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REUSSIR SES PREMIERS

PAS A UN NOUVEAU
POSTE

Par Vincent KADIO


Vincent KADIO
Bonjour. Merci d’avoir pris la
décision de me rejoindre dans cette
formation.

La formation INTEGRATOR va te
donner les 9 compétences
nécessaires pour réussir tes
premiers dans un nouveau poste.
SOMMAIRE
1 Module 1: S’affirmer rapidement

2 Module 2: S’intégrer rapidement

3 Module 3: Communiquer efficacement

4 Module 4: Assurer la continuité des


opérations

5 Module 5: S’habiller correctement

6 Module 6: Maitriser les logiciels de


base

7 Module 7: Gérer efficacement son


temps

8 Module 8: Gérer le Stress et la


Pression

9 Module 9: Solidifier la relation avec


son Patron
MODULE 1

S’affirmer
rapidement
MODULE 1: S’affirmer Rapidement

Il y a 4 étapes pour s’affirmer rapidement


quand on démarre dans un nouveau
poste:

1. Assumer ton niveau

2. Rassurer sur tes connaissances

3. Poser des questions

4. Ce qu’il faut éviter

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MODULE 1: S’affirmer Rapidement

1.1 – Assumer ton niveau

Tu as été recruté en fonction de ton


niveau (Bac, BTS, diplôme d’Ingénieur,
Licence Pro, Master, PhD…)

pour occuper une fonction précise


(ouvrier, agent de maitrise, Cadre,
Senior…).

Si on te le demande, tu dois révéler ton


niveau avec calme et sérénité.

Cela te permettra directement de


t’affirmer, de montrer que tu es quelqu’un
qui est venu jouer sa partition dans
l’entreprise.

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MODULE 1: S’affirmer Rapidement
1.2 – Rassurer sur tes connaissances

Tu dois ensuite rassurer sur tes


connaissances au niveau de 3 éléments.

Premièrement au niveau du Savoir.

Tu dois rassurer au niveau des


Connaissances théoriques du métier.

Ces connaissances théoriques, tu les as


acquises à l’école dans les cours que tu
as suivis, dans les TD, des tes recherches
personnelles et les formations
professionnelles auxquelles tu as
participé).

Tu dois rassurer ton patron et tes


collaborateurs directs sur tes
connaissances théoriques.

Ça c’est le premier niveau.

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MODULE 1: S’affirmer Rapidement
1.2 – Rassurer sur tes connaissances

Deuxièmement tu dois rassurer au niveau


du Savoir-Faire.

Tu dois montrer que tu as de l’expérience,


que tu as acquise non seulement dans tes
emplois précédents, mais aussi au cours
des stages que tu as pu faire.

Si tu sors fraichement de l’école, tu dois


montrer que tu as acquis de l’expérience
dans les activités extra-professionnelles
auxquelles tu as pris part.

Enfin tu dois rassurer sur le Savoir-Etre.

Tu dois rassurer tes collègues que tu es


capable de travailler SOUS PRESSION,
capable de travailler seul ou en équipe, et
que tu es autonome une fois que tu sais
ce que tu dois faire.

C’est très important: tu dois rassurer ton


patron et tes collègues sur ton Savoir, ton
Savoir-Faire et ton Savoir-Être.
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MODULE 1: S’affirmer Rapidement
1.3 – Poser des questions

Le troisième élément qui va te permettre


de t’affirmer rapidement, c’est de poser
des questions.

Quelles sont les questions que tu dois


poser ?

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MODULE 1: S’affirmer Rapidement
1.3 – Poser des questions

 Tu dois poser des questions sur les


tâches à réaliser, les urgences, les
priorités du moment

Ecoute moi bien: tu ne dois rien deviner !

Demande la liste exhaustive des actions à


réaliser, pour éviter qu’on te reproche de
ne pas avoir pensé à tel ou tel aspect,
mais surtout pour être efficace dès le
départ.

Lorsqu’on te confie plusieurs tâches à


réaliser, tu dois demander à ton boss de
les classer en fonction des urgences, de
sorte que vous soyez sur la même
longueur d’ondes sur ce qu’il attend.

Tu dois rester concentré sur les priorités


du moment!

Tu dois toujours te renseigner sur ce qui


est la priorité du moment, et rester
focalisé la-dessus.

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MODULE 1: S’affirmer Rapidement
1.3 – Poser des questions

 Tu dois poser des questions sur les


résultats attendus, et les délais à
respecter

Tu dois savoir exactement quel est le


résultat attendu pour chaque tâche qui
t’est confié, de sorte à produire des
résultats concrets dès le début.

Aussi, pour éviter d’être catalogué comme


celui qui ne respecte pas les délais, tu
dois toujours demander le délai que tu as
pour rendre le document attendu.

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MODULE 1: S’affirmer Rapidement
1.3 – Poser des questions

 Tu dois poser des questions sur les


process et les procédures d’exécution

Chaque entreprise est différente, avec


des façons de faire qui sont différentes.

Souvent dans la même entreprise, les


procédures varient d’un département à un
autre, ou d’un service à un autre.

Tu dois te renseigner de façon précise et


exhaustive sur les process et les
procédures, pour éviter de commettre des
erreurs par ignorance.

En cas de doute ou d’incertitude,


rapproche-toi de ta hiérarchie.

En posant des questions sur les urgences,


les tâches à réaliser, les délais d’exécution,
les process et les procédures, tu t’affirmes et
montre que tu es prêt(e) à apporter ta pierre
à l’édifice.

Il y a cependant des choses à éviter…


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MODULE 1: S’affirmer Rapidement
1.4 – Ce qu’il faut Eviter

 Tu dois éviter de paraitre dépaysé


tout le temps.

Même si c’est le cas, tu dois dissimuler


ton dépaysement, et faire celui/celle qui
se sent à l’aise.

« Fake it until you make it », qu’on


traduirait par « simule-le jusqu’à ce que ça
soit naturel ».

La majorité des gens se jouent les timides


lorsqu’ils sont dans un nouvel
environnement. Je ne le recommande pas
du tout !

Parle, exprime-toi, avec respect et


courtoisie, dès le premier jour !

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MODULE 1: S’affirmer Rapidement
1.4 – Ce qu’il faut Eviter

 Très important, tu dois éviter de


jouer celui qui ne sait rien.

Généralement lorsqu’on ajoute une


nouvelle ressource à une équipe (un chef
ou un débutant), c’est parce qu’il y a des
urgences que ceux qui sont là n’arrivent
pas à gérer totalement.

Tu ne dois pas faire l’ignorant, au risque


de détruire la confiance de tes collègues
et de la hiérarchie.

Ecoute: on n’a jamais deux fois la chance


de faire une bonne première impression.

Ne gâche pas cette opportunité incroyable


de te faire accepter positivement dans ton
nouveau poste, au risque qu’on te colle
une étiquette de vaurien dès le départ, qui
sera difficile à changer par la suite.

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MODULE 1: S’affirmer Rapidement
1.4 – Ce qu’il faut Eviter

 Tu dois enfin éviter de donner des


leçons trop tôt.

Chaque entreprise est différente, chaque


service est particulier, et peu importe tes
idées préconçues, garde un peu de
réserve.

Souvent la réalité est totalement différente


de ce que laissent supposer les
apparences. Je te recommande vraiment
de prendre le temps de mieux maitriser
l’existant avant de vouloir le changer.

Aussi, avant de critiquer, prends la peine


de demander pourquoi telle chose a été
faite de cette façon, et qui a demandé de
la faire ainsi. Tu éviteras ainsi de juger
sans fondement.

J’ai vu trop de gens, qualifier de « nul » le


travail qui avait été fait avant leur arrivée,
et qui n’ont pas pu faire mieux, une fois
qu’on les a mis au pied du mur, avec le
défi de trouver autre chose.
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MODULE 1: S’affirmer Rapidement
1.4 – Ce qu’il faut Eviter

Comme le disait l’un de mes anciens


patrons et mentors Donald Konan et je
cite: « La critique est aisée, mais l’art est
difficile! »

Il traduisait ici l’idée selon laquelle


lorsqu’on est prêt à critiquer, c’est qu’on
est également prêt à travailler dur pour
réaliser mieux que l’existant.

Critiquer sans rien proposer te


dévalorisera aux yeux de tes collègues et
collaborateurs.

C’est pourquoi il faut éviter de donner son


avis trop tôt !

Souvent un document vient directement


du boss ou du DG. Avant de dire qu’il n’a
pas de sens, renseigne-toi, et rassure-toi
que ce que tu veux dire est nécessaire…

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MODULE 1

En appliquant
ces quelques
conseils, ton
patron et tes
collaborateurs
vont te percevoir
comme
quelqu’un qui
s’affirme et sur
qui on peut
compter

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MODULE 2

S’intégrer
rapidement
MODULE 2: S’intégrer Rapidement

Il y a 4 étapes pour s’intégrer rapidement


quand on démarre dans un nouveau
poste:

1. Ecouter attentivement
2. Donner son avis
3. Participer aux conversations
4. Susciter des rencontres

Et on terminera par
5. Ce qu’il faut Eviter

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MODULE 2: S’intégrer Rapidement
2.1 – Ecouter attentivement

 Tu dois apprendre le jargon pour


t’intégrer rapidement.

Chaque entreprise a son jargon, sa façon


de dire les choses.

