UNIVERSIDAD LIBRE

PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN
PLANEAR, ORGANIZAR, DIRIGIR Y CONTROLAR
EMPRESA BLANCO COCO S.A.S
ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL
DOCENTE: ING. PEREGRINO SALCEDO ROGRIGUEZ
POR: DANIEL ARIAS, LEIDY MESA.

Introducción

La empresa BLANCO COCO S.A.S. que es confeccionista y comercializadora de trajes de baño como
muchas de otras organizaciones tiene la necesidad de lograr que las características de su producto y
servicio cumplan con los gustos y preferencias de sus clientes para mantenerlos satisfechos. Para
esto, el aseguramiento de la calidad puede ser una estrategia a mediano plazo que permita mejorar
la relación con los clientes. Sin embargo se observa que muchos de los Sistemas de Gestión de
Calidad fracasan porque son concebidos como proyectos aislados y no se les da seguimiento, sin
tomar en consideración que afectan a toda la organización. Su éxito se basa en el compromiso de los
participantes para el cambio que se necesita realizar. Una forma de lograr una visión global de la
naturaleza de este cambio es a través de un enfoque que permita ver a la empresa como un sistema
dinámico. Se debe entender que la organización tiene componentes interrelacionados y dependientes
entre sí, donde todo cambio en alguna de sus partes debe afectar al resto. Otra herramienta que las
empresas modernas utilizan es la planeación estratégica para anticipar los cambios y las
consecuencias de estos cambios. Otra técnica que en los últimos años ha tenido una gran aceptación
es el Cuadro de Mando Integral, por ser un modelo sistémico de medición y control, que representa a
la organización en cuatro perspectivas relacionadas alrededor de una estrategia y visión común. Este
trabajo hace uso de la mezcla conceptos utilizados por las técnicas citadas para dar solución a la
problemática presentada por la empresa en estudio. Tomado de Revista de la Alta Tecnología y la
Sociedad.
  PLANEAR
• ESTRATÉGICA:
Determinación de los objetivos empresariales en función de la misión y la visión de la
empresa.
• TÁCTICA:
Planes concretos a nivel departamental de las decisiones estratégicas.
• OPERACIONAL:
¿Qué hacer? ¿Cómo hacer?, Planes Operacionales para cada tarea.

 ORGANIZAR

DISEÑO ORGANIZACIONAL
El diseño organizacional incluye la definición de la estructura básica de la empresa y cómo dividir y
asignar la tarea empresarial entre departamentos, divisiones, equipos y cargos, aspectos que
generalmente se divulgan en los organigramas, los manuales de la organización y las descripciones
de cargos.

ORGANIZACIÓN LÍNEA – STAFF

Es un tipo mixto de organización: los órganos de línea están directamente relacionados con los
objetivos vitales de la empresa y tienen autoridad lineal sobre las tareas orientadas a sus objetivos,
mientras que los órganos staff indirectamente relacionados con los objetivos de la empresa y no
tienen autoridad lineal, sino autoridad funcional de asesoría sobre la ejecución de las tareas
orientadas a esos objetivos.

 Ventajas:
 Garantiza asesoría especializada e innovadora, manteniendo el principio de la unidad de
mando.
 Posee actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y de staff.
 Desventajas:
 Diferencia entre el conocimiento y la experiencia.
 DIRECTOR
GENERAL

JURÍDICO DISEÑO Y
COMPRAS

RECURSOS
HUMANOS

FINANCIERO PRODUCCIÓN COMERCIAL

ANÁLISIS DE FABRICACIÓN Y INGENIERÍA Y MARKETING Y

PRESUPUESTO VENTAS
COSTOS CALIDAD MANTENIMIENTO PUBLICIDAD

CONTABILIDAD

Ilustración 1 ORGANIZACIÓN LÍNEA-STAFF DE LA EMPRESA FABRL BLANCO COCO S.A.S

DISEÑO DEPARTAMENTAL

Se refiere a la estructura organizacional de los departamentos o divisiones de la empresa, es decir, al

esquema de diferenciación e integración existente en el nivel intermedio de la empresa.

