PENSAMIENTO DE SISTEMAS

FASE 4: METODOLOGÍAS PARA RESOLVER Y OPTIMIZAR UN SISTEMA

JHON ALBERTO SOLANO CALDERON

Tutora: NATHALIA ANDREA CUERVO

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD)

ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERA
INGENIERIA DE SISTEMAS
MOGOTES
2019
 Pág.

CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 3
1. OBJETIVOS ........................................................................................................................... 4
1.1 General ............................................................................................................................. 4
1.2 Específicos ....................................................................................................................... 4
1.3 Tabla de roles y responsabilidades ................................................................................... 5
2. ESTADIO 1 ............................................................................................................................ 6
2.1 Situación considerada como problema ............................................................................. 6
2.2 Descripción de las actividades realizadas en cada subsistema que hacen parte de la
situación de estudio. .................................................................................................................... 6
2.3 Situación considerada como problema ............................................................................. 8
2.4 Aspectos que se consideran afecta el sistema. ................................................................. 8
2.4.1 Aspectos internos .................................................................................................... 8
2.4.2 Aspectos externos .................................................................................................... 9
3. ESTADIO 2 .......................................................................................................................... 10
3.1 Construcción y verificación de definiciones raíz ........................................................... 10
4. ESTADIO 3 .......................................................................................................................... 13
4.1 Construcción de modelos conceptuales.......................................................................... 13
5. ESTADIO 4 .......................................................................................................................... 14
5.1 Transformación de modelos conceptuales a modelos de objetos. .................................. 14
5.1.1 Diagrama caso de uso ........................................................................................... 14
5.1.2 Tabla descriptora .................................................................................................. 15
6. ESTADIO 5 .......................................................................................................................... 16
6.1 Comparación de los modelos conceptuales con la situación actual: .............................. 16
7. FORMATO DE AUTOEVALUACIÓN Y COEVALUACIÓN .......................................... 17
8. CONCLUSIONES ................................................................................................................ 19
9. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................. 20
 INTRODUCCIÓN

El presente trabajo busca hacer énfasis en la importancia de explorar, resolver y optimizar un

sistema, utilizando las herramientas de sistemas de información que nos ayudan a dinamizar y
ahorrar tiempos de manera más coordinada, tal que no sea un obstáculo para la solución de
situaciones problema, breve análisis de resultados y retos que se pueden obtener.
Siendo esto así, se modela procesos del sistema COLOMBINA, para proponer soluciones que lo
optimicen empleando la metodología de sistemas blandos.
 1. OBJETIVOS
1.1 General
• Aplicar los conceptos de la Unidad utilizando la metodología de los Sistemas Blandos.

1.2 Específicos

• Aplicar la metodología de sistemas blandos para desarrollar los 5 estadios propuestos en la

actividad.

• Reconocer los conceptos abordados en el curso a través de la lectura de los recursos

educativos requeridos y adicionales propuestos en la Unidad.

• Se establecerá tanto lo que esperamos del sistema como los criterios bajo los cuales
mediremos su comportamiento y compararemos la efectividad de diversos sistemas.

• Optimizar el proceso que se realiza para mejorar el rendimiento de una actividad o proceso,
evitando así la pérdida de tiempo y de datos.
 1.3 Tabla de roles y responsabilidades

NOMBRE Y APELLIDO ROL TAREAS O FUNCIONES

DEL PARTICIPANTE ASUMIDO REALIZADAS

Reúne los aportes de sus compañeros y

JHON ALBERTO SOLANO Revisor
consolida el documento final.

Asegura que el escrito cumpla con las

JHON ALBERTO SOLANO Revisor
normas de presentación

Revisa que el documento presente los

JHON ALBERTO SOLANO Evaluador
criterios de la rúbrica

Da las alertas sobre los tiempos de entrega

JHON ALBERTO SOLANO Entregas
de los productos de acuerdo a la agenda

Da aviso a los integrantes del grupo de las

novedades del trabajo y comunica al
JHON ALBERTO SOLANO Alertas
Docente acerca del envío del producto
final
 2. ESTADIO 1

2.1 Situación considerada como problema

La situación estructurada de la empresa COLOMBINA es un sistema que se basa en la producción
de global de alimentos, la cual está conformada en su parte administrativa por la dirección,
gerencia, recursos humanos y tecnología de la información, que a su vez tiene los siguientes
subsistemas: Dpto. producción, Dpto. mantenimiento, Dpto. comercial, Dpto. logístico y Dpto.
financiero, que a su vez tiene los siguientes procesos: Materia prima, Producción, Control de
calidad, Empaquetado, Almacén, Servicios técnicos, Infraestructura, Marketing, Ventas, Cartera,
Embalaje, Distribución, Contabilidad y Tesorería.
2.1.2 Cómo se relacionan los subsistemas con la situación objeto de estudio.
Los subsistemas se relacionan con la situación objeto de estudio encargándose de la producción,
marketing, logística y ventas, que son los departamentos vitales para el funcionamiento del sistema
COLOMBINA.

