Manual de Usuario

Alfresco
 Introducción
Las entidades tanto públicas, como privadas manejan grandes cantidades de información, que
es difícil mantener ordenada y clasificada de acuerdo a su importancia, así como otros tipos de
documentos importantes como fotos o audios, es por eso, que para gestionar el almacenamiento
de estos archivos se pueden usar varios tipos de plataformas como: La nube (Google Drive,
Dropbox, etc) sin embargo en esta ocasión usaremos el Sistema de gestión documental Alfresco
Community.

¿Por qué usar Alfresco?

● Mayor productividad: al tener toda la documentación en un solo repositorio es más fácil
encontrar y recuperar la información, agilizando las tareas dentro del Instituto.
● Ahorro de costes: reducción de consumo de papel, consumibles de impresión y
eliminación de otros servicios, ya que Alfresco Community tiene su versión gratuita.
● Estandarización de procesos: con la definición de flujos y unificando procedimientos, esto
permite poder cuantificar los resultados de dichas tareas, logrando así incrementar los
procesos electrónicos.
● Movilidad: su acceso puede ser desde un navegador web o desde su móvil, para poder
adaptarse y cumplir con las necesidades del Instituto.
● Preservación de documentos: poder consultar documentos sin el riesgo del deterioro o
pérdida del mismo.

¿Qué es Alfresco?
Es un sistema de administración de contenidos de código fuente libre, desarrollado en Java,
basado en estándares abiertos y de escala empresarial para sistemas operativos tipo Windows,
Unix Solaris y algunas versiones de Linux.

Es un conjunto de programas utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o

imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel.
Por lo tanto, Alfresco es un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) de código abierto
que administra todo el contenido dentro de una empresa y proporciona los servicios y controles
que administran este contenido.

UTIC - ISTA
¿Como Ingresar a Alfresco?
Para ingresar al sistema de gestión documental en el ISTA tenemos que ingresar a la siguiente
dirección en nuestro navegador: ”documentos.tecazuay.edu.ec”

A continuación, se despliega la pantalla de Login para ingresar al Sistema, ingresamos el

usuario y password proporcionados y clic en “Registrarse”

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¿Cómo usar Alfresco?

Inicio
Interfaz del Panel Inicio
Interfaz compuesta por dashlets (módulo o mini aplicación en Alfresco que permite obtener
información sobre las cosas de interés para el usuario y para los miembros de sitio.)

Esta interfaz contiene los siguientes dashlets:

1. Mis Sitios
2. Mis Actividades
3. Mis Tareas
4. Mis Documentos.

Mis Sitios:

En este panel se desplegará lista de acceso rápido todos los

sitios del que es miembro el usuario.

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Mis Actividades:

Parecido al historial de un
navegador pues indica las
actividades más recientes
de los sitios al que el
usuario pertenece.

Podemos filtrar la información de acuerdo a lo que necesitemos por ejemplo podemos revisar
la información de los últimos 7 días.

Mis tareas:

Indica las tareas que se deben completar, debido a esto permite

acceso a la edición y visualización de dichas tareas.

Mis Documentos:

Permite ver los

documentos de manera
rápida. Tiene tres maneras
de ordenar los
documentos:

● Que he modificado recientemente

● Que estoy editando
● Mis Favoritos

Biblioteca de Ficheros

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Esta es una zona de trabajo privada para el usuario. Los documentos y carpetas en esa zona son
solo accesibles por el propio usuario.

- Al hacerle clic nos va a dirigir directo a nuestra zona de trabajo donde van a estar dos
paneles la de Documentos y Mis ficheros.

Documentos

En este panel los miembros del sitio podrán ver el trabajo realizado por otros miembros. Toda la
actividad realizada en la biblioteca se muestra en este como:

- Los documentos que nosotros estamos editando.

- Documentos que otros usuarios están editando.

- Documentos modificados recientemente.

- Documentos señalados como Favoritos.

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Mis Ficheros

Esta es una de las herramientas claves de un sitio, desde este apartado se gestionan todos los
documentos, así también donde los usuarios pueden crearlos y subirlos.

Crear Contenido:

Para la creación de documentos, carpetas, etc., podemos realizarlo de varias maneras entre ellas
tenemos:

1) Dando clic la barra CREAR, donde se nos va a desplegar una lista de opciones en la cual
podemos crear documentos solos o carpetas.

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 2) Para facilitar la carga de contenido es posible arrastrar y soltar documentos y carpetas
dentro del sitio.

3) Dando clic en las siguientes opciones:

Previsualización de contenido

Al momento de seleccionar el archivo se mostrará una previsualización del mismo, así como
también se mostrará una lista de propiedades del archivo.

Sino se consigue una pre visualización en el panel podemos ir a las propiedades para abrirlo en
el navegador, o también puede descargarlo para verlo en su equipo.

Subir nueva versión.

Esta acción ofrece la posibilidad de cargar una nueva versión del contenido del documento se
puede agregar un comentario y seleccionar el número de versión.

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 Editar Documento localmente.

