INTRUCTIVO

DE
GESTION
DOCUMENTAL

VERSION 1

01 DE OCTUBRE DE 2018
 TABLA DE CONTENIDO

1. PRESENTACION
1.1 Información institucional.
2. JUSTIFICACION
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. PROPOSITOS DEL INSTRUCTIVO
6. DEFINICIONES
7. NORMATIVIDAD
8. GESTION DOCUMENTAL
9. RECEPCION DE DOCUMENTOS
10. DISTRIBUCIONES DE DOCUMENTOS
11. ELEMENTOS QUE CONSTITUYEN EL SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA EMPRESA RESORTE Y
PARRILLAS BONELL
12. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
12.1Clasificación documental.
13. ARCHIVO DE GESTION
14. SISTEMA DE CLASIFIACACION ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCION
15. CONCERVACION DE DOCUMENTOS
15.1Elementos indicados a utilizar en los archivos
15.2Clasificación y organización de las unidades documentales
15.2.1 numéricos
15.2.2 alfabética
15.2.3 cronológica
15.3clasificación y organización de series documentales
15.3.1 código
16. ARCHIVO CENTRAL
16.1Funciones del archivo central
16.1.2 formalización de las transferencias
16.1.3 Transferencias primarias
16.1.4 Transferencias secundarias
17. ARCHIVO HISTORICO
18. CONSULTA DE DOCUMENTOS.
19. CONCERVACION TEMPORAL
20. CONCERVACION TOTAL
21. ELIMINACION
22. SELECCIÓN
22.1Foliación
22.1.1 Identificación
22.1.2 Colocar las carpetas en la caja
22.1.3 Rotulación de las cajas
23. DIGITALIZACION
23.1Criterios de la digitalización
23.1.1 Desventajas de la digitalización
24. INTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMATO INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL
25. TABLA DE RETENCION DOCUEMENTAL
26. CREAR UN COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO
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1.PRESENTACION.

Con la creación del archivo general de la nación en 1989, se dio comienzo a la implementación de políticas y
reglamentos que garantizan el uso adecuado de los documentos. Con la ley general de archivos N° 594 de
2000 se obliga a entidades públicas y a las privadas a organizar los archivos de acuerdo con el procedimiento
para el recibo de documentos, para lograr una mejor gestión de las organizaciones y mejorar el acceso de los
empleados a la información contenida en los documentos de la empresa RESORTES Y PARRILLA BONELL.

Este instructivo constituye un elemento esencial que servirá para la implementación de un sistema de gestión
documental para la empresa, por tal razón un instructivo nos ayuda a hacer frente a una situación en la cual
debemos realizar una acción o procedimiento para saber cómo actuar y desempeñarnos con éxito.

1.1 INFORMACION INSTITUCIONAL

Resortes & Parrillas Bonnell es una empresa que fabrica y comercializa resortes tipo Bonnell, unidades
resortadas y otros insumos utilizados en la fabricación de colchones. Su amplia experiencia de 30 años les
permite ser una organización innovadora, especializada en ofrecer soluciones de descanso, confort y lujo al
consumidor final.

POLITICA DE CALIDAD:

Es política de Resortes & Parrillas Bonnell, el cumplimiento oportuno de la entrega de productos con las
especificaciones definidas, disponiendo para ello de un personal competente que contribuya al mejoramiento
del sistema de gestión de calidad y al logro de la utilidad presupuestada.

VALORES COORPORATIVOS:

Honestidad, confianza y servicios.

MISION.

Resortes y parrilla bonell es una compañía que fabrica y distribuye insumos para el sector colchonero, con los
más altos estándares de calidad y bajo las normas que rigen parámetros los parámetros de fabricación,
contribuyendo así a que el producto final sea higiénico y saludable al igual que le de la seguridad al cliente de
estar obteniendo un producto con suministros de excelente calidad.

VISION.

Ser una compañía líder en fabricación y distribución de suministros para el sector colchonero, innovando
constantemente en sus productos, por lo cual mantendrá una continua capacitación de su recurso humano y
un continuo crecimiento tecnológico, en beneficio de los clientes, de los colaboradores y de sus propietarios.
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2. JUSTIFICACION

Este instructivo es una herramienta que contiene las especificaciones básicas para la aplicación de métodos
y procedimientos sobre la elaboración, recepción , tramite , conservación, preservación y disposición final de
los documentos en cada una de las fases de gestión documental, teniendo en cuenta que la primera fase
corresponde al archivo de gestión , en el cual gerente de la empresa Resortes y Parrillas Bonell tiene toda la
responsabilidad en la organización, uso y manejo de los documentos que por razón de sus actividades deban
conocer dichas responsabilidades por tal razón la empresa ve la importancia a la conservación de los bienes
documentales, convirtiéndose en una en una herramienta de instrumentación de las decisiones
administrativas , con sus debidos procesos , garantizando el sistema de gestión documental que reciben y
generan en cada área.

A partir de la definición e implementación del sistema de gestión documental, archivo físico y correspondencia
en donde se determina el origen, tramite y destino de la documentación creada por las diferentes áreas, se
establece la metodología para la disposición documental en el archivo de gestión, los requerimientos para el
traslado de algunos documentos para el archivo histórico y el procedimiento para la eliminación.

3. OBJETIVO

Orientar a las diferentes áreas acerca de la importancia de la documentación y la aplicación de un sistema de

gestión documental, con sus leyes y normativas, hacer más eficiente su implantación, unificando criterios y
lineamientos en la recepción, distribución, producción, organización y custodia de los documentos
permitiendo el desempeño de las tareas documentales en cada una de las dependencias.

4. ALCANCE

Generar los criterios y lineamientos para la organización y disposición de la documentación de tal manera que
con la aplicación de leyes y normas archivísticas se garantice su integridad, autenticidad seguridad y
perdurabilidad, en cada área correspondiente.