2.1.3 Cómo se relaciona la situación estudio con el ambiente o entorno.

Se relaciona la situación estudio, COLOMBINA, con el ambiente o entorno ubicándose en puntos
estratégicos para ofrecerle la mercancía tanto a consumidores finales como a distribuidores,
además también como entidades gubernamentales como el Invima, secretaria salud para cumplir
con las leyes y estatutos que reglamentan la producción de pastas.

2.2 Descripción de las actividades realizadas en cada

subsistema que hacen parte de la situación de estudio.

SUBSISTEMA DESCRIPCIÓN
 Recepcionar y clasificar la materia prima
 Transformación de la materia prima en sus diferentes productos.
 Asegurar la mejora continua de los procesos, productos y
producción
servicios.
 Sellado de los productos en sus diferentes empaques
 Realiza el embalaje de los productos.
 Ordena y clasifica el producto terminado.
  Realiza las reparaciones de los computadores, máquinas y
sistemas informáticos.
 Se realiza mantenimiento a las maquinas de sellado y empaque de
Mantenimiento
los diferentes productos.
 Realiza mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones
de Colombina.

 Maneja y coordina estrategias de venta

 Distribución y venta de los productos
Comercial
 Realiza pagos a proveedores, Controla caja menor, y Lleva un
control adecuado de las entradas y salidas del efectivo.
 Se encarga de acondicionar el producto mediante la Protección,
identificación y manipulación de la carga.
Logística  Moviliza las pastas Doria a sus centros de distribución, preservando
las condiciones de calidad del producto.

 Lleva el control de gastos e ingresos y de la situación financiera

de la empresa.
Financiero
 Se controla la caja de la empresa, se gestionan las operaciones
bancarias y se ejecutan los pagos y cobros.
 2.3 Situación considerada como problema

Pregunta:
¿Qué hacer para mantenerse en el mercado?

2.4 Aspectos que se consideran afecta el sistema.

2.4.1 Aspectos internos

 No posee un departamento de compras, que nos dice los precios de la materia prima y
donde se pueden comprar a un menor costo (¿en el exterior?), además de las cantidades,
de ahí pasarían a control de calidad.

 No hay una comunicación directa entre la gerente de negocios con el departamento

financiero, hay que saber con cuánto dinero se dispone para la materia prima, con el
departamento de producción, hay que saber la cantidad máxima que se puede producir
 en determinado tiempo y no se tiene comunicación con el departamento de compras
(no existe)

 Para saber en cuanto tiempo entregan la materia prima, y se debe saber el tiempo que
logística emplea para embalar y distribuir el producto. Todo esto lo debe saber el
gerente de negocios porque si le hacen un pedido él debe saber cuánto tiempo necesita
para producir la pasta y entregarla.

 Aunque se tiene un ISO 14001, falta la oficina ambiental, esto no significa que se deba
contratar más personal, sino que del mismo personal que hay se seleccione unos para
compras y ambiental, que pueden ser escogidos de materias primas y control de calidad.

 Si está haciendo la diversificación de nuevos productos no solamente debe hacerles el

marketing y propaganda a estos sino también a los antiguos, para que las personas o
consumidores no lo coloquen a un lado, además mirar si se le puede colocar un sabor,
si lo hacen con colores.

 Los aspectos internos que pueden afectar el funcionamiento del sistema, los
determinaremos como la falta de motivación del personal, el ambiente laboral dentro
de la Organización COLOMBINA. Son estos los factores que pueden afectar el
funcionamiento total del sistema, obteniendo como resultado fallas en el producto final,
accidentes laborales, desperdicio de materia prima y recursos y en general el que más
está afecta es el mal manejo que se está dando en el empaque de los productos ya que
están quedando mal empacado y esto genera grandes devoluciones.

2.4.2 Aspectos externos

  Además, exigir al Ministerio de Salud que los productos a base de frutas provenientes del
exterior cumplan con la normativa del componente nutricional (este es un agregado que
sube el costo) y por lo tanto los productos importados al cumplir con esta normativa suben
el precio.

