BRANCH MANAGER DEVELOPMENT PROGRAM

SESI 16 : Spare Part Management

Slide 0 dari 51
 Bab 1. Pengantar

Management Spare Parts

Product Spare Parts

Non Genuine Parts

Slide 1 dari 51
 MANAGEMENT SPAREPARTS :

BISNIS BACK UP

• Sumber Pendapatan •Menunjang Unit

• Menunjang Service
• Meningkatkan
Brand Image

Slide 2 dari 51
 Product Spare part
SGP

SPARE
SGO PARTS
SGA

MERCHANDISE

Slide 3 dari 51
 Product Spare Parts

NON GENUINE PARTS

•Palsu
G – BOX
•Menggunakan Kemasan SGP
•Memakai Merk Sendiri
IMITASI •Materi dan Spesifikasi Sendiri
•Menggunakan Kemasan Sendiri

REBUILT •Rekondisi dari SGP bekas

•Asli
PARALEL IMPORT
•Importir bukan PT SIM
Slide 4 dari 51
 Product Spare Parts

KERUGIAN MEMAKAI PARTS NON GENUINE

a. Mudah rusak
b. Merusak mesin
c. Mengakibatkan kerusakan pada Parts Lain
d. Umur pakai lebih pendek
e. Menurunkan performa mesin
f. Membahayakan penggunaannya
g. Menurunkan kepercayaan Konsumen

Slide 5 dari 51
 Product Spare Parts

SUMBER PENGADAAN SGP

IMPORT •Suzuki Motor Corporation (SMC)

•Negara Lain (Afiliasi Suzuki)
•Negara Lain (Non afiliasi Suzuki)

LOKAL •In House (PT SIM)

•Local Vendor

Slide 6 dari 51
 Bab 2: Ruang Lingkup Spare Parts

•Sales & Marketing

•Inventory & Procurement

•Warehouse

•Administrasi

Slide 7 dari 51
 4 PILAR SPARE PART
MANAGEMENT

SALES &
MARKETING

INVENTORY
CONTROL

WAREHOUSE ADMINISTRATION

Slide 8 dari 51
 SALES &
MARKETING

• Meningkatkan penjualan
• Network development & area coverage
• Market information, survey & counter measure
• Customer service/ satisfaction
• Promotion

Slide 9 dari 51
 4 PILAR SPARE PART
MANAGEMENT

SALES &
MARKETING

INVENTORY
CONTROL

WAREHOUSE ADMINISTRATION

Slide 10 dari 51
 INVENTORY
CONTROL

• Manage item & information

• Forecasting
• Ordering
• Maintenance Service Ratio
• Maintenance Stock Level/Inventory Turn Over

Slide 11 dari 51
 4 PILAR SPARE PART
MANAGEMENT

SALES &
MARKETING

INVENTORY
CONTROL

WAREHOUSE ADMINISTRATION

Slide 12 dari 51
 WAREHOUSE
• Manage storage system
• Maintenance On hand stock
• Receiving Control
• Manage out-going & delivery process

Slide 13 dari 51
 4 PILAR SPARE PART
MANAGEMENT

SALES &
MARKETING

INVENTORY
CONTROL

WAREHOUSE ADMINISTRATION

Slide 14 dari 51
 ADMINISTRATION

• System, Procedure and Control

• Manage and Record Transaction
• Reporting and Information

Slide 15 dari 51
 Bab 3. Detail Activity
• Market of Spare Parts, Analisa SWOT, Menghitung Potensi Pasar,Area
SALES Coverage, Meningkatkan Penjualan, Network Development, Informasi
Pasar & Countermeasure, Customer Service

• Pengertian, Kegiatan, Klasifikasi Spare Parts, Jumlah Item Spare Parts,

INVENTORY Faktor dalam pemesanan, Order T ype, Order Processing Flow,
Inventory Turn Over,

WAREHOUSE • Mengelola Warehouse, Perhitungan Luas Warehouse, Stock Opname

Administrasi • Dealer Communication System, Fasilitas DCS, Laporan

Slide 16 dari 51
 Market of Spare Parts
KONSUMEN TIPE SUMBER
BENGKEL SPARE PARTS
BERES S BERES S

DATANG KE UMUM BERES S

BENGKEL PART SHOP
SPESIALIST BERES S
PART SHOP

BERES S
DO IT YOUR SELF SENDIRI
PART SHOP

BERES S
Fleet / ARMADA POOL PART SHOP

Slide 17 dari 51
 PARTS DISTRIBUTION

Distribution of Spare Parts

SIM

71.5% 28.5%

3S PD

28.5%
25.6% 45.9%
WORK PART
SHOP
SHOP
74.4%

CUSTOMER
Slide 18 dari 51
 Analisa SWOT
STRENGTH WEAKNESS
1. Lulus uji kualitas sesuai standar dari 1. Harga yang relatif mahal dibanding
SMC dengan Non genuine part
2. Produknya sesuai dengan yang 2. Distribusi kurang merata
terpasang di unit / kendaraan 3. Prioritas produksi masih pada supply
3. Jaminan / Garansi dari Suzuki unit.

