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FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS


PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA

Módulo:

Prevención y Gestión del Riesgo

Eje 3: Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y análisis de riesgos y


diagrama de flujo de proceso en gestión del riesgo frente a amenazas de fraude en
contratación de adquisición de bienes

Estudiantes:

Fabián Chamorro Escobar

José Guillermo Romero Galvis

Eliana Merlano Guzman

Profesor: Javier Castañeda

Bogotá D.C., 21 de diciembre de 2019.


Eje 2 Taller 2: Diagnostico y establecimiento del Contexto

Índice de Contenido

1 INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD EVALUATIVA ........................................ 1


2 INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 1
3 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD EVALUATIVA .......................................... 2
7. Bibliografía ......................................................................................................... 18

Índice de Figuras

Figura 1 Criterios de Evaluacion del Risgo ................... 1Error! Bookmark not defined.
Figura 2 Valoracion del Riesgo ..................................... 1Error! Bookmark not defined.

Índice de Cuadros

Tabla 1. Identificacion del risgo ...................................................................................... 13


Tabla 2. Medidas del tratamiento del riesgo………………………………………………..14

Índice de tablas
Unidad 2 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

1 INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD EVALUATIVA

La tarea tiene como finalidad que el estudiante mediante el análisis de una organización o
empresa del sector real o como parte de un caso documentado, aplique las herramientas de
identificación, cuestionario de identificación y análisis de riesgos y diagrama de flujo de proceso
a fin de determinar la información necesaria que quiere un gerente sobre su organización para
adelantar procesos de tratamiento de los mismos, el área de contratación de adquisición de
bienes.

2 INTRODUCCIÓN

La presente actividad tiene como finalidad aplicar los conceptos vistos en el eje de pensamiento
numero 3 dentro de una organización, para este caso en particular continuaremos con la empresa
seleccionada en el anterior eje de pensamiento que es la empresa Minas y Minerales S.A.-
MINMINER S.A., para tal fin estableceremos como inicio de la actividad las herramientas de
identificación, cuestionario de identificación y análisis de riesgos y diagrama de flujo de proceso
de la organización para adelantar procesos de contratación de adquisición de bienes.

Para este ejercicio es importante mencionar que si bien es cierto Minas y Minerales S.A.-
MINMINER S.A. cuenta con un proceso para la adquisición de bienes, este no se encuentra
documentado ni definido con todas las etapas y fases que se presentan dentro de la actividad
número 3, razón por la cual mediante este ejercicio construiremos, documentaremos el proceso,
realizando un análisis de los riesgos que existen para la organización en la adquisición de bienes
y como la empresa puede tomar decisiones y disminuir o eliminar el riesgo en este aspecto

Para el desarrollo del presente trabajo se tomó como guía la lectura del eje de pensamiento No 2 ,
las Normas ISO 31000 y 31010, las lecturas complementarias del eje de referencia y otras
referencias consultadas para el desarrollo de la actividad.

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

3 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD EVALUATIVA

3.1 MINMINER S.A

Minas y Minerales S.A. - MINMINER S.A. es una empresa cuyo centro administrativo se

encuentra ubicado en el municipio de Zipaquirá-Cundinamarca y su operación minera productiva

se encuentra ubicada en los municipios de Sutatausa y Cucunuba en la vereda peñas de cajón en

el departamento de Cundinamarca. Su operación minera cuenta con 52 Unidades de producción

de carbón , es una compañía del sector minero dedicada a la producción, beneficio y

comercialización nacional e internacional de carbones térmicos, metalúrgicos y coques de alta

calidad, con procesos y operaciones enmarcadas en la productividad, sostenibilidad y

competitividad para lograr excelentes retornos a los accionistas, respondiendo a las necesidades

de sus grupos de interés, garantizando la seguridad para sus empleados, transformando las

comunidades de sus áreas de influencia, convirtiéndose en motor de desarrollo regional y

nacional.

3.2 MISIÓN

Minas y Minerales S.A; en ejecución amparada por el contrato de concesión 1921T , es una

compañía del sector minero ejemplo nacional de integración, dedicada a la producción, beneficio

y comercialización nacional e internacional de carbones térmicos, metalúrgicos y coques de alta

calidad, con una operación ambiental y socialmente sostenible, con procesos y operaciones

enmarcadas en la productividad, sostenibilidad y competitividad para lograr excelentes retornos a

los accionistas, respondiendo a las necesidades de sus grupos de interés, garantizando la

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

seguridad para sus empleados, transformando las comunidades de sus áreas de influencia,

convirtiéndose en motor de desarrollo regional y nacional.

