SGF-04. REGISTRO DE ACCIÓN DE MEJORA Enero 2019.

V01

Identificación de Hallazgo
Detectada por: José Eladio Pérez M. Cargo: Auditor Interno
Entidad: Independiente Fecha: Sep/2019
Proceso por el cual se detecta: Auditoría Interna
Proceso afectado: Sistemas de Gestión Responsable del Proceso: Daly Peñalosa

Requisito / Norma Numeral NCP NCR OM Hallazgo

5.3,5.3,4.4.1 ROLES, No se evidencia entrega y socialización del manual de funciones del
colaborador Yuly Alejandra Soto, Aux HSEQ, Del mismo modo no se
RESPONSABILIDADES Y
X evidencia firma por parte del coordinador de talento Humano en la entrega de
AUDITORIAS EN LA manual de funciones del trabajador Jairo Avella. Conforme al Numeral en
ORGANIZACIÓN mención

6,1,2 Aspectos ambientales, No se evidencia en la matriz de aspectos e impactos ambientales la

4,3,1 identificacion de generación de elementos de botiquín vencidos; No se consideran los peligros
físicos por quemaduras para servicios generales por contacto en superficies
peligros, valoracion de riesgo
X calientes
y determinacion de No se evidencia Actualización de programa de trabajo en alturas, igualmente
controles.2,2,4,6,15. dec no es posible verificar prácticas de formación (Simulacros) Para trabajo en
1072-2015 alturas en el último año.

4,6 OHSAS 18001. Revision No se evidencia dentro de las entradas de la revisión gerencial
seguimiento a las políticas, análisis estadístico de accidentalidad,
por la direccion 2,2,4,6,31 X análisis estadístico de enfermedades laborales, revisión del plan de
dec 1072-2015 trabajo Anual.

4,4,5 OHSAS 18001, control No se evidencia dentro del control de documentos el registro de las
de documentos 7,5,3 ISO licencias ambientales asociadas a lavaderos, como tampoco el
X diagnostico de condiciones de salud, batería de riesgo psicosocial,
14001 control d ela
informacion documentada estudios de higiene.
NCP = No conformidad Potencial, NCR = No Conformidad Real, OM = Oportunidad de Mejora

Tratamiento del Hallazgo (Sólo para producto / servicio no conforme)

Proyecto: Cliente:
Aceptar bajo
Tratamiento: Reprocesar Eliminar Reclasificar
condiciones
Detalles del Tratamiento Inmediato:

Análisis de Causas
Factor Causa Sub Causa (por qué?) Consecuencia (Problema)

H1. Fallas en el control de documentos y

H1. Documentos fuera de las carpetas H1. Retraso en archivo de registros en
registros
carpetas

Métodos / Seguimiento a hojas de vida y actualizacion

Falla en control documental Fallas en la actualizacion de la informacion.
Procedimientos en perfiles.

Falta de actualizacion en Hoja de vida con

no se realiza seguimiento documental procesos academicos actualizados en los Fallas documentales
empleados.

Infraestructura No Aplica No Aplica No Aplica

Personal No Aplica No Aplica No Aplica
Factores Externos No Aplica No Aplica No Aplica

Página 1 de 8
SGF-04. REGISTRO DE ACCIÓN DE MEJORA Enero 2019. V01

Plan de Acción (Para eliminar las causas identificadas)

Tipo Actividades Fecha Límite Responsable Quien Revisa Fecha Revisión
Revisar cumplimiento de requisitos de registros Coord. Talento
P1. Oct-19
del personal al finalizar el proceso de vinculación Humano
Plan de Acción (Para eliminar las causas identificadas)
Tipo Actividades Fecha Límite Responsable Quien Revisa Fecha Revisión
Realizar registro de revisión de documentación
Coord. Talento
H1. siempres que se realice un proceso relacionado Oct-19 Coord. HSEQ 10/1/2019
Humano
con el personal
Revisar registros de verificación de información Coord. Talento
Oct-19 Coord. HSEQ 10/1/2019
del personal Humano
Revisión de matrices de gestión de riesgos e
Oct-19 Coord. HSEQ Coord. HSEQ 10/1/2019
impactos ambientales
P = Actividade de Planeación, H = Actividad de Hacer, V = Actividad de Verificación, A = Actividad de Mejora