Qu’est ce qu’un COPIL ? Un KAKI ? Un


Progress ? un plan boost ? Un Crash
Program ? Une Perco ?

Tu dois écouter attentivement toutes les


conversations et demander ce que signifie
chaque mot nouveau pour toi mais qui
semble être compris de tous.

Tu auras quelquefois des moqueries


comme réponse, mais mieux vaut ça que
de ne pas comprendre de quoi on parle
en réunion.

Le but de la démarche est de non


seulement maitriser le jargon, mais aussi
de savoir quand l’utiliser. Si tu parles le
même langage que tout le monde dans
l’entreprise, tu t’intègreras rapidement.
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MODULE 2: S’intégrer Rapidement
2.1 – Ecouter attentivement

 Tu dois être très attentif

- Aux actions en cours en ce moment


dans ton entreprise / ta direction
- Aux comportements, aux réactions des
uns et des autres
- Aux jeux de pouvoirs (qui est le leader,
qui est le rebelle…)
- A Ce que chacun aime et déteste…

En étant très attentif, tu disposeras des


éléments pour avoir un comportement
juste dans chaque situation et avec
chaque personne, et tu seras intégré plus
rapidement.

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MODULE 2: S’intégrer Rapidement
2.1 – Ecouter attentivement

 Tu dois être très disponible

Tu dois montrer du zèle pour le travail,


proposer ton aide à chaque fois que c’est
possible. Tu dois écouter attentivement
pour te rendre compte que quelqu’un a
besoin d’aide et lui proposer de l’aider.

Tu dois proposer d’aider chaque personne


dans ses tâches pour lesquelles tu as une
compétence particulière.

Lorsqu’il y a des activités de groupe, tu


dois aménager ton temps pour y
participer.

En étant ainsi disponible pour tes


collègues et collaborateurs, ils
t’intègreront plus rapidement.

En écoutant attentivement, en parlant le


jargon, en étant attentif et disponible, tes
collègues vont t’intégrer rapidement.
Mais ce n’est pas tout, il faut apprendre à
donner ton avis.
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MODULE 2: S’intégrer Rapidement
2.2 – Donner son avis

 Tu dois donner ton avis lorsqu’il est


demandé

Ne sois pas pressé de donner ton avis.

Certains patrons estiment qu’un


« nouveau » (dans le service ou le
département) ne peut pas donner d’avis
pertinent, et donc ne le solliciteront pas.

Si tel est le cas, garde ton avis pour toi, le


temps viendra forcément où tu pourras
l’exprimer.

Chaque fois que tu es sollicité dans ton


domaine de compétence, n’hésite pas à
donner ton avis. Argumente au besoin
pour mieux te faire comprendre.

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MODULE 2: S’intégrer Rapidement
2.2 – Donner son avis

 Si tu ne sais pas, tu dois le dire

Il arrivera des fois où ton avis sera


demandé sur des questions hors de ton
champ de connaissances et de ton
domaine de compétence.

A ce moment là n’hésite pas à dire:


« Hmm je ne sais pas trop que penser sur
cette question, je n’ai pas encore
suffisamment d’éléments pour donner un
avis pertinent, mais je vous écoute, si une
idée me vient, je la dirai. »

Lorsque deux collègues discutent sans se


comprendre, et que l’un veut avoir raison
et te demande ce que tu penses, il est
préférable d’éviter de répondre, pour
éviter de se faire un ennemi. Il faut
esquiver la réponse:

« Hmm, à mon avis, vos deux points de


vue se valent, et je ne saurai pas
trancher. Peut être qu’on devrait
demander à quelqu’un de plus
expérimenté… »
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MODULE 2: S’intégrer Rapidement
2.2 – Donner son avis

Certaines personnes te poseront exprès


des questions dont elles savent
pertinemment que tu n’as pas la réponse,
juste pour te tester ou t’embêter.

Dans ces cas-là, répond simplement:

« Hmm je suis un peu trop nouveau, je ne


suis pas sur d’avoir la réponse à cette
question. Je vais me renseigner et te
revenir rapidement. »

Le fait de ne pas avoir de réponse ne doit


pas te frustrer au point de devenir muet
dans l’entreprise, non. Tu dois quand
même participer aux conversations.

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MODULE 2: S’intégrer Rapidement
2.3 – Participer aux conversations

 Lors des conversations, tu peux


soutenir les points de vue, et/ou les
compléter.

S’intégrer rapidement nécessite


d’apprendre à participer aux
conversations. Que ce soit de façon
informelle ou en réunion, tu dois
apprendre à participer.

Si tu es du même avis que quelqu’un, le


fait de le dire t’inclut automatiquement
dans la conversation. Tu n’as juste qu’à
dire « moi je suis du même avis que X »

Si par contre ton avis diffère, la bonne


façon de procéder est de soutenir dans un
premier temps l’avis, et de le nuancer
avec ton point de vue. Evite d’utiliser le
mot « mais ». Il traduit une opposition trop
prononcée, et peut frustrer les autres.
Privilégie plutôt « et ».

« Effectivement le car de ramassage


passait à 7h. ET depuis cette rentrée
scolaire, c’est 6h30 ».
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MODULE 2: S’intégrer Rapidement
2.3 – Participer aux conversations

 N’hésite pas à poser des questions


ouvertes

Lorsque tu participes aux conversations,


et que tu n’as rien à dire, tu peux
agrémenter le débat en posant des
questions ouvertes.

Une question ouverte est une question


dont la réponse n’est pas OUI ou NON.

« Tu aimes le chocolat noir ? » est une


question fermée parce que la réponse est
OUI ou NON. La personne va se taire
juste après. Une meilleure question serait:

« Comment trouves-tu le chocolat noir ? »


Cette question donne l’opportunité à la
personne de s’exprimer et relance la
conversation.

Un autre élément pour s’intégrer rapidement


est de susciter des rencontres;

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MODULE 2: S’intégrer Rapidement
2.4 – Susciter des rencontres

Tu peux susciter des Séances de


brainstorming.

S’intégrer rapidement, c’est participer aux


conversations des autres, mais c’est aussi
les inviter à tes conversations.

Tu peux inviter tes collègues et


collaborateurs à des séances de
brainstorming.

Un brainstorming est une rencontre où


l’on débat d’un thème, dans le but de
trouver des idées nouvelles.

Dans un brainstorming, aucune idée n’est


rejetée, qu’elle soit censée ou non, le but
étant d’en susciter le maximum, et choisir
après.

Un sujet de brainstorming pourrait être


« qu’est ce qu’on pourrait faire pour
devenir leader sur le marché ? »

28
MODULE 2: S’intégrer Rapidement
2.4 – Susciter des rencontres

Tu peux aussi susciter des Sorties


détente (afterwork)

A coté des rencontres professionnelles, tu


peux initier, susciter ou ressusciter des
sorties détente entre collègues.

Tu peux les initier si cela n’existait pas et


que tu es l’organisateur, susciter si tu ne
donnes que l’idée mais que tout le monde
organise, et ressusciter si cela se faisait
avant mais avait été abandonné pour une
raison ou une autre.

Rien de tel qu’une sortie en dehors du


boulot pour que tes collègues t’intègre
parfaitement.

Personnellement, à mon arrivée dans


toute nouvelle entreprise, j’invite deux (2)
vendredis midi consécutivement tous mes
collègues à aller manger un repas à mes
frais…

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MODULE 2: S’intégrer Rapidement
2.4 – Susciter des rencontres

A ce repas, Il peuvent commander et


consommer tout ce qu’ils veulent sans se
soucier, je règle entièrement l’addition.

Cette démarche crée un lien


d’attachement fort entre nous, et un
sentiment de réciprocité: ils doivent me
retourner l’ascenseur, chose que je refuse
catégoriquement.

Je leur dis qu’en échange je veux juste


être leur ami en plus d’être leur collègue.
Ça a très bien fonctionné jusqu’à ce jour.

Il y a cependant un certain nombre de


choses à éviter pour s’intégrer
rapidement.

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MODULE 2: S’intégrer Rapidement
2.5 – Ce qu’il faut Eviter

Evite de rester dans ton coin

C’est la pire des choses à faire si tu veux


t’intégrer rapidement.

Si tu n’as pas grand-chose à faire à un


moment donné, lève-toi de ta chaise, et
va causer un peu avec non seulement tes
collègues directes, mais aussi les
collègues des autres services et autres
départements.

Ne sois pas renfermé sur toi-même, salue


les gens, et trouve quelque chose à
complimenter (leur tenue, leur chaussure,
leur coiffure…) Sois open.

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MODULE 2: S’intégrer Rapidement
2.5 – Ce qu’il faut Eviter

Evite d’avoir constamment des


écouteurs dans les oreilles

Même si tu êtes un fan incontesté de


musique, efforce-toi d’ôter les écouteurs
de tes oreilles.

Les garder tout le temps te coupe des


autres, t’empêche de les écouter, d’être
attentif à ton environnement, et de
participer aux conversations.

Lorsque tu auras besoin de demander des


choses aux autres, ils peuvent être
réticents, avec des réactions du style
« c’est maintenant tu as envie de nous
parler ? Reste dans ta musique »

Je me souviens que nous avons


unanimement voté le départ d’une
stagiaire qui avait constamment ses
écouteurs dans les oreilles. On pouvait
l’appeler 3 ou 4 fois avant qu’elle ne
réagisse.