3.3 VISIÓN

Minas y Minerales S.A; a 2019 será reconocida como un modelo nacional de integración minera

y líder en la producción y comercialización de carbón térmico, metalúrgico y coque de alta

calidad. Rentable, con vocación exportadora, con responsabilidad social y ambiental; para

beneficio de sus clientes, sus asociados, sus trabajadores, sus familias, y la comunidad

Colombiana en general.

3.4 PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS

INTEGRACIÓN: Fomentar la cooperación, solidaridad, el trabajo en equipo, la equidad y el

emprendimiento entre los productores, asociados, trabajadores, clientes y colaboradores que

integran Minminer S.A.

VIDA: Principio de sostenibilidad basado fundamentalmente en la protección a la vida e

integridad física de nuestros colaboradores, con objeto de garantizar el bienestar, salud, la

estabilidad emocional de los trabajadores y sus familias, productores y asociados.

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

INTEGRIDAD: Actuar bajo principios de valores humanos como la ética, honestidad,

responsabilidad y los valores corporativos.

INNOVACIÓN: Buscando nuevas formas de implementar procesos, obtener productos,

gestionar recursos, comercializar nuestros productos y organizar nuestra compañía.

RESPONSABILIDAD SOCIAL: Brindar oportunidades de desarrollo social y económico a

nuestras comunidades del área de influencia directa e indirecta, a través de un trabajo digno con

altos estándares de seguridad, apoyo a procesos de organización social y reconstrucción del

tejido social en estas áreas.

RESPONSABILIDAD AMBIENTAL: Implementar prácticas en nuestras operaciones que

estén de la mano con la protección y cuidado de nuestros recursos naturales presentes en el área.

RESPETO: Fomentar el valor de los demás, mantener su dignidad y cuidar su integridad.

CALIDAD: Todos nuestros procesos están enfocados a entregar un producto y servicio de

calidad, brindando a los clientes confiabilidad en sus estándares.

DESARROLLO HUMANO: Creemos en el profesionalismo e integridad de nuestros

colaboradores, por tal motivo fortalecemos continuamente el desarrollo integral de sus valores,

principios y competencias.

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

SEGURIDAD INDUSTRIAL: Proteger y preservar los activos físicos de Minas y Minerales

S.A bajo estándares de seguridad, garantizando la estabilidad de la compañía.

3.5 SECTOR COMERCIAL DE LA EMPRESA

Acorde con los códigos de actividad económica la empresa se clasifica en Explotación de Minas

y Canteras Extracción de Carbón, Carbón Lignito y Turba con código CIIU número 1010

extracción y aglomeración de hulla (carbón de piedra). La empresa es de carácter industrial ya

que realiza extracción de mineral con maquinaria especializada y clasificación y transformación

del carbón.

3.6 OBJETIVOS CORPORATIVOS

- Incentivar el desarrollo de nuestra región y el desarrollo de la gente.

- Aprovechar las oportunidades que existen y llegar a ser el principal proveedor de carbón

térmico en el mercado colombiano, el principal exportador de carbón coquizable

- Consolidar a Minminer S.A., como una de las principales empresas de producción y

exportación de coque metalúrgico y de fundición.

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

4. PORTAFOLIO DE BIENES Y SERVICIOS.

LOS PRODUCTOS

MINMINER S.A. es una compañía del sector minero dedicada a la producción, beneficio y

comercialización nacional e internacional de carbones de alta calidad, con procesos y

operaciones enmarcadas en la productividad, sostenibilidad y competitividad dentro de nuestros

productos tenemos:

Especificaciones
Térmico Coquizable Coque
técnicas

Cenizas 11% a 14% < 9% ≤ 11.5

Humedad ≤5 ≤ 5% Total ≤6

Azufre < 1% < 1% ≤1

Poder Calorífico: > 7.000 Kcal/Kg > 7.500 Kcal/Kg

Materia Volátil > 34% 28% a 33% ≤ 1.7

Granulometría Como sale de mina Como sale de mina

Producción >25.000 t/mes >25.000 t/mes

Carbono Fijo ≤84

Micum 40 ≥80

Micum 10 ≤10

Fuente. Minas y Minerales S.A.

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

LOS CLIENTES

Minas y Minerales S.A. cuenta con los siguientes clientes.