5. PROPOSITOS DEL INSTRUCTIVO

✔ Sensibilizar a los funcionarios, sobre la importancia del acervo documental y crear el sentido de
responsabilidad en el manejo de los documentos.
✔ Recuperar rápida y oportunamente la información solicitada.
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✔ Emplear los procedimientos generales para archivar y consultar la documentación por series
documentales.

6.DEFINICIONES

Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los
archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o
cultural.

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y

control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente
funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios,

mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión
y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es
constante.

Archivo de Derechos Humanos: Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que, en
sentido amplio, se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional
Humanitario. Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservación, protección
y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos, la jurisprudencia, la legislación interna,
y en particular, el inciso final del artículo 21 de la Ley 1712 de 2014.
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Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a
continua utilización y consulta administrativa.

Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos
del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del
orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del
orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos
del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y
procesos archivísticos.

Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política
archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del
patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y
del que se le confía en custodia.

Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación
que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor
que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar
documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de
derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

Archivo privado de interés público: Aquel que, por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la
cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de
la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de
un instrumento de consulta y recuperación.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
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C

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento
y preservación.

Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los

archivos.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen
agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico - funcional de la entidad productora
(fondo, sección, series y/o asuntos).

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de
documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental
establecido en la entidad.

Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no
tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original.

Comité de archivo: Grupo asesor de alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas
archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los
procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos
Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre: el valor secundario o no de
los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas la eliminación de
documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental la evaluación de las tablas de retención
y tablas de valoración documental.

Comités del sistema nacional de archivos: Comités técnicos y sectoriales, creados por el Archivo General de
la Nación como instancias asesoras para la normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas

legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos
acumulados es pertinente el uso del término "correspondencia", hasta el momento en que se adoptó la
definición de "comunicaciones oficiales" señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General
de la Nación.
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Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la

integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y

administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando
su integridad y estabilidad.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la

información que contienen.

Copia: Reproducción exacta de un documento.

Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y

que tendrá el mismo valor probatorio del original.

Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original
en caso de pérdida o destrucción del mismo.

Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o
varios cuadernillos.

Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una
institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que
implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su
titularidad.

Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de

los documentos de archivo.

Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que
no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los
documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de
consulta.

Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de
entrada para la búsqueda sistemática de información.
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Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material,
causada por envejecimiento natural u otros factores.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera
analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o
interpretarse por computador.

Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado. Diplomática documental:
Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales
que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su
valor como fuentes para la historia.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital
de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la
legalidad y la perdurabilidad de la información.

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su

destinatario.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no
hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada
debido a sus actividades o funciones.

Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido
informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después
de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada

por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona
o entidad debido a sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas

las entidades.

Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos
y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las
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relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del
patrimonio histórico.

Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

Documento misional: Documento producido o recibido por una institución debido a su objeto social.

Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.

Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su
intervención.

Documento semi activo: Documento de uso ocasional con valores primarios.

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Empaste: Técnica mediante la cual se agrupa folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del
empaste se llama "legajo".

Encuadernación: Técnica mediante la cual se cose uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren
con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama "libro".

Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o

electrónico, entre otros.

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más
antigua y reciente de un conjunto de documentos.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja.
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Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que
se completa sistemáticamente.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese
definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de
sus funciones o actividades.

Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también "fuente
de primera mano".

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden
desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo

y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos
indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los
forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y
sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos,

toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.

Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas.

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Índice de Información clasificada y reservada: Es el inventario de la información pública generada, obtenida,
adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o
reservada.

Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.

Índice temático: Listado de temas o descriptores.

Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares.

Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenidos en cualquier documento que los sujetos
obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Información pública: Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera o controle en
su calidad tal.

Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto
obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona
natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las
circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de
la Ley 1712 de 2014.

Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto
obligado en su calidad tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo
cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014.

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y

precisa las series o asuntos de un fondo documental. Se realiza en el formato único de Inventario Documental
(FUID). La normatividad sobre transparencia lo denomina inventario de activos.

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Legislación archivística:
Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.

Manuscrito: Documento elaborado a mano.

Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del fabricante.

Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en
película de alta resolución.
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Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.

Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica

archivística.

Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de
las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar
las dependencias productoras de los documentos. Organización de archivos: Conjunto de operaciones
técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con
criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de

los documentos de una institución.

Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los
produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece
que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.

Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios
autorizan con formalidades.

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha
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y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento
que establezca la ley.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los
documentos requeridos.

Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la
dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo
de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden
cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la
función archivística en una entidad.

Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización,

que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo
central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y
realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo
para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas

de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
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Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en
el depósito y mobiliario de un archivo.

Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el

mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa
del ciclo vital.

Sistema Nacional de Archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la
homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales
se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo
de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida
para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de
referencias cruzadas.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación,
formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática.

Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de
cierta extensión.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento
de su función administrativa.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al
histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su
preservación e identificación.

Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
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Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede
ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios,
formando un expediente.

Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus
procedimientos y actividades.

Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de
conocimiento en cualquier área del saber.

Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de
los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos,
vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales,
políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser
fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho
común y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica,
científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta
que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.

Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto
misional.

Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y Secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
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7. NORMATIVIDAD

Para que la gestión documental pueda ser formalizada de manera adecuada, es necesario que la empresa
RESORTES Y PARRILLAS BONELL responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por el archivo general
de la nación y las demás normas aplicables a la entidad.