 Una recesión económica, las fluctuaciones del valor de la moneda, son aspectos externos
que podemos manejar, pero no contralamos en su totalidad, nos vemos afectados
directamente, si el departamento de producción no alcanza las metas establecidas, la falta
de mercadeo constante y el manejo de estrategias publicitarias para poder competir con la
gran demanda que existe en las diferentes ciudades

3. ESTADIO 2

3.1 Construcción y verificación de definiciones raíz

Definición raíz: 1

Los directores de cada departamento son los encargados de Administrar, cada plata y
comprar, todos los diferentes productos de materia prima hasta llegar a legislar, el
departamento que está bajo su responsabilidad, también le es importante opinar y liderar
sobre la toma de decisiones que se realicen.
Consumidores Personas que adquiere el producto terminado de COLOMBINA
Actores Administrar Todos los niveles jerárquicos dentro del sistema con
el fin de cumplir el ideal de COLOMBINA
Transformación Obtener un producto o materia prima y entregar un producto
terminado para consumo humano.
 Weltanschauung COLOMBINA es una empresa encaminada a desarrollar productos
que beneficie a sus consumidores.
Dueño Junta de accionistas y gerentes de planta
Restricción del ambiente Procesos productivos bajo normal internacionales que no se están
cumpliendo, para poder garantizar los suministros bajo norma que
ayude al ecosistema.

Definición raíz: 2

“Gerencia General de la organización Productos alimenticios COLOMBINA encargada de planear e

implementar planes de acción y estrategias para optimizar los recursos de la organización, llevando a
incrementar las cifras y volumen de ventas.”

Consumidores Clientes, Empleados de la compañía, proveedores.

Actores Gerente, Empleados, Clientes
Entrada: Seguimiento del mercado.
Salida: Información detalla de los cambios importantes y beneficios para
su implementación.
Transformación Entrada: Control de calidad del producto
Salida: Entrega de producto satisfactoria.
Entrada: Plan de negocios para aumentar el consumo.
Salida: Ejecución del plan de negocios.

La Gerencia General de la organización Productos alimenticios

Weltanschauung COLOMBINA es la encargada de planear e implementar planes de acción
y estrategias para optimizar los recursos de la organización.

Dueño Socios de la compañía Productos COLOMBINA.

Restricción del ambiente IMVIMA

Definición Raíz: 3
El departamento de mercadeo es el Encargada de promocionar los productos de la empresa,
además de comercializarlos e igualmente en explorar y buscar clientes potenciales a nivel
corporativo y personal, presentaciones de proyectos, seguimiento de clientes, obtener cierres
de contratos. Planear e implementar, optimizar e incrementar
Consumidores Clientes. Productores, jefes, Proveedores

Actores Jefes de producción, Productores

INGRESOS SALIDAS
Transformación - Productos innovadores - Propagandas comerciales.
- Propuestas creación de - Ventas puerta a puerta
productos. asesores comerciales.
- Diseños en empaques. - Ventas de productos
nuevos,
Weltanschauung Realiza estudios de mercado, identificando los puntos de menor
competencia y en los de mayor competencia como entrar en
ellos. Además, recoge los pedidos y hace seguimiento y cobro
de los impagados.

Dueño Vicepresidente Comercial

Restricción del Catálogo de ventas, espacios publicitarios, zonas con

ambiente restricciones, Afectaciones en espacios públicos
 4. ESTADIO 3
4.1 Construcción de modelos conceptuales
Solución: Verbos de la primera raíz = Administrar, comprar, legislar, opinar y liderar

ADMINITRAR
1. Eficientemente los recursos
Mayor rentabilidad
financieros, maquinaria e
insumos de la empresa
2. Niveles de rentabilidad

COMPRAR
1. Productos de excelente Clientes satisfechos
calidad para satisfacer a los
clientes en sus gustos y
preferencias.

LEGISLAR
1. Implementar normas y Cumplir normatividad
procesos para cumplir con
la normatividad.

OPINAR
Mejorar la calidad del producto
1. Conocer la opinión del
cliente sobre el producto
para mejorar.

LIDERAR
1. Estar a la vanguardia en el
mercado. Continuidad del negocio
 5. ESTADIO 4
5.1 Transformación de modelos conceptuales a modelos
de objetos.

5.1.1 Diagrama caso de uso

 5.1.2 Tabla descriptora

Caso de uso:

Actor Cliente, organización

Descripción El cliente realiza una compra de pastas Doria en un supermercado
Precondición El cliente debe pagar el producto con tarjeta o efectivo
Flujo de eventos básico
1. El cliente visualiza el producto Colombina
2. Selecciona el producto a llevar
3. El cliente verifica el costo del producto
4. Cancela el valor correspondiente
5. El vendedor recibe el dinero
6. El vendedor entrega el producto

¿Qué hacer?

