampa. La Habana, 1958.

Tanodi, Aurelio: Organización Archivística en los Estados Unidos. Córdoba, 1965.

Vazquez, Manuel. Manual de Selección Documental, Córdoba, 1982.

Tanodi, Aurelio, Manual de Archivología Hispanoamericana, Teorías y Principios,

Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. U.N.C. Dirección General de
Publicidad, Córdoba. 1979.

Amat Noguera, Nuria. Técnicas Documentales y Fuentes de Información. Barcelona.

Bibliograf.; 1978.

Vázquez, Manuel. La ordenación en la Metodología Archivística. Revista del Archivo

General de la Nación. Vol. VIII. Buenos Aires. 1979. Año VIII.

LOS INSTRUMENTOS DE BUSQUEDA EN LOS ARCHIVOS.

 Por

Etienne Taillemite

Una de las tareas fundamentales de los archivistas es, sin duda alguna, la
relación de instrumentos de investigación* aptos para lograr que los fondos que
conservan serán cómodamente accesibles a todas las categorías de estudiosos del tema
que puedan ser llamados a utilizarlos (1). Sin inventarios y sin inventarios públicos,
insisto en este punto, un archivo por más perfectamente clasificado que esté sigue
siendo muy poco conocido, por no decirlo, en absoluto, y en consecuencia, sin mayor
utilidad. Nuestro papel no es el de mantener la luz bajo el celemín. Como existen
diferentes tipos de instrumentos de pesquisa, más o menos exhaustivos, el primer punto
por resolver es la selección del modelo de inventario que conviene al fondo o la serie en
proceso de estudio. Esta selección debe efectuarse en función de varios criterios: el
acervo de documentos por tratar, el interés histórico que ofrecen, la naturaleza exacta de
tales expedientes, tratase de una verdadera serie en el sentido archivístico del término,
es decir de papeles homogéneos generados por la actividad de una oficina o de una
entidad(ejemplo, la intendencia de Canadá), o por el contrario, de una especie de
colección de fragmentos de diversas procedencias reunidos arbitrariamente o por obra
de la casualidad.

El volumen de las piezas que hay que inventariar pesará sobre la elección del
archivista que no puede empeñarse en tratar de la misma manera una pequeña serie de
una cuantas decenas de artículos (cajas, documentos o legajos) y un enorme complejo
de unidades.

Inútil insistir en el criterio de interés histórico, parece claro que ha de ser

determinante, pero la antigüedad no es el único factor que ha de tenerse en cuenta sobre
este particular. No olvidemos nunca que ciertos documentos muy antiguos pueden ser
de poco interés, al tiempo que expedientes ultra contemporáneos se revelan
apasionantes. La naturaleza exacta del volumen de los documentos por estudiar debe de
ser considerada con mucha seriedad.

Una serie orgánicamente estudiada, que no guarda sino documentos bien

clasificados y que provienen de la misma entidad, no necesita el mismo tipo de
inventario que una colección compuesta de unidades de diversa procedencia y por
consiguiente índole y contenido heterogéneos.

Veamos ahora cuáles son los diversos modelos de instrumentos de investigación

entre los cuales convendría escoger. Yendo del general a lo particular y de lo menos
detallado a lo más exhaustivo, encontramos la guía de fuentes o de investigaciones, el
repertorio numérico sencillo, el repertorio numérico detallado, el inventario resumido, y
el inventario analítico.

l. Las Guías.

Hay varias maneras de concebir una guía. Puede ser geográfica y cubrir toda una
región, como por ejemplo Guide des Sources de l'Historire de l'Afrique au Sud du
Sahara, publicada en 1972 con los auspicios del Consejo Internacional de Archivos, o
también Guide des Sources de l'Histoire du Canada Francais que están preparando en
asocio archivistas canadienses y franceses.

Si es metódica, la guía acudirá en ayuda del investigador interesado en

determinado tipo de tema: por ejemplo, Guide des Sources de l'Histoire Littéraire aux
Archives Nationales, editado en 1961 por Mne. Danielle Gallet. Puede proyectarse
también que una guía cubra todo un depósito. Tal es el caso de múltiples instrumentos
de este género elaborados en el curso de los últimos años por los directores del Servicio
de Archivos de ciertos departamentos de Francia: Guía de los Archivos de la haute-
Vienne, de la Charente-Maritime, de la Loire- Atlantique, etc... Esta fórmula de guía por
depósitos se convirtió en reglamentaria por gestión del Director General de Archivos de
Francia en Abril de 1969, y poco a poco todos los departamentos habrán de adoptarla.

En la circunstancia de que ciertas series, fondos o grupos de fondos sean

demasiado complejos, puede justificarse la elaboración de una guía especial. Es el caso
de algunos fondos de los archivos Nacionales franceses que padecieron diversas
vicisitudes y cuyo escrutinio no es siempre fácil.

Podemos citar dos ejemplos altamente positivos: Fonds du Conseil d' Etat du
Roi aux Archies Nationales, publicado en 1955 por Michel Antoine, y Guide des
recherches dans les fonds judiaciaires de l'Ancien Régime, de varios autores, editada en
1958, en el cuál se estudian los grandes volúmenes de documentos judiciales que han
llegado hasta nosotros: Parlamento de París, Châtelet, Almirantazgo de Francia, etc.

La formula de la guía presenta, como es natural, ventajas e inconvenientes. En

su haber es menester registrar rapidez en la ejecución. La guía, si así podemos decir,
frena al más veloz y es particularmente indicada para los grandes fondos que no pueden
dotarse de inventarios detallados. Aparte de esto, es eminentemente práctica y contiene
toda la información que necesita el investigador para enfocar su trabajo; pero es claro
que no sería suficiente.

La mejor de las guías no reemplazará nunca un inventario, así sea resumido, ya

que por naturaleza es incapaz de dar la misma información. La guía procede lo más
frecuentemente por el método global, no puede descender al estudio del fondo o de la
serie articulo por artículo, y debe contentarse con una descripción sumaria de los
acervos documentales conservados. No obstante, presta eminentes servicios al
investigador al permitirle determinar si el depósito o los fondos cubiertos por la guía
pueden o no contener documentos atinentes al propósito de sus estudios y si, en
consecuencia, hay que ir más adelante en la investigación.

ll. El Repertorio Numérico Sencillo.

Después de la guía, es el instrumento de búsqueda cuya redacción es más rápida

y sencilla. Conviene por lo tanto también, en manera especial, a los fondos de volumen
considerable que hace más asequibles a la investigación. El repertorio numérico sencillo
se limita a indicar la nota o notación del articulo (caja, documento, legajo), un titulo del
contenido tan corto como sea posible y las fechas extremas de los documentos. Por
ejemplo:
G7 71 - Cartas dirigidas al Contralor General de las Finanzas por el Intendente de
Alencon. 1678- 1684.

G8A 81 - Cartas dirigidas al Secretario de Estado de la Marina por el Gobernador

General y el Intendente de Martinica. 1782.

Cuando hay que vérselas con una serie para la cual no existe instrumento de
investigación, el repertorio numérico sencillo permite ver por donde se debe comenzar,
Constituye un primer desmonte que permite conocer, al menos sumariamente, el
contenido de los documentos, el periodo cronológico concertado, y en forma eventual,
las lagunas que tiene el fondo.

Los limites de este género de instrumentos de investigación, aparecen

clarísimos. No brinda sino indicaciones muy someras, y si se puede ser suficiente para
series voluminosas, de precaria densidad en datos históricos y de composición muy
homogénea, como es el caso por ejemplo para ciertas series de archivos
contemporáneos, no puede en cambio dar resultados positivos en el caso de los fondos
antiguos y ricos para los cuales es importante ir más allá del análisis.

lll. El repertorio Numérico detallado y el Inventario Somero.2.

El carácter verdaderamente lacónico del repertorio numérico sencillo ha llevado

a los archivistas franceses desde los albores del siglo XX a imaginarse otra fórmula que
tuvo y sigue teniendo éxito: es lo que se ha llamado repertorio numérico detallado. Más
flexible que el anterior, permite modular los análisis en función de la importancia
histórica de los fragmentos o piezas y suministrar detalles más amplios acerca de los
artículos que parecen merecerlo si contienen elementos notorios o de naturaleza
heterogénea por relación al conjunto del fondo. Para el investigador será especialmente
invaluable si va acompañado de índices muy completos de nombres de persona, lugares
y materia elaborados a medida que se van haciendo los análisis. A esto respecto cabe
citar por ejemplo, el Répertoire du fonds du Conseil Souverain d'Alsace, conservado en
los archivos departamentales del Alto Rin, publicado en 1963 por Mlle. Lucie Roux.