 DEPARTAMENTALIZACIÓN FUNCIONAL:

DIRECTOR
GENERAL
RECURSOS
JURÍDICO HUMANOS

COMPRAS
PRODUCCIÓN

FINANCIERO COMERCIAL
 DEPARTAMENTALIZACIÓN POR BASE TERRITORIAL:

COMERCIAL

MARKETING Y
VENTAS
PUBLICIDAD

DEPARTAMENTOS DEPARTAMENTOS
CENTRO SUR

DEPARTAMENTOS
EXPORTACIONES
NORTE

 DEPARTAMENTALIZACIÓN POR CLIENTELA:

DIRECTOR
GENERAL

DISEÑO Y
COMPRAS
DISEÑOS
ESPECIALES

NIÑOS Y
DAMAS CABALLEROS
ADOLESCENTES

 DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESO:

DIRECTOR
GENERAL

PRODUCCIÓN

FABRICACIÓN Y
CALIDAD
INGENIERÍA Y
MANTENIMIENTO
ENTRADAS
CORTE

CONFECCIÓN

CONTROL DE
CALIDAD

EMPAQUE

SALIDAS
DISEÑO DE CARGOS Y TAREAS

 PERSONAL
A. Presidente
B. Director jurídico
C. Director de recursos humanos
D. Diseñador
E. Director de compras
F. Ingeniero de mantenimiento
G. Contador
H. Administrador
I. Director de producción
J. Cortadora
K. Costurera
L. Controlador de calidad
M. Empacador
N. Director de marketing
O. Regente de ventas
P. Director de ventas norte
Q. Director de ventas sur
R. Director de ventas centro
S. Director de ventas exportaciones
T. Secretario de director
U. Secretario de presidente
V. Celador
W. Servicios generales planta administrativa

MANUAL DE FUNCIONES

Cargo: Contador
ÁREA: Departamento de Contaduría Dirección Administrativa y Financiera
1. CARGO: Contador Central

2. GRADO: Director de Departamento Contador

3. SUPERIOR INMEDIATO: Director Administrativo y Financiero

4. SUPERVISA A: Funcionarios del Departamento de Contaduría

5. OBJETIVO DEL PUESTO:

 i) Coordinar y controlar las actividades que deberá realizar el Departamento de Contaduría.
ii) Organizar y coordinar las actividades para el registro de las operaciones contables
ejecutadas con base en el presupuesto institucional.
iii) Controlar y dar seguimiento al archivo y reguardo de la documentación generada de las
operaciones contables
iv) Aprobar los documentos ingresados al Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF),
para toda fuente de financiamiento.
v) Coordinar la registración contable con los datos ingresados al SIIF y la elaboración de
datos fuente para dicho sistema.

6. FUNCIONES:

i) Recibe y clasifica todos los documentos, debidamente enumerados que le sean asignados
(comprobante de ingreso, cheques nulos, cheques pagados, cuentas por cobrar y otros).
ii) Codifica las cuentas de acuerdo a la información y a los lineamientos establecidos.
iii) Prepara los estados financieros y balances de ganancias y pérdidas.
iv) Contabiliza las nóminas de pagos del personal de la Institución.
v) Revisa y conforma cheques, órdenes de compra, solicitudes de pago, entre otros.
vi) Prepara proyecciones, cuadros y análisis sobre los aspectos contables.
vii) Desarrolla sistemas contables necesarios para la Institución.
viii) Elabora comprobantes de los movimientos contables.
ix) Analiza los diversos movimientos de los registros contables.
x) Corrige los registros contables.
xi) Elabora los asientos contables, de acuerdo al manual de procedimientos de la unidad de
registro, en la documentación asignada.
xii) Verifica la exactitud de los registros contables en el comprobante de diario procesado con
el programa de contabilidad.
xiii) Realiza recapitulación o chequeo de la historia de las personas naturales o jurídicas con
cheques nulos.
xiv) Chequea los códigos de las cuentas, contrastándolos con los que recibe de la Unidad de
Presupuesto.
xv) Emite cheques correspondientes a pagos de proveedores y servicios de personal, etc.
xvi) Lleva el control de cuentas por pagar.
xvii) Lleva el control bancario de los ingresos de la Institución que entran por caja.
xviii) Realiza transferencias bancarias.
xix) Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos
por la organización.
xx) Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo reportando cualquier anomalía.
xxi) Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
xxii) Mantener actualizada la nómina de los funcionarios y los pagos que deben hacerse
considerando las vacaciones, licencias, permisos, entre otros; coordinado con los
Departamentos de Tesorería y Recursos Humanos.

