BOLETIN INFORMATIVO

Octubre 2014
Dirección de BDUA

CONTENIDO:

1. LISTADO DE PROCEDIMIENTOS ________ 2

2. CONDICIONES DEL REPORTE DE PROCEDIMIENTOS ________ 4

3. CONFORMACION DE LA DIRECCION DE BDUA ________ 19

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BOLETIN INFORMATIVO - DIRECCION DE BDUA - V-4
 1. LISTADO DE PROCEDIMIENTOS

A continuación se relaciona el listado de Procedimientos Externos de la Dirección de BDUA, junto con el funcionario
encargado del tema y sus datos de ubicación, con la finalidad de optimizar los trámites a lugar:

De igual forma se aclara que cada solicitud debe ser dirigida únicamente a la persona encargada, y de esta manera
optimizar las actividades y recursos de cada funcionario.

PROCEDIMIENTOS DIRECCION DE BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS

FUNCIONARIO CARGO TEMA OBSERVACION PAGINA CORREO TELEFONO
ENCARGADO PROCESOS BDUA
Monitoreo, verificaciones,
REGIMEN SUBSIDIADO
ANDRES BRUCE ANALISTA BDUA seguimiento Temas Régimen - andres.bruce@sayp.com.co 3789440 Ext. 229
PROCESO NOVEDADES
Subsidiado.
MUNICIPIOS
Monitoreo, verificaciones,
ENCARGADA PROCESOS BDUA
seguimiento Temas Régimen -
REGIMEN CONTRIBUTIVO
Contributivo.
ALEXANDRA
ANALISTA BDUA LEVANTAMIENTO BLOQUEO POR alexandra.valbuena@sayp.com.co 3789440 Ext. 229
VALBUENA Remisión de solicitudes sujetas a 4
NOVEDAD N13 CAUSAL 3
condiciones del Procedimiento y
LEVANTAMIENTO GLOSA 169 / del Funcionario 5
GLOSA 0059
FALLECIDOS 6
Remisión de solicitudes sujeta a
YURANI PENSIONADOS REPORTADOS ledis.tibaquira@sayp.com.co
ANALISTA BDUA condiciones del Procedimiento y 7 3789440 Ext. 229
TIBAQUIRA ERRONEAMENTE german.hernandez@sayp.com.co
del Funcionario.
RÉGIMEN DE EXCEPCIÓN 8
SOLICITUD CLAVES FTP Solicitud de claves de acuerdo
GERMAN
HERNANDEZ
TECNICO BDUA con los términos establecidos y 9 german.hernandez@sayp.com.co 3789440 Ext. 218
SOLICITUD CLAVES WEB tiempos habituales.

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 PROCEDIMIENTOS DIRECCION DE BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS
FUNCIONARIO CARGO TEMA OBSERVACION PAGINA CORREO TELEFONO
SUPLANTACIONES 12
PRESUNTO REPETIDO (RES 2199) Remisión de solicitudes sujeta a
JAROL ISAZA ANALISTA BDUA O MOVIMIENTO DE CASOS condiciones del Procedimiento y 13 jarol.isaza@sayp.com.co 3789440 Ext. 218
ESPECIALES del Funcionario.
HOMONIMOS FONETICOS
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PERMITIDOS

2. CONDICIONES DEL REPORTE DE PROCEDIMIENTOS

A continuación se adjunta la manera mediante la cual deben ser reportados algunos de los Procedimientos de la Dirección de
BDUA y su respectivo encargado, de manera que se garantice un trámite ordenado y pertinente:

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ASUNTO: SOLICITUD DE DESBLOQUEO POR NOVEDAD N13 CAUSAL 3
ALEXANDRA VALBUENA - ANALISTA BDUA – alexandra.valbuena@sayp.com.co

Teniendo en cuenta las continuas solicitudes de desbloqueos por glosa GN0165, se reporta a continuación el respectivo procedimiento:

 La solicitud debe ser realizada UNICAMENTE por la Entidad Territorial que aplicó la novedad N13 indicando el motivo de
aplicación del bloqueo. Esta solicitud debe venir acompañada de un oficio debidamente firmado por el Gobernador, Alcalde
Municipal, Secretario de Salud o Responsable Legal. El oficio debe ser dirigido a Jose Leonardo Herrera - Jefe Dirección Base de
Datos Unica de Afiliados y debe ser remitido por correo electrónico a la funcionaria ALEXANDRA VALBUENA las dos primeras
semanas del mes o radicado en el Consorcio mediante envió por correo certificado.

