Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
SEMANA 4
Gráficos en Excel
Todos los derechos de autor son de la exclusiva propiedad de IACC o de los otorgantes de sus licencias. No está
permitido copiar, reproducir, reeditar, descargar, publicar, emitir, difundir, poner a disposición del público ni 1
ESTE
utilizarDOCUMENTO
los contenidos paraCONTIENE LAdeSEMANA
fines comerciales 4
ninguna clase.
2
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
ÍNDICE
3
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
GRÁFICOS EN EXCEL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Comprender la terminología asociada a la creación de gráficos de Excel, así como las
opciones existentes.
INTRODUCCIÓN
En esta semana, se presentará el manejo, edición e impresión de gráficos al interior del programa
Microsoft Excel 2010. De esta forma, usted podrá crear y personalizar un gráfico según los
requerimientos del caso, aplicando soluciones eficientes y optimizando su tiempo. De esta forma,
será necesario que comprenda en qué consiste un gráfico y los elementos que los componen, para
así ser capaz de crear gráficos e intervenir en cada uno de los elementos que lo componen.
A lo largo de este documento, se presentarán situaciones ficticias, para comprender un poco más
la dinámica del programa y sus respectivas funciones en el ámbito laboral de la administración.
Dichas situaciones ficticias podrán ser reconocibles por estar enmarcadas en un cuadro, cuyo texto
no es parte de los contenidos, pero le permitirán un mejor entendimiento de las potencialidades
de cada herramienta de Excel 2010.
4
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
1. CREACIÓN DE GRÁFICOS
Conectando
Se acerca la época de balances y cierre del año en la empresa donde usted trabaja,
por lo que su jefatura le pide que haga algunas proyecciones de los avances de los
proyectos a su cargo. En el transcurso de dicha respuesta a los requerimientos, se
da cuenta de que la cantidad de datos en las tablas Excel que ha desarrollado es
bastante extensa, por lo que llega a la conclusión de que necesita una forma más
eficaz de explicar los datos, para que se entiendan de una manera más sencilla y
directa, en lugar de estar revisando celdas de una hoja de cálculo.
Un gráfico es una representación de datos, por lo general de carácter numérico, presentes en una
hoja de cálculo y que se pueden expresar mediante columnas, líneas, círculos, barras, áreas,
dispersión, etc., a fin de mostrar las relaciones que surgen entre ellos y facilitar su interpretación.
En este documento, se revisará cómo crear gráficos a partir de los datos introducidos en una hoja
de cálculo.
5
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
1.1. TIPOS DE GRÁFICOS
Gráficos de columna
Gráficos de línea
Gráficos circulares
Gráficos de barras
6
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
Gráficos de áreas
Gráficos de dispersión
1) Crear un gráfico incrustado: En que se inserta el gráfico en una hoja de cálculo normal,
como cualquier otro objeto.
2) Crear una hoja de gráfico: En la que se crea una hoja exclusiva para el gráfico. En esta no
se admite ningún otro tipo de objeto, ni siquiera posee celdas.
Conectando
7
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
Título
El título debe contener una descripción clara de lo que muestra el gráfico.
Serie de datos
Se refiere a los datos propiamente tal, relacionados al interior del gráfico,
en que por lo general se diferencian por colores los tipos de datos, con
excepción de los gráficos circulares que solo pueden tener una serie de
datos.
Eje vertical
Este eje, también conocido como eje Y, es la sección vertical al interior del
gráfico. En el ejemplo de la ilustración, se puede apreciar que es un
gráfico de columnas, en que el eje vertical indica la altura o valor de las
columnas, razón por la que también se le denomina en este caso “eje de
valores”.
8
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
Eje horizontal
Este eje, también conocido como eje X, es la sección horizontal al interior
del gráfico. Para el caso de la ilustración, el eje horizontal indica las
categorías de la tabla, razón por la que también se le denomina “eje de
categorías”.
Leyenda
Es un indicador visual para comprender a qué color corresponde cada
serie de datos. Dependiendo de la complejidad y variedad de datos
presentados, puede ser un elemento de gran relevancia, pero en casos de
gráficos más sencillos se puede incluso omitir.
Conectando
9
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
A continuación, para comprender mejor el proceso de creación de gráficos, se trabajará sobre la
base de una pequeña tabla que inicialmente le servirá para entender mejor el proceso y ejercitar.
Por esto, si lo desea, puede hacer una tabla similar en Excel y realizar los pasos que a se
mencionan.
Informe de ventas
Enero Febrero Marzo
Gálvez 240 160 500
Vicuña 175 420 290
Romo 150 180 195
Para insertar un gráfico, existen varias alternativas disponibles en la ficha “Insertar”, dentro de la
que se ubicará al grupo gráficos. La primera alternativa por revisar consiste en hacer clic
directamente en el comando del tipo de gráfico que se desee insertar.