7. REQUERIMIENTOS BASICOS:
 i) Título universitario de Contador Público o Contador Público Licenciado en Administración.
ii) Amplios conocimientos de las NICSP vigentes.
iii) Amplios conocimientos de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
vigentes.
iv) Amplios conocimientos del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF).
v) Manejo de sistemas contables y registros y documentación procedente de movimientos
presupuestales.

8. CONOCIMIENTOS ASOCIADOS:
i) Sistema de Gestión de Compras (SICE).
ii) Registro Único de Proveedores del Estados (RUPE): objetivos, beneficios, usuarios

Cargo: PRESIDENTE
MANUAL DE FUNCIONES
ÁREA: Directiva
1. CARGO: Presidente

2. GRADO: Presidente de entidad

3. SUPERIOR INMEDIATO: Junta directiva

4. SUPERVISA A: Empresa

5. OBJETIVO DEL PUESTO: Ejercer la representación legal de la compañía, ante terceros y ante
toda clase de autoridades del orden administrativo o jurisdiccional. Garantizando los resultados
a través del planteamiento de las estrategias encaminadas a cumplir la misión y visión, con el
fin de lograr la consecución de los objetivos y metas de la organización.

6. FUNCIONES:

i) Representar a la sociedad ante los accionistas, ante terceros y ante toda clase de
autoridades del orden administrativo o jurisdiccional.
ii) Proponer a la junta directiva el nombramiento o la remoción de los representantes legales
suplentes
iii) Definir y ajustar los cargos, comités, dependencias y empleos que juzgue necesarios para
la buena marcha de la sociedad, asi como fijarles sus funciones, modificarlos, suprimirlos o
fusionarlos, sin prejuicio de la facultad que tiene la junta directiva de establecer la
estructura general.
iv) Dirijir las relaciones laborales de la entidad, y en virtud de estas nombrar y remover a los
empleados de la sociedad, asi como remover o justar los salarios en casos específicos.
v) Ejecutar todos los actos, contratos y operaciones comprendidos dentro del objeto social.
Los que se relacionan con la existencia y el funcionamiento de la sociedad que no
 correspondan al giro ordinario de los negocios, debe obtener autorización previa de la
Junta Directiva cuando se trate de actos, operaciones o contratos cuya cuantía exceda de
MIL SEISCIENTOS (1.600) salarios mínimos legales mensuales vigentes;
vi) Autorizar con su firma todos los documentos públicos y privados que deban otorgarse en
desarrollo de las actividades sociales o en interés de la sociedad;
vii) Presentar a la Junta Directiva los balances mensuales de prueba y suministrarle los
informes que ésta le solicite con la compañía y las actividades sociales;
viii) Presentar conjuntamente con la Junta Directiva a la Asamblea General, en sus
reuniones ordinarias, el balance de fin de ejercicio, acompañado de los documentos
indicados en el artículo 446 del Código de Comercio;
ix) Tomar todas las medidas que reclame la conservación de los bienes sociales, vigilar la
actividad de los empleados de la administración de la sociedad e impartir las órdenes o
instrucciones que exija la buena marcha de la compañía;
x) 10.Convocar a la Asamblea General y a la Junta Directiva a sus reuniones ordinarias y
extraordinarias cuando juzgue necesario o conveniente;
xi) Delegar en los comités o en los funcionarios que estime oportuno y para casos concretos,
alguna o algunas de sus funciones, siempre que no sean de las que se ha reservado
expresamente o de aquellas cuya delegación esté prohibida por la ley;
xii) Cumplir o hacer cumplir oportunamente los requisitos o exigencias legales que se
relacionen con el funcionamiento y las actividades de la sociedad.
xiii) Las demás que le correspondan de acuerdo con la ley, los estatutos o por la naturaleza
del cargo.

7. REQUERIMIENTOS BASICOS: Profesional en economía, administración de empresas, ingeniería

industrial, derecho, contaduría o carreras afines. Con especialización y/o maestría en áreas
relacionadas, homologable por dos años adicionales en experiencia gerencial. Experiencia
profesional de 10 años (120 meses) y experiencia relacionada de 5 años en cargos directivos.

8. CONOCIMIENTOS ASOCIADOS: Conocimientos gerenciales y de administración de Entidades,

preferiblemente con énfasis en producción.

9. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES:

i) Nuestro Foco es el Servicio

 Identifica cada uno de sus grupos de interés, creando estrategias para atender a
cada uno de acuerdo con su rol.
 Indaga proactivamente más allá de las necesidades manifestadas por los clientes;
estructurando soluciones que generen valor y garanticen la satisfacción de dichas
necesidades.
 Diseña estrategias que permitan construir relaciones a largo plazo con sus grupos de
interés, anticipándose a las necesidades que se puedan presentar “puede sacrificar
el hoy por el mañana”.

ii) Construimos redes efectivas de trabajo

  Trabaja con todas las áreas de la compañía para alcanzar resultados integrales,
generando estrategias conjuntas y priorizando el objetivo común a los objetivos
individuales.
 Orienta sus decisiones y actuaciones para conseguir metas organizacionales,
generando sinergias con otras áreas con el fin de movilizar los procesos de manera
integrada.
 Desarrolla y promueve un clima caracterizado por la comunicación, la confianza, la
cooperación y la motivación, con el fin de generar soluciones efectivas en momentos
en los que se generan conflictos internos.

iii) Nos comunicamos efectivamente

 Diseña parámetros de negociaciones de alto impacto en los resultados del negocio,
logrando acuerdos satisfactorios para las partes.
 Construye redes de relaciones y contactos estratégicos le permitan identificar
oportunidades relacionadas con los negocios y actúa en consecuencia.
 Identifica la información de alto impacto a comunicar a sus grupos de interés,
asegurando la efectividad y claridad del mensaje en cada uno de ellos.

iv) Generamos resultados de valor

 Plantea alternativas viables para llegar al resultado organizacional, aprovecha su
conocimiento y experiencia en el área, analizando el análisis costo– beneficio de las
acciones.
 Diseña planea directamente relacionadas con los objetivos corporativos
estableciendo los estándares y normas a cumplir.
 Compromete importantes recursos para conseguir mejorar los resultados de la
organización, a través de la introducción de nuevos productos, servicios o líneas de
negocio, evaluando los riesgos asociados a la ejecución de los planes.

v) Conocemos y analizamos nuestro entorno

 Hace seguimiento constante y responde de inmediato a las acciones del sector de
influencia, diseñando estrategias que generen valor a los resultados de negocio.
 Aprovecha las oportunidades y plantea estrategias con nuevos enfoques que
respondan a las verdaderas necesidades del sector.
 Tiene una visión global identificando oportunidades o proyectos de largo plazo.

vi) Tenemos visión integral del negocio

 Anticipa posibles cambios en el entorno del negocio, proponiendo diferentes
escenarios de acción para la empresa.
 Establece planes de acción para alcanzar una visión corporativa de largo plazo,
incluyendo múltiples escenarios y planes de contingencia con base en su
conocimiento del entorno político, económico, social, tecnológico, regulatorio y
sectorial a nivel nacional e internacional.
 Impulsa cambios en las políticas, procesos y métodos en respuesta a futuras
tendencias o desarrollos en el sector y el negocio.

vii) Tomamos decisiones

  Asume riesgos, siendo acertado en sus acciones.
 Es creativo en alternativas y soluciones, capaz de innovar y de analizar las
situaciones desde diferentes perspectivas.
 Basado en cifras, datos y hechos reales, asume riesgos y tomas decisiones.

viii) Inspiramos talento

 Orienta al equipo hacia la excelencia y los motiva a resultados ambiciosos.
 Da la oportunidad de cometer errores y aprender de ellos en un ambiente de no
crítica y de orientación al mejoramiento continuo.
 Muestra interés por el mejoramiento de la calidad de vida de sus colaboradores, a
nivel laboral, profesional y personal.

Proceso para realizar una contratación por prestación de servicios.