Ne te comporte jamais ainsi.


32
MODULE 2: S’intégrer Rapidement
2.5 – Ce qu’il faut Eviter

Evite de déjeuner seul, marcher seul,


faire tout seul.

Tu ne seras jamais intégré si tu as


l’habitude de faire tout, toujours tout seul:
déjeuner seul, marcher seul, rentrer à la
maison à la descente seul…

Cette solitude empêchera les autres de


s’approcher de toi, et rendra encore plus
difficile ton intégration.

Je suis personnellement un grand solitaire


qui a souffert de longues années d’un
profond sentiment de rejet, alors que j’en
étais la cause.

J’ai profondément travaillé à réduire mon


envie de rester seul, et aujourd’hui je
pense avoir réussi à apprécier et
rechercher la compagnie des autres.

Tu peux y arriver aussi, si c’est ton cas !

33
MODULE 2

J’espère que ces


conseils
t’aideront à
t’intégrer
rapidement.

C’est la 2e
compétence à
posséder pour
réussir tes
premiers pas
dans un nouvel
emploi.

34
MODULE 3

Communiquer
efficacement
MODULE 3: Communiquer
efficacement

Il y a 4 étapes pour communiquer


efficacement quand on démarre dans un
nouveau poste:

1. Comprendre l’interaction
transactionnelle de la communication
2. Vouvoyer / tutoyer
3. Reformuler pour s’assurer d’avoir bien
compris
4. Faire toujours des suggestions

Et on terminera par
5. Ce qu’il faut Eviter

36
MODULE 3: Communiquer
efficacement
3.1 – Ecouter attentivement
Tu dois Comprendre l’interaction
transactionnelle de la communication
pour communiquer efficacement.

L’interaction transactionnelle de la
communication permet de comprendre
que chaque communication est une
transaction entre deux personnes, où
chacune espère recevoir de l’autre ce qui
lui est dû.

C’est pourquoi tu dois reconnaitre et


donner à chacun le titre qu’il revendique.

Si tu arrives dans une entreprise et une


dame préfère qu’on l’appelle
« Tata Caroline » plutôt que « Madame
TRAORE », tu dois rentrer dans le jeu, au
risque de la frustrer et ne pas pouvoir
collaborer avec elle.

C’est pourquoi le point précédent dans le


module 2 sur l’écoute est très important.

Il faut appeler les gens comme ils veulent


qu’on les appelle.
37
MODULE 3: Communiquer
efficacement
3.1 – Ecouter attentivement

Si au bout de quelques jours, après avoir


démontré tes talents en bureautique, tes
collègues commencent à te surnommer
« le génie de l’informatique », tu dois
l’accepter, tant que cela reste vrai et n’est
pas de la moquerie.

Tant que le qualificatif reste valorisant, tu


dois l’accepter.

Mais si c’est quelque chose d’humiliant


(par exemple « le chauve »), tu dois le
refuser et les recadrer.

Tu dois aussi savoir t’adapter à la culture


de l’entreprise.

38
MODULE 3: Communiquer
efficacement
3.2 – Vouvoyer / tutoyer

Tu dois t’adapter à la culture


d’entreprise

Communiquer efficacement implique de


s’adapter à la culture d’entreprise.

Si dans ton entreprise, la norme est le


vouvoiement, ne prends pas le risque de
tutoyer qui que ce soit. Ça serait très très
mal vu.

Si par contre, la règle est d’appeler tout le


monde par son prénom, conforme-toi,
même si au début tu es mal à l’aise de le
faire.

Il arrive des cas où des personnes exigent


d’être appelé Monsieur X ou Madame Y,
même si la règle est le tutoiement. Là
aussi tu dois t’adapter, et appeler chacun
comme il le souhaite.

S’il arrive aussi que quelqu’un n’aime pas


l’un de ses prénoms, évite à tout prix de
l’utiliser.
39
MODULE 3: Communiquer
efficacement
3.2 – Vouvoyer / tutoyer

Lorsqu’une personne se présente en


utilisant un prénom en particulier, utilise-
le, même si d’autres personnes l’appellent
par un autre prénom.

Tu ne sais pas le niveau d’affinité entre


elles, donc ne risque pas de te faire
injurier ou menacer inutilement.

Pareil pour l’usage des sobriquets. Tant


qu’une personne ne t’a pas autorisé à
l’appeler avec son sobriquet, ne le fais
jamais, surtout en son absence.

Les gens le lui rapporteront, et tu risques


d’avoir du mal à communiquer dans
l’avenir avec elle.

Pour communiquer efficacement, tu dois


aussi apprendre à reformuler ce que te
disent les autres.

40
MODULE 3: Communiquer
efficacement
3.3 – Reformuler pour s’assurer d’avoir
bien compris
Le français est connu pour être une
langue très élastique.

Une personne peut dire quelque chose


afin de traduire une idée, alors qu’une
autre personne peut comprendre
totalement le contraire.

C’est encore pire lorsque tu effectues tes


premiers pas dans une nouvelle
entreprise ou un nouveau service, les
incompréhensions sont multiples et
multiformes.

Je te recommande de toujours reformuler


ce que ton interlocuteur te demande, afin
de t’assurer d’avoir compris exactement le
message qu’il voulait te transmettre.

N’hésite pas à reformuler plusieurs fois,


jusqu’à ce que tu aies parfaitement
compris.

N’hésite pas aussi à faire des


suggestions.
41
MODULE 3: Communiquer
efficacement
3.4 – Faire toujours des suggestions

Il est psychologiquement démontré que


les gens sont plus motivés à faire une
tâche lorsqu’ils ont l’impression que l’idée
vient d’eux-mêmes.

De ce fait, tu peux exploiter cette


croyance pour obtenir une forte
implication de tes collègues et
collaborateurs.

Au lieu de dire « je pense qu’il faut aller


dans le sens A », tu peux dire « Qu’est ce
que vous pensez d’aller dans le sens A? »
ou « est ce qu’il ne serait pas préférable
d’aller dans le sens A? »

Que tu sois le débutant qui


commence ou le chef, c’est toujours
intéressant de laisser croire aux gens
que l’idée vient d’eux.

En posant la question, ça permet aux


autres de participer, et en acceptant
« d’aller dans le sens A », ils seront plus
réceptifs aux défis et aux challenges
avenirs lié à ce choix.
42
MODULE 3: Communiquer
efficacement
3.4 – Faire toujours des suggestions

Tu peux Convaincre facilement par le


renforcement positif

Qu’est ce que le renforcement positif?

Il s’agit ici de motiver les gens à faire ce


que tu souhaites, sans user de
réprimande et de menaces.

La personne adopte l’attitude souhaitée


volontairement, généralement pour faire
plaisir.

Prenons un exemple.

Si tu souhaites que ta femme se coiffe


d’une façon précise, tu peux lui dire le jour
où elle fait cette coiffure « j’aime vraiment
beaucoup cette coiffure, elle te va à
merveille et te rend encore plus belle ».

43
MODULE 3: Communiquer
efficacement
3.4 – Faire toujours des suggestions

Lorsqu’elle fait une autre coiffure, ne lui


fais pas de compliments.

Si elle veut recevoir toujours des


compliments de ta part, elle ira faire la
coiffure que tu as déclaré aimer.

Le renforcement positif fonctionne très


bien avec les enfants, et aussi avec les
adultes sur des comportements qu’on
peut changer.

Si tu es en position d’autorité dans ton


nouveau poste, ne sois pas prompt à
réprimander. Au contraire, vente
largement les mérites du collaborateur
lorsqu’il exécute parfaitement les tâches
qui lui sont confiées.

Ainsi il continuera de s’améliorer pour


continuer à recevoir des félicitations.

Pour communiquer efficacement, il y a


des choses à éviter.

44
MODULE 3: Communiquer
efficacement
3.5 – Ce qu’il faut éviter

Tu dois éviter les débats inutiles


(politique / religion)

Je te recommande vivement d’éviter les


débats politiques et/ou religieux dans le
cadre de ton travail.

Chez toi en famille, ou entre amis, ou au


bureau politique, tu peux débattre
longuement de ces sujets, sans déranger
qui que ce soit.

Ces débats généralement se terminent


mal, sans consensus, chacun campant
sur son point de vue et ses arguments.

Et le plus grave, c’est que des


divergences religieuses ou politiques
peuvent ruiner l’atmosphère du travail, et
rendre difficile la collaboration entre
collègues.

Je vous recommande vivement de les


éviter.

45
MODULE 3: Communiquer
efficacement
3.5 – Ce qu’il faut éviter

Tu dois éviter de vouloir à tous prix


avoir raison

Quelques personnes sont obsédées par


l’envie d’avoir raison et d’avoir toujours le
dernier mot.

Cependant en entreprise, c’est ton


supérieur hiérarchique qui a toujours le
dernier mot. Même s’il a tord, il a quand
même raison.

Evite de vouloir tout le temps imposer ton


point de vue aux autres.

Si la personne en face ne veut rien


comprendre, tais-toi et continue à
travailler tout doucement.

Le silence est aussi une forme de


communication.

46
MODULE 3

Voici ce que je
voulais te
partager pour
communiquer
efficacement
dans ton
nouveau poste.

C’est la 3e
compétence à
posséder pour
réussir tes
premiers pas
dans un nouvel
emploi.

