Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Y CUADRO DE MANDO
1.-PREÁMBULO:-
Hoy en día, se tiende a considerar como primordial la función de dirigir el Área de Materiales,
como una síntesis de la organización en una empresa, que aglutine todo lo concerniente a una
óptima gestión de los recursos necesarios para efectuar competitivamente todo el suministro
de materiales y servicios con rentabilidad y cumpliendo las necesidades de los clientes internos
y externos de la organización.
ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS.-
VºBº Albaranes y Facturas: Comprobación de las Solicitudes de Compras de la organización
empresarial, Albaranes y Facturas de los proveedores
Control de Costos de las Existencias: Aplicar la contabilidad analítica y vigilar el costo del
inmovilizado en los almacenes y parques de existencias y productos semiterminados o
terminados y recambios.
Contratos y Condiciones: Redacción y comprobación de los contratos de compra o
subcontratación y de las condiciones de pago y fórmulas de revisión de precios, garantías y
penalizaciones a considerar.
VºBº Devoluciones: Comprobación, aceptación y cobro de las devoluciones a proveedores,
que deban realizarse.
MARKETING DE COMPRAS.-
Investigación del Mercado: Estudio e investigación del mercado, analizando la demanda
previsible, el atractivo y cuota del mercado y su tasa de crecimiento y posicionamiento
competitivo.
Cartera de Proveedores: Análisis de los proveedores actuales y potenciales,
seleccionándolos, evaluándolos y vigilando su trayectoria en tecnología, calidad, precio y
servicio.
Estrategias de Compra: Aplicación de matrices para la toma de decisiones estratégicas de la
gestión de compras y colaboración en la realización de los Planes Estratégicos de la empresa
y su Planificación de Compras y Existencias.
Política de Precios: Definición de una política de precios, analizando la tendencia de los
mismos en los posibles proveedores y decidiendo el precio medio a considerar por cada
producto a comprar.
GESTIÓN DE COMPRAS.-
Programación de Compras: Establecer el Programa, a medio y corto plazo, de Compras a,
correlativo a su planificación y plan estratégico correspondiente.
Consultas, Ofertas y Pedidos: Redacción, envío, seguimiento de las consultas a proveedores.
Recepción y análisis de las ofertas de proveedores y sus condiciones de venta. Decisión y
redacción de los Pedidos a enviar.
Presupuestos: Calculo de presupuestos de los componentes de productos a fabricar o
suministrar. Establecimiento de precios de coste y medios de los materiales a utilizar.
Vigilancia de las tendencias en los precios.
Persecución de Pedidos: Seguimiento de la ejecución de los pedidos en cuanto a cantidades,
calidad, cumplimiento de plazos de entrega. Información de la situación de cada pedido y
características del proveedor.
INGENIERÍA DE COMPRAS.-
Soporte Técnico del Área: Ingeniería de Compra que implica el asesoramiento, evaluación y
control de los recursos de cada proveedor, para lograr el precio más reducido dentro de las
especificaciones de calidad establecidas y recursos a emplear en su diseño y fabricación.
Colaboración técnica con el resto de departamentos de la empresa, especialmente respecto a
la vigilancia tecnológica de los competidores y sus proveedores.
Análisis de Valor de Productos: Colaborar en la realización de Análisis de Valor de
productos o servicios en su fase de diseño, desarrollo y fabricación para reducir su coste
dentro de la cumplimentación de las necesidades del cliente.
Control de Devoluciones y Reclamaciones: Vigilancia y seguimiento de las quejas y
reclamaciones a emitir a proveedores, así como de las devoluciones que se ejecuten.
Inspección Cualitativa: Realización e información sobre las inspecciones cualitativas a
realizar a la recepción de los materiales en la empresa.
GESTIÓN DE ALMACENES.-
Almacén General Distribuidor: Organización de un Almacén General Distribuidor que
aglutine todas las entradas y salidas a través suyo provenientes de los diferentes almacenes
auxiliares según sean las familias de materiales a almacenar.
Almacenes Auxiliares: Organización de los Almacenes Auxiliares de Materias Primas,
Obsoletos, Desperdicios, Material en exceso, Repuestos y recambios, Materiales de
consumo, Parque de chatarra y fundiciones, Material electrónico y eléctrico, Materiales
Estándar, Materiales Y Productos para Proyectos de montaje, Productos semiterminados,
Productos Terminados, Herramientas, Mantenimiento, Material de limpieza, Materiales
fungibles, etc.