A continuación, se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión documental:

● Ley 80 de 1989, el archivo general de la nación es el encargado a nivel nacional de establecer,

organizar y dirigir el sistema nacional de archivos con el fin de planear y coordinar la función
archivística en toda la nación, será aplicable para los procesos de identificación, selección, y
depuración.
● Ley 594 del 2000, ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.
● Artículo 21, Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas
de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
● Título IX Art.37 Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación
y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y
cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a
los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica,
empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así
como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la
literatura y la política.
● Acuerdo 048 de 2000, del archivo general de la nación, reglamento general de archivos sobre
conservación preventa, conservación y restauración documental.
● Acuerdo 049 de 2000, del archivo general de la nación, reglamenta el capítulo 7 del reglamento
general de archivos sobre condiciones de edificios para conservación de archivos sobre condiciones
de edificios para conservación de archivos.
● Acuerdo 060 de 2002, archivo general de nación, establece los lineamientos y procedimientos que
permiten a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y privadas con funciones de
cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución,
seguimiento, conservación y consulta de documentos.
● Circular N° 004 de 2003, sobre el manejo y administración de las historias laborales.
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8.GESTION DOCUMENTAL

8.1 ARCHIVO DE GESTION DOCUEMNTAL.

Se entiende por el proceso archivístico que se deriva del análisis y procesamiento de la información contenida
en cada uno de los documentos y se enmarca en el conjunto de actividades administrativas y técnicas
direccionadas al adecuado manejo de la información producida o recibida por la empresa Resortes y Parrillas
Bonell.

8.2 PRODUCCION DOCUMETAL.

La producción documental es un factor importante dentro del ciclo vida de los documentos, debido a okque
en ella se establecen los elementos relevantes que determina la organización y conservación y
comunicaciones oficiales en las entidades, de igual manera comprende los aspectos de origen, creación y
diseño de formatos y documentación, cumpliendo con aspectos de presentación e imagen corporativa
conforme al desarrollo de las funciones propias de cada dependencia.

Contar con las herramientas para que la empresa garantice el acceso a los documentos, vele por la seguridad
y permita que sean garantes de los derechos y deberes de las entidades privadas, además constituyes fuentes
para la historia de la empresa.

8.2 .1 Creación y diseño de documentos.

● Determinación de uso y finalidad.

● Medios y técnicas de producción y de impresión.
● Selección de soportes documentales
● Establecer criterios para la asignación de consecutivos y la producción de copias.

8.2.2 comunicaciones.

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad
independientemente del medio utilizado, a nivel interno es la producida entre las diferentes dependencias de
la institución como son memorandos, circulares y demás que se causen por la actividad diaria.

8.2.3 Normas.

Están autorizados para firmar comunicaciones oficiales enviadas, la secretaria y los funcionarios de los cargos
jerárquicos en la empresa Resortes y Parrillas Bonell.

Los requisitos mínimos para el diligenciamiento de las comunicaciones internas deben ser las siguientes:
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● Indicación en las referencias del asunto a tratar.

● El original y anexos relacionados para su trámite.
● Los anexos deben estar claramente descritos y relacionados.
● Firma del funcionario autorizado.

Las unidades de correspondencia velaran por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando
solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

8.2.4 Normalización de la producción documental.

● Identificación de área productora: acorde con los funcionarios de cada área.

● Definición de tipología documentales: conforme a los formatos y formularios regulados y
establecidos por la empresa Resortes y Parrillas Bonell.
● Directrices relacionadas con el número de copias: Copias controladas (control de cambios y
modificaciones de los documentos producidos por la entidad: código, versión, fecha de aprobación,
así mismo N° de originales de un mismo documento)
● Control de producción de nuevos documentos: los nuevos documentos que se produzcan deben
estar registrados en un control de registros y aprobados por el responsable de cada proceso o área.

8.2.5 ubicación

Es necesario que el documento sea producido bajo especificaciones técnicas dadas por su función, su valor
administrativo e histórico y la vigencia de consulta con el fin de contrarrestar el deterioro, para garantizar la
permanencia de los documentos y por ende la información.

Los documentos que se producen tienen un carácter de facilitadores o esenciales y se definen y protegen en
los siguientes ciclos:

● Los que se producen y permanecen en el archivo de Gestión: Son documentos facilitadores o de

apoyo y son eliminados en esta etapa, por ejemplo, folletos, boletines y circulares.
● Los que se producen o se transfieren del archivo de gestión al archivo central: son considerados de
conservación temporal y son eliminados una vez agotados los valores primarios (administrativos,
legales, fiscales, contables) por ejemplo los documentos contables.
● los que se elaboran en los archivos de gestión, se transfieren al central y posteriormente pasan al
archivo histórico: son de conservación permanente como los decretos, resoluciones y las actas de
juntas directivas.
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9. RECEPCION DE DOCUMENTOS

Conjunto de acciones encaminada a la correcta recepción de documentos por parte de los encargados de cada
área, la empresa Resorte y Parrillas Bonell el cual debe gestionar de manera centralizada y normalizada los
servicios de recepción, radicación y distribución de los documentos, su organización física, de tal manera que
contribuya al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación.

En área de recepción está ubicada en el segundo piso a la entrada, la cual deberá contar con personal
capacitado y con los medios físicos que permitan recibir, enviar, y controlar oportunamente el trámite de los
documentos, que facilite la atención a los empleados, clientes, proveedores y demás.

● Recibir, radicar y distribuir todos los documentos internos y externos que se generen por parte de la
entidad en cumplimiento de sus actividades administrativas y operativas.
● Todos los documentos que ingresen a la empresa Resortes y Parrilla Bonell deben ser radicados en
el área física de recepción, área que identificara y asignara tanto el trámite como área responsable a
donde debe llegar tal documento con el siguiente procedimiento:
1. abrir la comunicación.
2. verificar la correcta identificación tanto del remitente como del destinatario.
3. revisar las firmas del documento, si se presentan copias verificar que, si corresponda a la información
con el original, cuando fuere el caso.
4. verificar la cantidad de anexos que acompañen el documento.
5. En la planilla de registros de documentos se debe colocar número de radicado, fecha y hora de
recibido, firma de quien recibe.

