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Curso: Gestión por Procesos.

Clase 4: Elementos básicos del modelado de


procesos.
Dudas de la Clase 3 (5 minutos).
• ¿Qué dudas quedaron de la clase anterior?
• ¿Qué dudas tuvieron en el desarrollo de la Guía y el Control?
Estructura del curso
Clase 1: Conceptos Generales
Unidad 1: Introducción a la Gestión por
Clase 2: Gestión por Procesos
Procesos
Clase 3: Levantamiento y Documentación de Procesos de Negocio

Clase 4: Elementos Básicos del Modelado de Procesos

Clase 5: Comunicación de Procesos

Unidad 2: Modelamiento de Procesos


Gestión por Procesos con BPMN 2.0
Clase 6: Solemne

Clase 7: Elementos Avanzados

Clase 8: Simulación de Procesos

Clase 9: Mapas de Procesos

Clase 10: Interacción de Procesos


Unidad 3: Mejoramiento de Procesos de
Negocio Clase 11: Métodos de Identificación de Mejoras

Clase 12: Simulación y Determinación de Resultados

Clase 13: Solemne


Estructura del curso
Clase 1: Conceptos Generales
Unidad 1: Introducción a la Gestión por
Clase 2: Gestión por Procesos de Negocios
Procesos
Clase 3: Levantamiento y Documentación de Procesos de Negocio

Clase 4: Elementos Básicos del Modelado de Procesos

Clase 5: Comunicación de Procesos

Unidad 2: Modelamiento de Procesos


Gestión por Procesos con BPMN 2.0
Clase 6: Solemne

Clase 7: Elementos Avanzados

Clase 8: Simulación de Procesos

Clase 9: Mapas de Procesos

Clase 10: Interacción de Procesos


Unidad 3: Mejoramiento de Procesos
de Negocio Clase 11: Métodos de Identificación de Mejoras

Clase 12: Simulación y Determinación de Resultados

Clase 13: Solemne


Resultado de Aprendizaje de la Clase
• Representar procesos a través del uso de determinados
artefactos gráficos simples, para ilustrar procesos de negocio.
¿Por qué es importante este tema?
• Es fundamental contar con un lenguaje
común para cerrar la brecha de
comunicación que frecuentemente se
presenta entre el diseño de los procesos de
negocio y su implementación.
• Actualmente hay una amplia variedad de
lenguajes, herramientas y metodologías
para el modelado de procesos de negocio.
• La adopción cada vez mayor de la notación
BPMN (Business Process Model and
Notation) como estándar, ayudará a unificar
la expresión de conceptos básicos de
procesos de negocio, así como conceptos
avanzados de modelado (por ejemplo:
manejo de excepciones, compensación de
transacciones, entre otros).
Introducción
• Veamos el siguiente video:
– https://www.youtube.com/watch?v=WsY5KpK4ISM

• Reflexionemos en torno a:
– Las ventajas de modelar procesos.
– Las desventajas de no tener un lenguaje común.
– Uso principal del modelado (observado en el video).
BPMN: la notación estándar
• Business Process Model and Notation (BPMN),- en español Modelo y
Notación de Procesos de Negocio-, es una notación gráfica estandarizada
que permite el modelado de procesos de negocio, en un formato de flujo
de trabajo (workflow).
• BPMN fue inicialmente desarrollada por la organización Business Process
Management Initiative (BPMI), y es actualmente mantenida por el Object
Management Group (OMG), después de la fusión de las dos organizaciones
en el año 2005.
• El principal objetivo de BPMN es proporcionar una notación estándar que
sea fácilmente legible y entendible por parte de todos los involucrados e
interesados del negocio (stakeholders).
• Entre estos interesados están los analistas de negocio (quienes definen y
redefinen los procesos), los desarrolladores técnicos (responsables de
implementar los procesos) y los gerentes y administradores del negocio
(quienes monitorizan y gestionan los procesos).
http://www.bpmn.org/
https://www.iso.org/standard/62652.html
Definiciones
Consideremos el siguiente diagrama básico:
Participante del Proceso

