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II.

Cas pratique

La société GESCOM est une entreprise familiale qui connaît ces derniers temps quelques
problèmes commerciaux. Elle commercialise un matériel électrique destiné à l'installation des

réseaux hausse et basse tension au Tunisie. Son chiffre d'affaire s'est stabilisé depuis deux
ans à 120 000 .

Elle emploie 450 personnes dont 350 à la production. L'activité technique consiste en un
usinage et un assemblage de pièces en acier, aluminium et cuivre.
Le siège social se trouve au boulevard BOURGUIBA à Tunis alors que l'usine est située au
quartier industriel à Gabes . La société GESCOM ne dispose pas d'un manuel de procédures.

Vous avez interviewé les différents chefs de service et obtenu les renseignements suivants :

1. Les commandes

Toute commande doit passer par le service achat. Les bons de commande sont pré numérotés
et sont établis en quatre exemplaires :

○ L'exemplaire blanc pour le fournisseur


○ L'exemplaire bleu pour le service achat
○ L'exemplaire rose pour le service magasinier
○ L'exemplaire vert pour la comptabilité fournisseur
Seule les commandes d'un montant supérieur à 30000 doivent être signées par le
directeur technique avant envoi aux fournisseurs.
L'exemplaire bleu, conservé par le service achat, permet d'indiquer sur les fiches cartonnées
de suivi des achats par référence d'article les quantités commandées avec la date de
commande, la semaine de livraison prévue demandée, puis dans l'ordre alphabétique des
fournisseurs afin de faciliter les relances.

2. La réception des articles commandés


Le service réception des situe à l'entrée de l'usine. Lorsque les camions livrent la marchandise,
le réceptionnaire signe le bon de livraison du fournisseur, en garde un exemplaire et en remet
un deuxième au livreur. Le réceptionnaire crée alors un bon de réception, bon interne à la
société qui est établi en quatre exemplaires:

○ Le premier est envoyé au service achat qui mettre à jour le bon de commande
correspondant compte tenu des quantités reçues
○ Le second accompagne la marchandise reçue pour son stockage dans le magasin
concerné (matières premières, matières consommables…)
○ Le troisième est conservé par le réceptionnaire sans classement particulier
○ Le quatrième est adressé au service comptabilité fournisseurs

2. Les entrées en stock

Les pièces reçues sont directement entrées en stock, laissées sur des palettes en bois (pour les
grandes pièces) ou rangées dans les casiers (pour des petites pièces).
Les pièces défectueuses ne sont repérées que lors de l'entrée en atelier d'usinage ou
d'assemblage. Les entrées en stocks se font chaque après midi sauf dans le cas ou il y'aurait
rupture de stock et nécessité de transférer directement les pièces de l'aire de réception à
l'atelier de production: aucune procédure de mise à jour des stocks n'est prévue dans ce cas.
Le magasinier qui s'occupe des entrées physiques en stock met à jour l'inventaire
permanent à la fin de chaque journée.

3. L'enregistrement des factures fournisseurs

Les factures provenant des fournisseurs sont transmises par le service courrier au service
comptabilité fournisseurs. Ce dernier classe les factures par ordre d'arrivée et par
fournisseur, puis recherche le bon de réception et le bon de commande correspondants.
Il effectue alors la vérification de la facture (quantités, prix unitaires, conditions de règlement,
calculs arithmétiques) et appose un cachet avec les imputations comptables (comptes de
charges et code fournisseur), la date de vérification, et sa signature sur la ligne "Bon à Payer".
En ce qui concerne les fournitures de services (honoraires, loyers…) figure également sur la
facture la signature du chef de service concerné par la prestation. Dès lors, les factures sont
enregistrées en comptabilité par date d'échéance en attente de règlement qui sera effectué par
chèque ou par virement bancaire.
Les bons de réception et de commande qui restent en attente d'une facture sont revus deux fois
par an ou lors des réclamations des fournisseurs.