Este tipo de instrumento de investigación parece el más indicado para los

archivos modernos y contemporáneos, pues permite tratarlas series expediente por
expediente y no pieza por pieza. Igualmente se lo ha utilizado en Francia para las
minutas notariales en las cuales permite guardar los registros de mayor significación y
de más rica sustancia histórica, también para los archivos judiciales y por las mismas
razones. El modelo del género es ciertamente el repertorio numérico detallado de la
serie U del Marne (Negocios Judiciales) publicado en 1966 por M. René Gandilhon (3).

No hay que ocultar, sin embargo, que este género de repertorio ofrece el
inconveniente desierta subjetividad. Toda selección implica algo de arbitrario de parte
del archivista y le costará algún sacrificio no preferir aquellos documentos que le
interesan personalmente o los que correspondan a los tipos de investigaciones de moda
en el momento de la elaboración del repertorio.

Precisamente por estas razones hubo que renunciar al inventario somero por
muestreo, adoptado a mediados del siglo XlX y que fue obligatorio hasta 1909. Este
sistema, que consistía, como su nombre lo indica, en no analizar sino los documentos
considerados como los más "interesantes", demostró peligroso en el uso, pues llevaba
con frecuencia al investigador a caer en errores y le hacía creer en la inexistencia de un
documento con el pretexto de que no figuraba en el inventario. Tal es el caso del
inventario en 8 volúmenes de las subseries B1, B2 y B3 del fonde Marine, depositado
en el Archivo Nacional que, en razón de su carácter selectivo, informa muy mal sobre la
extrema riqueza de esas subseries y no debe consultarse sino con preocupación. A pesar
de sus inconvenientes se podrá mantener en vigor esta fórmula para los grandes fondos
que, tal vez por su contenido demasiado débil en elementos de interés histórico, no
deben ser objeto de un inventario analítico.

lV. El Inventario Analítico.

A diferencia de los anteriores, este instrumento de investigación debe ser todo lo

exhaustivo posible y permitir un análisis de la totalidad de los documentos sin
excepción alguna. Este escrutinio tendrá una extensión conforme a la importancia
histórica de las piezas. Es evidentemente la herramienta ideal para el investigador, ya
que le procura una fotografía de la serie estudiada y le permite saber con precisión lo
que allí habrá de encontrar.

Es manifiesto que este género de inventario, cuyo inconveniente mayor es el

tiempo que exige su realización, puesto que su redactor debe leer y analizar uno a uno
todos los fragmentos, no se justifica sino para las series de densidad histórica muy
grande, o también para ciertas series de misceláneas cuya composición heterogénea y
aún heteróclita necesita un inventario pieza por pieza, por no disponer de ningún hilo
conductor.

Todos estos instrumentos de investigación, cualquiera que sea el tipo a que

pertenezcan, deben llevar anexos una introducción e índices, si queremos que en verdad
sean útiles.

Un espíritu resueltamente práctico será el que aliente la introducción, la cual

habrá de ofrecer todos los datos que ayuden al investigador en su trabajo histórico del
fondo o de la serie y expliquen, en la medida de lo posible, las vicisitudes superadas, y
por ende, las eventuales lagunas, naturaleza y organización de las instituciones que
generaron documentos, modo de clasificación, etc.

Jamás debe haber temor a suministrar demasiados detalles; sino siempre

esforzarse, por ponerse en lugar del neófito que visita los archivos por primera vez y se
siente desorientado.

La introducción podrá enriquecerse de manera ventajas por medio de

indicaciones concernientes a las fuentes complementarias de la serie analizada, que se
conservan en otros depósitos de archivo o en las bibliotecas y aún en colecciones
privadas, y también por una bibliografía que señale los principales trabajos elaborados a
partir de la serie estudiada. Esta preocupación evitará a los investigadores internarse en
terrenos ya explorados.

Complemento indispensable de todo instrumento de investigación bien

concebido, son igualmente los índices. Nada menos fácil de manejar que un inventario
desprovisto de índices, sobre todo si comprende varios volúmenes.
 Los índices deben ser exhaustivos y llevar inscritos todos los nombres de
personas, de lugares, y eventualmente, de navíos. En lo que concierne a nombres de
personas se señalarán en lo posible, los miembros de una misma familia o los
homónimos y se darán algunos elementos de identificación cuando se traten de
personajes que hayan ejercido funciones públicas. Para los oficiales, por ejemplo, se
indicará el último grado obtenido. Los nombres de lugares serán también objeto de una
identificación tan exacta como sea posible; podrán provechosamente de manera
metódica por regiones. (4)

Para los navíos, hacer clara distinción entre los de guerra y los mercantes. En lo
tocante a las materias, la cuestión es siempre bastante delicada, ya que implica selección
indispensablemente. Cuanto parezca presentar un interés real será consignado en
cuadros metódicos, muy útiles cuando sean del caso. (5)

Es doctrina oficial en Francia organizar un solo índice en el cuál aparezcan

nombres de personas, de lugares y de materias, distinguidos por una topografía
diferente: los nombres de personas impresos en mayúsculas pequeñas, los nombres de
lugares en itálica y las materias en caracteres romanos. Lo esencial es que el índice sea
lo más claro posible. Cuando ocurre prever una cuarta categoría, nombres de navíos, por
ejemplo, se puede proceder de manera distinta y planear un doble índice, uno con los
nombres de personas y lugares, otro con los de materia y navíos. Tal es la solución que
adoptamos para el índice del inventario en 8 volúmenes de las subseries B1, B2 y B3 de
los Archivos de la Marina, publicado en 1969.

El problema de los índices nos da la ocasión para decir una palabra acerca de un
inventario particular que conviene traer a cuento por haber sido experimentado años
atrás en algunos departamentos y es objeto, ahora mismo, de nuevos ensayos en series
determinadas de los Archivos Nacionales. Este método consiste en presentar todo el
inventario en forma de índice: los análisis, por lo general, compendiados, se adosan a
los nombres de las personas y ya no siguiendo el orden de los documentos que contiene
cada artículo.

Excelente ejemplo del sistema puede encontrarse en el Manual de Archivística,

p.286, en forma de un inventario de las patentes del duque Enrique II de Lorena.

Tres experiencias de igual género se están estudiando en la Sección Antigua de

los Archivos Nacionales. Tiene por base la cancillería del rey Carlos V, las decisiones
civiles del Parlamento de París en el siglo XV, y por último, la correspondencia recibida
de los Gobernadores Generales e Intendente de Santo Domingo en los siglos XVII y
XVIII.

En lugar de analizar de manera sistemática todas piezas conforme al método

tradicional, las archivísticas recogen en fichas todos los nombres de personas y de
lugares y las principales palabras-materia.

El resultado es evidentemente muy distinto del inventario clásico y a muy corto

plazo nos encontramos frente a un inmenso complejo de información. Así, por ejemplo,
el análisis minucioso según este método, de los dos primeros documentos de la
correspondencia de Santo Domingo, produjo más de 3000 fichas. Como la serie
completa comprende más o menos 180 artículos, imaginémonos el inmenso acervo de
documentos que se formará de esta suerte.

El método de que hablo presenta la ventaja de producir un trabajo de análisis

mucho más exhaustivo que el inventario tradicional que nos muestra siempre los
nombres de personas o lugares, pero en cambio debemos comprobar que el método no
es en absoluto más rápido que el procedimiento analítico, quizás hasta exija un poco de
más tiempo. Por esta razón no puede pues sino aplicarse a series antiguas muy preciosas
y muy ricas como las que justificarían un inventario muy analítico completo. Para las
series de papeles contemporáneos habría que aliviar considerablemente la carga y no
retener sino los nombres más importantes, tratando el fondo por conjunto de
documentos y ya no por piezas o fragmentos. Tales son, en breve síntesis, las
características de los diversos instrumentos de investigación utilizados en los archivos
franceses. No tendremos la presunción de pensar que deban servir de modelo. La
archivística es una técnica que exige mucha flexibilidad y adaptación a los múltiples
casos de especies que se pueden encontrar y cabe decir de ella lo que expresó Napoleón
de la Guerra en estos términos: "Es un arte simple y todo de ejecución".