47
MODULE 4

Assurer la continuité
des opérations
MODULE 4: Assurer la continuité des
opérations

Il y a 4 étapes pour assurer efficacement


la continuité des opérations quand on
démarre dans un nouveau poste:

1. Féliciter pour le travail abattu


2. Demander le dossier de passation
3. Apporter ta touche personnelle
4. Être disponible pour les autres

Et on terminera par
5. Ce qu’il faut Eviter.

49
MODULE 4: Assurer la continuité des
opérations
4.1 – Féliciter pour le travail abattu

Si tu arrives dans un nouveau poste et


que tu dois assurer la continuité des
opérations rapidement, tu dois dès ton
arrivée marquer ton appréciation de tout
le travail qui a déjà été abattu.

Cela rassurera tes collaborateurs, et les


mettra plus en confiance pour travailler
avec toi.

« Si notre entreprise est n°1, c’est que


vous êtes les meilleurs marketeurs du
pays, et j’espère pouvoir apprendre avec
vous ».

C’est très important, pour assurer la


continuité des opérations, de reconnaitre
la valeur du travail accompli avant toi,

et aussi la valeur des personnes qui l’ont


réalisé, surtout si elles ne disposaient que
de peu de moyens.

50
MODULE 4: Assurer la continuité des
opérations
4.1 – Féliciter pour le travail abattu

Féliciter, ça ne coute rien.

Si tu sais féliciter, tu éviteras bien des


conflits, et tu t’ouvriras les intelligences et
les cœurs de tes collaborateurs.

Les gens se souviennent des félicitations


même 20 ans après l’évènement.

Donne au gens des souvenirs positifs de


leur collaboration avec toi.

Sois généreux en félicitations, et tu auras


des collègues et collaborateurs plus
efficaces par ce « renforcement positif »
(voir chapitre précédent).

Après avoir félicité, il faut consulter le


dossier de passation de charges.

51
MODULE 4: Assurer la continuité des
opérations
4.2 – Demander le dossier de passation

Lorsque tu remplaces une personne à un


poste donné, elle a certainement rédigé
un dossier de passation de charges.

Tu dois le demander, afin d’avoir d’une


part une aperçu précis des dossiers en
cours et de leur stage d’avancement, mais
aussi où ils sont rangés (vu
qu’aujourd’hui, presque tout se fait grâce
à l’informatique).

Lire ce dossier de passation va te


permettre d’être rapidement opérationnel,
et de prendre en main les tâches qui te
sont destinées.

Si tu es capables au bout de 2 semaines


de savoir le niveau d’avancement de tous
les dossiers, et les différents
interlocuteurs à contacter pour poursuivre
la réalisation des tâches, tu
impressionneras positivement tes
supérieurs hiérarchiques et tes collègues,
et augmenteras fortement tes chances
d’être confirmé après la période d’essai.
52
MODULE 4: Assurer la continuité des
opérations
4.2 – Demander le dossier de passation

S’il n’y a pas de dossier de passation de


charges, fais néanmoins l’effort de lire et
de maitriser par cœur tous les documents
qu’on te remettra !

Ton maintien en dépendra fortement.

Dans l’une des entreprises que j’ai faites,


je m’étais fixé pour objectif de connaitre
par cœur toutes les offres de mon
périmètre d’activité.

Chaque fois qu’on posait la question à


quelqu’un, je le devançais et je répondais
« j’ai lu que c’est X F/mn. Est-ce
correct? » et généralement tout le monde
était épaté qu’en si peu de temps, je
connaisse parfaitement les offres.

Je crois que cela a joué pour beaucoup


dans ma confirmation après la période
d’essai.

C’est nécessaire ensuite d’apporter ta


touche personnelle.
53
MODULE 4: Assurer la continuité des
opérations
4.3 – Apporter ta touche personnelle

Tu dois assurer la continuité des


opérations en apportant aussi ta touche
personnelle.

 Tu dois soigner la forme et le design


de tous les documents que tu produits.

Tu dois les lire et les relire de sorte à n’y


laisser aucune faute d’orthographe, de
conjugaison ou de grammaire.

Ton travail doit être toujours nickel et


irréprochable. Les paragraphes doivent
être espacés et la ponctuation doit être
présente.

Tes documents doivent être


reconnaissables au soin que tu y
apportes.

Et tu dois toujours « over-deliver »…

54
MODULE 4: Assurer la continuité des
opérations
4.3 – Apporter ta touche personnelle

Tu dois aller plus loin que ce qui est


demandé

Si on te demande un tableau sous Excel,


tu dois le produire, et aussi ajouter un
document qui analyse et interprète les
principaux résultats.

Si on te demande de produire un rapport


de 5 pages, tu dois le produire, et ajouter
un document qui résume en 1 seule page
l’essentiel des 5 pages.

Tu dois toujours ajouter un petit plus à ce


qui est demandé (over-deliver), afin
d’impacter positivement chaque personne
qui collabore avec toi.

Assurer la continuité, c’est aussi être


disponible pour les autres.

55
MODULE 4: Assurer la continuité des
opérations
4.4 – Être disponible pour les autres

Tu dois pouvoir dépanner un


collègue en réunion ou à l’extérieur du
bureau

S’il arrivait qu’un collègue t’appelle pour


lui rendre un service, parce qu’occupé, en
réunion ou à l’extérieur, tant que ce qu’il
demande reste légal et dans tes
compétences, n’hésite pas à lui rendre ce
service.

Il peut s’agir de faire signer un document


à la hiérarchie, ou plutôt récupérer un
document déjà signé à transmettre à
quelqu’un, ou transférer un fichier à
quelqu’un qui en a besoin, ou
réceptionner un colis…

Sois prompt à aider, chaque fois que c’est


possible.

56
MODULE 4: Assurer la continuité des
opérations
4.4 – Être disponible pour les autres

Tu pourrais terminer un travail pour


un collègue

Il arrivera des fois où un collègue ou un


collaborateur n’aura pas le temps matériel
nécessaire pour terminer des documents
à rendre.

S’il te sollicite pour l’aider, et que tu es


libre et que tu as l’autorisation de le faire,
n’hésite pas à l’aider.

Plus tu aideras tes collègues et


collaborateurs à assurer la continuité du
service, plus ils te seront reconnaissants,
et plus de chances tu as de réussir tes
premiers pas dans un nouvel emploi.

Il y a cependant des choses à éviter pour


assurer correctement la continuité des
opérations.

57
MODULE 4: Assurer la continuité des
opérations
4.5 – Ce qu’il faut éviter

Qualifier de nul celui qui occupait le


poste avant toi.

Ne prends pas le risque de dire du mal de


la personne qui occupait le poste avant
toi, même si tu constates d’énormes
lacunes et insuffisances dans ses
documents.

Au contraire, vante ses mérites pour tout


ce qu’elle a fait avant toi, même si cela est
petit et insignifiant.

S’en prendre à elle, c’est comme s’en


prendre à toutes les personnes qui
l’appréciaient et appréciaient son travail.

Pour éviter tout « bâton dans les roues »,


je te recommande vivement de ne porter
ouvertement aucun jugement de valeur
sur ton prédécesseur.

58
MODULE 4: Assurer la continuité des
opérations
4.5 – Ce qu’il faut éviter

 Changer les modèles sans savoir


d’où ils proviennent

Prends le temps de t’adapter avant de


vouloir tout changer.

Peut-être que tu estimes à raison qu’un


modèle de document n’est pas bon, pas
pratique, pas efficace, pas structuré…
même si ton avis est justifié, avant de
changer de modèle, renseigne-toi sur
l’auteur et la provenance de celui-ci.

Peut-être qu’il s’agit d’un modèle conçu


par le Directeur de département lui-même,
peut être que ce modèle est le fruit de
longs mois de réflexion concertée entre
Direction…

Ne prends pas le risque de te faire


rabrouer inutilement ou de paraître trop
prétencieux.

59
MODULE 4: Assurer la continuité des
opérations
4.5 – Ce qu’il faut éviter

Je me souviens que dans une entreprise


où j’ai travaillé, nous avions un modèle de
document qui convenait à tous. Mais du
jour au lendemain, nous avons reçu du
Groupe, un nouveau format plus
complexe.

L’ancien document se remplissait en 30


mn maximum, tandis qu’il m’a fallu 4 jours
entiers pour remplir le nouveau document.

Tout le monde trouvait ce document trop


complexe, mais nous nous sommes tous
habitués, y compris la Directrice, qui
désormais exigeait de le signer avant son
envoi à la technique.

Quand on ne peut pas changer quelque


chose, on s’adapte !!

60
MODULE 4

J’espère que ces


quelques
conseils
t’aideront à
assurer
rapidement la
continuité des
opérations
lorsque tu
occupes un
nouveau poste.

C’est la 4e
compétence à
posséder pour
réussir tes
premiers pas
dans un nouvel
emploi.

61
MODULE 5

S’habiller
correctement
MODULE 5: S’habiller correctement

Il y a 4 notions à maitriser pour s’habiller


correctement quand on démarre dans un
nouveau poste:

1. Copier le « Dress Code »


2. Free Friday (tenue relax les vendredis)
3. Avoir ses chaussures toujours cirées
4. Soigner ses accessoires

Et on terminera par
5. Ce qu’il faut Eviter.