Ingreso de la Trasmisión
Orden de la Orden

Participante
Externo
Definiciones …
• Un evento (mostrado en la gráfica anterior como un círculo) es un
mensaje, un indicador, un anuncio, o algo similar que representa que
una instancia ha sucedido y ha sido registrada.
• Un flujo (mostrado como las líneas y flechas) es el movimiento de
datos de una forma a otra. Hay dos tipos de flujos en un proceso de
negocios: (1) Una secuencia y (2) un mensaje. Los flujos se pueden
mover de evento en evento, actividad a actividad, o actividad a
evento.
• Una actividad (mostrado como un rectángulo de puntas
redondeadas) es una tarea realizada por un participante del proceso.
• Un participante (mostrado como un carril horizontal o vertical) es
cualquier recurso que está involucrado en un proceso de negocio.
Puede ser una persona, grupo de personas, sistema, u otro proceso.
Definiciones …
• Los datos consisten en información que pertenece al proceso de
negocio. Los datos pueden ser información estructurada o
documentos sin estructura. Los procesos de negocio también
pueden pasar o trasmitir y alterar documentos sin estructura.
• El conocimiento es información aplicada a la resolución de un
problema. El conocimiento adapta el procesos a condiciones que
van más allá de las condiciones normales de operación.
• Una decisión de negocio es una o más reglas de negocio aplicadas a
la información del proceso.
• Las metas en un proceso de negocios pueden ser puntuales (como
por ejemplo, emitir una orden de compra) o pueden ser continuas
(como mantener un estado de manera continua; ej. Refinación de
petróleo)
Reglas de Negocio
Es un paso lógico “atómico” que usa datos y conocimiento para evaluar parte de una
proposición en relación a un proceso de decisión.

• Una regla podría ser una política de la organización, una restricción, o un


requerimiento regulatorio.
• Pensar en un conjunto de reglas de negocio como condiciones que parean datos y
crean conclusiones.
• Las reglas de negocio no son las decisiones, sino que la condición lógica de la
decisión.
• Si se cambia la regla, la decisión también lo hace.
• Las reglas evolucionan en el tiempo:
– Primero se hacen en base a la experiencia.
– Con el tiempo se mejoran y se convierten en un conjunto de reglas a aplicar.
• Las reglas automatiza las decisiones más comunes y entregan resultados
consistentes.
• Si una decisión requiere de experiencia, se debe definir quién en la organización es
el más apto para realizar esa decisión.
Reglas de Negocio…
Ejemplo: Asignación de descuento por fidelización
Modelo
Clásico Asignar un
12% de
descuento

Calcular Asignar un Calcular


total de las 6% de total de
Compras descuento la Orden

Promociones
Universales

Con un Depósito
de Reglas
Calcular el
Decidir Total de la
Descuento Orden
del Cliente
Reglas de Negocio…
Gráfico de Decisión Calcular 12% de
Compras descuento

8% de
Descuento

En otro Descuento
caso por defecto

El enfoque de las reglas de negocio es una técnica de diseño para formalizar


las reglas críticas que sigue una empresa de forma de los administradores
puedan entenderlas.
• En un proceso de diseño los expertos en modelamiento y los expertos del
tema relacionado a la decisión definen las reglas que se deben aplicar.
• El modelamiento visual permite dejar en evidencia todos estos aspectos.
Reglas de Negocio …
Patrones de Decisión:
– Las decisiones que se basan en reglas generalmente caen en un
cierto número de categorías o patrones.
– Hay 4 principales:

1. Cálculos y Puntajes: Generalmente se calculan una o más


métricas. Con frecuencia se utilizan tablas de decisión para
definir la decisión.
2. Jerárquico o Grafos Jerárquicos: Estos buscan un número de
nodos en un grafo de opciones y factores.
3. Pareo de Patrones: Estas decisiones normalmente aplican
lógica difusa o multivalente a los datos para determinar el
patrón.
4. Decisiones Algorítmicas: Se aplican métodos numéricos,
técnicas de regresión y estadística.
Conceptos Relevantes
PARTICIPANTE
• Un participante es un agente o una persona que interactúa en un proceso.
• El agente incluye cualquier humano o recurso virtual o digital que esté
involucrado en un proceso de negocio.
– Pueden incluir gente, sistemas, máquinas, otros procesos, grupos de personas y
grupos de sistemas.
• Los procesos son también participantes.
– Desde la perspectiva de modelamiento, un proceso es tratado como otro
participante, y eventualmente interactúan uno con otro.
• Los participantes también pueden tener “roles”
– Un rol es una agrupación lógica de personas y sistemas que desempeñan
una categoría general de trabajo en el contexto de un diagrama de proceso.
– El rol reconoce una división de responsabilidad dentro de un proceso de
negocio.
• El “Alcance” es una forma de pensar en la forma en que se agrupa un proceso,
desde sus objetivos generales, hasta las funciones de sus componentes.
Conceptos Relevantes…
ACTIVIDAD
• Es el trabajo que un participante desempeña en un proceso de negocio.
• Una actividad puede ser ‘atómica’ (es decir, indivisible) o puede poseer
varios pasos.
• Procesos y subprocesos son compuestos de actividades.
• Una actividad puede ser manual (cuando un participante humano realiza la
actividad) o puede ser automatizada por un participante del sistema.
• Las actividades son el núcleo de un proceso de negocios.
Conceptos Relevantes…
FLUJO
Es el orden (y datos) en las cuales las actividades o los pasos de los
procesos son desempeñados.
• Múltiples flujos pueden ocurrir dentro de múltiples roles de los
participantes.
• Las secuencias pueden correr de manera secuencial, o paralela.
• Hay dos tipos de flujos en un diagrama de BPMN:

1. Secuencia: Define el orden en el cual a las actividades son


desempeñadas por cualquier participante del proceso.
2. Mensaje: Define el flujo de información y mensajes entre
participantes en un proceso. Los mensajes nunca ocurren dentro
del mismo participante.

• Transición: Significa que una actividad termina y otra comienza.


• Interacción: Ocurren entre dos o más participantes en la forma de
mensajes.
Conceptos Relevantes…
EVENTOS de un proceso
• Un evento de negocio es algo que pasa y es
relevante para el entendimiento de la organización.
• Los eventos de negocio con frecuencia son externos
a la organización y aleatorios.
• Un evento de un proceso define un punto donde
este comienza, termina, para o sigue.
• Los eventos pueden dirigir un proceso de un flujo
original a uno alternativo.
• Normalmente las acciones, elecciones o actividades
de los participantes definen o crean eventos.
Notación básica BPMN 2.0
Elementos básicos
• En general los símbolos se pueden clasificar en 4 grandes
áreas: rectángulos, círculos, líneas y diamantes.
• Las formas definen clases de comportamiento.
• Los comportamientos básicos de la forma incluyen
actividades, puertas, eventos, secuencias y flujos.
• Marcadores dentro de las formas definen su
comportamientos.
• Desde un punto de vista un proceso se modela ordenando
estas formas, y el orden surge de las secuencias o de las
comunicaciones.
• Las formas se secuencian con interacciones o se comunican
con mensajes.
Notación básica BPMN 2.0…
Flujo básico
Notación básica BPMN 2.0…
Actividades

Tarea

Subproceso Colapsado
+

Subproceso Expandido
-
Notación básica BPMN 2.0…
Subprocesos ad-hoc
Las actividades deben ser completadas, pero no existe un orden específico.

Evaluar Evaluar
Desempeño Estabilidad
Anterior Financiera

Perfil de Entrevistar
Productos y Ejecutivos
Servicios
Notación básica BPMN 2.0…
Línea de Flujo de Secuencia

• Definen la secuencia de transición entre pasos lógicos realizados por un


participante.
• Ej. En el caso de una licitación, se deben primero evaluar las ofertas para luego
seleccionar un oferte que se gana la licitación. Gráficamente:

Evaluación de Ofertas Selección de Ganador


+ +
Notación básica BPMN 2.0…
Puertas
Entregan control explícito para manejar divisiones o uniones de caminos
en un proceso.

