PAUL NEWTON

CÓMO ELABORAR EL
ORDEN DEL DÍA

2
Cómo elaborar el orden del día
1.ª edición
© 2018 Paul Newton & bookboon.com
ISBN 978-87-403-2190-6

3
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA Contenido

CONTENIDO
Prólogo 5

Visite nuestro sitio web 6

Introducción 7

1 El propósito del orden del día 8

1.1 Herramienta que permite a los invitados tomar decisiones 9
1.2 Una guía para ayudar a las personas a prepararse para la reunión 10
1.3 Establecer una estructura para la reunión 11
1.4 Una ayuda para controlar la reunión 11
1.5 Referencia para determinar el éxito o el fracaso 13

2 Cómo diseñar el orden del día 14

2.1 ¿Cómo debe diseñarse cada ítem del orden del día? 17
2.2 Cómo organizar los recesos de la reunión 19
2.3 Orden del día para reuniones de corta duración 21

3 Resumen 24

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4
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA Prólogo

PRÓLOGO
El orden del día representa más que una simple lista de ítems que necesitan discutirse.
De hecho, un orden del día bien planificado sienta las bases para una reunión productiva
y abarca cinco propósitos claros, cada uno de los cuales tiene implicaciones para lograr
la eficiencia organizacional y para mantener relaciones cordiales entre los compañeros de
trabajo y miembros del equipo.

Al finalizar el libro, usted aprenderá lo siguiente:

• Por qué siempre debe insistir en que una reunión se lleve a cabo de acuerdo con
un orden del día.
• Los cinco propósitos claros de un orden del día exitoso.
• Cómo incorporar estos propósitos en cualquier orden del día que quiera desarrollar.
• Cómo establecer los distintos ítems y cómo asignar plazos de tiempo realistas.
• Cómo se debe especificar cada ítem.

5
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6
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA Introducción

INTRODUCCIÓN
La mejor manera de asegurarse de que las personas que asistan a la reunión tengan en claro
el propósito de esta es al enviarles el orden del día con anticipación. A la hora de enviar el
orden del día, debe explicar que la reunión tiene un propósito específico y que no se trata
de una simple charla sobre temas generales.

Su orden del día debe establecer qué cuestiones se discutirán, en qué orden y por cuánto
tiempo. Dentro del orden del día se establece el esquema de las actas de la reunión y, en
cierto punto, se predicen los resultados de la reunión. El orden del día debe ser breve,
programado, simple y claro.

Establece claramente el propósito y

detalla las cuestiones a discutir
Orden del
día

Prioriza el orden en que las cosas se

discutirán a fin de que la reunión cumpla
Orden del con su propósito principal
día

Define un período de tiempo para cada

cuestión que se discutirá
Orden del
día

Por lo general, el orden del día es ‘una lista de ítems laborales que se abordarán y discutirán
en una reunión’. Aunque esta definición es técnicamente cierta, no incluye el hecho de que
el orden del día, en realidad, cumple con una variedad de propósitos, no es solo una lista
de cosas a discutir.

7
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA El propósito del orden del día

1 EL PROPÓSITO DEL

ORDEN DEL DÍA
El orden del día debe ser más que una simple lista de ítems a discutir que les envía a las
personas que asistirán a la reunión. Debe cumplir con las siguientes cinco funciones:

1. Permitir que los invitados decidan si tienen que asistir o no a la reunión.

2. Servir de referencia para que los invitados puedan prepararse para la reunión.
3. Establecer una estructura para la reunión.
4. Ofrecer a la presidencia una herramienta que pueda usar para mantener la reunión
bajo control.
5. Representar un estándar mediante el cual se puede determinar si la reunión fue un
éxito o un fracaso.

Cada una de estas funciones tiene implicaciones para lograr la eficiencia organizacional y
para mantener relaciones cordiales entre los compañeros de trabajo y miembros del equipo,
así como para alcanzar el objetivo principal de la reunión.

Herramienta
que permite a los
invitados tomar
decisiones
Referencia Guía para
para ayudar a los
determinar invitados a
el éxito o el prepararse
fracaso
El orden del
día es una

Herramienta Herramienta
de control estructural

8
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA El propósito del orden del día

1.1 HERRAMIENTA QUE PERMITE A LOS

INVITADOS TOMAR DECISIONES
Esta es una función que, a menudo, no se tiene en cuenta, pero que es clave para garantizar
que las personas indicadas asistan a la reunión. Si asisten las personas “correctas”, podrá tomar
decisiones importantes, ya que todos los presentes podrán hacer contribuciones valiosas, y,
a su vez, el objetivo de la reunión se cumplirá.

