Sistema de archivos:

El sistema de archivos o sistema de ficheros es el componente del sistema

operativo encargado de administrar y facilitar el uso de las memorias periféricas,
ya sean secundarias o terciarias.

Concepto:
Un sistema de archivos son los métodos y estructuras de datos que
un sistema operativo utiliza para seguir la pista de los archivos de un disco o
partición; es decir, es la manera en la que se organizan los archivos en el disco.
Importancia
Sus principales funciones son la asignación de espacio a los archivos, la
administración del espacio libre y del acceso a los datos resguardados.
Estructuran la información guardada en un dispositivo de almacenamiento de
datos o unidad de almacenamiento (normalmente un disco duro de
una computadora), que luego será representada ya sea textual o gráficamente
utilizando un gestor de archivos.
La mayoría de los sistemas operativos manejan su propio sistema de archivos.

Organización de los archivos:

Se refiere a las diferentes maneras en las que puede ser organizada la

información de los archivos, así como las diferentes maneras en que ésta puede
ser accedida. Dado que hay 2 niveles de visión de los archivos (físico y lógico), se
puede hablar también de 2 aspectos de organización de archivos: Organización de
archivos lógicos y de archivos físicos.
El sistema de archivos está relacionado especialmente con la administración del
espacio de almacenamiento secundario, fundamentalmente con el
almacenamiento de disco.
Una forma de organización de un sistema de archivos puede ser la siguiente:
Se utiliza una “raíz” para indicar en qué parte del disco comienza el “directorio
raíz”.El “directorio raíz” apunta a los “directorios de usuarios”.
Los nombres de archivos solo necesitan ser únicos dentro de un directorio de
usuario dado.
El nombre del sistema para un archivo dado debe ser único para el sistema de
archivos.
En sistemas de archivo “jerárquicos” el nombre del sistema para un archivo suele
estar formado como el “nombre de la trayectoria” del directorio raíz al archivo.

Organización lógica

La mayoría de las computadoras organizan los archivos

en jerarquías llamadas carpetas, directorios o catálogos . (El concepto es el mismo
independientemente de la terminología usada.) Cada carpeta puede contener un
número arbitrario de archivos, y también puede contener otras carpetas. Las otras
carpetas pueden contener todavía más archivos y carpetas, y así sucesivamente,
construyéndose una estructura en árbol en la que una «carpeta raíz» (el nombre
varía de una computadora a otra) puede contener cualquier número de niveles de
otras carpetas y archivos. A las carpetas se les puede dar nombre exactamente
igual que a los archivos (excepto para la carpeta raíz, que a menudo no tiene
nombre). El uso de carpetas hace más fácil organizar los archivos de una manera
lógica.

La mayor parte de las estructuras de organizaciones alternativas de archivos se

encuentran dentro de estas cuatro categorías:
Pilas
Archivo de pilas: Registro de longitud variable. Conjunto variable de campos.
Orden cronológico
Es la forma más fácil de organizar un archivo. Los datos se recogen en el orden en
que llegan.
Su objetivo es simplemente acumular una masa de datos y guardarla.
Los registros pueden tener campos diferentes o similares en un orden distinto.
Cada campo debe ser autodescriptivo, incluyendo tanto un campo de nombre
como el valor. La longitud de cada campo debe indicarse implícitamente con
delimitadores, explícitamente incluidos como un subcampo más.

Archivos secuenciales

Archivo secuencial: Registro de longitud fija. Conjunto fijo de campos en orden

constante. Orden secuencial por el campo clave.
Es la forma más común de estructura de archivos.
Se emplea un formato fijo para los registros, son de la misma longitud y constan
del mismo número de campos de tamaño fijo con un orden determinado.
Se necesita almacenar los valores de cada campo; el nombre del campo y la
longitud de cada uno son atributos de la estructura del archivo. Cada registro tiene
un campo clave que lo identifica (generalmente es el primero de cada registro).
Los registros se almacenan en secuencia por la clave.

Se utilizan normalmente en aplicaciones de procesos por lotes, ya que es la única

organización de archivos que se puede guardar tanto en cintas como en discos.