Para los documentos internos se realizará el respectivo control de distribución de correspondencia:

Debe ser registrada en la plantilla de radicación, ingresando los siguientes datos nombre de la persona
remitente, nombre del área, fecha, numero de anexos, numero de radicación, asunto de que trata el
documento.

El artículo 7° del acuerdo 060 de 2011, las comunicaciones internas deberán establecer controles y
procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a la misma utilizando los códigos de las
áreas o dependencias, la numeración consecutiva y sistema que permita la consulta oportunamente.

Se tendrá un registro impreso, (planillas de radicación y control) como soporte en la entrega de

documentos.
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INFORMACION QUE NO SE DEBE REGISTRAR.

La unidad de correspondencia recibe gran cantidad de documentos a diario, pero es importante aclarar
que no todo lo que llega a la misma debe ser radicada, los siguientes son los documentos que por su valor
informativo no se deben registrar.

⮚ Folletos.
⮚ Revistas
⮚ Periódicos
⮚ Afiches
⮚ Tarjetas de invitación
⮚ Muestras de catálogos
⮚ Boletines
⮚ Correspondencia personal extractos bancarios.
⮚ Notificaciones judiciales que no pertenezcan a la empresa.

9.1 Despacho de documentos.

en la producción de los documentos se deben tener presentes los siguientes aspectos:

1. se empleará papelería pre- diseñada en el computador de acuerdo con el modelo adoptado por
la empresa
2. Utilizar letra arial, tamaño 12 de acuerdo con el contenido.
3. Utilizar papel bon tamaño carta u oficio.
4. Firmar en tinta seca negra, no usar esferos de otros colores
5. Evitar el uso del resaltador, raya y subrayados que afecten la preservación y conservación del
documento, se debe emplear notas adhesivas.
6. El uso de grapas, clips y otros elementos aceleran el deterioro del documento, una forma de
evitar el contacto directo será emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho.

9.2 Firmas autorizadas.

Todos los documentos deben ser registrados y firmados primero por el área de correspondencias, en segundo
lugar, por los funcionarios encargados de cada área.

10. DISTRIBUCIONES DE DOCUMENTOS

La unidad de correspondencia en la recepción de la empresa Resortes y Parrillas Bonell, procederá a recibir,

radicar, conservar, registrar, digitalizar, distribuir y brindar el servicio de informar sobre todas las
comunicaciones oficiales que ingresen o salgan a la empresa y vigilar que la labor se cumpla dentro de la
debida reserva, con oportunidad y en orden.
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Una vez registrada de la comunicación en el sistema de radicación se llena las planillas de control para las
áreas destinatarias y se utilizan carpetas identificadas con el nombre del jefe de área o son el código del área,
con el fin de garantizar la entrega de los documentos por parte del funcionario encargado de la misma, el área
destinataria deberá firmar una planilla de constancia de recepción de la respectiva correspondencia.

La entrega de los documentos enviadas la realizara la empresa a través de un operador de correo certificado
cuando su destino sea una ciudad del territorio nacional o el resto de mundo y con mensajeros urbanos
cuando sea en la misma ciudad de Bogotá.

Correo Normal: Consiste en él envió de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional con planillas
de prueba de entrega, el tiempo de entrega 1 a 2 días hábiles a nivel urbano 2 a 3 días hábiles a las principales
ciudades y de 3 a 10 días hábiles ciudades intermedias y poblaciones apartadas.

Correo Especializado: consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional y con
recibo como prueba de entrega, el tiempo de entrega es de 1 a 2 días hábiles, de 2 a 3 días hábiles principales
ciudades, 3 a 4 días hábiles ciudades intermedias.

Correo certificado: consiste en el envío de toda comunicación a nivel urbano y nacional que a juicio de la
oficina correspondiente requiere comprobar la entrega efectiva de la comunicación. Es el único servicio de
correo aceptado como elemento de prueba de procesos judiciales.

Correo internacional: consiste en el envío de toda clase de comunicación a distintos países, este sujeto a
convenios internacionales y su tiempo de entrega es de 5 días hábiles en adelante.

Cuando un documento haya sido emitido por la empresa y sea devuelto por el correo, se remitirá a la
dependencia de correspondencia que determinara si solicita su reenvió o se archiva .se dejara constancia de
la devolución.

11. ELEMENTOS QUE CONSTITUYEN EL SISTEMA DE ARCHIVO DE LA EMPRESA RESORTES Y

PARRILLAS BONELL
● Impresora
● Escáner
● Listados
● Internet
● CD- ROM
● Computadores
● Estantería madera
● Fax.
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12.ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La organización de documentos es un conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y

descripción documental de la entidad como parte integral de los procesos archivísticos para lo cual se seguirán
los siguientes parámetros.

12.1 CLASIFICACION DOCUMENTAL.

Labor mediante la cual se identifican y se establecen las series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección y subsección), la documentación debidamente clasificada debe reflejar la misión, objetivos y
el funcionamiento de la entidad, en la clasificación documental se debe tener en cuenta el principio de
procedencia y de orden original, el cual establece que todo documento debe permanecer integrado en el
archivo de la oficina, que en razón de sus funcione especificas lo genero , recibió o lo debe conservar.

Principios de orden original: se aplica a partir de los procesos administrativos que determinan el orden en
que los documentos se producen en el desarrollo de un trámite.

Principio de procedencia: se debe tener en cuenta que el contenido de los documentos debe preservar las
interrelaciones documentales, por lo cual cada carpeta debe contener la documentación pertinente al trámite
realizado por áreas para cuando se vaya a ver las carpetas.

13.ARCHIVO DE GESTION

13.1Principios básicos para su organización.