 Enviar un archivo de texto .TXT separado por comas con los afiliados involucrados, en la siguiente estructura:

 TipIde (Tipo de identificación): Carácter longitud 2

 NumIde (Número de identificación): Carácter longitud Resolución 1344 sin espacios al final
 PriApe (Primer apellido): Carácter longitud Resolución 1344 sin espacios al final
 SegApe (Segundo apellido): Carácter longitud Resolución 1344 sin espacios al final
 PriNom (Primer Nombre): Carácter longitud Resolución 1344 sin espacios al final
 SegNom (Segundo Nombre): Carácter longitud Resolución 1344 sin espacios al final
 FecNac (Fecha de nacimiento): Carácter longitud 10 en formato DD/MM/AAAA
 Coddep_solicita (Código departamento del municipio que solicita el desbloqueo): Carácter longitud 2
 Codmun_solicita (Código municipio que solicita el desbloqueo): Carácter longitud 3

Lo anterior con el fin de agilizar el proceso de consolidación y actualización de estos afiliados.

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ASUNTO: SOLICITUD DE DESBLOQUEO – GLOSA GN0169 - GLOSA GN0059
ALEXANDRA VALBUENA - ANALISTA BDUA – alexandra.valbuena@sayp.com.co

Teniendo en cuenta las continuas solicitudes de desbloqueos por glosas GN0169 y GN0059, se reporta a continuación el respectivo
procedimiento:

 La solicitud debe ser realizad por la entidad, mediante un oficio debidamente firmado por la entidad. El oficio debe ser dirigido a
Jose Leonardo Herrera - Jefe Dirección Base de Datos Unica de Afiliados.

 Enviar un archivo de texto .TXT separado por comas con los afiliados involucrados, en la siguiente estructura:

 TipIde (Tipo de identificación): Carácter longitud 2

 NumIde (Número de identificación): Carácter longitud Resolución 1344 sin espacios al final
 PriApe (Primer apellido): Carácter longitud Resolución 1344 sin espacios al final
 SegApe (Segundo apellido): Carácter longitud Resolución 1344 sin espacios al final
 PriNom (Primer Nombre): Carácter longitud Resolución 1344 sin espacios al final
 SegNom (Segundo Nombre): Carácter longitud Resolución 1344 sin espacios al final
 FecNac (Fecha de nacimiento): Carácter longitud 10 en formato DD/MM/AAAA
 Coddep_solicita (Código departamento del municipio que solicita el desbloqueo): Carácter longitud 2
 Codmun_solicita (Código municipio que solicita el desbloqueo): Carácter longitud 3

Lo anterior con el fin de agilizar el proceso de consolidación y actualización de estos afiliados.

 Debe remitir la documentación que soporte que se debe levantar la glosa (copia de la RNEC o copia del documento de identidad)

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ASUNTO: SOLICITUD ACTUALIZACION ESTADO DE AFILIACION FALLECIDO
LEDIS YURANI TIBAQUIRA – Analista BDUA - ledis.tibaquira@sayp.com.co
GERMAN HERNANDEZ – Técnico BDUA german.hernandez@sayp.com.co

Este tipo de reportes en donde es requerida la actualización en el estado de afiliación de registros que aunque figuran fallecidos, no lo
están realmente, ya sea por aplicación de una novedad inconsistente o reporte erróneo de la RNEC, deben ser remitidos a los correos
ledis.tibaquira@sayp.com.co y german.hernandez@sayp.com.co adjuntando la respectiva Certificación de la RNEC en donde se
evidencie la vigencia del documento. Es necesario precisar que si los documentos se encuentran cancelados por doble cedulación el
usuario debe dirigirse a la Registraduría Nacional del Estado Civil y solicitar aclaración de cuál es su documento real. Por otra parte para
los casos en donde un usuario es cargado erróneamente con el documento de una persona que ya falleció, se tramitará como una
suplantación y serán gestionados por el funcionario a cargo del tema.