Expediciones y Envíos: Almacén para ubicar todos los envíos ya embalados y preparados
para su transporte.
VºBº Entradas y Salidas: Control exhaustivo de todas las entradas y salidas de materiales al
Almacén General Distribuidor y desde este a todos los almacenes auxiliares y centro de
trabajo de la empresa.
GESTIÓN DE EXISTENCIAS.-
Familias de Materiales: Clasificación de los materiales por su tipo de tecnología, destino de
utilización o grado de importancia, costo y fase de fabricación o montaje.
Lay-out de Almacenes: Organización, distribución física y ubicación de los locales,
estanterías y medios de manutención y transporte a ser utilizados como almacenes o parques
de almacenaje.
Métodos de Control de Existencias: Selección y establecimiento de los sistemas y
metodologías para realizar el control de existencias en los almacenes.
Inspección Cuantitativa: Realización de las inspecciones y controles de las cantidades de
materiales o productos a almacenar o enviar.
GESTIÓN DE INVENTARIOS.-
Control de las Existencias: Valoración de las existencias existentes en los diferentes
almacenes y parques e incluso de los materiales en curso de fabricación y montaje.
Metodologías de Inventarios: Elección y establecimiento de los métodos para la realización
de los inventarios periódicos que se consideren necesarios.
Ejecución de Inventarios: Realización por el personal idóneo de los inventarios que se
decidan llevar a cabo.
VºBº de Obsoletos, Desechos y Material en Exceso: Análisis y estudio de los materiales que
puedan ser clasificados como obsoletos, desperdicios, en exceso para ubicarlos en los
almacenes correspondientes y emitir los listados de materiales pertinentes.
LOGÍSTICA.-
Análisis del Flujo de Materiales: Estudio, análisis y mejora de los flujos de materiales y su
distribución física en los distintos almacenes y talleres de fabricación y montaje de la
empresa.
Equipamiento de Manutención: Elección del equipamiento de manutención más idóneo para
efectuar el movimiento de los materiales y productos entre los almacenes y centros de trabajo.
Medios de Transporte: Elección de los medios de transporte para el envío al exterior.
Embalajes y Paletización: Elección y realización de los medios de embalaje y paletización
para una adecuada protección de los materiales o productos a enviar.
MANTENIMIENTO.-
Mantenimiento del Área: Realización del mantenimiento preventivo y general de las
diferentes áreas de la empresa.
Talleres de Reparaciones: Dirección de los correspondientes talleres de reparaciones.
Control de Averías: Dirección y control del equipo de especialistas en mantenimiento y
reparación de averías.
Limpieza General del Área: Dirección del personal de limpieza de las áreas de la empresa y
su programación.
La documentación se dividirá en dos campos, de entrada y de salida, con los cuales se obtienen
los datos que luego servirán para fundamentar un control de gestión del área mediante un cuadro
de mando progresivo, que disponía de ratios e indicadores de la eficacia del área.
Considerando los índices de gestión elegidos, se podía definir los datos “output” necesarios para
los mismos y, por tanto, los datos “input” con que se debía alimentar el banco de datos
correspondiente. Con ello, este análisis de datos input-output, junto al de los índices de gestión
finales facilitaban la integración con los datos manejados en otras áreas, con lo que era posible
establecer un sistema de gestión integrado e informatizado.
3.1.-DOCUMENTACIÓN NORMALIZADA.-
Los documentos utilizados serán los siguientes:
Documentos de Entrada:
Acta de Reunión o Informe: Normalizado documento útil para dejar constancia escrita de
lo tratado en cualquier clase de reunión o para emitir informes o notas aclaratorias.
Aviso: Documento para emitir cualquier clase de aviso preventivo para tomar una acción
Compras al contado: El mecanismo de compras al contado, con pago en dinero, constaba
de dos documentos, uno de “autorización de pago o reintegro” para solicitar el anticipo en
metálico, y el de la liquidación “autorización de pago-compras al contado” al que se le
adjuntaban los albaranes y recibos de cobrado de la compra efectuada.
Contratos: Documentos provenientes de los proveedores en los que se especificaban los
pactos y condiciones de pago para la compra de un material o servicio.
Catálogos de precios: Provenientes de los proveedores con sus correspondientes listas de
precios de sus productos o servicios.
Facturas: Facturas parciales o totales de lo suministrado por los proveedores.
