1. Introducción.

STEVEN
2. Justificación. Felipe
3. Objetivos. Steven
4. Desarrollo del Trabajo
 4.1 Qué es un Banco Terminológico? Felipe
 4.2 Elementos teóricos Steven
 4.3 Elementos técnicos Felipe
 4.4 Elementos tecnológicos. Steven
 4.5 Elementos administrativos. Felipe
5. ¿Como se configura? Steven
6. Conclusiones Juntos
7. Socializar el ejercicio en el aula de clase.
 Introducción

Los Bancos Terminológicos de series y subseries documentales, son uno de los

instrumentos archivísticos listados en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012, el cual fue
compilado en el Decreto 1080 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura)
en su artículo 2.8.2.5.8. Acorde con la definición que se extrae de la página web del
Archivo General de la Nación (AGN), los mismos son un “Instrumento Archivístico que
permite la normalización de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes
controlados y estructuras terminológicas.” Ello implica que dicha normalización es a nivel
terminológico, tomando como referencia la perspectiva teórica de los lenguajes controlados
para lograr su aplicación en las series y subseries documentales generadas en una entidad.

Dado que la aplicabilidad de los Banco Terminológico está fundamentada en la estructura

de series y subseries que una entidad tiene identificada a través del Cuadro de Clasificación
Documental (CCD), La secretaria de gobierno ha implementado el banco terminológico
teniendo como base inicial la configuración del CCD. En este acercamiento a su
elaboración, se dispusieron varios requerimientos necesarios con el ánimo de tomar una
línea base en su configuración metodológica, así mismo adaptar las necesidades
terminológicas de las oficinas productoras de la secretaria de gobierno.

A partir de este contexto, se presenta el siguiente documento con el ánimo de ser una
herramienta útil en la configuración de estándares terminológicos para la denominación, el
alcance y la normalización de las series y subseries documentales de la secretaria de
gobierno. El presente documento se encuentra dividido en dos grandes secciones: la
primera, describe la metodología empleada para la elaboración de las fichas del BANTER,
junto con la explicación del Formato diseñado según las necesidades terminológicas en aras
de garantizar su aplicabilidad, la segunda, es el BANTER de las series y subseries
documentales de la secretaria.
 Justificación
Para adelantar procesos de Gestión documental en una organización bajo criterios de
eficiencia y efectividad se hace necesario contar con instrumentos archivísticos como los
bancos terminológicos, no solo por su ámbito normativo si no también porque apoyan el
conjunto de actividades que permiten sentar bases para un optimo manejo de la información
institucional.

La normalización de las series documentales en los archivos ha sido objeto de atención por
la comunidad archivística, debido a la necesidad de organizar, conservar y difundir de manera
adecuada los documentos que se custodian, para así garantizar el principio de vínculo
archivístico que se propone en el Decreto 1080 de 2015. Dicho principio establece que “los
documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la
implementación de sistemas de clasificación, descriptivos y metadatos de contexto,
estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto”. (p. 121).
Objetivos

Objetivo General

Establecer un acercamiento teórico de la aplicación del banco terminológico a través de la

armonización de series y subseries identificadas en el cuadro de clasificación documental
de La secretaria de Gobierno.

Objetivo especifico

Realizar el Banco Terminológico de series y subseries documentales a partir del Cuadro de

Clasificación Documental de la Secretaria de Gobierno.
¿Que es un banco terminológico?

Para el Archivo General de la Nación el banco terminológico es “un registro de conceptos o

términos, cuyo fin es brindar una herramienta que facilita información de la entidad para una
buena comprensión de los términos y conceptos ligados a la actividad misional de la entidad
con fundamento en las temáticas del sector al cual pertenece”, para comprenderlo mejor se
entiende como un “registro de conceptos o términos, realizado con el fin de ser utilizado por
investigadores, traductores o analistas de información, donde los datos van acompañados de
referencias, definiciones y otras informaciones auxiliares para su mejor comprensión y
utilización” (Pontificia Universidad Javeriana, 1998, p. 20).