Cada área administrativa ha de mantener su archivo de gestión correctamente organizado, la organización

que se dé a los documentos en esta primera etapa será fundamental, dado el volumen de los documentos, las
posibilidades de tratamiento que recibirá más adelante.

El primer paso por seguir en la organización de los archivos de gestión es el separar los documentos de apoyo
informativo de la documentación propiamente archivística, siguiendo el esquema siguiente:

Documentos de apoyo informativo-facilitativos.

Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos como el conjunto de
documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestión administrativa y operativa, normalmente
se trata de:

● Tarjetas de presentación o de direcciones, una vez actualizado al directorio.

● Formatos en blanco que no sean de utilidad porque se modificaron
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● Ofertas, reuniones, seminarios que no sean de interés para la empresa.

● Hoja de vida personal rechazado.
● Cotizaciones rechazadas
● Ofertas de servicios, propaganda, publicidad o suministros no aceptados.
● Borradores que no aporten nada adiciona l (declaraciones de renta, cuadros estadísticos).
● Certificaciones vencidas de cámara y comercio y superintendencia financiera.
● Avisos de vencimiento, horarios e instrucciones, una vez realizada la diligencia.

NOTA: Nunca se han de transferir al archivo central y pueden ser eliminados en el archivo de gestión después
de un año de ser almacenados.

Organización para los documentos administrativos.

La función del archivo de gestión es un factor determinante en cualquier organismo para que este funcione
con criterios de calidad, eficacia y transparencia.

Los documentos sueltos no pueden constituir un archivo ya que no tiene sentido por si mismos fuera del
contexto que se generen.

Criterios para la organización del archivo de gestión:

Articulo 4 acuerdo 042 2002 AGN

● La apertura e identificación de la carpeta debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada
unidad administrativa de la empresa Resortes y parrillas Bonell.
● La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos
documentales se ordenará de manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramites
● El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará
al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
● Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries estarán
debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
● Retirar los objetos metálicos (ganchos, clips) que al oxidarse manchan el papel, así como las cabuyas
y bandas elásticas que rasgan las hojas.

La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B mirado 2, no se debe foliar
con lápiz de mina roja, ya que este color no es capturado en la mayoría de los casos por las máquinas de
reprografía.

Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco y sin alterar
membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

Procurar no doblar los documentos, pero si su tamaño es muy grande hacer la menor cantidad de pliegues
posibles, documento por documento.
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Examinar los diferentes documentos para comprobar que han cumplido con los tramites específicos y que por
lo tanto pueden archivarse en la carpeta correspondiente (actas, informes, proyectos, etc.)

El expurgo debe realizarlo inmediatamente después de cerrarse el trámite para evitar acumulación
innecesaria de papeles en los archivos de gestión.

La función del archivo de gestión es un factor determinante en cualquier empresa para que este funcione con
criterios de calidad, eficacia y transparencia.

En la conservación y custodia del archivo de gestión las dependencias deben conservar los documentos, en
carpetas con ganchos plásticos, ordenación cronológica y foliación.

Las carpetas deben indicar:

● La sección (área)
● Subsección (sub-áreas)
● Serie (unidades documentales)
● Subseries (unidades documentales que forman parte de una serie)
● Código (código del área)
● Numero de legajos (número de carpetas)
● Numero de folios (cantidad de documentos)
● Fecha inicial, fecha extrema.

Todas las áreas de la empresa Resorte y Parrillas Bonell, deben elaborar inventario de todas las unidades
documentales en medio físico, que detallen la totalidad de carpetas y folios, el cual se mantendrá actualizado
y revisado por parte del jefe del área correspondiente.

NOTA: Los archivos de gestión no deben quedar al alcance de personal ajeno a la dependencia en medios
abiertos o estantes desprotegidos, el encargado debe estar en constante observación y revisión de los
documentos a su cargo.

14. SISTEMA DE CLASIFICACION, ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCION

El respeto al principio de procedencia y al principio de orden original de los documentos son el punto de
partida para la adecuación y organización de los archivos, entendiendo por organización el conjunto de
operaciones intelectuales y mecánicas que se aplican a las agrupaciones documentales.

● Ordenación: Es el procedimiento mediante el cual se ubican los documentos en cada expediente

teniendo en cuenta las series y subseries de acuerdo con la secuencia en que se realizó el trámite,
los expedientes se pueden ordenar alfabética o numéricamente
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● atendiendo al orden cronológico en que se originaron. ejemplo los decretos se ordenan

consecutivamente.
● Descripción: Es el proceso de análisis de los documentos o de sus agrupaciones materializado en
representaciones que permitan identificar, localizar recuperar la información para la gestión a la
investigación.

14.1 Orden original: se ubican los expedientes de acuerdo con la secuencia en que se realiza el trámite.
El documento que inicia la secuencia será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y el
que lo termina se encontrará al final de la misma.

EJEMPLO: Contratos

1. proyecto
2. análisis
3. viabilidad
4. solicitud de permisos
5. permisos
6. documentos del contratante.
7. contrato

14.2 Foliación: La numeración se realizará en forma ascendente ene le orden en que se produjo,
correspondiendo el numero 1 al documento con el que se inició el trámite y el número mayor al
documento de producción más reciente con el cual finaliza el trámite, utilizar un lápiz de mina negra en
la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.

15. CONCERVACION DE LOS DOCUEMENTOS

Se define como el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que
se entregan en custodia al archivo.