Informes de desviación: Expedidos por el Control de Calidad expresando cualquier clase de
defecto, anomalía o desviación de las calidades exigidas a un producto adquirido, tanto en
su fase de Recepción, como en las fases de transformación, montaje, pruebas y garantías.
Licencias de importación y exportación: Documentos oficiales de la Administración estatal
para efectuar ambas funciones.
Listas de Piezas o Materiales: Emitidas por las oficinas técnicas y de Ingeniería, en las que
se expresa partida por partida, cada uno de los materiales necesarios para cada fase de
construcción determinada , perteneciente a un proyecto concreto.
Notas de Envío: Documento emitido por Expediciones y que servía para comunicar
oficialmente cualquier clase de envío de material hacia el exterior, tanto por devoluciones
de material defectuoso a proveedores, como para envío de materiales a otros proveedores
para su transformación o a montajes exteriores.
Ofertas: Documentos provenientes de proveedores en los que licitan con precios de los
materiales indicados en la demanda de oferta o consulta que se les envía.
Peticiones de Pedidos o Solicitudes de Compra: Documentos para ordenar la compra de
cualquier clase de material. Medio o servicio, para un proyecto determinado, centro de
gasto e inversiones en inmovilizado. Cuando era necesario se acompañaban con hojas de
requisitos, lo cual sucedía siempre que se tratara de piezas de forja y fundición.
Ficha viajera: Se trataba de un documento que mencionaba las entradas para el control de
stocks de materiales con su máximo y mínimo, siendo un documento ejecutivo de compra
cuando se alcanzaba el mínimo como stock de seguridad establecido.
Comunicaciones: Cualquier tipo de documento proveniente de proveedores que era
archivado como telegramas, télex, fax, y ahora añadiríamos el correo electrónico.
Modificaciones de Pedido: Documento que servía para documentar cualquier modificación
de pedido surgido después de las correspondientes solicitudes de compras recibidas.
Informes de Desviaciones: Documentos emitidos por el Control de Calidad donde se
citaban datos que determinaban en qué fase (recepción, talleres, montaje, pruebas o
garantía) se producía la desviación.
Faltas de materiales: Documento donde se reseñaba las roturas de suministro de materiales
y que alertaban de la necesidad de soluciones urgentes a ejecutar de inmediato.
Documentos de Salida:
Actas de Reunión e Informes: Documentos similares a los mencionados en los de entrada.
Avisos: Iguales que los de entrada.
Cartas: Documentos normalizados para comunicaciones escritas dirigidas al exterior.
Consultas o Demandas de Ofertas: Documento oficial para la petición de ofertas de precios
y plazos de entrega y condiciones de venta, de cualquier clase de material o servicio a un
proveedor determinado, acompañándose con hojas de requisitos cuando fuera necesario
(p.e. Forja y fundiciones).
Condiciones Generales del Pedido: Hoja de acompañamiento a los Pedidos.
Pedidos: Documento para efectuar el pedido oficial al proveedor, además de otro modelo
para las copias de pedidos de circulación interna, debiéndose adjuntar en todos los casos las
hojas de requisitos y especificaciones necesarias.
Pedidos Urgentes: Documento de pedido urgente para aquellos casos en que fuera
necesario.
3.2.-CONTROLES DE GESTIÓN.-
Los diferentes controles a aplicar se realizan por medio de documentos adecuados que estarán
debidamente confeccionados y normalizados.
Valores:
Eficacia de la negociación de compras( mes y año) por comprador, familia y subgrupos, a saber:
ENC1 (%)= Nº peticiones cumplimentadas/ Nº peticiones recibidas
Índice de dificultad peticiones (mes y año) por comprador, familia y subgrupo: ENC1/ENC2(%)
Control de Pedidos.-Con el fin de obtener un fichero que permita agrupar por diversos
conceptos y lograr los índices y ratios adecuados.
Valores:
Pedidos y Partidas lanzadas, cumplimentadas y pendientes por mes y acumuladas por año.
T.A.M. Nº de Pedidos lanzados, cumplimentados y pendientes con su valor en euros.
Ratios:
Eficacia, persecución compras (mes y año) por comprador, perseguidor, familia y subgrupo.
PCN1 (% ritmo de cumplimentación)=Nº partidas pedidos cumplimentados / Nº partidas
pedidos lanzados
Control de Facturas a conformar.- Trata de un fichero de las facturas a conformar con los
datos pertinentes.
