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nSOMMAIRE

INTRODUCTION………………………………………………………..……..2

DÉFINITIONS………………………………………………………….………3

LES COMPOSANTES D'ACCESS……………………………………….…3

CRÉATION D'UNE BASE DE DONNÉES…………………….……………5

LISTE DES CHAMPS………………………………………………….…5

LA CLÉ PRIMAIRE……………………………………………….………6

LES RELATIONS ENTRE LES TABLES……………………..…………6

LES DIFFÉRENTS TYPES DE RELATIONS (CARDINALITÉS) …...… 6

EXEMPLE DE RELATIONS………………………………………..…… 6

ÉTUDE DE CAS N° 1…………………………………………………………8

ÉTUDE DE CAS N° 2…………………………………………………………9

ÉTUDE DE CAS N° 3……………………………………………………..…12

ÉTUDE DE CAS N° 4…………………………………………………..……15

ÉTUDE DE CAS N° 5……………………………………………………..…18

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INTRODUCTION

Avant de commencer, regardons quelques-uns des avantages d'une base de


données.

 Accès à l'information plus rapidement et facilement ;


 Toute l'information se retrouve à une seule place; dans votre base de données;
 Plus besoin d'essayer de regrouper l'information qui provient de plusieurs
sources;
 Effectuer de multiples recherches. facilement. Ex.: Combien me reste-t-il en stock
du produit X ? Qui sont mes dix clients les plus importants en ce moment ? Quels
produits sont mes meilleurs vendeurs ? Quels sont mes meilleurs représentants ?
Etc.
 Meilleur suivi de l’information ;
 Meilleure gestion des données ;
 Meilleure analyse des données ;
 Meilleure prise de décision ;
 Mieux apte à répondre aux besoins de la clientèle ;
 Automatisation de certaines tâches répétitives.

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DÉFINITIONS

L'utilisation d'une base de données apporte aussi de nouveaux termes à


comprendre. Voici une liste des termes qui seront utilisés:

Champ: Une information nécessaire sur une personne, une chose ou


un événement. Ex.: couleur, taille, modèle, date, nom,
prénom, téléphone, adresses, description, commentaires etc.
Enregistrement: Un regroupement de champs qui décrient une personne, une
chose ou un événement. Ex.: nom, prénom, date de
naissance, téléphone, numéro d'assurance sociale ou
compagnie, adresse, téléphone, télécopieur, personne
responsable ou département, personne responsable,
téléphone.
Table: Un regroupement d'enregistrements sur un thème commun.
Ex.: employés, inventaire, client, fournisseurs, véhicules,
contacts etc.
Base de données: Un regroupement de tables, de requêtes, de formulaires,
d'états et de programmation qui constitue un système
complet. Ex.: gestion de la facturation, gestion de l'inventaire,
immatriculation des véhicules, carnet de numéro de
téléphone, réservations etc.

La définition d'une base de données prend maintenant un sens plus large


qu'auparavant. Ce n'est plus juste un fichier qui contient de l'information utile pour
l'utilisateur. Il contient aussi les requêtes, les formulaires, les états, les macros et
les modules pour développer une "application" ou un "système" qui répond aux
besoins spécifiques de l'utilisateur.

LES COMPOSANTES D'ACCESS

Access est composé de plusieurs objets, que voici :

Tables .

Les tables sont l'objet de base d'Access. Ce sont des sortes de feuille de calcul, pour
reprendre le vocabulaire d'Excel. Avec Excel, vous avez un fichier .XLS qui contient
plusieurs onglets. Avec Access, vous aurez un fichier de base de données .MDB qui
contiendra plusieurs tables : C'est très similaire. Dans les tables, vous pourrez
stocker des clients, des fournisseurs, des données de facturation, des listes de
membres, etc...