Identificación de Riesgos e Impactos Asociados

Tipo Actividad Peligro / Aspecto Riesgo / Impacto Medidas de Control
Control de registros en historias
H1 No Aplica No Aplica No Aplica
laborales

Evidencias
Antes Durante Después
No Aplica No Aplica No Aplica

Cierre del Hallazgo

El Hallazgo se soluciona con las acciones propuestas? Si No
Se genera nuevas acciones de mejora? Si No
Evidencias Objetivas:

Modo de Verificación:

Quien Aprueba: Cargo:

Fecha Aprobación: Firma:

Página 2 de 8
SGF-04. REGISTRO DE ACCIÓN DE MEJORA Enero 2019. V01

Identificación de Hallazgo
Detectada por: José Eladio Pérez M. Cargo: Auditor Interno
Entidad: Independiente Fecha: Sep/2019
Proceso por el cual se detecta: Auditoría Interna
Proceso afectado: Sistemas de Gestión Responsable del Proceso: Daly Peñalosa

Requisito / Norma Numeral NCP NCR OM Hallazgo

5.3,5.3,4.4.1 ROLES, No se evidencia entrega y socialización del manual de funciones del
colaborador Yuly Alejandra Soto, Aux HSEQ, Del mismo modo no se
RESPONSABILIDADES Y
X evidencia firma por parte del coordinador de talento Humano en la entrega de
AUDITORIAS EN LA manual de funciones del trabajador Jairo Avella. Conforme al Numeral en
ORGANIZACIÓN mención

6,1,2 Aspectos ambientales, No se evidencia en la matriz de aspectos e impactos ambientales la

4,3,1 identificacion de generación de elementos de botiquín vencidos; No se consideran los peligros
físicos por quemaduras para servicios generales por contacto en superficies
peligros, valoracion de riesgo
X calientes
y determinacion de No se evidencia Actualización de programa de trabajo en alturas, igualmente
controles.2,2,4,6,15. dec no es posible verificar prácticas de formación (Simulacros) Para trabajo en
1072-2015 alturas en el último año.

4,6 OHSAS 18001. Revision No se evidencia dentro de las entradas de la revisión gerencial
seguimiento a las políticas, análisis estadístico de accidentalidad,
por la direccion 2,2,4,6,31 X análisis estadístico de enfermedades laborales, revisión del plan de
dec 1072-2015 trabajo Anual.

4,4,5 OHSAS 18001, control No se evidencia dentro del control de documentos el registro de las
de documentos 7,5,3 ISO licencias ambientales asociadas a lavaderos, como tampoco el
X diagnostico de condiciones de salud, batería de riesgo psicosocial,
14001 control d ela
informacion documentada estudios de higiene.
NCP = No conformidad Potencial, NCR = No Conformidad Real, OM = Oportunidad de Mejora

Tratamiento del Hallazgo (Sólo para producto / servicio no conforme)

Proyecto: Cliente:
Aceptar bajo
Tratamiento: Reprocesar Eliminar Reclasificar
condiciones
Detalles del Tratamiento Inmediato:

Análisis de Causas
Factor Causa Sub Causa (por qué?) Consecuencia (Problema)

Métodos / Actualizacion de matriz de riesgo e impacto

H2. Fallas en el procedimiento de Gestión
Procedimientos ambiental
de Riesgos e Impactos Ambientales
H2. Riesgos e Impactos ambientales no
controlados
Actualizacion de la matriz con el clico de
Falta de control, seguimiento a informacion
vida

Infraestructura No Aplica No Aplica No Aplica

Personal No Aplica No Aplica No Aplica
Factores Externos No Aplica No Aplica No Aplica

Plan de Acción (Para eliminar las causas identificadas)

Tipo Actividades Fecha Límite Responsable Quien Revisa Fecha Revisión

Página 3 de 8
SGF-04. REGISTRO DE ACCIÓN DE MEJORA Enero 2019. V01

Revisar cumplimiento estipulado en el

P1. procediminto para generar actualizaciones y Oct de 2019 Coord.HSEQ Coord.HSEQ 10/1/2019
mejoras en los aspecots ambientales.