Los registros que requieran la actualización de estado deben ir referenciados en un archivo formato Excel con los siguientes campos:

TIPO DOC. NUMERO DOC. 1 APELLIDO 2 APELLIDO 1 NOMBRE 2 NOMBRE

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ASUNTO: PENSIONADOS REPORTADOS ERRÓNEAMENTE
YURANY TIBAQUIRÁ PABÓN - ANALISTA BDUA – ledis.tibaquira@sayp.com.co
JOHANNA MONTAÑEZ NIETO- ANALISTA BDUA – lilia.montanez@sayp.com.co

Estos casos se presentan cuando los usuarios fueron reportados como pensionados por las entidades pagadoras de pensión pero los
usuarios manifiestan que no son pensionados y que no se pueden afiliar al Régimen Subsidiado. Para estos casos el Consorcio notificará
al Ministerio para que a través de las entidades nos confirmen el estado, por favor remitir solicitud y referenciar los casos con la
siguiente estructura:

TIPO DOC. NUMERO DOC. 1 APELLIDO 2 APELLIDO 1 NOMBRE 2 NOMBRE

Así mismo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

 Para evitar duplicidad de proceso, se solicita evitar el enviar las mismas personas por medio electrónico y correo físico.
 Solo serán recepcionadas solicitudes las dos primeras semanas del mes.
 Los correos electrónicos que sean recibidos después de estas semanas no serán tenidos en cuenta, por tal motivo deben de ser
consolidados para él envió en las semanas dispuestas.
 Se debe remitir la información únicamente a los correos descritos al inicio.
 No serán tenidos en cuenta correos electrónicos no institucionales.

Cada correo recibido dentro de las fechas establecidas y con las condiciones establecidas tendrá una respuesta con un número
de consecutivo.

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ASUNTO: RETIROS RÉGIMEN DE EXCEPCIÓN
YURANY TIBAQUIRÁ PABÓN - ANALISTA BDUA – ledis.tibaquira@sayp.com.co
JOHANNA MONTAÑEZ NIETO- ANALISTA BDUA – lilia.montanez@sayp.com.co

Se aclara que la información registrada en nuestra base de datos es reflejo de lo reportado por las EPS y entidades de régimen de
excepción o especial en cumplimiento de las Resoluciones 1344 de 2012 y 2629 de 2014 que modifica a la Resolución 5512 de 2013 y es
responsabilidad de éstas, velar por la calidad de los datos de los afiliados en salud, por lo anterior los usuarios que ya no pertenezcan a
dichas entidades y que hayan sido cotizantes o beneficiarios deben solicitar el retiro directamente a las respectivas entidades de
Régimen de Excepción y Especial. Por otra parte si definitivamente el usuario manifiesta nunca haber pertenecido al Régimen Especial
(Policía Nacional, Fuerzas Militares) o Régimen de Excepción (Profesores, Universidades, Ecopetrol..etc) remitir al Consorcio una
solicitud donde manifieste la inconsistencia, éste Consorcio procederá a notificar a las entidades implicadas para dar solución a la
petición. Los casos deben ir referenciados en formato Excel con los siguientes campos:

TIPO DOC. NUMERO DOC. 1 APELLIDO 2 APELLIDO 1 NOMBRE 2 NOMBRE

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ASUNTO: TIEMPOS PARA LA SOLICITUD DE RESET DE LAS CLAVES
GERMAN HERNANDEZ - TECNICO BDUA - german.hernandez@sayp.com.co

Las solicitudes serán recibidas durante las dos primeras semanas de cada mes y se les dará respuesta dentro de la tercera semana del
mes en que se presente la solicitud; Adicionalmente las solicitudes que se reciban fuera de las dos primeras semanas, serán atendidas
en la tercera semana del mes siguiente de la presentación de la solicitud. Las solicitudes deben ser presentadas al correo
german.hernandez@sayp.com.co

