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Procédures de gestion

Paie/Personnel/Social

Ce document est une contribution personnelle


A/ Présentation du manuel des procédures de gestion
Paie /Personnel/Social

A 1. Objectifs du manuel
A 2. Documents et supports utilisés
A 3. Interfaces
A 4. Destinataires
A 5. Révision

B/ Modes opératoires de la Gestion de la paie

B 1. Tâches avant paie


B 2. Tâches après paie

C/ Modes opératoires de la Gestion du personnel

C 1. Suivi du personnel (présence, absence)


C 2. Mouvement du personnel (entrée sortie)
C2.1 Recrutement
C2.2 Démission
C2.3 Reconduction ou fin de contrat
C2.4 Mise en disponibilité
C2.5 Licenciement
C3. Gestion et suivi des dossiers du personnel
C4. Gestion et suivi de carrière des agents

D/ Modes opératoires de la Gestion du social.

D 1. Remboursement des frais


D 2. Accidents de travail
D 3. Retraite
D 4. Divers
PRESENTATION DU MANUEL

A/1. Objectifs du manuel.

Le présent manuel traite des procédures de gestion concernant les


activités déployées par la direction du personnel de l’entreprise.
Les objectifs de la gestion du personnel visent essentiellement à :

- assurer la cohésion et la coordination des différents actes en


matière de gestion du personnel,
- définir les principales données de cette gestion
- définir les missions des différents intervenants dans le cycle
d’élaboration de la paie, en assurant le suivi et le contrôle
des traitements.

La réalisation de ces objectifs est conditionnée par une gestion


rigoureuse en matière :

- d’établissement de la paie,
- du suivi du personnel (assiduité et notation),
- du mouvement du personnel (entrées-sorties)
- de la gestion des dossiers administratifs,
- de la gestion du social.

A/2. Documents et supports utilisés

Les documents et supports utilisés, par la Direction du personnel dans


les différentes structures, sont au niveau de la :

A/2.1 Structure Paie

- fiche de mouvement paie,


- déclarations fiscales
A/2.2. Structure Gestion du Personnel

- engagement ou contrat ;
- décisions (sanction, promotion, affectation…) ;
- titre de congé ;
- mise en demeure ;
- solde de tout compte, quitus de départ ;
- registres, fichiers, etc…

A/2.3 Structure Sociale

- état de remboursement CNAS et mutuelle


- état d’allocations familiales ;
- registres, fichiers.

A/3. Interfaces

Les relations entre les fonctions paie, personnel et social impliquent


automatiquement des interfaces qui sont :

A/3.1 Le service Gestion du Personnel

- remet les décisions et l’ensemble des documents variables :


(Fiches de pointage, état de frais de missions, état de
remboursement des frais médicaux) à l’agent paie ;
- a une relation directe et hiérarchique avec le directeur du
personnel ;
- entretient des relations avec les médias pour les insertions et
les annonces ;

A/3.2 Le service Finance

- reçoit les états des avances sur salaires, les documents du


service paie, les documents de l’après paie et les
engagements de dépenses.
A/3.3. Le service social

- reçoit du personnel les documents relatifs à, l’arrêt de travail,


accident de travail, frais médicaux ;
- entretient des relations avec les organismes sociaux CNAS et
mutuelle ;
- transmet au service paie, les états de remboursement des
organismes sociaux ;
- remet au service finances les chèques ;

A/4 Destinataires

Le présent manuel des procédures de gestion de paie, personnel et


social est destiné à la :

- Direction Générale
- Direction du personnel
- Direction Finances et comptabilité
Pour information, suivi et application.

A/5. REVISION

Afin d’éviter toute incidence ou perte de maîtrise dans la gestion du


personnel, toute révision ou actualisation du présent manuel ne doit pas
être laissé à l’initiative de l’utilisateur.
Une telle démarche relève de la Direction Générale
PROCEDURE DE LA GESTION PAIE

B/1. Exécution des tâches avant la paie

Le service paie :

- établit pour chaque agent une fiche individuelle comprenant les


éléments fixes :
- établit sur la base des états de pointage, une fiche de
mouvement comprenant les éléments variables ;
- établit les avances sur salaires ;
- établit le remboursement des frais de mission ;
- établit le remboursement des frais médicaux, mutuelle ;

La fiche individuelle et la fiche de mouvement seront actualisées pour


tout changement de situation.

