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MATERIAISGRATUITOS —CATECORIAS + gest de documentos gestao de documentos: Uma boa organizagdo dos arquives fisicos e viruals de uma empresa pode ccontribuir para 0 sucesso de sua operagéo, especialmente em um mundo onde ‘cada vez mais se produz conteddo. Aliés, segundo o estudo A Universe of Opportunities and Challenges, da consultoria EMC, até 2020, o universo digital aleangaré 40 trilhdes de gigabytes. A expectativa 4 de que ele dobre a cada dois anos até essa data No mundo corporativo, esse répido crescimento demanda uma boa gestéo de documentos. Esse gerenciamento 6 um dos processos mais importantes em uma compankia, uma vez que dele dependem grande parte das demais atvidades, Por exernplo, a confirmagdo de dados perante érg30s governamentais, a tomada de {decisées com base em documentos erelatios gerenciais,o planejamento ‘orgamentario que depende de registros ¢ comprovantes ete. Refi ‘gestio do negéeio, até mesmo contribuindo para diminuir a buroerac'a em processos, cia na administragao dos arquives empresariais pode repercutirna ‘Também facita atendimento ao cliente, especialmente quando é preciso aglidade para a consulta de dados, ‘Quer entender melhor sobre 0 porqué de esse processo ser tio importante para um negécio? Continue lendo e veja o que preparamos sobre gestio de documentos! O que é gestado de documentos Esse proceso consiste no gerenciamento dos arquivos de uma empresa, que x ‘correspondem a: (ts Sou asitonte vital TOTVS eesou nes pa to + contratos e acordos empresariais; ea + notasfiscais,recibos e comprovantes de operacdes financelras + relatérios contabels e gerenciais, como controles de fuxos de cal balancetes, Demonstrativos de Resultados do Exercicio (ORES) e ant + o1gamentos e previsées orgamentérias; + registros cadastrais de consumidores; + contas de intemet, gua luz telefone ete. + gulas ce recolhimento de tributos; + planos e projetos de diversas espécies; + cépias de documentos trabalhistas de funcionérios ete Além deles, hé documentos virtuais que precisam ser quardados, como contetidos de divulgagdo e de comunicagso do marketing, emails dos funciondrios e de clentes/fornecedores, backups de atendimentos e de processos internos/externos atc Lidar com esse volume crescente de informagdes € um desafi e tanto para as, ‘companhias. Para superdso, é importante contar com um bom sistema de gestio de documentos e com ferramentas, técnicas e métodos de organizagio de paéis © arquivos digitais, fundamental desenvolver procedimentos para assegurar 0 arquivamento, 0 armazenamento e a conservagdo adequada de documentos, sso considerando a natureza, a importancia e as necessidades de cada papel ou Outro ponte da gestio de documentos é a agllidade, ou seja les precisam ser rapidamente arquivados e também encontrados, para agiizar processos que necessitam deles Para tanto, um bom sistema de organizagao, com padronizagGes e mecanismos de buscas é essencial ‘Tamibém & preciso garantr a acessibilidas permissio para isso ales, bem como os niveis de {Afinal, existem alguns arquivos com informagGes siglosas e criticas que somente ‘gestores ou diretores podem ter acesso. Por exemplo, alguns planos e ages da empresa, bem como dados para avesso de ccontas-correntes, nvestimentas, reservas financeiras, entre outros, esse ponto, slo necessérios cuidados distitos com documentos que precisa, ser acessados quase que diariamente e com aqueles que séo consultados ‘eventualmente, como 0 contrato social da empresa e seus DRES e Balancos Patrimoniais (BPs) antigos. ‘Tamibém deve-se ter culdado com 0s locals de armazenagem, tanto fisicos quanto digitais, Por exemple, uma sala que funciona como arquivo precisa terluminaglo, higlenizagdo e acondicionamento adequado, x ‘Quando se trata do ambiente virtual, é