Plan de Acción (Para eliminar las causas identificadas)

Tipo Actividades Fecha Límite Responsable Quien Revisa Fecha Revisión
Revisión de matrices de gestión de riesgos e
P2.1. Junio de 2019 Coord. HSEQ
impactos ambientales
P2.2. Programar Simulacro de Trabajo en Alturas Junio de 2019 Coord. HSEQ
Realizar ajustes a las matrices de gestión de
H2.1. Junio de 2020 Coord. HSEQ
riesgos e impactos ambientales
Revisar cumplimiento de requisitos de ajustes a
V2.1 las matrices de gestión de riesgos e impactos Junio de 2019 Coord. HSEQ
ambientales
P = Actividade de Planeación, H = Actividad de Hacer, V = Actividad de Verificación, A = Actividad de Mejora

Identificación de Riesgos e Impactos Asociados

Tipo Actividad Peligro / Aspecto Riesgo / Impacto Medidas de Control
Ajustes a Matrices de Gestión de
H2.1 No Aplica No Aplica No Aplica
Riesgos e Impactos Ambientales
Debe ser dirigido por una
persona competente
Condiciones de trabajo.
H2.2 Programa de Trabajo en Alturas Caidas, Lesiones personales (Coordinador de Trabajo en
Trabajo en alturas
alturas certificado y con
experiencia)

Evidencias
Antes Durante Después
No Aplica No Aplica No Aplica

Cierre del Hallazgo

El Hallazgo se soluciona con las acciones propuestas? Si No
Se genera nuevas acciones de mejora? Si No
Evidencias Objetivas:

Modo de Verificación:

Quien Aprueba: Cargo:

Fecha Aprobación: Firma:

Página 4 de 8
SGF-04. REGISTRO DE ACCIÓN DE MEJORA Enero 2019. V01

Identificación de Hallazgo
Detectada por: José Eladio Pérez M. Cargo: Auditor Interno
Entidad: Independiente Fecha: Sep/2019
Proceso por el cual se detecta: Auditoría Interna
Proceso afectado: Sistemas de Gestión Responsable del Proceso: Daly Peñalosa

Requisito / Norma Numeral NCP NCR OM Hallazgo

5.3,5.3,4.4.1 ROLES, No se evidencia entrega y socialización del manual de funciones del
colaborador Yuly Alejandra Soto, Aux HSEQ, Del mismo modo no se
RESPONSABILIDADES Y
X evidencia firma por parte del coordinador de talento Humano en la entrega de
AUDITORIAS EN LA manual de funciones del trabajador Jairo Avella. Conforme al Numeral en
ORGANIZACIÓN mención

6,1,2 Aspectos ambientales, No se evidencia en la matriz de aspectos e impactos ambientales la

4,3,1 identificacion de generación de elementos de botiquín vencidos; No se consideran los peligros
físicos por quemaduras para servicios generales por contacto en superficies
peligros, valoracion de riesgo
X calientes
y determinacion de No se evidencia Actualización de programa de trabajo en alturas, igualmente
controles.2,2,4,6,15. dec no es posible verificar prácticas de formación (Simulacros) Para trabajo en
1072-2015 alturas en el último año.

4,6 OHSAS 18001. Revision No se evidencia dentro de las entradas de la revisión gerencial
seguimiento a las políticas, análisis estadístico de accidentalidad,
por la direccion 2,2,4,6,31 X análisis estadístico de enfermedades laborales, revisión del plan de
dec 1072-2015 trabajo Anual.

