Unidad 1 Introducción a la Gestión de Proyectos.

Introducción de la unidad
Que es gestión y que es proyecto
La gestión de proyectos es una diciplina de gestión que está implantando de forma
generalizada en el entorna empresarial y consiste en la aplicación de conocimientos,
metodologías, técnicas y herramientas para la definición, planificación y realización
de actividades con el objeto de transformar objetivos o ideas en realidades. De
forma general, se pueda considerar a la gestión de proyectos como una
aproximación sistemática y estructurada a como las organizaciones gestionan sus
actividades no recurrentes.
La gestión de proyectos tiene como finalidad principal la planificación, el
seguimiento y control de las actividades y de los recursos humanos y materiales
que intervienen en el desarrollo de un sistema de información. Como consecuencia
de este control es posible conocer en todo momento que problemas se producen y
resolverlos u ordenarlo de manera inmediata.

1.1 CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

La Gestión de Proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto, con el fin de cumplir sus
requerimientos.
Se puede describir como un proceso de planteamiento (Es una etapa el cual sirve
para identificar los problemas recopilando datos que describen las diferentes
variables de estrada.), ejecución (Es la coordinación de personas y recursos
necesarios para llevar a cabo el plan de gestión prevista el cual integra y realiza las
actividades del proyecto de acuerdo al plan.)y control de un proyecto (Permite
conocer en qué estado está el proyecto, identificar problemas y poder tomar
medidas preventivas, o correctivas, lo cual puede conllevar la modificación del plan
inicial.), desde su comienzo hasta su conclusión, con el propósito de alcanzar un
objetivo final en un plazo de tiempo determinado, con un coste y nivel de calidad
determinados, a través de la movilización de recursos técnicos, financieros y
humanos. Incorporando variadas áreas del conocimiento, su objetivo final es el de
obtener el mejor resultado posible del trinomio coste-plazo-calidad.
En resumen, la gestión de proyectos suma áreas tan distintas como la incorporación
del proyecto, la gestión de costes, la gestión de calidad, la gestión del tiempo, la
gestión de recursos humanos o la gestión de la comunicación (entre los miembros
y el exterior). Así, la gestión de proyectos forma un ciclo dinámico que transcurre
del planteamiento a la ejecución y control.
1.2 FASES DE LA GESTION DE PROYECTOS

Técnicas y Herramientas de Gestión de Proyectos

Hay una gran variedad de técnicas utilizadas en el planteamiento y control de
proyecto, a saber, los Gráficos de Gantt (incluyendo cronogramas, gráficos de
carga, entre otros), el PERT (Programe Evaluation and Review Technique) y el CPM
(Critical Path Method). A nivel informático también han sido desarrolladas varias
aplicaciones de apoyo al proceso de gestión de proyectos.
PMBOK
En el mundo de la Gestión de Proyectos, el PMBOK puede ser considerado como
la Biblia de la Gerencia de Proyectos. Sin embargo, si uno no ha profundizado
mucho en el área de proyectos, pero busca direccionar su carrera hacia esta área
de especialización, conocer qué es el PMBOK es el paso inicial para poder
comprender la amplitud de la gestión de proyectos y su importancia para una
organización.
PMBOK es el estándar para la Administración de Proyectos y cuyas siglas significan
en inglés Project Management Body of Knowledge. Éste a su vez puede ser
entendido como una colección de sistemas, procesos y áreas de conocimiento que
son universalmente aceptado y reconocidos como los mejores dentro de la gestión
de proyectos.
El comprendido de información proveída en el PMBOK provee a todo profesional
que desee especializarse en esta área de los fundamentos de la administración de
proyectos para poder aplicarlo en campos tan disimiles como la electrónica, el
desarrollo de software, construcción, proyectos web, proyectos en industrias
alimentarias, etc.
PMI
Project Management Institute, es la asociación profesional sin fines de lucro más
importante y de mayor crecimiento a nivel mundial que tiene como misión convertir
a la gerencia de proyectos como a actividad indispensable para obtener resultados
en cualquier actividad de negocios. En la práctica es un grupo de profesionales de
proyectos de la gerencia de proyectos que se dedican a promover el desarrollo del
conocimiento y competencias básicas para el ejercicio profesional. A la fecha tiene
más de medio millón de asociados acreditados y certificados en más de 178 países
y se ha convertido en la acreditación más requerida por las empresas para la
contratación de profesionales en el área de la gerencia de proyectos.
CICLO DE VIDA VS GESTIÓN.
Ciclo de vida de un proyecto: Cada una de las fases (Inicio del proyecto,
Planificación del proyecto, Ejecución del proyecto, Supervisión y control de
proyectos, Cierre del proyecto) que hay que desarrollar para obtener el producto o
servicio asociado.
Gestión del proyecto: Metodología para planificar, ejecutar y controlar las fases de
una manera más efectiva (con más probabilidades de éxito).

