IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN Y LEGISLACION DOCUMENTAL

La gestión documental es de vital importancia para las empresas tanto públicas o

privadas dado que enmarca un conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación enviada y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final facilitando su
utilización y su conservación; dejando una historia clara y documentada de los
procesos y la empresa en general.

La ley 594 de 2000. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto
de archivo total, comprende ocho (8) procesos tales como la producción,
recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y la
disposición final de los documentos, los cuales se desarrollaran durante las etapas
del ciclo vital del documento (archivo de gestión, archivo central y archivo histórico);
aquí también encontramos detallado los procesos y parámetros legales a seguir
para la implementación eficiente de un programa de gestión documental cumplidor
con las normas nacionales.
Las empresas en la actualidad están llamadas a estar a la vanguardia tecnológica,
cumplimiento de la ley y a adoptar procesos de mejora continúa; el programa de
gestión de archivo permite a las empresas documentar todo los procesos, historia,
propuestas, inconvenientes, reclamos, soluciones, etc. Pero de acuerdo a la
normatividad permite ejecutar un programa de gestión de archivo donde se Detalla
las operaciones al interior de una entidad, tales como producción, recepción,
distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los
documentos. Estos en su momento jugaran un rol muy importante para tomar como
referente de análisis a la hora de tomar decisiones y acertar en las mismas.
El área de gestión documental o archivo es tan importante como cualquier área de
la empresa; por lo tanto un programa de gestión documental e información facilita
el buen desempeño de la misma puesto que si se necesita información está la puede
encontrar en el momento y lugar indicado facilitando el desarrollo de las diferentes
actividades.

OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS EMPRESARIALES

El principales objetivos de los archivos empresariales se relaciona con preservar y
conservar la historia de la empresa de manera integral teniendo en cuenta
antecedentes, investigaciones, procesos y otras actividades que son necesarias
documentar para el buen desempeño de la empresa y tener como base de consulta
o referente para la toma de decisiones.
La implementación de un área, política, estrategia o programa dentro de una
empresa deben perseguir unos objetivos claros; por lo tanto teniendo en cuenta la
legislación documental y su importancia podemos describir como principales
objetivos los siguientes:
  Constituir un centro de información disponible en todo momento. La
documentación de una empresa frecuentemente es consultada como base
de nuevas transacciones; por esto debe guardarse en un lugar determinado,
con el fin de proporcionar oportunamente cualquier información que se
requiera.

 Asegurar una perfecta conservación de los documentos. Toda

documentación debe permanecer dentro de las máximas medidas de
seguridad para que no se deteriore por la acción de la humedad, fuego,
aire,... y evitar su pérdida.

 Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e información. Si los

documentos están bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el
documento solicitado, y se proporcionan los datos en forma oportuna.

 Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los documentos legales

como contratos, escrituras, etc. Y los de constitución y funcionamiento de la
empresa.

La implementación del programa o área de gestión documental en la empresa ya

sea pública y privada, debe ir con un apego estricto a la normatividad vigente para
evitar contratiempos legales y desviaciones en los procesos de gestión
documental, esto también evitara uno de los mayores problemas en los
documentos que es la falsedad de los mismos.

Los archivos empresariales también cumplen algunas características esenciales

tales como:

 Las necesidades de la empresa determinan el tipo de archivo que debe

adaptarse a sus objetivos o fines. Por ejemplo si la actividad principal de una
empresa es la construcción, la parte más importante será lo relacionado con
planos, contratos. Si la empresa es pequeña, el archivo debe adaptarse a
las posibilidades económicas de ésta.

 La identificación de su contenido debe ser lo más sencilla y simple posible. El

sistema de organización utilizado en el archivo debe ser tan comprensible,
que facilite su consulta inmediata y agilice el trabajo.

 Que permita efectuar con rapidez las operaciones de consultar y archivar

eficazmente.

 El archivo no puede depender de la memoria de quien lo maneja. Los

documentos deben guardarse en forma técnica, de manera que puedan ser
encontrados por toda persona autorizada. Las normas establecidas para el
 archivo deben quedar escritas, con el fin de facilitar su manejo, ya que la
organización del archivo no debe ser de exclusivo conocimiento del
archivista.

 Debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y de quipo sencillo.

La adopción del programa de gestión documental también contempla la manera de

clasificar los documentos para ello vamos a describir algunos caracteres a tener en
cuenta:

Documentos no son solo los escritos, si no todo aquel objeto que

posea información. En la entidad se genera información y al mismo tiempo esta se
transmite dándose en forma de documento el cual es conservado en el archivo, lo
que hace un sistema de información.

Los documentos únicamente no son un producto que se genera en la empresa en

el cumplimiento de sus funciones, si no, que son también instrumento primordial
para conducir y coordinar las actividades diarias de la organización, sustentan
la toma de decisiones en todos los niveles de la entidad y son testimonio de toda
la gestión administrativa.

para que todo lo anteriormente mencionado se cumpla, es necesario clasificar,

conocer que documentación se maneja y existe dentro de la organización y cuál es
la función primordial que cumplen dentro del punto de vista empresarial.

Existen varias formas por las cuales se puede clasificar los documentos; ya sea por
su forma o soporte, ente productor, finalidad o la función para la que fue creado.

Según el soporte

Papel, cintas magnéticas, fotografías, discos ópticos, etc.

Según el ente productor

 documento privado: el que es producido por particulares.

 documento público: es el producido por el funcionario público en el ejercicio de
sus actividades.

Según la finalidad.

Están los documentos dispositivos, los que imparten normas de obligatorio

cumplimiento; los documentos testimoniales , son los que sirven de prueba o
testimonio y los documentos informativos conforman la generalidad de
los documentos dentro de la gestión administrativa entre ellos están informes,
circulares, cartas, etc.
Según la función para la que fue creado
Es donde se identifica el valor, la importancia que posea el documento en
la gestión administrativa de la empresa.

Vitales: son los documentos indispensables para el funcionamiento y crecimiento

de la organización, para rehacer el estado legal, reanudar operaciones.

Importantes: son los documentos que poseen valor para la gestión por periodos de
5 a 6 años.

Útiles: son los que únicamente aportan a la gestión administrativa por el año de
vigencia.

No esenciales: son aquellos que no poseen ningún valor primario ni secundario.

Teniendo en cuenta la anterior podemos determinar la planta física necesaria,

técnica, orden y otras consideraciones necearías para custodiar, preservar y
conservar y utilizar de manera óptima los documentos.