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Rapport de l’exposé

Préparation de la réunion

Encadré par Mme A. BETTIOUI


Réalisé par :
 MARITOUNE Imane
 ELANSARI Abdessamad
 MALKI Abdelkrim
Introduction
Le sujet dont nous allons parler nous concerne tous, étant des membres dans au moins un
club ou un comité. On a beau admiré les événements organisés au sein de notre école, qui ça
soit les Olympiades Mines Rabat, le TEDx Mines Rabat, la semaine culturelle, le Forum Mines
Rabat Entreprises et la liste est encore longue. Ces événements qui ont fait, et qui font
toujours la fierté de l’ENSMR, ne sont pas dû au hasard, ils sont le fruit d’un travail acharné
et d’une centaine de réunions organisées tout au long de l’année et pendant lesquelles on
fait face à toute sorte de profils, négatifs ou positifs, aux notions de motivation, de cohésion
et d’esprit d’équipe déjà abordés dans les exposés précédents. Notre tâche aujourd’hui est
alors de vous définir ce qu’est une réunion, ses types, aussi bien que de vous apprendre
comment bien la préparer et par conséquent la réussir.

Définition
« Une réunion est une assemblée au cours de laquelle une quinzaine de personnes parlent,
des heures, sur des choses qu’elles devraient être en train de faire » Jean Delacour
On peut donc définir la réunion comme étant une assemblée de personnes qui permet
d’échanger des informations ou de débattre tout en profitant de la dynamique du groupe et
de sa créativité.

Pourquoi une réunion ?


Malgré les nombreux courriers électroniques, appels téléphoniques et notes manuscrites qui
sont échangés chaque jour, les réunions sont toujours l’un des moyens les plus efficaces
pour partager et échanger de l’information, obtenir une rétroaction, planifier, collaborer et
prendre des décisions importantes pour l’organisation.

Types de réunion
Avant de préparer une réunion, on doit tout d’abord connaître son type afin de pouvoir
mettre en lumière le contexte dans lequel elle sera abordée aussi bien que de déterminer les
participants.
Les types de réunion sont :

La réunion d’information
 descendante : Les participants y reçoivent des informations utiles et le responsable
n’attend pas de recevoir des commentaires.
Exemple : Le président d’un club qui a reçu l’accord d’un invité pour assister à une
conférence et qui fait passer l’information aux autres membres.
 Ascendante : Permet au dirigeant de recueillir des informations de base.
Exemple : Les membres d’un club qui informent sur l’avancement des tâches qui leurs
sont attribuées.

La réunion de Brainstorming
Le responsable de la réunion utilise la technique du brainstorming pour que les participants
énoncent le maximum d’idées possibles sur un point précis.
Exemple : Lors de l’établissement du planning annuel, on fait un brainstorming ou un tour de
table et on note toutes les idées proposées à savoir que leur faisabilité ne sera étudiée
qu’après.

La réunion de service
Elle a pour vocation de traiter et partager des sujets d’intérêts communs tels que le
fonctionnement de l’équipe, les résultats de l’activité par rapport aux objectifs assignés,
l’organisation du travail, les plans d’actions à mettre en œuvre…
Exemple : Dans une société X par exemple, une réunion de service se tient tous les Lundis
matin : Le chef de service fait le point avec ses collaborateurs sur les projets en cours. C’est
donc une séance de travail obligatoire pour tous.

Le Colloque
Réunion visant l’étude d’une question scientifique ou la discussion de problèmes
diplomatiques, économiques, politiques…
Exemple : Le colloque international « Conflits & résistances au Maroc et des pays colonisés :
approche culturelle » qui a eu lieu le 16 et 17 Novembre 2017 à l’IURS.

L’assemblée
Réunion d’un nombre plus ou moins considérable de personnes qui délibèrent ensemble en
vue de prendre des décisions.
Exemple : Les assemblés généraux annuels de l’Association des Etudiants de l’Ecole Nationale
de l’Industrie Minérale (AEENIM) pendant lesquels chacun exprime ses besoins et sa vision de
l’année pour que tout le monde à la fin puisse voter sur un planning de travail annuel.

La phase de préparation
Pour préparer une réunion, plusieurs paramètres importants vont rentrer en ligne de
compte, à savoir :
 élaborer le contour de la réunion,
 prévoir la date et la réservation de la salle
 prévenir les participants

Elaborer le contour de la réunion


 Définir le type et l’ordre du jour de la réunion :

C’est la réponse à la question suivante « Sur quoi la réunion elle doit aboutir ? », il faudra
définir les différents points à discuter en prévoyant le découpage des horaires selon
l'importance des sujets en cas de besoin (si la durée de la réunion est longue). Une fois vous
avez défini les points à discuter il faut ensuite établir le déroulement de la réunion.

Exemple : Discussion du dossier de revendication à la première assemblée générale de


l’association des élèves ingénieurs de l’Ecole Nationale de l’Industrie Minérale.
 Définir La durée de la réunion :

Généralement une réunion de 2h c’est bien. Mais il y a des réunions qui prennent toute la
journée, dans ce cas il faut programmer des pauses, ceci impose des contraintes sur la salle
qu’on verra par la suite.