1.2.1 Planificación de Proyectos

La gestión de proyectos es una disciplina relativamente joven, aunque de
importancia creciente en distintos entornos, en incluso trascendental en ámbitos
como el nuestro de la Ingeniería de Telecomunicaciones. Así, se está convirtiendo
en pieza esencial en muchos sectores como materia destinada al manejo de
actividades singulares de carácter temporal, que maximiza la probabilidad de
consecución de resultados a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad
esperada.
La gestión de proyectos es la rama de la ingeniería de administración y dirección
que se encarga de la planificación y el control de proyectos. Por planificación
entenderemos todas aquellas tareas orientadas a planear la ejecución de un
proyecto antes de su inicio, mientras que el las actividades de control se encargan
de la monitorización y seguimiento del progreso del proyecto. Si tomamos la
definición dada por la American Management Association, tenemos que "la
planificación consiste en determinar qué se debe hacer cómo debe hacerse, quién
es el responsable de que se haga y por qué".
Por otra parte, según el Project Management Institute, nos define la gestión de
proyectos (o project management) como la aplicación del conocimiento, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto, a fin de cumplir los
requerimientos de este. La gestión de proyectos se consigue mediante el desarrollo
de procesos tales como: iniciación, planificación, ejecución, control y finalización. El
equipo de proyectos dirige el trabajo desarrollado en los proyectos, y estos trabajos
normalmente abarcan:

 Cobertura de las demandas: Objetivo, Tiempo, Coste, Riesgo y Calidad

 Mantenimiento de las necesidades y expectativas
 Identificación de los requerimientos

Es importante tener en cuenta que muchos de los procesos asociados a la gestión

de proyectos, son de naturaleza iterativa. Esto se debe en parte a la existencia y la
necesidad de un desarrollo progresivo del proyecto conforme avanza su ciclo de
vida (procesos dinámicos), puesto que cuanto más conocemos sobre el proyecto,
mejor podremos gestionarlo.
También analizaremos la importancia de una correcta planificación, que tendrá
siempre por objetivo la optimización de los recursos en conjunción con los
desarrollos y planes de trabajo. Para ello deberemos de tener en cuenta los
correspondientes costes, limitaciones y condiciones iniciales prefijadas, y así
mantener la máxima probabilidad éxito en el proyecto.

La Planificación es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar

dichas metas. La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios
del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos.

 Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para

el logro de los mismos antes de emprender la acción
 Acción global o conjunto de medidas pertenecientes a un plan establecido
y concreto, realizado a la consecución de un fin.
 Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos
futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un
plan.
 Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos
y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método,
plan o lógica.

Los planes establecen los objetivos de la organización y definen

los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además, los planes son la guía
para que:

 la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos;

 Los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen
decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que
enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan
resultados.
 pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo,
ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la
organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo,
entre otros aspectos.

Todo proyecto conlleva la realización de una serie de actividades para su desarrollo.

El objetivo es obtener una distribución de las actividades en el tiempo y una
utilización de los recursos que minimice el coste del proyecto cumpliendo con las
condiciones exigidos de:

 Plazo de ejecución.
 Tecnología a utilizar.
 Recursos disponibles.
 Nivel máximo de ocupación de dichos recursos.

HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS.

La programación de actividades debe aportar al director de proyecto un calendario
de ejecución del proyecto donde se refleje la fecha de inicio y finalización de las
distintas actividades en las que se ha descompuesto el proyecto.
Para poder definir dicho calendario se hace necesario conocer la duración de cada
actividad y su orden, así como la fecha de inicio del proyecto.
1.2.2. Propuesta
La propuesta, memoria u oferta es la respuesta del proveedor externo a la petición
que le hace el cliente. Si es un trabajo de un grupo formado dentro de la
organización, el contenido es muy similar y puede dominarse memoria del proyecto
o de otras maneras. Para la preparación de la propuesta, el grupo que la prepara
debe revisar las especificaciones elaboradas por el cliente y celebrar reuniones con
representantes de la organización, al menos de tres áreas: la parte administrativa y
legal; la parte que encarga o administra el encargado del proyecto, y algunos
usuarios clave. La propuesta debe ser dirigida por el jefe de proyecto que es el que
asume la dirección del trabajo y que tenga una dotación adecuada de tiempo y
recursos.
Diseñar una propuesta es en realidad la creación de un plan para un proyecto eficaz:
un plan que le guiará a usted y a su organización, a través de la vida del proyecto.
La introducción proporciona un vistazo general del proyecto propuesto. Los puntos
que son importantes de transmitir son, por lo general, el nombre del proyecto, la
organización, un resumen del proyecto de una página que incluya los resultados
esperados, el tiempo estimado de duración del proyecto, la o las personas
encargadas de su administración y las fuentes totales de financiamiento para el
proyecto (contribuciones, donante asociados, etc.),
además de lo que usted está solicitando.

METAS Y OBJETIVOS
Enfóquese en la importancia de una exposición simple y directa de las metas y
objetivos del proyecto. Estos son dos
de los elementos básicos que forman cualquier propuesta.

 2.1 Metas son los resultados, a largo plazo, que el proyecto pretende lograr.
El proyecto debe ser una parte de una estrategia total para cumplir la misión
de la organización. Las metas del proyecto son una expresión de cómo
encaja con las aspiraciones a largo plazo de la organización.
 2.2 Objetivos de un proyecto responden directamente a la misión de la
organización, son los productos

específicos que guían las acciones de la organización y que derivan en actividades.

Es de gran ayuda
plantear los objetivos en términos precisos, cuantificables y dentro de un plazo
determinado.
Los objetivos, al igual que las metas, deben estar directamente relacionados con la
ejecución, monitoreo y
plan de evaluación del proyecto.

PLANTEAMIENTO DE LA NECESIDAD
El planteamiento de la necesidad describe el problema específico sobre el cual se
enfocará el proyecto. Este
deberá centrar su atención sobre los grupos que se verán impactados. El
planteamiento deberá incluir el lugar
en donde se llevarán a cabo las actividades del proyecto y los beneficiados. Ilustre
la importancia del proyecto
a través de una descripción de la situación y del trabajo que se lleva actualmente
en dicha área.
Su planteamiento del problema o necesidad específica deberá comunicar su
conocimiento del área y de todos
los asuntos relevantes.
Pregúntese:

 ¿Por qué se está emprendiendo este proyecto?

 ¿Por qué es éste el mejor método?
 ¿Qué problemas y necesidades específicas cubrirá?
 ¿Quiénes / qué serán los beneficiarios directos e indirectos del proyecto?

ANTECEDENTES DE UNA ORGANIZACIÓN

La sección de antecedentes de una organización deberá resumir el propósito, las
capacidades y la razón por la cual su organización está en capacidad de llevar a
cabo este proyecto. El énfasis en esta sección deberá incluir también credibilidad y
experiencia previa en el campo del proyecto.
Si esta es la primera vez que su organización lleva a cabo este tipo de proyecto,
describa las habilidades y pericia con que cuenta su organización. Al resaltar los
puntos fuertes pregúntese:

 ¿Por qué está su organización bien adaptada y preparada para realizar este
proyecto?
 ¿Cuáles son sus recursos, puntos fuertes, reputación y experiencia, entre
otros?
ENFOQUE Y OPERACIONES
La sección de enfoque y operaciones debe describir los métodos y actividades que
se usarán en el proyecto. Según el formato, las propuestas pueden incluir planes de
ejecución que delinean todas las actividades del proyecto. Por lo general, incluye el
plan de trabajo y un cronograma.
El plan debe responder a las siguientes preguntas:

 ¿Cómo?