Les tables servent donc à STOCKER les données

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Requêtes

Les requêtes permettent d'enregistrer les différents filtres : Par exemple, vous
pourrez avoir une requête qui mémorise tous les clients qui mesurent plus d'1m80,
qui portent un chapeau et une moustache, ou encore les clients qui sont nés à
Marrakech dans les années 70, triés par ordre alphabétique de leur prénom, etc. Ce
sont également les requêtes qui vont permettre de faire des calculs. Par exemple, si
dans une table, vous avez des employés, et que dans une colonne, vous avez
indiqué leur salaire brut, il est possible, avec une requête de calculer
automatiquement leur salaire net par exemple.

Les requêtes servent donc à rechercher les informations qui répondent à certains
critères déterminés par l'utilisateur, à TRIER, FILTRER et FAIRE DES CALCULS
dans les données qui sont stockées dans les tables

Formulaires

Présentation de l'information à l'écran d'une manière pratique pour l'utilisateur. Les


formulaires sont des interfaces graphiques. Vous allez pouvoir construire des
masques pour saisir et modifier les données de manière fiable et facile. Les
formulaires servent à SAISIR et MODIFIER convivialement les données qui sont
stockées dans les tables.

États

Présentation de l'information sur papier d'une manière pratique pour l'utilisateur, les
états servent donc à IMPRIMER les données.

Macros

Les macros permettent le développement de routines pour automatiser certaines


tâches, mais ne peuvent être utilisées et créées que par des utilisateurs confirmés
d'Access

Les macros et les modules ne sont pas des objets aussi importants : Ce sont
des manières d'augmenter votre productivité sous Access

Modules

Les modules ressemblent aux macros, mais sont directement écrits en langage
Visual Basic. Les modules servent à automatiser les actions, mais de manière mille
fois plus complexes et pointues que les macros.

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CRÉATION D'UNE BASE DE DONNÉES

La première étape de la création d'une base de données est l'analyse. C'est


d'ailleurs probablement l'étape la plus importante. Si vous passez trop rapidement
sur cette étape, vous allez ensuite perdre beaucoup de temps et d'efforts à refaire ce
qui aurait dû être accompli auparavant.

Avant de créer votre base de données, il faut avoir une idée claire de ce que seront
vos besoins pour celle-ci. Il faut préparer une analyse approfondie de vos besoins.
Quelles sont les informations dont vous avez besoin ? Ex.: Quelles informations ai-je
besoin sur mes clients, sur mes fournisseurs, sur mon inventaire, sur mon personnel
etc.

Une technique parmi d'autres que vous pouvez utiliser consiste à fonctionner "à
l'envers". Songez aux formulaires et aux états dont vous aurez besoin. Connaissant
les résultats dont vous avez besoin, il faut découvrir quels sont les champs
nécessaires pour atteindre ceux-ci. Par exemple, il faut connaître les quantités
vendues et à quel prix unitaire avant de connaître le total des ventes.

Pour les besoins de l'exercice, prenez quelques instants et écrivez sur une feuille
quels champs que l'on retrouve sur une facture. Essayez de trouver autant de
champs que vous pouvez.

LISTE DES CHAMPS

Voici la liste de champs que l'on peut retrouver dans une facture par exemple :

Date, Numéro de facture, Numéro de client, Adresse de facturation du client, Ville,


Numéro de téléphone, Numéro de télécopieur, Adresse électronique, Adresse de
livraison, Personne contact, Conditions de paiement, Numéro de produit, Description
du produit, Prix unitaire du produit, Quantité achetée, Montant,m total hors taxe
mTVA, Escompte, Bon de commande nt, Numéro du vendeur, Nom du vendeur ...
etc.

La seconde étape: regrouper les informations dans des tables.

Il faut ensuite regrouper en Entités toutes ces informations (champs) dans une table
ou un "thème" en commun. Ex.: Est-ce que le champ "Escompte" ou "Conditions de
paiement" ira dans l'entité (table) "Facture" ou avec "Client" ?