Las personas que

deciden asistir a hacen una buena
su reunión inversión de su
tiempo

Uno de los principales motivos de por qué las personas tienen sentimientos negativos respecto
de las reuniones es que les molesta que las obliguen a sentarse allí innecesariamente. A muchas
personas del ámbito técnico les molesta asistir a reuniones, dado que sus contribuciones, a
menudo, se limitan a algún aporte técnico o fáctico que puede ser simplemente proporcionado
por un persona esencial para la reunión a la que le pueden acercar su opinión.

Otras personas pueden sentir que sus opiniones aportan poco o nada a lo que se está diciendo,
por lo que se sienten frustradas y piensan que su tiempo pudo haber sido invertido en otra
cosa más. No siempre le resultará fácil discernir si alguien debería simplemente enviar sus
opiniones o directamente asistir en persona a la reunión. Necesita asegurarse de que todos
los invitados sientan que su contribución se respetará, ya sea que asistan o no.

Lo mejor que puede hacer ante este problema es enviar una copia del orden del día y
preguntarles a los invitados si prefieren asistir a la reunión o acercar sus opiniones de alguna
manera. Necesita asegurarse de que las personas clave en la toma de decisiones reconozcan
la necesidad de asistir y contribuir con sus opiniones, de lo contrario no podrá ser capaz
de cumplir con el objetivo principal de la reunión.

Existen varias maneras de que una persona pueda contribuir con la reunión de forma eficaz
sin necesidad de asistir. Una persona puede considerar que es mejor enviar sus opiniones
por correo electrónico a alguna persona que asista a la reunión o proporcionar un resumen
de una sola página que detalle los puntos clave y que pueda repartirse en la reunión.

9
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA El propósito del orden del día

También, puede comentar sus opiniones a otro invitado, quien puede incluir las contribuciones
de esa persona como parte de las discusiones. Por último, otra cosa que puede hacer la
persona es enviar sus comentarios al gerente y hacerle saber que estará disponible en persona
o por teléfono si surge alguna duda en cuanto a sus opiniones.

Maneras de contribuir sin asistir a la reunión:

Enviar un correo electrónico con información

Acercar las opiniones personales a alguna persona que

asista a la reunión

Proporcionar a la presidencia un resumen de una página

para discutir

Enviar las opiniones directamente al gerente

Como gerente, debe hacer todo lo posible para evitar que sus empleados se vean obligados
a sentarse en una reunión que consideran que es una pérdida de tiempo; como resultado,
esto producirá un efecto positivo en la moral y, de esta manera, aumentará la productividad
del equipo.

1.2 UNA GUÍA PARA AYUDAR A LAS PERSONAS

A PREPARARSE PARA LA REUNIÓN
Otra función del orden del día es que, al detallar todo lo que se discutirá en la reunión,
los invitados se sentirán motivados para prepararse antes de asistir. Esta preparación puede
implicar simplemente llevar algunos datos y cifras o, tal vez, algo más complejo, como
preparar una breve presentación o un resumen de una sola página.

10
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA El propósito del orden del día

En ambos casos, el orden del día motiva a los invitados a que se preparen bien para la
reunión. El tiempo asignado para cada ítem indica a las personas que asistirán a la reunión que
deben preparar bien sus argumentos a fin de no parecer desorganizados o poco profesionales.

El orden del día necesita ser lo más detallado y claro posible para que las personas sean
capaces de usarlo como una herramienta de preparación. Es importante que cualquier
modificación en el orden del día se comunique de inmediato a todos los que asistirán a la
reunión. Un orden del día mal elaborado puede generar problemas si los presentes sienten
que no se les ha proporcionado información suficiente para prepararse correctamente.

A veces, se utiliza una estrategia política para ocultar algunos aspectos de la reunión a una
o más personas a fin de marginarlas, dado su falta de preparación, y hacerlas que tomen
una decisión precipitada por algo que, de lo contrario, nunca hubiesen aceptado.

