ACTIVIDAD_2_INFORME

APRENDIZ
SANDRA JULIANA PULIDO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

BOGOTÁ
2019

GC-F -005 V. 01
 ACTIVIDAD_2_INFORME

1. Elabore un corto resumen que contenga la siguiente información:

• Concepto de la gestión por procesos o gestión de calidad.

• Ciclo PHVA y la importancia en el sistema de gestión de la empresa.

• ¿Cómo medir los procesos en una organización o empresa?

La gestión de procesos colabora en la organización de las diferentes actividades que se

realizan en una empresa. Éste se fundamenta con el ciclo PHVA cuyas siglas significan;
Planear, definir objetivos; Hacer, ejecutar lo que se ha propuesto; Verificar, comprobar
que los objetivos se hayan cumplido con los aspectos acordados; Actuar, corregir las
falencias con las soluciones propuestas en ese entonces. El ciclo PHVA ayuda a la
mejora de los productos, ser competitivo en el mercado y optimizar costos.

El mapa de procesos es utilizado en la gestión de calidad debido a que con él se puede

obtener una representación gráfica de los procesos que pertenecen a esta gestión.
Además se realiza una caracterización de los procesos en donde se evidencia cada
actividad organizada según los criterios del PVHA

Es necesario medir los procesos en una organización puesto que uno de sus objetivos
más importantes es la toma decisiones de acuerdo a los resultados arrojados en esta
medición. Para medir estos procesos se utilizan herramientas o sistemas como:
diagrama de Pareto, listas de chequeo, encuestas de satisfacción, recibos entre otros.
Luego de realizar alguna de estas herramientas se realiza un informe en donde se
especifica los indicadores para así tomar decisiones.

2. Con la información de la empresa que consultó en la Actividad de

Aprendizaje 1 (la misma empresa que uso para esa tarea) complete la tabla de
indicadores de gestión que se presenta a continuación:

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 ÁRE
¿QUI
AO
INDICADOR ¿QUÉ ÉN
PRO JUSTIFICACIÓN
DE MIDE? MIDE
CES
?
O

Número y
CALIDAD DE porcentaje de
Jefe de Al saber que se han
LOS PEDIDOS Compras pedidos
compras hecho pedidos
GENERADO generados sin
retraso
Mide el tiempo Es importante ya que
TIEMPO que están evalúa la efectividad
PROMEDIO DE disponibles las Jefe de
Recursos del departamento
VACANTES vacantes sin recursos
humanos poder encontrar para proveer de
PENDIENTES humanos
a la persona personal a la
DE CUBRIR
idónea empresa.
La puntualidad y el
cumplimiento es
importante para que
Conclusión de los procesos no se
CUMPLIMIENTO Logística Jefe logística
una tarea prolonguen y
generen una
insatisfacción al
cliente
Ayuda a controlar los
Duración de Persona que días de inventario
DURACIÓN DEL
Logística los productos maneja disponible de la
INVENTARIO
en almacén inventarios mercancía
almacenada
Conocer el valor de
la actividad de
Porcentaje compras en relación
sobre las con las ventas de la
VOLUMEN DE ventas de los Jefe de empresa con el fin de
Compras
COMPRA pesos compras tomas decisiones de
gastados en optimización de
compra compras y
negociación con
proveedores.
Saber la cantidad
Cantidad que
que se va a producir
se puede
CAPACIDAD DE Jefe de en un cierto tiempo
Producción producir en un
PRODUCCIÓN producción ayudara a tener una
tiempo
organización más
determinado
clara de fabricación.
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 Además que se
podrán establecer
acuerdos de entrega
con el cliente de
forma objetiva
Calcula la Es el punto en el cual
cantidad de podemos concluir la
clientes que Representant capacidad de la
RETENCIÓN DE Servicio al
se pueden e del servicio empresa para tener
CLIENTES cliente
retener en un al cliente una comunicación y
periodo fiabilidad con los
determinado clientes
Mide el grado
de
cumplimiento Es fundamental para
de los cursos que el personal
Jefe de
CAPACITACIÓN Recursos diseñados tenga una mayor
recursos
DEL PERSONAL humanos para el preparación y
humanos
personal de la conocimiento de
gerencia de algún tema.
mercados
masivos
Al saber el valor de
Mide el grado
CUMPLIMIENTO este indicador se
de Director
DE Financiero conocerá las deudas
cumplimiento financiero
PAGOS y el tiempo que tarda
de los pagos
en pagarlas
Al saber el tiempo
que se utiliza una
Medir tiempo
máquina se podrá
CAPACIDAD de ocupación Jefe de
Logística establecer la
INSTALADA de maquinaria logística
cantidad de
y equipo
productos que se
pueden producir