 L'harmonisation du profil des participants & le nombre des participants :


Plus le nombre des participants est restreint plus la réunion est efficace en générale entre
5 et 10 c’est l’idéale. Selon le sujet et le type de la réunion faite la liste des participants qui
selon leurs expériences, compétences vous semble important d’inviter.

Exemple1 : l'analyse d'un dysfonctionnement se mène avec des experts. Mais si l'objectif est
de décider immédiatement, le groupe devra intégrer un ou des décideurs.

Exemple2 : Seuls les étudiants de l’ENIM ont le droit d’assister à une assemblée générale de
leur association.

Prévoir la date et la réservation de la salle


La date
Il faut s’assurer de la disponibilité de tous les participants pour le choix de la date,
puisque les participants ont été bien sélectionnés alors chacun doit être présent, par
exemple si on doit sortir de la réunion d’une décision, alors chacun doit contribuer pour un
choix optimal puisque chacun est spécialisé dans un domaine précis.

La salle
Il est difficile de trouver la salle appropriée aux nombres de participants et libre à la date
où sont disponibles ces derniers.
Elle devra être :
 Facilement accessible (transport)
 Modulable (dimension, forme) selon le type de présentation voire d'animation
Elle devra contenir :
 Une capacité en termes de places assises suffisante.
 Des matériels indispensables comme : un ordinateur, un vidéoprojecteur …
 l'accès Internet si c'est nécessaire
Exemple : Vous êtes le président d’un club ici à l’ENIM, vous voulez animer une réunion, vous
devez tout d’abord préparer à cette réunion, après sélection des participants et le choix d’une
date convenable, vous devez consulter les membres du bureau exécutif de l’association des
étudiants pour réserver une salle, le responsable du parascolaire doit alors vérifier la
disponibilité de la salle pour ne pas avoir un chevauchement avec d’autres clubs.

Prévenir les participants


Lors de la diffusion de l'ordre du jour, vous n'omettrez pas de leur indiquer précisément :
 Le début et la fin
C’est utile pour réserver les billets d'avion ou de train en cas de besoin.
 La date et le lieu de la réunion
Un plan d'accès reprenant les facilités de transport sera le bienvenu.
Des conseils à suivre lors de la préparation :
Pour une bonne préparation, il est recommandé de :

 Lorsque vous préparer l’ordre du jour mettez de préférence les points les plus
importantes au début de la réunion et les moins importantes à la fin
Et bien pourquoi ?
Je peux donner deux principales raisons :
- La concentration des participants vers la fin de la réunion est une courbe
décroissante en fonction du temps.
- Au cas où le temps prévu pour la réunion est dépassé au mois les points les plus
importants auront été discutés.
 Il est conseillé de bien analyser sur quel support vous allez travailler : support papier,
support visuel (PowerPoint), transparents, etc.
 pensez à arriver ½ heure avant les autres participants pour savoir si tout est bien en
place (l'organisation de la salle, la logistique, le micro, la connexion Internet, le
vidéoprojecteur) assurez que la salle est modulable au cas de besoin.
 assurez-vous aussi de la visibilité et du confort de vos participants.

Conclusion
Après tout ce qu’on a vu, il apparait que la réussite d'une réunion se construit dès sa
préparation. En effet, un objectif mal cerné, un choix de participants incomplet, une
logistique défaillante.... peut affecter sérieusement l’efficacité du travail collectif. D’où il est
indispensable de préparer à la réunion.

Activité : Mise en situation de préparation d’une réunion


Défi : Situation
Etant ingénieur électromécaniciens dans une grande industrie de production d’automobiles qui fait la
conception, construction et assemblage des voitures, vous êtes le responsable du département de
productions composées de 3 ateliers : électrique, mécanique et régulation.

Afin de renouveler les méthodes et outils de production et communication de votre entreprise en


entamant la stratégie de digitalisation et transformer l’entreprise à ce qu’on appelle l’industrie 4.0.

Avant de montrer le travail à faire veuillez regarder une vidéo qui vous explique qu’est-ce que la
digitalisation de l’entreprise.

(Regarder la vidéo)

Suite du problème
Après une étude de la stratégie par un groupe expert d’ingénieurs, vous êtes chargé d’établir
l’infrastructure convenable dans votre département à ce changement sur le niveau de qualification
des ressources humaines, l’adaptation des méthodes et du matériel. C’est pourquoi une réunion de
planification est indispensable.

(Présenter un mini organigramme de l’entreprise)

Travail à faire
Déterminez les étapes de préparation de la réunion visée

(Proposer des étapes ensemble et les écrire au tableau)


Proposition de préparatifs :
 Ordre du jour :
 Formation des ressources humaines
 L’adaptation des méthodes de travail
 Achat et adaptation du matériel nécessaire
 Durée de la réunion : 2 heures.
 Les profils participants : les chefs des ateliers, un représentant de la direction des
approvisionnements et marchés, un représentant de la direction de développement et
stratégies, un représentant la direction de recherche et formations.
 Date de la réunion : après une semaine.
 Lieu : Salle de réunion muni d’une table ronde (disposition des participants), d’un
vidéoprojecteur.
 Convocation des participants :
 Les chefs d’ateliers : par appel téléphonique, en précisant les informations
nécessaires à préparer.
 Les représentants des autres directions : par convocation et email, en précisant les
informations nécessaire à préparer.