OPPORTUNITY THREAT
1. Captive market 1. Non genuine part
2. Genuine parts Coverage yang masih 2. Paralel import parts
rendah, sekitar 30% 3. Rebuild parts
3. Meningkatkan pelanggan datang ke
authorized bengkel BERES S
4. Meningkatkan brand image

Slide 19 dari 51
 SALES -
Menghitung Potensi Pasar
Kebutuhan rata-rata satu unit kendaraan dalam setahun untuk konsumsi
sparepart adalah :
Mobil : Rp. 1000.000/ thn
(Actual 2013 = Rp. 839.714/ thn)

Kebutuhan
Peluang Unit
rata2
Penjualan populasi di
spareparts /
(Potensi Pasar) wilayah tsb
unit/ tahun

POPULASI adalah Jumlah unit terjual dalam 8 tahun terakhir

Slide 20 dari 51
 SALES -
Area Coverage

- Wajib memonitor ketersediaan SGP di

wilayahnya masing-masing

- Memperluas Jaringan Pemasaran di wilayah

yang menjadi tanggung jawab Dealer

Slide 21 dari 51
 SALES
Meningkatkan Penjualan

Promosi & Publikasi Kegiatan penjualan :

• Meningkatkan • Service campaign

awareness konsumen • Program insentif ke
terhadap SGP partshop
• Pemasangan material
promosi SGP

Slide 22 dari 51
 SALES
Network Development

• Meningkatkan kualitas jaringan :

– Service Ratio bagus/ ketersediaan parts
merata
– Stock Level di jaringan sehat
– Meningkatkan product knowledge SDM
jaringan
– Memberikan training spare parts
management

Slide 23 dari 51
 SALES
Informasi Pasar & counter measure

• Mencari informasi pasar tentang SGP

dan pesaingnya
• Mengusulkan dan melakukan aktivitas
counter measure, untuk merebut
pangsa pasar

Slide 24 dari 51
 SALES
Customer Service

• Pelayanan ke konsumen dan

jaringan tepat dan cepat
– Lead time proses cepat
– Pro aktif mengatasi masalah Back
Order kepada konsumen/ jaringan
• Pelayanan dengan kesungguhan
dan sepenuh hati

Slide 25 dari 51
 Pengertian Back Order

Item Spare Parts yang tidak bisa

dipenuhi atau tidak bisa di supply,
dari order konsumen / jaringan
dimana konsumen / jaringan tersebut
masih bersedia menunggu sampai
mendapatkan parts yang dimaksud

Slide 26 dari 51
 INVENTORY
Pengertian
• SISTEM PENGENDALIAN DAN PENGATURAN PERSEDIAAN SPARE
PARTS BERDASARKAN KOMBINASI ANTARA PERMINTAAN DAN
1 PENJUALAN

• MENYEDIAKAN PARTS SESUAI KEBUTUHAN

2

• MENJAGA STOCK LEVEL YANG EFISIEN

3

Slide 27 dari 51
 INVENTORY
Kegiatan
Mengatur item yang tersedia dan
mengetahui informasi untuk setiap item

Mempunyai sistem, perkiraan yang baik

untuk order

Membuat Order

Slide 28 dari 51
 Klasifikasi Spare Parts

Pengadaan parts ditentukan oleh :

- Jumlah permintaan
- Frekuensi Permintaan

Berdasarkan kedua hal tersebut, sparepart dikategorikan

menjadi :
• Fast Moving Parts
• Slow Moving Parts
• Dead Moving Parts

Slide 29 dari 51
 Konsep Moving Code
MOVING
FREKUENSI
CODE

0 = New Part Belum berumur 6 bulan dihitung sejak tanggal create

1 = Very Fast 6x
2 = Fast 5x
3 = Medium 3-4x
4 = Slow 1-2x
5 = Dead 0x
Dihitung berdasarkan frekuensi penjualan dalam 6 bulan terakhir

Komposisi Stock yang ideal adalah jika Jumlah Stock item

Moving Code 4 & 5 tidak melebihi 20% dari total stock yang ada.
Slide 30 dari 51
 INVENTORY
Klasifikasi Spare Parts
Mov.
Klasifikasi 1 2 3 4 5 6
Code
0 New Parts - - - - - -
1 Very Fast Moving X X X X X X