4,4,5 OHSAS 18001, control No se evidencia dentro del control de documentos el registro de las
de documentos 7,5,3 ISO licencias ambientales asociadas a lavaderos, como tampoco el
X diagnostico de condiciones de salud, batería de riesgo psicosocial,
14001 control d ela
informacion documentada estudios de higiene.
NCP = No conformidad Potencial, NCR = No Conformidad Real, OM = Oportunidad de Mejora

Tratamiento del Hallazgo (Sólo para producto / servicio no conforme)

Proyecto: Cliente:
Aceptar bajo
Tratamiento: Reprocesar Eliminar Reclasificar
condiciones
Detalles del Tratamiento Inmediato:

Análisis de Causas
Factor Causa Sub Causa (por qué?) Consecuencia (Problema)
H3. Ausencia de instructivo para revisión
H3. Ausencia de temas requeridos a tratar
gerencial H3. Temas importantes sin revisar por la
en la Revisón Gerencial.
H4. Fallas en la identificación de gerencia
H4. Actualización de la documentación del
información documentada en el nuevo H4. Información documentada sin controlar
Sistema de Gestión.
sistema de gestión
Infraestructura No Aplica No Aplica No Aplica
Personal No Aplica No Aplica No Aplica
Factores Externos No Aplica No Aplica No Aplica

Plan de Acción (Para eliminar las causas identificadas)

Tipo Actividades Fecha Límite Responsable Quien Revisa Fecha Revisión
Revisar los requisitos requeridos para realizar
P1. revisio gerencial y incluirlos en el documento de Oct-19 Coord. HSEQ Coord. HSEQ
revision gerencial.

Página 5 de 8
SGF-04. REGISTRO DE ACCIÓN DE MEJORA Enero 2019. V01

Plan de Acción (Para eliminar las causas identificadas)

Tipo Actividades Fecha Límite Responsable Quien Revisa Fecha Revisión
Elaborar formato para Revisión por la Gerencia
P3. Oct de 2019 Coord. HSEQ Coord. HSEQ Oct de 2019
del Sistema de Gestión Integral
Realizar revisión gerencial del Sistema de
H3. Oct de 2019 Coord. HSEQ Coord. HSEQ Oct de 2019
Gestión Integral utilizando el formato establecido
Verificar el cumplimiento de requisitos de revisión
V3. Oct de 2019 Coord. HSEQ Coord. HSEQ Oct de 2019
gerencial de acuerdo a las normas que aplique
Revisar registros que faltan por controlar en el
P4. Oct de 2019 Coord. HSEQ Coord. HSEQ Oct de 2019
Listado Maestro de Información Documentada
Incluir los registros externos faltantes en el
H4. Oct de 2019 Coord. HSEQ Coord. HSEQ Oct de 2019
Listado Maestro de Información Documentada
Revisar cumplimiento de requisitos de
V4. información incluida en el Listado Maestro de Oct de 2019 Coord. HSEQ Coord. HSEQ Oct de 2019
Información Documentada
P = Actividade de Planeación, H = Actividad de Hacer, V = Actividad de Verificación, A = Actividad de Mejora

Identificación de Riesgos e Impactos Asociados

Tipo Actividad Peligro / Aspecto Riesgo / Impacto Medidas de Control
H3 Ajuste a Revisión Gerencial No Aplica No Aplica No Aplica

Evidencias
Antes Durante Después
No Aplica No Aplica No Aplica

Cierre del Hallazgo

El Hallazgo se soluciona con las acciones propuestas? Si No
Se genera nuevas acciones de mejora? Si No
Evidencias Objetivas:

Modo de Verificación:

Quien Aprueba: Cargo:

Fecha Aprobación: Firma:

Página 6 de 8
SGF-04. REGISTRO DE ACCIÓN DE MEJORA Enero 2019. V01

Identificación de Hallazgo
Detectada por: José Eladio Pérez M. Cargo: Auditor Interno
Entidad: Independiente Fecha: Sep/2019
Proceso por el cual se detecta: Auditoría Interna
Proceso afectado: Sistemas de Gestión Responsable del Proceso: Daly Peñalosa

Requisito / Norma Numeral NCP NCR OM Hallazgo

5.3,5.3,4.4.1 ROLES, No se evidencia entrega y socialización del manual de funciones del
colaborador Yuly Alejandra Soto, Aux HSEQ, Del mismo modo no se
RESPONSABILIDADES Y
X evidencia firma por parte del coordinador de talento Humano en la entrega de
AUDITORIAS EN LA manual de funciones del trabajador Jairo Avella. Conforme al Numeral en
ORGANIZACIÓN mención

6,1,2 Aspectos ambientales, No se evidencia en la matriz de aspectos e impactos ambientales la

4,3,1 identificacion de generación de elementos de botiquín vencidos; No se consideran los peligros
físicos por quemaduras para servicios generales por contacto en superficies
peligros, valoracion de riesgo
X calientes
y determinacion de No se evidencia Actualización de programa de trabajo en alturas, igualmente
controles.2,2,4,6,15. dec no es posible verificar prácticas de formación (Simulacros) Para trabajo en
1072-2015 alturas en el último año.