Esta estrategia es muy poco profesional, pero funciona bien, siempre y cuando la parte que
se encargue de persuadir a estas personas esté preparada para renunciar a cualquier muestra
de confianza futura. Esa persona tendrá que aceptar las consecuencias de tal acto deshonesto,
tanto para él mismo como para la organización.

1.3 ESTABLECER UNA ESTRUCTURA PARA LA REUNIÓN

El orden del día es clave a la hora de llevar a cabo la reunión según lo planeado. A menudo,
las personas que asisten a la reunión tienen sus propios puntos de vista con respecto a lo
que es importante, y dichas opiniones pueden ser diferentes a las de la presidencia o pueden
no tener relación con el propósito de la reunión.

Si a esto le sumamos el hecho de que a algunas personas les gusta hablar demasiado, entonces,
no sorprende que algunas reuniones puedan llevar más tiempo del asignado y no alcanzar
el objetivo de la reunión en su totalidad, dado la ausencia de un orden del día y de una
presidencia que esté preparada para aplicarlo.

1.4 UNA AYUDA PARA CONTROLAR LA REUNIÓN

Este punto es un poco diferente al anterior. A menudo, en una reunión empresarial, la
presidencia se encuentra en el mismo nivel organizacional que los otros asistentes y no
puede confiar en su jerarquía para asegurarse de que otros obedezcan. Cuando esto ocurre,
la presidencia puede usar el orden del día como un dispositivo que les permita tener el
control sobre la reunión y la toma de decisiones.

11
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA El propósito del orden del día

Sin un orden del día programado, puede ser difícil detener a algunas personas que intentan
apropiarse de la reunión para satisfacer sus propios intereses. Este es un motivo por el que el
orden del día debería especificar el alcance de cada ítem, así como el tiempo asignado para
abordar cada uno de ellos. Cuando se alcanza el límite de tiempo asignado, la presidencia
tiene control sobre los procedimientos de la reunión y la autoridad necesaria para cerrar un
debate, y resumir las acciones y conclusiones según sea necesario.

Si desea mantener el control de sus reuniones, es recomendable que nunca establezca una
sección de “ruegos y preguntas” (“AOB” en inglés) para debatir al final del orden del día.
Este ítem es el más perjudicial y destructor que le puede pasar a una reunión. Estos “ruegos
y preguntas” le dan a cualquiera la oportunidad de apropiarse de la reunión y destruir todo lo
que usted ha logrado hasta ese momento, arruinando por completo su control total del tiempo.

A algunos miembros de la presidencia les gusta usar este ítem como una forma de controlar y
direccionar las discusiones mediante la frase “Eso lo abordaremos en los ruegos y preguntas”.
Aunque esto lo ayuda a no irse por la tangente durante una reunión, solo prolonga las
distracciones y extiende la reunión mucho más allá del tiempo acordado.

Puede que muchas personas tengan que abandonar la reunión al horario de finalización
debido a otros compromisos, por lo que se irán antes de que empiece la sección de ruegos y
preguntas y se perderán la parte más importante de la reunión: el resumen de la presidencia.
Si ha permitido que esto ocurra, pregúntese a sí mismo lo siguiente: “¿La reunión ha sido
exitosa de todos modos?”.

Ítem más
perjudicial y Ruegos y
destructivo preguntas
del orden
del día

No hay
necesidad de
que exista esta
reunión si se
llevó a cabo una buena
preparación

12
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA El propósito del orden del día

Si ha preparado el orden del día de forma adecuada y con fundamentos, no necesitará incluir
este ítem dado que todos los asuntos pertinentes se han organizado en ítems y cualquier
cuestión que haya quedado fuera del propósito de la reunión ya se abordó en otra reunión
o de una manera más adecuada.

1.5 REFERENCIA PARA DETERMINAR EL ÉXITO O EL FRACASO

La elaboración de un orden del día no es una ciencia exacta. Deberá usar su juicio y
experiencia para especificar exactamente qué es lo que se debe abordar y cuánto tiempo
necesitará cada ítem para que se genere un buen debate. Prepararse e informarse de manera
adecuada a fin de obtener una comprensión total del propósito de la reunión lo ayudará en
gran medida a lograr dicho propósito.