Ils existent bien des techniques, mais seule la technique du Modèle Conceptuel de
Données (MCD) – Modèle Logique de Données (MLD) s’avère la meilleure.

N.B pour les tables :

 Regroupement des champs dans des tables qui peuvent être reliées.
 Pas de dédoublement de champs, sauf pour les champs en commun.
 Pas de dédoublement d'entrée d'information.
 Pas de champs calculables dont on peut avoir le résultat avec les informations
des autres champs des tables. Ex.: Total = Qté * Prix unitaire

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 S'assurer que les champs sont dans la bonne table. Qu'il n'y a pas de tables
cachées à l'intérieur des autres.
 À l'exception des champs en commun qui servent à "relier" les tables, un champ
ne devrait pas se retrouver dans plusieurs tables. Elémentaire

LA CLÉ PRIMAIRE

Une clé primaire est un champ, ou une série de champs, qui permet de différencier
un enregistrement des autres. Par exemple, bien qu'il puisse avoir plusieurs
factures avec la même date, la même quantité achetée, au même client ou avec le
même vendeur, il n'y aura pas deux factures avec le même numéro de facture. Une
clé primaire n'est pas obligatoire pour une table. Elle le devient lorsque vous voulez
la relier avec d'autres tables.

LES RELATIONS ENTRE LES TABLES

Pour qu'une relation soit possible entre deux tables, il faut:

 2 tables (ou requêtes ou une combinaison des deux)


 1 champ en commun dans chacune des tables.
 Même type de champ (Texte avec texte, numérique avec numérique... sauf
exception de numéroauto avec numérique)
 Même longueur (Pas un champ long de 15 caractères avec un autre long de 50
caractères !)
 Même genre d'information (Ex.: Code d'inventaire avec des codes d'inventaires)

LES DIFFÉRENTS TYPES DE RELATIONS (CARDINALITÉS)

Il existe trois types de relations : 1 à 1, 1 à plusieurs et plusieurs à plusieurs.

EXEMPLE DE RELATIONS

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L'image ci-dessus démontre la liste des tables avec les champs qui les composent.
De plus les lignes indiquent les relations entre les tables. La relation de types
plusieurs à plusieurs requiert une tables intermédiaire composé, au minimum de la
clé primaire des deux tables à relier. C'est la raison d'être de la table Transition
Fact-Inv qui pourrait tout aussi s'appeler Items de la facture.

N.B:

Pour une manipulation pratique à ce sujet, étudiez le module Access


Perfectionnement.

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ÉTUDE DE CAS N° 1

Créez une nouvelle base de données appelée TOP MODEL, Créez la table
MANNEQUIN comme suit:

Tables / Nouveau / Mode création

N.B:

 Attribuez la clé primaire au champ N° Mannequin en sélectionnant le champ


N° Mannequin et cliquez sur l'outil clé primaire ;
 Une liste de choix est prévue pour le champ Sexe comme dans l'illustration
suivante:
 Sélectionnez le champs Sexe puis: Liste de choix / Afficher le contrôle / Zone de
liste déroulante ou modifiable / Origine source / Liste valeurs / Contenu / Masculin;
Féminin

Même principe pour le champ Charme avec une liste de choix: Brun; Blond; Noir

 Enregistrez la table sous le nom MANNEQUIN


 Passez en mode feuille de données par la commande: Affichage / Mode feuille de
données ou utilisez l'outil
 Saisissez les données suivantes:

N.B:
Vous pouvez revenir en mode création ou Modification en utilisant la commande
Affichage / Mode création ou en cliquant sur l'outil .

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Travail à faire:
Élaborez les requêtes suivantes :
1. La liste des mannequins dont la taille est supérieure à 175 et qui sont bruns ;
2. La liste des mannequins féminins dont le salaire brut est inférieur à 14000
Dh ;
3. La liste des mannequins masculins âgés de moins de 18 ans;
4. La liste des mannequins dont le champ nom et prénom se termine par la lettre
"o".