63
MODULE 5: S’habiller correctement

5.1 – Copier le « dress code »

 Tu dois t’adapter à la culture de


l’entreprise

Le Dress Code peut s’expliquer comme la


façon de se vêtir pour exercer son activité.

Si tu travailles dans une banque, où le


costume cravate est obligatoire, tu ne
peux pas arriver au travail en chemise
pagne ou en polo.

Si tu dois travailler en uniforme, tu ne


peux pas arriver habillé différemment.

Quel qu’il soit, tu dois t’adapter au dress


code de l’entreprise.

Si tu ne sais pas quelle tenue porter, je te


conseille de privilégier par défaut le
costume cravate pour les hommes, et les
tailleurs pour les dames.

Si tu décides de porter une chemise


manche longue, tu ne dois pas retrousser
les manches.
64
MODULE 5: S’habiller correctement

5.1 – Copier le « dress code »

J’avais un patron qui détestait


particulièrement cela.

Pour lui il fallait choisir: soit des manches


longues, soit des manches courtes.

Replier ses manches est un risque inutile


à éviter.

Je n’ai pas besoin de mentionner que


votre tenue doit être parfaitement
repassée.

Il y a cependant l’exception des « Free-


Friday ».

65
MODULE 5: S’habiller correctement

5.2 – Free Friday

Certaines entreprises permettent de


s’habiller plus relax les vendredis.

Si c’est le cas, adapte-toi et conforme-toi.

Ne sois pas le seul à arriver au travail le


vendredi en costume et paire de souliers
lorsque tout le monde est en polo et jean.

Dans l’une des entreprises dans laquelle


j’ai travaillé, il y avait la « journée en
pagne ».

Ce jour là toutes les dames s’habillaient


en complet pagne, et les hommes en
chemises pagnes.

S’il existe un programme pareil là où tu


travailles, essaie de t’aligner au
mouvement.

Ce n’est pas obligatoire d’être relax les


vendredis, mais je te le recommande
vivement, car cela crée de nouveaux liens
entre collègues.
66
MODULE 5: S’habiller correctement

5.3 – Avoir ses chaussures toujours


cirées

Je suis aussi coupable de ce fait, je n’ai


pas toujours le temps de bien cirer mes
chaussures, mais c’est nécessaire,
surtout s’il y a beaucoup de collègues
femmes.

On dit souvent qu’une femme regarde


d’abord les chaussures avant de regarder
le reste de la tenue.

Prends donc le soin de bien cirer tes


chaussures, tout le temps, même si tu es
un commercial qui parcourt de longues
distances à pieds.

C’est un signe de distinction non


négligeable.

Aussi, soigne tes accessoires.

67
MODULE 5: S’habiller correctement

5.4 – Soigner tes accessoires

Par accessoires je veux parler des


montres, bijoux, paire de lunettes et
autres.

Ils reflètent ta personnalité et tu dois y


accorder un soin particulier.

Concernant les chaines aux talons (qui


deviennent une mode en Côte d’Ivoire
pour les dames), je te recommanderais de
ne pas les mettre lorsque tu te rends au
travail, au risque de blesser la sensibilité
de certaines personnes. Mais la décision
finale te revient.

Idem pour les piercings (dans le nez, la


joue, les sourcils) et les boucles d’oreilles
pour les garçons.

Réfléchis bien avant de les porter, car ils


peuvent dégrader définitivement ton
image auprès de certaines personnes.

Fais attention aux choses suivantes.

68
MODULE 5: S’habiller correctement

5.5 – Les erreurs à éviter

 Venir débraillé au bureau

Peu importe la circonstance, abstiens toi


formellement d’arriver au travail
totalement « débraillé », dans une tenue
peu soignée et peu conventionnelle.

A moins qu’on t’ait demandé de venir


d’urgence au bureau sans te laisser le
temps de faire un tour à la maison, évite
absolument de te présenter sous une
apparence qui pourrait nuire à ton image
de marque.

 Être trop extravagant

Evite d’être trop extravagant, avec une


barbe trop abondante, ou une coiffure
extravagante avec beaucoup de couleur
fluorescente.

La majorité des entreprises sont strictes


sur les apparences physiques et
vestimentaires, veille à te conformer.
69
MODULE 5: S’habiller correctement

5.5 – Les erreurs à éviter

 Trop sexy / plaqué / maquillé

Les femmes généralement aiment être


habillées sexy, plaquées et bien
maquillées.

Il n’y a pas de mal à cela. Je recommande


juste d’éviter tout excès.

Je me souviens que le contrat d’une


stagiaire n’a pas été renouvelé dans l’une
des entreprises dans laquelle j’ai travaillé,
parce que la responsable trouvait que la
jeune fille s’habillait pour venir au travail
comme si elle allait en boite de nuit.

Elle trouvait qu’elle en faisait trop, comme


si le boulot était devenu un défilé de mode
pour elle.

Cela à suffit à mettre un terme à son


aventure dans cette entreprise
Avant de t’habiller hyper sexy pour venir
au boulot, penses-y deux fois.
70
MODULE 5

C’est très
important d’avoir
un look correct
lorsque tu
occupes un
nouveau poste.

C’est la 5e
compétence à
posséder pour
réussir tes
premiers pas
dans un nouvel
emploi.

71
MODULE 6

Maitriser les
logiciels de base
MODULE 6: Maitriser les logiciels de
base

Dans ce module, nous allons parler des


logiciels classiques:

1. Word
2. Excel
3. Powerpoint
4. Outlook
5. La bureautique

73
MODULE 6: Maitriser les logiciels de
base
6.1 – Word

 Tu dois éviter les fautes


(orthographe, grammaire, conjugaison)

Tu dois absolument éviter les fautes de


tout genre dans tes documents.

Le logiciel Word est doté d’un correcteur


automatique. N’envoie jamais un
document sans avoir au préalable
effectué la correction automatique.

Cela permettra de corriger 80% des


erreurs.

L’accès à la fonction correction


automatique varie selon la version de
Microsoft Office que tu utilises.

Consulte le fichier d’aide de Word pour


savoir comment y accéder, et abuse de
cette fonction.

74
MODULE 6: Maitriser les logiciels de
base
6.1 – Word

 Tu dois apprendre à travailler en


mode révision

Bien souvent tu auras à collaborer sur des


documents écrits par d’autres personnes,
ou modifiés par eux.

Tu dois savoir travailler en mode révision.

Encore une fois, ceci est parfaitement


expliqué dans le module d’aide de Word,
ou sur internet si tu n’y arrives pas.

Savoir travailler en mode révision te


mettra directement au dessus de tous
ceux qui ne savent pas le faire.

N’attends pas d’y être confronté pour


t’exercer.

L’homme sage apprend de ses erreurs,


l’homme plus sage apprend des erreurs
des autres, dit l’adage.

Il faut aussi maitriser Excel.


75
MODULE 6: Maitriser les logiciels de
base
6.2 – Excel

 Tu dois maitriser les Formules

Tu seras certainement amené à travailler


sous Excel.

Dès aujourd’hui, tu dois maitriser les


principales formules et fonctions (comme
la somme, somme.si, somme.produit, les
filtres, les TCD (tableaux croisés
dynamiques)…)

Prends toujours soin de vérifier plusieurs


fois les formules que tu utilises, car
généralement ce n’est pas que ton patron
ne sait pas faire les calculs, mais il
compte sur toi pour vérifier avec minutie
que tout est bien calculé.

La moindre erreur peut avoir des


conséquences dramatiques, et souvent
entrainer le licenciement. Je le répète,
sous Excel, fais vraiment attention à tous
les détails, et principalement aux formules
de calcul.

76
MODULE 6: Maitriser les logiciels de
base
6.2 – Excel

 Tu dois apprendre la Mise en forme


sous Excel

À la différence de Word, la mise en forme


sous Excel est plus délicate.

Passe du temps à apprendre à le faire, en


suivant des tutoriels sur Internet, ou en
prenant conseil auprès d’experts.

Entre autres éléments à connaitre, je peux


citer la fonction « figer les volets » qui est
très utile pour les documents volumineux.

Aussi, passe quelques temps à maitriser


l’impression sous Excel, au risque de
gaspiller énormément de papier, alors que
tu ne voulais imprimer qu’une fraction du
document.

Autre logiciel très important: PowerPoint.

77
MODULE 6: Maitriser les logiciels de
base
6.3 – PowerPoint

 Apprendre à utiliser les modèles

L’une des choses les plus importantes à


maitriser dans PowerPoint est la mise à
jour des modèles.

Tu dois apprendre à travailler sur les


masques des diapositives.

Soigner la mise en page

La façon de présenter les documents


varie en fonction des entreprises.

Dans l’une des entreprises où j’ai travaillé,


mon patron voulait juste une seule idée
par diapo, quitte à faire beaucoup de
diapo, tandis que dans une autre, on
préférait le moins de diapo possible, quitte
à tout afficher sur une seule diapo avec
des écritures minuscules, l’idée étant
d’avoir une vue globale unique sur une
seule diapo.
Peu importe le style de l’entreprise,
adapte toi.
78
MODULE 6: Maitriser les logiciels de
base
6.4 – Outlook

Outlook est le logiciel de messagerie


utilisé par la plupart des entreprises en CI.
Tout comme ta boite électronique
personnelle sur Yahoo ou Gmail, Outlook
permet d’envoyer, recevoir et transférer
des emails.