 Encuestas: Preguntarle al público sobre los productos, puede ser directamente, o internet,
dejar un espacio en la página de la empresa donde se realice la pregunta y el público pueda
responder.
 Se debe realizar más propaganda al producto menos señalado por el público.
 Se debe motivar para que haya más comunicación en la empresa.
 Se debe dialogar con las entidades gubernamentales que controlan los productos de
colombina importados, que tengan la calidad exigida por el gobierno.
 Se debe verificar que el producto este totalmente sellado
 Se debe hacer un excelente trabajo en ventas ofreciendo los productos colombina
 6. ESTADIO 5
6.1 Comparación de los modelos conceptuales con la
situación actual:

Actividades SA MC1 Observaciones

(Situación (Modelo
Actual) Conceptual
1)
Administración Eficiente de los recursos
financieros, maquinaria e insumos de la
x x -
empresa.

Niveles de rentabilidad x x -
Comprar Productos de excelente
calidad para satisfacer a los clientes en x x -
sus gustos y preferencias.
Ellos no han hablado con las
entidades gubernamentales para
Legislar: Implementar normas y procesos
x x que le exijan a la competencia que
para cumplir con la normatividad.
cumplan con la normatividad
(productos importados)

Opinar: Conocer la opinión del cliente

x -
sobre el producto para mejorar.

Estar a la vanguardia en el mercado. x x -

 7. FORMATO DE AUTOEVALUACIÓN Y COEVALUACIÓN

Nombre del Estudiante Jhon Alberto Solano Calderón

Grupo 301124_119
Trabajo Fase No. 4

Valoración Valoración
Autoevaluación Valoración Alta Calificación
Baja Media
Sus aportes no Mis aportes Mis aportes fueron
fueron fueron significativos y
significativos, significativos, relevantes para el
Participación no realice una pero falto mayor desarrollo del trabajo.
significativa en investigación profundidad en Se caracterizaron por 5
el Foro apropiada de los mis ser profundos y bien
temas. (1 punto) participaciones. elaborados (5 puntos)
(3 puntos)

No participe en Realice al menos Realice al menos 5

el Foro o realice 3 participaciones participaciones
menos de 3 significativas, significativas y mi
Participación participaciones pero estás no interacción fue
constante en el significativas. (1 fueron muy constante durante todo 5
Foro punto) constantes y el plazo del trabajo
relevantes. (3 colaborativo
puntos)
(5 puntos)

No tenía un rol Tenían un rol Tenía un rol asignado

asignado o no asignado, pero que cumplí de forma
Desempeño en cumplí con mi puedo cumplir apropiada, lo cual se
mi rol dentro rol de mejor manera evidencia en la buena 5
del grupo seleccionado. (1 con mis calidad del trabajo
punto) funciones. (3 presentado. (5 puntos)
puntos)
 No participe en Mi Mi participación en la
el trabajo o mi participación en consolidación del
participación en la consolidación trabajo fue activa y
la consolidación fue aceptable, estuve dispuesto/a
fue mínimo. (1 aunque pude para retroalimentar a
Aporte en la punto) haber mis compañeros o
calidad del retroalimentado hacer las correcciones
5
trabajo a mis pertinentes. (5 puntos)
consolidado compañeros de
forma más
apropiada y
constante. (3
puntos)

Total, de la autoevaluación 20

Nota: Los criterios son evaluados con la misma rúbrica de la autoevaluación con 1, 3 o 5 puntos
 8. CONCLUSIONES
 Mediante la realización de este trabajo se pudo diseñar y comprender las alternativas
de solución mediante la aplicación de la metodología de sistemas blandos para el
escenario del estudio de caso de la empresa COLOMBINA

 Es de resaltar, que la actividad fue de bastante provecho para nuestro conocimiento y

desarrollo cognitivo.

 Aun cuando se imposibilita la implantación de buena parte de los cambios planteados,

resulta la posibilidad de brindar y agilizar los procesos y el funcionamiento de la gestión
exista en el momento al realizar eficazmente el flujo de los procedimientos requeridos
para proponer soluciones a los problemas atribuibles al sistema.
 9. BIBLIOGRAFÍA

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Cambridge University Press. Recuperado
dehttp://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2048/login?user=proveedor&pass=danue0a0&u
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Inglaterra: Elsevier Butterworth-Heinemann. Recuperado
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