4. Le règlement des fournisseurs

Le service comptabilité fournisseur, quelques jours avant l'échéance, transmet au trésorier les
pièces pour lesquelles il faut préparer un chèque ou un ordre de virement bancaire.
Le trésorier transmet le tout au directeur financier pour signature. Les documents signés
reviennent au trésorier pour comptabilisation des paiements, puis au service comptabilité
fournisseur pour classement par ordre alphabétique des fournisseurs. Aucune mention
particulière n'est établie à cette occasion.

5. L'analyse des comptes


Une balance auxiliaire "fournisseurs" est établie à la fin de chaque mois. Les destinataires
sont le service "comptabilité fournisseur" et le chef comptable. Cette balance n'est pas
analysée d'une façon régulière par le service "comptabilité fournisseurs".

TAF : présenter sous forme de FRAP les défaillances


relatives au cycle ci-dessus
FRAP N°001/ Direction approvisionnement/ Service achats GESCOM

Problème :

Aucune formalisation des procédures

Constat :

La société ne dispose pas d’un manuel de procédures

Causes :
négligence
inconscience des responsables quant à l’importance de l’enregistrement des
procédures

Conséquences :
contrôle défaillant

Recommandations :

L'élaboration d’un manuel de procédures permettrait de conserver une trace écrite de


la représentation des tâches et responsabilité et permet d’éviter des pertes de temps
lors du changement de personnel.

Etablit par : validé par : Approuvé


par :

3
FRAP N°002/ Direction approvisionnement/ Service achats GESCOM

Problème : défaillance du système d'approvisionnement

Constat :

Absence d'une demande formalisée d'achat fourni par les services concernés
Causes :

Procédure défaillante de formulation du besoin et de traitement de la commande

Conséquences :

Risque de fraude du fait de l'absence d'une demande justifiant le besoin


Confusion entre les bons de commande des fournisseurs
Mal organisation du service achat

Recommandations :

L'expression du besoin doit être formalisée par une demande d'achat


Associer pour chaque bon de commande la fiche cartonnée correspondante et archivage de
ces deux documents une fois la commande est reçue et validée

Etablit par : validé par : Approuvé par :

4
FRAP N°003/ Direction approvisionnement/ Service réception GESCOM

Problème : défaillance de la procédure de réception de la commande

Constat :

Le réceptionnaire signe directement le bon de livraison du fournisseur à la réception de la


marchandise
Etablissement d'un bon de réception interne conservé par le réceptionnaire sans un
classement particulier

Causes :

Mauvaise procédure de réception de la commande


Absence d'une personne responsable du contrôle de la commande
Le service achat n'envoie pas au service réception un exemplaire du bon de commande
Arrêts éventuels de la production et par la suite des retards de productions

Conséquences :

Non-conformité de la commande aux besoins de l'entreprise


Rupture de stock des matières en question

Recommandations :

Contrôle de la commande reçue en quantité et en qualité:


Le service achat doit envoyer au réceptionniste un exemplaire du bon de commande
permettant le contrôle de la marchandise ou de la matière première grâce à un
rapprochement entre le bon de commande et le bon de livraison pour établir un bon de
réception.
Le bon de réception doit être classé par le service par ordre chronologique
Recruter une personne se chargeant du contrôle de la commande pour échapper au cumul
des taches du réceptionnaire

Etablit par : validé par Approuvé par :

5
FRAP N°004/ Direction approvisionnement/ Service magasin GESCOM

6
Problème :

Non respect du principe de séparation des taches et défaillance de la procédure de


stockage

Constat :

Les pièces reçues du service réception sont directement entrées en stock


Les pièces défectueuses ne sont repérées que lors de l'entrée en atelier usinage ou
assemblage
En cas de rupture de stocks, les pièces sont directement transférées aux ateliers sans
qu'il y'ait une mise à jour des stocks.
Le magasinier s'occupe des entrées en stocks et du contrôle des stocks (cumul des
taches)

Causes :

Absence d'un contrôle en quantité et en qualité des matières au niveau du service


réception
Absence d'une procédure exhaustive de stockage

Conséquences :
Non respect du principe d'organisation au niveau du magasin
Arrêts de production
Risque de fraude par l'absence d'une procédure d'entrée des commandes urgentes
Arrêts éventuels de la production et par la suite des retards de productions
Non respect des délais d'achèvement des commandes clients

Recommandations :