Para trabajar con un documento desde su equipo seleccione la opción

Editar fuera de línea, esto permite descargar una copia del documento y
a su vez bloquearlo en la biblioteca para que nadie pueda modificarlo.

Una vez terminada la edición del documento, puede subir la nueva

versión mediante el enlace ”cargar nueva versión”, desbloqueando el documento para futuras
ediciones.

Editar un documento en línea

Si el tipo de documento lo permite, generalmente solo los ficheros de texto son editables en
línea, podrá editarlo sin necesidad de descargar el documento mediante el enlace Editar en línea.

Editar un documento usando Microsoft Office

Alfresco se integra con algunas versiones de Microsoft Office, sobre todo a partir de la versión
2011, permitiendo editar un documento directamente desde una aplicación de Office sin tener
que descargarlo manualmente.

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Esto se hace mediante el enlace Editar en Microsoft Office™, que sólo aparecerá si el tipo de
documento permite esta acción. Antes de abrir el documento en Office se nos solicitará nuestro
usuario de Alfresco.

Una vez autenticado podemos empezar a modificar el documento desde la aplicación

correspondiente: Word, Excel o Powerpoint.

Al salvar los cambios en el documento, el disco guardar incluye un símbolo especial, éstos se
guardarán directamente en el servidor de Alfresco, por lo que no tenemos que preocuparnos de
subir el documento manualmente.

Editar un documento usando Google Docs

Antes de empezar a usar esta función debe disponer de una cuenta de Google Apps. Una vez
posea una cuenta de Google debe poner la dirección de la misma en el apartado “Nombre de
usuario Google”, en su perfil personal.

Para crear contenido editable desde Google Docs debe ir al apartado “Crear Contenido” y
seleccionar el tipo de documento de Google Docs que quiera crear. Una vez creado el contenido
tendrá la posibilidad de subirlo a Google Docs para su edición mediante el enlace Subir a Google
Docs, al subir el documento quedará bloqueado hasta el terminar su edición, tenga en cuenta
que puede desbloquear el documento en cualquier momento mediante el enlace “Cancelar
edición”. Para empezar a editar el documento seleccione Ver en Google Docs, se le pedirá los
datos de la cuenta creada anteriormente.

Una vez terminada la edición del documento puede cargarlo en Alfresco mediante el enlace
“Descargar de Google Docs”.

Para posibilitar la edición en Google Docs de un documento que no posee esta acción se debe
agregar el aspecto Editable en Google Docs a la lista de aspectos del mismo. Esto se hace

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ejecutando la acción Gestionar los aspectos del documento en cuestión y añadiendo dicho
aspecto a la lista.

Organización del contenido.

Se pueden mover y copiar varios documentos al mismo tiempo, así como otras acciones,
marcando los documentos desde la pantalla inicial de la biblioteca y accediendo al menú
Elementos seleccionados. O simplemente con los detalles del documento podemos copiar o
mover el documento directamente a una carpeta siempre y cuando esté visible.

Administración de permisos en los documentos.

Mediante la acción Administrar permisos puede cambiar los permisos sobre un documento a
nivel de grupos de usuarios del sitio, por ejemplo, puede poner un documento como sólo lectura,
definiendo para usuarios contribuidores y colaboradores, que estos se comporten como
consumidores para ese contenido en concreto.

Añadimos a los usuarios que van a intervenir y el rol que va a cumplir en el documento.

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 Renombrar contenido.

Para cambiar el Título de un documento o una carpeta podemos poner

en Editar Propiedades.

Y podemos cambiar no solo el título, sino el nombre y su descripción.

También otra forma de cambiar el nombre es, poner el cursor sobre el
nombre del contenido, en unos segundos un icono aparecerá a la
izquierda del mismo, al pulsar sobre el mismo aparecerá el cuadro de
edición del nombre.

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 Etiquetar el contenido.

Las etiquetas aplicadas a un documento facilitan su localización. Para agregar una etiqueta el
procedimiento es el mismo que de renombrado con Editar propiedades.

Reglas de contenido

Las reglas de contenido se definen sobre las carpetas. Permiten realizar acciones automáticas
sobre el contenido en un momento dado y según unas condiciones. Por ejemplo, se puede
definir una regla para que cuando un documento sea aprobado se convierta a formato PDF y se
mueva a una carpeta de acceso público. Para definir una regla vaya a las acciones de una carpeta
y seleccione Gestionar reglas.

Flujos de trabajo

Un flujo de trabajo representa las fases por la que debe pasar un documento hasta obtener la
salida deseada. Por lo general, el paso de una fase a otra se produce por acciones de los usuarios.
En el apartado anterior se describe el proceso de creación de una regla sobre una carpeta, una
de las acciones que podemos llevar a cabo sobre el contenido de la carpeta es la de Añadir un
flujo de trabajo sencillo. El flujo de trabajo sencillo permite asociar acciones de aprobación y
rechazo, y definir cómo afectan estas al contenido.

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Por ejemplo, podemos definir un conjunto de reglas para crear un flujo de trabajo que gestione
el contenido como sigue:

● Usuarios con permisos apropiados pueden aprobar contenido en la carpeta Borradores.