Para las aplicaciones interactivas que incluyen peticiones o actualizaciones de

registros individuales, los archivos secuenciales no son óptimos. El acceso
requiere una búsqueda secuencial de correspondencias con la clave. Si el archivo
entero o gran parte de él pueden traerse a la memoria principal de una sola vez,
se podrán aplicar técnicas de búsquedas más eficientes. Al acceder un registro de
un archivo secuencial grande, se produce un procesamiento extra y un retardo
considerable.
La organización física del archivo en una cinta o disco se corresponde
exactamente con la organización lógica del archivo, por lo tanto el procedimiento
habitual es ubicar los nuevos registros en un archivo de pila separado, es llamado
archivo de registro o archivo de transacciones.
Una alternativa es organizar físicamente el archivo secuencial como una lista
enlazada, en cada bloque físico se almacena uno o más registros y cada bloque
del disco contiene un puntero al bloque siguiente. La inserción de un nuevo
registro implica la manipulación de puntero, pero no requiere que el nuevo registro
ocupe una posición particular del bloque físico.
Archivos secuenciales indexados
Los registros se organizan en una secuencia basada en un campo clave
presentando dos características, un índice del archivo para soportar los accesos
aleatorios y un archivo de desbordamiento. El índice proporciona una capacidad
de búsqueda para llagar rápidamente al registro deseado y el archivo de
desbordamiento es similar al archivo de registros usado en un archivo secuencial,
pero está integrado de forma que los archivos de desbordamiento se ubiquen
siguiendo un puntero desde su registro predecesor.
Clasificación:

Los archivos se clasifican por la función y el modo de organizarlo.

Los archivos se constituyen en una de las herramientas de mayor utilidad en una

empresa donde las mismas los emplean con la finalidad de mantener
resguardados todos aquellos documentos que representan un gran valor para la
corporación.

Pese a que la estructura externa que estos puedan presentar, algunas más
sencillas y otras de armazón más ostentosa los archivos no han podido ser
desplazados por el avance tecnológico, ya que gran parte de las empresas
reconocen la importancia que los documentos presentan para la comunicación
vital de sus recursos o bien la relevancia que los mismos representan para la
organización de las transacciones.
Clasificación de los archivos. Según la función y uso. Archivo Activo, Archivo
Semiactivo, Archivo perenne o permanente, Por su organización. Centralizada.
Descentralizado.
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de
la información que contienen y guardan, siendo necesario que los mismos sean de
fecha reciente, sino lo son en su creación lo son en su modificación motivo
suficiente para que sean considerados importantes.

Archivo Semiactivo.

Este comprende información que puede ser de relevancia pero cuya consulta no
se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información
importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.

Archivo perenne o permanente.

Aquellos que pueden ser de vieja data, pero a pesar de guardan una relevancia
por un periodo de tiempo, tal es el caso, que se amerite hacer una auditoria y se
necesite revisar los estados o bien informes de un lapso de tiempo pasado.

Se denotan como permanentes porque guardan información muy importante para

la empresa, pero estos no presentan contenido que amerite ser revisado de forma
continua, de aquí que sean perennes porque en el tiempo permanecen ante
eventuales consultas.

Por su organización. Centralizada.

Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar
el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son
resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan
ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Por lo general, este tipo de archivos suelen ocupar un departamento específico,
que en la mayoría de los casos suele ser llamado Departamento de Archivo,
siendo el mismo de carácter confidencial ya que en el mismo va a reposar toda la
documentación de la empresa, de modo tal que es una instancia cuyo acceso se
haya controlado por los ejecutivos.
Descentralizado.

Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio

archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá
organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique
siendo responsable de la seguridad y comunicación de los mismos

En lo que respecta a cuál de estos dos sistemas de organización de archivos

resulta más seguro que el otro, podemos aclararte que ambos son igual de
seguros y efectivos, todo depende de la instrucción que tenga el recurso humano
respecto al manejo de documentos y su organización, como también utilización.

Reglas de archivos:
 Regla 1: ordenamiento de unidades en nombre de persona primero el
apellido paterno segundo el apellido materno y tercero el nombre
 Regla 2: nombres similares cuando exista nombre similares se archiva el
mas corto primero
 Regla 3: elementos de identificación cuando exista varias personas iguales
se considera el numero de cedula
 Regla 4: siglas
 Regla 5: abreviaturas se debe escribir la palabra completa

Procedimiento:
La organización de documentos es el proceso técnico archivístico que consiste en el
desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos
del Seguro Social de Salud, con la finalidad de tener un archivo organizado y de fácil acceso
a la información.
 MINISTERIO DE EDUCACIÓN
I.P.T.EL COPE
EXAMEN TRIMESTRAL DE OFIMÁTICA

Profesor:
Magdaleno Chavez
Integrantes:
Daisy González
Anayelis Castillo
Katherine Fuentes
Nayelis Magallón
Álvaro Gallardo

Nivel:
XII-C
 INTRODUCCIÓN

Un sistema de archivos son los métodos y estructuras de datos que un sistema operativo
utiliza para seguir la pista de los archivos de un disco o partición; es decir, es la manera en la
que se organizan los archivos en el disco.
 CONCLUSIÓN

Después de haber leído e investigado en diversas fuentes hemos concluido que

 Las grandes empresas poseen sistemas de archivos donde organizan la
información.
 Los sistemas de archivos facilitan la búsqueda de documentos.
 Existen reglas que se rigen para la organización de archivos