Los bancos terminológicos son uno de los instrumentos archivísticos que actúan como
elementos mediadores para que en las entidades asuman de forma organiza, integral y
eficiente su producción documental. Así la herramienta archivística “banco terminológico”
busca la normalización de las denominaciones utilizadas tanto en series como en subseries
documentales

Elementos teóricos

Los Bancos Terminológicos de series y subseries documentales (BANTER) fueron

concebidos como una herramienta de estandarización para la armonización terminológica de
las series y subseries documentales que se ven reflejadas en el Cuadro de Clasificación
Documental de las entidades. En ese sentido, se considera que los BANTER brindan una
fuente eficaz de consulta para lograr una comunicación efectiva entre quienes planifican,
producen, usan, administran, tramitan, custodian y preservan la información de las entidades.

La normalización y armonización de las series y subseries documentales parte de la noción

misma de qué se entiende por serie y subserie documental. Acorde con el Archivo General
de la Nación (AGN), la serie documental se define como “Conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”

De esta definición se puede inferir que la construcción del BANTER está directamente
relacionada con el modo en que las oficinas productoras evidencian el cumplimiento de las
funciones asignadas, la cual sólo se puede observar a través de los documentos que se
generan. En lo que respecta a la definición de subserie, el AGN conceptuó: “Conjunto de
unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de
ésta por su contenido y sus características específicas.” En ese orden de ideas, el modo de
identificar las series y subseries documentales se da a través de dos instancias
interrelacionadas: la estructura orgánico-funcional de la entidad y las funciones otorgadas a
las dependencias que forman parte de dicha estructura.

De igual manera, los decretos y las resoluciones tienen enunciadas las funciones para cada
dependencia, las cuales son identificadas y registradas en el Cuadro de Clasificación
Documental (CCD). Este instrumento archivístico permite observar de manera integral y
holística la producción documental del Ministerio, y a la vez, un punto de partida para la
elaboración del BANTER de series y subseries documentales para la secretaria.

Elementos técnicos

Identificación por medio de elementos cuantitativos para delimitar la utilización y aparición

de uno u otro término (series) en la propuesta final del pre agrupamiento de series en estado
natural; y identificación de elementos cualitativos, en la validación con expertos de la
denominación, equivalencia, subordinación y nota de alcance de las series documentales
objeto de normalización.
Definir proceso de capacitación y motivación con un equipo interdisciplinario

Elementos administrativos

Planeación de recursos humanos: como mínimo tener el apoyo de personal con perfiles
específicos en campos afines a la archivística, diseñador de bases de datos con experiencia
en manejo de formularios y procedimiento de recolección de datos
Planeación para alcanzar objetivos
organigrama

Planeación y elaboración de metodología como: definición de campo temático, selección de

fuentes de información, registro de series y subseries en estado natural, sistematización de
series, series homologadas y normalizadas, y por ultimo actualización y acceso

Elementos tecnológicos

Los elementos tecnológicos requeridos para el establecimiento de bancos terminológicos,

están enfocados en el diseño e implementación de software que permita un uso eficaz de las
funcionalidades del banco terminológico, desde su consulta, hasta su búsqueda, así mismo
es importante la utilización de equipos de cómputo que permitan una ágil gestión en la
elaboración de las definiciones, y permita la búsqueda de información en caso de ser
requerida para sustentar una idea especifica en la definición de series y subseries
documentales de la Secretaria de Gobierno.

¿Como se Configura?

Respecto a la metodología.
Definición del Campo Temático
primero se inicia con la delimitación y definición del campo temático el cual consiste en la
delimitación de agrupaciones documentales que serán objeto de normalización por el
BANTER.
 - Series Generales: comunes en todas las dependencias
- Seres Especificas: Documentos característicos de cada oficina con base a sus
funciones especificas
Establecer el tipo de relaciones terminológicas que se desean formular y serán compiladas
en el banco terminológico; en los lenguajes documentales existe la posibilidad de construir
tres diferentes relaciones.