Es cierto no obstante que la experiencia adquirida por los archivistas franceses a

lo largo de un siglo, los numerosos ensayos a que se han sometido y siguen ejecutando
como lo hemos visto, pueden de principio de reflexión y evitar acaso pérdida de tiempo
y dinero al adoptar métodos cuyos resultados no fueron juzgados satisfactorios ni por
los autores ni por quienes se benefician de ellos.
 METODOS MODERNOS DE ORDENAMIENTO

DE ARCHIVOS EN LOS ESTADOS UNIDOS

Por

Frank. B. Evans

Hace más de medio siglo, en el Congreso Internacional de Archivística y

Bibliotecarios que tuvo lugar en brúcelas, un representante Americano llamó la atención
lógica y pidió que se creara un "sistema científico" el cual, " aunque se modifique para
satisfacer las condiciones locales", pueda "donde se aplique, conservar, una similitud y
formidad generales"(1). El tema de este informe es la historia y el estado actual del
intento llevado a cabo en los Estados Unidos para desarrollar este sistema (2).

UN MARCO DE REFERENCIA

Entender cualquier etapa de la administración de archivos en los Estados Unidos

requiere referirse constantemente a varias consideraciones básicas. La primera ha sido la
falta de una profunda tradición en la conservación de archivos en la forma o metódica
ya sea por organizaciones privadas o gubernamentales a cualquier nivel en los Estados
Unidos. Los documentos eran considerados como los medios para un objetivo
inmediato, la dirección de asuntos actuales, y luego de haber cumplido este o propósito,
simplemente se almacenaban en cualquier espacio disponible sin importar su orden
original o su relación con otros documentos de la misma oficina. A este hecho debe
agregarse la ausencia de un sistema de archivo bien desarrollado, un patrón o de
organización gubernamental que siempre fue fluido, y el descuido del gobierno nacional
para crearon oficina de archivos separada para su propio documento, hasta 1934. Estas
circunstancias han planteado al archivista en los Estados Unidos, o problemas muy
diferentes a los de la contraparte Europea, y en gran partes la políticas y prácticas de
archivos Norteamericanas son el resultado necesario de las prácticas de conservación de
archivos.

Una segunda consideración importante de la autónoma, de los depósitos para

material de archivo, bajo el sistema Federal del Gobierno. Esta autonomía fomentó una
gran diversidad de técnicas, y aún con respecto de las oficinas gubernamentales de o
archivo, es difícil hacer generalizaciones válidas. Los archivistas Norteamericanos
siempre han sido muy individualistas en sus métodos; y la unión de la protección de
archivos en los Estados Unidos es una unión basada más en un propósito común que en
o políticas y prácticas comunes.

A estas consideraciones debe agregarse la fuerte influencia que los bibliotecarios

y los curadores de manuscritos han ejercido sobre la administración de archivos
públicos y privados. El objetivo aquí, es enfatizar la existencia de este amplio rango o
de prácticas, indicar las circunstancias que lo originaron y subrayar la importancia de
una consideración final-la inestabilidad de la terminología de archivos en los Estados
Unidos. Hoy la mayoría de los archivistas Norteamericanos están interesados o no en la
clasificación de archivos sino más bien en su ordenamiento. Nuestra preferencia por
este último término y por su significado especializado puede entenderse mejor a través
de un breve análisis de la evolución del concepto de la clasificación de o archivos en los
Estados Unidos.

Para resumir, solo se puede intentar entender cualquier caso sobre archivos en
los Estados Unidos, si se hace dentro del contexto de la falta de una fuerte tradición de
la conservación metódica de archivos, la ausencia de un sistema de registro o
debidamente desarrollado, la fluidez de una organización administrativa, la relativa
demora en la creación de una oficina estatal de archivos, la autonomía institucional y la
diversidad de procedimientos fomentados por el sistema Federal del gobierno, o las
fuertes influencias ejercidas por profesiones aislada como lo son las del bibliotecario y
el curador de manuscritos, y la falta de una terminología estable. Pero a pesar de los
términos particulares usados, compartimos con todos los archivistas el o problema
básico de un control sobre el material bajo nuestra custodia. Si hay mucho que parece
nuevo es nuestro acercamiento al problema, Hay también mucho que es tradicional y
que puede considerarse como adaptaciones de los principios y las prácticas o Europeas.

PRIMER INRENTO HACIA UN UNIFORME DE CLASIFICACION.

En los Estados Unidos aún no se ha escrito la historia de la administración de

archivos, pero se dispone de bastante información respecto al inicio del desarrollo de la
teoría y la práctica de archivos, en informes y articulos publicados. Esta o historia tiene
su verdadero comienzo en las actividades de la Comisión del Archivo Público, creada
por la asociación Histórica Americana en 1899, "para investigare informar, desde el
punto de vista del estudio histórico sobre el carácter, contenido y o funciones de....
repositorios públicos de manuscritos". Para evitar duplicaciones de esfuerzo con una
Comisión Histórica de Manuscritos anterior, la Comisión del Archivo Público acordó
restringir sus actividades a materia documental de naturaleza o pública o gubernamental
tal como usualmente se clasifican bajo el encabezamiento de archivos, los documentos
públicos o documentos estatales (3).

Uno de los objetivos expresados en la comisión fue "la unificación y mejora...de

métodos... de ordenamiento y preservación de material documental oficial" pero en su
primera sesión los miembros votaron en contra de la propuesta sobre "cualquier o plan
detallado y específico para guardar los documentos públicos" en los Estados Unidos.
“En tanto que las condiciones presentan algunos puntos de similitud en dos estados
cualquiera", concluyó la comisión: Es difícil formular un esquema que tenga en cuenta
un número cociderables de ellos, mientras que la renuncia proverbial del Mancomunado
Americano para sacar provecho de ejemplos, hace inseguro suponer que en un esquema
que ha sido aprobado en un o estado pueda, por este hecho, ser favorablemente aceptado
en otro.

La comisión, por lo tanto, dedicó su esfuerzo de casi la siguiente década a

estudiar y copilar la lista del material de archivo bajo la custodia del gobierno local y
estatal.

La mayoría de los miembros de la Comisión del Archivo Público, incluyendo los

miembros adjuntos que tenía en cada Estado, eran historiadores profesionales
involucrados en la enseñanza y la escritura de la historia. Por lo tanto, fue buena que él
o primer plan conocido creado especialmente para la clasificación de archivos públicos
en los Estados Unidos fuera un plan general expuesto en 1906 por un profesor de
historia del Historical, Memorial and Art Department de su Estado. Varios años antes o
como miembro adjunto de la Comisión, el autor del plan había preparado un informe
sobre el archivo público del Estado (5).

El plan de clasificación constaba de cuatro partes: una clasificación "primaria

“que distinguía entre archivos Locales y Estatales, una clasificación "formal" en término
de material impreso o manuscrito, una clasificación " histórica" basada en las o fechas
significativas de la historia del estado, y una clasificación "administrativa" los
documentos públicos se dividían primero en locales o estatales. Luego los archivos
Estatales se dividían según la oficina de origen: los archivos locales por o condado
municipio o ciudad.

El material de cada una de estas subdivisiones se clasificaba de acuerdo con la

forma física o el tema, y los ítems individuales se colocaban en orden cronológico. (6)

Este plan fue adoptado como base para la clasificación del archivo público del
Estado donde se originaron, pero no tuvo el respaldo de la comisión. Como se publicó
años más tarde, y tuvo muy poca influencia en las prácticas de otros Estados. En los o
estados Unidos fueron de gran significado potencial en el desarrollo de la
administración de archivos, las actividades contemporáneas de otro grupo de
historiadores profesionales asociados con la nueva Institución Cargenie de Washington.

Poco después de la creación de la Comisión de Archivos Públicos, la Institución

Carnegie de Washington estableció una oficina de Investigación Histórica, la cual
preparó una series de guías a los materiales para la Historia Americana en los o
principal a archivos y bibliotecas de Europa. A través de este programa muchos
estudiantes Americanos tuvieron conocimiento de primera mano de los principios y las
técnicas de Archivo Europeas, y por la estrecha relación entre las oficinas de o
Investigación Histórica Americana y la Comisión de Archivos públicos, estos
estudiantes pudieron persuadir a la Comisión del Archivo Público para que reconociera
su decisión inicial en contra de buscar uniformidad en las prácticas de archivo en los o
Estados Unidos.