Exemple pour la première requête :

Requêtes / Nouveau / Mode création / Ajoutez la table Mannequin puis Fermer et


glissez les champs concernés et précisez les critères comme dans l'illustration
suivante:

Même démarche pour les autres requêtes.

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ÉTUDE DE CAS N° 2

Soit la base de données PERSONNEL comportant la table EMPLOYÉ dont la


structure est la suivante:

N.B:
 Attribuez la clé primaire au champ Matricule
 Une liste de choix est prévue pour le champ Situation de famille (Marié(e);
Célibataire; Divorcé(e); Veuf(ve)
 Appliquez la validité au champ Cde postal pour accepter uniquement 5 chiffres
avec un message d'erreur comme dans l'illustration suivante dans la fenêtre des
propriétés:

 Appliquez un masque de saisie au champ Téléphone comme dans l'illustration


suivante dans la fenêtre des propriétés:

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Enregistrez la table sous le nom EMPLOYÉ et saisissez les enregistrements
suivants:r

Travail à faire:
Élaborez les requêtes suivantes :
1. La liste des employés dans la ville est Marrakech ;
2. La liste des employés dans la ville est Marrakech et qui sont célibataires ;
3. La liste des employés dans le pays d'origine n'est pas Maroc
4. La liste des employés directeurs;
5. La liste des employés dont le E-mail est sur le site Yahoo;
6. La liste des employés âgés de moins de 30 ans;
7. La liste des employés âgés de plus de 30 ans;
8. La liste des employés qui sont célibataires âgés de moins de 26 ans;
9. La liste des employés qui sont mariés âgés de moins de 26 ans;
10. La liste des employés distributeurs ou représentants.
N.B:
Ajoutez des enregistrements de votre choix à la table employé pour remarquer les
répercutions sur les requêtes enregistrées.

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ÉTUDE DE CAS N° 3

Soit la base de données CATALOGUE contenant la table PRODUIT dont la structure


est la suivante:

N.B:
 Attribuez la clé primaire au champ Référence;
 Appliquez une liste de choix au champ: Famille (Jean; Classique; Bijou;
Accessoires)
 Appliquez une liste de choix au champ Marque (Azaro; Gazelle; Frank Fisher;
Gold City; Galop; Lacoste; Western)
 Enregistrez la table sou le nom PRODUIT et saisissez les enregistrements
smillea10Classiqu:

Travail à faire:
1. Triez la table PRODUIT en ordre croissant des désignations;
2. Élaborez les requêtes suivantes:
a. La liste des produits classiques;
b. La liste des produits jean;
c. La liste des produits accessoires;
d. La liste des produits de marque Frank Fisher;
e. La liste des produits de marque jean et de marque Lacoste;
f. La liste des produits qui manque de stock;
g. La liste des produits qui coûtent moins de 500 Dh;
h. La liste des produits achetés le 10/09/2007;
i. La liste des produits achetés entre le 15/01/2008 et le 25/01/2008;
j. La liste des produits dont la date du dernier approvisionnement est
supérieure à 3 mois;
3. Réalisez une requête appelée VALEUR DU STOCK comportant les champs:
Désignation, Prix unitaire, Qté stock et Valeur du stock sachant que la

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valeur du stock c'est le prix unitaire * la quantité en stock comme dans
l'illustration suivante:

4. Réalisez un formulaire à l'aide de l'assistant comme dans l'exemple suivant:

5. Réalisez un formulaire en mode création comme dans l'exemple suivant:

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6. Réalisez un formulaire en mode création comportant deux onglets, le premier
a comme titre : Fiche signalétique, le deuxième a comme titre Catalogue et
stock comme dans l'illustration suivante:

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ÉTUDE DE CAS N° 4

Créez la base de données ÉCOLE qui contient entre autres la table STAGIAIRE dont
la structure est la suivante:

N.B:
 Attribuez la clé primaire au champ N° d'inscription;
 Appliquez une liste de choix au champ Niveau scolaire (9ème année; Niveau
Bac; Bac; Licence; Master)
 Appliquez une liste de choix au champ Filière (TSIG; TIG; OP; SEC)
 Enregistrez la table soubacs le nom STAGIAIRE et saisissez les enregistrements
suivants:licence

Travail à faire:
1. Élaborez les requêtes suivantes:
a. La liste des stagiaires selon les niveaux scolaires comme dans l'illustration
suivante:

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b. La liste des stagiaires selon les filières;
c. La liste des stagiaires dont la date d'inscription est inférieure à 20/10/2007;
d. La liste des stagiaires dont la date d'inscription est comprise entre le
17/10/2007 et le 20/10/2007;
e. La liste des stagiaires avec un champ supplémentaire Règlement annuel
sachant que c'est le règlement mensuel * 9 et insérez un autre champ
Réduction sachant que c'est 7% du règlement annuel.

2. Réalisez un formulaire en mode création comme dans l'illustration suivante


comportant deux onglets :
 Le premier onglet a pour légende État civil qui contient les champs N°
d’inscription, Nom et prénom, Date de naissance, Adresse et Photo ;
 Le deuxième onglet a pour légende Scolarité qui contient les champs Niveau
scolaire, Filière, Date d’inscription et règlement mensuel.

A l'aide de l'assistant, réalisez un état affichant la liste des stagiaires comme dans
l'illustration suivante:

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ÉTUDE DE CAS N° 5

Créez la base de données GESTION DU PERSONNEL qui contient entre autres la


table SERVICE et la table EMPLOYÉ dont les structures sont les suivantes:
La structure de la table SERVICE

La structure de la table EMPLOYÉ

N.B:
 Attribuez la clé primaire au champ Nom de service;
 Attribuez la clé primaire au champ Code employé;
 Appliquez une liste de choix au champ Nom de service de la table EMPLOYÉ à
partir du champ Nom de service de la table SERVICE;
 Reliez la table SERVICE avec la table EMPLOYÉ comme dans l'illustration
suivante, utilisez à cet effet la commande : Outils / Relations… ou l'outil , ajoutez
les 2 tables puis tirez le champ Nom de service de table SERVICE vers le champs
Nom de service de la table EMPLOYÉ, relâchez le bouton et cochez la case
Appliquer l'intégrité référentielle puis cliquez sur Créer.

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 Saisissez les enregistrements suivants dans la table SERVICE;

 Saisissez les enregistrements suivants dans la table EMPLOYÉ;

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Travail à faire:
1. Élaborez les requêtes suivantes:
a. La liste des employés qui habitent à Casa;
b. La liste des employés dont le salaire de base est inférieur à 4000 Dh;
c. La liste des employés affectés au service de comptabilité;
d. La liste des employés dont la date de naissance est inférieure à
16/10/1980;
e. Une requête permettant une recherche par nom et prénom de l'employé;
f. Une requête Bulletin de paie dont les champs sont: Code employé, Nom
et prénom, Nom de service, Salaire de base, Cotisation et Salaire Net
sachant que:
 Cotisations = Salaire de base * 7%;
 Salaire Net = Salaire de base – Cotisation;
2. Créez un formulaire à deux onglets: le 1 er a pour légende Informations
personnelles dont les champs: Nom et prénom, Date de naissance, Adresse
et Ville, le 2ème onglet a pour légende Informations professionnelles
contenant les champs: Date d'embauche, Nom de service, N°CNSS et Salaire
de base.
3. A partir de la requête f, élaborez un formulaire appelé BULLETIN DE PAIE
Comme dans l'exemple suivant:

4. A partir de la requête f, élaborez un état appelé également BULLETIN DE


PAIE.

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