Relaciones de equivalencia: es la relación de términos predefinidos y términos no

predefinidos
Relación jerárquica: esta relación muestra los grados de superordenacion y subordenación
Relación de asociación: cubre las relaciones entre los términos que están fuertemente
relacionados conceptualmente pero no jerárquicamente.

Ejemplo Relación Jerárquica

Nombre: Certificaciones
Nota de alcance: Acción por la que se declara la verdad o la existencia de un
hecho y queda reflejada en el oportuno documento
Términos Equivalentes: Certificados, constancias
Términos Subordinados: - Certificados de existencia y representación legal
- Certificados de Ingresos y retenciones

Selección de Fuentes de información

Seleccionar los instrumentos de archivístico donde se relacionan detallada y

sistemáticamente los términos (serie y subseries) en estado natural sujetos a normalización,
como lo son el CCD, TRD y TVD.
Posterior a ello localizar el marco jurídico y normativo que otorguen contexto
administrativo y funcional a las series y subseries documentales, por ejemplo, decretos,
acuerdos, organigramas y demás

Registro de series y subseries en estado natural

La ficha que se empleo para la conformación del BANTER, tomada según lo designado por
la norma internacional de descripción archivística ISAD (G) en cuando a la denominación
de áreas de descripción
1- Área de identificación
2- Área de contenidos y estructura
3- Área de control de la descripción

Formato de registro de términos

AREA DE IDENTIFICACIÓN
Titulo Informes de Ejecución Presupuestal
Nivel de descripción Subserie Documental
AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
Alcance y contenido Documento mediante el cual se conoce el proceso de
ejecución presupuestal , la adquisicon de gastso y el
procedimiento de cierre presupuestal de la secretaria distrital
de Gobierno
Tipos documentales - Solicitud
- Informe Ejecución Presupuestal.
Serie asociada Informes
- Informes a Otras Entidades
- Informes a Organismos de Control
- Informes de Análisis y Distribución de Recursos de
Funcionamiento
- Informes de Análisis y Distribución de Recursos de
Inversión
- Informes de Asistencia Técnica a Implementación
Subseries asociadas
de Políticas Ambientales
- Informes de Conciliación de Operaciones
Reciprocas
- Informes de Ejecución Presupuestal
- Informes de Gestión
- Informes de Gestión Institucional
- Informes Financieros
AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCION
Notas del Profesional
Normas Articulo 43.Decreto 411 de 30 de septiembre de 2016
Fecha de la Descripción 2019-11-10

AREA DE IDENTIFICACIÓN
Titulo Comprobantes de Ajuste
Nivel de descripción Subserie documental
AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
Alcance y contenido Subserie documental integrada por documentos contables que
resume la operación de realización de ajustes en un periodo
determinado.
Tipos documentales
Serie asociada
Subseries asociadas
N/A
Comprobantes de contabilidad
- Comprobantes de Ajuste
- Comprobantes de ingreso
- Comprobantes de Egreso
- Comprobantes de Baja de bienes
- Comprobantes de Salida de bienes
- Comprobantes de Reintegro de bienes
- Comprobantes de ingreso de bienes

AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCION

Notas del Profesional
Normas Constitución Política de Colombia, art. 2, 269, 354.
Ley 87 de 1993 Reglamentada por el Decreto Nacional 1826 de 1994, Reglamentada
parcialmente por el Decreto Nacional 1537 de 2001. “Por la cual se
establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado
y se dictan otras disposiciones”. Art. 3.
Ley 298 de 1996 “Por la cual se desarrolla el art. 354 de la Constitución Política, se crea la
Contaduría General de la Nación como una Unidad
Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras
disposiciones sobre la materia”. Art. 3, literal k).
Decreto 1537 de 2001 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a
elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el
sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado”. Toda la norma.
Ley 734 de 2002, "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único". art. 48, numeral 52.
Decreto 1914 de 2003 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 716 del 24 de diciembre
de 2001 sobre el saneamiento contable en el sector público
y se dictan otras disposiciones" Art. 7.
Resolución 119 de 2006 “Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la
Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública”. Toda la
norma.
Resolución 357 de 2008 “Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y
de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría
General de la Nación”. Toda la norma.
Resolución DDC 000001 de 2010 "Por la cual se establecen lineamientos para garantizar la
sostenibilidad del sistema contable público Distrital".
Contaduría General de Bogotá. Toda la norma.
Resolución 237 de 2010 “Por medio de la cual se modifica el Régimen de Contabilidad
Pública y se deroga la Resolución 192 del 27 de julio de 2010”.
Toda la norma.
Fecha de la 2019-11-10
Descripción