Si la reunión no logró abordar cada ítem del orden del día de forma exitosa, entonces, debe
preguntarse a sí mismo si fue muy optimista a la hora de elaborar el orden del día o si el
tiempo asignado no fue suficiente para que se lleve a cabo una discusión profunda de todos
los temas a tratar. También puede pensar que se pudo haber abordado mucho más y que
las decisiones pudieron haber tomado menos tiempo que el asignado.

El éxito también depende de quiénes fueron los que asistieron a la reunión. Si algún experto
clave o ejecutivo con facultad de tomar de decisiones estaba ausente, entonces, esto pudo
haber perjudicado el resultado de la reunión.

Puntos clave
El orden del día:

• Permite que los invitados decidan si tienen que asistir o no a la reunión.

• Sirve de referencia para que los invitados puedan prepararse para la reunión.
• Establece una estructura para la reunión.
• Ofrece a la presidencia una herramienta que puede usar para mantener la reunión
bajo control.
• Representa un estándar mediante el cual se puede determinar si la reunión fue
un éxito o un fracaso.

13
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA Cómo diseñar el orden del día

2 CÓMO DISEÑAR EL
ORDEN DEL DÍA
Para garantizar que el orden del día cumpla las cinco funciones, debe seguir, como referencia,
las siguientes recomendaciones.

Fecha, hora Título de la reunión y

Logística
y ubicación personas que asistirán

Propósito de Material de
Objetivo
la reunión referencia

Disculpas por Aprobación de

Papeleo
ausencias actas anteriores

Encabezado y
Ítems Tiempo asignado
presentador

Resumen y Lista de acciones y

Cierre
próxima reunión responsabilidades

Logística
El orden del día debe contener un título significativo (igual que su encabezado), seguido de
la fecha, la hora y la ubicación de la reunión. Debajo de esta información, debe enumerar
las personas que confirmaron su presencia en la reunión.

Toda esta información sirve para que las personas sepan cuándo y dónde deben estar, y por
qué asistirán.

14
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA Cómo diseñar el orden del día

Objetivo
Luego, debe establecer el objetivo de la reunión de forma clara para que nadie tenga dudas de
hacia dónde apunta la reunión. Esto hará que las personas se sientan motivadas a asistir, ya
que verán con claridad el propósito real de la reunión. Al destacar el objetivo de la reunión,
los invitados podrán comprender con facilidad por qué fueron invitados a participar y qué
tipo de preparación es necesaria para que sus aportes sean provechosos.

Esta declaración lógica les permite a los invitados comprender las ideas detrás de los ítems
del orden del día y constituye un recurso de persuasión para convencer a los invitados a
que asistan a la reunión. Sin el objetivo, su lista de ítems no tendría coherencia ni lógica.

Para que su objetivo sea aún más sustancial, el orden del día debería detallar cualquier tipo
de documentación de referencia que forme una parte esencial de las discusiones y, cuando
fuese necesario, debería adjuntarla al orden del día.

Es clave que esta documentación sea un resumen de ciertos aspectos que forman una base
sustancial para todas las personas que asistirán. Esta información no debe ser contraproducente;
todos los ítems deben añadir valor en términos de la comprensión que le deben proporcionar
al lector. Asegúrese de que la presidencia lleve suficientes copias del orden del día y de actas
anteriores para que todas las personas puedan tener a mano una copia.

Papeleo
El orden del día debe detallar otro tipo de información obligatoria: primero, debe incluir
una lista de todos aquellos que han enviado sus disculpas o de aquellos que han nombrado
a un representante para que asista a la reunión. Si cualquiera de estas personas tiene algún
comentario sobre información relacionada con la reunión anterior, se comentará cuando la
presidencia solicite la aprobación de la reunión anterior.

Este procedimiento formal detalla cualquier tipo de modificación que deberán aprobar o
rechazar las personas presentes en la reunión. La presidencia y cualquier otro empleado
importante firmarán oficialmente las actas anteriores, y una copia se archivará de acuerdo
con los requisitos legales de su organización o industria.

15
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA Cómo diseñar el orden del día

Ítems
Los ítems del orden del día deben enumerarse para que las personas puedan ver el orden en
que se discutirán y deben seguir un proceso lógico para que el objetivo de la reunión pueda
cumplirse. La presidencia, que se encarga de ofrecer un paneo general para asegurarse de que todos
los presentes estén trabajando con el mismo nivel de comprensión, debe presentar cada ítem.
La presidencia también presentará a todos los oradores, según se requiera en esta introducción.