● Los documentos que genera la empresa Resortes y Parrillas Bonell, deberán ser elaborados en papel
blanco de 75 gramos y la impresión debe ser en impresora láser.
● Está prohibido el uso de AZ, argollados y pasta catalogo para el archivo de documentos en la empresa
Resortes y Parrillas Bonell.
● En caso de ser necesario subrayar los documentos debe ser con lápiz negro.
● Se sugiere archivar los documentos en carpetas blancas de propalcote de cuatro aletas.
● Los funcionarios con autorización para firmar documentos podrán hacerlo únicamente con esfero de
tinta negra insoluble, no se usarán plumas, micropuntas u otros similares.
● Los archivos de gestión deben ser al menos dos veces fumigados al año, por l método de
microaspersión, con químicos de baja toxicidad.
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● Se recomienda imprimir en margen izquierda de 4cm en el lado izquierdo de la hoja, para evitar
perder información en el momento de archivar o encuadernar los mismos.

15.1 Elementos indicados a utilizar en los archivos.

Los elementos indicados a utilizar en los archivos con el fin de facilitar su conservación son:

● Carpetas de propolcote.
● Ganchos legajadores totalmente plásticos
● Tintas para impresión en laser
● Papel para impresión blanco de 75 gramos
● Extintores tipo Solkaflam
● Rótulos autoadhesivos para la correspondencia
● Rótulos autoadhesivos para rotular cajas y carpetas.
● Cinta mágica invisible para pegar documentos
● Equipos de computo
● Scanner de alta velocidad.

Para el archivo centralizado se deben utilizar cajas producidas con cartón Kraft corrugado de pared sencilla.
El cartón debe tener una resistencia, recubrimiento interior.

Las personas que realizan la labor de limpieza deben disponer de los siguientes elementos de protección
personal:

● Gafas plásticas trasparentes.

● Guantes de nitrilo
● Bata larga y puño ajustado
● Tapabocas desechables
● Alcohol antiséptico en aspersor
● Papel para la limpieza
● Detergente
● Gel antibacterial.

Procedimiento para efectuar la limpieza de las estanterías:

● retirar los documentos de la gaveta

● limpiar con toalla, bayetilla similar humedecida en alcohol.
● Esperar el tiempo prudente para asegurar el secado.
● Archivar nuevamente las carpetas en el mismo orden en que se encontraba.
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● Para limpiarse las carpetas, deberá utilizarse únicamente una bayetilla o similar seca efectuando el
proceso por la parte exterior de cada carpeta.

15.2 Clasificación y organización de las unidades documentales.

Es la forma como se encuentran ubicadas las unidades archivísticas (carpetas) en el archivo físico.

Las unidades archivísticas contienen en su interior tipos documentales. El conjunto de unidades

documentales de estructura y contenido homogéneo conforman las series documentales.

15.2.1 Numéricos.

Se usa cuando la identificación y la consulta de las carpetas se hace utilizando código o número.

Ejemplo: en la serie documental denominada “comprobante de egreso”

✔ Comprobante de egreso del 001 al 100.

✔ Comprobante de egreso del 101 al 200
✔ Comprobante de egreso del 201 al 300

15.2.2 Alfabética.

Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto y pueden ser:

Onomástico: se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanezcan abiertos
por lapsos grandes de tiempos.

Ejemplo: “Historias laborales”

⮚ ACOSTA LOPEZ Mario

⮚ CASTRO PEREZ Lorena
⮚ VILLAMIZAR ROJAS Karen.

Toponímico (o alfabético geográfico): se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de

lugares.

Ejemplo: asistencia técnica que presta una entidad por departamentos:

⮚ Amazonas
⮚ Arauca
⮚ Boyacá
⮚ Cauca.

Temático: se ordena las series documentales por el contenido.

Ejemplo:
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⮚ Actas
⮚ Estadísticas
⮚ Informes.

15.2.3Cronológica.

Se utiliza cuando la identificación y la consulta de las carpetas es la fecha.

Ejemplo: en la serie documental denominada “nomina”.

⮚ Nomina- enero 2019

⮚ Nomina -febrero 2019
⮚ Nomina- marzo 2019

15.3 clasificación y organización de series documentales

15.3.1 código.

Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series
respectivas.

Ejemplo: el codigo3.1.1.1 corresponde a la subserie documental denominada “contratos de suministros” de

la serie contratos, corresponde al área de contratación.

16. ARCHIVO CENTRAL

Es aquel donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión es el órgano
responsable de planificar, organizar, dirigir, normalizar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades
archivísticas a nivel Institucional, así como, de la administración, custodia y conservación de la documentación
proveniente de los Archivos de Gestión de cada una de las Oficinas Productoras que han sido declarados con
valor Permanente y/o de Valor temporal como Archivos de Gestión, se recomienda a la empresa RESORTES Y
PARRILLAS BONELL, crear un área de archivo central cuya consulta no es tan frecuente pero sigue teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Este archivo central se forma principalmente a partir de las transferencias de los archivos de oficinas órganos,
servicios, etc., por lo tanto, una buena coordinación entre el archivo central y el archivo de gestión sirve para
trabajar conjuntamente en la consecución de los siguientes objetivos:

o Normalizar los procedimientos de organización de los documentos en las oficinas para facilitar una
gestión rápida y eficaz.
o Establecer las transferencias de las series documentales al archivo central de forma que los
documentos se mantengan organizados y accesibles para la empresa.
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16.1 funciones del archivo central.

Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentación que le sea remitida por las diferentes áreas de la
empresa.

o Gestionar las transferencias documentales de las unidades administrativas

o Facilitar el acceso y difusión del patrimonio documental de la empresa Resortes y Parrillas Bonell.

¿Por qué son transferidos?

⮚ Porque requieren custodia.

⮚ Porque descongestionar el archivo de gestión.
⮚ Porque ayudan a simplificar los procesos de control en los documentos.

16.1.2 Formalización de la transferencia.

la transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al
histórico. Las transferencias de documentos del archivo de gestión al archivo central se nombra como
transferencia primaria y la remisión de documentos que se realiza del central al histórico de denomina como
transferencias secundarias.

Todas las áreas de la empresa resortes y parrillas bonell deberán prepararlos documentos a transferir al
archivo central cuando se tenga lista el archivo físico central establecido.