AREA DE IDENTIFICACIÓN
Titulo Comprobantes de Ingreso
Nivel de descripción Subserie documental
AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
Alcance y contenido Subserie documental integrada por documentos contables
utilizados para registrar el detalle de una transacción
económica.
Tipos documentales N/A
Serie asociada Comprobantes de contabilidad
- Comprobantes de Ajuste
- Comprobantes de ingreso
- Comprobantes de Egreso
- Comprobantes de Baja de bienes
- Comprobantes de Salida de bienes
Subseries asociadas - Comprobantes de Reintegro de bienes
- Comprobantes de ingreso de bienes

AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCION

Notas del Profesional
Normas Resolución 001 de 2001 "Por la cual se expide el Manual de Procedimientos
Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los
Entes Públicos del Distrito Capital". Contaduría General de Bogotá 3.1.
Fecha de la 2019-11-10
Descripción

AREA DE IDENTIFICACIÓN
Titulo Comprobantes de Egreso
Nivel de descripción Subserie documental
AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
Alcance y contenido Subserie documental integrada por documentos contables que
registra el pago de obligaciones adquiridas por la Secretaría.
Tipos documentales N/A
Serie asociada Comprobantes de contabilidad
- Comprobantes de Ajuste
- Comprobantes de ingreso
- Comprobantes de Egreso
- Comprobantes de Baja de bienes
Subseries asociadas - Comprobantes de Salida de bienes
- Comprobantes de Reintegro de bienes
- Comprobantes de ingreso de bienes

AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCION

Notas del Profesional
Normas Constitución Política de Colombia, art. 2, 269, 354.
Ley 87 de 1993 Reglamentada por el Decreto Nacional 1826 de 1994,
Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1537 de 2001. “Por la cual se
establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos
del estado y se dictan otras disposiciones”. Art. 3.
 Ley 298 de 1996 “Por la cual se desarrolla el art. 354 de la Constitución Política, se
crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad
Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se
dictan otras disposiciones sobre la materia”. Art. 3, literal k).
Decreto 1537 de 2001 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en
cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el
sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado”. Toda la
norma.
Ley 734 de 2002, "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único". art. 48,
numeral 52.
Decreto 1914 de 2003 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 716 del 24 de
diciembre de 2001 sobre el saneamiento contable en el sector público
y se dictan otras disposiciones" Art. 7.
Resolución 119 de 2006 “Por la cual se adopta el Modelo Estándar de
Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública”. Toda la
norma.
Resolución 357 de 2008 “Por la cual se adopta el procedimiento de control interno
contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría
General de la Nación”. Toda la norma.
Resolución DDC 000001 de 2010 "Por la cual se establecen lineamientos para
garantizar la sostenibilidad del sistema contable público Distrital".
Contaduría General de Bogotá. Toda la norma.
Resolución 237 de 2010 “Por medio de la cual se modifica el Régimen de
Contabilidad Pública y se deroga la Resolución 192 del 27 de julio de 2010”.
Toda la norma.
Fecha de la 2019-11-10
Descripción

Conclusiones

Desde el punto de vista metodológico permitió la construcción de una secuencia de pasos

lógicos para la construcción y formulación de series documentales normalizadas.
El BANTER como herramienta sirve para poner en evidencia la multiplicidad de términos
que de no ser normalizados tienden a repetirse en los cuadros de clasificación y por ende en
las tablas retención y valoración documental.
La propuesta del banco terminológico