Le service informatique établit le tirage de la paie et les documents y


afférents :

 Fiche de paie de l’ensemble du personnel en deux exemplaires


L’original remis à l’intéressé, l’exemplaire classé dans le dossier
paie ;
 Les journaux de paie (par structure) en deux exemplaires ;
L’original remis à la DFC Direction Finance et Comptabilité, l’autre
exemplaire classé au niveau du service paie ;
 Etats de virements (banques, C.C.P) en quatre (O4) exemplaires
dont trois (03) sont remis à la Direction Financière et Comptable, le
quatrième pour le classement ;
 Etats de mandatement en deux (02) exemplaires destinés à la
D.F.C ;
 Etat mensuel du personnel en deux (O2) exemplaires. Un (O1)
exemplaires pour la D.F.C, le deuxième exemplaire visé par le
Directeur du personnel servira de classement.
 Etats des retenues par nature en deux exemplaires, de la sécurité
sociale, des avances sur salaires, de l’assurance groupe de la
mutuelle.
 Les exemplaires transmis à la D.F.C permettront l’établissement de
chèques et les exemplaires restants seront classés ;
 Récapitulation générale de la paie ;

Le dossier paie contrôlé et signé par le Directeur du personnel sera


remis à la D.F.C pour contrôle et virement.

Les fiches de paie remises aux différentes structures seront destinées


aux intéressés.

B/2. Exécution des tâches de l’après paie

Déclarations mensuelles

Les déclarations IRG et les déclarations des cotisations CNAS établies et


signées par la Direction du personnel seront remises pour contrôle et
virement à la D.F.C qui transmettra un accusé de réception au service
personnel.

Déclarations annuelles

Le document IRG (imprimé 301 Bis) paraphé et signé par le Directeur du


personnel sera remis à l’administration des impôts. L’accusé de réception
sera classé.
Deux bordereaux nominatifs annuels paraphés et signés par le Directeur
du personnel seront remis à la CNAS.
Le troisième exemplaire sera classé comme accusé de réception.

Etablissement du solde de tout compte (S.T.C)

L’établissement du S.T.C en trois exemplaires signés par le concerné et


le Directeur seront destinés à :

- l’intéressé ;
- à la DFC pour établissement du chèque ou virement ;
- pour classement dans le dossier de l’intéressé ;
Le S.T.C. servira pour la mise à jour du registre (livre) paie coté et
paraphé.

PROCEDURE DE LA GESTION du
personnel

Le service du personnel est chargé du suivi de la carrière et du


mouvement du personnel.

C/1. Suivi du personnel (présences absences)

Le service du personnel collecte ou reçoit les états et/ou fiches


individuelles de pointages des structures.

Sur la base de ces fiches comptables, un état de pointage du personnel


sera présenté à la signature au Directeur du personnel.

Un état reprenant les mouvements par nature sera établi mensuellement


et annuellement.

Les absences pour accidents de travail ou maladies seront visées par le


Directeur du personnel et enregistrées sur le registre du personnel ainsi
que la fiche comptable.

Les congés annuels feront l’objet d’un titre de congé signé par le
Directeur du personnel et enregistrés sur le registre (coté et paraphé)
des congés annuels ainsi que sur les fiches comptables de pointage.

L’abandon de poste fera l’objet d’une mise en demeure établie et


envoyée à l’intéressé.
Une deuxième mise en demeure sera établie et transmise 48 heures
après la première.
Le service paie est chargé de procéder à la résiliation du contrat.
C/2. Mouvement du personnel

Les mouvements du personnel concernent :

- le recrutement ;
- les démissions ; retraites ;
- la reconduction et fin de contrat ;
- la mise en disponibilité ;
- le licenciement ;

C/2.1 Recrutement

Le recrutement est exprimé par les besoins de l’Entreprise dans un plan


de recrutement annuel ou étalé sur le long terme.
Les demandes, C.V et les dossiers des candidats sont transmis à la
Direction du personnel pour études et sélection des candidats à
convoquer pour subir un test ou un entretien.
Le choix du candidat à recruter est décidé par le responsable concerné et
le Directeur du personnel.
Le recrutement à durée déterminée est finalisé par l’établissement d’un
contrat.

C/2.2. Les démissions

Le service du personnel reçoit la demande de démission de l’intéressé,


comportant l’avis et les signatures de la structure concernée.
Cette demande est contrôlée, par rapport au contrat de travail, et par
rapport à la situation administrative et financière de l’intéressé.
Un quitus du départ est établi et permet l’établissement de la décision de
résiliation du contrat en trois exemplaires :

- une décision est remise à l’intéressé ;


- une copie est remise à l’agent chargé de la paie pour
l’établissement d’un solde de tout compte ;
- une copie sera classée dans le dossier de l’intéressé ;
Le Service du personnel établit un certificat de travail pour l’intéressé qui
est radié de l’effectif.
La démission est inscrite sur le registre du personnel et le dossier de
l’intéressé est archivé.

C/2.3 Reconduction et fin de contrat

La reconduction doit faire l’objet d’un renouvellement de contrat,


conformément à la législation du travail.
L’expiration du contrat (15 jours avant la date de fin de contrat) doit
faire l’objet d’une note remise à l’intéressé.
Une copie de cette note sera remise au service paie, pour l’établissement
du solde de tout compte.
Le service paie établit le quitus de départ de l’intéressé, son certificat de
travail et radie ce dernier du fichier des effectifs.