Control de Demandas de Oferta y de Ofertas en curso.-Trata de un fichero de las demandas
de ofertas cursadas a proveedores y de las ofertas recibidas en respuesta a aquellas.
Importe Medio del Mercado= media de los precios obtenidos en las ofertas recibidas.
Importe Compra = precio de compra de la oferta adjudicada al proveedor seleccionad
Importe Presupuesto= precio previsto en el presupuesto de proyecto en última oferta a
cliente.
Eficacia de Ventas = diferencia entre lo presupuestado y el importe medio del mercado.
Eficacia de Compras = diferencia entre el importe de la compra y el importe medio del
mercado.
Pérdidas o Ganancias= diferencia entre el importe de lo presupuestado y lo comprado.
Control de Precios por Artículos Piloto.- Se trata de establecer un control de precios por
articulo piloto, escogidos por su representatividad dentro de cada familia de materiales y en el
volumen total de compras de esa familia, de manera que se obtenga la evolución de los índices
de los precios de compra a lo largo de un ejercicio con respecto a unos precios de mercado de
estos mismos artículos en una fecha base o índice a considerar. Para ello se utilizaran los
siguientes cálculos:
Control por grupos y subgrupos de compra con análisis ABC.-Se trata de varios listados y
programas de exploración de los Bancos de Datos realizados con la técnica ABC de Pareto, a
saber:
Listados ABC por proveedores ordenados por grupos y subgrupos de compra y de mayor a
menor del importe acumulado en el año.
Listados ABC de pedidos según importe de mayor a menor dentro de cada intervalo
seleccionado y año en curso, y ordenados por grupos y subgrupos.
Resumen de gestión por comprador compaginando la ejecución del pedido según el listado
ABC de pedidos con el comprador en estudio.
Listado ABC de Artículos Piloto Primero se procede a la identificación y marcaje de
determinados materiales a fin de poder ser posteriormente seleccionados como materiales
piloto para realizar un listado de artículos piloto.
Para que el sistema de compras funcione con la efectividad requerida, se necesita que después
de habernos decidido por un determinado proveedor, los productos suministrados por este sean
revisados para verificar el cumplimiento de los requisitos especificados.
Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del
proveedor, la organización debe establecer en la información de compra las disposiciones para
la verificación pretendida y el método para la liberación del producto.
Hay ocasiones en que una organización no cuenta con la infraestructura necesaria que garantice
un adecuado control del producto adquirido, por lo que deberá aprovechar la infraestructura del
proveedor para tal fin, en este caso en la información de compra se debe incluir las posibles
verificaciones en los laboratorios o instalaciones del proveedor y qué criterios se tendrán en
cuenta para la aceptación del producto.
Es necesario obtener una documentación objetiva que permita hacer comparaciones entre
proveedores y seguir su evaluación y comportamiento. Esto permitirá más fácilmente identificar
a los buenos proveedores y mejorar las decisiones de pedido evitando errores de apreciación
subjetiva. Una evaluación objetiva, permitirá indicar al proveedor los puntos en que deberá
mejorar y actuara como acicate al ver que se le mantiene vigilado y en
constante valorización. Por tanto, deberá tenerse en cuenta las siguientes premisas:
Valoración cuantitativa que deberá comprender los tres factores principales de la compra, es
decir, la calidad, precio y servicio o cumplimentación de plazos. La importancia relativa de cada
factor puede variar en su ponderación con lo que cada índice será ponderado de acuerdo con el
% estipulado y otorgándose los puntos por calidad, precio y servicio que resulten por cada
producto y proveedor.
Índice de Calidad : Con respecto a la forma de establecer un índice de calidad adecuado, habrá
que tenerse en cuenta que interesa verificar la calidad por muestreo, para reducir el coste,
juzgando por la aceptación o no de la partida, de manera que cuando falle la muestra se
considerara rechazada toda la partida que se devolverá entera al proveedor o se verificara al
100% para proceder a la devolución de las defectuosas o recuperación si es posible, bien por
parte del proveedor o por la propia empresa. Podemos considerar como ejemplo, una formula
del Índice de Calidad a aplicar, a saber:
Índice del Precio: El índice de valoración del precio se puede obtener partiendo en cada
producto, del precio neto más bajo obtenido de cualquier proveedor, dando al mismo un valor
100.