10
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
Una vez creado el gráfico, los cambios que se realicen a los datos de la hoja de cálculo se
actualizan inmediatamente en el gráfico.
Estas respectivas fichas contienen comandos que se necesitarán para trabajar con gráficos. Una
vez finalizado el desarrollo del gráfico, cuando ya no sean necesarias estas tres fichas, bastará con
hacer clic fuera del gráfico y las fichas desaparecerán. Por el contrario, si necesita volver a ocupar
estas fichas, solo deberá hacer clic nuevamente sobre el gráfico.
11
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
Con esto se abrirá un cuadro de diálogo en el que podrá cambiar el tipo de gráfico,
seleccionándolo y haciendo clic en aceptar.
Para crear esta nueva vista del gráfico, será necesario dirigirse a la ficha diseño>
grupo datos > hacer clic en el comando “Cambiar fila/columna”.
Si observa detenidamente la tabla, cuando se haga clic sobre el comando, podrá apreciar cómo
cambia.
Observará que el gráfico refleja algo diferente. El eje X de la parte inferior del gráfico muestra los
nombres de las filas: Gálvez, Vicuña, Romo. La leyenda del gráfico ahora muestra los nombres de
las columnas Enero, Febrero y Marzo.
12
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
El gráfico muestran los resultados mensuales de cada vendedor comparados con sí mismo.
Para volver al gráfico como estaba planteado originalmente, solo tendrá que hacer clic en cambiar
fila/columna nuevamente y volverá a la vista original.
Es este cuadro, en la parte superior, es posible observar el campo “Rango de datos del gráfico”, en
el que se deberá ingresar el rango de celdas, de donde se obtendrán los datos para la creación del
gráfico. Para el caso de la imagen, y a modo de ejemplo, se ha determinado que este rango se
extienda desde la celda A2 hasta la celda D5 (en total, 16 celdas). Existen dos formas de ingresar
información a este campo. La primera, ya descrita, sería ingresando el rango directamente en el
campo, mientras que la segunda es utilizando el botón que se encuentra a la derecha del campo.
Este permitirá seleccionar directamente las celdas en la hoja de cálculo.
13
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
Luego de que se hayan definido las celdas contenidas en el rango, el programa inmediatamente
definirá algunos datos para el eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).
Es necesario considerar que, dependiendo del tipo de gráfico, es posible que sea necesario
emplear más de dos ejes (por ejemplo, los gráficos de superficie).
Mediante el botón “Editar”, será posible modificar el texto que se visualizará en la leyenda de
series del gráfico. En el caso de la imagen, se refiere a series (Enero, Febrero, Marzo, a la
izquierda), la que se modificará por categorías.
En el centro, es posible observar el botón “Cambiar fila/columna”, el que permite intercambiar los
datos de las series, trasladándolos a categoría y viceversa. Este botón es el equivalente al
comando “Cambiar entre filas y columnas” del grupo de datos en la ficha diseño.
Por último, el botón “celdas ocultas y vacías”, ubicado en la parte inferior del cuadro de diálogo,
permite abrir un pequeño cuadro de diálogo, en el que es posible determinar lo que se hará con
aquellas celdas que no posean datos o que estén ocultas.
Conectando
14
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
2.1. CARACTERÍSTICAS Y FORMATO DEL GRÁFICO
En lo referente al aspecto del gráfico, en la ficha presentación encontrará las opciones que le
permitirán hacer los ajustes que requiera.
Para las dos opciones mencionadas, si hace clic en el triángulo contiguo al comando para más
opciones, encontrará que dispone de dos opciones de las cuales, dependiendo de la orientación,
serán líneas o ejes "verticales" u "horizontales", y al interior de cada una de estas encontrará sub-
opciones que le permitirán definir, por ejemplo, las líneas por mostrar, "Etiquetas" descriptivas de
los ejes, la "Escala de valores" que se manejará, etc.
Es recomendable que pueda explorar las distintas opciones, con el fin de buscar la que
más se ajuste a sus requerimientos.
15
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
Agregar títulos al gráfico
Los títulos de gráficos ofrecen información descriptiva sobre los mismos, con el fin que los lectores
no tengan que adivinar sobre qué trata dicho gráfico. Es posible asignar un título al propio gráfico,
como así también a los ejes del gráfico que miden y describen el gráfico. Una manera rápida de
agregar títulos de gráfico es a través de la ficha “Diseño”, grupo “Diseño de gráfico”.
Grupo etiquetas
16
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
En caso que la modificación requerida en el gráfico se trate de desplazar un elemento, es
posible seleccionarlo en el mismo gráfico y situarlo en el lugar deseado.