preciso salvar os arquivos em sistemai_ Sl Sov asistont vital da TOTVS eesou nes pa to itr ‘externos, se-vidores e outros equipamentos que possam preservar as inform: ‘epermitr a restauragéo de documentos por meio de backups. inclusive, é pot ‘armazenar conteidos em servidores remotos, via Computagio em Nuvem (Cloud Computing). Ga ant ‘Além do mais, hé esponsabilidades que devem ser delegadas para diferentes profissionais que atuam, cteta ou indiretamente, com a gestdo de documentos. Como visto, esse é um processo que precisa de atencdo especial, de investimentos ‘ede um bom planejamento. Importancia da gestao de documentos Como visto, a gestio de documentos é importante para atividades que envolvem documentos ¢ consultas a informagées dentro das empresas. Para entender melhor isso, ela alguns exemplos de processos, eventos ou rotinas ‘que demandam 0 acesso a arquives: + durante negociagSes com forecedores de longa data, ¢ indicado analisar os ‘contratos fitmados para avallar se as valores pagos esti condlzentes com ‘08 servigos/insumos recebidos; + aolidar com um cliente com histérica de compras na empresa, é importante ‘checar seus dados cadastras, as interagGes anteriores com ele e quais produtos/se-vigos costuma adquiri. Dessa forma, o atendimento poderd ser personalizado; durante afiscalizago de érgi0s do governo, é essencial ter fac rpiéo acesso a todos os documentos contabeis e gerencias, incluindo notasfiscais, declaragées, recibos de tributos pagos ete. Isso evitaré problemas, como multas, suspensio de atividades,restrigdes e investigacées; + em processos Juridicos (trabalhistas, empresarlals,relacionados ao dirlto do ‘consumidor ete), 0 sumigo de documentos pode causar a derrota da empresa na justiga. Por isso, é fundamental manter uma base de arquivos bem ‘organizada, com 0s itens critics e de grande valor uridico facilmente localizévels; + pare definirnovas campanhas ou estratégias, consultar pesquisas € resultados de ages anteriores pode ajudar a defini abordagens mais ceficazes para a organizacao, Em todos esses casos, é fundamental ter um sistema de armazenamento, ‘conservagio e locaizagao répida de documentos, sob pena de prejudicar algumas dessas tarefas, faci P ‘a gostdo de arquivos, também é importante digitalizar 0 maior ‘ndmero possivel de documentos. isso padera melhorar signficativamente a administraglo deles,além de gerar diminuigso de custos e de necessidade de ‘espago fisico para armazenament. Nesse caso, é crucial adotar 0 Gerenciamento EletrGnico de Documentos (GED), Ele engloba um conjunto de tecnologias usadas no gerenciamento de arquivos digitais, permitindo monitorar, armazenar e compartlnarinformagées de ‘documentos, Tamlsém possiblta recuperar arqulvos mais facilmente Maior efetividade de processos Documentos organizados e guardados de forma estruturada, com identificag! x ‘que seguer padrées, sto mas facilmente encontrados. (ts Sou asitonte vital TOTVS eos Isso evita a perda de horas remexendo em arquivos em buseas infutifera, - poder tomar dias de trabalho dos funcionétios. ‘Quando se ter acesso rpido e simplificado as informacdes necessérias no momento, os processos se tornam mais eficientes. ant ‘Também é possivel encontrar todos os documentos que se busce, 0 que é fundamental para a tomada de decisbes. Em ambientes desorganizados, o tempo perdide ou a dficuldade em achar arquivos pode prejudicar serlamente tarefas que demandam atitudes rép Otimizar espago Uma boa organizago de documentos pode poupar espaco para a empresa, ‘evitando © acdmulo de “entulhos” ou de grandes volumes de papelada de forma desorganizada Eles poderdo ser agrupados em caixas box, pastas, gavetas ete, com malot c*ficgneia, Melhor ainda se forem digitalizados, pois isso dispensaré a necessidade de arquivo fsico. essa forma, o espago desocupado poderé