En la primara Conferencia de Archivistas, promovida por la comisión en 1909,

Waldo G. Leland recomendó que se prepararan un manual de práctica de archivo para
los archivistas Americanos. Respecto a la clasificación propuso que "en general, el o
principio enunciado por el Holandés, aceptado en la mayoría de los Países europeos, el
"herkomstbeginsel", el 'respedt des fonds', o "principio de procedencia", debía ser
adoptado". Decía que "los archivos deben clasificarse de acuerdo con su origen; o deben
reflejar los procesos por los cuales aparecieron". En un ataque directo sobre las
prácticas existentes, previno que "nada podría ser más desastroso que la aplicación de
métodos modernos de clasificación bibliotecaria al campo de los archivos. (7)

La comisión del archivo público aceptó la recomendación para la preparación

del manual y asignó a un subcomité la responsabilidad de la planeación. Durante el año
siguiente muchos miembros de la subcomisión y otros eruditos participaron en el o
comercio Internacional de Archivistas de Bruselas en 1910, reforzando así la influencia
potencial de la experiencia Europea sobre el contenido del manual propuesto (8).
 Sin embargo, hubo oposición no sólo de los bibliotecarios que fueron los
encargados de la clasificación por temas, sino también de los curadores de manuscritos,
que insistieron en que ya que los problemas no eran iguales a los Americanos, al hacer o
un estudio de los "planes y conclusiones Europeos los resultados no serian
"satisfactorios" para la actividad Archivística Americana (9). Esta desacuerdo básico
impidió que se hicieran progresos por cerca de dos años, pero en la conferencia de o
Archivistas de 1912, finalmente predominaron las opiniones de los historiadores. El Dr.
Leland declaró en esta conferencia que todos los documentos" se produce de la misma
forma, igualmente necesitan preservarse y administrarse, y tienen el mismo final o si se
descuidan". Por lo tanto era obvio, insistió, en que "los principios de la economía de
archivos evolucionara en una práctica Europea" y fueran "aplicables a los archivos
Americanos (10).

El informa del subcomité sobre el manual propuesto presentado en esa

conferencia hizo que varios especialistas escribieran 20 capítulos, incluyendo un
capítulo sobre "Clasificación": sistematización y Notación. Al discutir los planes para
este o capítulo en particular, el director de la subcomisión aseguró que los archivistas
"poco podían de los esquemas de la clasificación bibliotecaria hecha para los libros" y
dijo que el principio de procedencia era la única base parao la clasificación de o los
archivos (11). La controversia inicial fue ganada por los eruditos familiarizado con la
experiencia Europea, pero debe anotarse que algunos de estos hombres fueran directores
de oficinas de archivo.

En el año siguiente en la Conferencia de Archivistas de 1913, se revisaron los

planes para el manual para tener un original menos extenso de 10 capítulos, pero con un
capítulo dedicado a la clasificación. En la conferencia también se discutieron o los
bosquejos de dos capítulos que se habían hecho sobre otros tópicos (12). En la
conferencia de 1914se leyó un documento sobre "Los principios de la Clasificación de
Archivos". Después de revisar la experiencia europea y de citar las recomendaciones o
del Congreso de Brúcela de 1990, el autor de este artículo concluyó que "El principio de
procedencia de "respeto a los fondos" es hoy un principio establecido de clasificación
de archivos". El plan de clasificación de 1906 que se discutió o anteriormente, se
considero entonces "una ilustración muy simple y concreta “del principio de
procedencia tal como se adoptó en el archivo de un Estado, pero ni la conferencia ni la
Comisión del Archivo público (13) tomaron ninguna acción formal o respecto a este
plan de clasificación.

Al estallar la Primera Guerra Mundial expuse la falla de este primer intento de

crear un sistema uniforme de administración de archivos en los Estados Unidos. La
guerra desvió la atención de la Comisión del Archivo Público al problema de los
documentos de la guerra, y la comisión misma fue suspendida durante los años
inmediatos de la postguerra. Cuando la Comisión revivió con limitaciones en 1921,
muchos de los eruditos que habían promovido sus actividades, estaban ahora
comprometidos en o otras actividades, particularmente en el movimiento por la
construcción del edificio para el archivo nacional y la creación de una oficina aparte
para el archivo nacional. Se intentó revivir el proyecto para hacer una cartilla sobre la
práctica de o archivos, pero ésta nunca se terminó y el capítulo sobre clasificación
quedó sin escribirse (14).

CLASIFICACION PUETA A PRUEBA

 Excepto en el área de promoción de políticas y prácticas uniformes, los
esfuerzos de la comisión del Archivo Público en pro de la causa de los archivos en los
estados unidos fueron notablemente exitosos. Como resultado directo de sus
actividades, o muchos estados adoptaron la legislación básica sobre archivos, y en unos
30 Estados se fundaron oficinas de archivo. Sin embargo los métodos adoptados por
estas oficinas para la organización y control de sus fondos, fueron con frecuencia el
resultado de o las circunstancia más que la de la selección. En los Estados donde la
responsabilidad d los archivos se les daban a las bibliotecas Estatales generalmente se
adoptaba la clasificación por temas, mientras que la responsabilidad de archivo seo
asigna a o las sociedades históricas del Estado, terminaban con frecuencia organizados
con base en el patrón de los manuscritos históricos. La clasificación temática de los
archivos de acuerdo con los principios bibliotecarios no requiere mayor explicación,
pero o si es necesario discutir el manejo de los documentos como manuscritos
históricos.

Las prácticas de este tipo que se adaptaron más ampliamente fueron la de la

División de Manuscritos del Congreso, la cual en 1903ofue autorizada para seleccionar
y aceptar el material de archivodel Gobierno Federal. Como se explica en un manual o
publicado por primera vez en 1913, estas prácticas se basaron en las siguientes
premisas:

1...documentos oficiales transferidos a la división de documentos de los archivos

gubernamentales que debían ser documentos cuyo valor administrativo haya
desaparecido y que oficialmente han muerto i.e..., documentos que actualmente no se
consultan con o propósitos administrativos.

2...documentos oficiales bajo el control de archivista a quien llegan generalmente

ordenado e indizados con basen necesidades administrativas y de ningún modo
competente para responder a las necesidades de un investigador histórico.

3 La experiencia, y por esto se entiende no la experiencia del investigado o del usuario

de los manuscritos, sino la del archivista, la del curado de documentos, a quien se le
llama docena de veces al día para localizar y entregar documentos o individuales, y
quien sólo comprende las dificultades de la tarea, ha demostrado que el ordenamiento
estrictamente cronológico por años, meses y días, es el único perfectamente
satisfactorio.

La división de Manuscritos, por lo tanto, aconsejó que "en el ordenamiento de

grandes volúmenes de documentos oficiales":

Es mejor el método lógico de un orden cronológico bajo los varios

departamentos de los cuales proceden. La minuciosidad de esta clasificación, claro está,
dependerá del tamaño de la colección; ordinariamente deben considerarse las
necesidades de las o principales divisiones de las tres ramas coordinadoras (ejecutiva,
legislativa y judicial).

Más tarde también aconsejó que si el volumen del material no era demasiado
grande "solo una centena de manuscritos...que representan al menos algunas
subdivisiones y oficinas", el archivista debe "ignorar una clasificación más compleja
que él o material mismo y ordenar los documentos cronológicamente, resultando la
clasificación gubernamental, si se necesita, en las tarjetas del catálogo (15).

Algunos eruditos podrán entender el carácter orgánico y el valor de los

documentos, pero para muchos archivistas Americanos, los documentos públicos que se
necesitaban ya para fines administrativos, eran considerados manuscritos históricos de o
origen oficial. La biblioteca del Congreso deposito oficial de los documentos del
Gobierno Nacional dio el ejemplo, y la aparente lógica y simplicidad obvia de sus
políticas y prácticas aseguraron el que se adoptará en otros depósitos. Así, el director o
de una agencia estatal de archivos en su participación en el congreso de Bruselas de
1910 declaró:

El objetivo que debe alcanzarse en el ordenamiento de todos los archivos

gubernamentales es el de clasificarlos de tal manera que los documentos hagan su
narración, en una forma histórica, sobre el progreso y desarrollo del Estado y de su
gente desde o su comienzo.