 Tu dois savoir comment joindre un


fichier.

Tu dois savoir comment transférer un


mail.

Soigner ta signature et la formule de


politesse

Ta signature peut être juste ton nom. Tu


peux y ajouter ton titre, ton numéro de
téléphone, le logo de l’entreprise, etc.
Les mails finissent généralement par une
formule de politesse. Tu peux utiliser
« cordialement », « bien cordialement »,
« restant disponible », « à ta disposition »,
etc.

79
MODULE 6: Maitriser les logiciels de
base
6.4 – Outlook
 Garder un ton cordial tout le temps

Lorsque tu envoies un email, prends le


temps de le relire plusieurs fois, même
lorsque tu es pressé ou en colère. Les
paroles s’envolent, mais les écrits restent.

Tout ce que tu écris pourra être retenu


contre toi un jour. Fais donc attention à
garder un ton cordial tout le temps, et à
mesurer la force de tes propos.

 Tu dois éviter les majuscules.

Un mail écrit tout en majuscule est


interprété comme si tu criais ou haussais
la voie sur ton interlocuteur. A EVITER
ABSOLUMENT.

Réduis les couleurs dans tes mails. Trop


de rouge peut être mal perçu par ton
interlocuteur. Reste sobre dans l’usage
des couleurs.

Tu dois savoir utiliser aussi le matériel de


bureautique.
80
MODULE 6: Maitriser les logiciels de
base
6.5 – La bureautique

 Savoir manipuler le matériel de


bureau

- Impression: apprends à utiliser


l’imprimante de bureau
- Photocopie: apprends à utiliser la
photocopieuse (copie recto/verso)
- Reliure: apprends à perforer et relier
des documents
- Broyeuse: apprends à utiliser la
broyeuse à papier pour détruire les
documents confidentiels
- Agrafeuse: apprends à agrafer et
dégrafer les documents.

 A éviter

N’emporte jamais le matériel de bureau à


domicile (rame de papier, stylo,
marqueur…) cela peut être interprété
comme un vol et être utilisé comme motif
valable de licenciement.

81
MODULE 6

C’est très
important de
maitriser les
logiciels de
base, et de
savoir utiliser le
matériel de
bureautique.

C’est la 6e
compétence à
posséder pour
réussir tes
premiers pas
dans un nouvel
emploi.

82
MODULE 7

Gérer efficacement
son temps
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps

Dans ce module, nous allons voir


concretement comment bien gérer son
temps:

1. Avoir sa To Do List chaque matin


2. Apprendre à négocier les délais pour
satisfaire chacun
3. Accuser réception des e-mails et
donner des délais de réaction
4. Apprendre à travailler vite
5. Automatiser tout ce qui peut l’être
6. Ce qu’il faut Eviter

84
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.1 – Avoir sa « To Do List »

 Tu dois faire ta To Do List = liste des


tâches à faire

Chaque matin toi dois lister toutes les


tâches à réaliser ce jour, et ensuite les
classifier par ordre d’urgence et
d’importance.

Il faut commencer par celles qui sont à la


fois les plus urgentes et les plus
importantes, et les terminer le plus
rapidement possible.

S’il y a des tâches entamées la veille et


non bouclées, tu dois les rajouter et les
positionner plus haut sur la liste au fur et à
mesure que le temps passe et qu’elles
deviennent urgentes.

85
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.1 – Avoir sa « To Do List »

 Tu dois faire ta To Do List = liste des


tâches à faire

Prends l’habitude de tout noter dans un


bloc-notes, surtout lorsque tu reçois
beaucoup d’instructions orales.

On a vite fait d’oublier une tâche non


écrite.

Une fois une tâche réalisée, tu peux la


barrer, ou la surligner, et passer à la
suivante, immédiatement si tu es inspiré,
ou alors t’accorder une petite pause de
une à deux minutes, et attaquer la suite..

Toutes les personnes qui n’ont pas de To


Do List perdent énormément de temps.

86
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.2 – Apprendre à négocier les délais
pour satisfaire chacun

En entreprise, chaque tâche confiée est


systématiquement assortie d’un délai de
réalisation.

Lorsqu’on te confie une tâche, demande


systématiquement le délai dans lequel tu
dois la terminer.

S’il arrive que le délai demandé est trop


court, compte tenu des autres urgences
sur ta « To Do List », tu dois le signifier à
ton interlocuteur, et lui proposer le délai
dans lequel tu pourras raisonnablement
satisfaire sa demande.

Si ce délai ne lui convient pas, tu peux


l’inviter à se rapprocher de la personne
dont tu dois d’abord traiter les urgences,
afin de négocier avec elle un report, de
sorte à te permettre de travailler sur autre
chose.

87
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.2 – Apprendre à négocier les délais
pour satisfaire chacun

Si par exemple ton Directeur te demande


un document urgemment, alors que ton
chef de service attend un autre document
de ta part pour participer à une réunion
imminente, tu dois le signifier à ton
Directeur, puis te rapprocher de ton chef
de service, lui expliquer la situation, et
agir selon ses directives.

- Je veux que tu produises tel document


pour moi, je le veux avant 10h

- Mr le Directeur, c’est bien compris. Mon


chef m’avait demandé de produire tel
autre rapport pour lui à 9h45 pour sa
réunion hebdomadaire, et il sera
difficile de le terminer si je commence
le votre. Est-ce que vous pouvez lui en
parler pour que je me consacre aux
votre? Sinon est ce que je peux
terminer le sien d’abord et vous rendre
le votre à midi ?

88
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.2 – Apprendre à négocier les délais
pour satisfaire chacun

Même si c’est le Directeur, tu dois lui


expliquer ce que tu fais et le délai dans
lequel tu peux répondre à sa demande.

Ton Directeur ne verra pas cela comme


de l’insubordination (il te demande
quelque chose et tu discutes), mais plutôt
une preuve que tu comprends tes
responsabilités et que tu respectes tes
engagements.

Dans tous les cas, chacun des 2


interlocuteurs doit être informé du
changement de priorité dans ta To Do List.

Tu dois apprendre à négocier les délais


pour satisfaire chacun. Les gens qui sont
très pros n’ont pas peur de négocier les
délais.

Lorsque tu t’engages sur un délai, et pour


une raison ou une autre, tu ne peux plus
tenir ce délai, il faut rapidement aviser ton
interlocuteur.
89
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.2 – Apprendre à négocier les délais
pour satisfaire chacun

Si par exemple, tu dois envoyer un


document et ton ordinateur s’éteint
brusquement et refuse de s’allumer, tu
peux joindre au téléphone ton
interlocuteur, lui expliquer la situation, et
lui dire que tu lui communiqueras le
nouveau délai, une fois la panne résolue.

« Ecoute, mon ordinateur s’est éteint, il ne


redemarre pas, je suis avec les gens de
l’informatique. Le document que je t’ai
promis dans 15mn, tu ne l’auras pas!

Je ne peux pas te donner de délai pour


l’instant, mais dès que l’ordinateur sera à
nouveau fonctionnel, je t’appelerai pour te
le dire, et convenir du délai dans lequel je
te l’envoie, parce que j’ai d’autres rapports
qui doivent aller aujourd’hui même ! »

En agissant de la sorte, ton interlocuteur


est informé, et s’il le peut, il demandera à
quelqu’un d’autre de produire ce rapport.
S’il peut patienter, il le fera.
90
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.2 – Apprendre à négocier les délais
pour satisfaire chacun

S’il participe à une réunion où il devait


présenter ce rapport, il va s’excuser et le
justifier.

Il faut toujours négocier les délais, et


toujours informer si tu ne peux pas
respecter ce délai.

Certains documents sont indispensables


pour la tenue de certaines réunions.
Lorsque la réunion est imminente, et que
tu ne les as pas encore terminés, tu ne
dois pas accepter d’autres tâches, tant
qu’ils ne sont pas bouclés.

Toutes les autres tâches doivent passer


après, peu importe la personne qui les
sollicite.

N’hésite pas à expliquer à ton


interlocuteur pourquoi sa tâche doit
attendre! Les autres doivent comprendre
qu’il y a des tâches qui sont prioritaires et
qu’ils doivent attendre.
91
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.2 – Apprendre à négocier les délais
pour satisfaire chacun

Tu ne dois pas dire OUI à n’importe quel


délai, sinon les gens te donneront des
délais irréalistes que tu ne pourras pas
tenir.

Tu dois négocier avec calme et patience


les délais avec tout le monde, pour que
chacun soit satisfait!

J’espère que ce point est assez clair.


Si tu négocies constamment les délais, tu
vas arriver à gérer efficacement ton
temps.

Si tu ne le fais pas, un travail qui


normalement nécessite 15mn risque
d’être rendu 2 jours après, parce qu’à
chaque fois, quelque chose en apparence
plus urgent passe avant.

Ce n’est pas normal, et ton patron peut


estimer que tu n’es pas performant !

92
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.3 – Accuser réception des e-mails et
donner des délais de réaction

Les entreprises communiquent beaucoup


par email. Tu dois être prompt à lire les
mails professionnels que tu reçois.

Tant que tu n’es pas à un super poste de


direction ou de décision, tout le monde
s’attend à ce que tu réagisses à ses mails
dans les 15mn qui suivent.