ser usado para outros fins na ‘companhia, Além do mais, haveré maior economia com manutengio, mpeza e conservagao dos papéis e demais tipos de documentos. Hé também um ganhe estratégico de localizaglo, Atualmente, devido ao espaco reduzido ou cada vez mais caro nas eldades, multas empresas crlan arquivos afastados de suas sedes, alugando ou adquirindo salas, galpdes ou outras inctalagdes. Iso plora a acessibilidade, tornando mals difel a consulta por materia, Em um sistema virtual, isso ndo 6 preciso. Allis, € possivel alugar um servidor remoto ou utilizar um servico na nuvem para guardar os seus documentos, ‘evitando, inclusive, a aquisigdo de servidores. Agilidade no acesso Um documento fisico conta com Imitagdes significativas quando o assunto é acessibiidade, Portanto, quanto mais organizada a ge ‘desse tipo de material, melhor & para a ‘empresa. Especialmente em organizagées que conlam com arquivos ou acervos ‘grandes, que exigem culdados maiores. ‘Ao digtalizé-los, vocé também conseguiré melhorar 0 acesso a eles. Por exemplo, uum documento fisico requer mais trabalho para ser duplicado, ou seja, para se tier uma cépia dele. E preciso se destocar até o local em que ele est, encontréo e levé-o até uma copiadora, Também é necessério gastar com papel etinta para imprimir Em alguns casos, deve-se solicitar a um funcionério especifico para encontréo para voed, omando tempo de ambos. Depois, é necessério devolvéo ainda, Por outro lado, com um documento virtua basta clicar nele, selecionar a oped copiar e depois colo onde se deseja ‘Simples, pratico e mais répido. x (ts Sou asitonte vital ‘Além disso, ele pode ser consultado por midtiplos ususrios ao mesmo tempo trys ens me porate ‘contante que contemplem os nivels de permissao necessérios paraiso. ia, © acesso ainda pode ser feito de qualquer local do planeta, em qualquer dia e hora, se 0 sistema de gesto armazenar os arquivos na nuvem e se houver uma conexao ear web. ant sso pode ser itl para buscar documentos durante apresentagses a ‘consumidores/fornecedores ou mesmo para responder as duvidas durante visitas, ‘9s clientes. Maior controle sobre acessos e manuseio dos documentos Uma boa gestdo de documentos também possibilta um controle maior sobre os Isso pode ser feito por meio de fichas ou controles com os dados de quem ‘consultou cada arquivo, bem como o dia ea hora em que acorreu esse evento ‘Tamibém pode indicar 0 tempo em que o material ficou em sua posse. Em um sistema virtual, como o ERP, isso pode ser registrado automaticamente, permitindo, inclusive, verificar se howve aleragées (inclusBes ou exclusdes) no ccontetdo dos arquivos consultados. Uma solugio de gerenciamente de documentos também permite especiicar os requisites e nivels de acesso permitidos para diferentes conjuntos de documentos, Esse sistema pode ser feito com base em: + relevancia das informagies nos arquivos; + citcldade dos dados; + niveis de sigilo; + cargos e fungées que podem acescar os diferentes grupos de arquives; + urgéncia de acesso as informagies et. Beneficios da gestaéo de documentos Redugdo de custos ‘Arquivos fisicos e digitas procuzem gastos. Tornar a gestao deles eficiente & necessério para que ndo gerem despesas/custos elevados para a empresa Enquanto os arquivos virtual precisam de investimentos em um sistema eficiente, ‘em servidores/midlas para armazenamento e em profisslonals qualficados para _gerilos 8 fisieos proporcionam gastos com: + produtos e servigos de limpeza, + conservaglo e manutenglo de papeis e de espaco para alocagao deles; + logistica; + gerenciamento de suportes fisicos, como estantes, armérios, cofres ete. (no ‘caso dos digitalis, envolve HDs externas, servidores, DVDs, entre outros); + despesas com energia eltrica; salétios de funcionérios para gettlos + compra de pastas, caixas, envelopes