Técnicas para mejorar el funcionamiento de un equipo

Programa de entrenamiento

El entrenamiento, según los autores Chiavenato y Guzmán, es el acto de

proporcionar medios que permitan el aprendizaje en un sentido positivo y
beneficioso para que los individuos de una empresa puedan desarrollar de
manera más rápida sus conocimientos, aptitudes y habilidades; otorgando
beneficios tales como (Castaño Vázquez, 2008):

 Preparar personal para la ejecución inmediata de las diversas

tareas peculiares de la organización.
 Proporcionar al personal oportunidades para el continuo desarrollo
en sus cargos actuales, como en otras funciones para las cuales la
persona puede ser considerada.
 Cambiar la actitud de las personas, para crear un clima más
satisfactorio entre empleados, aumentar la motivación y hacerlos más
receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.

El entrenamiento asegura la ejecución satisfactoria del trabajo, e igualmente

constituye una herramienta para los cambios originados por nuevas
tecnologías, también permite al personal de la empresa desempeñar sus
actividades con el nivel de eficiencia requerido por sus puestos de trabajo, lo
que consecuentemente, contribuye a su autorrealización y al logro de los
objetivos organizacionales; como beneficios específicos para la organización, el
entrenamiento ofrece (Castaño Vázquez, 2008):

 Mejorar los sistemas y métodos de trabajo

 Mejorar el proceso de comunicación en la empresa
 Reducir los rechazos y desperdicios en la producción y/o servicios
 Disminuir ausencias y rotación de personal
 Reducir costos por mantenimiento de las maquinarias, equipos,
etc.
 Reducir el tiempo de aprendizaje
 Aminorar la carga de trabajo de los jefes
 Reducir los costos para trabajos extraordinarios
 Reducir los accidentes de trabajo.

Según este autor, el modelo ideal de capacitación de una empresa que basa
sus perfiles de cargo en las competencias y donde los procesos operativos
juegan un papel preponderante, es el modelo basado en la gestión por
competencia, ya que este evoluciona en conjunto con las nuevas exigencias,
permitiendo así preparar a los funcionarios para los desafíos de un futuro a
corto o largo plazo (Castaño Vázquez, 2008).
 En el modelo de gestión por competencia se hace necesario desglosar y
agrupar los temas en las competencias que involucra el mismo; a su vez las
competencias que involucra cada tema, deben ser enseñadas de formas
particulares, esto para que los conocimientos sean asumidos con mayor
facilidad, creando así una base de datos practica, dinámica y operativa en los
capacitando.

Métodos de Aprendizaje

Con el fin de ejemplificar la subdivisión de técnicas o herramientas que se

pueden utilizar en el modelo de entrenamiento, se han seleccionado dos
propuestas de división.

La primera la ofrece el profesor Rolf Arnold; en ella se explica el nivel de

vinculación que posee cada técnica en relación a la competencia que se desea
fortalecer o enseñar. La segunda propuesta es de Idalberto Chiavenato; en ella
se subdivide el entrenamiento en uso, tiempo y aplicación, para describir el tipo
de entrenamiento, la finalidad y los medios a utilizar, para conseguir la
competencia deseada (Castaño Vázquez, 2008):
Los modelos antes descritos permiten realizar una selección aleatoria de
diferentes mecanismos o medios de aprendizaje, los cuales tienen por finalidad
lograr una mayor compresión y asimilación del conocimiento entregado a los
capacitando; lo cual hace que las capacitaciones no sean monótonas,
aburriendo a los capacitando, haciendo perder el interés en el tema que sé esta
exponiendo.
 Técnicas de desarrollo en equipo

Las técnicas de desarrollo o de trabajo en equipo son las herramientas que se

pueden aplicar a los equipos de gestión para detectar problemas y analizar
soluciones.

Reuniones

Tienen por objeto convocar a determinados integrantes de la organización o

personal externo para analizar, en forma conjunta, un determinado problema
existente en la organización, para buscar soluciones.

Todas las reuniones de trabajo deben planificarse adecuadamente y el

responsable del equipo debe dirigirlas con precisión y evaluar sus resultados

Técnica de generación, análisis y priorización de ideas

Durante el desarrollo de una reunión, para tratar un problema y buscar sus

soluciones, es recomendable el uso de la técnica brainstorming, o lluvia de
ideas. Esta técnica necesita de un moderador o líder que regule la elección y
priorización de ideas entre los miembros del equipo.

Las características más importantes de esta técnica son las siguientes:

 Técnica de generación de ideas en el menor tiempo posible.