• ¿Cómo logrará el proyecto sus objetivos? • ¿Cuáles serán sus principales

actividades? • ¿Cómo será conducido el proyecto?

 ¿Dónde?

• ¿Dónde estará localizado el proyecto?

 ¿Cuándo?

• ¿Cuándo ocurrirá el desarrollo del proyecto? • ¿Cuándo ocurrirán las actividades

del proyecto? • ¿Cuándo, ¿cómo y quién coordinará las actividades, agencias
colaboradoras, otras organizaciones y el gobierno? • ¿Cuáles son las fechas claves
para el proyecto durante su ciclo de vida?

 ¿Por qué?

• ¿Por qué es necesario realizar el proyecto?

1.2.3 selección y evaluación de personal.

La Selección de personal es un proceso de previsión que procura prever cuáles
solicitantes tendrán éxito si se les contrata; es al mismo tiempo, una comparación y
una elección.
Para que pueda ser científica, necesita basarse en lo que el cargo vacante exige de
su futuro ocupante (es decir, las exigencias del cargo o descripción del puesto). Así,
el primer cuidado al hacer la selección de personal es conocer cuáles son las
exigencias del cargo que será ocupado.
La selección de personal es una
comparación entre las cualidades de
cada candidato con las exigencias del
cargo, y es una elección entre los
candidatos
comparados; para entonces, se hace
necesaria la aplicación de técnicas
de selección de personal que veremos más
adelante (varios candidatos solicitarán
una posición y la empresa contratará al que
juzgue más idóneo).

En este sentido, la selección de personal es una responsabilidad de línea y

una función de staff.

Función de staff. -
*El organismo de reclutamiento y selección presta este servicio a los
diversos organismos de la empresa, recomendando candidatos al jefe del
organismo
solicitante.

Responsabilidad de línea. –
 Al departamento de admisión y empleo le corresponde la Función de
selección.
 La decisión final de los candidatos recomendados corresponde al jefe
del organismo solicitante.

La finalidad es escoger a los candidatos más adecuados para el cargo de

la empresa y no siempre los candidatos más adecuado es aquel que posee las
mejores calificaciones.

La selección de personal cumple su finalidad cuando coloca en los cargos de

la empresa a los ocupantes adecuados a sus necesidades y que pueden, a
medida que adquieren mayores conocimientos y habilidades, ser promovidos
a cargos más elevados que exigen mayores conocimientos y habilidades.

Antiguamente en las organizaciones la selección se basaba en:

 Observaciones.
 Datos subjetivos (con frecuencia el patrón se engañaba al seleccionar
al candidato por qué. le cae bien.
 Forma intuitiva.
  Emotiva (ocurrían muchas equivocaciones al contratar trabajadores y
haber actuado en forma emotiva en vez de objetiva).

Importancia de la Selección de Personal

1. Provee a la empresa de las personas con las calificaciones adecuadas para su

funcionamiento, y con ello, se obtienen las siguientes ventajas:

 Personas adecuadas exigen menor capacitación.

 Menor tiempo de adaptación a la organización.
 Mayor productividad y eficiencia.

2. A las personas las ayuda a colocarse en el cargo más adecuado de acuerdo a

sus características personales, con ello, se obtienen las siguientes ventajas:

 Personas más satisfechas con su trabajo.

 Mayor permanencia en la empresa.

Para cumplir con la responsabilidad de la selección de personal es necesario

que las decisiones estén fundamentadas, sobre técnicas lógicamente
estructuradas, siguiendo un procedimiento científico que permita buscar nuevos
candidatos, evaluar sus potencialidades físicas y mentales, así como su aptitud en
el trabajo.