16.3 transferencia primaria.

Remisión de documentos del archivo de gestión (o de oficina) al central para su conservación precautelaría y
se trata de documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atención de
tramites.

Efectué el proceso de selección natural, es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el
expediente impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos, borradores, de los cuales exista
el original digitado, formatos, hojas en blanco, copias o fotocopias, cuyos originales se encuentren, copias de
leyes y decretos, cuando no formen parte integral del expediente).

Todo ingreso de documentos al archivo central se hará oficial mediante la entrega física de la documentación
y su registro con el formato único de inventario documental por la empresa Resortes y Parrillas Bonell.

Eliminación de material metálico:

Retire clips, ganchos de cosedora, ganchos legajadores, etc. Procurando no ocasionar deterioros de tipo físico
a la documentación, si es necesario conservar la documentación sujeta a la carpeta legajadora, solo se hará
con ganchos plástico.

Ordenación de tipos documentales:

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Los documentos se van colocando uno atrás del otro en el orden en que se van generando o recibiendo de tal
manera que el último documento recibido sea el ultimo que contenga la carpeta tenga en cuenta que cada
carpeta debe incorporarse un volumen adecuado de folios (200 máximo).

Revisión y foliación:

Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de 1 hasta la cantidad que vaya a transferís, tenga
presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo hasta 200 folios

Se deben introducir en las cajas el número de carpetas necesarios para que no queden muy sueltas o ajustadas
para evitar el deterioro de la documentación en orden consecutivo de izquierda a derecha depositar las
unidades documentales.

Las cajas de transferencias deberán identificarse y numerarse consecutivamente en un lugar visible con lápiz
sobre el rotulo que se ha diseñado para tal fin.

16.4 Transferencias secundarias.

son las transferencias que se realizan del archivo central al archivo histórico, se trata de documentos
debidamente seleccionados teniendo en cuenta el valor, científico, cultural e histórico.

Procedimientos:

Identificar las series y subseries documentales que ya han cumplido su tiempo de retención en el archivo
central y que son de conservación total. Registra las series y subseries documentales en el formato único de
inventario documental, registrando en el objeto que se trata de una transferencia secundaria.

17. ARCHIVO HISTORICO

Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

La empresa Resortes y Parrillas Bonell, ha creado documentos vitales dentro de su gestión por más de 30 años,
entre ellos su historia, sus políticas de calidad, reglamento interno de la empresa, balances generales, historias
laborales, proyectos, los cuales deben conservarse como lo establece las normas del archivo general de la
nación.
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18. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Y PRESTAMOS

Los pasos para la consulta de documentos han sido establecidos teniendo en cuenta la importancia y
restricciones que se genere en la información.

Solicitud de consulta: cada vez que otra área, entidad o persona requieran información referente a su archivo
y se indispensable retirar documentos del expediente, se diligencia el formato denominado planilla.

19. CONCERVACION TEMPORAL

Es la que se realiza en el archivo de gestión, siguiendo las directrices del archivo general de la nació para su
organización.

20. CONCERVACION TOTAL

En este proceso la conservación total se aplica a aquel documento que tiene valor permanente, es decir, los
que los tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura,
procedimientos, y políticas, de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y
trascendencia.

21. ELIMINACION

Se eliminarán aquellos documentos que han agotado su vigencia y que han perdido su valor administrativo,
legal jurídico, técnico fiscal o contable, el proceso de eliminación de documentos deberá adelantarse
conforme se encuentra establecido el procedimiento.

22. SELECCIÓN

Actividad de la disposición final, la selección puede aplicarse a documentación que haya perdido su vigencia.

La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas cuyo contenido informativo se repite o se
encuentra registrada en otras series.

La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservación total.

Verificar la ordenación correcta (numérica, cronológica o alfabética…) de los documentos.

22.1 Foliación.

La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma.

Consiste en enumerar continuamente los folios de una carpeta.

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Dentro del proceso de ordenación debe aplicarse la foliación, es parte imprescindible de la organización
archivística pues da fe de la responsabilidad de los productores de los documentos, tiene como finalidad
controlar la cantidad de documentos de una carpeta, así mismo permite la conservación e integridad de la
misma y también permite ubicar y localizar de manera puntual los documentos.

22.1.1 Identificación.

para facilitar el cotejo y organización en el archivo central es conveniente numerar las carpetas, de 1 de
acuerdo con la cantidad a trascribir.

La marcación de las carpetas se realizará sobre la solapa en el centro de la misma con los siguientes datos:

❖ Dependencia
❖ Código
❖ Serie
❖ Subserie
❖ Código
❖ Fechas del
❖ Hasta
❖ Archivo de gestión
❖ Archivo central.

22.1.2 colocar las carpetas en la caja.

Las carpetas son los expedientes que se guardaran en las cajas archivadoras de cartón de tamaño folio
normalizada para archivo, evitando dejar cajas semivacías o muy llenas.

No se debe aceptar documentación suelta ni guardara en contenedores que no sean cajas normalizadas.

22.1.3 Rotulación de las cajas.

Las cajas deben ser rotuladas es sus tapas laterales.

23. DIGITALIZACION

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video,
sonido, entre otros) que solo puede ser leída o interpretada por el computador.

23.1 criterios de la digitalización.

la digitalización de documentos en soporte papel, de archivos de gestión y central, se debe hacer para agilizar
su búsqueda en casos de consulta permanente, remota o por varios usuarios a la vez.
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al aplicar sistemas computacionales se debe ser cociente de los problemas de la tecnología para crear
estrategias que eviten la perdida de la información.

