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Check-List - Organisation des réunions http://www.ac-nice.fr/cpif/htm/p3_2%20TTP%20R6.

htm

CHECK-LIST -
ORGANISATION DES
REUNIONS
Une REUNION est composée d’un enchaînement d’opérations complexes, prenant en
compte une série d’étapes de durées inégales. Toute réunion vise à entraîner une
transformation de l’état d’un système, elle vise pour cela à apporter une certaine valeur
ajoutée. Dans tous les cas elle reste un lieu à dimension humaine.

AVANT PENDANT APRES COMPETENCES

Prévoir Choisir le type de Présider préciser à l’avance les PREPARER


réunion rôles fonctions et
tâches de chacun des DECIDER
Mettre en intervenants
perspective par
rapport au rôle du président dans
AGIR
programme ou au l’animation
projet annuel de DIRIGER
travail rappeler la place du
pilote CONSTRUIRE
Planifier la durée
et les étapes de ORGANISER
la réunion
(information, OPERATIONNALISER
discussion,
débat, production, DONNER DU SENS
pauses,
évaluation)

Vérifier
l’équipement des
locaux de réunion
(prises,
instruments de
communication,
emplacement des
toilettes,
évacuation en
cas d’urgence)

Hiérarchiser les

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points à l’ordre du
jour ( ne pas
oublier la « Loi
des rendements
décroissants»)

Préparer Négocier la Piloter place de l’animateur Rappeler au(x) ANTICIPER


réunion responsable(s)
fonction de l’animateur hiérarchique(s) les IMPLIQUER
Confirmer les décisions prises
finalités obligations de
l’animateur Proposer un plan
MOBILISER
Etablir les de suivi de l’action
critères de gestion du temps entreprise MOTIVER
faisabilité (coûts,
autorisations, superviser les étapes Faire circuler
réservation des de travail des l’information
locaux, (évaluation,
participants tour à tour
possibilités par : améliorations à
rapport aux envisager,
contraintes du receveurs remédiations à
calendrier) consommateurs prévoir, auprès des
partenaires)
producteurs
Définir les effets
d’informations
attendus
ou de
communication

problèmes
administratifs
(signatures des listes
de présence,
distribution des
documents
indispensables, etc…)

Organiser Fixer les objectifs Animer Rappeler les consignes CONTROLER


de la réunion (durée, effets
attendus, désignation
Elaborer la liste du ou des rapporteurs)
des produits
attendus
(compte-rendu,
procès-verbal,
relevé de
décision)

Concevoir les
consignes
(tâches à répartir)

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Vérifier qui établit la liste Garder le temps suivre le budget REDIGER


contrôler des personnes à
convoquer/inviter Noter les principales prévoir l’évolution DIFFUSER
étapes sur un support du ou des projets
qui envoi la (tableau,
convocation retroprojecteur, etc…) préparer le bilan
INFORMER

qui signe la Reformuler (faciliter le COMMUNIQUER


convocation travail, juguler les
bavards) ANTICIPER
présence du jour
et heures de Synthétiser (recadrer PLANIFIER
début et de fin le débat, rappeler les
objectifs) PROJETER
présence de
l’ordre du jour Conclure :

tous les points d’accord


documents à points de
fournir existent-ils
désaccords
? (plan d’accès,
ordre du jour, points à
documents approfondir.
d’information,
etc…) Fixer la date de la
réunion suivante
coordonnées
précises du
responsable à
joindre

EVALUER
Communiquer Prendre contact Rédiger le document
avec les final
participants
(Négocier la date, Faire valider le
explorer la document produit
faisabilité, évaluer
les champs Diffuser le document
d’intérêt) dans les délais
annoncés
Faire valider les
objectifs par le(s)
responsable(s)
institutionnel

Résultats
obtenus

Eléments de compétence* pris en compte : ORGANISER – EXPOSER - REDIGER –


GERER LE TEMPS – MEMORISER –EXPOSER – RESUMER – SYNTHETISER –

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EXPLIQUER - INFORMER - COMMUNIQUER - NEGOCIER – REGULER – REMEDIER –


QUALIFIER

COMPÉTENCE : Ensemble des savoirs* et savoir-faire* supposés maîtrisés et


validés par une performance satisfaisante. Une compétence s'évalue à travers une
production.
- capacité de se former soi-même, de former les autres et de savoir animer pour
résoudre des problèmes. C'est la capacité à savoir tirer parti de ses talents et du
talent des autres pour apprendre ("savoir") ; pour savoir ("savoir-faire") ; pour
former/diriger ("savoir faire-faire") ; pour communiquer ("faire savoir").

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