- Cemex

- Argos

- Propal

- Enel

- Coquecol

- Milpa

PROOVEDORES: principalmente se refiere a los proveedores de carbones térmicos y

coquizables (altos y bajos volátiles) para la producción de coque

- Sociedad Minera Ltda.

- Colombiana de Carbones S.A.S

- Compañía Minera el Pedregal Ltda.

- AHIMSAR S.A.S

- Pedroza & Garnica S.A.S - P&G S.A.S

- Minas La Quincha Ltda

- OMNES S.A.S

- Francisco Rodríguez E.U

- Minas La Vuelta S.A.S

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

BIENES

MINMINER S.A. cuenta dentro de sus bienes para la operación minera:

- Mina de Carbón la Chisgua

- Centro de Acopio de Minerales

- Planta de clasificación de Carbón

- Laboratorio de Carbones

- Servicio de Bascula

- Centro Administrativo

- Centro Operativo

5. CONTEXTO ESTRATEGICO

5. 1 INTERNO

 Suministro de Carbón: La empresa obtiene el carbón de las minas de sus socios

productores y de la mina propia (la chisgua), sin embargo, esto no garantiza la entrega del

suministro que requiere para el cumplimento de los compromisos de suministro con sus

clientes sobre todo en aquellas condiciones donde la demanda y los precios son altos.

 Mercado Nacional: Las ventas están condicionadas a suplir las necesidades de los

clientes en dos frentes las termoeléctricas y las que requieren de procesos de temperatura

(cementeras, productoras de papel, fabricantes de ladrillo, otras industrias) y las empresas

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

que producen coque producto indispensable para la fabricación de acero, en general el

mercado es bastante versátil con manejo y manipulación de precios y volúmenes.

 Insumos: en cuanto a los insumos para la operación generalmente son equipos,

maquinaria y herramientas de consumo para la industria minera de la cual se encuentra un

amplio mercado a nivel nacional con representación y respaldo, como también para

importación, aunque este no es el fuerte ni el objeto de la empresa.

 Recurso Humano: Es un ítem que impacta en la compañía sobre todo en la parte

operativa de las minas ya que en condiciones favorables de precios se genera una guerra

entre las empresas por capturar operarios de mina lo que implica aumento de precios por

labor o salarios, conduciendo a migración de personal o estrategias para la retención del

mismo

En términos generales para la adquisición de un bien o servicio lo que se hace es una requisición,

por parte del área que requiere o necesita suplir una necesidad, posteriormente se realiza un

proceso de consulta o cotización por el área de compras, se requieren tres cotizaciones o tres

proponentes y final se realiza el proceso de compra o adquisición de bien o servicio

5.2 EXTERNO

A nivel externo en Minminer S.A. Se identificaron los siguientes aspectos:

 Suministro de Carbón: La empresa para producir coque consume carbón bajo volátil

para lo cual requiere de proveedores que le suministren este tipo de carbón, este tipo de

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

mineral tiene una demanda alta, aunque la empresa adquirió una mina de bajos volátiles

esta no suple sus necesidades tiene que comprar a otros proveedores.

 Recurso Humano: Es un ítem que impacta en la compañía sobre todo en la parte

operativa de las minas ya que en condiciones favorables de precios se genera una guerra

entre las empresas por capturar operarios de mina lo que implica aumento de precios por

labor o salarios, conduciendo a migración de personal o estrategias para la retención del

mismo

6. IDENTIFICACION Y ANALISIS DEL RIESGO

Para el desarrollo de este ítem se tendrá en cuenta varios aspectos operativos y administrativos

de la organización, la lista de chequeo aplica para proveedores internos y externos.

Lista de Chequeo

Proveedores

Internos Externos NO
No Preguntas Observaciones
Si NO SI NO Sabe

Se establece la producción de cada uno de los


1 X X
proveedores internos

2 Se visitan los frentes de trabajo (minas) X X

Se verifican las condiciones administrativas de cada


3 X X
de los proveedores
Se verifican las condiciones operativas de cada de
4 X X
los proveedores

Se visitan los hornos donde se desarrolla la maquila


5 X X
para la producción del Coque
6 Se cuenta con contratos de operación minera X X

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

Lista de chequeo

NO
No Preguntas Internos Externos Observaciones
Sabe

Si NO SI NO
7 Se cuenta con contratos de suministro de carbón X X

Los contratos de suministro tienen cláusulas de


8 X X
permanencia

Los contratos de
suministro tratan de
un porcentaje, pero
no se liga al
Los contratos de suministro especifican volúmenes contrato se maneja
9 X X
de producción a condiciones de
mercado y análisis
de productividad de
los socios
proveedores