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3. Enumere las actividades en secuencia por cada indicador y explique de
manera detallada el procedimiento a utilizar.

ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

CALIDAD DE LOS PEDIDOS GENERADO

Se debe solicitar al Departamento de sistemas un listado de pedidos generados durante

el periodo de tiempo acordado (mensual) para el análisis y un reporte de pedidos
generados con problemas. A estos informes se le deben extraer los pedidos generados
sin problemas y el total de pedidos generados, quedando la fórmula de la siguiente
manera:

TIEMPO PROMEDIO DE VACANTES PENDIENTES DE CUBRIR

Se debe tener el tiempo que pasa desde que se publica la vacante hasta que el propio
trabajador se incorpora a la empresa. Además el área de recursos humanos deberá
deducir cuantos candidatos han sido contratados, quedando la formula de la siguiente
forma:

CUMPLIMIENTO

Se le debe solicitar al jefe de logística el informe total de despachos efectuados durante

un periodo. Luego se deberá entregar al área administrativa. En aquel informe se debe
mostrar el número de despachos cumplidos a tiempo y el número total de despachos,
quedando la fórmula de la siguiente manera:

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DURACIÓN DEL INVENTARIO

Se solicita al departamento de sistemas un informe donde muestre el valor total de

ventas y el inventario de mes. Luego se deberá entregar al área administrativa. La
fórmula es la siguiente:

VOLUMEN DE COMPRA

Se solicita al departamento de sistemas un reporte de los valores mensuales de las

compras realizadas en la organización y el valor total de las ventas por mes. Este
reporte se entregará al área administrativa. La fórmula seria la siguiente:

CAPACIDAD

Los datos serán solicitados al departamento de producción y a la persona encargado de

ello. El procedimiento para obtener aquel valor es el siguiente:

RETENCIÓN DE CLIENTES

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Se le deberá solicitar un informe al representante de servicio al cliente en donde se
encuentre: El número de clientes que existen al inicio del periodo (S), El número de
clientes que hay al final del periodo (E) y el número de clientes que se han ganado
durante el periodo determinado (A). La fórmula seria la siguiente:

CAPACITACIÓN DEL PERSONAL

Se deberá solicitar al departamento de Recursos humanos la cantidad de empleados

capacitados y el total de empleados que hay en la empresa. La fórmula es la siguiente:

Empleados capacitados / total de empleados

CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO

Se solicitará al departamento financiero un reporte de los pagos pendientes y las

obligaciones netas, en el cual la fórmula es la siguiente:

CAPACIDAD INSTALADA

Los datos necesarios para el cálculo son suministrados por el departamento de

producción como número de unidades producidas por máquina y la capacidad máxima
del recurso. El procedimiento es el siguiente:

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4. Concluya el informe describiendo cuál es el impacto positivo y negativo de
utilizar indicadores en la empresa sobre la cual viene desarrollando las
evidencias.

Lo positivo: Al utilizar los indicadores se podrá identificar y cuantificar las

oportunidades de mejora, que pueden llevarse a cabo. Además que ayuda a cumplir y a
tener una mejor visión y control de la meta que ha sido propuesta por los objetivos que
busca la empresa.

Lo negativo: No todos los trabajadores comprenden el significado de los indicadores

por tal razón en ocasiones pueden informar cosas equívocas o simplemente no prestar
atención de aquello. Es por esto que se debe capacitar a los empleados, sobre la
importancia de los indicadores.

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