23.1.1 ventajas de la digitalización:

⮚ Velocidad y facilidad de la consulta

⮚ Distribución en red
⮚ Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado
⮚ Consulta de una misma información por varios usuarios a la vez

23.1.1 Desventajas de la digitalización.

⮚ los medios de almacenamiento digitales no han sido deseñados con una larga permanencia.
⮚ Requieren personal altamente calificado para adelantar procesos de digitalización exitosa.
⮚ El cambio de los formatos de almacenamiento puede impedir la consulta cuando no se cuenta con
las mismas herramientas usadas al ingreso.

24. INTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMATO INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL

El responsable del archivo de la oficina complementara tres copias del FORMATO INVENTARIO UNICO
DOCUMENTAL, y la tercera quedara en poder de la oficina correspondiente para su control en información
interna.

● Es el elemento que prueba el traspaso de documentación que se va a efectuar.

● Facilita el control y la localización de los documentos, tanto para el archivo central, como para el área
remitente.

●
● Este formato de inventario podrá ser diligenciado para transferencias primarias y trasferencias
secundarias.
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El formato inventario único documental, la oficina remitente hará constar los siguientes datos:

Entidad remitente y productora: debe colocarse el nombre del área responsable de la documentación que va
a trasferir (en este caso la empresa Resortes y Parrillas Bonell)

Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre del área de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora.

Oficina productora: debe colocarse el nombre de la unidad administrativa o área que produce y conserva la
documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

Objeto: se debe escribir la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias, transferencias
secundarias, valoración de fondos acumulados, inventarios individuales.

Hoja N°: se numera cada hoja del inventario consecutivamente y se registra el total de las hojas del inventario.
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Registro de entrada: se diligencia asolo para transferencias primerias y secundarias, debe consignarse en las
tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día)
en NT se anotará el número de la transferencia

Numero de orden: en esta columna se deben escribir los datos correspondientes al número consecutivo de
la unidad de conservación (carpeta).

Código: son los números de identificación de la serie a la cual corresponden el expediente que se transfiere.

Nombre de la serie, subserie o asuntos: En este caso se escribe el nombre de las series y subseries seguidas
de los nombres de las carpetas o expedientes que se transfieren.

Fechas extremas: incluyen las fechas del primer documento que dio origen al expediente y la del documento
que finalizo el trámite.

Numero de folios: se consigna el número de folios que integran el expediente transferido.

Unidad de conservación: El nombre de la unidad de conservación que contiene los documentos. Ejemplo:
carpeta, libro, legajo

Ubicación física: Número asignado de la unidad de instalación (caja), el cual se utiliza para la recuperación de
la información.

Soporte: se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación:
videos, casetes, soportes electrónicos etc.

Frecuencia de consulta: se debe citar la documentación registra un alto, medio, bajo o nada índice de
consulta, para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registro de préstamo y consulta de la oficina
responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos
acumulados.

Notas: se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.

Para la documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre
otros, se anotaran los siguientes datos faltantes, saltos por error en la numeración o repetición del número
consecutivo en diferentes documentos.
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25. TABLA DE RETENCION DOCUEMENTAL

La tabla de retención documental es un listado de series, subseries, y tipos documentales, producidos o

recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada fase de archivo.

Las T.R.D facilitan el manejo de la información, contribuyen a la racionalización de la producción documental,

garantizando la aplicación de un adecuado criterio archivístico, no solo a nivel del archivo central sino desde
el momento en que se inicia el proceso de gestión documental, sirven en los procesos administrativos,
identifican y reflejan las funciones institucionales.

Pautas para su aplicación

Con estas pautas se pretende dar herramientas mínimas indispensables para la organización del archivo total
de la Empresa Resortes y Parrillas Bonell, se sugiere recibir capacitación y asesoramientos por parte de
funcionarios del Archivo General de la Nación para llegar a la aplicación de las tablas de retención documental.

Etapas para la elaboración de T.R.D

1 compilación de la información de la empresa.

⮚ Disposiciones legales, normas relacionadas con la creación y cambios estructurales de la empresa

(decretos, acuerdos, entre otros)
⮚ Estructura interna vigente de la institución
⮚ Asignación de funciones, estructura interna de la empresa.

2 entrevista con los productores de documentos en la empresa.

⮚ Identificación y definición de unidades documentales

⮚ Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones de las áreas
⮚ Identificación de los valores primeros de la documentación.

3 análisis e interpretación de la información recolectada.

⮚ Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones de cada área.
⮚ Identificar los valores primarios de los documentos (administrativos, legales, jurídicos, contables o
fiscales).
⮚ Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales de acuerdo con los
documentos que conforman esa unidad documental.
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⮚ Establecer los tiempos de permanencia de las series y de las subseries documentales en cada uno de
los archivos, tanto de gestión, central o histórico, racionalizando la producción y garantizando la
protección del patrimonio documental de la empresa, desde el momento en que se produce el
documento hasta su disposición final.
⮚ La valoración documental se debe hacer teniendo en cuenta la frecuencia en la consulta de los
documentos.
⮚ Determinar el destino final de los documentos, ya sea para su conservación total, selección o
eliminación.
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26. CREAR UN COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

El comité de archivo es un órgano interno, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la
organización, manejo y control de los documentos.

La empresa establecerá un comité de archivo, legalizado mediante un acto administrativo correspondiente,

como un grupo asesor encargado del trabajo y toma de decisiones del archivo.

Se encargarán de asesorar la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística de

aprobar las tablas de retención documental de la empresa y enviarlas al AGN para su registro.

Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo de la
empresa.

Aprobar un plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes
riesgos.

Apoyar el diseño de los procesos de la empresa y promover ajustes que faciliten la gestión de documentos e
información, tanto en formato físico como electrónico.

Conformado por el funcionario de nivel directivo o ejecutivo de más alto nivel jerárquico, jefe o responsable
del archivo, jefe o responsable del área de sistemas y jefe de la oficina jurídica. Final sea higiénico y