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PROCEDIMIENTO: SERVICIO

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para llevar a cabo las solicitudes de abastecimiento y la validación
del servicio para la……..“Lagrimita de etano”, para poder desarrollar adecuadamente el
protocolo de forma eficiente para la distribución de combustibles a todos los puntos de venta.

2. ALCANCE

El procedimiento es aplicable a todos los puntos de venta que adquieren el servicio, que
afecten directamente a la calidad y seguridad del servicio que brinda.

3. RESPONSABILIDADES

Los responsables de este procedimiento son:

Institución: Es el responsable de entregar los protocolos a la empresa para la buena

distribución del combustible a los diferentes puntos de venta (gasolineras). Además, se encarga
de proporcionar todos los elementos que la empresa requiere para la distribución del
combustible como ser las cisternas, los equipos, etc.

Gerente General: Es el responsable de velar por todas las funciones de ventas y servicios de
la empresa, así como las operaciones del día a día, de la misma forma también es responsable
de liderar y coordinar las funciones de la planificación estratégica.

Encargado de solicitud de cisternas: Es el encargado de registrar fecha de solicitud de pedido

y también se encarga de programar el abastecimiento de las cisternas y además, poder realizar
las hojas de ruta, hojas de especificaciones y seguimiento para que los conductores de las
cisternas y estos puedan seguir con dicho protocolo.

Conductor de cisternas de combustibles: Es el encargado de transportar de manera segura y

responsable el combustible siguiendo el protocolo y las especificaciones que su superior le
proporciona. Además, se encarga de realizar y controlar la descarga del combustible a los
tanques de los clientes.
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4. FRECUENCIA

Este procedimiento se activara cada vez que alguien solicite la adquisición del servicio, para
el cumplimiento de sus labores dentro de la empresa que ofrece a todos sus clientes.

5. REQUERIMIENTOS

Este procedimiento se ha realizado para cumplir los estándares:

ISO 9001:2015
8.2.3.1 ventas

6. DEFINICIONES

Compras: En términos generales por compra se llama a la acción de adquirir u obtener algo a
cambio de un precio establecido.

Proveedor: Un proveedor es una entidad de diverso orden que presta servicios a otras.

Evaluación: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con
que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando
la determinación de las desviaciones y la adopción de medidas correctivas que garanticen el
cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas.

Requerimiento: es el documento formal mediante el cual se realiza un pedido de bienes o

servicios ya sea al Gobierno Departamental, Gobierno Municipal, a la Jefatura Nacional de
Bomberos, y al Comando Departamental de la Policía. Este documento contiene las
especificaciones de cada bien o servicio que se requiera.

Solicitud de adquisición: son las necesidades de adquirir bienes o servicios por parte del
personal de la unidad de bomberos plasmadas en un formulario.
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7. FLUJOGRAMA

Se realizo para actividad un diagrama de flujo partiendo de un desarrollo de plan de trabajo hasta un
buen servicio al cliente que se muestra a continuación:
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8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
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9. CRITERIOS OPERACIONALES / OBSERVACIONES

N/A

10. REGISTROS

Solicitud de compras PB – NA – CPS – R – 01

Requerimiento PB – NA – CPS – R – 02
Registro de validación de bienes o servicios PB – NA – CPS – R – 03
Control de adquisiciones PB – NA CPS – R – 04
Evaluación de proveedores PB – NA CPS – R – 05
Listado de proveedores PB – NA CPS – R – 06

Descripción Detalle
Responsable de
Jefe de la sección administrativa.
Retención:
Físicos: 1 año en estanterías de la unidad de bomberos, 5 años
Tiempo / Lugar de en lugar seguro.
Retención: Electrónicos: 1 año a disposición en computadora de la
unidad.
Frecuencia de
Respaldos electrónicos 1 vez al año.
Respaldos:
Al concluir el tiempo de vida recomendado en el sistema de 5
Disposición Final:
años, se procede a la eliminación de registros.

11. REVISIONES

REVISIÓN FECHA DETALLE DE CAMBIOS

Revisión 0 22/09/2012 Emisión Original
Revisión 1 22/12/2012 Se modificó el flujograma y la descripción de actividades,
tomando en cuenta que se aumentó al procedimiento la evaluación y
selección de proveedores. Así como se generaron nuevos formularios para
el manejo del proceso ligado a este procedimiento.