APLICACION DESCRIPCION NOTA

Para realizar el cargue de los archivos NS de Anexar oficio debidamente firmado por el Gobernador, Alcalde Municipal,
Municipios Secretario de Salud o Responsable Legal (De acuerdo a la entidad que la solicita la
WEB - XML clave) con los datos de la persona que va a manejar la clave al correo:
Para realizar cruces masivos entre BDUA y la
base del municipio german.hernandez@sayp.com.co
Anexar oficio debidamente firmado por el Gobernador, Alcalde Municipal,
Para descargar la información
Secretario de Salud o Responsable Legal (De acuerdo a la entidad que la solicita la
correspondiente a los resultados de los
FTP (NORMAL) clave) con los datos de la persona que va a manejar la clave al correo:
diferentes procesos, históricos, Auditorias y
consolidados de fin de mes
german.hernandez@sayp.com.co
Anexar oficio debidamente firmado por el Gobernador, Alcalde Municipal,
Para descargar la información
Secretario de Salud o Responsable Legal (De acuerdo a la entidad que la solicita la
FTP SEGURO correspondiente a los resultados de los
clave) con los datos de la persona que va a manejar la clave al correo:
PARA BDUA diferentes procesos, históricos, Auditorias y
consolidados de fin de mes
german.hernandez@sayp.com.co
Si necesita esta clave por favor enviar oficio debidamente firmado por el Alcalde
Para descargar la información Municipal o el Secretario de Salud con los datos de la persona que va a manejar la
FTP SEGURO
correspondiente a la liquidación mensual de clave al correo:
PARA LMA
afiliados
isai.avila@sayp.com.co

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Observaciones:

Se deben tener en cuenta los siguientes datos:

 Una vez entregada las claves de acceso se hace responsable del uso y salvaguarda el funcionario de la entidad referenciado
en el oficio de solicitud.

 Las claves tienen un máximo de tres (3) intentos erróneos, después de esto se bloquea automáticamente el ingreso a la
entidad.

 Las entidades bloqueadas deben solicitar el reset de las claves en los tiempos establecidos para este fin.

 Las solicitudes deben realizase por medio del correo institucional, los correos personales no serán atendidos.

 La clave de acceso a la WEB-XML debe ser cambiada por la entidad, por esto se sugiere que se asigne a un solo funcionario
esta labor evitando de esta manera el bloqueo de la clave.

 A continuación se adjunta el formato que debe ser diligenciado, impreso y firmado para ser adjuntado a la
solicitud de claves, de acuerdo con la descripción anterior:

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 FORMATO SOLICITUD DE CLAVES
(FTP, SFTP y WEB-XML)

Ciudad: Fecha:

Clave(s) solicitada(s)

WEB-
USUARIO* FTP SFTP XML

Diligenciar el usuario y seleccionar el aplicativo requerido con una

X

*Usuario: Codigo Asignado por el Departamento Administrativo de Planeacion (DANE) a

Departamentos, Ciudades, Municipios, EPS y EOC.

Datos del funcionario encargado las claves:

Nombres y apellidos:
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 Tipo de documento*: Número:
*CC: Cédula de Ciudadanía, CE: Cédula de Extranjería, PA: Pasaporte
Cargo:
Número telefónico de contacto: Ext.
Número telefónico opcional: Ext.
Correo Electrónico:
Nombre de la Institución:
NIT:

Responsable de la solicitud de las - EPS, EPS-S,EOC: Firma del Responsable Legal

claves: - Gobernaciones: Gobernador
- Municipios, Ciudades: Alcalde
Firma
- Secretarias: Secretario de Salud (Bienestar Social, ETC)

Nombres y apellidos:
Cargo:
Nombre de la Institución:
NIT:
Correo Institucional:
Correo Opcional:
Observaciones:

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ASUNTO: PRESUNTOS REPETIDOS – SUPLANTACIONES – HOMONIMOS FONETICOS PERMITIDOS
JAROL ISAZA - ANALISTA BDUA

METODOLOGIA

Los reportes deben ser consolidados por el nivel central o responsable de cada entidad y este será quien realice la radicación ante el
consorcio SAYP la primera semana de cada mes, es de resaltar que todo reporte realizado por las entidades que se encuentre fuera de
los lineamientos socializados en este boletín no será procesado.