C/2.4 Mise en disponibilité

La demande de l’intéressé doit revêtir l’avis et la signature du


responsable hiérarchique.
En cas d’accord de la Direction, une décision de mise en disponibilité est
établie en trois (03) exemplaires :

- l’original est remis à l’intéressé ;


- une copie sera remise au service paie pour une cessation de
paiement relative à la durée de la mise en disponibilité ;
- une copie est à verser au dossier de l’intéressé ;

C/2.5 Licenciement

Les licenciements interviennent conformément aux clauses du contrat de


travail et les dispositions du règlement intérieur.
C/3. Gestion et suivi des dossiers du personnel

Le service du personnel est chargé du suivi des dossiers des agents


depuis leur recrutement à leur cessation d’activité.

Sa tâche consiste en l’ouverture d’un dossier administratif contenant


l’ensemble des informations de l’intéressé, ainsi que l’ensemble des
pièces administratives, état civil, documents, etc …

Ce dossier doit être complété par l’insertion de tout document relatif à


chaque événement : décisions, attributions de prime, mariage naissance,
sanction, etc…

Ce dossier doit être classé et archivé à la cessation de la relation de


travail de l’agent : démission, fin de contrat, licenciement etc…

Le personnel de l’entreprise doit être inscrit sur le registre du personnel


et les effectifs doivent être mis à jour régulièrement.
Chaque agent doit disposer d’une fiche comptable de pointage.

Le service du personnel doit tenir à jour un tableau mural des effectifs


de l’entreprise : sur fichier informatique

- par structure (direction, département, services etc …)


- par catégorie (cadre, maîtrise exécution etc…)
- par mouvements (entrées, sorties).

L’intérêt d’un tel tableau permet de disposer en permanence des


principales informations relatives à la situation des effectifs de
l’entreprise.
C/4. Gestion et suivi des carrières des agents

Le service du personnel tient à jour une fiche détaillant l’ensemble des


informations se rapportant à l’évolution de la carrière de l’agent :

- Mouvement : situation, promotion, avancement ….


- Changement de situation : emplois successifs (entreprise,
externe) ;
- Salaires : augmentation ;
- Formation : (entreprise, externe)
- Mesures disciplinaires,
- Absences : (volontaire, maladie, accident de travail …)
- Situation familiale : (célibataire, marié, nombre d’enfants).

L’avantage principal de cette fiche carrière est de fournir l’essentiel des


informations permettant au responsable de l’entreprise de connaître et
d’apprécier la situation générale de l’agent en vue d’une prise de
décision.
PROCEDURE DE GESTION DU
SOCIAL

D/Gestion du social

Le service social est chargé de :

D/ 1. Remboursement des frais


Ce point est à adapter en fonction de l’organisation de
l’employeur (cartes chifa et mutuelle)

Le service social pour exécuter la procédure de remboursement des frais


de maladie, mutuelle et indemnités journalières doit :

- Contrôler les documents et les inscrire sur registre ;


- Apposer sur chaque feuille de maladie le cachet de l’entreprise
- Déposer à la CNAS les feuilles de maladie et à la mutuelle les
copies des volets de remboursement CNAS ;
- Retirer les bordereaux des remboursements des frais de
maladie et indemnités journalières ainsi que le chèque
correspondant ;
- Retirer de la mutuelle, l’état de remboursement accompagné du
chèque correspondant ;
- Déposer les chèques à la D.F.C. sous bordereau d’envoi ;
- Etablir l’état mensuel des remboursements CNAS et mutuelle en
trois (03) exemplaires :

 L’original sert au paiement


 Une copie est à transmettre à la D.F.C
 Une copie est à classer par le service social

D/2. Accidents de travail

En cas d’accident de travail, le service social,

- reçoit les documents se rapportant à l’accident (constat, PV….) ;


- contrôle les documents et remplis la déclaration d’accident de
travail ;
- constitue le dossier complet se rapportant à l’accident de
travail ;
- enregistrement sur le registre (coté et paraphé) des accidents
de travail ;
- dépose le dossier à la CNAS et conserve une copie du dossier ;
- suit la procédure de paiement par la CNAS des frais et
indemnités liés à l’accident de travail ;

D/3. Retraite

Le service social doit exécuter les tâches relatives à la procédure de


retraite en :

- remplissant l’imprimé de demande de mise à la retraite de


l’intéressé
- constituant le dossier réglementaire de l’agent,
- Déposant le dossier complété, auparavant, par l’agent (ex
années travaillées chez un ou plusieurs employeurs)
- Retirant la pré-notification auprès de la CNR)
-
D/4. Divers

En cas de recrutement d’un agent ou de la naissance d’un enfant, le


service social est chargé :

- d’effectuer la déclaration à la CNAS


- de constituer le dossier des A.F (allocations familiales) qui
sont versées directement aux agents par la CNAS.