Luego tendremos el I.P. = 100 X Precio Neto más bajo (cualquier proveedor) / Precio Neto del
Proveedor
Índice del Servicio: Se considerara dentro del plazo cuando el plazo real de entrega sea el
establecido más un margen de solo dos semanas de atraso. Se considerara recibida una partida
cuando, por lo menos se haya recibido y aceptado al menos el 95% de la misma.
Luego el I.S.= Nº partidas recibidas y aceptadas dentro del plazo / Nº total de partidas recibidas
Control de Gastos del Área.- Por medio del Control Presupuestario se recibirá información
sobre las desviaciones que surjan mensualmente, para ser analizadas, estudiando sus causas y
tratando de resolverlas si dieran problemas que requirieran mejoras. Las partidas que se deberán
controlar se referirán normalmente a temas como:
Índices de Presupuesto.-
AHORRO OBTENIDO = Valor Presupuestado de Compra (actualizado) – Valor Real de
compra
RENDIMIENTO = % Ahorro obtenido / Costo del Área
EFICACIA = % Ahorro obtenido / Valor total de las compras contabilizadas
BENEFICIO = % Ahorro obtenido / Valor total de las Ventas ( con obra en curso incluida)
COSTO = % Coste del Área / Importe total de las Compras contabilizadas
Índices de Estructura.-
INDICE DEL PERSONAL = % Nº de empleados del área / Nº total de empleados de la
empresa
INDICE DE ABSENTISMO = % Bajas del área en horas / Total horas teóricas de presencia
Índices de Volumen.-
GRADO DE IMPORTANCIA DE COMPRAS = % Compras contabilizadas /Ventas ( con
obras en curso)
GRADO DE IMPORTANCIA IMPORTACIONES = % Importaciones contabilizadas
/ Compras contabilizadas
VALOR PROMEDIO DE PEDIDO = Importe de los pedidos lanzados / Nº de Pedidos
lanzados
CAPACIDAD DE COMPRA = Importe de los Pedidos lanzados / Nº de empleados del área
Índices de Carga.-
CARGA DE PEDIDOS= % Nº DE Pedidos cursados / Nº empleados del Área
CARGA DE IMPORTACIONES = % Nº de licencias / Nº de empleados del Área
CARGA EN PETICIONES = % Nº de Peticiones remitidas / Nº de empleados
CARGA EN MODIFICACIONES = % Nº de Modificaciones / Nº de Pedidos lanzados
INDICE DE RELACION = Nº de Partidas de Peticiones recibidas / Nº de Partidas de
Pedidos lanzadas
CARGA OFERTAS = % Nº de Demandas de Ofertas cursadas / Nº de empleados del Área.
CARGA DE TABULACIONES = % Nº de Tabulaciones efectuadas / Nº de empleados del
Área.
CARGA EN INFORMES DE DESVIACION = % Nº de Informes de Desvío / Nº
de empleados del Área.
CARGA DE PROVEEDORES = % Nº de Proveedores del Área / Nº de empleados del
Área.
Índices de Eficacia.-
EFICACIA DE LA NEGOCIACIÓN DE COMPRAS = %Nº Partidas de
Petición cumplimentadas / Nº Partidas de Petición recibidas.
EFICACIA DEL SEGUIMIENTO = % Nº de Partidas de pedidos recepcionadas / Nº
Partidas de Pedidos lanzadas.
INDICE DE AGLUTINAMIENTO = % Nº de Peticiones recibidas / Nº de Pedidos
lanzados.
GRADO DE RESPUESTA = % Nº de Demandas de Ofertas cursadas /Nº de Ofertas
recibidas .
GRADO DE CONSULTAS = % Nº de Ofertas recibidas / Nº de Pedidos cursados.
INDICE DE AHORRO POR TABULACIONES = % Ahorro por tabulaciones / Importe de
los Pedidos cursados
INDICE DE INFORMES DE DESVIACION = % Nº de Informes de Desvío / Nº de
Pedidos cumplimentados.
INDICE DE RENOVACION DE PROVEEDORES = % Nº Proveedores homologados / Nº
de Proveedores activos.
INDICE DE LA LIMITACION EN PLAZO = % Nº de Peticiones recibidas fuera de plazo
estimado / Nº de Peticiones recibidas.
GRADO DE SERVICIO = % Nº de Partidas de Pedido recibidas fuera de plazo estimado
/Nº Total de Partidas de Pedidos