En el proceso de selección se utilizan una serie de técnicas que permiten elegir a

la persona adecuada para el puesto vacante; en principio se debe
determinar quiénes reúnen los requisitos mínimos que necesitan cubrirse para
ocupar el puesto (edad, escolaridad, experiencia, etc.), eliminando a los que no
satisfagan. Posteriormente se procede a realizar principalmente: entrevistas,
pruebas psicológicas, pruebas de conocimiento o de práctica,
investigación socioeconómica y examen médico.

El número de pasos en el proceso de selección y su secuencia, varía no sólo con la

organización sino con el tipo y nivel del puesto que deba ocuparse, con el costo de
administrar la función particular en cada paso y con la efectividad del paso
al eliminar a los candidatos no calificados. Para algunos puestos, la selección
de empleados puede hacerse con éxito con sólo una entrevista y un examen
médico, en tanto que para otros puestos pueden ser necesarias varias entrevistas,
una batería de test e investigaciones elaboradas para otros puestos.

1.2.5 Informes
Los mejores informes de avance de un proyecto
crean responsabilidad y compromiso dentro del
equipo. Al mismo tiempo, descubren problemas,
reducen los riesgos y, sobre todo, garantizan que te
encuentres encaminado a cumplir los objetivos de tu
proyecto. Son (casi) tan importantes como la hoja de
presentación de un proyecto.

Para los clientes, los informes o reportes de avance

del proyecto proporcionan valor. Confían en que su
dinero está siendo valorado. Puede hacerlos quedar
bien ante sus jefes, se aseguran de que sigan siendo
financiados en el futuro, y también puede salvarlos
totalmente porque tienen como prueba un papel en caso de que las cosas no salgan
según lo esperado.

Los informes de avance del proyecto se crean después de que tu plan de

trabajo esté listo y el proyecto esté en marcha. Si queremos obtener una precisión
extrema, se debe realizar durante la fase de Monitoreo y Control. Normalmente, se
envían de forma semanal o mensual. Puedes incluso hacerlos a diario, pero solo si
es necesario.

Existen una variedad de métodos para entregar los informes de avance de un

proyecto. No hay una manera perfecta de hacerlo. A través del correo electrónico,
con una herramienta de gestión de proyectos, o de manera verbal junto con un PDF.
Las opciones y combinaciones son infinitas.

Los informes de avance del proyecto no son, y no deberían convertirse en una tarea
para los productores y administradores de proyecto ya que es parte de
las responsabilidades de su trabajo. Es un deber del productor o administrador de
proyectos hacer informes de estado significativos y útiles. No solo para “hacer el
informe de avance” que nadie lee.
Estructura

1. Encabezado:

Para empezar la redacción del documento propiamente dicho,

el autor del mismo debe tener en cuenta información básica en
relación a ciertos aspectos que son, en últimas, el marco o
contexto del informe. Dichos aspectos son:

 Tipo de documento.
 Período correspondiente de la gestión.
 Departamento que lo elabora.
 Empresa u organismo.
 A quién o a quiénes va dirigido.

2. Introducción:

Se trata de un texto breve en el que deben quedar claros los motivos por los que se
lleva a cabo la redacción del documento, cuál es su objetivo principal, con qué
herramientas o recursos se ha realizado y quiénes lo han hecho. En últimas, es una
ampliación de los puntos enunciados en el encabezado (ver apartado 1).