Como parte de la introducción, la presidencia debe recordar a todos el tiempo asignado

para cada ítem, tal como figura en el orden del día. Deberá repartir el tiempo de la reunión
para cada ítem según la importancia y prioridad de cada uno, y según el objetivo de la
reunión y su organización.

Incluyen
Los ítems de Definen la
documentación
su orden del cuestión a
de referencia, si
día debatir
es necesario

Priorizan esta Asignan Garantizan

documentación tiempo según que la
según el la importancia duración de la
objetivo de la de cada reunión sea
reunión cuestión suficiente

Este es uno de los mecanismos más importantes que la presidencia debe usar para controlar
el flujo de las discusiones de la reunión. También, ayuda a que los presentes no inviertan
mucho tiempo en ítems superficiales o poco importantes.

Cierre
Finalmente, la presidencia resumirá las decisiones y la lista de acciones que se han acordado
durante la reunión. Este punto es de suma importancia e indica el éxito o el fracaso de la
reunión. Es una excelente manera de garantizar que todas las resoluciones clave se hayan
anotado como parte de las actas.

16
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA Cómo diseñar el orden del día

La presidencia agradecerá a cada persona por su contribución y les hará saber cuándo recibirán
las actas; de esta manera, se dará por finalizada la reunión. Esto se debe hacer con rapidez
para que aquellos que tengan cosas que hacer, las puedan hacer con tiempo.

Puntos clave
• El orden del día debería estar encabezado por un título, la fecha, la hora, la
ubicación de la reunión y una lista de las personas que posiblemente asistirán.
• Al establecer los objetivos de su reunión de manera clara al principio del orden del
día, es más probable que las personas que asistan se preparen de forma adecuada
y que nadie se sienta obligado a asistir.
• La duración estimada de la reunión y el tiempo asignado a cada ítem debe figurar
en el orden del día.
• Es habitual que se enumere cada ítem del orden del día y que la presidencia
presente formalmente a todos.
• Trate que el orden del día sea tanto informativo como práctico, ya que debe motivar
a los participantes a que asistan y a que su participación sea lo más activa posible.

2.1 ¿CÓMO DEBE DISEÑARSE CADA ÍTEM DEL ORDEN DEL DÍA?
Cada uno de los ítems del orden del día debe presentar las siguientes características:

Número de
los ítems y
tiempo
asignado

Ítem del orden

del día

Título y
subtítulo

17
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA Cómo diseñar el orden del día

Número del ítem

Esto ayuda a que cada persona pueda consultar cada ítem del orden del día durante la
reunión.

Tiempo asignado
El tiempo asignado permite que la presidencia controle el tiempo de las discusiones y los
minutos disponibles para discutir el tema (el tiempo de inicio del siguiente ítem del orden
del día es, también, el tiempo de finalización del ítem anterior). Esta organización del tiempo
ayuda a que los participantes autorregulen sus discursos y usen el tiempo de manera eficaz.

Título y subtítulo
Cada ítem del orden del día debe estar bien redactado y tener relevancia para cada uno de
los presentes. Si un ítem tiene varios aspectos a discutirse, cada uno de estos elementos debe
presentar un subtítulo, y, a su vez, cada subtítulo debe tener su propio límite de tiempo.

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18
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA Cómo diseñar el orden del día

Esto se ve reflejado en el proyecto Croeso que figura en el siguiente ejemplo.

Ítems a discutir

1. 09:30 – Proyecto Croeso

i. 09:30 Programa de actualización de la base de datos
ii. 09:45 Contratos del nuevo personal
iii. 10:00 Revisión del contrato de apoyo

2. 10:30 – Receso
3. 10:45 – Informe de progresos sobre el Proyecto Disco – P Khan
4. 11:05 – Resumen
5. 11:15 – Cierre

A la hora de crear el orden del día, existen ciertas consideraciones importantes que debe
tener en cuenta:

• ¿Todos los que asistan a la reunión comprenderán de qué se trata?

• ¿Se entiende cuándo se requiere tomar medidas?
• ¿El orden del día es lo bastante específico como para limitar el alcance de la discusión?
• ¿Qué resultado está esperando de cada ítem del orden del día?
• ¿Los ítems son lo bastante breves y simples como para ocupar uno o dos renglones?