 TIEMPOS DE REPORTES:
- Las entidades EPS deben realizar el reporte correspondiente a las suplantaciones, presunto repetido y los homónimos
fonéticos permitidos la primera semana de cada mes.
- Para las entidades territoriales y departamentos se deben realizar los reportes para los mismos casos la segunda semana de
cada mes.
- Las dos últimas semanas del mes son para realizar los consolidados y generar los resultados de las validaciones a las
peticiones realizadas durante las dos primeras semanas.

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ASUNTO: SUPLANTACIONES
JAROL ISAZA - PROFESIONAL BDUA - jarol.isaza@sayp.com.co - Ext. 218

Para los casos de los registros identificados como suplantaciones se deben reportar bajo la siguiente estructura:
Campo Observación Tipo
Serial BDUA SERIAL DE LA BDUA PARA REVISION opcional
Tipo Documento BDUA TIPO DOCUMENTO DEL AFILIADO obligatorio
Número de documento BDUA NUMERO DOCUMENTO DEL AFILIADO obligatorio
Apellido 1 BDUA PRIMER APELLIDO DEL SERIAL A REVISAR obligatorio
Apellido 2 BDUA SEGUNDO APELLIDO DEL SERIAL A REVISAR opcional
Nombre 1 BDUA PRIMER NOMBRE DEL SERIAL A REVISAR obligatorio
Nombre 2 BDUA SEGUNDO NOMBRE DEL SERIAL A REVISAR opcional
EPS BDUA EPS A LA QUE PERTENECE Obligatorio reportar soportes
Tipo Documento Soportes información persona suplantada Obligatorio reportar soportes
Número de documento Soportes información persona suplantada Obligatorio reportar soportes
Apellido 1 Soportes información persona suplantada Obligatorio reportar soportes
Apellido 2 Soportes información persona suplantada Obligatorio reportar soportes
Nombre 1 Soportes información persona suplantada Obligatorio reportar soportes
Nombre 2 Soportes información persona suplantada Obligatorio reportar soportes
Fecha Nacimiento Soportes información persona suplantada Obligatorio reportar soportes
Sexo Soportes información persona suplantada Obligatorio reportar soportes

Es importante resaltar que la entidad debe validar los registros que se están reportando como una suplantación con el objetivo de
descartar que no haga referencia a un afiliado presuntamente repetido.

ENVIAR AL CORREO Jarol.isaza@sayp.com.co

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ASUNTO: PRESUNTO REPETIDO O ELIMINACION DE SERIAL
JAROL ISAZA - PROFESIONAL BDUA - jarol.isaza@sayp.com.co - Ext. 218

Se debe enviar la información de las personas que han sido identificadas como presuntos repetidos para ser aplicados los criterios de
depuración definidos en la resolución 2199de 2013, los cuales deben ser consolidados por parejas de repetición (serial A - información
y al frente el serial B – información) en la siguiente estructura. ENVIAR AL CORREO Jarol.isaza@sayp.com.co