Los contratos de Suministro cuentan con cláusulas


10 X X
de incumplimiento por suministro

Generalmente se
suplen las
necesidades, sin
embargo, ante una
mayor demanda
Los proveedores suplen las necesidades de la
11 X X presentan limitantes
compañía
lo que presenta una
desventaja al
momento de
requerimientos de
mayores volúmenes

12 La organización cuenta con centro de acopio X X


El centro de acopio suple los volúmenes para
13 X X
almacenar

Se tienen establecidos procesos para compra de


14 X X
carbones
Se cuenta con contratos para la operación de la
14 X X
maquila

16 Se realiza control de calidad del carbón X X

17 Se realiza control de calidad de la mezcla X X

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

Lista de chequeo

NO
No Preguntas Internos Externos Observaciones
Sabe

Si NO SI NO
18 Se realiza control de calidad del coque X X

Se realiza seguimiento y control a las pilas de


19 X X
carbón (volúmenes)

20 Se controla el ingreso de carbones X X

21 Se controla el despacho de carbones y coque X X

22 Se lleva registro de bascula X X

Estos no se
23 Se cuenta con protocolos de facturación X X encuentran
documentados

Estos no se
Se cuenta con protocolos de recepción de cuentas
24 X X encuentran
de cobro
documentados

Estos no se
25 Se cuenta con protocolos de pagos X X encuentran
documentados

Se realiza seguimiento a los proveedores durante el


26 X X
suministro

Reacción inmediata a los cambios de precios y


28 X X
mercados

Tabla 1. Identificación y análisis del riesgo

6.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO DE ADQUISICIÓN DE CARBONES.

A continuación, se construirá el diagrama de flujo del proceso de adquisición de Carbón, en

este se representará el procedimiento de cómo se debe desarrollar la contratación del

suministro, este se construirá a través de la simbología estándar establecida para la

elaboración del diagrama, lo anterior con la finalidad de determinar el paso a paso del

proceso que realiza la compañía, y así facilitar el entendimiento de la adquisición de carbón y

los riesgos que se pueden llegar a presentar en desarrollo de esta actividad

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

Fuente propia. Diagrama de flujo suministro de carbón

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

7. MOMENTOS DE RIEGOS DE LAS ETAPAS.

Acorde con el proceso de identificación y análisis del riesgo y el diagrama de flujo se

identificaron los siguientes riesgos o errores

AMENAZA ETAPA CODIFICACION


No se verifican las condiciones Administrativas
de los Proveedores (legalidad, minera, Precontractual A
ambiental y empresarial)
No se verifica mediante visita los proveedores
externos (condiciones técnicas y operativas de Precontractual B
las minas)
No se realiza contrato de suministro con los
proveedores externos (solo se realiza una orden Precontractual C
de compra)
No se cuenta con proceso para la compra de
Precontractual D
carbones
No se realiza contratos para la operación de la
Precontractual E
Maquila
No Se cuenta con protocolos de facturación Contractual F
No Se cuenta con protocolos de recepción de
Contractual G
cuentas de cobro
No se cuenta con protocolos de pagos Contractual H
El centro de acopio no cuenta con espacio
Pos contractual I
suficiente para almacenar grandes volúmenes
No se realiza seguimiento operativo y
administrativo a los proveedores durante el Pos contractual J
suministro
No se reacciona rápidamente ante las Pos contractual
K
condiciones del mercado
Tabla 2. Momento de riesgos de las etapas dentro de MINMINER S.A