Se anima al lector a probar con cada una de las opciones para comprender de mejor
forma los resultados que puede obtener con cada comando.
Mediante la pestaña “Diseño” es posible aplicar estilos de manera muy sencilla y rápida.
Dependiendo del tipo de gráfico insertado (líneas, barras, columnas, etc.), se dispondrá de
diversas alternativas de opciones. Los estilos rápidos ofrecen opciones como la de incluir título al
gráfico, situar leyenda al interior del gráfico, opción de incluir o no etiquetas descriptivas, etc.
Para realizar la aplicación de un estilo, bastará con seleccionar el gráfico de manera íntegra o bien
seleccionando solo algunos de sus componentes (área, barra, leyenda, etc.), y posteriormente
hacer clic en el estilo de su preferencia.
17
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
Si no se desea utilizar un estilo preestablecido, existe la alternativa de utilizar las listas de relleno
de forma/texto, contorno de forma y efectos de forma/texto, a fin de personalizar el estilo del
gráfico.
Al aplicar algún estilo, es habitual referirse a un estilo que abarque todo el gráfico, pero también
es posible personalizar cada uno de sus componentes: el área de trazado, la leyenda, las líneas de
divisiones principales, etc.
A continuación, al hacer clic sobre el comando “aplicar formato a la selección”, podrá abrir un
cuadro de diálogo con opciones de edición.
En caso de no estar satisfecho con las modificaciones de estilo realizadas, le recuerdo que
cuenta con el comando “Restablecer para hacer coincidir con el estilo”. Haciendo clic en
él, será posible recuperar el aspecto del estilo original.
Es necesario recordar que los objetos de texto al interior del gráfico no pierden su condición como
tal, por lo que es posible emplear las herramientas de la ficha inicio, como por ejemplo: negrita,
cursiva, tipo de letra, tamaño, relleno, etc. En algunas oportunidades, estas herramientas
considerarán el contexto de manera inteligente. Por ejemplo, si intentase cambiar el color del
18
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
Conectando
Cuando se crea un gráfico, tiene un color y estilo estándar, pero es posible cambiar su color o
estilo en unos simples pasos. En el grupo estilos de gráfico de la ficha “Diseño”, deberá hacer clic
en el botón de “Más opciones” del grupo “Estilos de diseño”.
Se mostrará un menú desplegable con todas las opciones de apariencia disponibles para el gráfico.
Por ejemplo, dentro del mismo color es posible seleccionar el tipo de apariencia biselada para el
gráfico.
19
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
Para modificar el texto del título de
manera que se destaque más, solo tendrá
que hacer clic en la ficha formato y,
posteriormente, seleccionar todo el texto
del título. En el grupo estilos de WordArt
encontrará interesantes opciones de
estilos rápidos, fondos, líneas de contorno
opciones especiales, etc.
Es posible hacer más cambios en los formatos de cada columna. Por ejemplo, agregando una
sombra a cada columna, donde si hace clic sobre una de las columnas azules (Gálvez) notará que
aparecen unos puntos en las esquinas de la columna en todo el gráfico (controladores). Luego, en
la ficha formato > grupo estilos de forma, deberá hacer clic en efectos de forma, lo que mostrará
un menú contextual con opciones de efecto. Seleccione a continuación “Sombra”, el que también
mostrará más opciones. Elija finalmente “Desplazamiento diagonal arriba derecha” y podrá
observar cómo se aplica en todas las columnas de “Gálvez” una sombra con las características
seleccionadas. Puede hacer el mismo procedimiento para el resto de las columnas.
20
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
2.3. TAMAÑO Y DISTRIBUCIÓN DE UN GRÁFICO
Conectando
Al momento de realizar la selección, será posible observar que aparecen distintos tipos de
controladores, dependiendo del objeto que se encuentre seleccionado.
21
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
Controladores Cuadrados definen las dimensiones del objeto (ancho y alto), donde
mediante la acción de clic y arrastrar será posible modificar un objeto en estas
dimensiones.
Excel dispone de una opción que facilita establecer la posición de un gráfico al interior de un
documento, para lo que se deberán seguir los siguientes pasos:
El primer campo permite considerar al gráfico como una hoja nueva, donde bastará con ingresar
en este campo el nombre que tendrá la nueva hoja. De este modo, quedará aislado en una hoja
aparte donde no interferirá con la hoja de cálculo, pero no se podrá contrastar los datos
numéricos.
El segundo campo, “Objeto en”, permite mover el gráfico a una hoja de cálculo ya existente. Si
utiliza esta opción, el gráfico quedará flotando en la hoja de cálculo, de manera que pueda
ubicarlo en la posición y tamaño que mejor le acomode.