Campo Observación TIPO

Serial A SERIAL DE LA BDUA PARA REVISION opcional

Tipo Documento TIPO DOCUMENTO DEL AFILIADO obligatorio

Número de documento NUMERO DOCUMENTO DEL AFILIADO obligatorio

Apellido 1 PRIMER APELLIDO DEL SERIAL A REVISAR obligatorio

Apellido 2 SEGUNGO APELLIDO DEL SERIAL A REVISAR opcional

Nombre 1 PRIMER NOMBRE DEL SERIAL A REVISAR obligatorio

Nombre 2 PRIMER NOMBRE DEL SERIAL A REVISAR opcional

Fecha nace FECHA NACIMEINTO SERIAL A REVISAR obligatorio

Género GENERO SERIAL A REVISAR obligatorio

EPS EPS A LA QUE PERTENECE opcional

Serial B SERIAL INVOLUCRADO opcional

Tipo Documento B TIPO DOCUMENTO DEL INVOLUCRADO obligatorio

Número de documento B NUMERO DOCUMENTO DEL INVOLUCRADO obligatorio

Apellido 1 B PRIMER APELLIDO DEL SERIAL A INVOLUCRADO obligatorio

Apellido 2 B SEGUNDO APELLIDO DEL SERIAL A INVOLUCRADO opcional

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 Campo Observación TIPO

Nombre 1 B PRIMER NOMBRE DEL SERIAL A INVOLUCRADO obligatorio

Nombre 2 B SEGUNDO NOMBRE DEL SERIAL A INVOLUCRADO opcional

Fecha nace B FECHA NACIMEINTO SERIAL A INVOLUCRADO opcional

Género B GENERO SERIAL INVOLUCRADO opcional

EPS B EPS DEL SERIAL INVOLUCRADO opcional

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ASUNTO: HOMONIMOS FONETICOS PERMITIDOS
JAROL ISAZA - PROFESIONAL BDUA - jarol.isaza@sayp.com.co, ext:218

Para los casos identificados como homónimos fonéticos permitidos se hace necesario que las entidades apliquen las reglas establecidas
para determinar si existe homonimia en los registros a reportar, por lo tanto me permito relacionar las siguientes reglas:

1. Los registros deben ser fonéticamente iguales

2. Las fechas de nacimiento deben ser iguales para los dos registros involucrados.
3. Las identificaciones involucradas deben existir en la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Ejemplo y Estructura:

TIPO_ID P_APLL S_APLL P_NOM S_NOM F_NAC SEGUN

HFP NUM_HFP HFP HFP HFP HFP RNEC

HOMONIMO PENDIENTE POR CARGAR

CC 24294364 PEREZ EMILIA 16/07/1943

TIPO ID P_APLL S_APLL P_NOM S_NOM F_NAC SEGUN RNEC Y FECHA VARIABLE
BDUA NUM_BDUA BDUA BDUA BDUA BDUA BDUA RADICADO SGD HFP

HOMONIMO CARGADO EN BDUA

CC 5419198 PEREZ EMILIO 16/07/1943 23/09/2014 272941 1

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Así mismo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
- Para evitar duplicidad de proceso, se solicita evitar el enviar las mismas personas por medio electrónico y correo físico.
- Solo serán recepcionadas solicitudes las dos primeras semanas del mes.
- Los correos electrónicos que sean recibidos después de estas semanas no serán tenidos en cuenta, por tal motivo deben de ser
consolidados para él envió en las semanas dispuestas.
- Se debe remitir la información únicamente al correo electrónico del responsable del proceso
- No serán tenidos en cuenta correos electrónicos no institucionales.

Cada correo recibido dentro de las fechas establecidas y con las condiciones establecidas tendrá una respuesta con un número
de consecutivo.

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 3. CONFORMACION DE LA DIRECCIÓN DE BDUA

Los comunicados remitidos a la Dirección de BDUA deben ser dirigidos a la Dirección del
área, junto con las CERTIFICACIONES DE PROCESOS, razón por la cual referencio como se
encuentra constituida actualmente:

Ingeniero

JOSE LEONARDO HERRERA QUINTERO

Jefe Dirección Base de Datos Única de Afiliados - BDUA

CONSORCIO SAYP 2011

Conformación del área:

 JOSE LEONARDO HERRERA Jefe Dirección BDUA 3789440

 FABIAN NUÑEZ CARDOSO Profesional BDUA Ext. 218
 JAROL YESID ISAZA Profesional BDUA Ext. 218
 ANDRES BRUCE Analista BDUA Ext. 229
 ALEXANDRA VALBUENA Analista BDUA Ext. 229
 MARINELA QUINTERO Analista BDUA Ext. 218
 LEDIS YURANY TIBAQUIRA Analista BDUA Ext. 229
 ANGEL DURAN Analista BDUA Ext. 229
 WILLIAM PAEZ Analista BDUA Ext. 229
 LILIA JOHANNA MONTANEZ Analista BDUA Ext. 229
 GERMAN HERNANDEZ Técnico BDUA Ext. 218

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