Dirección de Proyectos

Preguntas y Respuestas
1. ¿Qué es seguimiento de un proyecto?
R: El seguimiento es el proceso sistemático en virtud del cual se recopila y se analiza información con el objeto de comparar
los avances logrados en función de los planes formulados y corroborar el cumplimento de las normas establecidas. Ayuda a
identificar tendencias y patrones, a adaptar las estrategias y a fundamentar las decisiones relativas a la gestión del proyecto o
programa.

2. ¿Cuáles son los tipos de seguimiento más comunes?

R: Un proyecto suele realizar el seguimiento de diversos factores dependiendo del grado de especificidad que debe tener la
información requerida.

El seguimiento de los resultados: éste permite controlar los efectos y las repercusiones. Este proceso combina el
seguimiento con la evaluación a fin de determinar si el proyecto o programa avanza conforme a lo planificado hacia el
logro de los resultados previstos (productos, efectos directos y repercusiones) y si habrá alguna consecuencia no
intencional, ya sea positiva o negativa.
El seguimiento del proceso o de las actividades: es el proceso mediante el cual se efectúa un seguimiento de la
utilización de los insumos y recursos, el avance de las actividades y el logro de los resultados. Se analiza la forma en
que se llevan a cabo las actividades, es decir la eficacia en función del tiempo y de los recursos. Se suele llevar a cabo
en conjunto con el seguimiento del cumplimiento y la información obtenida se utiliza en la evaluación de los efectos.
El seguimiento del cumplimiento:permite verificar el cumplimiento de las normas de los donantes y los resultados
previstos, los requisitos de los contratos y los subsidios, las leyes y las reglamentaciones de los gobiernos locales, y las
normas éticas.
El seguimiento del contexto o de la situación: permite efectuar un seguimiento del entorno donde se lleva a cabo un
proyecto o programa, sobre todo porque repercute en las hipótesis y los riesgos detectados, así como todo factor
imprevisto que pueda surgir. Incluye tanto el terreno como el contexto general político, institucional, de políticas y de
financiamiento, teniendo en cuenta aquellos que traenconsecuencias para el proyecto.
El seguimiento de los beneficiarios: permite efectuar un seguimiento de las percepciones de los beneficiarios de una
intervención, incluidas sus quejas y grado de satisfacción con el proyecto o programa, su participación, su tratamiento,
su acceso a los recursos y su vivencia general de los cambios. En ocasiones denominado “seguimiento del contacto
con los beneficiarios”, este proceso suele incluir un mecanismo destinado a analizar las quejas y los comentarios de
los interesados.
El seguimiento financiero:permite controlar y justificar los costos, desglosados por insumo y actividad dentro de
categorías de egresos predefinidas. Se suele llevar a cabo en conjunto con el seguimiento del cumplimiento y del
proceso.
El seguimiento institucional: permite realizar un seguimiento de la sostenibilidad, el desarrollo institucional y el
fortalecimiento de la capacidad de la organización en función de la puesta en práctica del proyecto o programa y en
relación con sus asociados. Se suele llevar a cabo en conjunto con los procesos de seguimiento de la organización
superior encargada de su puesta en práctica.

3. ¿Cuál es la importancia de realizar el seguimiento en un proyecto?

R: Un sistema de seguimiento y evaluación funcional es un componente crucial de un buen mecanismo de gestión y rendición
de cuentas de proyectos y programas. Un proceso de seguimiento y evaluación oportuno y confiable brinda información que
permite:

Fundamentar la ejecución del proyecto o programa con informes exactos y basados en pruebas, que proporcionan datos a los
responsables de la gestión y de la adopción de decisiones de modo que dirijan la intervención y mejoren sus resultados.
Velar por la rendición de cuentas y el cumplimiento al demostrar si hemos llevado a cabo nuestra tarea conforme a lo
acordado y en consonancia con los parámetros establecidos.
Brindar oportunidades para que las partes interesadas, en particular los beneficiarios, expresen sus opiniones y percepciones

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acerca de nuestra labor, mostrándonos como ejemplos de apertura a las críticas y exteriorizando nuestro deseo de aprender
de las experiencias y de adaptarnos a las necesidades cambiantes.

4. ¿En qué se enfoca el líder en un proyecto? ¿Cuál es su importancia?

R:Los líderes de proyectos están enfocados al desarrollo continuo de capacidades de su equipo tanto que
muchas de las responsabilidades asociadas con la administración y supervisión del equipo son gestionadas
por el equipo mismo.Como el equipo asimila más de estas responsabilidades de "supervisión", el líder del equipo está en
una posición para trabajar en la expansión de su propio rol.

Las razones de la importancia del liderazgo en proyecto son:

Facilita que las personas se adapten a los cambios de manera eficiente y eficaz.
Moviliza los valores centrales y los compromisos del ser humano.
Estimula a las personas hacia la producción de resultados sin precedentes.
Renueva las relaciones y hace eficaz la comunicación en los sistemas humanos.
Predispone a las personas para la colaboración, el trabajo en equipo y la creación de consenso.
Destapa la potencialidad de las personas, permitiéndoles alcanzar objetivos que de otra manera serían considerados
inalcanzables.

5. ¿En qué consiste el cierre de un proyecto?

R: Cierre de proyecto o fase es el proceso de finalizar todas las actividades vinculadas a los grupos de procesos de gestión
de proyectos, para formalmente completar el proyecto o fase. Al cerrar el proyecto, el director del proyecto debe revisar toda
la información previa de los cierres de fases anteriores, para estar seguro de que todo el trabajo está completo y que el
proyecto ha cumplido sus objetivos. En razón a que el alcance del proyecto fue definido en el Plan de Proyecto, el director
revisará el documento en mención para asegurarse de la finalización antes de considerar el cierre de proyecto. El proceso de
cierre de proyecto o fase también establece el procedimiento para investigar y documentar las razones para las acciones
tomadas, si es que un proyecto es terminado antes de su finalización.
Esto incluye todas las actividades necesarias para un cierre administrativo del proyecto o fase, incluyendo metodologías paso
a paso que direccionan:

Acciones y actividades necesarias para satisfacer criterios de finalización o terminación para la fase o proyecto.
Acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o resultados del proyecto a la próxima fase o
a producción y/o operación.
Actividades necesarias para recoger registros de proyecto o fase, auditar el éxito o falla del proyecto, reunir lecciones
aprendidas y archivar información del proyecto para uso futuro de la organización.

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