4,6 OHSAS 18001. Revision No se evidencia dentro de las entradas de la revisión gerencial
seguimiento a las políticas, análisis estadístico de accidentalidad,
por la direccion 2,2,4,6,31 X análisis estadístico de enfermedades laborales, revisión del plan de
dec 1072-2015 trabajo Anual.

4,4,5 OHSAS 18001, control No se evidencia dentro del control de documentos el registro de las
de documentos 7,5,3 ISO licencias ambientales asociadas a lavaderos, como tampoco el
X diagnostico de condiciones de salud, batería de riesgo psicosocial,
14001 control d ela
informacion documentada estudios de higiene.
NCP = No conformidad Potencial, NCR = No Conformidad Real, OM = Oportunidad de Mejora

Tratamiento del Hallazgo (Sólo para producto / servicio no conforme)

Proyecto: Cliente:
Aceptar bajo
Tratamiento: Reprocesar Eliminar Reclasificar
condiciones
Detalles del Tratamiento Inmediato:

Análisis de Causas
Factor Causa Sub Causa (por qué?) Consecuencia (Problema)

Ausencia en los registros de proveeedores.

Métodos / Falta de seguimiento y control en los
Seguimiento a diagnosticos de salud, Fallas en los seguimientos a los procesos
Procedimientos programas de vigilancia epidemiologica.
bateria psicosocial.

Falta de actualizacion a proveedores de No se realiza seguimiento en los

falta de coltrol documental
lavaderos de vehiculos. documentos

Infraestructura No Aplica No Aplica No Aplica

Personal No Aplica No Aplica No Aplica
Factores Externos No Aplica No Aplica No Aplica

Plan de Acción (Para eliminar las causas identificadas)

Tipo Actividades Fecha Límite Responsable Quien Revisa Fecha Revisión
Realizar los repestivos diagnosticos con una
P1. Sep de 2019 Coord. Hseq Coord. Hseq Sep.2019
cobertura total de los empleados de la empresa.

Página 7 de 8
SGF-04. REGISTRO DE ACCIÓN DE MEJORA Enero 2019. V01

Seguimiento y actualizacion en proveedor de

Sep-19 Coord. Hseq Coord. Hseq Sep. 2019
lavado de vehiculos

Plan de Acción (Para eliminar las causas identificadas)

Tipo Actividades Fecha Límite Responsable Quien Revisa Fecha Revisión
solicitar diagnostico de salud a IPS que relaiza
Oct-19 Coord. HSEQ Coord. HSEQ 10/1/2019
examenes ocupacionales.

Aplicar bateria de riesgo psicosocial, y seguir

Oct-19 Coord. HSEQ Coord. HSEQ 10/1/2019
recomendaciones
P = Actividade de Planeación, H = Actividad de Hacer, V = Actividad de Verificación, A = Actividad de Mejora

Identificación de Riesgos e Impactos Asociados

Tipo Actividad Peligro / Aspecto Riesgo / Impacto Medidas de Control
se solicito diagnostico de salud, se
realizo seguimiento a las
H1 No Aplica No Aplica No Aplica
recomendaciones hecha por el
profesional de salud.

se actualizo documentos a proveedor,

H2.1 No Aplica No Aplica No Aplica
de lavado de vehiculos.

Evidencias
Antes Durante Después
No Aplica No Aplica No Aplica

Cierre del Hallazgo

El Hallazgo se soluciona con las acciones propuestas? Si No
Se genera nuevas acciones de mejora? Si No
Evidencias Objetivas:

Modo de Verificación:

Quien Aprueba: Cargo:

Fecha Aprobación: Firma:

Página 8 de 8