2 Fast Moving X X X X 0 X
3 Medium Moving X 0 0 X 0 X
4 Slow Moving X 0 X 0 0 0
5 Dead Moving 0 0 0 0 0 0

Komposisi Stock yang ideal adalah jika Jumlah Stock item

Moving Code 4 & 5 tidak melebihi 20% dari total stock yang ada

Slide 31 dari 51
 INVENTORY
Jumlah Item Spare Parts
Roda 4 Best Sales Item
48.350 item 400
(80% nilai penjualan)

Best Sales Item

Roda 2
400
21.275 item (80% nilai penjualan)

Slide 32 dari 51
 INVENTORY
Faktor Dalam Pemesanan

Demand Lead Time Order Cycle Safety Stock

Forecast • Waktu dibutuhkan • Waktu dari pesanan ke • Stok yang dibutuhkan
mulai cek stok, pesanan berikutnya untuk pengamanan,
• Perkiraan penjualan Ditentukan oleh Lead
order sampai barang Frekuensi makin sering
memakai data rata - time dan fluktuasi
diterima. menurunkan stok level.
rata 6 bulan. demand

Suggestion Order (SUGGOR) =

Maximum Stock - Stock yang ada + Hutang ke pembeli
[Demand Forecast x (Lead Time + Order Cycle + Safety Stock)]
– (On Hand + On Order - Stock Alokasi) + Back Order

Slide 33 dari 51
 INVENTORY
Contoh SUGGOR
Demand per 6 bulan = 270 pcs
Demand per hari = 1.5 pcs
(270 pcs /6 bulan / 30 hari) SUGGESTION ORDER

Safety Stock = 15 hari = (1.5 x (2 + 7 + 15)) – 5+10

Lead Time = 2 hari = (1.5 x 24) – 5 +10
Order Cycle = 7 hari = 36 + 5
= 41 pcs
Stock di dealer = 5 pcs

Back Order = 10 pcs

Slide 34 dari 51

REGULAR ORDER
• Daily Order :
• Dilakukan secara harian
dengan disiplin,
• Untuk item Fast Moving
• Weekly Order :
• Dilakukan secara mingguan
dengan disiplin
• Untuk item Medium dan Slow
Moving
Slide 35 dari 51
INVENTORY
ORDER TYPE
EMERGENCY ORDER
• Warranty :
Sparepart untuk kendaraan
yang masih dalam masa
warranty, dan tidak ada stock di
dealer
• V.O.R. (Vehicle off the Road) :
untuk kendaraan yang tidak
dapat dipergunakan karena
kerusakan dan membutuhkan
spare parts yang stocknya tidak
ada di Dealer.
 ORDER PROCESSING FLOW

DEALER SALES ADMIN WAREHOUSE DELIVERY EXPEDITION

ORDER IN COMPUTER PICKING

UPLOAD TICKET
By DCS

ORDER IN
DOWNLOAD ALLOCATIO PICKING
By e-mail
N PROCESS

PRINTING CHECKING
PROCESS

CARGO DELIVERY
PACKING
READY
RECEIVE

Slide 36 dari 51
 SERVICE RATIO : SUPPLY / DEMAND

ITEM QUANTITY NILAI

Slide 37 dari 51
 CONTOH PERHITUNGAN SERVICE RATIO :
A B C D E TOTAL
DEMAND
QUANTITY 10 200 50 2 20 282
HARGA SATUAN 1,000,000 20,000 100,000 2,000,000 50,000 -
TOTAL HARGA 10,000,000 4,000,000 5,000,000 4,000,000 1,000,000 24,000,000
-
SUPPLY
QUANTITY 5 200 25 - 15 245
TOTAL HARGA 5,000,000 4,000,000 2,500,000 - 750,000 12,250,000

SERVICE RATIO :
ITEM : 4/5 = 80.0 %
QUANTITY : 245/282 = 87.0 %
NILAI : 12.250.000 / 24.000.000 = 51.0%

Slide 38 dari 51
 INVENTORY TURN OVER

Perbandingan Jumlah Stock akhir terhadap

rata-rata penjualan per bulan
(dalam 6 bulan terakhir)

ITO digunakan sebagai indikator kesehatan

stock Warehouse, dikaitkan dengan nilai
investasi (modal) dan Cash flow.