Vraiment tu dois lire tes mails. Tu ne peux


pas faire 3h ou 4h sans lire tes mails, ce
n’est pas normal

Même si tu n’as pas la réponse aux


questions posées ou aux documents
demandés, tu dois quand même répondre
au mail, et indiquer dans quel délai tu
penses pouvoir fournir une réponse
satisfaisante.

93
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.3 – Accuser réception des e-mails et
donner des délais de réaction

Par exemple, on peut te demander de


fournir le bilan et l’analyse des ventes du
trimestre dernier.

Peut-être que c’est maintenant que tu dois


produire ce document, et qu’il te faudra 3h
pour le terminer, plus 1h pour finir ce sur
quoi tu travailles actuellement.

Tu peux répondre quelque chose comme


« Bonjour, j’ai bien reçu ton mail. Le
rapport sera disponible dans 4h minimum,
je te ferai un retour vers 15h30mn. Merci
d’avance ».

Automatiquement ton interlocuteur sait


que tu as reçu son mail et dans quel délai
il va le recevoir.

Si c’est urgent il te dira peut-être « J’ai


vraiment besoin de ce document à 14h
parce qu’on a une réunion qui démarre à
14h30mn ».

94
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.3 – Accuser réception des e-mails et
donner des délais de réaction

Ou alors il te dira « OK bien reçu, j’espère


recevoir le document à 15h30mn comme
convenu ».

Ça c’est dans le cas où l’information


dépend entièrement de toi.

Dans le cas où l’information ne dépend


pas de toi, tu dois répondre et le signifier
dans le mail.

Par exemple « Bonjour, j’ai bien reçu ton


mail. Le rapport demandé nécessite des
inputs des chefs de vente. Je me
rapproche d’eux afin d’obtenir les délais
dans lesquels ils me transmettront leurs
données, et je te reviendrai sur le délai
dans lequel tu auras le bilan. Bien
cordialement »

De la sorte c’est clair. Ne reste pas muet


et silencieux face aux mails.

95
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.3 – Accuser réception des e-mails et
donner des délais de réaction

En étant ainsi transparent, ton


interlocuteur saura quoi dire à sa
hiérarchie lorsqu’on lui réclamera le bilan,
et tu seras de votre coté « couvert ».

A éviter vraiment !! C’est une mauvaise


stratégie de « faire le mort », de ne pas
répondre aux mails, parce que vous serez
tout au retard découvert et sanctionné.

Quand tu reçois un mail, même si tu n’as


pas la réponse, tu peux répondre quelque
chose comme « Bonjour, j’ai bien reçu ton
mail. Je te ferai un retour dans 10 mn.
Merci d’avance ».

Réponds aux mails, c’est très important!


Cela contribue à aider tout le monde à
gérer efficacement son temps.

96
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.4 – Apprendre à travailler vite

Si tu travailles comme une tortue,


lentement, à ton rythme, il y a de fortes
chances que tu ne sois pas confirmé dans
ton nouvel emploi.

Aujourd’hui la plupart des entreprises ont


des délais serrés, ce qui oblige chacun à
devoir travailler vite et sous pression.

Tu dois t’efforcer d’apprendre à livrer plus


vite que prévu tout document qu’on te
demande.

Si on t’accorde 1h pour le finir, termine-le


en 30 mn maximum. Apprends à travailler
vite, à te mettre tout seul la pression.

Plus tu travailleras vite, mieux tu gèreras


ton temps!

Lorsque tu développeras cette habitude,


tu sauras réagir lors des situations
d’extrêmes urgences, où l’on doit produire
en 10mn un document qui nécessite
normalement une journée de travail.
97
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.5 – Automatiser tout ce qui peut l’être

Si ton travail est totalement manuel, alors


ce chapitre ne te concerne pas.

Sinon, si tu réalises une partie de tes


tâches avec un ordinateur, il y a la
possibilité d’automatiser une partie de ton
travail.

Si tu envoies un document chaque


semaine, tu peux d’avance préparer les
modèles vides des 12 prochaines
semaines à venir.

De la sorte, tu n’auras juste qu’à y insérer


les informations manquantes, et tu
pourras rendre le document à temps.

Sous Excel par exemple, il est possible de


concevoir des graphiques, même avec
des données inexistantes.

Prépare déjà d’avance tout ce qui peut


l’être, afin d’avoir plus de temps pour
traiter les urgences, lorsqu’elles viendront,
et crois-moi, elles viendront.
98
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.5 – Automatiser tout ce qui peut l’être

Autre chose, prends soin d’activer la


sauvegarde automatique des documents,
à intervalle court, par exemple toutes les 5
minutes.

De la sorte tu seras à l’abri des coupures


intempestives de courant, ou des erreurs
de manipulations.

J’ai vu tellement de personnes perdre


inutilement des journées de travail parce
qu’elles n’ont pas sauvegardées
progressivement leurs avancées. Ne
commets pas cette erreur.

99
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.6 – Ce qu’il faut Eviter

Il est facile de croire qu’on peut tricher


avec le système, et être payé à ne rien
faire, ou croire qu’on a tout le temps
nécessaire, mais c’est une erreur grave.
Ces conseils sont à appliquer tout le
temps, et surtout lorsque vous avez un
document extrêmement urgent à rendre

Evitez Les distractions

- Les réseaux sociaux: déconnecte-toi un


peu quand tu as des documents
urgents à rendre.
- Internet: ferme toutes les fenêtres
ouvertes et concentre toi sur ton boulot.
- Les mails personnels: ferme ta boite
personnelle et focalise-toi sur les mails
professionnels qui arrivent.
- Les visiteurs: réduis au maximum les
visites non planifiées, les gens qui
arrivent à l’improviste et qui vont te
prendre 10 ou 15mn.
- Les pauses prolongées: fixe-toi un
temps de pause (30mn, 1h) et quand
c’est fini, repars travailler
100
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.6 – Ce qu’il faut Eviter

- Le téléphone: mets tes téléphones


sous silence, et ne réponds pas aux
SMS quand tu as un boulot important à
finir. Ça te prend du temps souvent
inutilement.

- Les causeries interminables: il y a des


gens qui arrivent et qui parlent et qui
parlent sans que ça ne se termine! Ce
sont des voleurs de temps. Si ça arrive,
excuse-toi et retourne bosser !

101
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.6 – Ce qu’il faut Eviter

 Rester dans ton coin jusqu’à ce que


tout devienne urgent

Ne reste pas dans ta bulle jusqu’à ce que


le monde s’effondre autour de toi.

Ne laisse pas un mail sans suite plus de


24h, réponde toujours, même si c’est pour
dire que tu l’as vu.

N’accepte pas de plus en plus de tâches


sans négocier des délais plus longs.

Ce n’est pas parce que quelqu’un


demande quelque chose dans les 2mn
que tu dois tout arrêter pour le lui rendre
en 2mn, surtout si tu travailles sur quelque
chose de plus urgent !

Dites lui « écoute, j’ai ces 3 urgences à


gérer, je peux te rendre ce document dans
1h. Ça te convient ? »

S’il peut attendre, il patientera, sinon il le


demandera à quelqu’un d’autre.
102
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.6 – Ce qu’il faut Eviter

Ne garde pas pour toi le fait que les


autres ne t’ont pas encore donné les
documents que tu attends pour avancer.

Lorsqu’on te réclame le document tu peux


dire:

« Ecoute, j’attends telles et telles données


qui ne sont pas encore venues, je peux te
rendre le document maintenant sans ces
données, ou alors tu peux voir avec telle
équipe qu’ils m’envoient les données que
j’attends depuis. »

Informe chaque interlocuteur, afin que


chacun prenne ses dispositions et ses
responsabilités.

103
MODULE 7: Gérer efficacement son
temps
7.6 – Ce qu’il faut Eviter

Ne couvre pas les erreurs des autres,


lorsque ce n’est pas nécessaire.

Quand tu couvres une erreur, tu es


quelque part complice.

Si le rapport n’est pas prêt parce que


quelqu’un refuse de faire son travail, dis
simplement « tel personne n’a pas fait son
travail », c’est tout.

Chacun est bien payé à la fin du mois


pour faire son travail, il faut qu’il le fasse.

En agissant ainsi, chacun sera plus


prompt à réagir et tu pourras mieux gérer
ton temps.

104
MODULE 7

Gérer
efficacement ton
temps te
permettra d’être
beaucoup plus
efficace et
donnera l’envie à
ton boss de te
garder dans son
équipe.

C’est la 7e
compétence à
maitriser pour
réussir ses
premiers pas
dans un
nouveau poste.

105
MODULE 8

Gérer le Stress et la
Pression
MODULE 8: Gérer le Stress et la
Pression

Dans ce module, nous allons voir


concrètement gérer le stress et la
pression:

1. Gérer Le Stress
2. Gérer la pression
3. Ce qu’il faut Eviter

107
MODULE 8: Gérer le Stress et la
Pression
8.1 – Gérer le Stress

 Tu dois gérer le stress lié à la


Quantité de choses à faire

Le stress peut être lié à la quantité de


choses à faire. Peut-être que tu es
responsable d’un projet qui demande
qu’une quantité importante de tâches
soient réalisées.

Ce qu’il faut faire pour ne pas être


stressé, c’est de lister sur papier, toutes
les actions à mener, sans se soucier dans
un premier temps de l’ordre d’exécution. Il
faut tout lister.

Puis, prendre le temps de les ordonner


patiemment, dans une séquence logique.