1. Determinar la necesidad
Es necesario evaluar, junto con los supervisores y encargados del área cuantas personas realmente
se necesitan para que la actividad se realice de manera correcta.
2. Realizar una descripción de puestos
Aquí hay que analizar cuáles son las tareas que se realizan en el puesto de trabajo, y en base a esto,
determinar cuáles son las características indispensables y excluyentes de las personas que ocuparían
el puesto.
3. Reclutamiento
Debemos utilizar la mayor cantidad de canales de reclutamiento posibles para poder obtener un
número razonable de postulantes. Hoy en día existen muchas páginas en donde se pueden publicar
avisos garantizando el éxito del reclutamiento.
La redacción del aviso es muy importante, debe ser claro y conciso y contener todos los requisitos
excluyentes.
4. Filtrar
Muchas veces, la desesperación de las personas por conseguir trabajo, hace que se postulen “por las
dudas” y no tienen ninguna de las características solicitadas en el aviso. Por este motivo, esta etapa
es sumamente necesaria para evitar futuras pérdidas de tiempo realizando entrevistas a personas
que jamás podrán ocupar el puesto.
5. Entrevistas según el puesto
Existen distintos tipos de entrevistas que se pueden realizar: Grupales, Individuales, Cerradas,
Abiertas, Con Test Psicológicos, etc. La elección de la misma depende el puesto a cubrir.
6. Verificación de datos y referencias
Ya evaluamos el curriculum y entrevistamos al candidato, ahora hay que corroborar la veracidad
de los datos que tenemos.
Pedir referencias a los antiguos empleadores nos va a dar una gran pauta de como trabaja y como se
comporta la persona.
Hoy en día las redes sociales se han transformado en una gran herramienta para observar
otros aspectos de la persona.
7. Inducción
Hemos seleccionado a nuestro nuevo empleado, Luego de realizar toda la papelería necesaria, no
debemos dejarlo solo. Intenten recordar como fué su 1º día de trabajo: lleno de ansiedad e
incertidumbre. Por eso es importante ayudar a la persona a que se adapte a su nuevo lugar de
trabajo.
Debemos presentar la empresa, el puesto, los compañeros, los supervisores, etc.
8. Seguimiento
Debemos solicitar a los supervisores que observen al nuevo ingresante y que nos valla
proporcionando un feedback sobre la adaptación y evolución del mismo.

Proceso de compra de una organización de negocios.

El proceso de compra para las compañías se compone de seis pasos claros. En el primer paso la
compañía identifica una necesidad, para la cual la respuesta es la compra de un producto. El paso
final es la ejecución de un contrato de compra. Los pasos intermedios construyen un proceso
organizado e informado que tiene como resultado que la compañía compre el producto correcto para
cubrir su necesidad de un proveedor calificado cuyo producto es el más duradero por el precio.
Identificar una necesidad
Identifica y evaluar la necesidad para la compra de un producto o insumo.
Seleccionar el producto específico
Selecciona un producto específico para cubrir la necesidad teniendo en cuenta todas las variables
para cumplir a cabalidad el objetivo.
Asignar a un equipo de compra
Reúne a un equipo para administrar el proceso de compra, incluyendo finalizar la lista de
especificaciones técnicas requeridas para el producto y el proceso de solicitud de cotización y
realización del contrato.
Especificaciones técnicas
Haz una lista de especificaciones técnicas requeridas para asegurar que el producto cumpla las
necesidades de la compañía.
Presupuesto para la compra
Establece un presupuesto para la compra dependiendo del rango de precios identificado en la
investigación hecha en el paso 3.
Investiga a proveedores potenciales
Investiga los diversos tipos de productos que cubren la necesidad junto con sus proveedores para
identificar el modelo más durable al mejor precio. Se realiza una investigación sobre qué marca y/o
fabricante proporciona el producto más duradero o de mayor calidad por el precio solicitado.
Solicitar cotización
Solicita cotizaciones de los fabricantes y proveedores del producto identificado que cubra todas las
especificaciones técnicas requeridas.
Adjudicación del contrato
Selecciona a un proveedor de entre las cotizaciones enviadas y realiza el contrato de compra.

 DIRIGIR

La empresa se dirige bajo los siguientes principios:

 El trabajo es fuente de satisfacción y recompensa, las personas no son resistentes a la empresa, tienen
motivación básica y un potencial, aprenden a aceptar y buscan responsabilidad.

 Decisiones centralizadas, delegando responsabilidades, participación en la toma de decisiones con vos mas no
voto.

 Sistema consultivo: comunicación vertical, confianza en las personas, énfasis en la recompensa.

 CONTROLAR

La empresa se controla bajo los siguientes principios:

 Establecer estándares de desempeño: patrones de calidad, tiempo, costo, etc.

 Evaluar el desempeño.

 Comparar el desempeño respecto al patrón.

 Control estratégico.

 Control de ganancias y pérdidas.