En el ejemplo anterior, está claro para todos los participantes que P. Kahn se encargará
de dirigir el debate para el ítem n.°  3 (el proyecto Disco) y no la presidencia, la cual se
encargará de los otros ítems del orden del día. Si los presentes no conocen a esta persona,
entonces, se debe incluir un breve resumen de su experiencia, así como toda la información
de referencia necesaria.

2.2 CÓMO ORGANIZAR LOS RECESOS DE LA REUNIÓN

Si su reunión necesita excederse 45 minutos, es recomendable que incluya recesos dentro
del orden del día para garantizar que el nivel de concentración de todos los presentes se
mantenga. También, ayuda a que las personas se vuelvan a enfocar en el ítem actual de una
manera más positiva y productiva que antes del receso.

19
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA Cómo diseñar el orden del día

Los recesos programados ofrecen:

La posibilidad de que todos se

vuelvan a enfocar en lo que estaban
haciendo

La oportunidad de que las minorías

reafirmen su posición, luego de
haber tenido conversaciones
privadas durante el receso
La posibilidad de que la presidencia
pueda discutir ciertas opiniones con
una persona de manera informal

Tiempo adicional para habilitar

nuevos debates sobre ciertos temas,
si es necesario

También, existen otros beneficios menos evidentes relacionados con la incorporación de recesos
al orden del día. Por ejemplo, permiten que un pequeño número de personas pueda hablar
y reafirmar su punto de vista en cuanto a un asunto determinado, dado que los debates
anteriores pudieron haber resaltado una perspectiva nueva o diferente cuyas implicaciones no
fueron evaluadas anteriormente por el grupo. Esto puede evitar que surjan tensiones, dado
que ninguno se sentiría muy cómodo si estas conversaciones formaran parte de la reunión.

La presidencia también puede aprovechar los momentos de receso para despejar algunas
dudas: puede discutir de manera informal cualquier cuestión que pudo haber sido un poco
polémica y evaluar cómo podría abordar el siguiente ítem para poder llegar a una decisión
bien fundamentada.

La presidencia también tiene la capacidad para usar los recesos programados a fin de modificar
la extensión de ciertos debates. Esto permitirá que las personas que participen de la reunión
logren tomar decisiones bien fundamentadas.

20
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA Cómo diseñar el orden del día

Puntos clave
• El número de un ítem ayuda a que las personas puedan consultar cada ítem del
orden del día durante la reunión.
• Especificar el tiempo ayudará a la presidencia a administrar mejor la reunión y a
los participantes a que autorregulen el tiempo dedicado a los debates.
• Añadir uno o más subtítulos al título principal permite limitar el alcance del debate.
• El orden del día debe dejar en claro quién es el responsable de liderar el debate
o presentar material nuevo para cada ítem del orden del día.
• Los recesos permiten que las personas puedan volver a la reunión con una actitud
más positiva y productiva.
• También permiten que la presidencia pueda administrar mejor la reunión al extender
o reducir los tiempos según las circunstancias.

2.3 ORDEN DEL DÍA PARA REUNIONES DE CORTA DURACIÓN

Todas las reuniones deberían tener un orden del día, incluso si solo tiene un objetivo y
un número reducido de ítems a discutir. Puede encontrarse en la situación de que necesite
organizar una reunión breve para discutir uno o dos temas con algunos de sus colegas. Lo
que sucede muchas veces es que esta reunión se aborda como una charla o intercambio de
ideas y no se establece un orden del día. Esto sucede, ya que la mayoría piensa que se tarda
más en establecer el orden del día que tener una reunión que “solo tardará cinco minutos”.

Reuniones breves o improvisadas

Sin orden del día Con orden del día

Sin una dirección;

Decisiones bien
fundamentadas

productivo
del tiempo
Presión para
simplemente

preparación
ponerse de

estructura
Enfoque y
el tiempo

acuerdo

Falta de

Uso
pasa

21
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA Cómo diseñar el orden del día

En realidad, crear un orden del día para este tipo de reuniones solo toma algunos minutos
y puede enviarse rápidamente por correo electrónico o mensaje de texto a los otros
participantes. Al tomarse estos pocos minutos para prepararse de manera adecuada, evitará
que otros lleguen a la reunión sin nada preparado y que pierdan el tiempo tratando de
preparar desesperadamente algunos hechos y cifras clave.