3. Desarrollo del informe:

También se le denomina cuerpo del documento. En él, se desarrolla el contenido

del texto, cuya extensión, complejidad y profundidad dependerán de los objetivos
con que se haya concebido su redacción y de la naturaleza de las actividades que
se retraten. Por ejemplo, el informe de gestión de una cadena de supermercados
de alcance nacional no tendrá el mismo desarrollo que el de una frutería de barrio.
Pese a estas diferencias, es posible destacar algunos puntos genéricos:

 Antecedentes
 Fuentes de información
 Metodología
 Problemas encontrados
 Otros datos relevantes

4. Conclusiones y recomendaciones:

Es una exposición concreta en ambos sentidos. Sobre las conclusiones, es

necesario mencionar brevemente aquellos aspectos relevantes que ha dejado la
elaboración del informe y que pueden ayudar al lector a tener una visión sintética
de todo el proceso. En cuanto a las recomendaciones, deben ser realistas y útiles
para la empresa de cara a la implementación de mejoras en los procesos descritos
o la elaboración de documentos futuros y similares al que se presenta

1.3 Fundamentos de Project Management

Institute.
¿Qué es el Project Management Institute (PMI)?

El Project Management Institute (PMI®) es la asociación profesional sin fines de

lucro para la gestión de proyectos más grande del mundo. Cuenta con alrededor de
400 000 miembros en más de 125 países.

Su oficina central está ubicada en la localidad de Newtown Square, en las afueras

de la ciudad de Filadelfia en Pennsylvania, Estados Unidos. Entre sus principales
objetivos se encuentran: formular estándares profesionales, generar conocimiento
a través de la investigación, y promover la Gestión de Proyectos como profesión, a
través de sus programas de certificación. El PMI fue fundado en octubre de 1969,
en el Instituto Tecnológico de Georgia (Institute of Technology of Georgia) en
Atlanta, USA. Durante la década de 1970 se fundó el primer capítulo, y se llevó a
cabo el primer seminario fuera de los Estados Unidos. Para finales de la década de
1970 el total de miembros se acercó a los 2 000.

En la década de 1980 se efectuó la primera evaluación para la certificación como

Profesional en Administración de Proyectos (PMP® por sus siglas en inglés).
Además, se estableció un código de ética para la profesión.

A inicios de los años 1990 fue publicada la primera edición de la Guía del PMBOK®
(siglas de Project Management Body of Knowledge). Este texto recoge las buenas
prácticas en administración de proyectos que las diversas comisiones del PMI han
acordado recomendar y se usa extensamente en la enseñanza de la gestión de
proyectos.

Para tener una idea de la expansión y aceptación de las metodologías propuestas

por el PMI, se puede informar que para el año 2000 el PMI contaba con más de 50
000 miembros, 10 000 PMP® certificados.

Entre las actividades que realiza el PMI se destacan:

  Desarrollo de estándares de la profesión. El más conocido es el PMBOK, “A
Guide to the Project Management Body of Knowledge”. Actualmente está
vigente la cuarta edición (2008).
 Certificación de individuos en diversas áreas, entre ellas:
 Como Project Management Professional (PMP) que reconoce el
conocimiento y la destreza para liderar y dirigir equipos de proyectos y
obtener resultados dentro de límites de tiempo, presupuesto y recursos
 Program Management Professional (PgMP), esta credencial reconoce que
se ha demostrado experiencia, habilidad y buen desempeño en la
supervisión de múltiples proyectos alineados con la estrategia de la
organización;
 Certified Associate in Project Management (CAPM) , la cual reconoce que se
ha demostrado el entendimiento de los principales conocimientos, procesos
y terminologías tal y como son definidos en el PMBOK;
 PMI-RMP (PMI Risk Management Professional), reconoce el conocimiento y
la experticia en la identificación y el manejo de riesgos con el fin de mitigar
amenazas y aprovechar oportunidades;
 PMI-Scheduling Professional (PMI-SP), certificación que reconoce el
conocimiento y la experticia avanzada en el desarrollo y el mantenimiento de
la gestión del tiempo en proyectos.

El PMI realiza constantemente actividades de investigación y desarrollo para la

promoción de la profesión de la administración de proyectos. Algunas de sus
publicaciones son.

 Project Management Journal, PM Network y PM Today.

 Programas de educación y capacitación a nivel global.
 Realización de congresos y simposios divididos por zonas geográficas. En
Costa Rica se celebra anualmente, en setiembre, el Congreso
Centroamericano y del Caribe en Administración de Proyectos.