Ensuite il faut attribuer chaque tâche à un


responsable (qui peut être soi-même).

Enfin, il faut découper le projet dans le


temps, en affectant des tâches à réaliser
chaque semaine jusqu’à la clôture du
projet.
108
MODULE 8: Gérer le Stress et la
Pression
8.1 – Gérer le Stress

Chaque semaine, tu dois simplement faire


figurer les tâches de la semaine sur ta
« To Do List », et les exécuter.

Si de nouvelles tâches apparaissent


pendant l’exécution, ajoute-les
simplement à la liste globale, affecte-leur
un responsable et une période
d’exécution.

En procédant ainsi, ce stress lié à la


quantité de choses à faire diminuera
fortement.

109
MODULE 8: Gérer le Stress et la
Pression
8.1 – Gérer le Stress
 Tu dois gérer le stress lié à la
Complexité des tâches à réaliser

Un problème est complexe parce que sa


résolution nécessite de faire intervenir
plusieurs facteurs.

Encore une fois, ce stress provient du


nombre important de mini-tâches à
réaliser.

Ton travail sera donc de


- recenser tous les éléments qui créent
la complexité du problème,
- les analyser séparément dans un
premier temps, puis 2 facteurs à la fois,
puis 3 à la fois, etc.

Lorsqu’une tâche est complexe, n’hésite


pas à prendre du recul, pour avoir une
vue globale, et aussi à demander l’aide de
personnes plus qualifiées ou plus
expérimentées que toi.

Obtenir l’avis des autres fera baisser le


stress ressenti.
110
MODULE 8: Gérer le Stress et la
Pression
8.2 – Gérer la pression

 Tu dois gérer La pression liée au


délai court qu’on t’accorde

Une tâche peut être simple et facile à


réaliser, mais si le délai pour la réaliser
devient très court, elle est source de
pression.

Beaucoup de gens, par négligence ou


paresse, sont constamment sous pression
parce qu’elles doivent rendre des
documents devenus tous urgents.

En négociant mieux les délais, tu réduiras


constamment la pression.

Certains supérieurs hiérarchiques aiment


mettre inutilement la pression à leurs
collaborateurs, en réduisant les délais.

Ils veulent dans les 10mn qui suivent un


rapport qu’ils ne vont utiliser que le
vendredi prochain. Ici encore, mieux
négocier les délais est la solution pour
éviter la pression
111
MODULE 8: Gérer le Stress et la
Pression
8.2 – Gérer la pression

 Tu dois gérer la pression liée à la


personne qui en a besoin

Une tâche peut être simple et facile à


réaliser, mais si l’on te dit que c’est le
Directeur Général qui en a besoin, tu
ressens immédiatement une pression (vu
qu’il a la possibilité de mettre fin à ta
présence dans l’entreprise si ta
performance est en dessous de ce qu’il
espérait).

Ce que je recommande c’est d’accorder


soin et minutie à tous les documents que
tu produis, qu’ils soient utilisés par un
simple collaborateur ou le DG.

De la sorte, tu n’auras jamais cette


pression.

Certains supérieurs hiérarchiques aiment


mettre inutilement la pression à leurs
collaborateurs, en disant que c’est tel
Directeur qui en a besoin. Ici encore, être
méthodique tous les jours t’évitera cette
pression.
112
MODULE 8: Gérer le Stress et la
Pression
8.3 – Ce qu’il faut éviter

 Evite d’accumuler les tâches lorsque


ce n’est pas nécessaire

Tu peux pouvez éviter le stress et la


pression, en n’accumulant jamais les
tâches lorsque ce n’est pas nécessaire.

Certaines personnes ne sont efficaces


que lorsqu’elles ont une tonne de choses
à faire et qu’il ne leur reste que quelques
minutes. Ce n’est pas une bonne
stratégie.

Le stress et la pression rendent malades.


Évite donc d’accumuler inutilement les
dossiers.

Evite de rester dans ton coin jusqu’à


ce que tout devienne urgent

Nous en avons parlé au chapitre


précédent. Communiquer avec les autres
t’évitera bien du stress.

113
MODULE 8

Gérer
efficacement le
stress et la
pression de
permettront
d’être efficace et
épanoui.

C’est la 8e et
avant-dernière
compétence à
maitriser pour
réussir ses
premiers pas
dans un
nouveau poste.

114
MODULE 9

Solidifier la relation
avec son Patron
MODULE 9: Solidifier la relation avec
son Patron

Dans ce dernier module de notre


formation, nous allons voir concrètement
comment plaire à la seule personne dont
dépend ton avenir dans ce nouveau
poste:

1. Prendre les instructions


2. Faire des feedbacks fréquents
3. Ce qu’il faut Eviter

116
MODULE 9: Solidifier la relation avec
son Patron
9.1 – Prendre les instructions

Si tu veux réussir tes premiers pas dans


ton nouvel emploi, tu dois prendre
constamment tes instructions avec ton
patron.

N’hésite pas à aller le voir.

C’est lui qui t’évaluera, tu dois donc


constamment te rapprocher de lui pour
savoir ce qu’il attend de toi.

Plus tu seras proche de ton patron, plus tu


multiplieras tes chances de succès dans
ton nouvel emploi.

Ne reste pas dans ton coin.

117
MODULE 9: Solidifier la relation avec
son Patron
9.2 – Faire des feedbacks fréquents

Tu dois informer ton patron de l’état


d’avancement de tes projets, des
difficultés que tu rencontres, des initiatives
que tu prends, et de leur impact.

Ton patron doit pouvoir parler avec


précision de tes actions en comité de
direction.

Tu dois aussi demander à ton patron ce


qu’il pense de ton travail, de tes
performances, de ton impact.

Tu dois échanger sur les points que tu


dois améliorer, les attitudes que tu dois
avoir, les changements que tu dois
opérer…

Plus ton supérieur hiérarchique sentira


que tu es non seulement un travailleur
acharné mais aussi quelqu’un de motivé à
s’améliorer, plus grande seront tes
chances d’être maintenu et confirmé dans
ton nouvel emploi.

118
MODULE 9: Solidifier la relation avec
son Patron
9.3 – Ce qu’il faut éviter

Se cacher de ton patron, et ne jamais


croiser son chemin

Certains font tout pour ne jamais


rencontrer leur patron, même pas dans
les couloirs.

Comment quelqu’un qui ne te voit pas, ne


t’entend pas, ne sait rien de toi, peut-il
décider de te garder, encore moins
t’accorder une promotion?

Tu dois approcher tes supérieurs


hiérarchiques si tu souhaites progresser
en entreprise.

119
MODULE 9: Solidifier la relation avec
son Patron
9.3 – Ce qu’il faut éviter

 Ne voir le patron que lorsqu’il y a


des problèmes

Si ton patron à l’impression qu’il est un


« sapeur pompier », qui ne te voit que
lorsqu’il y a le feu, il ne sera pas très
motivé à t’engager.

Sois avec lui lorsque tous tes projets se


déroulent parfaitement comme prévu, et
sois avec lui lorsque tout part de travers.

Il saura qu’il peut compter sur toi dans le


meilleur et le pire.

Même s’il fait mine de ne pas s’y


intéresser, un patron aime recevoir de
bonnes nouvelles. Fais lui des points
fréquents, des feedbacks fréquents.

120
MODULE 9

Si tu prends tes
instructions
constamment
chez ton patron,
et que tu lui fais
des feedbacks
fréquents, il n’y a
pas de raison
que votre
relation ne soit
pas parfaite.

C’est la 9e et
dernière
compétence à
maitriser pour
réussir ses
premiers pas
dans un
nouveau poste.

121
CONCLUSION
C’est ici que s’arrete la formation
INTEGRATOR.

Nous avons parcouru les 9


compétences nécessaires pour
réussir tes premiers pas dans un
nouvel emploi.

J’espère que tu as apprécié cette


formation, et que tu as appris des
choses.
CONCLUSION

Le seul conseil que je peux te donner,


c’est qu’en réalité, ces éléments ne sont
pas totalement nouveaux, ce sont des
choses que tu savais.

Mais le tout n’est pas de savoir, le tout


c’est qu’est ce que tu fais, qu’est ce que tu
appliques de ce que tu sais déjà.

Je veux vraiment t’inviter à appliquer ce


que nous avons dit. Ce sont des choses
simples, basiques, pas très compliquées à
faire.

Applique-les et tu verras que tu vas réussir


tes premiers pas.

J’ai moi-même personnellement appliqué


ces 9 compétences dans chacune des 6
entreprises que j’ai faites, et à chaque fois
j’ai été confirmé, à chaque fois j’ai
progressé dans ces entreprises.

Je te souhaite d’avoir un parcours


professionnel très réussi, et puis n’hésite
pas à me faire des feedbacks, à me dire
ce que tu penses qu’on pourrait ajouter et
améliorer.
123
C’était Vincent KADIO, créateur de
la formation INTEGRATOR.

Merci et plein succès dans ta


carrière.

Tel: +225 49 32 00 00

Vincent.kadio@yahoo.com

https://facebook.com/vincentkadio

124
COMMENT COMMANDER ?
1. Fais un transfert Orange Money
de 25,000FCFA au numéro
49.32.00.00

2. Envois un SMS avec ton adresse


électronique et je te l’envoie
dans les minutes qui suivent.

MERCI