etc, + gastos com papéise tinta para cépias e impresses. Contudo, os investimentos em digitalizagso tendem a gerar retornos maiores em _médlo e longo prazo, uma vez que a producdo de novos arqulvos tem um custo bem menor do que nos melos fisicos, [Além do mais, em um servi efciente, 6 possivel armazenar milhées de documentos, enquanto pode ser necessério ter varias salas para guardar documentos fisicos. x (ts Sou asitonte vital TOTVS ees nes pa te itr Padronizagao de processos Outra vantagem de um bom sistema de organizagao é a padronizacao dos Adacumentos, que permite qe sejam encontads mais rapidamente. ea st Isso simplifica as buscas e faciltaalgumas das atividades citadas antes, como ‘achar contratos ou documentos de colaboradores, tanto em locals fsicos quanto ‘em ambientes vituais, Portabilidade de documentos esse aspecto, os documentos digitals saem na frente, pois a portabiidade deles & maior. Vocé conseguiré levar uma grande quantidade de arquivos de um local a ‘outro, bastando salvdos em um pendrive, um cartdo de memérla ou outra midia de armazenamento, ‘Também podem ser carregados em dispositivos eletronicos (smartphones, tablets, notebooks) ou podem ser facilmente impressos, se necessério, Isso sem folarno armazenamento em nuvern, que permite oacesso em quaker lugar do mundo com conexo internet Boas praticas Criar politicas sobre a utilizagdo e 0 acesso aos documentos Para voo# maximizar os reuitados de sua gestf de documentos lembre-se de deservolver polticas de consulta e utilzagao doles. Por exemplo, implantanco nivels de acesso, de modo que alguns arquivos sejam ‘acessades apenas pelas pessoas que precisam deles para suas atividades. Investir em seguranga Lembre-se deinvestr em sistomas de seguranga para proteger os sous documentos, especialmente dados de funcionarios e de consumidores. Dessa forma, vocé aumenta a protego desses materials ¢ evita riscos de vazamentos que podem comprometer a reputaco da empresa, Caso contréro, tera grandes chances de ter contratempos parecidas com o que ‘ocorreu & Sony, em 2014, quando hackers invadiram os seus sistemas e divulgaram {dados sigosos de funcionérios, como identidades e numeros de passaporte 1880 provocou problemas sérios para a empresa, que fol processada por alguns de seus excolaboradores. Desenvolver padres de nomeacao Para faciitar as buscas de documentos, desenvolva um padréo de identificagao para eles. Quando o volume de materials crosce, é necessirio ir alm da simples ‘estruturagio por ordem alfabstica. Nesse caso, voce pode crlar sigs para designar os setores aos quals os arquives pertencem, ulizar sistemas de abreviagéo, incluir nimeros, datas ete Ident icar o que pode ser descartado Uma boa gestéo de documentos também precisa inclu processo de descarte, para evitar 0 actmulo de arquivos, tanto no mundo fisico quanto no meio virtual € fundamental manter somente os documentos ites enecessétios para 0 x negécio, ‘tt Sou oasis vita TOTVS eesou nes pa to Todavie, multe culdado na hora de exclulr materials, pols é preciso verificar pr aunt minimos de armazenagem, especialmente para documentos fiscais. italizar 0 maximo possivel Ga Di ent Esse tema jé fol bastante abordado, mas néo custa reforgar:digitalize © maximo possivel. Quanto mais documentos virtuais, menos espace fisico eord necessiio, Além disso, o comparthamento de arquivos se tomna mais répido e eiciente, [Atualmente, notas,recibos, comprovantes e outtositens fiscaisjé contam com nicas, assinadas digitalmente, que podem substitu as suas versées ele! ‘contrapartidasfisicas, A virualizagio ainda gera beneficios ambientals,jé que papéis tém por matéra prima érvores. Também se diminul olixo produzico, reduzindo o impacto no meio ambiente, 3 erros da gestao de documentos 1. Falta de padronizaco por tipo e data Por melhor que seja uma