Insistió que este objeto podía lograse por medio de un método cronológico de
clasificación (16). Y en el estado donde se adoptó el plan de clasificación de 1906, ese
plan transformado por el de 1928 a " combinación de los sistemas cronológico y de o
temas, además con un ordenamiento alfabético (17).

Por tanto la teoría y la práctica de archivos en los Estados Unidos no tienen

mayores progresos durante las dos décadas posteriores a la Primera Guerra Mundial
(18). El éxito del intento por un archivo nacional separado llegó a su cima con la
aprobación o de la Ley Nacional de Archivos de 1934, que revivió el interés y la
actividad en este campo de los archivos. A la creación del Archivo Nacional, siguió otro
siclo de estudios, esta vez de documentos del gobierno Federal fuera y dentro de
Washington.

Esta "inventario “de archivos inactivos fue muy importante en el desarrollo de

técnica descriptivas; y como identificaba y describía los documentos en término de su
oficina de origen, fue importante también para dirigir de nuevo la atención hacia el o
sistema organizacional del control del material del archivo (19). El estudio de los
documentos históricos que abarca los manuscritos históricos del país, tuvo
consecuencias similares, pero la influencia de la clasificación por temas siguió siendo o
fuerte. En los inventarios resultantes de este estudio, se ordenaron en secuencia "lógica"
las oficinas que tenían "documentos históricos", y los documentos de cada una se
agruparon bajo encabezamientos generales, con referencias cruzadas ocasionales o entre
los encabezamientos de temas similares de las diferentes oficinas. Según la opinión del
director nacional del Estudio, esto representaba "solamente el comienzo de la
clasificación por temas. (20)

La principal en relación con la clasificación tuvo lugar en el nuevo Archivo

Nacional, el cual creó en 1935una División de clasificación como parte de su
organización funcional interna. Esta división tenía a su cargo:

Conducir las investigaciones básicas hacia métodos de clasificación técnicos en

instituciones de carácter y tamaño comparable y el análisis y la interpretación de tales
estudios ya que estos resultados pueden afectar el procedimiento final de o clasificación
que se ha adoptado por el Archivo nacional; determinar la duración cronológica de
todos los departamentos de gobierno de la oficinas independientes de si subdivisiones y
de las series de archivos creadas por ellos; realizaron un estudio y o análisis completo
de los distintos planes de clasificación que actualmente se usan en las oficinas del
gobierno Federal; organizar estos esquemas de clasificación de manera que sea
permitido su uso temporal para cumplir con los objetivos de la o clasificación general;
desarrollar un plan desclasificación lógico y amplio basado en los estudios anteriores; e
idear un sistema de numeración que identifique cada serie de archivo en los fondos
trasladados al Archivo Nacional.(21)

Después de un año de "consideración general" de los problemas de clasificación

y de estudiar los sistemas existentes, la división concluyó que " el esquema que se ha
desarrollado en una oficina no puede ser usada por otra por la diferencia en o
funcionamiento y métodos de manejo y preservación de documentos, el trabajo de los
clasificadores del material de Archivo consiste en la creación continua de esquemas de
clasificación donde puedan encajar los documentos".

Sin embargo, la división continua encargada del ideal de tener un esquema único
de clasificación para el Archivo Nacional, que "tenga una organización lógica de los
documentos depositados allí", muestre su interrelaciones y el desarrollo funcional o de
las oficinas gubernamentales que los produjeron".(22)

En vista de estos desarrollos, el Archivo Nacional decidió que por muchos años
sería posible una "catalogación detallada" de sus "colecciones". Simplemente la
organización del Gobierno había sido muy fluida y compleja; el volumen de
documentos o que debían analizarse en término de relaciones organizacionales fue muy
grande; había muchos archivos descentralizados que contenían una gran variedad de
sistemas de archivo y claificación;oy los materiales que se habían transferido aula
custodia del o Archivo Nacional frecuentemente estaban desorganizados, Mientras tanto
su División de Catalogación simplemente catalogada a medida que se iba recibiendo.
(23)

La primera priva práctica de clasificación del Archivo Nacional se realizó entre

1936 y 1937, En este momento ya se había decidido que el esquema de clasificación
"para todo el volumen de documentos de cada oficina" constaba de "una historia breve
de o la oficina y de sus documentos “una lista de "o series de documentos de acuerdo
con la organización como se había determinado", y "el símbolo de clasificación
asignado a cada serie", La división de Clasificación, de acuerdo con este plan, terminó
un o "esquema de clasificación para cada una de las cuarentas y tantas divisiones de la
oficina Washington de la United States Food Administration, la cual realizó el estudio y
el ordenamiento de 2850 series diferentes, A cada una de estas series se le o asigno un
símbolo de clasificación que constaba de tres partes:

(1) Un nombre o serie de letras que identificaban la oficina interesada.

(2) Un número que identificaba la división básica de la oficina, si era necesario, una
letra que indicaba la sección o subsección; y
(3) Una combinación de una letra y un número donde la primera indicaba el grupo de
documentos o la subdivisión de la oficina, y el último indicaba la serie de documentos
dentro de ese grupo.(24)

Este sistema de clasificación, según la opinión de un observador entrenado en

Europa, era "completamente distinto el sistema Francés de racionalización del mismo
nombre"(25). Rea igualmente distinto a cualquier sistema que hubiera sido desarrollado
o en los Estados Unidos. Esencialmente, estaba basado en la aplicación rígida y
exclusiva del sistema organizacional para controlar los documentos, con un patrón
organizacional de la oficina usado para identificar cada una de las series mediante la o
aplicación de los símbolos elaborados. Además, debe anotarse, que nada en este sistema
violaba el principio de procedencia.

La creación del Archivo Nacional ayudó también a revitalizar la Conferencia

Anual de Archivistas, y en 1936ola conferencia. En las ponencias y en los documentos
leídos en las reuniones anuales de la nueva Sociedad, el largo e interrumpido debate o
sobre la clasificación de archivo se renovó entre los archivistas, bibliotecarios y
curadores de manuscritos. En un extremo estaban quienes aún consideraban las
documentos, especialmente, aquellos de origen privado, como manuscritos históricos y
pedían o como solución "practica" la "adopción de los principios cronológicos y
alfabéticos, en combinación con la clasificación geográfica o temática", mientras que en
el otro extremo estaban los funcionarios del Archivo Nacional quienes insistían en que
los o archivos no deberían clasificarse "por tema, sino por... oficinas y subdivisiones de
éstas(26), Entre estos extremos había un amplio rango de opinión y experiencia. Todos
estaban de acuerdo en que la clasificación de archivo era diferente a la o clasificación
bibliotecaria, pero fuera de este punto, había muy poco acuerdo. (27)

Este debate sobre la clasificación, de nuevo demostró la necesidad de normalizar

la terminología de archivos, Los documentos publicados incluían, entre otros, el uso
frecuente de los términos que pretendían ser sinónimos-"bultos", "grupos", o
"conjuntos", "registros", "artículos", "archivadores", y "documentos"; usaban el término
"clasificación" en cuanto a los sistemas de archivo y al ciclo de vida de los documentos;
frecuentemente hacían distinción entre clasificación y "ordenamiento “y o aún mas
hablaban de "ordenamiento clasificado"(28), La sociedad de archivistas Americanos
nombró un comité de terminología, pero no estuvo de acuerdo ni con el conjunto de
términos propuestos ni con el uso común de los términos existentes(29). Tal o acuerdo
no existen aún en los Estados Unidos.