● Al aprobar un documento, este se mueve a la carpeta Pendientes de revisión.
● Usuarios con permisos apropiados pueden aprobar documentos en esta carpeta.
● Al aprobar un documento en esta carpeta, este es movido a la carpeta Publicado. Si por
el contrario el contenido es rechazado se moverá a la carpeta Borradores.

Para implementar el ejemplo anterior deberíamos crear dos reglas, una para la carpeta
Borradores y otra para la carpeta Pendientes de revisión, cuya acción sea Añadir Flujo de Trabajo
sencillo y el comportamiento de las acciones Aprobar/Rechazar sea como sigue.

Sitios
El siguiente menú contiene dos secciones sitios recientes y útiles el cual que está compuesta por
Mis Sitios, Buscador de sitios, crear un sitio y favoritos.

Útiles

Mis Sitios

Interfaz del Buscador de Sitios

Permite realizar búsquedas mediante palabras claves.

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 Crear un Sitio

Se debe llenar el siguiente formulario.

El nombre de URL se llena automáticamente, en el caso de cambiar se debe tener presente que
no se admiten espacios, ni caracteres especiales.

Dentro de la visibilidad tenemos tres opciones:

- Público: Todos los miembros pueden acceder al sitio

- Moderado: Es visible para todas las personas, pero solo tienen acceso aquellas que
agregadas por el administrador.
- Privado: Acceden aquellas personas que son agregadas por el administrador.

Luego de llenar el formulario ponemos crear y una vez ya creado este aparecerá en el menú de
sitios en la sección de sitios recientes.

Luego de llenar el formulario ponemos crear, seguido aparecerá este mensaje

y una vez ya creado este aparecerá en el menú de sitios en la sección

de sitios recientes o en favoritos.

En este caso nuestro sitio se llamará aldocx.

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 Mis Favoritos

Se desplegará una lista de los sitios señalados como favoritos.

Agregar Usuarios a un Sitio

- Hacer Clic en sitios

- Seleccionar el sitio

Aparecerá la siguiente interfaz gráfica, parecida a la interfaz de inicio.

Para agregar un nuevo usuario se debe dirigir al dashlet Miembros del sitio, en la parte Añadir
Usuario. Seguidamente se desplegará esta ventana para agregar un usuario.

- Colocar el nombre del usuario que deseamos buscar.

- Cuando se presiona el botón buscar se visualizará una lista de los usuarios que coincidan
con la palabra buscada anteriormente.
- Se debe asignar el tipo de rol que tendrá el usuario.
El rol se puede seleccionar un para todos los usuarios en general, pero también para se puede ir
cambiando uno por uno.

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 - En el tercer paso solo dar clic en añadir usuario.

Modificar Sitio

Dentro del Panel de Inicio hacer clic en configuración.

- Seleccionar Modificar detalles del sitio.

- Se desplegará el siguiente formulario.

Esta opción solo nos permite cambiar el nombre del sitio, la descripción y la Visibilidad.

Cambiar Contraseña de un Usuario

Dentro de las Opciones de nuestro Usuario podemos encontrar mi Perfil lo seleccionamos y

seguimos las siguientes instrucciones.

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Herramientas de administración
Desde este panel podremos elegir las herramientas de administración para configurarlo

Desde aquí podremos administrar las siguientes herramientas:

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Editar apariencia de la aplicación
Desde esta ventana podremos elegir el color de tema y el logo:

Crear nuevo usuario

Desde Herramientas de administración podremos añadir nuevos usuarios. Primero hacemos clic
en Usuario y después en Nuevo usuario.

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A continuación nos saldrá una ventana para ingresar la información de usuario ( nombre,
correo electrónico y contraseña).

También nos permitirá agregarle a un grupo existente si se desea y, por último, le daremos a
crear usuario.

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Si escribimos el nombre del nuevo usuario creado en Herramientas de administración, buscar
usuario, nos parecerá.

Editar usuario
Para editar un usuario primero debemos escribiremos el nombre en buscar y cuando aparezca,
haremos clic en él para entrar a editarlo.

Nos abre una ventana en donde daremos clic en “Editar usuario”.

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A continuación, editaremos los datos necesarios.
Para finalizar le daremos clic en “Guardar los cambios”.

Crear nuevo grupo

Desde el panel de Herramientas de administración, usuarios y grupos, podremos añadir nuevos

grupos de colaboración haciendo clic en examinar y después en el botón más.

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Nos mostrará la siguiente ventana en donde nos pedirá un identificador y un nombre para el
nuevo grupo y por ultimo le daremos clic en “Crear grupo”.

Crear grupo: añadir Usuario

Haciendo clic sobre el grupo creado nos abrirá una nueva ventana para añadir un nuevo
usuario entre otras opciones.

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Nos abriría una nueva ventana donde escribiremos en buscar el nombre del usuario que
queramos añadir al grupo y después le daríamos a añadir.

Añadido el usuario aparecería en la ventana principal de Herramientas de administración.

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UTIC - ISTA