Existe una expectativa generalizada de que las reuniones deberían durar aproximadamente
treinta minutos o más; por ende, las personas hablarán durante, al menos, ese límite de
tiempo, o más, incluso si un acuerdo sustancial se llevó a cabo durante los primeros diez
minutos. Esto es así, ya que incluso cuando un debate de diez minutos logra cumplir con el
propósito principal de la reunión, las personas sienten que no podrán ocuparse de su próximo
compromiso hasta dentro de veinte minutos, por lo que abarcan todo ese tiempo hablando
de temas que no están directamente relacionados con el objetivo principal o simplemente
se sienten felices de que pueden usar el tiempo para charlar con sus compañeros.

Si le piden asistir a una reunión improvisada, siempre pida el orden del día. Asistir a una
reunión sin un orden del día puede perjudicarlo, ya que puede ser persuadido para que
acepte algo que, de lo contrario, no aceptaría si hubiese ido bien preparado.

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22
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA Cómo diseñar el orden del día

Como gerente, debe tener un equipo de expertos “técnicos” que le aconsejen e informen
sobre las consecuencias y dependencias relacionadas con sus áreas de especialidad. Si no
consulta con su equipo antes de la reunión, descubrirá que el tiempo y los recursos que ha
asignado para resolver un problema fueron totalmente inútiles.

Por ejemplo, puede que le pregunten lo siguiente:

“¿Alguno de ustedes puede hacerse cargo de migrar la base de datos de ventas para
el lunes? Solo les tomará diez minutos”.

Si acepta pedidos como este, podría tener graves consecuencias para sus proyectos, dado
que los miembros del equipo técnico tienen un conocimiento actualizado sobre todo lo
que tiene que ver con el área técnica, como, por ejemplo, las habilidades técnicas que se
necesitan, el tiempo requerido, los riesgos potenciales y las consecuencias que implicaría tal
pedido. Algunos riesgos no podrán evitarse, pero con la preparación adecuada, no se llevará
ninguna sorpresa de mal gusto.

Puntos clave
• Incluso las reuniones breves o improvisadas necesitan un orden del día, ya que
permiten establecer un propósito y un enfoque.
• Los debates durarán el tiempo que se espera que dure la reunión.
• Asistir a una reunión sin un orden del día puede perjudicarlo, ya que puede que
termine aceptando algo de lo que se arrepentirá luego.

23
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA Resumen

3 RESUMEN
El orden del día es esencial si desea que sus reuniones tengan éxito. Crear un orden del día
lo obliga a considerar el motivo por el que va a organizar una reunión y si esta es la mejor
manera de alcanzar sus objetivos. Lo hace reflexionar sobre aquello que quiere lograr y sobre
quiénes deben asistir a la reunión para que sus propósitos se cumplan. Finalmente, lo ayuda
a saber cuánto debe durar cada debate para poder llegar a una decisión bien fundamentada.

El orden del día le permite mantener un registro de todas las decisiones que se tomaron
en la reunión y de las medidas que deben tomarse como consecuencia. También le permite
saber qué decisiones son las más importantes para usted. El orden del día también presenta
una secuencia lógica de cómo se tomaron las decisiones y ofrece una manera de medir el
éxito de la reunión.

Al crear un orden del día, usted demuestra:

Sus Su uso Sus Su deseo de Su enfoque

estándares eficaz del expectativas tener éxito lógico de
tiempo y de con respecto cada
las personas a los demás cuestión

Preparar un orden del día también le permite aumentar el número de contribuciones de los
demás participantes, dado que les otorgó el suficiente tiempo para que preparen cualquier
dato o documentación necesarios. Les permite a los equipos enviar a un representante que
esté bien informado del tema y no a varios individuos con distintas áreas de especialidad.
Esto garantiza un uso productivo de los recursos de los equipos.

24
CÓMO ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA Resumen

El orden del día también le permite saber a los participantes cuánto durará la reunión, y
cualquier dato necesario proporcionado les brinda a los participantes una base de conocimiento
en común. Al crear un orden del día, los ítems se disponen de forma lógica para que cada
cuestión se debata solo una vez, lo que evita que se aborde el mismo tema varias veces.

Si sigue estas pautas para preparar sus reuniones, demostrará su profesionalismo y les hará
saber a sus colegas y terceros que desea que se preparen de la misma forma que usted.

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