22
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
2.4. MINIGRÁFICOS
Conectando
Los minigráficos son un elemento nuevo en Excel 2010. Estos permiten la inserción de un pequeño
gráfico representativo en una única celda, y que representará a una serie de datos única, de tal
manera que se pueda tener una aproximación de la tendencia que representan determinados
valores.
Al insertar algunos de ellos, se agregará a la cinta de opciones una nueva barra de herramientas
denominada “Herramientas para minigráfico”. Dentro de esta se encuentra la ficha “Diseño”, la
que permitirá acceder a opciones básicas de edición tales como: cambiar la celda fuente de los
datos, tipo de gráfico (de entre los tres disponibles), estilos o marcar determinados puntos del
minigráfico.
23
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
Contrariamente a lo que se pueda imaginar, el minigráfico, al estar contenido en una celda, no es
posible borrarlo mediante la tecla supr, como se hace habitualmente con cualquier tipo de celda.
La única forma de eliminarlo es -una vez seleccionado- mediante el comando “Borrar”, ubicado
en la ficha diseño de las herramientas para minigráfico.
Excel trae por defecto algunas propiedades predefinidas, las que permiten el trabajo con gráficos
de manera rápida. En estas, únicamente bastará con seleccionar los datos, el tipo de gráfico y así
será posible visualizar inmediatamente el resultado. Estas propiedades de gráfico, por defecto, se
pueden modificar de manera que se utilicen en la creación de nuevos gráficos con las mismas
características mediante una plantilla.
Para el desarrollo de esta, solo tendrá que crear un gráfico con las características deseadas, o bien
tomar alguno ya desarrollado y posteriormente seguir los siguientes pasos:
Esto abrirá un cuadro de diálogo, desde el que será posible ingresar un nombre para el
tipo de gráfico.
Finalmente, pulse el botón “Guardar”.
Posteriormente, cuando se desee desarrollar un gráfico con las características ya definidas, sólo
será necesario buscar, al momento de insertar un gráfico, la plantilla definida en la categoría
respectiva.
24
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
2.5. PICTOGRAMAS
Conectando
Usted está consciente de que los
informes para su jefatura son instancias
serias, con información precisa y objetiva.
Sin embargo, decide probar cómo
quedaría su gráfico con algún elemento
visual que convierta su gráfico en algo
más original.
Los pictogramas son gráficos de columnas, a los que se les reemplaza la columna por una imagen
relacionada con el tema del gráfico. Por ejemplo, si el gráfico se refiere a la producción de
bananas, cada barra puede reemplazase por la imagen de una banana.
25
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
Para aplicar pictogramas a un gráfico, será necesario seguir los siguientes pasos:
Una vez seleccionados los datos, se deberá hacer clic con el botón secundario del mouse (o doble
clic en la misma columna) para acceder a la opción “Dar formato a la serie de datos”, donde
posteriormente, en el cuadro de “Diálogo”, será necesario buscar la opción de relleno y luego
marcar “relleno con imagen o textura”. Una vez ahí, será necesario hacer clic en el botón de
archivo, el que permitirá buscar la imagen seleccionada en el disco duro del computador y,
finalmente, apretar “Aceptar” para que se apliquen los cambios.
26
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
3. IMPRESIÓN DE UN GRÁFICO
Conectando
La impresión de gráficos en Excel es un proceso bastante sencillo. De todas formas, el método que
se seleccione deberá ir en función de sus necesidades, pues es posible imprimir un gráfico junto
con los datos de la hoja de cálculo, o sin ellos.
Para la impresión de gráficos de manera conjunta con los datos de la hoja de cálculo, no es
necesario seguir ningún procedimiento especial, bastará con imprimir la hoja, es decir, seleccionar
la ficha archivo > imprimir y enviar a imprimir el documento.
27
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
No obstante, para la impresión del gráfico en solitario, es decir, sin los datos de la hoja de cálculo,
será necesario añadir un paso adicional. Una vez seleccionado el gráfico deseado, tendrá que
seguir el mismo procedimiento descrito: ficha archivo > imprimir.
COMENTARIO FINAL
Microsoft Excel es el programa estándar en la industria de la ofimática en cuanto al manejo de
información y datos.. No obstante, en más de alguna oportunidad, será necesario hacer que estos
datos sean fácilmente comprensibles, razón por la que existen los gráficos. Estos buscan resumir y
proveer de una interpretación la información apoyada por elementos gráficos. Por lo anterior, es
necesario poseer un conocimiento respecto de su estructura, construcción, edición y,
eventualmente, su impresión
28
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
REFERENCIAS
Microsoft Excel (s/f). Soporte técnico de Office. Recuperado de: http://office.microsoft.com/es-
mx/excel-help
29
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
30
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4