El debate reveló también desacuerdos básicos con respecto a la clasificación

dentro del Archivo Nacional. En una discusión sobre los problemas de la clasificación,
uno de los miembros del personal concluyó que lo que sucedía realmente en el Archivo
o Nacional no era la aplicación de un esquema intelectual al fondo documental, sino que
"se asignaban nombres y sitios “a las series de documentos de acuerdo con
"determinaciones del hecho objetivo", Por lo tanto, propuso que se hiciera una
redefinición de o la clasificación para significar:

"La determinación objetiva, por medio de técnicas apropiadas de investigación

legado e histórica (cuando sea necesario), de la oficina de origen y de la oficina u
oficinas que tienen las custodia de un grupo de documentos, la determinación de tipos o
funcionales de documentos representados en la colección, y su limitación geográfica
temporal y objetivamente delimitada. (30)

Otros eruditos de las directivas del Archivo Nacional trataron el problema de la

clasificación en términos del conocimiento de la experiencia Europea. Se hicieron
varios estudios sobre las políticas y las prácticas tanto en Europa Oriental Como o
Occidental, y unos de estos estudios sobre "Prácticas Archivísticas Europeas en el
ordenamientos de documentos" fue publicado por el Archivo Nacional en 1939 como
una Circular Informativa al Personal. Basado ampliamente en los análisis de manuales o
y de artículos de revistas profesionales, este estudio analiza la teoría y práctica de los
archivos en Francia, Rusia, Holanda, Dinámicamente, Suecia e Inglaterra. Concluía que
" sin duda" el "más elemental principio del respeto de los fondos “fue "un primer
principio de la economía de archivos", pero luego discutía el examen crítico de Carl
Gustaf Weibulí sobre algunas de las "supra estructuras teóricas “que se habían
construido sobre este principio las respuestas a Weibull deoR. Fruin Georg o Winter.
(31) el autor del estudio concluyó, que en vista de las condiciones Archivística
Americanas:

El principio desarrollados por los archivos Prusianos, y elaborado por los

Holandeses, por el cual debe mantenerse el orden original establecido en las oficinas de
archivo, parece tener en principio solo el interés académico. Mientras que la mayoría o
de los documentos que producen los gobiernos Europeos se organizaban en las oficinas
se Archivo ente de llevarlos a las instituciones de archivo, la mayoría de los documentos
del Gobierno Federal de los Estados Unidos se dejan en desorden...por tanto, o la
condición básica para la aplicación de los principios archivísticos holandeses y
alemanes relacionada con la conservación del orden original establecido por la oficina
de archivo, generalmente está ausente.

Después de cuestionarse sobre la necesidad y la conveniencia de reconstruir el

orden original aún dentro de la series individuales y señalar que "si los documentos
están actualmente organizados por unidades de archivo, por lo general están de acuerdo
o con una modificación decimal de dewey, la cual no refleja claramente la organización
administrativa o el desarrollo de la oficina que los produjo", el autor finalmente
concluyó:

Ningún principio de archivo podrá "llevarse hasta el final" literalmente para

convertirse en fetiche, lo cual impide el ordenamiento por sentido común deseado para
estimular las necesidades investigativas de eruditos y empleados gubernamentales, y ya
que los principios archivísticos europeos no pueden aplicarse indiscriminadamente son
que se vuelvan fetiches, es necesario que vayan evolucionando respecto a las reglas de
ordenamiento de documentos que resultarán del conocimiento de las condiciones o
documentales Americanas... En vista de que las condiciones archivísticas europeas han
necesitado numerosas excepciones para la aplicación de los principios que se
desarrollaron, realmente no puede justificarse una adopción regida de principios o
abstractos en Estados Unidos, donde los documentos son infinitamente más complejos y
desorganizados que los de Europa, sin considerar las condiciones actuales de los
documentos.

De toda la propuesta desarrollada para satisfacer las condiciones de los

documentos americanos, la clasificación "funcional" y no la organizacional probó ser la
más importante. Al aceptar que la historia administrativa de la oficina reflejada en o la
clasificación organizacional de sus archivos "puede ser realmente interesante", un
defensor del sistema funcional insistió que este énfasis exclusivo sobre la organización
pasó por alto "el objetivo fundamental de la clasificación, ya sea de libros o de
documentos. i.e., para poner el material a disposición de los investigadores (33).

Necesariamente esto depende de la suposición no garantizada que el

investigador conoce tanto de la historia administrativa como el clasificar cuando creó el
esquema de clasificación, Por supuesto de que el hecho de que la historia sea
generalmente o tal oculta, que su descubrimiento tome meses de investigación detallada,
indica el sofisma de esta hipótesis.

La alternativa que él propuso fue la clasificación de los documentos “de acuerdo

con los distintos aspectos de la función que representan individuales “aunque admitía
que en la práctica "el acceso administrativo será más conveniente en el o señalamiento
de los fondos". Entonces la clasificación vendría a ser simplemente "un proceso para
determinar las funciones desarrolladas por cualquier oficina, determinando los
diferentes tipos formales de documentos que la oficinas acumulan para luego o ordenar
las series en un orden racional por grupos que surgirán del patrón asó establecido". Este
sistema funcional fue impulsado por ser el que mejor adaptaba al manejo de las grandes
cantidades de documentos complejos y desorganizados o generados por el Gobierno
Nacional, como un invento que ahorra tiempo ya que eliminó la necesidad de la
investigación minuciosa, y es un medio para simplificar el uso de símbolos que se han
convertido en algo extremadamente complicado, o repitiendo el o refrán de las primeras
críticas al sistema de clasificación del Archivo Nacional, el autor de esta propuesta
declaró que "deben desarrollarse nuevas técnicas para solucionar los problemas que los
teóricos Europeos no vieron(34).

DE LA CLASIFICACION AL ORDENAMIENTO

El archivo Nacional ha ensayado y encontrado difícil la aplicación de una

clasificación organizacional rígida, basada en la investigación detallada de la historia
administrativa. Pero al abandonar este experimento en la clasificación, las o
consideraciones teóricas fueron menos decisivas que la necesidades administrativas.

En la organización original del Archivo Nacional, la responsabilidad por la

preparación de diferentes tipos de ayuda, fue compartida por cinco unidades que operan
por separado -las Divisiones de Acceso, Investigación, Clasificación y Catalogación y o
la oficina del Director de Publicaciones; así como también por las divisiones de
custodia. Después de un esfuerzo de 5 año, la División de Clasificación produjo los
esquemas de clasificación para los documentos de menos de 6ooficinas, la mayoría de o
ellas oficinas temporales de la Primera Guerra Mundial, y si militarse, al trabajo de las
otras Unidades también se rezagó. Además, estas Unidades llegaron a ser muy
autónomas en sus operaciones. Hubo necesidad no solo de coordinar y supervisar su
labor de búsqueda, sino también de usar "el conocimiento basado en la experiencia de
la división de Referencia, para intentar asegurar la información de los documentos"(35).

A principios de 1940, se nombró un comité "para hacer un estudio sobre

auxiliares de búsqueda y otros instrumentos que facilitaran uso de los documentos que
están bajo la custodia del Archivista"(36). Este comité "recibió informes de numerosas
o reuniones de los miembros de las directivas, estudió los auxiliares existentes, y
consideró los resultados de la experiencia Europea". En 1941 propuso sus
recomendaciones el Archivista, las cuales "proporcionan la base para un nuevo
programa sistemático o para la preparación de auxiliares de búsqueda que fueron
publicados por el por el Archivista como "Instrucciones “al personal del Archivo
Nacional (37). Una de estas instrucciones decía simplemente que "la preparación
de...esquemas de clasificación o debía descontinuarse. (38)

Además de las instrucciones detalladas sobre cómo poner a funcionar el nuevo

programa, las instrucciones estipulan que la catalogación por acceso debía
descontinuarse y ser reemplazada por la catalogación por grupos de archivo. El término
grupo de o archivos" se definió como "la unidad principal de archivo establecida con
alguna arbitrariedad con respecto al principio de procedencia y la deseo de tener una
unidad de tamaño y carácter convenientes para el trabajo de ordenamiento y descripción
la o publicación de los inventarios" Todo el material custodiado por el Archivista fue
asignado a los grupos de archivos registrados, Los Grupos de Archivos fueron descritos
en inventarios "preliminares" por las divisiones que lo custodiaban, y por último o por
inventarios "finales"; los otros tipos de auxiliares de búsqueda se prepararon "cuando
fueron necesarios".

Este nuevo programa de ordenamiento y descripción desde entonces ambos

términos están unidos en el uso Americano-fue definido en el campo práctico.
Obviamente tenía valores administrativos en una organización grande: se basaba "no
solamente en la o teoría, sino principalmente en la experiencia y en las opiniones de
muchas personas";encontró la "presión necesaria tener inmediatamente auxiliares de
búsqueda disponibles y en uso “mientras sr preparaba la "última versión, si las
circunstancias lo o permitían,... de auxiliares de búsquedas más cercanos a las
definitivas", era flexible; y consideraba adecuadamente las circunstancias especiales de
naturaleza variada que caracterizaban a los grupos de archivo y partes de éstos". A pesar
de que "estaba o hecho para satisfacer las necesidades especiales del Archivo Nacional",
el programa se consideraba "bastante atractivo para otras instituciones de archivo". (40)

El nuevo programa alcanzó ser lanzado por el Archivo Nacional antes que los
Estados Unidos entraran en la Segunda Guerra Mundial. Las demandas de la guerra
influyeron bastante sobre los o funcionarios y los programas, y los años siguientes a la
posguerra tuvieron que dedicarse especialmente a los problemas creados por la
acumulación de documentos generados durante el conflicto mundial y sus
consecuencias. De esta experiencia nación se expandió el Servicio Nacional de Archivo
y Documentación del Gobierno, bajo la Administración de Servicios Generales, y no
fue sino hasta 1950 cuando se pudo reanudar la tarea de implementar completamente el
programa de ordenamiento y descripción.