 Reunión de un número personas entre 6 a 10, relacionadas con el
tema a ser analizado.
 Se expone el tema sobre le que van a generar ideas. El tema debe
ser presentado de forma clara, precisa y concisa. Podría ser útil que se
escribirse en una pizarra a la vista de todos los integrantes.
 Debe de existir un acuerdo en el tema a ser tratado.
 El líder, ni ningún miembro del equipo, debe criticar las ideas, a
no ser que sea una crítica constructiva que pueda aportar algo positivo.
 Sería adecuado que las ideas las escriban en hojas especialmente
diseñadas para ello y que cada idea sea expresada, como un mínimo de
palabras para lograr la mayor generación de ideas así como la
participación total de los integrantes del equipo.
 Leer, analizar y copiar las ideas recibidas en la pizarra. El análisis
debe hacerse a las ideas aceptando en todo caso una remodelación o
una crítica constructiva.
 Las ideas pueden agruparse en función a su similitud o relación
entre ellas.
 Cuando se seleccionan las ideas principales, se pasa a la votación,
donde se votarán a favor y en contra.
  Las ideas se listan en orden de mayor a menor importancia, para
revisarlas en este orden.
 Se asigna responsabilidades y se otorgan los recursos necesarios
a cada miembro del equipo, para materializar las ideas que hayan
recibido mayor votación.
 Se establece un cronograma de avance y de reuniones futuras
para evaluar su progreso.

Pasos previos para llevar a cabo en la técnica del brainstorming:

 Puede resultar motivador la elección de un nombre para el equipo

de trabajo. Esto le permite una fácil identificación y una personalidad
característica del equipo.
 Elaborar una serie de normas de conducta elaborada por los
miembros del equipo que logre una activa participación, resolver
problemas dentro del equipo y lograr un ambiente de respeto,
compañerismo y solidaridad.
 Encontrar un lugar apropiado para las reuniones y disponer de los
materiales que se puedan necesitar.

Técnica de identificación, análisis y solución de problemas

Tiene como objetivo diseñar un proceso lógico para ser utilizado por el equipo
de trabajo con el fin de identificar una problemática que acontece en una
organización o empresa, para identificar sus causas y buscar soluciones.

Esta técnica debe ser conocida por los líderes de los equipos de trabajo, ya
que permite identificar problemas actuales o futuros y optimizar los procesos
que se están utilizando en la organización.

Pasos para identificar, analizar y solucionar problemas:

Primer paso: Ubicación

Determinar el campo dentro del cual se identificarán los problemas para su

correspondiente solución. Para ello habrá que partir de la misión de la
organización, de sus objetivos a corto, mediano y largo plazo y definir los
principales problemas que habrá que solucionar para alcanzar las metas
previstas.

Segundo paso: Observación

Acudir al lugar de los hechos y obtener los datos necesarios. No se debe

tomar decisiones basadas en la experiencia. Siempre debemos basar nuestras
decisiones en hechos, ha de seguirse la objetividad. Una vez que se conoce
bien el problema se debe definir las metas que se desean alcanzar.
 Tercer paso: Análisis

Es necesario analizar las causas del problema para poder exponer las posibles
soluciones.

Cuarto paso: Acción

Este paso se lleva a cabo cuando ya se tienen las soluciones de las posibles
causas del problema.

Quinto paso: Confirmación

Se puede tener en cuenta el cuarto paso, de acción y así poder hacer una
comparación con los resultados actuales y así confirmar la efectividad de cada
una de las soluciones.

Sexto paso: Estandarización

Es importante guardar las soluciones que se han proporcionado a los

problemas surgidos en caso de que vuelvan a surgir tales problemas en un
futuro. Se debe establecer el nuevo procedimiento y los sistemas de control
correspondientes que permitan detectar cualquier situación anormal dentro del
nuevo contexto.

Recuerda

 El entrenamiento es el acto de proporcionar medios que permitan

el aprendizaje en un sentido positivo y beneficioso para que los
individuos de una empresa puedan desarrollar de manera más rápida sus
conocimientos, aptitudes y habilidades, asegurando la ejecución
satisfactoria del trabajo.
 El modelo ideal de capacitación de una empresa que basa sus
perfiles de cargo en las competencias y donde los procesos operativos
juegan un papel preponderante, es el modelo basado en la gestión por
competencia.
 Métodos de aprendizaje:
o Modelo de Arnold. Se explica el nivel de penetración que
posee cada técnica con relación a la competencia que se desea
fortalecer o enseñar.
o Modelo de Chiavenato. Se subdivide el entrenamiento en
uso, tiempo y aplicación. Se describe el tipo de entrenamiento,
finalidad y los medios a utilizar para conseguir el objetivo.
 Las técnicas de desarrollo o de trabajo en equipo son las
herramientas que se pueden aplicar a los equipos de gestión para
detectar problemas y analizar soluciones:
 o Reuniones.
o Técnica de generación, análisis y priorización de ideas.
o Técnica para identificar, analizar y solucionar problemas de
trabajo.
 Pasos para identificar, analizar y solucionar problemas:
o Ubicación.
o Observación.
o Análisis.
o Acción.
o Confirmación del efecto.
o Estandarización.