estrutura de controle de documentos ou sistema de ‘gestdo empregado para gers, fcaré mais ificlidar com os arquivos sem uma boa padronizagao neles. Para tanto, 6 importante utilizar formatos de identifieagao,incluindo tipo e data, para faciltar a busca, 2. Utilizar controles que no conseguem atender a um grande volume de documentos Outro erto€0 uso de ferramentas fsicas de monitoramento de arquivos que néo ‘conseguem acompanharo crescimento no volume de documentos produzidos € armazenadios. Por exemplo, ichas, tabelas e cademos de anotagses, ‘Além de elas mesmas gerarem pilhas & medida que a empresa produz mals ~arguivos, a pesquisa por documentos pode se tornar mais demorada eineficiente, uma vez que sera preciso olhar folha por folha até encontrar o que se necessita |Ainda que se usem indices e sumsélos, a tendéncia é que a consulta, por melo doles, também fique mais complexa com o aumento no nimero de arquivos. (© mesmo vale para controles feltos em planilhas eletrdnicas, pois elas costumam ‘Ser menos eficientes quando se tem milhares de documentos. Também so mais, difceis de organizer esse modo, nao é incomum ter planithas que tratam de um mesmo tema, como ‘8 controles de documentos, espalhadas em virios sistemas e computadores diferentes. 'sso dificuta a procura por arq necessério reestruturé-las e reagrups 2 @ também perd Jas para ter um minimo de organizagio. tempo cada vez que 3. Nao dar a devida importancia para a gesto de documentos fiscais O gerenciamento de documentos fiscais tem grande destaque dentro da gestao de arguivas de uma empresa, pols esses itens costumam ser essenciais para ‘questées tributérias, contabeis efiscais dentro de um negécio. x (ts Sou asitonte vital TOTVS ees nes pa te movimentagdes comerciais crescem, pois o volume de comprovantes,recibo tar, Ela fica ainda mais importante quando o empreendimento se expande e as notas fiscals ete. erado também se eleva ‘Tal fato provaca um acimulo de documentos do tipe, que precisam ser “armazenados corretamente e por virlos anos. Isso sem contar 0s que so produzidos em compras com formecedores e em transagées com outros parceiros a de negécios, {As informagées que constam neles servitéo para a apuragao de resukados da ‘compantia, como montante de vendas, tributes a pagar, despesas com insumos. ate. Basicamente, servrio de base para o controle dos nimeras financelros, ‘econdmicos e contabeis da empresa, Portanto, eles precisam de processos de ‘acompanhamento ede gestéo préprios. esse caso, vocé pode implementar um sistema de gestio fiscal em paralela ao do usado para gestio de documentos ou buscar uma ferramenta de gerenciamento {que permita integrare organizar os processos de ambos. Isso importante para que cada nota sejaregistrada, evitando que valores passem despercebidos. Também é necessério uma funcionalidade de conferéncia para se ‘atestara veracidade das informagées langadas no sistema, esse caso, indica-se implantar processos complementares de seguranga, como uma rotina de confirmagio da veracidade de assinaturas digitale da empresa em todo arquivo fiscal, em sua Secretaria da Fazenda (SEFAZ) correspondente, Esses tinos de culdados ajudam a proteger os seus documentos de roubos, cextravios, faudes, entre outros problemas. Também assegura que o seunegécio passe por auditorias fscals com maior seguranga e com menos riscos de sancbes. Como um sistema GED pode auxiliar na gestdo de documentos Um médulo ou sistema de Gerenciamento Eletrénico de Documentos (GED) mantém vive o aceroe todo o conhecimento produzido pla sua empress. Gracas a ele, & possivel controlar e compartihar os documentos do negécio com todos 08 colaboradores, ‘Além disso, permite que eles sejam consultados conforme critérios de acesso, ‘como grau ée erticidade, nivel de sigllo e importancia para a realizago da fungao