A comienzo de 1960ose preparó pare uso interno una serie de Circulares de

Información de los Funcionarios que (posteriormente se llamaron Documentos de
información a los Funcionario) (41) s. Estos documentos enfatizaban la aplicación
práctica de los o principios de ordenamiento y descripción de los documentos del
Gobierno Nacional. Sin embargo, con algunas excepciones, los principios anunciados
fueron realmente decisiones administrativas que desde ese entonces se han modificad
cambio para o satisfacer las circunstancias y necesidades, Las prácticas y las técnicas de
ordenamiento desarrolladas por el Archivo Nacional durante este período, más tarde
fueron complementados con un apoyo teórico y práctico por Theodore R. Schellenberg
en su o Modern Archives:oPrinciples end techniques(42), pero en algunos aspectos el
Manual Dr. Schellenberg ha sido reemplazado por sus escritos posteriores i debe
suplementarse con otros escritos publicados con los funcionarios del Archivo
Nacional(43). La esencia del concepto de ordenamiento es su flexibilidad, y hay
indicaciones, de que fuera la necesidad y de la experiencia, surgirán modificaciones en
la medida en que se aplique al material de archivos a otros niveles del gobierno y a los
documentos o privados.

El "principio básico de ordenamiento" es aún el respeto de los fondos, en el

mismo sentido de que "cada documento será rastreado hasta su origen y se le mantendrá
como parte de un grupo que tengan el mismo origen". En la práctica" se requiere que o
los documentos de las diferentes oficinas de origen se mantengan separados y nunca se
mezclen"(44). Este principio es básico para el concepto de grupo de archivo, pero su
aplicación también involucra la consideración del volumen y la complejidad de los o
documentos pertinentes. Estos determinan el nivel organizacional dentro de la oficina
en la cual se establecen los grupos de archivo, y es esta flexibilidad la que permite la
adaptación del cocepto de grupo a los archivos de cada generador de o documentos.

Dentro del grupo de documento, se aplica el segundo principio respecto por el

orden original. Y como en los Estados Unidos no hay una oficina de Archivo que de una
designación de orden a las series cuando están en uso activo, el principio de o respecto
al orden original puede aplicarse directamente sólo a las unidades de archivo dentro de
las series. Nuestras series son más fáciles de identificar que de definir, pero
esencialmente está compuestas por "unidades similares de archivo ordenadas o en un
patrón consistente dentro del cual cada unidad tiene su propio lugar". Si hay un orden
original, con muy pocas excepciones, se conservan el orden original de las unidades de
archivo dentro de la serie si hay un orden original y se corrigen las o desplazamientos
obvios dentro de este orden.

En concepto de ordenamiento, sin embargo, es mucho más amplio que esta

aplicación relativamente sencilla de dos principios básicos. El significado actualizado
de OliveroW. Holmes y hace referencia a "cinco operaciones diferentes a cinco niveles
o diferentes". Estas operaciones incluyen:

1. Ordenamiento a nivel de depósito - descomponer el fondo total del depósito en unas

cuantas divisiones mayores sobre el más amplio común denominador posible y la
localización física de los fondos de cada una de estas divisiones mayores para tener o
mayor ventaja en la construcción de las áreas de almacenamiento...

2. Ordenamiento a nivel de grupo y subgrupo de archivo la descomposición de los

fondos de una división o rama administrativa (como se ha establecido en el primer
nivel) en grupos de archivos y la localización físicas de éstos un patrón lógicos en o
áreas de almacenamiento asignadas a la división o rama. Este nivel deberá incluir la
identificación de los subgrupos de archivo establecido.

3. Ordenamiento a nivel de serie - la descomposición del grupo de archivo en series

naturales y la localización físicas de cada serie en relación con otras series sobre un
patrón lógico.
4. Ordenamiento a nivel de unidad de activo -ola división de las series en sus unidades
de archivo competentes y la localización física de cada componente en relación con
otros componentes en una secuencia lógica, generalmente una secuencia ya o
establecida por la oficina de manera que el archivista solamente tenga que verificarla y
aceptarla.

5. Ordenamiento a nivel de documentos - el chequeo y el ordenamiento dentro de cada

unidad de archivo, de los documentos individuales, cartas y anexos, y las piezas
documentales que juntos conforman la unidad de un archivo y la localización física de o
cada documento en un orden aceptado.

Estas operaciones involucran a los documentos mismos, aparte de sus aportes,

pero "establecen el orden de secuencias en el cual los documentos deben colocarse en
los soportes y en el cual los soportes deben rotularse y ponerse en los estantes".

Solamente cuando terminan estas etapas, concluye el Dr. Holmes decirse que los
fondos de archivo de un depósito están bajo control. "Este control nunca puede
establecerse en forma completa (algunas veces el ordenamiento a nivel de unidad de
archivo o de documento puede que nunca se realice completamente), pero debe hacerse
a un grado aceptable de descripción antes de que sea necesario elaborar auxiliares de
búsqueda para referirse a unidades especiales en un ordenamiento establecido".

Esta exposición de la función de ordenamiento supone que una oficina general

de archivo que contenga los fondos desorganizados de muchos generadores de
documentos la situación común de los Estados Unidos. El ordenamiento y el resultado y
el o control resultantes entonces procede desde el nivel de depósito hasta el nivel de
ítem individual. Las instituciones que tengan tanto documentos públicos como privado
obviamente deben primero separar sus fondos de cada uno de estos tipos de materiales y
o mantenerlos separados. Al programa de ordenamiento total requiere un máximo de
flexibilidad. A nivel de depósito, por ejemplo, el conocimiento en el sentido de separar
los grupos de archivos puede hacerse cronológica o jerárquicamente (de acuerdo con los
o principales organizaciones gubernamentales), sobre la base de los niveles del gobierno
(central o local), o cualquier combinación de éstos. Con frecuencia, "el tamaño y el
ordenamiento de las áreas de almacenamiento, la naturaleza física de los o documentos
de los mismos (que a menudo necesitan áreas especiales en el caso de los documentos
técnicos tales como mapas, cuadros y películas), la actividad de referencia a los
documentos, el grado de seguro dado que se le da, y el número y aptitudes o del
personal necesario para trabajar con ellos" influirán en las división que se haga.

En el ordenamiento a nivel de grupo de archivo, el Archivo Nacional

normalmente reúne los documentos de las oficinas subordinadas bajo las oficinas
superiores a nivel de división. Para evitar la creación de un número inmanejable de
grupos de o archivos, los documentos de cargos diplomáticos y consultantes, por
ejemplo, o aquellos de oficinas más pequeñas y a menudo temporales que realizan
funciones similares, tales como comisiones de reclamos, se agrupan juntos en "grupo
colectivos de o archivos". De sus fondos en 1943, el Archivo Nacional inicialmente
abrió 206 grupos de archivos, y como resultados de estudios y exceso posteriores, ahora
cuenta con cerca de 350. La flexibilidad y el valor administrativo del concepto de grupo
de o archivo estás demostrados por su aplicación exitosa a colecciones tales como
donaciones, películas y documentos privados. El Dr. Holnes concluye deciendo que un
grupo de archivo puede definirse de varias formas de acuerdo con las distintas o
instituciones, en tanto que la definición se aplique consistentemente a toda la situación.
Algo de este concepto es necesario en todos los depósitos de archivo que tiene a su
cuidado los documentos generados por diferentes oficinas y organizaciones. Una voz o
establecidos los grupos de archivo éstos se convierten generalmente en las unidades
básicas para el control administrativo; esto es, para el ordenamiento, descripción,
servicio de referencia y manejo estadístico e informes.