Slide 39 dari 51
 Standarisasi & perhitungan ITO

SALES 2013
STOK AKHIR DECEMBER 2013 = 220 (Juta)
JULI 170 Juta RATA-RATA PENJUALAN PERBULAN = 1,070 (Juta) / 6 BULAN = 178.3 Juta

AGUSTUS 180 Juta

ITO = 220 Juta
SEPTEMBER 175 Juta 178.3 Juta
OKTOBER 185 Juta = 1.2 bulan

NOVEMBER 190 Juta

DESEMBER 170 Juta

NOTE :
JUMLAH 1,070 Juta Ideal ITO untuk luar Jawa : 2
Untuk JABODETABEK maximum = 1

Slide 40 dari 51
 Mengelola Warehouse Spareparts
Aturan Dasar

A. Proses Penerimaan dan Pengiriman

ALUR PROSES PENERIMAAN :

UNLOADING UNPACKING RECEIVING STOCKING

ALUR PROSES PENGIRIMAN :

PICKING CHECKING PACKING SHIPPING

Slide 41 dari 51
 B • Fast moving & Bulky ditaruh di depan.
Cara kerja • Slow moving dan small item di belakang.
Operator yang • Barang berat dibawah dan barang ringan
diatas.
Efisien & Aman

C • Mulai ambil barang yang kecil dan ringan

Cara Picking dulu akhiri dengan barang berat dan
bulky.
yang Sistematis
Slide 42 dari 51
 Faktor Pengelolaan Warehouse
Data yang diperlukan
• Volume Order yang dilayani.
• Frekuensi pemesanan dan
penerimaan barang dari
vendor.
• Jumlah jenis barang akan
disimpan dan cara
distribusinya.
• Peralatan yang diperlukan,
• Jumlah rak diperlukan.
• Jumlah Tenaga kerja yang
dibutuhkan.
• Software ( Data management )
Slide 43 dari 51
Poin penting pengelolaan
Warehouse
• Menggunakan standard rak PT
SIM (Semua jenis suku cadang
punya lokasi yang jelas,
• Suku cadang tidak ditaruh di
lantai ( tanpa identitas jelas )
• Penataan Bin box dalam
shelving harus berurut.
• Ruangan 20 % untuk
pembongkaran.
pengemasan,pengiriman.
• Dilengkapi Penerangan yang
cukup dan Kebersihan terjaga.
 Perhitungan Luas Warehouse

Luas Warehouse (m2) = Target Penjualan per bulan x Target ITO

Nilai Stock/m2

Tabel Nilai
Rak tinggi 4 meter Rak tinggi 2 meter
stock/m2

2W Rp. 8.000.000 Rp. 5.000.000

Note : ITO = Inventory Turn Over

Slide 44 dari 51
 STOCK OPNAME
Perhitungan barang pada awal dan
atau akhir periode yang ditentukan.
Fungsinya untuk mengetahui jumlah
persediaan akhir dan jumlah selisih
dari total nilai stock.

Idealnya dilakukan satu kali

dalam satu tahun dan wajib
dilakukan.

Slide 45 dari 51
 ADMINISTRASI
Dealer Communication System

Aplikasi yang dirancang untuk mempercepat proses pertukaran

informasi baik sesama Dealer maupun antara Dealer dan PT. Suzuki
Indomobil Motor

Aplikasi ini bisa diakses melalui jaringan internet melalui alamat

web berikut :
http://dcs.suzuki.co.id/edcs
http://222.124.146.237:7777/edcs
http://118.97.68.21/edcs

Slide 46 dari 51
 ADMINISTRASI
Fasilitas dari DCS

Inquiry
•Proses Order
•Back Order
Upload Data File : •Sales Confirmation
Order •Faktur Pajak
•Available Stock
•Harga
Download Data File : •Parts Subtitusi
Bulletin & Perubahan Harga •Model

Slide 47 dari 51
 ADMINISTRASI
LAPORAN

Laporan • Laporan Penjualan

Harian • Laporan Stock : Back order, ITO

• Laporan Penjualan
Laporan • Laporan Stock Total : Service Ratio, Back Order, ITO.
• Analisa Stock per Moving Code
Bulanan • Analisa Stock Per ABC Class
• Laporan Penjualan Terbaik

LAPORAN BULANAN DILAPORKAN KE PT SIM OLEH BRANCH MANAGER !!!

Slide 48 dari 51
 Hal hal perlu diperhatikan

Faktor faktor mendorong margin dealer turun :

a. Diskon yang berbeda dari ketentuan dari PT SIM
b. E/O ( Emergency order )  margin yang diterima lebih
rendah
c. LP ( Local Purchase )
d. Beban akibat tingginya nilai Dead Stock

Slide 49 dari 51
Slide 50 dari 51
 TERIMA KASIH

Slide 51 dari 51