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

AMENAZA MEDIDA
Realizar un análisis previo de proveedor
No se verifican las condiciones Administrativas
solicitándole a este la información
de los Proveedores (legalidad, minera,
respectiva que permita conocer el estado
ambiental y empresarial)
técnico y jurídico de su organización
Visitar la unidad de producción minera
No se verifica mediante visita los proveedores
para verificar su operación y estado de las
externos (condiciones técnicas y operativas de
minas al igual que cuenta con el recurso
las minas)
para el cumplimiento del suministro
Elaborar para todo tipo de proveedor
interno (socio Productor) como externos
No se realiza contrato de suministro con los (proveedor de carbón) un contrato de
proveedores externos (solo se realiza una orden suministro que permita con certeza
de compra) determinar con que cantidad de carbón se
cuenta teniendo en cuenta las proyecciones
de ventas
No se cuenta con proceso para la compra de Establecer protocolos y procedimientos de
carbones compra y documentarlos
No se realiza contratos para la operación de la Elaborar contratos para el desarrollo de la
Maquila maquila para producir el coque
Establecer protocolos y procedimientos
No se cuenta con protocolos de facturación
para la facturación y documentarlos
No Se cuenta con protocolos de recepción de Establecer protocolos y procedimientos
cuentas de cobro para la facturación y documentarlos
Establecer protocolos y procedimientos
No se cuenta con protocolos de pagos
para los pagos y documentarlos
El centro de acopio no cuenta con espacio Adquirir nuevos predios que permitan
suficiente para almacenar grandes volúmenes almacenar más volumen
Establecer en la minuta visita periódicas a
No se realiza seguimiento operativo y
las unidades de producción minera, realizar
administrativo a los proveedores durante el
reuniones e inspeccionar y verificar el
suministro
suministro
Una vez allá una variación o cambio en el
No se reacciona rápidamente ante las
mercado citar a junta directiva o tomar
condiciones del mercado
decisiones prontamente

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

Acorde con el resultado de la evaluación generado por la matriz y a la evaluación del mismo

se tomaran las medidas pertinentes de eliminación, mitigación, cambio de probabilidad o

cambio de consecuencia o en su defecto asumir el riesgo en busca de una oportunidad

teniendo en cuenta la siguiente tabla:

Tratamiento

Codificación probabilidad consecuencia Financiación Eliminación Mitigación Observaciones

A alto alto X

B alto alto X

C alto alto X

D alto alto X

E alto alto X

F moderado baja X

G moderado bajo X

H moderado bajo X

I alto alto X

J moderado moderado X

K moderado alto X

Tabla 3. Medidas de tratamiento del riesgo

codificacion: identificación del riesgo acorde con la tabla 2 el riesgo

Probabilidad: Describa la valoración del riesgo (bajo, moderado, alto)

Consecuencia: Describa la valoración del riesgo (bajo, moderado, alto)

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

Tratamiento: Señale con una X el tratamiento a dar al riesgo

6. CONCLUSIONES

-Este ejercicio permite identificar que la compañía MINMINER S.A, NO cuenta con una

política de prevención del riesgo, en sus procesos, la empresa es vulnerable y sus procesos

operativos administrativos y comerciales se pueden ver afectados por el aspecto desarrollado

en este taller como lo es el del suministro de carbón, llegando a generar perdidas

considerables que pueden poner en riesgo la estabilidad de la empresa.

-Para Minas y Minerales el suministro de carbones es fundamental, por eso es importante

contar con la fidelidad de los proveedores y brindar las garantías a estos mediante pagos e

incentivos que permitan tener los volúmenes de carbón requeridos por la empresa

- MinMinas S.A. debe implementar de manera inmediata protocolos, procedimientos y

programas de adquisición y suministro de carbones y documentarlo, realizando una

evaluación periódica de los mismos.

Identificamos que la principal falencia o riesgo de la empresa es no contar con contratos de

suministro y de maquila que permitan garantizar la estabilidad de la adquisición de los

carbones y el suministro a sus cliente, aunque no ha presentado mayores dificultades ya que

los socios productores cubren el mayor porcentaje de suministro, sin embargo ha tenido que

renegociar en algunas ocasiones con sus clientes precio y volumenes.

El presente trabajo permitió ampliar los conocimientos y conceptos de la gestión del riesgo,

mostrándonos la importancia de identificar, analizar calificar y evaluar los riesgos para poder

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Unidad 3 Taller 1: Diagnostico y establecimiento del contexto

como gerentes disminuir las probabilidades de ocurrencia y mitigar las consecuencias de

estos además de ayudar en la toma de decisiones.

7. Bibliografía

Javier Castañeda. (2019). Prevencion y Gestion del Riesgo, EJE 2 Referente de pensamiento,
campus virtual Fundacion Universitaria del Area Andina Bogota-Colombia.

INCONTEC Norma NTC ISO 31000 (2011). Gestion del Riesgo Principios y
Directrices.Coombia

INCONTEC Norma NTC ISO 31010 (2013). Gestion del Riesgo TEcnicas de Valoracion del
Riesgo, Colombia

MINMINER S.A. Pagina principal (2019). http://minminer.co/

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