Bajo el concepto de grupo de archivo, cualquier unidad particular de

documentos puede permanecer a cualquier grupo. Con excepción de tipos físicos y
especiales de documentos, todos los documentos pertenecientes al mismo grupo, se
guardan junto en el o área de depósito. El concepto de subgrupo se usa para distinguir y
controlar los documentos de oficinas subordinadas, que han unido para constituir el
grupo de archivo.

El ordenamiento a nivel de series, en el sentido de conseguir un orden lógico de

las series relacionadas unas de otras, es la parte más difícil de este programa. En la
práctica Americana de archivos, la oficina generadora a vez establece un orden o dado
para las series que están dentro de un gripo de archivos. En este punto es cuando el
archivista debe conocer la historia administrativa de la oficina y de los documentos
mismos. Primero debe determinar cuáles son las series de cualquier grupo o subgrupo
de archivo dado, y luego darles a estas series un orden físico "significativo". Por nuestro
sistema de archivo de documentos, no puede hacer "ninguna secuencia de ordenamiento
perfecta" para les series. Siempre que le sea posible las reglas o Holandesas respecto al
"fundamento “y correspondencia de las series. Los índices generados por las oficinas y
los controles o auxiliares de búsqueda se colocan cerca a la serie donde aplican, y las
series de archivo operativas o sustantivas por lo o general se colocan antes de la series
de documentos caseros.

Al llegar a un ordenamiento para los documentos esenciales o duraderos, "olas

funciones y la creación y la secuencia de acción dentro de las funciones", el factor
determinante, pero en los grandes grupos de archivos, las series pueden agruparse " o de
acuerdo con los períodos cronológicos, por medios de intervalos en los sistemas de
archivo, o sobre bases funcionales". El ordenamiento final de las series debe ser "no
solo lógico sin que también revele la historia y los logros de la oficina. La o flexibilidad
del concepto de ordenamiento tal como se aplica en el nivel de series -una flexibilidad
requiere por la práctica Americana para guardar documentos-permite que el archivista
use -ya sea una forma individual en combinación -ola o "clasificación “cronológica,
organizacional o funcional, ya sea que este se ha usado con frecuencia en los Estados
Unidos. Debido a que las condiciones de los documentos Americanos, el ordenamientos
este nivelo debe ser constructivo en lugar de o simplemente conservatorio. Es este tipo
de ordenamiento constructivo lo que caracteriza la labor del archivista Americano, y en
su mayor contribución para hacer útiles los archivos a la vez que permite conservar su
integridad.

El ordenamiento nivel de unidad de archivo ya fue discutido, pero debe anotarse

que el reordenamiento físico "para dar un servicio más eficaz... a las demandas de
información a largo plazo" es permitido cuando no viola la esencia de la integridad o de
los archivos, o cuando "los documentos" han sido tan desordenados que no se puede
restablecer completamente el orden original a menos que se gaste mucho tiempo en la
investigación". El nivel final de ordenamiento de documentos dentro de la unidad de o
archivo, por lo general se lleva a cabo junto con quitar los dobleces a los documentos y
junto con la microfilmación.

Este es el concepto actual de ordenamiento tal como lo desarrolló el Archivo

Nacional para satisfacer las necesidades particulares de los archivos del Gobierno
Nacional. El término "ordenamiento “data de la Comisión original del Archivo Público,
pero o hoy el concepto en lo suficientemente flexible para que sea aplicado a los
archivos de cualquier generador de documentos públicos o privados. Este concepto se
enseña en cursos académicos en la administración de archivos modernos y en los
institutos de o verano inaugurado por Emst Posner como un riesgo cooperativo del
Archivo Nacional, la universidad Americana, la Biblioteca del Congreso y el Maryland
Hall of Records. A estos institutos, en cuyos anteriores directores se contaban el Dr.
Posner y rol Dr. o Schellenberg y que incluían conferencistas invitados como el Dr.
Holmes y otros funcionarios del Archivo Nacional quienes ayudaron a desarrollar este
concepto, han concurrido prácticamente en cada campo de la archivística y también
curadores y o manuscritos y bibliotecarios. Los institutos, las publicaciones del Archivo
Nacional, y la revista trimestral de la sociedad de Archivistas Americanos The
American Archivist, representan el método más reciente y hasta el momento el más
exitoso para o lograr el grado y el tipo dar informalidad en la política y práctica de
archivos apropiados para un país que no tiene un sistema de control y dirección central.

Y el futuro de la "clasificación “de archivos en los Estados Unidos? Al lanzar de

ordenamiento y descripción, el Archivo Nacional indicó que su inventario preliminar de
grupos pedía ser remplazado por un inventario "final “que incluiría "la o asignación de
símbolo sencillos “a las series de documentos. Este inventario final no se ha preparado
aún, pero puede ser que cuando se llegue a etapa del programa, se reviva de nuevo el
debate sobre calificación. Tal vez en ese momento, otro informe o que complemente
este relato sobre cómo las condiciones de los documentos de los EE.UU. han requerido
modificaciones en las políticas y práctica de archivo dentro del amplio marco de trabajo
de los principios que son básicos para nuestra profesión.

UNA EXPLICACION

Aunque este informe comprende las observaciones y el estudio de las prácticas

archivísticas actuales en los Estados Unidos, está basado en la convicción que es menos
valioso cocer cuántos depósitos practican cada tipo de clasificación de ordenamiento, y
en donde están localizados, que entender las razones de la diversidad aún existente y la
naturaleza de los esfuerzos realizados para desarrollar un grado práctico de
uniformalidad. Cualquier análisis de las actuales prácticas solamente puede ser
inteligible en función de esta experiencia y de las consideraciones básicas indicadas al
comienzo de este informe. Y como análisis final, no es esta diversidad la que tiene una
verdadera trascendencia, si no la creciente influencia del concepto de ordenamiento en
todos los Estados Unidos. Es dentro de este concepto que deben encontrarse los
métodos modernos de ordenamiento de archivos en los Estados Unidos".

Según su propia experiencia, el Dr. Schellenrg escribió que "a un archivista

Americano que viaje al exterior se le aconseja que proceda cautelosa y humildemente:
ya que las formas Americanas de hacer las cosas no necesariamente son mejores que las
de otros países: son solamente diferentes".
Cuadro de clasificación: Instrumento que refleja la estructura del fondo
documental. Aporta los datos esenciales de esta estructura.

Perforar: sistema para archivar documentos

Protocolo de evaluación documental: Instrumento resultante de la fase de

valoración de un fondo que necesita de los documentos que han de ser
conservados y aquellos otros que han de ser eliminados al final de un período
determinado o en circunstancias especiales.

Registro: Instrumento de control, normalmente bajo forma de volumen que

contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de
informaciones consideradas de suficiente interés.

Cuadro topográfico: Instrumento de control que relaciona correlativamente el

contenido de cada una de las unidades de conservación de un depósito de
archivo.

Restricción de consulta: Limitación temporal del derecho de acceso a los

documentos establecida por las disposiciones legales para garantizar la
reserva de determinados datos.

Serie documental: Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el

desarrollo de una misma competencia y reglado por la misma norma de
procedimiento.

Firma topográfica: Numeración correlativa por la cual se identifican todas las

unidades de conservación de un depósito.

Soporte: Material físico en el cual se registra la información (papel, pergamino,

cintas, discos magnéticos, etc.).

Testimonio: Impreso normalizado que sustituye una unidad de conservación

desplazada de su lugar habitual, en el cual han de constar la firma, el destino y
la fecha de salida.

Tipo de documental: Unidad documental producida por un organismo en el

desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de
procedimiento. Su formato, contenido informativo y soporte son homogéneos
(ejemplo: Expediente de personal).

Título: Palabra, frase, carácter o grupo de caracteres que dan nombre de una
unidad de descripción.

Título atribuido: Título dado por el archivero a una unidad de descripción que
no dispone de título formal.

Título formal: Título que aparece de manera relevante sobre o dentro de la

documentación que se describe.
Transferencia: Procedimiento habitual de ingreso de fondo en un archivo
mediante traslado de las facciones de series documentales, una vez estas han
cumplido el plazo de permanencia en la etapa anterior dentro de la red de
archivos en la cual está integrado.

Unidad documental: Elemento básico de una serie documental que puede

estar constituido por un solo documento o por varios, y que forma un
expediente.

Unidad de instalación: Cualquiera de las agrupaciones de unidades

documentales homogéneas destinadas a su colocación en los depósitos (caja,
carpeta, legajo, libro,...). Ha de contar con una firma inequívoca.