de cada colaborador, ‘Também gera os seguintes beneficios para o gerenciamento dos documentos empresarias: Integracao de dados ‘A virtualizagio de documentos antigos permite que eles sejam integrados a novos arquivos dentro de um sistema GED, melhorando a anise de dados pela empresa. Em outras palavras, dé para cruzar InformagGes de diferentes momentos do nnegécio para o desenvolvimento de estratégias, para a busca de oportunidades © ‘até para uma tomada de deciso mals eficlente Por meio de uma pesquisa répica feita pelo nome do documento ou por seu ccontetido, é possivel acharinformagées antigas que podem originar navas elas ‘ou contrbuir para lidar com situagGes atuals, faciitando a gesto do negécio x (ts Sou asitonte vital ‘Seguranga TOTVS ees nes pa te ‘A seguranga de um documento fisico normalmente é baixa, pois ele esté sus" alintompéries ¢ acidentes, como chuvas, incéndios, derramamento de lauidos, ‘entre outros riscos, [rossi ant [Até mesmo 0 manuseio errado pode danificé-os, Por conta disso, so necessérios muitos culdados na hora de lidar com os arquivos da empresa, chegando, inclusive, ‘a exigir vas em situagdes em que os papéis séo artigos. ‘Além disso, cficilmente hé uma bea protegdo contra extravios, roubos ou desaparecimento de documentos importantes, especialmente se estiverem no meio de outros que serdo descartados. ‘Arquivos virtuais, por sua vez, podem ser alojados em sistemas remotos protegidos por empresas de TI com expertise em seguranga online, Com o uso de GED, é possivel gerencisos com maior eficléncia, podendo implementar acesso via senha e, consequentemente, um método de permissionamento para restringir os acessos. Inclusive, dé para monitorar as consultas para verficar quando determinados ‘contetidos foram acessadios (histérico de atualizagSes) e que dados foram modificados, envolvendo tamisém recursos de rastreabiidade. Allis, dependendo do sistema, é possivel veificar versées anteriores e, se for necessaio, retornar os documentos ao que eram antes ou gerar novas versbes (versionamento) “Tamibém hé maior facilidade de backup, replicagdo de conteddos e restaur 1s em casos de defeitos em sistemas da empresa, especialmente se os ‘contetidos estiverem salvos em mia fisicas ou na nuvem, Organizagao dos arquivos {A digitalizagéo aliada a um sistema GED melhora a gestéo dos documentos, {aciitando a sua organizagdo nos bancos de dados da empresa conforme a taxonomia desejada \Vocé pode ordené-los em pastas, utlizar os padtées de Identificagio ¢ Implantar ‘os niveis de acesso por fungées ¢ por departamentos, O sistema ainda simplifica a importagdo dos arquivas digitals ja existentes gragas a funcionalidades como API de publicagéo de documentos, drag and drop (arrastar « soltar)e plugins de integragdo com outros programas. (0 documentos também podem ser salvos em médulos correspondentes aos ‘setores, para que cada drea gerencie os seus proprios arquivos. Nesse caso, um programa GED poderd ser usado como um ‘centraizador/otimizador de processos, que poderé gerar e guardar dados obti por meio da andlise dos documentos. ‘A gestio de documentos traz muitas vantagens para uma instituig30, uma vez que melhora 0s processos de manuselo, 0 acesso a conteidos a protecio de notas, comprovantes, recibos, entre outros materia. Além disso, ela 6 essencial para a boa execucdo de diferentes atividades nos virios ‘setores que compem um negécio,incluindo a diretora ‘que comp’ ea x (ts Sou asitonte vital TOTVS ees nes pa te itr ez {Afinal, quando o acesso aos documentos ¢ otimizado, toma-se mals facil obt dados tele para a definigdo de estratégias e a tomada de decisdes. Ficou com alguma divida sobre a gesto de documentos, tecnologias ou ERP? Compartithe nes comentirios para que possamos ajudar vocé! ont

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