Etablissement d'un bon d'entrée par le magasinier une fois une nouvelle marchandise
devra être stockée
Elaboration d'une procédure de stockage des commandes urgentes
Recrutement d'une personne qui se charge de la constatation des mouvements des
stocks (mise à jour et inventaire permanent)
Etablissement d'un bon de sortie une fois des articles sont sortis du stock pour un
meilleur contrôle
Envoyer un exemplaire du bon de livraison au service achat et au service comptabilité
fournisseur

Etablit par : validé par Approuvé par :

7
FRAP N°005/ Direction approvisionnement/ Service compta. GESCOM
Fournisseurs

Problème :

Non respect du principe d'organisation

Constat :

Réception des factures fournisseurs, vérification, imputations comptables et


autorisation des règlements des factures par opposition d'un cachet "Bon à Payer"
Enregistrement des factures
Revue des bons de commande et de réception en attente d'une facture deux fois par an
ou par réclamation des fournisseurs.
Après règlement, on procède au classement des factures sans distinction faite entre les
factures fournisseurs réglés et les autres qui ne le sont pas.

Causes :

Absence d'un manuel de procédures


Mal organisation du service comptabilité fournisseurs qui se charge de tout

Conséquences :

Cumul des taches au niveau du service comptabilité fournisseurs


Possibilité de payer le fournisseur plusieurs fois en l'absence d'une mention figurant
sur les factures payés avant de les classer
Surcharge de travail qui augmente les possibilités d'erreurs

Recommandations :

Les factures doivent être reçues par le service achat qui, après vérification avec le bon
de commande, le bon de réception et le bon de livraison, enverrai une copie de la
facture au service comptabilité fournisseur.
Le service comptable se chargera de l'enregistrement comptable
Affecter la tache d'appréciation de règlement des factures au service trésorerie en lui
fixant un seuil d'autorisation, au-delà de ce seuil le directeur financier ou le directeur
général le fera
Porter une mention "payée" sur les factures fournisseurs réglées avant de les classer
Les lettres de relance doivent relever de la compétence du service achat, (périodicité
1fois/mois)

Etablit par : validé par Approuvé par :

8
FRAP N°006/ Direction approvisionnement/ Service compta. GESCOM
Fournisseurs

Problème :

Mauvais suivi des comptes fournisseurs

Constat :

La balance auxiliaire fournisseur établie par le service comptable n'est pas analysée
d'une manière régulière

L'analyse relève de la compétence du service comptabilité fournisseur

Causes :

Absence d'une procédure de suivi des comptes fournisseurs

Conséquences :

Accumulation des arriérés "fournisseurs"


Problème de la trésorerie

Recommandations :

L'analyse de la balance doit être faite par le chef comptable pour éviter le cumul des
taches subit par le service comptabilité fournisseur

Prévoir une analyse mensuelle de la balance

Etablit par : validé par Approuvé par :

9
a. Cahier des recommandations :

Recommandation1:

Une formalisation des procédures est nécessaire, ainsi que la direction doit envisager la mise
en place d'un manuel de procédure comptable car son absence est reconnue comme une
infraction du fait que l'entreprise réalise un chiffre d'affaire supérieur à 10 000 000 DT (120
000 000)

Recommandation2:

La formalisation écrite des besoins de l'ensemble des services quel que soit le montant du
besoin.
Recommandation3:

Le recrutement d'une ou deux personnes au niveau du service réception pour éviter toute
tentative de fraude ainsi que la perte d'argent
Recommandation4:

Instauration d'une procédure exhaustive de stockage et désignation d'une personne responsable


de l'enregistrement des écarts constatés au niveau de la comptabilité fournisseur autre que le
magasinier.
Recommandation5:

L'instauration du manuel de procédures comptables allégera le travail du service comptabilité


fournisseur qui souffre d'une surcharge de travail, il est fort recommandé de procéder à une
répartition de certaines taches confiées à ce service entre le service achat et le service
trésorerie, étant donnée que ces taches ne respectent pas les règles du contrôle interne.
Recommandation6:

Le suivi de la balance fournisseurs doit être réalisé mensuellement et effectué par un service
autre que celui qui l'établit.

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