Exclusiva Inclusiva Paralelo Compleja


Notación básica BPMN 2.0 …
Puerta Paralela
• En una puerta paralela, todos los caminos indicados se deben ejecutar
• Cuando se quiere usar una puerta paralela se debe tener en cuenta:
– ¿Siempre se deben ejecutar todas las opciones? Si no es así, no corresponde.
– ¿Hay tareas que dependan de otra? Si es así, deben ser secuenciales entre sí.
– ¿Cuál es el impacto en las tareas siguientes si se hace en paralelo? ¿Se crean caminos
independientes o necesitan seguir un único camino luego que todas las tareas paralelas se
completan?
• Cuando los caminos se fusionan se necesita indicar que se deben completar
todos antes de proseguir.
Notificar el
Contratista

Terminar el Notificar al Liberar


Contrato administrador Fondos

Notificar a
Contabilidad
Notación básica BPMN 2.0 …
Puerta Exclusiva
• La puerta exclusiva (usada para separar el flujo) implica que sólo una de las
opciones puede ser elegida (y una debe ser elegida), excluyendo las restantes
opciones.
• Se indica un camino por defecto (con una barra cruzada).

Camión

Decidir tipo
de Avión
Transporte
elección?

Tren
Notación básica BPMN 2.0…
Puerta Exclusiva
• Para juntar flujos, en el caso de una puerta exclusiva, basta que uno de los procesos
haya sido realizado para poder continuar

• Cuando los diagramas crecen de tamaño y no todo está a la vista de manera


simultánea se hace bastante útil cerrar los procesos de esta manera.
• Existen otras formas de cerrar flujos, pero son menos explícitas.
Notación básica BPMN 2.0…
Puerta Exclusiva

¿Qué tipos de platos se pueden lograr?


Notación básica BPMN 2.0…
Puerta Inclusiva
• Varios caminos se pueden tomar dependiendo de las condiciones.
• Existe un camino por defecto que se toma en caso que ninguno de los otros deba
ser tomado, según las condiciones que se especifica para cada uno.
• Si no existe un camino por defecto, el proceso puede bloquearse.

• ¿Cuáles caminos se sigue cuando la orden es de $500? $1.500? $7.000?


Notación básica BPMN 2.0…
ByPass de una actividad
• Son actividades que sólo deben ser desempeñadas si se cumple una de las opciones.
Obtener
Aprobación
Gerencial

Recepción de Generar
Orden Factura

Valor de la
Orden?

¿Qué
combinaciones de
platos se pueden
lograr así?
¿Se puede pedir
nada?
Notación básica BPMN 2.0…
ByPass de una actividad
• ¿Y si quiero una ensalada independiente del fondo?

• ¿Y si quiero la opción de elegir de manera separada, si quiero ensalada y fondo?


Notación básica BPMN 2.0…
OPCIÓN 1: ¿Qué combinaciones son posibles?

Observación: Comentarios en Actividades


Notación básica BPMN 2.0…
OPCIÓN 2: ¿Qué combinaciones son posibles?

¿Diferencias con el anterior?


Notación básica BPMN 2.0…
OPCIÓN 3: ¿Qué combinaciones son posibles?
Notación básica BPMN 2.0…
OPCIÓN 4: ¿Qué combinaciones son posibles?
Preguntas

¿Cuál es el propósito de contar con un lenguaje de


modelado estándar?

¿Piensa que los artefactos de la notación BPMN 2.0 sería


fácil de aprender por los Interesados?
Resumen de la clase
Bibliografía
Obligatoria:
BPM: Business Process Management - Fundamentos y Conceptos
de Implementación
Bernhard Hitpass
BPM CENTER, 2012

Complementaria:
The Ultimate Guide to Business Process Management:
Everything you need to know and how to apply it to your
organization
Theodore Panagacos
CreateSpace Independent Publishing Platform, 2012
Taller Práctico Colaborativo
Título
• Modelado Procesos dado un caso

Resultado de Aprendizaje
• Representar procesos a través del uso de determinados
artefactos gráficos simples, para ilustrar procesos de
negocio

Tiempo
• 60 minutos
• Organización (10) + Desarrollo (30) + Cierre (20)
Actividad online Clase 04
Guía
• Lectura del libro “Lectura del libro “BPMN 2.0”,
Manual de Referencia y Guía Práctica, 4a
Edición actualizada, Jakob FREUND, Bernd
RÜCKER, Bernhard HITPASS.
• Debe disponer de 80 minutos para el desarrollo
de la guía.
• Lleve el desarrollo de la Guía y las principales
dudas a la siguiente Clase presencial.